Как найти специалиста по тендерам

Поиск специалиста по тендерам может стать для владельца бизнеса непростой задачей, если не знать, какими критериями руководствоваться и какие варианты существуют. Что учитывать при выборе кандидата и где искать? Рассказываем в статье.

О чем сегодня думает бизнес, и причем здесь тендеры?

События последних лет разделили владельцев бизнеса на два типа:

• те, кто не выдерживают суровых реалий (санкции, экономические колебания, попытки притеснения со стороны недружественных стран и т.д.) и уходят с рынка продаж;
• те, для кого непростые времена – это возможность вывести свою деятельность на новый уровень, найти новые (иногда нестандартные!) решения и получить клиентов из других областей.

О чем думают неопытные руководители?

«Клиенты исчезли. Денег у людей нет. Мои товары/услуги стали не востребованы. Виноваты все, конкуренты – жулики…»

О чем думают грамотные руководители?

«Да, сейчас тяжело, но нужно подумать и найти выход. Выход есть всегда. Слышал, сейчас много говорят о тендерах, конкуренты уже почти все перешли в эту сферу, и у них все хорошо. Нужно сначала разобраться в нюансах самому, а потом найти тендерного специалиста, который возьмет участие в тендерах на себя…»

Мы отдаем предпочтение последнему типу руководителей, т.к. это люди действия, они не привыкли ждать лучших времен. Им не знаком «синдром отложенной жизни», когда думаешь, что «вот-вот все наладится и тогда точно дела пойдут в гору».

Должен ли собственник бизнеса разбираться в тендерах?

Существует несколько моделей сотрудничества с тендерными специалистами. Среди них есть и модель, когда руководитель/предприниматель отдает на откуп свое участие профессионалу, а сам не вникает в процесс. Это неверный подход, потому что руководитель должен присутствовать на всех этапах и плотно контактировать со специалистом:

• согласовывать найденный тендер и порог снижения на торгах;
• по запросу представлять специалисту документы, необходимые для участия;
• вместе изучать техническое задание и проект контракта на предмет ошибок со стороны заказчика;
• контролировать работу специалиста от анализа и поиска закупок до подписания контракта и получения оплаты за исполненные обязательства (в случае тендерного сопровождения «под ключ»).

Руководитель не сможет компетентно отслеживать действия специалиста по тендерам, если сам не будет разбираться в нюансах участия.

Если посмотреть на популярные сайты по поиску работы, то увидим, что бизнесу требуется специалист по тендерам: очень много объявлений выкладывается и от заказчиков, и от поставщиков/компаний. Функционал сотрудника и з/п будут отличаться в зависимости от запросов работодателя и специфики его деятельности.

Какие задачи можно поручить тендерному специалисту?

Многие ошибочно думают, что специалист по тендерам только готовит и подает заявки. Но круг его обязанностей значительно шире. Итак, чем еще занимается специалист:

• анализ (закупки, заказчика, конкурентов, ниши, спроса);
• поиск закупок в нише работодателя;
• изучение технического задания и проекта контракта на наличие несостыковок, ошибок, заточек под «своего» исполнителя;
• расчет маржинальности (выгоден ли данный контракт);
• подача запроса на разъяснение положений закупочной документации;
• подача протокола разногласий;
• подготовка жалоб в ФАС на неправомерные действия заказчика;
• сотрудничество с заказчиком при электронном актировании в ЕИС (с 01.01.2022 г.);
• оформление/продление электронной подписи для участия в закупках;
• регистрация в ЕИС;
• аккредитация на отдельных электронных торговых площадках;
• общение с поставщиками и организаторами торгов;
• иногда выезд на приемку результатов контракта;
• и т.д.

В некоторых компаниях все эти задачи выполняет один специалист, но эта модель подойдет, только если у вас немного участий. Если участий много, то один сотрудник не справится.

Какие модели еще есть:

1. Тендерный специалист + помощник. Снимается нагрузка со специалиста, несложные задачи отдаются помощнику. В некоторых случаях может подключиться сам руководитель и взять некоторые этапы на себя, например, вычитать ТЗ и проект контракта или продлить электронную подпись.
2. Тендерный отдел. В больших компаниях создают тендерные отделы, состоящие из 3-5 человек. Обязанности распределяются между несколькими сотрудниками, и каждый человек отвечает за свой узкий функционал.

Кроме этого, обязанности и нагрузка тендерного специалиста будут зависеть еще от нескольких условий:

• нанимаете вы себе сотрудника в штат или ищете специалиста на удаленку;
• вам нужно выполнить отдельный этап или требуется комплексное сопровождение.
• у вас специфичная деятельность, должен ли специалист иметь образование в этой области. Например, поставка медицинского оборудования и лекарственных препаратов, строительная и изыскательская деятельность и др.

Если вы уже точно решили: «все, ищу тендерного специалиста», то подумайте, каким он должен быть и какими знаниями обладать. Может быть, вам подойдет новичок на стажировку? Или это должен быть матерый специалист, который «собаку съел» на закупках?

Критерии поиска специалиста по тендерам

Когда собственник бизнеса решает найти человека, который возьмет на себя участие в закупках, то перед ним встает непростой вопрос: какими критериями руководствоваться? Как не ошибиться при выборе?

Разберем несколько критериев:

Всегда держит руку на пульсе изменений

Сотрудник должен разбираться в законодательстве и быть юридически подкован:

• в 44-ФЗ и 223-ФЗ – основных федеральных законах, по которым проводятся закупки государственных заказчиков и госкомпаний;
• в 135-ФЗ «О защите конкуренции»;
• в Гражданском и Бюджетном кодексе РФ;
• в сопутствующих НПА: ведомственных письмах (ФАС, ВС РФ, Минфин и др.), приказах и распоряжениях Правительства РФ;
• в практике судебных решений.

Особенно сейчас сфера закупок постоянно изменяется, почти каждый день выходят новые правила. Собственнику бизнеса нереально самому отслеживать все нововведения, и, чтобы снизить риски участия, он берет на работу компетентного человека.

Грамотный тендерный специалист постоянно повышает свой профессионализм, общается с более опытными коллегами, начинает свой день с изучения новостей в сфере закупок.

Имеет опыт участия в закупках?

Мы уже не раз рассуждали на тему, важен ли для работодателя опыт кандидата или результат и прибыль, которые он будет приносить компании? Почти всегда в объявлениях по поиску тендерного специалиста указывается требование к опыту кандидата – 1-5 лет.

Наверное, если у вас невероятно сложная ниша, огромное количество участий в год, большие обороты, то опыт у сотрудника должен быть. Опытный специалист знает, чего ждать от заказчиков, умеет решать с ними спорные вопросы.

Если же вы предприниматель или владелец небольшой компании, то присмотритесь к начинающим тендерным специалистам. В чем их преимущество?

1. Можно взять на испытательный срок и посмотреть, на что он способен.
2. Новичкам изначально платят з/п меньше, чем опытным сотрудникам.
3. Обучаете начинающего специалиста «под себя», под свою специфику.

Просто не бойтесь брать на работу новичков, зачастую они приносят компании доход не хуже, чем опытные сотрудники.

Имеет профильное образование?

Это тоже спорный момент, но в некоторых компаниях этот критерий становится решающим. В подкасте Тендерного клуба, посвященного созданию тендерных отделов, Ася Муфтахина рассказала, как в одной компании тендерные продажи возросли, когда руководство взяло на работу человека с медицинским образованием. А до этого специалисты тендерного отдела «сливали» интересные закупки, потому что не могли разобраться в сложной документации.

Где лучше искать тендерного специалиста?

Специализированные сайты

Таких сайтов очень много, на них можно не только разместить объявление по поиску сотрудника, но и сами кандидаты выкладывают резюме «Специалист по тендерам»:

1. Авито
2. Юла
3. hh.ru
4. job.ru
5. rabota.ru

Новая социальная сеть Tenchat

Тенчат – это профессиональная среда для специалистов, бизнеса, фрилансеров. Система изначально заточена под закупки и тендеры, и в настоящее время стремительно набирает обороты и разрастается в сторону разного функционала. Здесь, в том числе можно найти и специалистов по тендерам, их очень много.

Тенчат хорош тем, что каждый пользователь проходит строгую модерацию. При регистрации нужно вводить город проживания, ИНН, загружать качественные фото, регулярно рассказывать о себе в постах. Администрация соцсети следит, чтобы не было спама и публикаций на запрещенные темы.

В Тендерном клубе мы записывали подкаст с Семеном Теняевым – основателем системы Тенчат, руководителем группы ВБЦ. Послушать подкаст или прочитать его в тексте можно здесь.

Рекомендации коллег

Поспрашивайте у знакомых бизнесменов, которые участвуют в закупках. Возможно, они захотят поделиться с вами контактами специалиста, который помогает им или когда-то помогал участвовать в закупках. По рекомендации вы сможете узнать, что из себя представляет человек, насколько грамотно выполняет свои обязанности.

Человек с сертификатом «Специалист по тендерам».

Онлайн-школа «Азбука тендеров» выпускает поставщиков и тендерных специалистов с 2014 года. Еще несколько лет назад нельзя было найти курсы по подготовке профессиональных кадров, и мы были первыми, кто пошел по этому пути.

Среди наших учеников:

• люди, желающие освоить новую профессию и зарабатывать на помощи участникам закупок;
• руководители компаний, которые хотят сами изучить сферу закупок и научиться делегировать задачи тендерным специалистам;
• сотрудники компаний, которые регулярно повышают свою квалификацию;
• специалисты со стороны заказчиков, которые хотят перейти работать к поставщикам.

Выпускники получают сертификат об окончании обучения, который помогает им выгодно выделиться среди других кандидатов и быстрее устроиться на работу. Кроме этого, наши ученики успешно проходят стажировку в компаниях и в короткие сроки нарабатывают необходимый опыт.

Также мы создали Закрытый тендерный клуб – это профессиональное сообщество для специалистов с опытом. Учебная программа разработана с целью развить у специалистов гибкие навыки (soft skill) до уровня «эксперт».

Что есть в Закрытом тендерном клубе:

• наставничество от опытных экспертов;
• 100+ мастер-классов;
• мини-тренинги по собственному продвижению;
• прямые эфиры с топовыми экспертами;
• прямая связь с нами в закрытом Телеграм-чате;
• скидки и бонусы от партнеров;
• и многие другое.

Собственники бизнеса обращаются к нам, когда им требуются специалисты по тендерам. Мы рекомендуем лучших из своих выпускников.

Если компания активно ищет клиентов в закупках, то встает вопрос об отдельном работнике, который будет заниматься тендерами. Рассказываем, где искать специалистов и какими навыками они должны обладать.

Это отдельная работа

Существует миф, что специалист по тендерам нужен только для отправки заявок. Это не так. Перед ним стоят задачи, которые требуют специальных знаний.

Он должен быть юридически подкован и хорошо разбираться в:

• Гражданском кодексе РФ;
• законе № 135-ФЗ «О защите конкуренции»;
• законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, которые регулируют закупки государства и госкомпаний;
• подзаконных актах к ним;
• практике судебных решений.

В сфере закупок много правил, которые постоянно изменяются. Сегодня тендеры конкретного заказчика проходят так, а завтра он работает уже по обновленному закону. Например, в 2018 году все госзакупки и закупки госкомпаний у малого и среднего бизнеса перевели в электронную форму. Для специалиста такие изменения не должны стать сюрпризом.

Консультант Института закупок Виталий Байрашев считает, что сотруднику также нужно ориентироваться в отрасли, в которой работает компания: «Если поставщик работает на строительном рынке, рынке медицинских изделий и медтехники, либо на ином рынке с ярко выраженной отраслевой спецификой, то предпочтение следует отдавать кандидатам с профильным образованием или соответствующим положительным опытом работы в подготовке заявок».

Поэтому если компания планирует зарабатывать на тендерах, то грамотнее завести отдельного специалиста, который «заточен» под процесс, а не занимается закупками в свободное время. И тут встает вопрос по каким критериям искать кандидатов.

Число успешных тендеров

В профессиональных кругах есть мнение, что специалистом можно стать после 5 лет работы на тендерах. За это время человек досконально изучит процесс, поймет поведение заказчика и сможет заранее предвидеть сложности.

PR-директор OTC.ru Галина Харнахоева называет один из самых важных критериев: «Здесь можно провести параллель с адвокатом – прежде всего интересуются количеством выигранных дел. Также немаловажно, сколько такой специалист выиграл крупных тендеров. В самом деле, для чего еще вы хотите окунуться в государственные/корпоративные закупки? Ведь вы примеряете на себя корону «короля госзаказа»»?

Интересный способ поиска сотрудников предлагает специалист по тендерам компании ICL Services Талгат Фахрутдинов: «Можно периодически мониторить Единую информационную систему в сфере закупок. Там публикуется большинство информации о торгах. Ищите сложные процедуры и отслеживаете новых игроков из организаций вашей сферы. И таким образом можно выявить подходящих специалистов по тому, как они «играют» в этих торгах, а потом предложить им работу».

Профильное образование

Пока в России нет высшего образования по специальности «тендер-менеджер». Однако отдельные программы уже есть. Поэтому обращайте внимание на тренинги и курсы, которые прошел кандидат.

Руководитель компании Тендер.просто Никита Аханов считает, что образование не имеет критического значения. «В моей практике встречались как специалисты с гуманитарным, так и с техническим образованием, прекрасно выполняющие свои обязанности, — говорит он. — В тендерном деле часто встречаются неочевидные проблемы, которые без опыта заметить просто невозможно. Поэтом лучше смотреть на количество лет работы в этой сфере».

Опыт переговоров

Мы писали, что в закупках возможны трения между заказчиком и поставщиком. И тут важны навыки переговоров. Ни к чему бросаться в горячку: сразу писать жалобы в ФАС или подавать в суд. Можно легко испортить отношения с заказчиком. Сначала лучше все выяснить. Поэтому важно, как специалист выстраивает диалог. Эффективный переговорщик постарается добиться выполнения обязательств без юридических рычагов.

Важен ли опыт в прямых продажах?

Это можно рассматривать, как дополнительное преимущество. В тендерах поставщики могут и не пересекаться с заказчиком лично. Например, все взаимоотношения будут проходить на ЭТП. В этом случае важнее внимательность, усидчивость и способность анализировать ситуацию. Главное – не продать, а учесть все особенности контракта, правильно заполнить заявку и просчитать выгоду от тендера.

Как проверить специалиста?

Можно устроить простой тест. Попросите подготовить первую часть заявки для участия в электронном аукционе. Можно даже с одной товарной позицией. Если у кандидата есть подобный опыт в других компаниях, то пусть предоставит ссылки на прошлые заявки. Посмотрите результаты, если процент отклоненных заявок небольшой, то специалист грамотный. Также изучите его резюме, посмотрите наличие сертификатов, дипломов о прохождении курсов. Поспрашивайте про особенности тендеров в вашей сфере деятельности.

Какие KPI выставлять?

Как минимум, нужно поставить задачу правильно заполнять заявки. Очень часто заказчики не допускают компании к тендерам только из-за ошибок в заявках.

Виталий Байрашев считает, что эффективность должна считаться комплексно: «В качестве KPI не следует ставить только выигранные тендеры и их стоимость. В большинстве случаев победа зависит не от качества выполненной специалистом работы, а от коммерческих условий заявки, которые определяет работодатель. Поэтому наряду с финансовым результатом, стоит учитывать и допущенные заявки. Если компания не была отклонена на этапе рассмотрения заявок, но не стала победителем по объективным причинам. Например, предложив худшие коммерческие условия по сравнению с победителем, то специалист по закупкам сделал свою работу качественно и достоин поощрения».

Брать специалиста в штат или на аутсорс?

Зависит от финансовых возможностей компании. Если позволяет бюджет и компания активно участвует в тендерах, то можно обратиться к профессиональным агентствам. У них больше опыта и если прикрепленный менеджер в чем-то не разбирается, то на помощь придут другие специалисты.

Если свободных денег нет, то специалиста выращивают из собственных кадров. Но повторим, что участие в закупках – это отдельная работа со своей спецификой. Поэтому нужно вложиться в развитие специалиста, и не давать её в нагрузку к основным обязанностям человека.

Тимур Слободин, портал «Торг уместен»

Найдите специалиста по тендерам в Ростове-на-Дону