Как найти подходящий офис

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

• в районе станции метро «Смоленская»;
• не дольше 15 минут пешком до метро;
• минимум 3 парковочных места;
• собственный туалет;
• не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
• охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

• парковка для велосипедов;
• несколько кафе в пешей доступности;
• не первый и не последний этажи;
• кирпичное здание с высокими потолками;
• можно покрасить стены;
• отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

• «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
• «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Если 2020-й вошёл в историю как Год удалёнки, великой и ужасной, то 2021 планирует стать Годом возвращения в офисы. На что обратить внимание при выборе и какие могут быть подводные камни в офисной аренде — рассказываем в гайде.

Шаг первый. Как понять, что мне нужен офис?

Окей, офис точно нужен. Где искать?

Самый простой способ — запрос в Google: снять офис Москва. Предупреждаем сразу: с таким расширенным поиском будет множество вариантов, не всегда подходящих под ваш запрос — например, на одной странице будут и бизнес-центры, и офисы на продажу.
Сужайте запросы: офис с мебелью в центре. Смарт-офисы Москва — это если хотите офис нового формата, где всю коммуналку, платежи и быт берёт на себя арендодатель. Офис коворкинг Москва — под таким несочетаемым (на первый взгляд) запросом прячутся так называемые гибкие офисы. По сути, это отдельные кабинеты на площадках коворкингов. Хотите — работайте в офисе или выходите в опенспейс в общие зоны, пользуйтесь переговорными, зонами отдыха и кухней. Всё это уже включено в стоимость аренды.

Не останавливайтесь на первых страницах поиска — бизнес есть бизнес, и чаще всего первые строки заняты оплаченными объявлениями. Дайте себе ещё большую свободу поиска: листайте ниже или идите на агрегаторы коммерческой недвижимости. Самый известный сервис — ЦИАН.

Неочевидный, но классный вариант поиска — карты: Google, Яндекс и 2ГИС. Там ещё удобнее: сразу видны все филиалы офисов, если это сеть, удобно представлены основные предложения и часы работы.

На что обращать внимание?

Цена за аренду даётся уже с НДС? Или нужно доплачивать?
Обращайте внимание, включен ли в стоимость НДС — это должно быть прописано в договоре. Цена без него может быть подозрительно низкой, а потому и привлекательной. Узнайте заранее у вашего арендодателя, чтобы не было неприятных сюрпризов с переплатой.

Что входит в стоимость аренды?
Коммуналка, счета на интернет, охрана — всё это оплачивает ваш арендодатель или остаётся на вас? По возможности выбирайте варианты, где в стоимость аренды всё включено. Так можно избежать лишних хлопот с оплатой квитанций и непредвиденных расходов.

Есть ли юридический адрес и сколько это стоит?
Для многих это одно из главных преимуществ при выборе офиса. Узнайте, поможет ли вам арендодатель с оформлением юр.адреса и цену услуги, если она не включена в стоимость (что для Москвы совсем редкость).

Как добраться до офиса? Удобно ли идти от метро и где там можно парковаться?
Комфортно ли дойти пешком или, может, есть корпоративный транспорт от метро? И всё про парковку, если приезжаете на машине: городская или обособленная, сколько стоит в месяц, нужен ли залог.

Мебель — входит в цену или платно?
Что входит в набор, кроме стандартного стола и кресла? Нужно ли платить за дополнительную мебель, если в офисе появятся новые сотрудники?

Что есть на площадке, кроме офисов?
Например, зона кухни или кофемашина. Или, может, вендинговые автоматы с едой. Дополнительные бонусы, если важны: зоны отдыха, переговорные или душевые. Пользоваться переговорными можно и бесплатно: в Ключе мы даём арендаторам такую возможность утром, вечером и в выходные, а всё остальное время — со скидкой 50%.

Многие IT-компании спрашивают о наличии серверной для размещения серверов. Для кого-то важный фактор — ресепшн и администратор, хранитель площадки, кто мог бы принять почту и посылки, когда вас нет на месте.

На какой минимальный период можно снять помещение под офис?
В классических БЦ срок договора аренды начинается от 11 месяцев. Если вы вдруг захотите расторгнуть договор раньше, то арендодатель может ввести уплату неустойки или не вернуть залог. Кроме того, предупреждать о переезде многие требуют как минимум за 60 календарных дней. В пандемию 2020-го эти жёсткие условия для многих обернулись большими денежными потерями.

Мы пошли навстречу всем арендаторам, по которым ударил кризис, и ввели удобные гибкие договора с коротким сроком аренды. Никаких неустоек, штрафов и офисной кабалы.

Нужно ли платить залог?
Как правило, вся аренда офисов устроена так: с подписанием договора вы вносите не только оплату за первый месяц, но и депозит — обычно в размере месячной арендной платы. Но бывают и исключения. В конце 2020 года мы в Ключе отменили залог на офисы, чтобы бизнес мог возвращаться к работе на комфортных условиях, и ввели систему hot-desk.

Это самые частые вопросы, которые нам задают, когда ищут офис в первый раз. И на последний вопрос: «Когда мы сможем заехать?» — отвечаем: хоть в тот же день. Подписываете договор аренды, получаете смарт-карты на всех сотрудников и въезжаете в тот самый офис, который так давно искали.

Переезд в офис — это проще и легче, чем смена квартиры и даже путешествия. Не бойтесь делать это прямо сейчас: когда многие арендодатели предлагают хорошие скидки и есть из чего выбрать. А проверка всех этих вопросов поможет вам в будущем избежать лишних трат и подводных камней.

Опытные брокеры коммерческой недвижимости Москвы рассказали о тонкостях подбора офисного помещения для молодых компаний

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость». «Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны. В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова. «К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт. — Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж. А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина. — Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield. «Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений. Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента. Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью». «Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев. — Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова. — Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя. Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков. — Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей. Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков. — Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса. А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Несмотря на то, что офисы пустеют, бизнес-центры снижают стоимость аренды, а многие онлайн-стартапы изначально выстраивают бизнес-процессы под дистанционное взаимодействие команды, для большинства компаний ежедневная личная коммуникация сотрудников — необходимая часть работы.

Если вашему бизнесу нужен офис, сразу встает ряд вопросов, связанных с выбором помещения, которое оптимально подходит вашему типу компании. И это не только расположение бизнес-центра и стоимость аренды, но и организация внутренней жизни офиса, которая будет эффективно работать именно в вашей ситуации.

Как выбрать правильное помещение? Какая площадь нужна? Стоит ли следовать модным трендам организации офисных пространств или ориентироваться исключительно на сложившиеся в вашей компании традиции и внутреннюю культуру? И, наконец, как эффективно организовать пространство, чтобы все сотрудники чувствовали себя комфортно, а задачи решались максимально быстро?

Мировой опыт и тренды. Офис — отражение философии компании

Уже долгое время офисами мечты считаются штаб-квартиры компании Google, за которой подтянулись и другие IT-корпорации. Они одними из первых опробовали свободный формат, в котором сотрудники могут законно отвлечься от работы, например, почитать литературу в зоне отдыха или позаниматься йогой в рабочее время в оборудованном спортзале.

Конечно, не все руководители готовы позволить своим сотрудникам «шататься» по офису, тем не менее многие компании, такие как «Яндекс», «Тинькофф-банк» и даже Сбербанк уходят от утилитарного рабочего пространства. Теперь их бэк-офисы — это часть экосистемы и философии компании. Многие молодые сотрудники хотят работать не только в конкретной компании, но и в конкретном офисе.

Понятно, что это делается не просто так. Более свободный формат офиса позволяет стереть рамки между рабочим и личным временем сотрудника. Он попадает в комфортную, но управляемую среду, в которой чувствует себя достаточно свободно, проводя намного больше времени в офисе, больше общаясь с коллегами. Открытое общение помогает сделать каждого сотрудника — от стажера до руководителя — более доступным, поэтому рабочие задачи решаются быстрее и эффективнее.

Безусловно, такой подход годится не для всех бизнесов, поэтому важно понимать свои задачи, прежде чем следовать трендам.

Как выбрать подходящее помещение под ваш тип компании

Прежде чем рассматривать конкретное помещение, важно определить общий принцип рассадки сотрудников, который будет соответствовать вашей системе работы и корпоративной культуре.

Это может быть кабинетный тип, открытая рассадка в общем зале или смешанная, где у руководителей и некоторых сотрудников есть кабинеты, а часть коллектива сидит вместе, объединенная в рабочие группы или отделы.

Большинство бизнес-центров заранее диктует определенный формат рассадки. Например, в старых зданиях коридорного типа сложнее, а иногда и невозможно сделать единое современное офисное пространство. В отличие от помещений в новых бизнес-центрах, которые изначально рассчитаны на открытую рассадку и позволяют объединить в одном зале и 30, и 300 человек.

Если вы уверены, что ваши сотрудники должны находиться в общем пространстве для постоянной коммуникации, помещение должно иметь хорошую естественную освещенность, несколько запасных выходов, возможность создания вентиляционной и шумопоглощающей систем.

При выборе бизнес-центра учитывайте также доступ и подход к офису для сотрудников и клиентов. Никто не откажется от удобной пропускной системы, пешей доступности от метро и бесплатной парковки.

Совет. Нужно составить список всех отделов и сотрудников, продумать логику их перемещения и взаимодействия друг с другом. Рабочие группы, которые чаще всего контактируют друг с другом, должны находиться рядом.

Кому из сотрудников или какому отделу нужно отдельное помещение, а кто будет находиться в общем пространстве? Кто всегда должен быть в центре событий, а кого можно расположить в дальней части? Здесь в первую очередь нужно смотреть на частоту взаимодействия. Например, отдел продаж находится ближе к центру офиса, а IT-специалисты — в дальней части (или наоборот).

Даже если предполагается открытая планировка, части работников иногда выделяется изолированное место, например, специалисту по HR, юристу или отделу бухгалтерии, так как их работа предполагает хранение документов, которые не должны быть доступны посторонним. Если все сотрудники находятся в общем пространстве, для документов необходимо организовать отдельное хранилище.

Офис «на вырост»

Грамотное планирование офиса должно учитывать возможность сокращения или расширения штата без переезда в новое помещение. Если вы планируете расширять компанию, учтите, что в нужный момент свободного офиса рядом может не оказаться и придется переезжать и делать ремонт с нуля.

Совет. Многие компании арендуют или выкупают чуть большие помещения, чем им нужно, и временно выделяют резервную площадь под один-два компактных офиса, которые можно сдать в аренду, а при необходимости расширить собственное пространство.

Этот же подход работает при сокращении штата. Вы сможете выделить из своего большого помещения лишнюю площадь и сдать ее в аренду под изолированный офис или коворкинг. В этом случае важно сразу определить подходящий сектор, как правило, дальний, предусмотреть возможность возведения перегородки и организации отдельного входа. Не стоит располагать на этой площади принципиально важные зоны.

Как рассчитать площадь

По существующим нормам площадь, положенная на одного сотрудника, работающего за компьютером, составляет в среднем от 4,5 до 6 м². Естественно, это очень условная цифра, которая не дает представления о необходимой площади всего офиса.

Во-первых, нужно учитывать показатели эргономики, расстояния между рабочими местами и проходами.

Во-вторых, площадь офиса включает не только рабочее пространство, но и зоны хранения, ожидания для клиентов, отдыха, входную группу, переговорные, гардеробные, серверную, кухню и т. д. Потому нужно определить все необходимые зоны или помещения офиса, логику их расположения друг относительно друга, пути перемещения сотрудников, необходимую освещенность и ориентировочные площади.

После этого продумываются расположение и количество элементов, предназначенных для обслуживания работы офиса: ящики для внутренней почты, кулеры, островки с оргтехникой, зоны тишины с акустическими креслами и т. д. Также следует определить число сотрудников для каждого отдела или рабочей группы, которые находятся в офисе весь день, и число сотрудников, которые большую часть времени работают за его пределами.

Совет. Всегда ли нужно оборудовать количество рабочих мест, равное составу коллектива? Если в вашей компании 20–30% сотрудников постоянно работают вне офиса, правильнее создать общие резервные рабочие места (с небольшим запасом), которые сотрудники смогут бронировать за собой на необходимое время или по расписанию. Это позволит отказаться от лишних площадей и сократить стоимость аренды.

Что увидит клиент

Если вы принимаете большое количество клиентов на вашей территории, лучше сразу отказаться от вариантов расположения со сложной пропускной системой и запутанным адресом в удаленной промзоне. Клиент должен найти вас максимально просто и быстро. Чем меньше на его пути будет преград, тем больше шансов, что он к вам дойдет.

Нужно продумать схему передвижения клиентов и все ее так называемые точки касания с вашим бизнесом хотя бы внутри бизнес-центра. От парковки до регистрации на посту охраны, от общения с секретарем на входе до переговорной или нужного кабинета.

Легко ли вас найти? Что вы хотите показать клиенту внутри вашего офиса, а что скрыть? Где он сможет подождать, если пришел раньше? Куда можно повесить одежду, как будет обеспечен досуг во время ожидания?

Совет. Если навигация в бизнес-центре запутанна, стоит договориться об установке своих рекламных материалов и указателей.

При входе в офис чаще всего оборудуется приемная зона с посадочными местами, клиент видит reception, логотип компании, дальше, в зависимости от формата, секретарь принимает у него одежду и предлагает чай/кофе либо предполагается самообслуживание. В таком случае нужно предусмотреть автоматы с напитками и общий гардероб для посетителей, гостевой санузел.

Переговорные для общения с клиентами лучше расположить максимально близко ко входу, чтобы гости не проходили через все отделы (если не стоит иная задача).

Переговорные комнаты — центры коммуникации

Важно предусмотреть переговорные комнаты разного размера и формата. Для этого нужно точно понимать, кем и когда они будут использоваться, для каких необходимо естественное освещение, как они должны быть оборудованы.

Совет. Современные мобильные офисные перегородки позволяют трансформировать пространство, например, разделять одну большую переговорную на две маленькие или присоединять ее площадь к общему пространству.

Если переговорные комнаты используются с неравномерной загрузкой, можно разделить их на основные с полной загрузкой внутри офиса и резервные, которые будут сдаваться в почасовую аренду фрилансерам или соседним офисам.

Планирование офиса схоже с планированием города. В нем также есть общественные и промышленные зоны, жилые кварталы в виде рабочих мест, свои маршруты передвижения: второстепенные дороги и основные магистрали.

Если правильное зонирование, расчет посадочных мест, подбор удобной мебели — дело техники для профессиональных проектировщиков, то для руководителя новый офис — это не только возможность разместить новых сотрудников или изменить условия аренды. Это всегда возможность пересмотреть работу внутри компании и взглянуть на нее с высоты птичьего полета.

Итак, вы решили, что вашей компании нужен офис. Теперь вам предстоит найти тот самый, в котором и клиенты, и сотрудники будут чувствовать себя комфортно. Многие руководители не знают с чего начать при выборе офиса и в первую очередь ищут самое выгодное предложение с точки зрения стоимости. Мы предлагаем обратить внимание на четыре небольших, но важных пункта, которые помогут вам выбрать подходящий офис и не пожалеть о своем решении.

Критерии выбора офиса

1. Площадь

При выборе офисного помещения в первую очередь обратите внимание на его площадь. Чтобы рассчитать оптимальный размер офиса, отталкивайтесь от количества сотрудников, специфики деятельности вашей компании и предполагаемого наплыва клиентов. Также перед выбором помещения определитесь, каким вы видите свой офис: классическим с обособленными кабинетами или современным open-space пространством.  

В любом случае окружающая обстановка должна быть комфортной для сотрудников, чтобы их труд был результативным. По нормам СанПиН на каждого работника должно приходиться не менее 4,5 м² площади в помещении. Этот показатель поможет рассчитать минимум, но не определит оптимальный размер вашего офиса. Помните, что в офисе стоят не только рабочие столы сотрудников, но и есть зоны для хранения, отдыха, ожидания, переговорные и т.д. Учитывайте такие моменты при планировании офисного помещения, ведь они сильно влияют на площадь арендуемого объекта.

Маленький офис подойдет для компаний с небольшим штатом сотрудников или для компаний, в которых персонал работает удаленно. Как правило, площадь офисных помещений такого типа не больше 50 м², а аренда стоит недорого и может заключаться на срок от одного месяца. Офис среднего размера обычно составляет до 500 м² и может вмещать в себя около 50 сотрудников. В этом помещении уже свободно размещаются переговорные комнаты, кухни и зоны отдыха. Офис площадью от 500 м² считается большим и рассчитан на десятки и сотни сотрудников. Обычно такие офисы снимают крупные фирмы и филиалы иностранных компаний. 

Отдельного внимания заслуживает офис типа open-space. Это распространенный тип планировки, при котором пространство офиса не делится на стандартные кабинеты, а владелец помещения может обустроить его по своему усмотрению. Очень часто open-space можно встретить в молодых и динамично развивающихся компаниях, которые ориентированы на командную работу и творческие проекты. Это не удивительно, ведь такая планировка способствует налаживанию сотрудничества между коллегами и совместному труду. Open-space можно организовать как в небольших офисных помещениях, так и в крупных офисах на несколько десятков человек.

2. Офис для сотрудников или клиентов?

Еще один важный вопрос на который предстоит ответить перед тем как выбрать офис — часто ли вас посещают клиенты? Если вы плотно работаете с клиентами, а они нередко приходят к вам на встречи, то вы должны позаботиться о комфорте гостей. Создайте уютную атмосферу и покажите как они важны для вас. 

Если офис находится в большом бизнес-центре с множеством других фирм, сделайте удобную навигацию к вашему ресепшену. Так посетители не заблудятся и поблагодарят вас за сэкономленное время. Обязательно оборудуйте удобную зону ожидания и место, где можно оставить верхнюю одежду. Разработайте схему передвижения клиентов по офису так, чтобы они не мешали работе сотрудников и при этом могли почувствовать себя частью вашей корпоративной культуры. Для этих целей можно даже разработать зону, в которой посетители могут поближе ознакомиться с вашей деятельностью и проникнуться вашей философией. Это скрасит их ожидание и приблизит к вашей культуре. Если вы не хотите погружать посторонних в свою работу, то расположите переговорные комнаты и клиентские отделы ближе ко входу.

Другой вариант — офис для сотрудников, где почти не принимают клиентов. В этом случае оборудуйте пространство так, чтобы ваш персонал хотел возвращаться на работу. По статистике, сотрудники в первую очередь обращают внимание на очень простые вещи: комфортную освещенность, свежий воздух в помещении и возможность устроить рабочее место по своему усмотрению. Поэтому при выборе офиса обратите внимание на количество дневного света в помещении и состояние систем вентиляции и кондиционирования. Позаботьтесь о физическом благополучии своих работников: создайте эргономичные удобные рабочие места и предусмотрите наличие кухни, где в перерыве подчиненные смогут принять пищу. Не помешают зоны досуга и отдыха. К сожалению, не все компании могут такие себе позволить, но если вы располагаете достаточным бюджетом и лишними квадратными метрами, то смело радуйте своих подчиненных. 

3. Территориальная расположенность

При выборе офиса стоит обратить внимание на его месторасположение. Если вы активно работаете с клиентами или хотите подчеркнуть свой статус, ищите офис ближе к центру города. Для мини-офисов небольших компаний подойдет место на окраине города близ спальных районов, где также получится сэкономить на аренде.   

Обязательно изучите ближайшую к офису инфраструктуру: наличие парковки, остановок общественного транспорта, станций метро. Важно, чтобы в офис можно было добраться на разных видах транспорта и не попасть во все возможные пробки. Хорошо, если рядом будут разнообразные заведения общественного питания, где можно пообедать или провести деловую встречу. Там же можно собраться с коллегами после работы, чтобы пообщаться на личные темы. Например, до офисных помещений в комплексе Апаринки. можно легко добраться на автомобиле или общественном транспорте. При этом есть бесплатная парковка и развитая инфраструктура вокруг. 

Выбирая офисное помещение в бизнес-центре можно столкнуться с тем, что придется работать бок о бок с прямыми конкурентами. Чтобы этого избежать, внимательно изучите наличие рядом похожих организаций. С осторожностью отнеситесь к таким вещам, чтобы не потерять своих клиентов и ценных сотрудников.

4. А может вам нужен coworking?

Вы ознакомились со всеми вышеизложенными пунктами и решили, что офис — это все-таки не ваша история? Попробуйте организовать coworking — свободное пространство для работы. Это место где есть все необходимое для работы: оборудованные рабочие места, бесплатный Интернет, бизнес-ланчи и т.д. При этом работать именно в коворкинге каждый день нет никакой необходимости. Поэтому этот офисный формат подходит для людей, которые не могут мириться с жестким регламентом и четким распорядком дня. Сотрудники могут часть работы выполнять в коворкинге, а часть работы из дома или вообще работать удаленно, лишь иногда появляясь в офисе.

Коворкинг легко применить в начинающих компаниях с нечеткой структурой, где на первом этапе многие делают работу совместно. Или же в тех компаниях, где определяющее значение имеет творческий процесс и совместная проектная работа. Если в вашем коллективе много фрилансеров и тех, кто работает удаленно, то коворкинг будет прекрасным решением. Таким образом, вы не будете тратить большое количество денег на дорогой офис, а лишь создадите небольшое пространство для комфортного труда. 

О том, как правильно составить договор аренды офиса, читайте в нашей статье.