Как найти площадку для мероприятия

Как найти подходящее место для проведения мероприятия. Как и в большинстве случаев, достижение баланса между опытом, бюджетом и эмоциями является сложным делом и требует профессионализма.

Это руководство из трех частей облегчает поиск подходящего места и делает его более полезным. Сегодня мы рассмотрим первую и ответим на вопрос «Что следует учитывать при выборе места проведения мероприятия?».

Часть 1. Как вы хотите, чтобы ваши гости чувствовали себя?

Независимо от обстоятельств, у вас есть представление о том, как вы хотите, чтобы ваши гости «чувствовали себя». Как они относятся к вам, вашему бренду и мероприятию до, во время и после. У вас есть концепция слов, которые вы хотели бы использовать для их описания. Уловите суть события для планирования выгоды.

Отличный способ начать процесс выбора места — это полностью представить себе событие в вашем сознании.

Вполне приемлемо опираться на вдохновение предыдущих событий, других вещей, которые вы видели онлайн или на международных событиях, которыми были впечатлены. Нет необходимости полностью изобретать колесо на этом этапе.

Стиль места

Какой стиль места вы надеетесь найти? Будет ли это традиционный конференц-центр или выставочный зал отеля, или это должно быть частной верандой в аэропорту для ваших высокопоставленных спонсоров или VIP-персон? Эти детали важны, так как помогают вам немедленно сузить свой поиск, чтобы найти подходящее место.

Решив перед началом поиска, что имеет наибольшее значение, вы сможете действительно найти то место проведения мероприятия, которое поможет в достижении этих целей, и по-прежнему будет соответствовать вашему бюджету.

Вместимость и комфорт

Наличие общего представления о максимальной численности персонала — это необходимое условие перед поиском площадки.

Также важное значение имеют конкретные функциональные пространства и комнаты. Если ваше мероприятие требует от гостей перехода в различные части здания для участия в групповых или секционных заседаниях, вы также должны быть уверены, что многофункциональное пространство может полностью удовлетворить ваши потребности.

Возраст и доступность

Когда мы говорим о том, как гости будут «чувствовать себя», мы не можем забыть о демографических характеристиках. Смогут ли гости перемещаться по лестницам? Есть ли в здании лифт или пандус для посетителей? Продумывать такие вещи необходимо заранее.

Определенные даты

Один из самых больших факторов в вашем видении события — это дата события. Не только сезонность имеет значение, но также праздники, будни, выходные, активный отдых и так далее.

Вам будет намного легче найти подходящее место, если ответить на несколько вопросов заранее:

• Является ли дата гибкой? Есть ли возможность выбрать время суток, чтобы снизить стоимость аренды места?
• Будет ли погода влиять на дату или сезон, которые вы в конечном счете выбираете?
• Требуется ли дополнительное помещение для Плана Б при проведении мероприятия на открытом воздухе?

Помните, что спешка часто стоит денег из-за дополнительных сборов и срочных заказов.

Тактическое время

В дополнение к дате события, есть вопрос времени — как к продолжительности, так и к той части дня, когда событие произойдет. Подумайте о своих любимых местах. Легко ли гости смогут добраться до них? Является ли транспорт проблемой?

Сбор гостей

Возвращаясь к видению событий, подумайте о том, как вы хотите, чтобы гости общались во время события. Будут ли они стоять или сидеть? Вы хотите, чтобы они беседовали в небольших группах или группы должны быть многочисленными? Придется ли им носить с собой тарелки с едой и напитками? Будет ли у них подарочный пакет, который они также должны использовать? Является ли нетворкинг ключевым приоритетом? Если да, то, как вы будете способствовать этому?

Творческая сложность

Является ли ваш event однодневным мероприятием в определенном месте с местными участниками или многодневной конференцией с участниками со всего мира, которая требует размещения, сложных перевозок и так далее?

Это играет важную роль в том, чтобы сузить результаты поиска. Если у вас есть возможность использовать исключительно квалифицированных экспертов отрасли событий, то обязательно воспользуйтесь ею.

Продолжение следует…

Руководство по поиску идеальной event-площадки: Части 2 и 3

По материалам socialtables.com

Присоединяйтесь к Event.ru

Как бы тщательно вы не готовились к конференции, мастер-классу или презентации, неудачный выбор места проведения может перечеркнуть все труды. Чтобы вы могли произвести хорошее впечатление на гостей, участников и партнеров, мы расскажем о том, как правильно выбрать площадку для бизнес-мероприятия.

Как найти хорошую локацию

Итак, вы запланировали мероприятие, определились с конкретной датой и форматом проведения. Теперь дело за главным — найти площадку. Есть несколько способов.

1. Рекомендации знакомых. Если у ваших коллег уже есть опыт проведения бизнес-мероприятий, можно воспользоваться их подсказками.
2. Личный опыт. Наверняка, вы раньше бывали на различных встречах, конференциях и мастер-классах. Вспомните, где именно они проходили и было ли удобно гостям. Возможно, та же самая площадка подойдет и для вашего мероприятия.
3. Онлайн-агрегатор площадок. На Bash Today с помощью удобных фильтров можно найти локацию, которая подойдет под все ваши запросы.

8 основных критериев выбора

Часто организаторы бизнес-мероприятий выбирают площадку по отдельным критериям. Например, доступный бюджет или общая вместимость. Но проблемы могут появиться в тот момент, когда зал уже нужно готовить к встрече гостей. Например, не получится выделить отдельную зону для регистрации, негде будет установить пресс-вол, а оборудование для показа презентации просто откажется работать. Чтобы такого не случилось, обязательно учитывайте все основные критерии при выборе площадки.

1. Размер помещения. Перед началом поиска определите, сколько человек будет присутствовать на вашем мероприятии. Если гостей планируется немного, не арендуйте большие пространства — это не произведет впечатления на участников. Когда площадка рассчитана на 500 человек, а присутствовать будет не больше сотни гостей, им будет неуютно сидеть в центре огромного зала на пяти рядах стульев. Со стороны это будет выглядеть так, как будто к вам пришло меньше людей, чем вы планировали.

Подсказка. Площадь помещения должна быть примерно в два раза больше, чем планируемое количество гостей. Например, для 20 гостей подойдет зал до 50 кв.метров. Если вы ждете 50 человек, можно выбирать помещение до 100 кв.метров.

2. Расположение. Участники мероприятия не должны заблудиться по дороге к месту встречи, поэтому хорошая транспортная доступность очень важна. Подумайте и о том, как гости будут приезжать к вам:

• если на личном автомобиле, выбирайте площадку в центре, недалеко от дороги;
• если на метро, то поблизости от одной из станций.

3. Парковка. Если человек долго будет искать место для парковки, есть вероятность, что ему просто не хватит терпения. Так можно легко потерять своих участников. Чтобы этого не произошло, выбирайте площадки с удобным городским или частным паркингом. Дополнительным приятным бонусом для участников станет парковка за счет организаторов.

4. Welcome-зона и зона регистрации. Стол с регистрацией участников не должен встречать их у самого входа. В идеале сначала гости попадают в welcome-зону, где их приветливо встречают, забирают верхнюю одежду и приглашают пройти дальше. Следом — просторная зона регистрации и лишь после этого — основной зал.

5. Место для кофе-брейка. Для этой зоны также лучше предусмотреть отдельное помещение. Иначе, готовясь к перерыву на кофе и выставляя закуски, вы рискуете отвлечь внимание участников от самой конференции. Вкусные запахи свежих булочек, кофе и закусок не дадут сосредоточиться на работе. В зоне для кофе-брейка расставьте столы так, чтобы гостям не было тесно. Если вы используете одноразовую посуду, не забудьте о мусорных контейнерах, чтобы пластиковые стаканчики и тарелки не стояли горами на столах.

Кстати. Чтобы не ломать голову, чем накормить гостей в перерыве, пригласите службу кейтеринга. Заранее уточните у менеджера площадки наличие такой возможности.

6. Техническая оснащенность. Наличие колонок, микрофона, большого экрана и проектора — необходимый минимум оборудования для любого бизнес-мероприятия. Оптимально, если его аренда уже входит в стоимость площадки.

7. Место для фотозоны. Обратите внимание, можно ли выделить место для бренд-волла или организации тематической фотозоны. Нельзя устанавливать пресс-вол в узком проходе или рядом со входом. Для этого необходимо удобное пространство, чтобы вся зона попадала в объектив фотографа.

8. Мебель. Вам понадобятся стулья для размещения участников, столы для кофе-брейка и зоны регистрации, а также удобные диваны для отдыха и приятного общения в lounge-зоне. Даже самый лучший докладчик не сможет захватить внимание гостей, если не будет организовано комфортное размещение.

10 пунктов, которые нужно обсудить с менеджером

Бронирование площадки только по фотографиям — грубая ошибка. Чтобы убедиться, что локация подходит для вашего мероприятия, обязательно нужно увидеть ее в реальности. И не только посмотреть, но и пообщаться с менеджером. Вот несколько важных пунктов, которые нужно обсудить с ним заранее.

1. Попросите поэтажный план с подробной схемой всех залов и других помещений. На документе должны быть обозначены все окна, двери, колонны, выемки и перегородки. Все это потребуется, чтобы каждый метр пространства использовать с умом. Лучше, если копию плана вы сможете забрать с собой — это поможет эффективнее продумать зонирование.

2. Проверьте в действии звуковое и световое оборудование, проектор. Никому не хочется, чтобы во время бизнес-мероприятия вдруг возникли технические неполадки. При проверке работы микрофона и колонок вы также сможете оценить акустику помещения и подобрать оптимальное расположение докладчика и слушателей.

3. Посмотрите мебель, которую вам предоставят. Старые диваны или грязные сиденья стульев не прибавят статусности вашему мероприятию. Также рекомендуем уточнить точное количество посадочных мест, чтобы вы смогли с удобством разместить абсолютно всех участников.

4. Узнайте про особенности электрического оснащения. Сколько кВт электричества есть на площадке и как оно разведено, достаточно ли в зале розеток, какой они мощности. В идеале информация об этом должна содержаться в плане помещения.

5. Уточните, как можно завезти ваше оборудование на площадку, есть ли грузовой лифт или отдельный подъезд для грузового транспорта.

6. Если вам потребуется wi-fi, этот пункт также сразу нужно обговорить с менеджером. Заранее получите логин и пароль и оформите эти данные в виде красивой таблички на случай, если гости также захотят подключиться к сети.

7. Узнайте правила прохода на площадку. Если гости будут попадать в зал через общий вход, иногда от них могут потребовать паспорт для оформления пропуска. В некоторых случаях придется заранее составлять пофамильные списки участников.

8. Если площадка подходит под все ваши требования, узнайте, на каких условиях можно забронировать ее на нужную вам дату. Не откладывайте бронирование на потом, иначе другие могут успеть занять это место раньше вас.

9. Спросите, будет ли заключен договор аренды. Это обезопасит вас от непредвиденных сюрпризов со стороны организаторов. В договоре должны быть указаны:

• полные реквизиты каждой из сторон;
• точная дата и часы аренды площадки;
• стоимость аренды и дополнительных услуг (если они есть);
• порядок внесения оплаты;
• список оборудования и мебели, которые будут предоставлены арендатору;
• права и обязанности заказчика и арендодателя;
• штрафы в случае неисполнения условий договора.

Внимательно перечитайте документ. Если какие-то пункты вас не устраивают, ищите компромисс до подписания договора.

10. Попросите контактный телефон администратора, чтобы оперативно решать вопросы, возникающие в ходе подготовки. Также менеджер должен быть всегда на связи и во время проведения мероприятия, чтобы устранять все внезапно возникающие форс-мажоры.

Не стоит стесняться занять время администратора площадки и бояться задавать вопросы, ведь от этого зависит успех вашего мероприятия и имидж компании.

Варианты локаций для бизнес-мероприятий в Москве

Чтобы вам проще было выбирать, мы собрали несколько площадок, которые полностью подходят по всем требованиям для успешной организации бизнес-мероприятия.

Светлый лофт на Китай-городе

Облаченное в современный дизайн пространство с трехсотлетней историей находится в старинном здании, построенном в 1895 году. Площадка встретит участников вашего мероприятия теплом и уютом: в светлом помещении смогут с комфортом разместиться до 70 человек. Лофт был создан специально для тренингов, конференций и воркшопов, поэтому здесь есть все, что нужно для делового или образовательного мероприятия:

• столы и стулья для гостей;
• 4 флипчата;
• высокоскоростной интернет;
• техника для презентаций (колонки, проектор, экран, микрофоны), с настройкой которой поможет хост.

Если с кем-то из приглашенных партнеров или участников встречи вам понадобится провести отдельную деловую беседу, в распоряжении есть дополнительная комната для переговоров. А на оборудованной кухне можно разместить кейтеринг, приглашенный для организации кофе-брейка.

Добраться до локации в центре Москвы удобно как на автомобиле, так и на метро: в 5-7 минутах находятся станции Китай-город, Курская и Чистые пруды. Оставить личный транспорт можно на городской платной парковке неподалеку от лофта.

Пространство в историческом центре Москвы

В этом необычном лофт-пространстве с красно-кирпичными стенами есть все, что нужно для делового мероприятия — тренинга, семинара или мастер-класса. Встречу с участниками можно провести в большом зале, общение с партнерами — в переговорной, а расслабленную беседу с коллегами — в lounge-зоне с удобными диванами. В помещении с кухней и барной стойкой очень удобно организовать кофе-брейк. Кстати, еду и напитки для угощения гостей вы можете принести с собой или пригласить кейтеринг. А если арендовать этот лофт на 4 часа или дольше, в качестве комплимента для вашей компании администратор предложит легкие освежающие лимонады.

Чтобы мероприятие прошло на самом высоком уровне, администраторы предоставят:

• всю необходимую мебель;
• профессиональные колонки;
• проектор;
• ТВ-плазму.

Еще один плюс этой площадки — ее удобное расположение: в шаговой доступности от лофта находятся станции метро «Театральная», «Тверская», «Охотный ряд» и «Пушкинская».

Мансардный лофт с баром

Недалеко от ЦУМа, Большого театра и станций метро находится современный светлый лофт, уютно разместившийся на мансардном этаже. Здесь вы сможете провести мероприятие, рассчитанное на 80 участников. Помещение разделено на несколько пространств, среди которых:

• большой зал для деловых мероприятий, семинаров, тренингов и мастер-классов;
• отдельная комната для переговоров;
• помещение для кофе-брейка;
• lounge-зона для общения в неформальной обстановке.

Гости обязательно оценят стильное и лаконичное оформление пространства, в котором преобладают белые тона. Благодаря большому количеству мансардных окон в помещении всегда много солнца, что делает эту площадку еще более светлой и комфортной.

Менеджеры лофта предоставят техническое оборудование и при необходимости помогут с организацией вашего мероприятия. А при аренде лофта на четыре часа или более угостят вас и ваших гостей фирменными лимонадами.

Лофт-пространство на Китай-городе

В бывшем княжеском дворце неподалеку от Китай-города находится уютный и вместительный лекционный зал для деловых мероприятий. Здесь удобно организовать конференцию, лекцию, тренинг или выставку. В основном зале можно разместить до 300 человек. Два проектора и два экрана позволяют организовать разные типы рассадки. В лофте предусмотрена отдельная зона для регистрации, гардеробная комната для участников, переговорная на 20 человек. Большой зал площадью 550 кв.метров можно разграничить на несколько рабочих зон. Гости смогут оставить машины на городской или частной парковке рядом с лофтом.

Футуристичный лофт на Варшавском шоссе

В лофте для конференций рядом с метро Тульская есть все, что нужно для качественной организации бизнес-мероприятия:

• светлый зал на 200 посадочных мест;
• продуманное зонирование площадки: welcome-зона, гардероб, барная стойка, lounge-зоны;
• вся необходимая мебель: стулья, столы, диваны;
• свет, звук и презентационное оборудование;
• бесплатная парковка рядом с лофтом.

Площадка находится в отдельно стоящем здании с удобным входом.

Мультимедийная площадка в центре Москвы

Хотите провести свое мероприятие в современном и высокотехнологичном пространстве? Тогда выбирайте локацию рядом с метро Сухаревская. 15 FullHD проекторов позволят создать мероприятие нового уровня, а белоснежные стены станут широкоформатным экраном. В большом зале удобно разместятся до 150 человек. Также здесь есть отдельное помещение с барной стойкой, комната для переговоров и удобная lounge-зона для общения. Машины гости смогут оставить на вместительной парковке. Менеджер площадки поможет вам с кейтерингом, брендированием помещений, организацией онлайн-трансляции, фото- и видеосъемки.

Амфитеатр для презентаций и тренингов

Если классические конференц-залы вы считаете скучными и слишком официозными, проведите свое мероприятие в атмосферном амфитеатре на Савеловской. Здесь ваш мастер-класс, презентация или тренинг пройдет в уютной и расслабленной атмосфере. В рабочей зоне можно комфортно разместить до 150 человек. Для организации фотозоны есть отличный зеленый уголок с качелями. Над рабочим пространством находится lounge-зона с мягкими диванами и подвесными креслами. Также здесь удобно организовать и кофе-брейк. Менеджер предоставит вам микрофоны, колонки, проектор и флипчарт, поможет с кейтерингом, фотографом и рекламой вашего мероприятия.

Шатер на открытом воздухе

Еще один нестандартный вариант для проведения бизнес-мероприятий — шатер в Серебряном бору на берегу Москвы-реки. Если ваш семинар, тренинг или конференция проходит в теплое время года, то почему бы не организовать его на свежем воздухе, в окружении зелени и редких растений. Зеленая зона с уникальной пейзажной планировкой находится недалеко от станции метро Полежаевская.

В стоимость аренды площадки входят:

• проектор;
• ТВ-плазма;
• пульт;
• колонки;
• столы, 130 стульев.

Рядом с шатром можно организовать зону для кофе-брейка, установить пресс-волл. Зеленая территория парка — идеальное место для крутых фотографий.

Хотите больше вариантов? Смотрите удобные локации для бизнес-мероприятий в Москве на Bash Today.

И еще один важный совет напоследок: всегда выбирайте площадку под формат вашего мероприятия, а не подстраивайте его под заранее определенную локацию. Только так вы сможете организовать по-настоящему полезную встречу и воплотить все свои идеи.

Как выбрать площадку для офлайн-мероприятия

Поговорим про выбор площадки для мероприятия: где провести конференцию, фестиваль, форум.

После того как вы придумали идею мероприятия, прокрутили со всех сторон и приняли решение о ее претворении в жизнь, неминуемо встает вопрос: где провести ваш ивент? Площадка, выбранная с учетом стоящей перед вами задачи, сильно упростит реализацию проекта на месте и избавит вас от многих стрессов и забот. Сейчас есть большой выбор пространств под любой запрос, с разными параметрами и возможностями — нужно только знать, на что обратить внимание при выборе, с какими проблемами можно столкнуться и как их избежать.

Выбор площадки для мероприятия зависит от ряда критериев:

• Количество участников. Вам не нужен зал на 500 человек, чтобы провести семинар для 100 участников. Даже если он стоит столько же, сколько и тот, что меньше, берите последний (который больше отвечает вашим требованиям). Ужасно выглядят мероприятия, где сиротливо стоят 7 рядов стульев, а за ними зияет огромное пустое и неуютное пространство. Даже если вы собрали заявленные 100 человек, по ощущениям (и фотографиям) все равно будет создаваться впечатление, что к вам почти никто не пришел.
• Формат площадки. Очевидно, что для мастер-класса по скрапбукингу, танцевального батла и конференции нужны принципиально разные по размеру и наполнению помещения. В качестве антикейса можно привести пример, когда одна из конференций по маркетингу в 2014 году проводилась в ночном клубе — с неудобным для такого события зонированием, крайне низкокачественной акустикой (не подходящей для выступлений семи параллельных спикеров), специфическим клубным светом.
• Техническая, мебельная и прочая оснащенность площадки. Для конференции вам необходимы микрофоны/проектор/стулья, для кулинарного мастер-класса — холодильник, посуда и плита, а для фотоурока — оборудованная студия.
• Территориальное расположение. До места проведения вашего мероприятия должно быть удобно добираться, или же участники должны сразу понимать, ради чего они будут долго и упорно куда-то идти или ехать. В концертном прошлом одного из авторов этой книги был рок-фестиваль на заброшенном аэродроме «Ржевка». Чтобы туда добраться, нужно было от метро ехать на трамвае до кольца и потом еще несколько километров идти пешком. В тот день так сделали тысячи человек, и никто не роптал. Потому что в 2000 году сам по себе рок-концерт под открытым небом был огромным подарком для неизбалованной в то время публики. Но весьма странно, если такая же адская логистика будет ждать участников бизнес-конференции (да и рок-фестиваля тоже) в 2017 году, которые заплатили, как правило, немалые деньги, ну и вообще привыкли к комфорту и удобству. То есть рядом с площадкой должно быть метро или остановка общественного транспорта, который доступен из многих точек. Или вы готовы всех привезти на такси, или вы делаете что-то такое, ради чего люди пойдут пешком 4 километра. Зимой. Поздним вечером. В метель и –20. По неосвещенному пустому шоссе. На завод. Заброшенный. Неотапливаемый. Без света. Дальше фантазируйте сами.
• Если вы понимаете, что есть некая площадка, которая вам подходит, но она совершенно «голая», то посчитайте (до мелочей!), сколько денег вам потребуется на ее дооборудование для того, чтобы провести на ней запланированное мероприятие. Иногда имеет смысл изначально взять более дорогой вариант, но сэкономить кучу времени и нервов (и денег!), которые будут неминуемо потрачены на приведение разрушенного пространства в приличный вид. А порой, наоборот, дешевле выйдет забронировать пустую площадку и оформить ее под свои задачи, чем арендовать площадку-монополиста по мероприятиям вашего формата с завышенным ценником.

Как искать площадку?

Ни в одном городе нет полного реестра, где были бы собраны все возможные пространства, залы и выставочные зоны. Объясняется это очень просто: площадки самого разного формата для проведения мероприятий открываются практически каждый месяц и с такой же периодичностью закрываются, перепрофилируются, меняют формат предоставления услуг и цены. Самый правильный путь — мониторинг удобных мест на базе чужого опыта и личных преференций. Ищем площадку под мероприятие, а не подстраиваем мероприятие под возможности площадки. Не надо проводить деловую конференцию в цеху очередного модного завода-кластера.

• Есть агрегаторы площадок, особенно в крупных городах, поисковые системы их знают.
• Площадку можно выбрать по рекомендациям коллег, если вы общаетесь с теми, кто проводит мероприятия (не обязательно в таком же формате, как ваше), то можно попросить их посоветовать вам какое-то пространство. Или, наоборот, отговорить от аренды (есть, например, одно место в Питере, которое мы не посоветуем никому).
• Используйте личный опыт посещения событий того формата, в котором вы сами планируете что-то проводить: приходите, подмечайте нюансы, смотрите, насколько удобно участникам, хватит ли вам этого пространства для ваших нужд, и так далее.
• Когда вы становитесь достаточно известным организатором в своем городе, владельцы площадок сами обращаются к вам с предложением что-то у них провести или рассказывают о том, что помимо известных вам мест они открыли новое, приглашают в гости, дают скидки на аренду.

Важные моменты, о которых нужно помнить при выборе, аренде и использовании площадки:

• Всегда лучше увидеть арендуемые пространства своими глазами. Если у вас совсем нет такой возможности, просите менеджера площадки устроить вам виртуальный тур (Live-трансляции соцсетей вам в помощь) или прислать подробную фотоэкскурсию. Потому что, например, вы можете забронировать два зала, и вам покажут их фотографии на сайте, которые подойдут идеально. Но то, что между ними три этажа без лифта и 500 метров перехода со сложной логистикой, уточнить «забудут» (или искренне сочтут неважным и не скажут об этом нюансе). А вам потом придется перед мероприятием расставлять большое количество указателей (срочно их печатая, да), провожать гостей и спасать тех, кто заблудился.
• Просите поэтажный план. Он пригодится при планировании застройки и размещении зон на мероприятии. На нем же вы показываете участникам/партнерам/команде все, что их касается. Можете продемонстрировать метраж зоны партнера, соседей, близость к эпицентру событий. Ориентируясь на план, продумываете все мелочи, за которые ответственны вы: где поставить рейлы гардероба (найти удобное место около входа, очевидно), а где кулер (рядом должна быть розетка).
• Бронируйте площадку. Когда вы поняли, что в первом приближении все вам нравится и нужные даты свободны, оставьте предварительную заявку на бронь. Эта опция ограничена по времени (сроки зависят от спроса на площадку и установленных дат внесения предоплаты после подписания договора), не предполагает оплаты и просто дает вам некоторое время для того, чтобы все спокойно еще раз обдумать, посмотреть альтернативы и принять решение.
• Что важно не забыть отследить на площадке:
  • наличие нужной вам мебели (если таковой нет, уточните возможность ее завоза);
  • техническое оснащение (есть ли проекторы/кликеры/экраны/презентационные ноутбуки/световое и звуковоспроизводящее оборудование/микрофоны и так далее, все зависит от специфики вашего ивента);
  • сколько кВт электричества есть на площадке, как оно разведено и есть ли силовая розетка (если она вам нужна). На поэтажном плане точки подключения электричества должны быть указаны с отметкой номинала. Достаточно часто пространство оснащено так, что нужно иметь с собой удлинители (промышленные на катушках — необходимая вещь в хозяйстве);
  • каково освещение в арендуемых вами помещениях. Для конференции
    все-таки лучше иметь лампы дневного света, чем синий переливающийся свет ночного клуба;
  • какие есть возможности для застройки, когда и как завозить оборудование, есть ли грузовой лифт/грузовой подъезд;
  • если вам нужен wi-fi или выделенный интернет-канал, то возможно ли предоставить вам их со стороны площадки, надо оговорить (и прописать в договоре), на каких условиях; выделят ли вам на период проведения мероприятия человека, который будет курировать ваш ивент, помогать в непредвиденных ситуациях;
  • нужно ли предварительно подавать список имен приходящих людей, номеров и марок машин (ваших и партнерских). Иногда в пространствах с контролируемой системой входа отсутствие такого списка может стать проблемой. Пример: накануне конференции вы (вдруг!) узнали, что впускать в здание ваших участников будут только при наличии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Реально ли предупредить всех, например, 500 человек? Скорее всего, да (если вы собирали в регистрационной форме е-мейлы и телефоны). Но это огромные время- и трудозатраты, и все равно процентов 10 (или больше, неважно) людей придут без документа. Как будете разруливать?

• Заключение договора. Мы знаем множество ситуаций (и сами оказывались в них), когда аренда площадки была оговорена на словах, стороны друг другу доверяли и даже (бывает и такое!) площадка предоставлялась бесплатно. В этом, безусловно, есть свои плюсы (экономия, например). Но в нашем случае получилось так, что накануне фестиваля мы пришли на площадку, все проинспектировали, изучили расположение, спланировали, что и как доделаем утром, и ушли. Прибыв в день фестиваля, мы обнаружили в наших двух залах груды пьяных тел, горы окурков и пустых бутылок. В тумане табачного дыма под оглушительную музыку отплясывали самые стойкие зомби. При первом контакте они оказались агрессивными и не захотели покидать уютное пространство, где не все было допито и еще не все заснули (в 7 утра!). До фестиваля оставалось 3 часа. Опустим подробности того, каких усилий нам стоило привести в порядок помещения, проветрить, выгнать зомби и выкатить спящие тела их пьяных друзей на газончик (оттуда они, к счастью, оперативно расползлись). Мы подметали, открывали все окна (дело было на территории бывшего завода, очередного модного кластера, окна оказались в 3 человеческих роста, уходящими под 10-метровый потолок, и их до нас, кажется, десятилетиями не открывали), мыли полы, расставляли стулья, выкидывали сотни бутылок, снова мыли полы, протирали пыль. Нас было трое. О да, нам есть что вспомнить. Так вот, внесение предоплаты и подписание договора в абсолютном большинстве случаев поможет этого избежать. В договоре должны быть указаны все условия, на которых предоставляется площадка: в каком виде она вам сдается и в каком виде вы должны ее вернуть, какие конкретно помещения, оборудование и оснащение окажутся в вашем распоряжении. Должны быть указаны даты и время аренды, стоимость, порядок внесения предоплаты, обязанности и права обеих сторон, заключивших договор. Не ленитесь, читайте внимательно. И если вам покажется, что какие-то пункты противоречат логике или невыгодны вам, обращайтесь к сторонним юристам, они помогут разобраться. Но не со всеми площадками можно оформить отношения официально: у некоторых владельцев может не быть юрлица, типового договора и просто желания его заключать, они привыкли к устным договоренностям и постоянным клиентам. Как правило, этим грешат хозяева камерных пространств. Тут уже решать вам в каждом отдельном случае.
• Внесение предоплаты. После этого шага только серьезный форс-мажор может помешать вам провести мероприятие на этой площадке. В договоре у вас прописаны сроки внесения предоплаты и оставшейся суммы. Будьте пунктуальны и внимательны ко всем вопросам, связанным с документами. Это та область, где порядок чрезвычайно важен.
• Согласования с государственными органами, комитетами, госпожнадзором и так далее. Помните громкие истории отмены больших фестивалей накануне даты проведения? Например, OUTLINE. Вряд ли у широкой общественности будет шанс узнать со стопроцентной уверенностью, что же там на самом деле произошло. Однако официальная версия заключается в следующем: организаторы не подали вовремя запрос на проведение фестиваля в официальные органы, а именно не согласовали пожарную безопасность территории. Вспоминая «Хромую лошадь», можно сказать, что все, безусловно, правильно. Соблюдайте формальности, даже если вы этого не любите. И (важно!) чем более глобальное и резонансное мероприятие вы задумали, тем больше внимания вам нужно уделить согласованиям и сбору официальных документов и разрешений. Особенно если пространство изначально не предназначено для проведения массовых мероприятий, как в случаях с заброшенными заводами, многими новыми креативными пространствами и т.д.
• Помните, что иногда за ранний заезд для монтажа, а затем демонтаж и выезд с площадки позже времени, указанного в договоре как непосредственное время проведения мероприятия, придется заплатить отдельно. Все это оговаривается заранее, конечно. В некоторых случаях цены на аренду залов указаны с копейками, и каждые дополнительные полчаса стоят половину стоимости часа. И наоборот: бывает, что накануне вашего большого ивента на площадке ничего не проводится, и вас радушно приглашают заехать на монтаж в любое удобное время и, если надо, монтировать хоть до полуночи.
• Получите контактный телефон менеджера площадки, который отвечает на все вопросы, взаимодействует с вами и ведет документооборот, предоставляет оборудование и специалистов, предусмотренных договором, присутствует во время мероприятия или оставляет замещающее контактное лицо. Во время события этот человек должен быть постоянно на связи (а не так, как однажды было у нас: когда случились, кажется, все возможные форс-мажоры, наш менеджер просто спал (!) и проснулся аж в 5 вечера, за полтора часа до окончания крупного фестиваля. Мы, конечно, победили все обстоятельства и решили проблемы, но больше ничего не проводим там и никому не рекомендуем).
• Если вам нужны дополнительные помещения (комната отдыха спикеров, гримерки, комната для организаторов, склад), узнайте, входят ли они в стоимость аренды или их нужно бронировать и оплачивать дополнительно. Если они вам объективно необходимы, то настоятельно рекомендуем заплатить эти деньги, но иметь возможность предоставить всем вашим гостям и участникам комфортное размещение, пространство для отдыха. Мало что ценится так, как искренняя забота.
• Если вам нужны места для нетворкинга, кофе-брейка, расположения партнерских зон и так далее, заранее продумывайте и бронируйте их. Потому что потом, когда вы поймете, что вам нужен еще «вон тот холл на 80 метров», его уже могут оплатить другие арендаторы, если мы говорим о многозальных мультиформатных пространствах. Или владельцы площадки вдруг сдадут его в аренду кофейне. Или… В общем, продумывайте все, чем раньше, тем лучше.
• Если нужен гардероб, оговаривайте это заблаговременно. Где-то он является бесплатной опцией при аренде, где-то за него придется доплатить (или, например, гардероб есть, но услуги гардеробщика стоят денег), а где-то он просто не предусмотрен изначально и надо будет приглашать выездной. Еще обязательно уточните, есть ли в гардеробе достаточное количество вешалок и номерков. Потому что на одном из ивентов, куда мы пришли в качестве участников, номерков было в два раза меньше, чем гостей. В итоге мы ходили с куртками в руках (дело было зимой).
• Договаривайтесь о скидках, если вы регулярно проводите что-то на этой площадке или, например, устраиваете конференцию в отеле, где можно разместить гостей мероприятия. Просите скидку на номера, ее с удовольствием в таких случаях предоставляют.
• Также советуем узнать, есть ли у площадки возможности для анонсирования вашего ивента — сайт, рассылка, анонсы, соцсети и так далее. Так как в ряде случаев вы взаимно заинтересованы, чтобы как можно больше людей узнало о вашем мероприятии и пришло на него, то вполне вероятно, что администрация площадки с радостью пойдет вам навстречу и поможет с анонсированием события.
• Уточните, есть ли гостевая парковка и парковка для организаторов. Иногда это важно, особенно в условиях, если на улице около места проведения мероприятия никогда нет свободных мест или вообще парковаться нельзя. А во дворе, по предварительной договоренности, можно.
• Важный момент — уборка помещения. Заранее оговаривайте, в каком виде вы должны его сдать. На одной площадке от нас в категоричной и даже хамской форме потребовали вывезти крупный мусор (около 30 мешков), хотя предварительная договоренность была о том, что мы этим заниматься не должны. Как мы уже говорили, прописать все условия в договоре — наше все, потом при каждом разногласии к нему можно будет обратиться, найти конкретную строчку и ткнуть в нее пальцем. Также оговаривайте, есть ли на площадке персонал, который в течение дня будет следить за тем, чтобы мусорные корзины были вовремя опустошены и вокруг них не валялись пустые бутылки от воды и мятые бумажки. Аккуратное, прибранное помещение на протяжении всего мероприятия – ваша ответственность. Чьими руками это осуществляется — прописывайте в договоре. Если уборка не входит в базовые условия аренды, то доплатите за нее или назначьте ответственных за это волонтеров из своей команды. Ваша задача — добиться того, чтобы было чисто.
• Узнайте об отоплении и вентиляции. Вряд ли кто-то захочет сидеть на семинаре в куртке и перчатках или же обмахиваться бумажкой из-за невыносимой духоты. В помещениях должна быть комфортная температура. Там заранее надо проветрить, вовремя включать и выключать кондиционер (а у вас должен быть телефон того, кто может его отрегулировать, если мы говорим о центральных системах кондиционирования на больших площадках, или же вы сами должны знать, где лежит пульт и как им пользоваться). Да, вероятно, для кого-то это выглядит кэпством и очевидным делом, но тогда почему же так много факапов обнаруживается на мелких и крупных ивентах, в том числе и у именитых организаторов?
• И, наверное, последний момент: акты сдачи-приемки помещения. Есть эта опция далеко не везде, но если она вам попалась, не ленитесь пройти по всем арендуемым помещениям (и прилегающим пространствам, типа лестниц и лифтов) с менеджером площадки и досконально записать, какие есть царапины на дореволюционном паркете, где на стекле трещина, а где краска осыпалась. Потому что, если вы все это не запишете в акте сдачи помещения, то потом вам не подпишут акт приемки, пока вы не заплатите за весь (зачастую придуманный) нанесенный вами ущерб. Так, один особо нервный владелец площадки пытался вменить нам в вину разбитый плафон в совершенно незаметном и труднодоступном месте гардероба, отказывался подписывать акт и даже угрожал нам. И требовал за этот плафон, кажется, 15 000 рублей. Наличкой. В итоге мы нашли ему точно такой же, новенький, за 600 рублей на Avito и даже привезли на площадку. Похоже, он был не очень доволен таким поворотом событий, но документы мы подписали. И больше, конечно, проводить у него ничего не будем, благо пространств в городе много, и есть настолько прекрасные, что туда хочется возвращаться снова и снова.

И, напоследок, лайфхак о сидячих местах: если вы арендуете залы заранее и не можете спрогнозировать окончательное количество участников, то найдите помещения, в которых вы можете регулировать количество стульев при расстановке их рядами (театром). Это можно делать за счет количества и ширины проходов (но помните, как мы говорили выше: не надо арендовать помещение на 1000 человек, если вы изначально понимаете, что не соберете больше 300), за счет количества стульев в ряду. Лучше убрать лишние стулья и потом доставить, чем потом видеть на фотографиях многочисленные пустые места.

Если есть возможность выбора, не арендуйте залы с зафиксированными рядами кресел (как в кинотеатре). Даже если к вам придет в два раза меньше народу, чем вы планировали, то вы не сможете вынести лишние сидячие места (ну разве что вырвать с корнем, но этого не одобрят владельцы площадки). И, как результат, будут у вас очень унылые (из-за незаполненного зала) фотографии.

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Большие концертные залы Москвы

Площадки для деловых мероприятий в Москве

Конференц-залы СПб: 20 мест для деловых мероприятий

Задайте вопрос команде!

Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»

Определитесь с целями

Планируете ли вы конференцию, корпоратив, свадьбу, важно всегда держать в голове основную цель этого мероприятия. Это поможет выбрать место, которое будет созвучно с целями, которые вы перед собой ставите. Результаты, которых хотите добиться, нуждаются в поддержке со стороны самой площадки.

Просмотрите уже существующие в вашей базе места

Если вы ведете отчеты по мероприятиям в каком-нибудь электронном органайзере, уже должна скопиться порядочная база мест, в которых мероприятия прошли удачно, а в которых — нет. Например, если вы знаете, что на таком-то событии посетителям удалось наработать полезные контакты, то и место, которое вы для этого использовали, можно выбрать еще раз. Не стесняйтесь спросить у заказчика, каким должно быть место, чтобы будущее событие прошло на ура.

Создайте дизайн-план помещения

Стив Джобс однажды сказал, что инновации и прогресс возникают в пространствах, которые вдохновляют на взаимодействие. Если ключевым аспектом мероприятия является необходимость общения между людьми, нужно найти место, где бы гости чувствовали себя раскрепощено и свободно взаимодействовали друг с другом.

Вот несколько интерьерных подсказок, которые помогут вам в этом деле:

• Свет

Освещение может настроить событие на нужный лад или испортить его. Свет помогает сфокусировать внимание на ключевых моментах мероприятия, будь то прожектор в сторону сцены или стенда. Используйте для этого цветное освещение и свет разной интенсивности. Подсветите нужные элементы декора.

• Мебель

Когда вы расставляете мебель, думайте о том, как при такой рассадке будут общаться между собой люди. Например, если вы планируете мероприятие не в помещении, то барные стойки и стулья будут способствовать постоянному перемещению гостей за ними, а маленькие островки с сидениями располагают к более интимным беседам.

Та дизайн-концепция, которую вы выберете, должна повлиять на настроение всего мероприятия. Сегодня все чаще организаторы отдают предпочтение минималистичному оформлению. Оно позволяет людям свободнее перемещаться в пространстве и взаимодействовать между собой. Это особенно важно для мероприятий, которые собирают большое количество посетителей.

Попробуйте поставить себя на место вашего гостя, оказавшись в помещении, которое вы спроектировали. Визуализируйте его путь от входа до выхода. Не будет ли ему при этом мешать мебель? Если пространство позволяет, с помощью мебели вы также можете скрыть недостатки комнаты.

Доступность

Это кажется очевидным, но расположение места проведения — ключевой фактор в формировании позитивного отношения посетителей к предстоящему событию. Гости должны быть сфокусированы на самом мероприятии, а не на том, как до него добраться. Организаторы должны заранее оповестить приглашенных как добраться до места. Когда они приезжают к месту, нужно быть уверенным, что гости с легкостью найдут дорогу на само мероприятие. Для этого нелишним будет развесить указатели.

Соблюдение этих несложных правил поможет найти площадку для мероприятия, которая понравится и заказчику, и event-менеджеру.

По материалам Event.ru