Как найти спецификацию в закупке

Спецификация к контракту по 44-ФЗ в обязательном порядке составляется при проведении закупок. Без грамотно составленной спецификации и в случае подтверждения поставки товаров/услуг одним из участников торгов закупщик рискует получить совсем не то, на что рассчитывал изначально.

При составлении спецификации необходимо придерживаться ряда правил и правильно оформлять документацию. В противном случае не избежать претензий со стороны ФАС. Как правильно оформляется этот важный документ и какие нюансы необходимо учитывать при его составлении, вы узнаете из нашего материала.

Для чего составляется спецификация к контракту по 44-ФЗ

В 44-ФЗ установлено, что спецификация – это обязательная составляющая госконтракта. Разработка ее должна осуществляться параллельно с подготовкой остальной документации по закупке.

В спецификации прописываются основные существенные условия – наименование товара, закупаемый объем, стоимость контракта и цена отдельной единицы. То есть в этом документе раскрываются детали соглашения о предмете и цене, заключенного между сторонами сделки.

Важно! 44-ФЗ не разъясняет, что такое спецификация к госзаказу. Однако, ч. 4 ст. 93 требует, чтобы в контракте была рассчитана и обоснована его стоимость, если продукция закупается у единственного поставщика.

У термина «спецификация» есть несколько синонимов («техническая часть», «техническое задание», «проектно-сметная документация» и т. п.), но именно «спецификация» используется чаще всего. А в Федеральном законе от 05.04.2013 № 44-ФЗ раздел документации о закупке, характеризующий закупаемый объект, определяется как «описание объекта закупки».

Не важно, какой термин используется, главное, чтобы в документах были четко обозначены требования к закупаемой продукции. Они должны быть понятными и отвечать всем требованиям законодательства – 44-ФЗ, 223-ФЗ и 135-ФЗ.

Ч. 2 ст. 33 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ требует указания в описании показателей, по которым возможно определить, соответствует ли объект закупки предъявляемым заказчиком требованиям. При этом необходимо указывать диапазон значений (если допускается их варьирование) либо конкретные значения для тех показателей, которые должны быть неизменны. Это условие обеспечивает здоровую конкуренцию среди участников тендера.

Нельзя устанавливать точный вес, размер, габариты, мощность закупаемого объекта. В спецификации требуется обозначать минимальный и максимальный порог. Задача потенциальных исполнителей – произвести и поставить товар, который будет соответствовать по показателям заданному диапазону значений. Также в ст. 33 говорится о том, что для ряда показателей может быть определено одно конкретное значение.

Когда нужно составлять спецификацию к контракту по 44-ФЗ

Заказчик, готовящийся провести закупку, должен приложить к проекту контракта бланк, который может на первом этапе представлять пустую таблицу либо перечень товаров и услуг, планируемых к закупке. Эти бумаги, а также тендерную документацию и извещение о закупке нужно разместить в Единой информационной системе.

В ходе процедуры устанавливается окончательная стоимость госзаказа. Если проводится аукцион на электронной площадке, то максимум через 5 дней после того, как будет опубликован протокол его проведения, заказчик должен отправить победителю еще неподписанный контракт, указав в нем конкретные значения показателей товара, обозначенные в заявке выигравшего участника (ч. 2 ст. 83.2 № 44-ФЗ). Поставщику дается 5 дней на подписание договора, предоставление обеспечения и других бумаг при необходимости (ч. 3 ст. 83.2 № 44-ФЗ).

Если же протокол проведения тендера был размещен в Единой информационной системе, то победителю отводится 10 дней на предоставление заказчику заполненного соглашения с обеспечением. Покупатель в свою очередь должен подписать договор в течение максимум 10 дней (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик имеет право прописать в контракте условие об обязательном предоставлении поставщиком разбивки по стоимости каждого закупаемого объекта после подписания контракта. Затем организатор закупки в течение 3 рабочих дней публикует информацию о сделке в реестре контрактов, указывая стоимость каждой единицы товара.

В первом случае составление спецификации к контракту по 44-ФЗ ложится на закупщика, а во втором – на поставщика. Однако закон не вменяет эту обязанность ни одной из сторон. На практике спецификацию чаще составляет победитель торгов независимо от того, каким способом они были проведены.

Правила заполнения спецификации к контракту по 44-ФЗ

Закон не устанавливает конкретных требований к заполнению спецификации к госконтракту. При самостоятельной разработке этого документа нужно обязательно включить в него таблицу со следующими полями:

1. Порядковый помер.
2. Наименование закупаемого объекта.
3. Технические характеристики.
4. Объем закупки (количество продукции или объем услуг/работ).
5. Единица измерения.
6. Цена каждой единицы.
7. Общая стоимость каждого наименования, определяется как произведение стоимости единицы на количество товара этого наименования.
8. Общая сумма контракта.

Дополнительно можно составить график исполнения контракта в том же количестве экземпляров, что и само соглашение. Под ним должны поставить подпись обе стороны.

Образец спецификации к контракту по 44-ФЗ вы можете скачать здесь.

Что можно, а что нельзя указывать в спецификации к контракту по 44-ФЗ

Указывая необходимые характеристики закупаемого товара в описании, нельзя устанавливать требования к следующим параметрам:

• товарные знаки;
• знаки обслуживания;
• фирменные наименования;
• патенты;
• полезные модели;
• промышленные образцы;
• наименование места происхождения товара или производитель.

Описание объекта закупки не должно содержать требований к нему, ограничивающих количество потенциальных поставщиков. В законе не указано, какие это конкретно требования, однако четко прописано, что они не должны быть причиной нарушения конкуренции из-за ограничения количества участников. В исключительных случаях, однако, допускается ужесточать требования к закупаемой продукции. К примеру, если не представляется возможным по-другому точно и четко описать ее.

Закон 44-ФЗ разрешает указывать в конкурсной документации определенные товарные знаки, если планируется выполнять работы/оказывать услуги с использованием товаров, которые не будут являться объектом закупки. В таком случае необходимо обязательно включать в спецификацию к контракту слова «или эквивалент».

Например, заключается госконтракт на строительные работы. Безусловно, для проведения работ требуются стройматериалы – цемент, клей, кирпич определенных марок. При этом они не являются предметами госконтракта. Поэтому заказчик, проводя тендер на строительство, вправе обозначить требуемые характеристики материалов и даже указать конкретные торговые марки. Но тогда обязательно нужно будет добавить «или эквивалент».

В спецификацию к контракту по 44-ФЗ необходимо при наличии такой возможности включать стандартные показатели, требования, условные обозначения, термины, касающиеся технических и качественных характеристик закупаемых товаров, установленные в технических регламентах, ГОСТах и других нормативных документах.

В соответствии со ст. 33 44-ФЗ описание объекта закупки может содержать спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, результаты работ, тестирования, требования к проведению испытаний, методам испытаний, упаковке в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ, маркировке, этикеткам, форме подтверждения соответствия (ГОСТу, ТУ или др.), процессам и методам производства и др.

Необходимо включать в описание изображение закупаемого товара (если требуется, чтобы он соответствовал этому изображению).

Также в документации должно быть прописано, где, когда и в каком порядке потенциальные поставщики могут осмотреть образец или макет объекта закупки, который планирует приобрести заказчик (если требуется, чтобы товар соответствовал конкретному образцу или макету). К примеру, если организатор тендера указывает в документации, что обязательно соответствие продукции определенному макету, он обязан обозначить, где находится этот макет, чтобы все участники могли ознакомиться с ним в специально отведенное время.

К поставкам допускается только новый товар. То есть не бывший в употреблении, не ремонтированный, не восстановленный, не после восстановления потребительских свойств и без замены составных частей. Отметим, что Федеральный закон № 44-ФЗ содержит оговорку: «в случае если иное не предусмотрено описанием объекта закупки». То есть в спецификации к контракту вполне можно указать, что товар не должен быть новым, и тогда возможна закупка б/у продукции.

В спецификации должны быть обозначены показатели, по которым можно определить, соответствует объект закупки установленным заказчиком требованиям или нет. При этом прописывается допустимый диапазон значений нормируемых показателей (нижняя и верхняя граница) либо их конкретное значение, если они должны быть неизменны. Стоит отметить, что при установлении показателя, соответствие которому может обеспечить только одна фирма, расценивается как нарушение конкуренции.

Если необходимо, в спецификацию к контракту можно включить требования к срокам, на которые распространяется гарантия на товар, работы или услуги, и объему предоставления гарантий качества; к гарантийному обслуживанию товара; к эксплуатационным расходам; к обязательности проведения монтажных и пуско-наладочных работ; к обучению персонала, который будет пользоваться товаром и обслуживать его.

Если проводится тендер на поставку новых машин и оборудования, заказчик должен прописать в закупочной документации требования к гарантийным обязательствам производителя и/или поставщика данного товара и сроку действия гарантии. Она должна предоставляться вместе с объектом закупки.

Однако в исключительных случаях законодательство предусматривает установление таких требований к потенциальным поставщикам.

Предусмотрено ли в 44-ФЗ изменение спецификации к контракту

Дополнительное соглашение имеет не меньшую значимость, чем государственный контракт. Этот документ составляется, если нужно изменить или дополнить действующий договор. 44-ФЗ разрешает уже после проведения закупки заключать дополнительное соглашение, если стороны считают это необходимым.

Дополнительное соглашение – это документ, вносящий изменения в контракт, который заказчик и поставщик заключили по результатам проведения тендера.

Дополнительное соглашение – это неотъемлемая составляющая госконтракта. После того как обе стороны подписывают его, оно немедленно вступает в силу.

При этом вступают в силу и изменения, внесенные в заключенный ранее заказчиком и победителем договор. Надо понимать, что государственный контракт – это не дополнительная документация, необходимая для исполнения работ (к ней относится, например, техническое задание на выполнение работ и т. д.).

Право сторон госзакупок заключать дополнительное соглашение прописано не только в Федеральном законе 44-ФЗ, но и в Гражданском кодексе РФ (ст. 451).

Изменение спецификации возможно только в случае замены требований к объекту закупки на улучшенные по сравнению с установленными ранее. В противном случае должны быть закуплены товары с характеристиками, которые указал выигравший тендер участник в первой части заявки.

На практике часто заказчик просит поставщика заполнить спецификацию или даже весь контракт. Хотелось бы уточнить кто, заказчик или поставщик, по законодательству обязан заполнять контракт, включая спецификацию?

• Подготовка проекта контракта в полном объеме — важнейшая задача и обязанность заказчика. Закон № 44-ФЗ не предусматривает право поставщика даже в минимальной степени вмешиваться в текст контракта. Спецификация готовится заказчиком вместе с проектом контракта задолго до проведения тендера. На этом этапе заказчик вправе собрать максимум информации от потенциальных поставщиков по объекту закупки, чтобы составить наиболее полное и точное описание. Распространена практика предоставления поставщиками заказчику развернутых спецификаций и описаний своей продукции для дальнейшего использования при подготовке документации.

Кто, заказчик или поставщик, должен делать расчет стоимости единицы продукции при победе в электронном аукционе?

• Все показатели формируются по результатам электронного аукциона: цена контракта — это цена победителя аукциона, она указывается в протоколе; количество товара известно заранее из документации и проекта контракта. Далее, если цена единицы товара есть в контракте, заказчик вносит ее вместе с иной информацией, взятой из заявки победителя. Если в контракте цена только за партию товара, то цену за единицу в дальнейшем нужно отразить в накладной.

Когда при поиске на официальном сайте мы видим закупку у единственного поставщика, при этом мы таким поставщиком не являемся, означает ли это, что участвовать в такой закупке может только тот поставщик, на которого она ориентирована, а все другие не могут? Нам, как поставщикам, нужно понять, есть смысл обращать внимание на такие закупки или нет?

• Дело в том, что заказчик публикует извещение о закупке у единственного поставщика за 5 дней до заключения уже согласованного с поставщиком контракта с нужной ценой, т.е. после того, как такой поставщик уже найден. Это лишь информация о свершившемся факте, а не приглашение к торгам.

Как поступить, если при делении общей суммы победы в электронном аукционе на количество продукции (для определения цены единицы продукции) цена за единицу продукции получается с тысячными копеек?

Пример (из практики): в ЭА победили с ценой 70 000 руб. на поставку 612 шт. аптечек. 70 000 / 612= 114,379 руб. По правилам округления 114,38 руб./шт. – цена единицы продукции. Если далее в спецификации записать: 114,38 х 612 = 70 000,56 руб. – то получается перебор. Как поступить? Ранее в таких случаях разбивали количество на две строки с разными ценами. В данном конкретном случае заказчик предложил уменьшить сумму победы в ЭА и в контракт внести уже измененную сумму — вместо 70 000,00 руб. указать 69 994,44 руб. (т.е. 612 х 114,37 = 69 994,44 руб.). Дело, конечно, не в этих 5,56 рублях, а в правильности и законности таких действий.

• Главная задача — не нарушить условие о цене контракта, которая зафиксирована протоколом и соответственно, в самом контракте. На практике распространен такой вариант: все единицы товара по одной цене, а одна штука — по другой цене, как раз для покрытия этой маленькой разницы, которая получается из сотых долей копеек. Можно снизить цену контракта на эти копейки в силу ст. 95 № 44-ФЗ.

Может ли цена победы в электронном аукционе отличаться (пусть хоть на копейки) от цены контракта? Если может, то как это правильно оформляется и какими документами (дополнительное соглашение, письма и т п.)?

• Принцип закона 44-ФЗ — цена контракта не может быть выше НМЦК. Любое самое минимальное снижение цены будет соответствовать закону. Цена победы — это лучшее ценовое предложение, которое в обязательном порядке фиксируется в протоколе, публикуется в единой информационной системе, затем помещается в контракт, который подписывают стороны.

Содержание

1.Как составляется спецификация к государственному контракту
2.Когда составляется спецификация к государственному контракту
3.Кто должен составлять спецификацию к государственному контракту
4. Видео-инструкция «Спецификация на поставку товаров. Участие в аукционе (Часть 2)»

       Спецификация к договору поставки — это необходимый компонент документации государственного контракта. Здесь мы расскажем о правильном и своевременном оформлении этого важного документа в соответствии с 44-ФЗ.

1. Как составляется спецификация к государственному контракту

Данная форма имеет такие реквизиты как название и объем поставляемых товаров или услуг, общая стоимость и поштучная цена. В целом, спецификация к государственному контракту – это результат скоординированных между сторонами контракта расчета и обоснования цены товара.

2. Когда составляется спецификация к государственному контракту

Первоначально незаполненный бланк этой формы прилагается организатором торгов к проектной документации в процессе процедуры тендера, либо заказчик просто приводит перечень дефиниций требуемых товаров/услуг. Затем весь пакет проектных документов размещается в ЕИС. Окончательная цена контракта определяется в финале торгов одновременно с победителем.

По окончании торгов заказчик в течение пятидневного срока после публикации протокола прошедшего тендера государственный заказчик отправляет неподписанный контракт с указанием реквизитов продукции соответственно информации, приведенной победителем торгов (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ).

После этого уже поставщик в пятидневный срок заполняет присланную форму, подтверждает ее своей подписью, предоставляет заказчику обеспечение заявки и прочую необходимую документацию, согласно ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ.

Затем в десятидневный срок со времени публикации протокола выигранного тендера в ЕИС победитель отправляет заказчику, полностью оформленный документ с обеспечением. Покупатель, в течение этого же десятидневного срока, заверяет документ подписью, по ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ.

3. Кто должен составлять спецификацию к государственному контракту

Законодательно не предписано, кто из сторон должен заполнять спецификацию. Однако на практике данную форму заполняет поставщик.

Порядок и состав реквизитов тоже не оговорен в законе, но, как правило, в данной форме прописаны следующие графы:

1) номер по порядку;

2) наименование ТРУ

3) технические параметры;

4) количество/объем поставляемого товара/работ/услуг;

5) единица измерения продукции;

6) поштучная цена;

7) стоимость каждой номинации товара;

 итоговая денежная сумма.

Спецификация скрепляется обеими сторонами контракта, количество ее экземпляров соответствует количеству экземпляров контракта.

Скачать бланк спецификации к договору поставки

Скачать образец спецификации на оказание услуг

Скачать образец спецификации к договору подряда на выполнение работ

4. Видео-инструкция «Спецификация на поставку товаров. Участие в аукционе (Часть 2)»

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Составляя документацию для закупки, крайне важно правильно описать ее объект. Если пренебречь конкретикой, то к закупке могут быть допущены поставщики, предлагающие не полностью соответствующие требованиям заказчика товары. А если конкретизировать объект слишком узко, то контролирующий орган может посчитать это нарушением законодательства. Какие же характеристики заказчику необходимо включить в описание объекта, чтобы не нарушить закон и соблюсти свои интересы?

Объект закупки должен максимально отвечать потребностям заказчика. Его описание должно объективно представить товар (работу либо услугу) и в то же время быть понятно поставщикам и подрядчикам. Эксперты рекомендуют включать в описание объекта его функциональные, технические и эксплуатационные характеристики. В отдельных случаях можно указать конкретное наименование или марку объекта закупки.

Функциональные характеристики

Описывая объект закупки, в первую очередь, следует указать функции, которые он должен исполнять — основные и дополнительные. Если процедура закупки предусматривает проведение конкурса или запроса предложений, то заявки участников оцениваются именно на основании соответствия их продукции функциональным характеристикам. Например, при проведении двухэтапного конкурса на втором этапе дополнительные характеристики объекта, в том числе и упущенные заказчиком, становятся инструментом, который может дать преимущество тому или иному исполнителю.

В целом в техническое задание можно включить только функциональные характеристики объекта — нарушения в этом не будет. Однако, как правило, для более точного описания этого недостаточно.

Технические и эксплуатационные характеристики

Без указания этих характеристик купить нужный объект будет достаточно сложно. В документации следует прописать параметры объекта и условия, которым он должен соответствовать, чтобы эксплуатироваться эффективно. Эти параметры и условия сильно зависят от объекта закупки, но в общем случае это могут быть, например, технические параметры, работоспособность, надежность, долговечность, экономичность, прочность, а также специфические характеристики внешнего вида и прочее.

Говоря об эксплуатационных характеристиках, стоит упомянуть и расходы, которые заказчик должен будет нести для поддержания объекта закупки в работоспособном состоянии. Объем этих расходов также может быть включен в техническое задание в качестве элемента описания объекта закупки.

Когда можно указать конкретное наименование товара

Закон № 44-ФЗ не позволяет заказчикам указывать в документации марку либо наименование объекта закупки. Закон № 223-ФЗ прямо такого запрета не содержит, однако контролирующий орган при поступлении жалоб со стороны участников может обязать заказчика конкретное наименование из документации исключить. К слову, это относится не только к марке или товарному знаку, но и к прочим характеристикам, присутствие которых в документации ограничило бы количество участников закупки.

Однако в следующих случаях заказчику позволено указать в документации конкретную марку, фирменное наименование, производителя либо иные подобные характеристики:

• если нет другого способа описания объекта закупки;
• если товар закупается совместно с работами или услугами.

Обязательным условием при этом является включение в документацию фразы «или эквивалента», а также указание параметров эквивалентности. Бывает, что требование к марке товара заложено в проектной или конструкторской документации. В этом случае в закупочной документации необходимо указать, что встречающееся в проектной документации название марки следует читать как «марка или эквивалент» с указанными параметрами эквивалентности.

Параметры эквивалентности

Прописывать параметры эквивалентности требует законодательство. Кроме того, это полностью соответствует интересам самого заказчика. Если не указать эти параметры, то формально под характеристики объекта закупки можно «подогнать» практически любой продукт. Контролирующий орган может заставить заказчика одобрить заявки участников с совершенно несоответствующими предложениями, ведь если параметры заменителя не прописаны, то посчитать эквивалентом можно очень многие товары.

Указание марки без эквивалента

В отдельных случаях заказчику разрешается не указывать фразу «или эквивалент» — например, при закупке запчастей и комплектующих, а также в случае, когда объект закупки будет эксплуатироваться совместно с другими товарами, которые ранее были приобретены заказчиком.

При отказе от формулировки «марка или эквивалент» нужно обосновать необходимость покупки именно этого товара. В качестве такого обоснования может выступать техническая документация производителя оборудования, уже имеющегося у поставщика, совместно с которым будет использоваться новый товар. В ней должно быть указано, что применение запчастей, комплектующих или расходных материалов других производителей может привести к негативным последствиям — выходу оборудования из строя, ухудшению его производительности, нарушению условий гарантийного обслуживания.

Обратите внимание, что порой в технической документации производителя содержатся рекомендации по использованию тех или иных комплектующих и «расходников», а не прямой запрет на применение товаров других производителей. Так вот, рекомендательный характер таких положений технической документации далеко не всегда является основанием для указания марки товара в описании объекта закупки без формулировки «или эквивалент». На практике участники зачастую в подобных ситуациях подают жалобы на заказчика, а контролирующий орган их нередко удовлетворяет.