Как найти спонсора для конкурса

Пот, кровь и слезы: вся правда о привлечении спонсоров на мероприятие

Светлана Ерохова, руководитель отдела по работе с партнерами, Event-маркетинг от А до Я, о том, как работать с партнерами и спонсорами на мероприятии.

Светлана — организатор фестиваля для детей и про детей «Детский Петербург» (73 партнера), конференций Hello, Blogger (28 партнеров), «Суровый Питерский SMM» (44 партнера), «SMM-Десант» (5 партнеров), конференция Sold Out (23 партнера).

Светлана: «Продажа партнёрств и поиск спонсоров — большой труд. Много отказов, но и много согласий».

Каким должен быть человек, который это делает?

• надежный,
• честный,
• стрессоустойчивый,
• амбициозный,
• решительный,
• бесстрашный,
• ответственный,
• обаятельный (лицо компании!),
• изобретательный,
• грамотный (письмо, речь, переговоры),
• оптимистичный,
• готовый к вызовам.

Мотивация сейлз-менеджера: зарплата (оклад) + % от каждой сделки (в т.ч. бартерной, по себестоимости профита). На берегу изначально договаривайтесь, сколько он будет получать. «Всё, что сэкономлено — заработано!» — святое правило.

Спонсор — устаревшее слово. Сейчас правильное — партнёр. Вы даёте возможности партнёр — деньги/товары/услуги. Результат — равное взаимовыгодное сотрудничество.

Где искать партнёров?

ОФЛАЙН:

• конференции, тематические выставки, мероприятия для специалистов
• вечеринки маркетологов, пиарщиков
• бизнес-завтраки
• переговорные поединки
• тренинги
• фестивали, городские праздники
• ВЕЗДЕ И ВСЕГДА!

ОНЛАЙН:

• Facebook* + профессиональные сообщества, например #prspb (там есть все!) Писать в личные сообщения — абсолютно нормально.
• LinkedIn
• Instagram**, ВКонтакте (кто таргетирует рекламу?)
• Любые бизнес-мероприятия/вебинары, у которых есть партнеры
• YouTube реклама (кто ее спонсирует?)

СМИ

РЕКЛАМА (она везде!)

СТАРТАПЫ — многие хотят сотрудничать, готовы рисковать. Даже если у них совсем мало денег, предложите им хотя бы маленькую интеграцию. Так вы потом можете приобрести постоянного полноценного партнёра — проверено.

Сбор информации, выход на лиц, принимающих решения

1. Собираем компании-лидеры в сегменте
2. Действуем от крупного к мелкому

Как выйти на ЛПРов?

• Facebook* (там есть практически все!)
• ВКонтакте
• LinkedIn
• Instagram** (считается более личной соцсетью, там много девушек)
• Интервью (для “больших шишек”: гуглите ФИО + должность + компания)
• ФИО, контакты, телефон на сайте компании
• Спрашивайте у знакомых/коллег (инсайды — наше всё!)
• Спрашивайте у менеджеров этой компании

Не стесняйтесь задавать вопросы! Всегда знайте, с кем ведёте переговоры. Это сильно упрощает общение.

С чем идти к партнёру?

• Качественное коммерческое предложение (PDF, презентации в PowerPoint несколько устарели)
• Видеоролики ваших предыдущих мероприятий
• Фотоотчеты ваших предыдущих мероприятий
• Кейсы/спецпроекты ваших предыдущих мероприятий
• Сайт мероприятия
• Ваша команда (кто вы? кто у вас за что отвечает?)
• И не забывайте улыбаться 🙂

Как сделать коммерческое предложение (компред)?

Как показала практика, лучше делать 2 вида:

• пакеты (их можно назвать L, XL или как угодно)
• компред-конструктор

В пакетном предложении должно быть как минимум по 10 опций в каждом пакете и “шаг” по цене в зависимости от ценности опций (+100% к минимальному пакету).

Для компред-конструкторе определяем ценность и стоимость каждой опции. Объединяем опции в блоки: брендированная зона, интеграции в холле, интеграции в зале, визуальная реклама, раздаточный промоматериал и т.д. В каждом блоке — как минимум по 5 опций в каждом блоке. Дайте партнёру выбрать наиболее подходящий ему набор и потом дайте ему на всё «оптовую» скидку.

В зависимости от переговоров и запроса партнера вы показываете тот или иной вариант. Часто — и тот, и другой. Демонстрируйте партнеру гибкость и разнообразие интеграций в мероприятие/проект! Способность оценивать, сколько и за что может дать каждый партнёр — приходит с опытом.

Кроме компреда в PDF, нужно параллельно сделать сайт (лендинг), на который можно увести партнёра, чтобы он увидел, что происходит.

Например, для конференции «SMM-Десант» в Екатеринбурге:

Меняйте и дополняйте компред под партнера, если чётко знаете, что ему предложить. Решайте его задачи, давите на болевые точки.

(Светлана привела несколько примеров из практики организации мероприятий команды «Event-маркетинг от А до Я»).

Переговоры

• письмо (email или в ЛС в соцсетях)
• телефонный разговор
• встреча

Письмо лучше, чем ничего. Звонок лучше письма. Встреча лучше звонка.

Менеджер продает благодаря тому, как и что он говорит!

Письмо

Как писать письмо? Очень больная тема: часто пишут неадекватные письма. Коротко и ёмко отвечаем на вопросы «Что? Где? Когда?» Тема письма: ФИО от ФИО, название мероприятия, дата и место проведения. Пишите грамотно и не ошибайтесь в имени (каждого) адресата! К письму прикрепите презентацию/компред (сжимаем файл до 1 Мб, иначе письмо не дойдёт). В подписи — ваше ФИО, должность, информация о мероприятии, контакты (телефон, соцсети).

Мелькайте датой и названием мероприятия везде: в теме письма, в тексте письма, в подписи.

В теле письма:

• Добрый день!
• Кто вы? (тот, кто пишет)
• Предложение о партнерстве
• Какую интеграцию вы предлагаете?
• Что? Где? Когда? (подробности об ивенте)
• Целевая аудитория
• Планируемое количество посетителей
• Охват рекламной кампании
• Что вам даст участие в мероприятии
• Что скажете?

Когда писать повторно, чтобы узнать о решении? Через 2 дня после отправки предложения. Задайте простой вопрос: «Вы получили мое письмо?» Если у партнёра есть интерес, но он пока думает, пришлите ему повторное письмо с припиской вроде: «С нами уже: Сбербанк, Юлмарт, РИВ ГОШ…» — выгодное соседство привлекает. Запрашивают список участников — присылайте тут же. Только говорите правду! Нет ответа? Звоните.

ЛС в соцсетях тоже должны быть кратко, ёмко и по делу. Текст не более 2000 знаков, опять же с вопросами «Что? Где? Когда?» Завершаем письмо вопросом («Что скажете? Как вам наше предложение? Когда вам удобно обсудить наше предложение? Как вам наша идея?») — это провоцирует на диалог.

Важно: не стучитесь в друзья просто так! Всегда сопровождайте письмом. И будьте уважительны. Сделайте свой аккаунт привлекательным (фото, информация…) И старайтесь переводить общение из соцсетей в телефонную коммуникацию: она «теплее» и больше провоцирует на принятие решения.

Звонки

Не получили ответ на письмо — звоните! Выходите на ЛПРа, пробивайтесь через секретаря.

Спам-фразы, которые нельзя использовать:

• «Я представляю компанию…»,
• «Мы занимаемся…»,
• «С кем я могу поговорить по поводу…»

Секретарь никогда не пропустит такой текст.

Лайфхак: можно разозлиться и позвонить (секретные слова и интонации):

• «Переведите на ФИО»
• «Соедините меня с ФИО»
• «Это Светлана Ерохова, хочу поговорить с ФИО» 

Представляться не нужно, максимум: «Это Светлана Ерохова, мы с вами только что разговаривали».

Как понять, что вышел на ЛПРа? «Здравствуйте, Вадим. Мне сказали, что вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я права?»

У вас есть 20 секунд внимания менеджера, чтобы его заинтересовать! Говорите кратко, четко и ёмко (что? где? когда), позитивным тоном, уверенным голосом, грамотно и плавно. «Мы придумали для вас интересную идею, что думаете?» Постарайтесь расположить собеседника к себе: юмор, комплимент, отвлеченный вопрос/история.

Вы должны знать наизусть стоимость пакетов, каждой опции в предложении, чтобы быстро реагировать на переговоры по цене. Вы должны знать наизусть все мелочи, особенности и возможности площадки мероприятия (залы, стулья, лестницы, двери, холлы), чтобы креативить на ходу и предлагать интересные идеи интеграций, исходя из запроса партнера. (На одном из мероприятий Светланы была «Крыша блогеров» для Сбербанка.) Не знаете — берите паузу на добычу информации.

Если потенциальный партнер задает много вопросов по мероприятию — это хороший знак! Значит, есть интерес. Главное — оперативно отвечайте и всегда будьте на связи. Как только партер говорит «да, мне интересно» — сразу высылайте подробное предложение. Промедление стоит вам денег: завтра он может передумать.

Помогайте партнеру решить его задачи на мероприятии. Задавайте вопросы. Подберите ему подрядчика. Делайте все (но в рамках своей компетенции), чтобы партнер не напрягался. Вы — союзники.

Предоставляйте всю необходимую информацию: списки участников, фото площадки, программа мероприятия, хедлайнеры, сколько уже продано билетов. Говорите честно, это чувствуется. Никогда не врите партнёру! Избегайте в разговоре абстрактных слов и фраз: маркетинговый бюджет, масштабность проекта, большая рекламная кампания, огромные ресурсы… Конкретика. Считайте все в цифрах. Оперируйте фактами.

Не заискивайте перед партнером! Будьте гибки, но уверены и тверды в своих словах. Делайте больше, чем партнер ожидает. Лучше сохранить хорошие отношения со старыми партнёрами, чем искать новых. Хольте и лелейте, поздравляйте с праздниками…

Светлана рекомендует к прочтению книги Владимир Якуба (и его тренинги) «Дожим клиента: 28 способов продавать день в день», «Охота на клиента. Продажи здесь и сейчас». А также Стивен Шиффман «Техники холодных звонков».

Работа с партнёром

Держите всё на контроле. Ваше мероприятие — ваше лицо. Запрашивайте фото оборудования, рекламных материалов, подарков, стенда. Любую рекламную продукцию с использованием вашего стиля согласуйте.

Или пусть ваш дизайнер помогает делать макет.

Договор (если он не подписан — считайте, что у вас нет партнёра):

• Согласуйте и подпишите договор ДО мероприятия (как минимум за месяц).
• В договоре подробно прописывайте ответственность каждой стороны: кто кому что должен.
• Ничего не производите, не печатайте, пока не подписан договор!
• Даже в бартерных отношениях делайте договор.

* Часть деньгами — часть бартером = это нормально.

Оплата

• Прописывайте в договоре 100% предоплату ваших услуг.
• Если деньги не пришли, просите гарантийное письмо.
• Если вам говорят «мы заплатили» — просите платежку.

* Здесь нет места стеснению и страху спросить — вы делаете одно общее дело.

Бартер: цена = ценность

• Мы против бюрократии и VIP-отношения.
• Искореняем нищебродство и учим платить за качество.
• Каждый бартер измерим деньгами. Все, что сэкономлено — заработано.

Реально оценивайте сроки подготовки мероприятия: за 2-3 месяца пишите крупным партнерам, за 1-2 средним, за 1 месяц мелким. На каждого крупного партнера выделите менеджера, который будет решать все его вопросы.

В дни мероприятия у партнера на руках должны быть: все ответственные лица, номера телефонов, схема площадки, согласованные списки сотрудников, определено место под стенд или брендированную зону, выделенное электричество, пароли от Wi-Fi, зона разгрузки/погрузки и пропуск для грузовых автомобилей.

Телефон организатора должен быть включен всегда! Спрашивайте партнера в период мероприятия, как ему все нравится, какая реакция гостей, чего не хватает. Общайтесь.

После мероприятия

Для вас ничего не заканчивается! Впереди отчет для партнера. И у вас максимум неделя.

• Заранее спросите, какие фотографии необходимо сделать, на чем акцент
• Запросите удобную форму отчетности, к которой привык партнер. Или придумайте её вместе
• Вышлите первые 5 фотографий, хотя бы сделанных на телефон, сразу после конференции, чтобы партнер мог показать их на планерке коллегам
• Соберите все упоминания в соцсетях
• Соберите все отзывы
• Сделайте и расшарьте отдельную папку с фото/видео
• Напишите благодарственное письмо, спросите о недочетах, о преимуществах
• Назначьте встречу с партнером после мероприятия и месте проанализируйте результаты
• Поддерживайте отношения после мероприятия (поздравления с праздниками, менеджера — с днем рождения)
• Периодически напоминайте о себе (“Как дела? Что у вас нового?” Команда может поменяться, и вы потеряете партнёров)

Светлана: «Двух недель достаточно для составления отчёта даже для очень крупного клиента».

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

**Соцсеть, признанная в России экстремистской

Читайте другие материалы блога

Как задать правильные вопросы спонсору мероприятия во время первой беседы

Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров

Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие

Сайт Medium com опубликовал статью, в которой предлагает несколько простых шагов для того, чтобы найти спонсоров для любого мероприятия. Надеемся, материал этой статьи окажется полезным и для вас.

Шаг 1: Создание ценного предложения

Ваше ценное предложение — это 1-2 пункта, объясняющие зачем вы ищете спонсора. Большинству компаний, к которым вы обратитесь, необходимо знать следующее:

1. Какова миссия проекта, для которого вам нужен спонсор?
2. Кто ваша целевая аудитория (демографические характеристики, объём)?
3. Участвует ли кто-нибудь ещё или говорил про это?
4. Какие преимущества получит спонсор?

Ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на главных моментах и составить 6-7 фраз. Один из примеров ценного предложения (автор James Zook):

«Невероятная Конференция будет сфокусирована на обучении эффективным приёмам маркетинга для достижения высочайших коммерческих результатов. Мы приглашаем всех, кто интересуется маркетингом, присоединиться к нам 6 мая 2015 в Джексонвилле. Конференция сможет принять 300 участников, предпродажа билетов начнётся на нашем сайте 1 января 2015. Наши организаторы ранее работали с такими компаниями как Starbucks, Nissan, Jockey, а также со спикерами [Известное Имя], [Известное Имя]. Мы рады продвинуться в сфере маркетинга и дать возможность участникам получить полезную информацию и узнать о новых продуктах». 

Это описание будет использовано в последующих шагах, а также на вашем сайте, соцсетях и т.д.

Шаг 2: Подготовка списка контактов

Ваши контакты — ценный актив, который у вас уже есть. Будь в адресной книге 100 человек или 10 000, эти люди — ваша отправная точка. Вот четыре вещи, которые вам нужно знать:

• вы уже установили доверительные отношения (в отличие от контактов в соцсетях);
• возможно, они не потенциальные спонсоры вашего мероприятия, блога и др., но они могут дать вам рекомендацию, обратную связь или представить нужному человеку;
• обратная связь может быть важнее продаж на первых порах;
• для старта вовсе не нужно иметь тысячи контактов.

Создайте таблицу в Google Spreadsheet или Excel со всеми вашими контактами. Рекомендуемые колонки: «Имя», «Email», «Компания», «Откуда вы знакомы», «Дата отправки письма», «Ответ», «Кого представил», «Комментарии». Есть CRM-инструменты, за которые можно заплатить, но простой Excel с этой задачей справится не хуже.

Шаг 3: Первый email

Есть несколько важных вещей, которые нужно понимать, когда вы пишете вашим знакомым о поиске спонсора:

• не воспринимайте их как возможности для продаж;
• не делайте массовых рассылок (персонализация, персонализация, персонализация!);
• помните о построенном доверии, когда обращаетесь за помощью/обратной связью;
• пишите коротко и ясно.

Вариант письма представлен ниже. Поскольку автор текста писал для англоязычной аудитории, соблюдайте, пожалуйста, этику делового письма и выбирайте подходящее обращение к тому, для кого пишете.

«Привет, [Имя]!

Как дела? Спасибо еще раз за обед на прошлой неделе, было весело! [ВАЖНО: показать, что это не массовая рассылка].

Если ты еще не знаешь, я организую Невероятную Конференцию, которая пройдет 6 мая 2015 в [невероятном месте]. Я очень рада этому и хотела бы попросить тебя помочь в двух небольших вещах (это займет у тебя всего пару минут).

1. Мы ищем спонсоров для участия в мероприятии. Может, ты знаешь кого-то подходящего, кто мог бы помочь с нужной информацией? Буду признательна за короткое email-представление, а остальное уже возьму на себя. 🙂 
2. У тебя есть какие-то рекомендации для нас? Например, что-то запоминающееся, что тебе понравилось или не понравилось на одной из конференций. Наш сайт здесь: […]

Спасибо заранее! Ценю твое время и надеюсь на несколько ценных контактов».

Отслеживайте реакцию на каждый персонализированный запрос и усердно обновляйте свой файл.

Шаг 4: Питч

Питч-email (pitch) — обращение к СМИ с идеей для публикации истории о вашем мероприятии. В отличие от ситуации с письмами знакомым, получатель питч-письма вас не знает, и, соответственно, построенного доверия между вами нет. Персонализируйте каждое письмо (узнайте максимум информации об адресате), пишите лаконично и не забудьте сделать файл с контактами журналистов.

Шаг 5: Искусство фоллоу-ап

Бывает так, что на первое письмо адресат не отвечает из-за занятости, но иногда делает это намеренно, ожидая повторного письма для подтверждения вашей заинтересованности.

Фоллоу-ап имеет критическую важность в вопросе заключения договоренностей. Как правило, большинство ответов от потенциальных спонсоров не приходит после первого питча. Повторное письмо можно отправить через неделю или воспользоваться бесплатным сервисом Followup. Не забывайте добавлять соответствующие обновления в свой файл.

Шаг 6: Обескураживающие отказы

Какие бы продуманные письма вы ни отправляли потенциальным спонсорам и журналистам, всегда есть вероятность получить в ответ «Нет». Не позволяйте отказам расстраивать вас, причины отрицательного ответа могут быть разные:

• у них нет бюджета;
• спонсорство им не подходит;
• неудачный опыт с другой конференцией;
• они не могут платить за рекламу/маркетинг;
• конфликтующее событие.

Иногда ситуацию с отказом можно переиграть и получить подходящий результат. Успех зависит от ваших способностей в продажах и умению мыслить нестандартно.

Шаг 7: Обещать меньше, делать больше

Простое правило: обещать клиенту меньше, но по возможности выполнить сверх обещанного. Убедитесь, что вы не продаёте в своем питч-письме Mercedes Benz 2014 года, производя Ford Taurus 1982. Ваша цель — сделать спонсора счастливым, чтобы он был рад дать вам еще больше денег на ваши незабываемые мероприятия.

Источник

Сегодняшний гостевой пост для нас подготовила Наталия Балабанчук, автор блога СистерКрафт SisterCraft, получившего почётную награду в акции Выбор “Блоги Мам”- 2012 (номинация «Креатив»). Наталия уже знакома нам и по интервью в рубрике Мама Недели, и как спонсор кулинарно-исторического конкурса Рецепты нашей бабушки, и как организатор известного многим конкурса-розыгрыша 11 ипостасей любви, который длится до конца этого года. Как раз для ответа на вопрос Как найти спонсора для конкурса? и решила Наталия подготовить материал, опираясь на свой опыт и практические выводы. Думаю, сегодня мы с ней вместе во многом разберёмся и постараемся охватить и осознать около-конкурсные процессы в целом.

Вопрос поиска спонсора для своего конкурса или проекта всегда появляется, если организатор хочет чего-то масштабного. Ведь, согласитесь, на проведение «конфетки» (небольшого конкурса-розыгрыша) достаточно и собственных сил. А вот если идея конкурса вырастает в серьёзное дело, то есть смысл позвать к себе в проект для сотрудничества и других людей, и, возможно, даже крупные компании.

Найти спонсора конкурса, с одной стороны, не сложно, но тут есть целая куча подводных камней. Я лишь опишу то, с чем сталкивалась сама, расскажу, как искала спонсоров для своих проектов. Будет здорово, если в комментариях появятся ваши ценные наблюдения, замечания, собственные истории успеха и «провалов» со спонсорами — тогда совместными усилиями мы создадим уникальную «шпаргалку. 🙂

Мой опыт планирования масштабных мероприятий ещё с тех времен, когда мне довелось поработать организатором небольших рекламных акций в США, а также координатором по организации участия одного международного холдинга, в котором я работала в Москве, в крупнейшем экономическом Форуме, проходившем ежегодно в Лондоне, да и в целом списке других мероприятий, где холдинг принимал участие.

Кто Я?

Ответ на этот вопрос, как ни странно, для организатора конкурса является ключевым. Именно этот ответ определит весь ход событий планируемого конкурса.

Например, если для меня важна свобода передвижения ребёнка, то вряд ли стоит сотрудничать с компанией, которая выпускает «поводки для детей». Или если курение неприемлемо для моего образа жизни, то сигаретный магнат мне в качестве спонсора конкурса не подходит. Даже если просто известная личность, которая могла бы проспонсировать конкурс, «засветилась» на публике с извечной сигаретой в зубах — она тоже не станет хорошим напарником для моего конкурса.

Почему? Потому как имидж спонсора влияет и на восприятие нас другими — участниками, жюри конкурса и просто «мимоходом заглянувшими». Потому так важно определить пункты, которые категорически не вяжутся с моим образом, а также те, которые подчёркивают мои жизненные идеи и устремления.

Моя идея

Из предыдущего пункта вырастает ИДЕЯ конкурса. Конкурс — это маленькое отражение нашей жизни, нашего мировоззрения. Чаще всего — какая-то одна сторона, одна мысль… И вот эту мысль стоит очень чётко сформулировать ДО того, как отправиться на поиски спонсоров. Именно эту мысль, идею мы и будем «продавать» тем, кто в ней так же, как и мы, заинтересован.

Пример с Эко-сумочным флэшмобом

Я просто обожаю лён и хлопок. Терпеть не могу пластиковые пакеты (хотя, надо признаться, не так-то просто перевести их в доме). В магазин всегда хотелось идти с чем-то прочным, многоразовым (это для меня важно) и красивым. Так пришла идея сшить свою первую эко-сумку.

И в тот момент, когда эта идея родилась в голове, когда первая сумочка появилась на свет, я подумала, что, возможно, кто-то тоже «хочет, но не знает как». Так родилась идея флэшмоба — дружно всем миром шить эко-сумки для себя, друзей, родных, в подарок, в качестве упаковки новогодних подарков, возможно на продажу или обмен — не важно, главное, чтобы количество сумочек в мире увеличилось…

И вот тут-то и появляется ясность, в чём должна быть абсолютная схожесть убеждений с будущим спонсором конкурса. В моём случае мне нужен был человек, который, как минимум, применяет эко-сумки в жизни, а как максимум — продвигает их в жизнь.

Но не всегда максимум нужен. Вполне возможно, что для успешного привлечения внимания к идее вполне достаточно представительного и известного человека, который просто делает то же, что и я.

Обучать танцам с младенчества? Рисовать «домики» и «башенки» на всём подряд? Почему бы, как вариант, не привлечь к этому известных танцоров или архитекторов и дизайнеров?

Как только я почувствовала, какой спонсор мне нужен, включаю «локатор». 🙂

1. Поиск среди знакомых. Самый надёжный способ. Знакомыми могут быть и родственники, и друзья, и заказчики, и поставщики — любой, с кем я уже достаточно активно общаюсь (реально или виртуально).
2. Поиск среди знакомых знакомых, т.е. второй круг. Можно, кстати, проводить тендер через соцсети. Написать объявление о том, что ищу спонсора для конкурса, и описать основные требования. Конечно, надо понимать, что и я могу предложить для спонсора. Если и у меня вдруг блог молоденький, вряд ли стоит прямо такой вот супер-тендер затевать.
3. Поиск в глобальной сети. Собственно, так я и вышла на Генерального спонсора в эко-сумочном флэшмобе. Просто задавала в поисковиках «эко-сумка», «eco-bag». Так случайно попала на сайт Терезы ван Хэттен, которая просто творит сумочные эко-чудеса! Это оказалась абсолютно волонтёрская некоммерческая организация, которая сосредоточена на том, чтобы по всему миру приобщить людей к отказу от пластиковых пакетов. Взамен они высылают эко-сумки (абсолютно бесплатно, заметьте) даже просто по запросу, а также регулярно проводят розыгрыши и т.д.

Прежде всего, есть смысл «просканировать» список кандидатов в спонсоры и выявить тех, кто подходит «по моральным соображениям». После этого можно включить второй фильтр — подходят ли отобранные кандидатуры «по материальным соображениям» (т.е. есть ли у них возможность побыть полноценным спонсором и предоставить приз или рекламу конкурса).

В путь

Потом, сформулировав своё предложение и описание конкурса, самое время выходить на контакт с потенциальными спонсорами. В идеале — в письменном виде. Так проще отслеживать процесс переписки и переговоров, ну и — на всякий «пожарный» случай (чуть дальше об этом будет).

Надо понимать, что для того, чтобы получить поддержку одного хорошего спонсора, может понадобиться обсуждение нашего предложения и идеи с десятками компаний и людей. При этом вполне возможно, что ещё пятьдесят контактов просто проигнорируют письма.

Кажется сложным и затратным по времени? И да, и нет. Сложно только в первый раз. Да и то — если сохранить шаблон предложения и текст письма, то затраты времени снижаются в разы.

Если бы я была более организованной, то вообще свела бы все наши статистические данные и детали переговоров в табличку. Тогда при организации следующего конкурса затратила бы меньше времени на поиск спонсоров. В следующий раз так и поступим. 🙂

Может оказаться, что спонсорами конкурса захотят быть сразу несколько человек. Это хорошо, но надо сразу прояснить все статусы: будет ли кто-то один генеральным или основным спонсором, кто-то — лишь информационным спонсором (т.е. приз не даёт, но пиарит наш конкурс на своём ресурсе), кто-то хочет принять участие в выборе призёров (т. е. участвовать в работе жюри), кто-то вообще желает свести к минимуму хлопоты, связанные с организацией и проведением конкурса.

Важно:

• кто и как будет отправлять призы победителям,
• какова география отправки призов (по региону, стране, миру),
• есть ли предпочтения в способе определения призёров (рэндом, баллы ещё что-то).

Все эти детали надо ПРОПИСЫВАТЬ и уточнять со всеми спонсорами ДО старта конкурса.

В идеале — самим предложить схему, чтобы спонсору нужно было лишь согласиться с ней и утвердить — или внести небольшие коррективы. Поверьте, спонсор в большинстве случаев — очень занятая личность… И уж становиться ещё и организатором конкурса вряд ли захочет.

Про саму переписку говорить не буду — понятно, что общаться надо вежливо, грамотно, учтиво, просто и понятно.

Старт проекта

Старт проекта — как запуск ракеты: назад не воротишь. 🙂 Поэтому фальстартов быть не должно, особенно если конкурс серьёзный, с привлечёнными крупными спонсорами и хорошими призами.

Старт проекта означает, что все договоренности, условия и пр. и пр. обговорены, утверждены и всех устраивают.

На старте рекомендуется присутствовать и спонсорам — как минимум они должны быть в курсе, на какое точное время этот старт назначен. И первыми должны увидеть релиз, если таковой имеется.

В идеале публикация о начале конкурса на сайте должна совпасть с аналогичными анонсами во всех местах одновременно: соцсети, форумы, дружественные блоги, сайты спонсоров (если об этом договорились). Своего рода кросспостинг выходит — на своём сайте релиз со ссылкой на спонсора, на спонсорском сайте — релиз со ссылкой на конкурс. 🙂

В общем, каким бы ни был масштаб конкурса, всё должно делаться «по-взрослому».

Прослеживаются такие закономерности:

• каково отношение организаторов к конкурсу, такова будет и реакция и отклик участников.
• одновременная публикация релиза или анонса в разных источниках мгновенно даёт приток посетителей на сайт, что повышает процент потенциальных участников.
• спонсор начинает уважать организатора, видя такую серьёзность подхода. Как следствие — хорошие продолжительные отношения в будущем, возможность спонсирования других проектов, увеличение призового фонда и, своего рода негласная гарантия, что спонсор так же серьёзен в своих обязательствах.

Поддержка проекта

Если проект или конкурс рассчитан на неделю (не уверена, бывают ли такие молниеносные мероприятия), то его старт практически совпадает с финишем. Но чаще конкурсы проводятся на долгие дистанции — и это означает важность промежуточной работы.

Через пару дней после старта приток посетителей к публикации снизится. Через месяц про конкурс могут вообще забыть. Поэтому нужно как можно чаще напоминать о нём, приглашать людей, поддерживать отношения со спонсором конкурса и участниками.

На помощь приходят:

—  тематические публикации. Я, помнится, сделала даже отдельный пост о Терезе. Рассказала про спонсора, про глобальное движение, которое Тереза и её семья начали и успешно продолжают. Написала (и дала ссылки) на все те супер-компании, которые производят тот самый любимый рукодельницами американский хлопок, которые дарят Терезе мешки ткани, предназначенные на пошив эко-сумок.

— публикации на смежные темы тоже отлично поддерживают интерес к конкурсу. Я публиковала свой авторский мастер-класс по пошиву эко-сумки, рассказывала о мандалах (ибо призом от нас была сумка с нарисованной текстильными маркерами мандалой) и даже сделала обзор этих самых маркеров (между прочим, статья о них уже год держится на самом верху хит-парада в статистике просмотров публикаций блога).

— продолжение переписки со спонсорами, чтобы все чувствовали себя включёнными в процесс конкурса. Это опять же, чаще всего, гарантирует «явку» спонсора на финиш.

Оглашение победителей

И, вот, наконец-то настает день Х, когда конкурс подходит к своему завершению, а жюри активно начинает свою работу — выбирать победителей. Этот момент за время конкурса, наверное, самый ответственный, торжественный и сложный одновременно.

В зависимости от способов определения «везунчиков» уровень этих состояний меняется. Честно говоря, для меня выбрать кого-то лучшего — настоящая проблема. Возможно, сказывается педагогическая деятельность, когда начинаешь оценивать не за одномоментный результат, а за старание, отношение, вклад, настрой и активность в течение всего промежутка времени.

Именно поэтому я и предпочитаю пользоваться рэндомом (метод случайных чисел). Одно нажатие кнопки — и всё! Для меня все «случайности» всегда неслучайны, а потому я всецело доверяю Вселенной выбор победителей в своих конкурсах.

Но не всегда этот способ удобен. Иногда действительно стоит включить «человеческий фактор» и выбрать призёров по оговоренным критериям. Что греха таить, кто-то выкладывается в конкурсах, а кто-то выкладывает работу для галочки. И тем не менее, на этом этапе самое важное — бок о бок сотрудничать со своими спонсорами.

В моём примере я точно так же предпочла рэндом, сделала скриншоты всех выборок, отослала Терезе сохранённые изображения с указанием имен. И только после этого опубликовала данные на сайте. Это, как мне кажется, в очередной раз подчёркивает моё уважение к спонсору и ценность его мнения для меня.

Завершающая фаза

После оглашения имен победителей я разослала им всем уведомления (ну нравится мне радовать сюрпризными известиями!) и запросила полные контактные данные, которые затем отправила спонсору. Всё время до получения приза я продолжала переписываться со спонсором, вежливо уточняя статус отправки призов, а также поддерживала переписку с призёрами — чтобы они не волновались, не переживали.

Из штатов в Россию призы добирались долго, а потому я сделала маленький «презент» победителям, дабы скрасить ожидание. Открытка и купончик на скидку — прямо в новогодние праздники — стал приятным моментом. 🙂

А если…

А что делать, если вдруг спонсор конкурса исчезает, игнорирует письма и пр…? К сожалению, бывает всякое. И даже надёжный с виду спонсор в самый ответственный момент может усложнить задачу до максимума…

Во-первых, лично я стараюсь по возможности придерживаться принципа презумпции невиновности (кстати, и по жизни тоже). Это сразу раскрывает глаза, снимает раздражение и подсказывает нужные решения. 🙂 Спонсор — тоже человек, всякое может произойти. Бывают ситуации, когда реально «не до конкурса», каким бы ответственным человеком ни был спонсор.

Во-вторых, не стоит на своём сайте «сваливать вину» на спонсора или как-то чернить его имя. Даже если он действительно исчез или не откликается. Вспоминаем первые пункты статьи и понимаем, что имидж спонсора моего конкурса уже неразрывно связан с моей репутацией. 😉 Потому ищу «общие» фразы, обхожу вопрос отсутствия обещанных призов и срочно придумываю достойную замену.

В-третьих, как раз о замене. Ответственность за окончание конкурса всё равно на организаторе — т.е. с позиции участников должно быть не важно, все ли спонсоры явились на церемонию награждения. Участники имеют полное право получить то, что им обещали — или, как минимум, компенсацию. Компенсация, кстати, должна реально превосходить по ценности сами призы. На то она и компенсация. 🙂

В-четвёртых, конкурс всё-таки мой, а не спонсора, поэтому окончательное решение всегда за организатором. Моё детище, мои правила. Так что если кто-то начинает их нарушать, то «главнокомандующий» всегда имеет право удалить игроков, в т.ч. и спонсора. И, конечно, не стоит расстраиваться по поводу нерадивых игроков, а лучше порадоваться, что потери не так страшны, как могли бы оказаться…

В случае доброго завершения проекта имеет смысл поблагодарить всех и вся. Ведь это же просто невероятно, что такие штуки проходят! И они глобальны! Конкурсы, марафоны, флэшмобы, конфетки и розыгрыши, эстафеты и викторины — общая идея способна объединить миллионы людей самых разных национальностей и возрастов, пола и профессии, уровня жизни и интересов. Классно, правда?

Потому так приятно писать «финальные» благодарственные публикации в блоге, рассылать «Thank you» cards, отправлять «спасибные» е-мейлы…

И, между прочим, это ещё больше укрепляет дружественно-деловые отношения между всеми. А это — залог успешного сотрудничества в будущем.

Выводы для себя

Про этот пункт, помнится, мне ещё в институте на лекциях рассказывали, но я всегда принижала его ценность. Сделать «анализ проведённого урока» (тесно связанный с самоанализом) — что может быть зануднее? Однако во всех педагогических конкурсах мастерства этот момент просто обязателен, без него нереально занять призовое место. Так что…

Анализируем по всем пунктам! Начиная с того, какого спонсора мы к себе притянули, чем и зачем, и заканчивая нюансами организации и проведения проекта. Выявляем, что было «круто!» и «ух ты!», а что — «да уж…», «эх…» и «жаль, что…2. В идеале — записать всё в файл или хотя бы блокнот. К следующему проекту точно пригодится.

Отдельно стоит задуматься над списком потенциальных спонсоров. Простенькая табличка — имя, сайт, вид деятельности, примерный приз, условия спонсорства. Очень удобно. Кстати, «проблемных» спонсоров тоже можно в таком файлике как-то «подсветить.

И еще пару слов…

Неоднократно я сама побывала в шкуре и спонсора, и того, кто спонсора ищет… Что сказать? Спонсор конкурса точно так же заботится о своём имидже, а потому так же отбирает «с кем играть, а с кем не играть» — ведь репутацию испортить очень легко и быстро.

Адекватный спонсор так же переживает, что организатор не справится, сойдёт с дистанции, загубит процесс выбора призов и т.д., потому старается подстраховываться и не связываться с теми, кто не внушает доверия.

Мы выбираем спонсоров, а спонсоры выбирают нас!

Да будут конкурсы и спонсорство! Ура!

P.S. предлагаю в комментариях обозначить свою готовность быть спонсором конкурса или проекта или высказать потребность в спонсоре — а вдруг мы друг друга тут все найдем? 🙂

Автор: Наталия Балабанчук

Источники иллюстраций:edu54.ru, compass-publishing.com

Как искать спонсоров, если вы пока еще не стали знамениты, как фонд «Подари жизнь», и не завоевали прочной репутации?

1. Начинайте поиск спонсоров параллельно с проработкой мероприятия. Очень хорошо, если вы заручились поддержкой спонсоров еще на этапе его планирования. Неплохо, если на этом этапе у вас есть хотя бы предварительная договоренность с ними. Минимум — вы должны иметь представление о конкретных спонсорах, которые могли бы поддержать ваш проект, работали с вами раньше.

2. Постарайтесь сразу заручиться согласием, а лучше официальной поддержкой местной администрации, поддержкой общественных организаций. «Административный ресурс» часто бывает решающим фактором для спонсоров.

3. Ваши потенциальные спонсоры — это компании и организации, которым может быть интересна целевая аудитория вашего мероприятия. Поэтому начните с определения целевой аудитории. Каков социальный статус большинства участников мероприятия? Их возраст? Их интересы, привычки, пристрастия? Какие группы товаров и услуг они используют в обычной жизни? А во время мероприятия? Чем четче и объемнее вы представляете своих участников, тем проще вам будет определиться со спонсорами.

4. Не останавливайте поиск, если вы уже нашли спонсоров. Чем больше у вас их будет, тем лучше. Всегда есть вероятность, что спонсор откажет вам в помощи в самый последний момент.

5. Если вы обращаетесь за поддержкой к бизнесу, помните, что компании увязывают свои благотворительные программы с корпоративной стратегией; выделяют приоритетные для них сферы благотворительной деятельности, регионы, целевые аудитории. Если ваш проект не совпадает с корпоративными приоритетами, вероятность получить спонсорскую помощь не высока. Зато она кратно вырастает, если ваш проект находится на пересечении нескольких зон интересов потенциального спонсора!

6. Если вы планируете обращаться к бизнесу: лучше адресовать просьбы о спонсорской помощи непосредственно в подразделения компаний, которые отвечают за благотворительные и социальные программы, в отделы по связям с общественностью, пресс-службы.

7. Обратитесь к местным СМИ с просьбой или предложением об информационной поддержке мероприятия. Свяжитесь с рекламными агентствами, которые могли бы спланировать для вас рекламную кампанию, разместить рекламу, изготовить буклеты, приглашения.

8. Подготовьте для спонсоров краткую и четкую презентацию своего мероприятия, а также медиаплан. Опишите цели своего проекта и конкретного мероприятия. Расскажите, куда вы направите собранные вами средства. Если возможно, покажите, как вы распорядились помощью спонсоров в прошлый раз, кому вы помогли, что конкретно сделали, сколько людей собирали ваши мероприятия. Укажите, почему вы обращаетесь именно к этой организации, что вы бы хотели получить от нее.

9. Предлагайте спонсорам несколько разных вариантов поддержки. Они могут различаться по объему (золотой / серебряный спонсор), типу (генеральный / официальный /информационный спонсор), дополнительным опциям (приглашение на церемонию награждения в мэрии города, памятный знак). Сформируйте «партнерские» пакеты.

10. Обращаясь к спонсорам, пишите: «с вашей помощью мы хотим сделать …», «приглашаем вас поучаствовать…». Не стоит, как правило, кричать «помогите…».

Крупные компании ежедневно получают десятки просьб о финансовой помощи или спонсорстве, вам нужно выделиться на этом фоне. А для этого важна не только хорошая идея мероприятия, но и тщательная проработка проекта, и запоминающаяся презентация. Менеджер по работе с партнёрами компании D-Group.Social Елена Чернина, советует отправлять презентацию сразу по двум-трем адресам в компании. Затем надо созвониться с представителями компании, чтобы узнать, что они просмотрели вашу презентацию, и установить с ними обратную связь.

В зависимости от масштабов вашего мероприятия, поиск спонсоров может достигать 6 месяцев.

11. Помните, что компании-спонсоры заранее планируют свои бюджеты, в том числе и благотворительные, поэтому начинайте переговоры заранее и старайтесь, чтобы ваше мероприятие включили в корпоративный план. Если не на ближайший год, то хотя бы на следующий.

12. Если компания решила оказать вам спонсорскую поддержку, она обязательно проверит всю возможную информацию о вас. В том числе информацию о том, есть ли у вас разрешительные документы на проведение мероприятия от местной администрации и какое количество участников / зрителей заявлено в этих документах. Сообщайте спонсорам только достоверные данные.

13. Репутация и постоянная активность вашей НКО — очень важные факторы успеха в переговорах со спонсорами.

14. Какое бы мероприятие вы ни планировали, рассматривайте его как возможность завязать и укрепить социальные связи. Помните, что точно также его будут рассматривать и ваши спонсоры.

Статусность никто не отменял. Спонсору важно знать, кто будет среди предполагаемых участников и гостей вашего мероприятия.

15. Обязательно пригласите своих спонсоров принять участие в мероприятии, по возможности, выделите места для сотрудников компаний-спонсоров. Для компаний это тоже важно. Совместное участие в мероприятиях консолидирует коллектив, в дальнейшем сотрудники лучше взаимодействуют внутри фирмы.

16. Прозрачность НКО будет иметь первостепенное значение для поддержания добрых отношений со спонсором. Подкрепляйте договоренности со спонсорами письменными соглашениями и договорами.

17. Поблагодарите спонсоров на своем мероприятии, дайте им понять, что без их помощи оно могло не состояться, либо его было бы очень трудно сделать.

18. Пришлите спонсорам отчет проведенном мероприятии с фотографиями и видео. Подготовьте для них второй отчет с рассказом о том, на что пошли собранные вами деньги, что было сделано, скольким участникам и кому конкретно вы помогли. Рассказывайте обо всем подробно — это ваша общая история. Спонсорам важно знать, что их деньги идут на заявленные цели, а сотрудникам компании-спонсора, с которыми вы общались, тоже нужно будет отчитаться о проделанной работе.

19. Не забывайте, свою очередь, собрать отзывы спонсоров! Если в ваших проектах вы взаимодействуете с органами власти, позаботьтесь о том, чтобы получить письмо-благодарность, где сказано о вашей совместной и успешной деятельности. Эти письма помогут вам в дальнейшей работе.

Если не удается привлечь спонсора

20. Отдельный вопрос: как поступить, если, уже договорившись со спонсорами, вы понимаете, что не сможете обеспечить успех мероприятия? Причины могут быть разными. Вы не уверены в том, что сможете согласовать мероприятие с властями (при необходимости). Вы сомневаетесь, что наберете нужное число участников. Вы получили отказ статусных гостей.

Короче, что делать, если вы понимаете, что мероприятие пройдет, но не даст того эффекта, на который рассчитывали вы и ваши спонсоры? Денег у вас, скорее всего, никто обратно не требовать не будет, хотя дальнейшие отношения с этими спонсорами могут быть испорчены.

Но ваши риски были бы намного выше, если бы вы отправились искать спонсоров после того, как проделали всю организационную работу.

В случае, если вам не удается собрать спонсоров для мероприятия, вы еще можете мобилизовать собственные силы и попытаться довести дело до конца. Постарайтесь объяснить ситуацию своим сотрудникам и партнерам, договорится с ними о меньшей оплате на какое-то время.

Наконец, если очевидно, что своими силами вам никак не справиться, мероприятие придется отменять, а это создаст очень серьезный репутационный риск для вас и вашей команды.

Взвешивайте все и решайте, что важнее. Но главное, помните, что все ваши мероприятия вы затеваете не ради поддержки спонсоров и партнеров. Вы делаете их ради тех, кто нуждается в вашей поддержке.

Источник: http://gosvopros.ru/
© Gosvopros.ru