Как найти сотрудника в аптеку

Подбор персонала в фармацевтическую организацию имеет свою специфику. В аптечном бизнесе работают не только аптекари, но и редкие специалисты, например, медицинские представители, советники. Найти хорошо подготовленный и опытный фармацевтический персонал непросто. Большой спрос на специалистов привносит элемент стихийности на рынок рабочей силы в медицинском бизнесе.

Фармацевты и другие схожие работники предпочитают искать работу через профессиональные связи, найти их резюме на сайтах с вакансиями практически невозможно.

Часто работодателю нужны не один-два сотрудника, а сразу персонал в аптеку, а то и в сеть аптек в различные города.

Работа с агентствами, которые не имеют опыта в этой сфере, может окончиться провалом – уж больно это специфичная отрасль.

Если вам нужны редкие фарма-специалисты, обращайтесь в компанию «ТОТАЛ». Мы знаем, как найти для вас этих редких сотрудников. Это могут быть и опытные специалисты, и перспективные выпускники ВУЗов, в зависимости от пожеланий заказчика. К открытию новой аптеки, штат будет укомплектован на 100%.

Особенности поиска

В аптеках и компаниях, занимающихся торговлей медицинскими препаратами, часто соотношение специалистов с профильным образованием и управленцев равняется один к одному. Так что вам понадобятся не только фармацевты, но и административный персонал, имеющий успешный опыт работы в этой сфере.

Особые требования приходится предъявлять к управленцам. Их работа тесно связана с контролирующими государственными органами, так что приветствуются люди, имеющие опыт работы с ними, знающие медицинскую «кухню». Постоянно приходится иметь дело и с недовольными гражданами. Нужно быть хорошим психологом, уметь гасить конфликты в зародыше.

Особенности успешного подбора персонала в аптеку

• Не стоит брать случайных людей. Здесь важен опыт. Мы предпочитаем отбирать людей по рекомендациям. Для руководящего состава, специалистов, контактирующих с государственными органами, успешный опыт работы на аналогичной должности обязателен.
• Конкурсный отбор – мы выбираем лучшего из лучших. Это залог успешной работы.
• Важны личные качества. Сотрудник аптеки должен уметь общаться с людьми.

Перед началом поиска менеджер вместе с работодателем обсудит критерии поиска будущих сотрудников.

Персонал – важнейший элемент успеха бизнеса. Аптечные сети, которые обращаются к нам в поисках сотрудников, через время становятся нашими постоянными клиентами. Кадровое агентство по подбору специалистов «ТОТАЛ» имеет успешный опыт набора фармацевтического персонала не только в Москве, но и других регионах.

Специфика кадровой работы в фармацевтической промышленности — тема для глубокого исследования. Подбор персонала для фармпредприятий связан с общей концепцией стандартов GMP (good mnufctured prctice — надлежащая производственная практика), применяемых в этой области.

Цели перехода отечественной фармацевтической отрасли на стандарт качества GMP — развитие украинской фармации (с учетом процессов евроинтеграции), повышение качества лекарственных средств и укрепление здоровья населения, выхода отечественного производителя на мировой фармацевтический рынок и повышение экспортного потенциала Украины.

Основной раздел руководства по GMP ЕС состоит из 9 частей: 1) управление качеством; 2) персонал; 3) производственные помещения и оборудование; 4) документация; 5) технологический процесс; 6) контроль качества; 7) производство и анализ по контракту;  рекламации и отзыв продукции; 9) самоинспекция.

Для фармацевтических предприятий стандарт GMP определяет все параметры производства — от контроля материалов, используемых при отделке производственных помещений и качества воздуха, до спецодежды работников и параметров упаковки.

Система обеспечения качества при производстве лекарственных препаратов реализуется людьми, поэтому для ее создания и обеспечения эффективного функционирования, рационального выполнения всего многообразия задач требуется должное количество сотрудников — квалифицированных, хорошо обученных, имеющих достаточный практический опыт.

С целью своевременной комплектации предприятия специалистами соответствующей квалификации мы пытаемся прогнозировать будущие кадровые изменения — учитываем планы стратегического развития предприятия и связанные с этим возможные процессы сокращения персонала или развития (открытия) того или иного подразделения. В данный период времени Киевский витаминный завод (КВЗ) находится на этапе интенсивного развития, процессы и задачи быстро изменяются, точный прогноз на длительный период дать достаточно сложно.

Для обеспечения динамичной работы всей компании и эффективного распределения ресурсов на нашем предприятии принята система бюджетирования в «центрах финансовой ответственности» на уровне подразделений. В таблице приведен пример годовой сметы отдела по управлению персоналом. В частности, для бюджетирования рекрутинга мы анализируем структуру расходов в предыдущем году за соответствующие периоды (например, месяц), сопоставляем ее с планами (прогнозными оценками) обеспечения годовой и текущей потребности в кадрах. В бюджет отдела закладывается общая сумма расходов на год (в том числе и по статье «рекрутинг»).

Годовая смета отдела по управлению персоналом

В течение года эти суммы корректируются — поквартально и помесячно. Таким образом, нам удается составить бюджет отдела достаточно точно, мы успешно «вписываемся» в запланированные суммы и нам хватает этих средств для выполнения поставленных задач.

Специфика требований к персоналу

Требования стандарта GMP определяют специфические требования к качественному составу и компетенциям персонала в нашей отрасли. На сегодняшний день производители фармацевтической продукции самостоятельно занимаются разработкой новых препаратов, производством продукции, маркетингом, продвижением и сбытом товара, что обуславливает соотношение производственного и административного персонала 50/50. На большей части должностей (даже связанных с коммерцией) требуются работники с базовым фармацевтическим или медицинским образованием. Специалисты именно этой категории преобладают в большинстве компаний.

В нашей стране в фармотрасли сегодня работают примерно 20 средних и крупных производств. К сожалению, HR-служба (деятельность которой подразумевает не просто кадровый учет, а полномасштабную работу с персоналом) существует лишь на трех из них. На большинстве остальных предприятий управление персоналом только начинает развиваться.

За последние три года КВЗ сделал серьезный рывок вперед и приобрел имидж перспективного отечественного предприятия. Стремительное развитие нашей компании потребовало дополнительного привлечения работников должного уровня квалификации. Для своевременного заполнения вакансий мы используем весь арсенал методов рекрутинга. Кроме того, HR-службой компании выработан определенный алгоритм поиска персонала:

1. Работа по подбору начинается с «инициации» вакансии начальником подразделения или другим руководителем. Эта процедура формализована: инициатор заполняет заявку (см.  приложение ) и совместно с менеджером по подбору персонала проводит анализ работы (должности), чтобы определить, какие именно требования необходимо предъявлять к кандидатам. В обязанности начальника подразделения на данном этапе входит:

• заполнение и подпись заявки на поиск и подбор кандидата;
• обсуждение (корректировка) требований к кандидату с менеджером по подбору персонала (заявки на руководящие должности подписываются директором компании);
• предоставление в отдел по управлению персоналом копии должностной инструкции на вакантную позицию.

Только при выполнении этих требований вакансия считается открытой, начинается процесс поиска и подбора.

Заявка должна быть подана не позже чем за две недели до запланированного выхода сотрудника на работу, ее необходимо представить в письменном виде в указанной форме и продублировать в отдел по управлению персоналом по электронной почте.

2. Выбор того или иного метода подбора персонала зависит от категории вакансии (топ-менеджер, начальник подразделения, специалист, рабочий), срочности или сложности ее заполнения (например, в настоящее время достаточно сложно найти технолога или специалиста по качеству).

Помимо этого, мы учитываем наличие рекрутерского опыта у менеджера по подбору персонала и анализ эффективности того или иного метода подбора конкретного специалиста.

В качестве каналов для распространения сведений о вакансиях активно используются информационные доски нашего предприятия, интернет, СМИ. Мы работаем с рекрутинговыми (кадровыми) агентствами, занимаемся прямым поиском (в организациях, где работают или могут работать специалисты необходимого профиля) и хед-хантингом (приглашаем конкретных специалистов, зарекомендовавших себя в отрасли).

3. Сбор резюме кандидатов, анализ данных с точки зрения их соответствия требованиям конкретных должностей КВЗ.

4. Общение с отобранными кандидатами по телефону, приглашение их на собеседование. Собеседования проводит менеджер по подбору персонала, но обязательно привлекается руководитель подразделения, в котором открыта вакансия, или специалист данного профиля. При необходимости проводится тестирование, углубленный анализ квалификации кандидата.

Оптимальный срок подбора квалифицированного специалиста — один месяц.

Информационные каналы для рекрутинга

Мы используем различные каналы для поиска сотрудников и размещения объявлений. Каждый из них имеет определенные достоинства и недостатки.

Специализированные интернет-ресурсы

Достоинства:

• информацию о вакансии можно быстро опубликовать и, соответственно, быстро получить обратную связь;
• низкая стоимость услуги (только подключение к сети интернет).

Недостатки:

• в большом количестве информации объявление о вакансии в нашей компании «теряется» (нужно быть очень упорным соискателем, чтобы пролистать 20–30 страниц объявлений опубликованных только за один день, причем два-три из них, как правило, постоянно дублируются на каждой; сайты предоставляют удобную услугу «Вакансии лучших работодателей», но она была эффективной лишь до тех пор, пока таких компаний в разделе значилось 10–20, а в настоящее время — их свыше 100);
• выбор ограничен только людьми, заинтересованными в поиске работы в данный момент, а также теми, кто имеет доступ к интернету.

Мы, конечно, продолжаем использовать эти ресурсы, но за последний год наблюдаем значительное уменьшение потока профильных резюме, поступающих по этому каналу.

СМИ представительского класса (со стоимостью одного объявления 200–500 у. е. и более)

Достоинство — дают имиджевый эффект (используем только для позиций топ-менеджмента).

Недостатки:

• высокая стоимость;
• основное количество кандидатов, привлеченных с помощью этого канала, имеют завышенные ожидания, не учитывают специфику отечественного предприятия, не демонстрируют желания работать в очень плотном и напряженном режиме.

СМИ среднего класса

Достоинство — известные, крупные, структурированные, доступные по цене широким слоям населения.

Недостатки:

• выбор через этот канал ограничен только людьми, заинтересованными в поиске работы в данный момент;
• контингент читателей — в основном специалисты среднего и низшего звена (уникальных специалистов и топ-менеджеров привлечь сложно);
• необходимость постоянно повторять публикации, что влечет за собой дополнительные расходы.

Хотелось бы отметить, что сейчас положительный эффект по поиску персонала всех категорий дает размещение объявлений о вакансиях в газете «Метро. Работа и обучение», которая обеспечивает доступ к аудитории пассажиров метрополитена (свыше 1 млн. человек ежедневно). Информация о вакансиях, размещенная в этой газете, дает быстрые отклики.

Рекрутинговые компании

Достоинства:

• берут на себя «черновую работу», оказывая значительную помощь эйчару и экономя его время (особенно в тех случаях, когда план подбора достаточно большой, а сроки, отпущенные руководством на закрытие вакансии, ограничены);
• эффективны при хед-хантинге.

Недостатки:

• высокая стоимость услуг;
• нередко при высокой стоимости — неудовлетворительные качество работы и сервис.

К сожалению, риск получить некачественные услуги очень высок. При обращении в рекрутинговое агентство, как правило, необходимо проделать большую «бумажную работу» (заключить договор, заполнить большое количество заявок, анкет и т. п.). Однако после выполнения таких трудоемких для эйчара компании процедур большинство агентств ограничивается минимальной активностью, предоставляя два–три резюме из своей базы, как правило, отвечающих нашим требованиям лишь на 40–50%. В своей работе я встречал очень мало достойных агентств, которые подают информацию структурировано, представляют развернутые и стандартизированные резюме и отчеты о проделанной работе, с приложением краткого обзора ситуации по конкретной профессии на рынке труда. В основном к услугам агентств эйчары прибегают тогда, когда нужно сэкономить время, а не деньги. Но в результате часто получается, что теряешь и то, и другое.

Прямой поиск

Достоинство — выход непосредственно на необходимого специалиста (отсутствуют расходы на услуги посредников).

Недостаток — прямой поиск — достаточно трудоемкий процесс, особенно на первых порах, когда база данных еще не наработана.

Этот метод мы особенно активно используем при заполнении вакансий, которые характерны только для фармацевтического производства (например, инженеры-технологи производства, специалисты в области отраслевых стандартов качества, хроматографисты, стандартизаторы и т. д.), а также при поиске специалистов на руководящие должности. Поскольку, в силу особенностей нашего сектора рынка труда, «готовых» и «свободных» профессионалов практически нет, рекрутинговые агентства редко имеют опыт подбора требующихся нам работников и берутся за подобные заказы неохотно. Приходится самостоятельно искать нужных людей, используя методы хед-хантинга.

Отмечу еще такие возможности для рекрутинга, как участие в «ярмарках вакансий» и развитие прямых контактов с учебными заведениями .

«Ярмарки вакансий» позволяют привлечь молодых специалистов и сформировать позитивный имидж компании на рынке труда. Но сейчас наше предприятие не работает в таком формате, хотя мы видим перспективность этих направлений в будущем.

Проблема поиска работников осложняется тем, что в стране практически нет узкоспециальных изданий для работников фармацевтической отрасли, которые вели бы рубрики трудоустройства (единственное исключение — еженедельник «Аптека», но это издание не ориентировано на производственников). К интернету большинство наших потенциальных кандидатов тоже не имеют доступа. Поэтому при отсутствии результатов в использовании различных методов подбора нам приходится расклеивать объявления буквально «на столбах и заборах» вокруг предприятий-конкурентов. Таким способом мы формируем базу рабочих кадров.

Говоря о специфике нашей отрасли, необходимо кратко остановиться и на проблемах подготовки специалистов.

Для подавляющего большинства (80%) сотрудников КВЗ обязательное квалификационное требование — наличие высшего образования. Специализированных вузов, выпускающих работников для фармацевтической отрасли, за последние годы стало больше, но уровень подготовки оставляет желать лучшего. Учебные заведения готовят специалистов даже в избытке; среди выпускников с высшим образованием можно отобрать нужное количество работников, хорошо подготовленных теоретически. А вот практических навыков, опыта работы на современной производственной базе у молодежи в большинстве случаев нет, поскольку брать студентов на практику предприятия не хотят. Отмечу, что у большинства молодых людей наблюдаются завышенные ожидания в отношении оплаты труда и карьерного роста, не соответствующие их реальному трудовому вкладу. В среднем по отрасли у начинающих специалистов уровень зарплаты, к сожалению, невысокий, и через полгода молодые люди предпочитают искать новое место работы. Отсюда — текучесть кадров и нежелание сложившихся профессионалов «впустую» тратить время на наставничество.

Рабочие кадры, задействованные непосредственно на производстве (аппаратчики, упаковщики, таблетировщики, дражировщики), обучаются профессии и получают необходимые трудовые навыки непосредственно на рабочем месте. Этот процесс на нашем заводе (да и на других фармпроизводствах) налажен, однако чтобы стать высококлассным специалистом, нужно время. В начале 90-х годов прошлого века, во времена кризиса, молодые работники на производство не шли. Таким образом, сейчас основная масса рабочих фармацевтических предприятий — в возрасте старше 40 лет, а прослойки опытных специалистов 30–40 лет на рынке Украины почти нет. Молодежь в настоящее время не привлекает тяжелая работа за небольшую — на этапе обучения — плату.

Специфика работы эйчара в фармацевтической компании такова, что учиться и расти приходится вместе с отраслью. Специалисты HR-подразделения нашего предприятия компенсируют неизбежные в работе шероховатости и трудности тем, что работают творчески, с большой отдачей и любовью к своему делу.