Перед организаторами всегда стоит два вопроса: как привлечь спонсоров и как провести выставку на высшем уровне. Найти людей, которые бы охотно вложились в мероприятие, не так-то легко. Их нужно заинтересовать, сделать эксклюзивное, максимально привлекательное предложение, ориентированное конкретно на нужды определенной компании.
В зависимости от оказываемой поддержки, всех спонсоров можно условно поделить на несколько категорий:
- информационные – создают информационное поле мероприятия;
- бартерные партнеры – компании, которые оказывают услуги бесплатно по системе бартера за рекламу их бренда на мероприятии. Это могут быть предприятия, предоставляющие закуски, напитки, витрины, дегустационные столы и другое выставочное оборудование, услуги переводчиков и пр.;
- непосредственно спонсоры – компании, оказывающие финансовую поддержку взамен на оговоренный пакет услуг.
Основные этапы работы по привлечению спонсоров на выставку
У каждого спонсора есть свои задачи, решение которых вы можете им предложить. Вы должны доказать им эффективность спонсорства, доходчиво объяснить, в чем выгода.
Чего хотят спонсоры:
- эксклюзивные условия участия;
- возможность влиять на выступления на конференциях;
- приоритетное отношение;
- доступ к контактам с ключевыми лицами и базе участников.
Чтобы привлечь спонсора действуйте поэтапно и последовательно.
Узнайте как можно больше об интересующих вас людях и компаниях
Поинтересуйтесь, чем занимается компания, что предлагает, какие рекламные акции проводит. Ответы на эти вопросы помогут сформировать интересное, индивидуальное предложение. Отличным источником информации в этом случае будет служить – официальный сайт компании, социальные сети. Через них вы сможете изучить актуальные для компании темы, определите лица, которые занимают ключевые позиции, и с которыми стоит вести переговоры.
Ищите индивидуальный подход
Коммерческое предложение должно содержать логотип потенциального спонсора и быть адаптировано под бренд. Опишите целевую аудиторию мероприятия, при этом найдите и укажите на точки пересечения с целевыми группами. Общайтесь по телефону и на личных встречах. Это принесет больше плодов, чем заспамная электронная рассылка, на которую многие могут даже не обратить внимания. Помимо прочего такой подход поможет вовремя скорректировать стратегию действий, так как обратная связь поступает моментально. Проявляйте гибкость – будьте в любой момент готовы предложить дополнительные услуги, которые способны заинтересовать конкретного партнера.
Небольшие компании могут не потянуть крупные спонсорские расходы. Им можно предложить какой-нибудь более бюджетный вариант, например, скромное, но заметное размещение логотипа в каталоге.
Визуализируйте
Спонсорство выставки – это нечто неосязаемое, его нельзя увидеть или потрогать, поэтому важно визуально преподнести все возможности спонсорства. Для этого достаточно подготовить несколько рендеров того, что вы планируете брендировать, и отправить на почту потенциальным спонсорам.
Креативьте и предлагайте интересные идеи
Не ограничивайте присутствие спонсоров на мероприятии одним лишь баннером.
Предложите несколько вариантов рекламы на выбор:
- установку ларька с бесплатными угощениями от имени спонсора;
- организацию зоны отдыха, танцпола, интерактивной игры или просто места, где каждый желающий сможет зарядить свой мобильный телефон;
- организацию фотозоны с логотипом компании и пр.
Покажите, что цените своих спонсоров
Подарите своим партнерам ощущение привилегированности: забронируйте для них лучший столик, подготовьте памятные вип-сувениры, устройте эксклюзивную встречу с ключевыми игроками.
По завершению выставки проведите исследование и покажите результат от потраченных денег максимально наглядно. Отправьте в компанию благодарственное письмо вместе с документацией по проведенной аналитической работе. Позаботьтесь о фотоотчете, который поможет увидеть, насколько выгодно смотрелся логотип компании на выставке. Это будет не только жестом вежливости, но и поспособствует установлению долгосрочного сотрудничества.
Текст поста
Преподаватель-эксперт прикладных социально-экономических программ Учебного центра «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана
Найти спонсоров для выставки — высший пилотаж в выставочном бизнесе. Потенциал этого канала дополнительного дохода для организаторов огромен, но как воспользоваться им так, что бы заработать? При том, что найти спонсоров для конференций и выставок становится сложнее — конкуренция растет. Как сделать потенциальным спонсорам выставки предложение, от которого они не откажутся, расскажем в очередном выпуске блога Protoplan.
Как привлечь спонсоров на выставки и конференции
Менеджеры организатора выставки каждый раз рассказывают, насколько их мероприятие замечательное, какая у него отличная целевая аудитория, какое классное место в экспозиции они предлагают, а еще в деловой программе есть свободные слоты. Но все говорят более-менее одно и то же. Важно сделать эксклюзивное предложение, ориентированное на конкретную компанию-спонсора. Конечно, разработка индивидуального коммерческого предложения — большой труд, но окупится он с большей вероятностью, чем стандартная рассылка.
Специалисты по продажам хорошо обучены и эффективны, когда речь идет о продаже стенда на выставке. Однако они понимают, как сложно продать что-то неосязаемое, например, рекламу или спонсорство выставки. Но цены на выставочную площадь имеют тенденцию падать, организаторы ищут новые источники дохода. И поиск спонсоров выставки — один из них.
Чего хотят организаторы выставок?
● Денег.
● Минимум проблем при организации участия спонсора в выставке.
● Работать по собственным стандартам.
● Самостоятельно решать вопросы, касающиеся контента выставки — деловой программы, спикеров — без давления спонсоров.
Чего хотят спонсоры выставок?
● Эксклюзивные условия участия в выставке.
● Возможность влиять на контент выставки — выступления, темы и спикеров.
● Приоритетное отношение организаторов на протяжении всей выставки.
● Видимый эффект от спонсорства выставки.
Надо всегда помнить, насколько важны эти моменты для спонсоров. Потенциальные спонсоры сразу отсекают предложения организаторов выставки, если видят, что им сделали шаблонное предложение и не подумали ни секунды об их потребностях в брендинге и позиционировании.
Продажа спонсорства — очень индивидуальная игра. Нет единого шаблона, потому что у каждого потенциального спонсора есть задачи, которые требуют специфических решений.
Есть еще один момент, который усложняет работу менеджеров. Если механизмы подготовки к участию в выставке, разработки и создания стенда и прочие моменты во многих компаниях отработаны, то механика спонсорства выставки иная, незнакомая.
Спонсорство выставки и прочие рекламные предложения, как правило, нуждаются в объяснении. В большинстве компаний способны оценить коммерческое предложение в плане расположения и площади стенда. А вот оценить эффективность спонсорства выставки гораздо сложнее, и менеджерам организаторов придется постараться, чтобы показать, что получит спонсор, потратив деньги.
На выставке или конференции практически все можно продать спонсорам — костюмы хостесс на стойках регистрации, бейджи, раздатка, баннеры, залы для деловой программы, кафетерии, даже зарядные станции для мобильных телефонов или стойки с Wi-Fi — все это легко брендируется.
Как привлечь потенциальных спонсоров выставки и получить больше дохода?
1. Узнайте как можно больше о потенциальных спонсорах выставки
Чем занимается компания на рынке прямо сейчас? Что предлагает, какие акции проводит? Ответы на эти вопросы дают привязку для коммерческого предложения по спонсорству выставки. Сайт компании, соцсети — отличные источники информации. Через них вы найдете актуальные для компании темы и определите правильных контактных лиц, с которыми стоит вести переговоры о спонсорстве выставки. Проверьте, поддерживает ли компания другие мероприятия. Подумайте, как сыграть на этом. Узнайте максимум о позиционировании бренда потенциального спонсора. Разработайте коммерческое предложение, которое будет сочетать цели выставки и задачи спонсора.
2. Найдите индивидуальный подход к спонсорам выставки
Причины, по которым компания вкладывает средства в спонсорство выставки, часто зависят от ее конкурентов. Учитывайте это при составлении коммерческого предложения о спонсорстве. Оно всегда должно содержать логотип потенциального спонсора и быть адаптированным под компанию. Потенциальные спонсоры сразу отвергают стандартные предложения, просто потому что хотят выделиться из толпы. Опишите целевую аудиторию вашего мероприятия, но не на общем уровне, а в плоскости интересов потенциального спонсора, проследите, как она накладывается на целевые группы компании.
3. Ищите оригинальные идеи коммерческих предложений по спонсорству выставки
Проведите исследование, что предлагают спонсорам конкуренты, организаторы смежных выставок. Будь креативным, сделайте свои коммерческие предложения не похожими. Посмотрите, как организуют спонсорство выставок за рамками вашей сферы. Например, что входит в спонсорский пакет конференции TED. Возможно, вы почерпнете интересные идеи.
4. Помните, что вы продаете эмоции на выставке
Выставочный стенд — это нечто материальное и измеримое, и продать его просто. Со спонсорством выставки все иначе — это что-то неосязаемое. Поэтому очень важно визуально преподнести возможности спонсорства в коммерческом предложении. Визуализируйте — сделайте пять-шесть рендеров того, что вы планируете брендировать, и отправляйте потенциальным спонсорам выставки эти рендеры с их логотипом, встроенным на объекты. Пусть они увидят, как все это будет смотреться, и за что они платят.
5. Создайте бюджетные предложения для спонсоров выставки
Небольшие компании могут не потянуть крупные спонсорские пакеты, но размещение логотипа в каталоге выставки или на ее сайте от вас особых затрат это не потребует, зато принесет деньги. Некоторые бизнесмены любят поговорить. Почему бы не дать им эту возможность? Спонсорство секции в деловой программе — это привлекательный вариант для организаторов выставки, и в то же время доступный для многих компаний.
6. Будьте гибкими, делая предложение о спонсорстве выставки
Разумеется, у вас должно быть четко сформулированное коммерческое предложение для спонсора, но всегда будьте готовы адаптировать его к потребностям и возможностям клиента.
7. Покажите после мероприятия
Экспоненты могут подсчитать эффективность участия в выставке со стендом через лиды и конверсию. Но им сложно оценить вложения в спонсорство. Покажите результат максимально наглядно, чтобы оправдать потраченные деньги. Отправьте компании благодарственное письмо после выставки вместе с прочими документами и статистикой. И не забудьте о фотографиях — заранее дайте задание фотографу сделать как можно больше снимков с разных ракурсов тех брендов, которые стали спонсорами выставки. Пусть клиент видит, как здорово смотрелся логотип и как много посетителей выставки его увидели.
Полезные советы для организаторов и экспонентов по созданию и участию в выставках всегда найдутся блоге Protoplan. А десятки и сотни полезных выставок и выставок-ярмарок для вашего бизнеса ждут вас каталоге выставок Protoplan — в нем собраны более 19 тысяч выставок со всего мира. Статистика, контакты организаторов, рейтинги — все данные в каталоге выставок Protoplan регулярно обновляются и остаются актуальными.
Готовьтесь к выставке просто и быстро, в этом вам поможет бесплатный онлайн-инструмент ExpoPlanner — он сделает подготовку к выставке максимально удобной.
Источник
Где искать спонсоров и коммерческих партнеров на мероприятие
Пришло время обсудить самый сложный для многих формат взаимодействия, при котором с вашей стороны фигурируют возможности для партнера, а с его стороны — деньги. Предположение, что ваше мероприятие будет для него интересно, уникально и актуально и он захочет купить у вас партнерский пакет, зачастую иллюзия. Сейчас, когда компании умеют считать выгоду от участия в ивентах, видят альтернативные варианты продвижения с использованием этих денег, когда многие обожглись на том, что вложили немало и не получили ничего, привлечь спонсора для покупки пакета можно только в том случае, если суметь сформулировать информацию о выгоде, донести ее и реализовать заявленное на практике. Как найти спонсоров?
В последнее время рынок все чаще уходит от слова «спонсор», заменяя его словом «партнер», имеющим иное значение. Идея здесь базируется на том, что спонсорство — это такое сотрудничество, при котором вам дают деньги, зачастую не просчитывая перспектив этого шага и не рассчитывая извлечь выгоду, чтобы компенсировать потраченные средства. Как следствие, на дистанции заинтересованность спонсора станет снижаться, и он будет прав. Партнерство — это равнозначный, взаимовыгодный процесс. Благодаря вам партнер повышает узнаваемость бренда, получает лиды, интеграцию в профильное мероприятие, возможность сделать специальное нишевое предложение, продажи, улучшение взаимодействия со своей ЦА. От него к вам приходят деньги, являющиеся эквивалентом выбранных им опций. Вопрос о том, как составить коммерческое предложение, мы уже обсудили, теперь надо досконально разобраться, что с ним делать.
Сразу хотим оговориться: на роль специалиста по работе с партнерами годится далеко не каждый. Это профи высокого класса, который, как правило, полностью погружен в процесс поиска, подбора, взаимодействия с потенциальными и уже подписавшими договор партнерами. Ни интроверт, ни творческий человек, привыкший действовать бессистемно, ни заваленный другими делами сотрудник не сможет заниматься коммуникацией и продажами.
Поэтому для начала поймите, кто в вашей команде — тот самый, единственный и неповторимый. Ну или даже соберите отдел, если ваши проекты потребуют усилий не одного специалиста, а команды по работе с партнерами.
Важно!
Еще на берегу обсудите, может или не может каждый конкретный член команды общаться на тему партнерства и продавать его. В одном проекте (достаточно давно) мы столкнулись с тем, что назначили на это направление человека, который был блестящим специалистом, но не в продажах. А сказать об этом сразу он не смог, помешал страх подвести остальных. Продавать через «не умею, не могу и не хочу научиться» не стоит, да и зачем? В итоге всплыла эта информация поздно, за неделю до ивента. Ни одного партнера у нас не было, мы смогли привлечь только изначально лояльные к нам микрофудкорт и маленький маркет. Наука всем на будущее — ваш продажник должен быть (обязательно) решительным и стрессоустойчивым, готовым к постоянным отказам и склонным к вызовам (в первую очередь себе). Нашли такого человека? Берегите его и не экономьте, как правило, он работает на условиях «зарплата + фиксированный процент от каждой сделки, в том числе бартерной». Ибо все, что сэкономлено, — заработано.
Где и как найти спонсоров и потенциальных партнеров?
Для начала составляем список сегментов, для которых наши мероприятие и аудитория будут максимально релевантными. Если у вас фестиваль, посвященный бегу, то, в первую очередь, в этот список логично добавить крупных производителей спортивной одежды, обуви и фитнес-гаджетов, спортивные клубы, медицинские центры, производителей спортивного и здорового питания. Для каждого мероприятия стоит собрать не менее 10 основных и 20 второстепенных сегментов. После того как выделили сегменты, начинаем выбирать в них компании-лидеры.
Как собирать? Прежде всего, изучаем:
- поисковые системы, группы в социальных сетях (если рядом с названием стоит голубая галочка, значит, страница верифицирована, то есть социальная сеть подтверждает, что это официальная страница бренда);
- партнеров и спонсоров мероприятий, аналогичных вашему, после чего находим их в интернете;
- нишевые бренды, выходящие на российский рынок.
Затем ищем контакты PR-отдела, менеджера или начальника отдела рекламы. Ваша задача, поговорив с этими людьми, выйти в итоге на ЛПР, чтобы уже с ним обсуждать предложение. Во всех остальных случаях, если вы будете вести переговоры с тем, кто не может решить ваш вопрос, общение ни к чему не приведет.
Важно!
Как понять, что вы вышли на ЛПР? В телефонном разговоре потешьте тщеславие собеседника: «Эдуард, мне сказали, что это вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я прав?» Если это простой менеджер, он испугается, не захочет взять на себя такую ответственность и переключит вас на реального ЛПР.
После того как собраны контакты, наша задача — дополнить и изменить те пункты коммерческого предложения, которые можно усилить интересными для конкретного сегмента или партнера условиями. Опять же, на примере спортивного фестиваля: если мы хотим привлечь производителя кроссовок, то при описании места проведения рассказываем о том, что это профессиональный спортивный комплекс, беговые дорожки которого позволят всем желающим протестировать его продукцию (и добавляем в презентацию реальные фотографии).
Для представителя компании, занимающейся производством и доставкой продуктов питания для сторонников ЗОЖ, важнее будут информация и фотографии зоны, которая находится в самом проходимом месте (он сможет разместить там свою продукцию), а также уточнение, что мощностей электричества хватит для подключения холодильников и витрин. Да, все верно: в основной компред мы вносим множество изменений и дополнений, оставляя ключевую информацию неизменной. Тут пригодятся базовые навыки работы с презентациями, чтобы из-за изменения одного слова не дергать каждый раз дизайнера, а вносить правки в сделанную им «рыбу» самостоятельно. Изучив в интернете статьи, новости и планы компании, можно понять «боль» и стратегические задачи каждого отдельно взятого бренда и, приходя к нему с предложением, делать упор именно на решение задач, которые стоят перед компанией.
Все варианты обновленных таргетированных коммерческих предложений для удобства поиска сохраняем в общей папке, помечая их «Kompred_ sportpit» или «Kompred_krossovki».
Прикрепляемый к письму документ называем кратко и максимально понятно для потенциального партнера, например, с указанием мероприятия и даты: «Суровый Питерский SMM, 1–2 октября». В подписи тоже ставим дату события: так партнер лучше запоминает тот ивент, который ему предлагают. Название и даты должны регулярно мелькать перед глазами.
Начинаем рассылку нашего предложения
Высылаем первое письмо с кратким вводным текстом о мероприятии (дата/время/место, УТП, ЦА, охват, громкие имена и факты), позволяющим зацепить внимание читающего, с прикрепленным документом в формате pdf и ссылкой на компред, загруженный на Google Disk. Лучше всего предварительно сжать pdf-файл в программе (чтобы весил не более 1 Мб, иначе письмо может не дойти). Схема такая: отправляем, звоним, уточняем, получено ли письмо и когда можно будет его обсудить. Через два дня, если нет ответа, напоминаем о себе и стараемся назначить встречу.
Проверено многократно: шансы продать партнерский пакет при личной встрече выше, чем при телефонном разговоре или в переписке. Особенно это актуально для первой коммуникации, когда еще нет прошлого и удачного опыта сотрудничества, а также для ситуаций, когда вы хотите продать пакет стоимостью несколько сотен тысяч рублей, а не привлечь продавца леденцов на маркет за 3000 рублей в день. И, конечно же, всегда и всем оперативно отвечаем на письма с уточнениями и постоянно держим включенный телефон под рукой.
Примерный текст первого письма, отправляемого представителю компании, в партнерстве с которой мы заинтересованы.
Важно!
Если вы уже захантили несколько известных партнеров, не стесняйтесь делать в конце письма такую приписку. С нами уже:
- Мегафон;
- Сбербанк;
- Яндекс;
- Комус.
Это очень сильно влияет на принятие решения, формирование доверия к вашему мероприятию и к вам как к организаторам. Часто потенциальные партнеры спрашивают, кто уже согласился участвовать в событии. Не нужно скрывать подтвержденные договоренности.
Всех найденных ЛПР разных компаний добавляем, по возможности, в друзья в Facebook, во «ВКонтакте» – многие из них присутствуют в социальных сетях, состоят в профессиональных группах и активно коммуницируют с коллегами.
Вы всегда должны четко знать, какие проблемы, боль и запросы есть у вашего потенциального партнера, каким образом и в каком формате ваше мероприятие может их снять, какие интеграции и форматы взаимодействия с аудиторией вы можете предложить. Здесь важно изучить последние новости партнера («Яндекс» в помощь), его стратегические планы, то, какие мероприятия он поддерживал в последнее время, как были реализованы интеграции. Приходить на встречу или коммуницировать в переписке нужно с заранее продуманными сценариями.
Зачастую компании, может, были бы и не против того, чтобы принять участие в вашем проекте, поддержать его, но просто не знают, как это сделать. Все уже понимают, что вариант застройки зоны с пресс-воллом и двумя стульями, на одном из которых сидит скучающий менеджер, собирающий визитки, а нанятая студентка продает неинтересные ей товары, не работает. Однако придумывать активности, в которые вовлечется ЦА мероприятия, разрабатывать привлекающий внимание план застройки и вовлекающие элементы умеют далеко не все. Поэтому ваш специалист по продажам должен не только уметь выходить на ЛПР, но и нестандартно и быстро мыслить, придумывать новые варианты интеграций (среди партнеров могут встретиться весьма капризные персонажи), гибко действовать в складывающейся ситуации и обладать достаточными полномочиями на то, чтобы дать скидку, подарить дополнительную опцию или перекладывать часть расходов по застройке или полиграфии на организатора. Найти такого кудесника — отдельное искусство, когда найдете, берегите его и всячески поощряйте за результативный труд.
Важно!
Нужно обязательно ознакомить «продажника» с организационной частью, чтобы он знал площадку и ее возможности, сценарий мероприятия, какие будут залы, стулья, лестница, двери, холлы. Благодаря этим деталям он сможет креативить на ходу.
Если ситуация начинает развиваться благоприятно, и вы видите интерес со стороны потенциального партнера, необходимо соблюсти баланс между навязчивостью и регулярным напоминанием о себе и своем предложении.
Старайтесь каждую коммуникацию закончить открытым вопросом, на который вам нужно получить ответ, или предложением, которое предполагает какое-то действие второй стороны к определенному сроку. Последовательность и доброжелательность ваши коньки, с которых нельзя слезать. При этом, конечно, будем терпеливыми реалистами: человек, с которым вы общаетесь, может уехать в командировку или вообще уволиться, заняться более важными делами, уйти в отпуск на три недели (не предупредив вас и оставив свои текущие дела коллеге, который не имеет компетентенции, чтобы взаимодействовать с вами и принимать решения, а время идет!), а вернувшись, будет еще пару недель входить в ритм, чтобы потом с трудом вспомнить, какими договоренностями закончилась ваша последняя встреча.
Мы не пугаем: это все реальные случаи наших партнерских взаимодействий. Поэтому помните всегда: начинать радоваться (и то осторожно) можно только после того, как подписан договор. В приложении к нему должен быть подробно расписан весь пакет опций, который получает партнер с вашей стороны, а также указано, чьими силами реализуются отдельные позиции, если для этого необходимо привлечение третьих лиц.
Важно!
Как только мы слышим по телефону ответ: «Да, мы согласны с вами сотрудничать», то тут же высылаем договор и счет. Стоит промедлить несколько часов или день, и партнер может передумать.
Есть вариант, и он является достаточно распространенным, когда партнер часть пакета «закрывает» деньгами, а часть — продукцией или услугами. Или наоборот: часть заказа у подрядчика вы оплачиваете, а остальное он предоставляет вам по бартеру, взамен получая оговоренные рекламные опции.
Важно!
Реально оценивайте сроки, которые есть у вас на согласование партнерских предложений. За две недели до ивента можно согласовать и реализовать только спонтанные продажи в небольших компаниях (у нас был такой опыт, даже за неделю до ивента можно успеть интегрировать серьезного партнера). Чем крупнее и бюрократизированнее структура в компании, которую вы планируете привлечь в партнеры, тем дольше происходит процесс согласования и принятия решения по вашему предложению. В некоторых компаниях меньше чем за полгода до ивента с вами просто не будут общаться, потому что не успеют провести договор через всех, кто должен его согласовать. Но если вы понимаете, что игра стоит свеч, то вперед, раннее планирование в отдельных случаях является залогом не только успеха, но и получения увесистого партнерского пакета.
После подписания договора
Итак, договор подписан. В нем прописаны опции, которые вы предоставляете, и стоимость партнерского пакета со сроками перевода денег (если траншей несколько, то все они должны быть указаны отдельно). Дальше начинается не менее важный этап: работа по реализации всех пунктов.
Вы ставите логотипы, посты, статьи, предложения партнера туда, куда договорились, соблюдаете сроки, обсуждаете застройку зоны и коммуницируете с привлеченной для этого компанией (или реализуете это сами, если такое условие прописано в договоре), прописываете план партнерских активностей, их тайминг и ответственных. Всю коммуникацию обязательно ведете в почте или в мессенджерах/социальных сетях и никогда — на словах в телефонном разговоре. Если что-то пойдет не так, вам будет не к чему апеллировать. Если же у вас в наличии есть письма, в которых партнером все написано/прописано/подписано, то решить вопрос будет проще.
Материалы, планы застройки и активации нужно обсуждать и подписывать заранее. Иногда, если планируется большая зона и много активностей, то имеет смысл несколько раз выехать с партнером или представителями компании-застройщика на площадку, чтобы на месте все осмотреть, спланировать и по максимуму предусмотреть возможные неожиданности.
Каждому партнеру нужно уделять ровно столько внимания, сколько он требует. Если партнеров много, стоит взять дополнительного сотрудника, который позаботится о каждом, чтобы и на этапе подготовки, и на самом мероприятии вопросы снимались оперативно, в момент возникновения. Приглашайте на ивент руководителей компании-партнера. Хорошая отработка партнерской интеграции и демонстрация этого руководству может послужить основанием для долгосрочного сотрудничества в будущем.
В дни проведения мероприятия у представителей партнера должен быть контакт одного из организаторов, который отвечает за решение любых проблем (вероятно, это как раз тот ваш сотрудник, который ранее согласовал данное партнерство). Даже если вы знаете, что все идет нормально, никогда не будет лишним зайти в зону партнера, спросить, все ли хорошо, не требуется ли какая-то помощь. По окончании мероприятия важно оставить сотрудника на демонтаж, чтобы сопроводить партнера «от и до», не бросить его в финале.
Что важно сделать после мероприятия?
Собрать статистику, фотографии, видеоматериалы и в краткий срок (максимум в течение недели после окончания, а первые материалы — лучше через 1–2 дня) прислать отчет человеку, с которым вы коммуницировали на всем протяжении работы над проектом. Крайне желательно получить обратную связь, чтобы понимать, в какой момент и что было бы хорошо доработать и продумать в будущем, а где, наоборот, вы превзошли ожидания.
Важно!
Отчет обговаривается заранее, нужно получить четкие инструкции, что вторая сторона хочет увидеть: какие фото и сколько, в течение какого срока, какие видео, какие детали должны быть учтены в фотоотчете (реакция публики/отзывы + фото). Представители партнера показывают это руководству и говорят, какие они молодцы.
Автор: Наталия Франкель
Хотите знать еще больше? Смотрите видео о том, как привлечь партнеров от Наталии Франкель:
Читайте другие материалы блога
Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие
Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров
Как найти бартерных партнеров и работать по бартеру
Мы составили руководство для начинающих и разобрались: какие бывают партнёры, как найти компании для сотрудничества, с какими специалистами общаться и что предложить для заключения сделки.
- Виды партнёров мероприятия
- Оценка компании на роль партнёра
- Поиск партнёров на мероприятие
- Продажа партнёрского пакета
- Разработка спонсорской интеграции
- Интеграции с помощью приложения
Виды партнёров мероприятия
- Информационный партнёр. Это профильная компания, которая расскажет о конференции: осветит событие в СМИ и запустит онлайн-кампанию. Таким партнёром станет журнал, блогер, интернет-портал или рекламное агентство.
- Финансовый спонсор. Такая организация оплатит различные опции: совместную рекламу, стенды, промо-акции, рассылки по email-базе и так далее.
Ключевым объектом стенда была стелла с огромной бутафорской микросхемой внутри. На экране рядом нужно было ввести свое имя и знак зодиака. После этого гость получал персональный арт-гороскоп, созданный нейросетью.
- Нефинансовый партнёр. В обмен на опции партнёр предоставит нужные продукты и услуги: от воды и канцелярии до гостиничных номеров и транспорта.
- Партнёр с подарками. Розыгрыши и награждения привлекают и удерживают внимание большого количества гостей. Так, можно наградить победителей сертификатом на ужин в ресторане. Главное, чтобы призы были интересны аудитории события.
Оценка компании на роль партнёра
Чтобы выбрать организацию для сотрудничества, задайте себе следующие вопросы:
- Имеет ли смысл партнёрство с данной компанией в нише мероприятия? Интересен ли бренд аудитории события?
- Какую ценность помимо или вместо финансовой может дать компания? У неё есть интересная вам смежная аудитория или пиар-возможности?
- Не противоречат ли друг другу ценности потенциального спонсора и мероприятия? На вегетарианский форум не стоит звать мясокомбинат.
Поиск партнёров на мероприятие
- Заложите больше времени. Общение с представителями компании и внутренние согласования занимают недели и месяцы. Так что поиск партнёров лучше начинать за полгода до ивента.
- Ищите партнёров, которым нужна целевая аудитория вашего события. Если форум делается для спортсменов, подумайте о сотрудничестве с производителями спортивного питания или оборудования.
- Выбирайте партнёров из вашей и смежной ниши. Для этого составьте список аналогичных конференций и форумов, и посмотрите спонсоров на главных страницах сайтов событий.
- Узнайте, каких производителей любит ваша аудитория и пригласите эти компании к сотрудничеству. Аудитория может подсказать менее известные бренды.
Продажа партнёрского пакета
К кому обращаться
Ищите тех, кто отвечает за бренд, рекламу, маркетинг. Бренд-менеджеры работают над имиджем компании. Если видите контакт такого специалиста – пишите ему в первую очередь. Просмотрите корпоративные сайты или найдите в соцсетях специалистов из отделов: маркетинга, партнёрских связей, развития бизнеса, PR, разработки продукта, продаж.
Если сомневаетесь в эффективности контактного адреса, попросите в письме потенциальному партнёру мероприятия связать вас с нужным человеком. Вам может повезти, и письмо попадёт в нужные руки.
Начните со знакомых
Предложите имеющимся партнёрам спонсорство на мероприятии. У вас уже есть контакты нужных людей и возможно, знакомой организации будет актуально ваше предложение.
Проанализируйте цели и задачи компании, предложите индивидуальный пакет
В каких недавних событиях участвовал бренд? Какие изменения произошли в компании и составе её руководства за последние месяцы? Компания выпустила новые продукты или услуги? Если потенциальный партнёр выпустил новый продукт, можете предложить продвинуть новинку и привлечь клиентов на мероприятии.
Вопросы о бизнес-целях компании можно задать на этапе общения и презентации. Главное, чтобы партнёрская интеграция принесла необходимый результат и вам, и партнёру.
Покажите, что у вас есть целевая аудитория потенциального спонсора.
Если это не первое мероприятие, добавьте в презентацию цифры с прошлой конференции:
- Количество пришедших относительно зарегистрированных;
- Количество активных участников сообщества;
- Статистику по профессиональным нишам участников;
- Статистику по странам и регионам проживания гостей;
- Потенциальный охват онлайн и офлайн аудитории
Можете включить в презентацию отзывы от прошлых спонсоров и их результаты от интеграции в мероприятие, если это допустимо.
Уважайте время потенциального спонсора.
Короткие электронные письма и встречи показывают, что вы уважаете контактное лицо. Такой подход вернётся профессионализмом в ответ.
Предложите сомневающейся компании «пробный вариант»
Спонсорство мероприятия малоизвестного организатора — это риск. Приобретение минимального пакета позволит партнёру принять участие, но не сильно ударит по бюджету. Правда, понадобится несколько спонсоров, чтобы профинансировать мероприятие. Это неплохо. Так вы не кладете все яйца в одну корзину, полагаясь на одного спонсора.
Разработка спонсорской интеграции
Необязательно предлагать стандартные пакеты. Вы можете разработать опции под каждого спонсора. Такая интеграция будет эффективнее стандартной раздачи визиток у стенда.
Какие могут быть варианты:
- Спонсируемые треки и сессии
Доклады и дискуссии — жизненно важные компоненты конференции. Предложите потенциальным спонсорам провести отдельный доклад или целый трек. Такая опция цепляет аудиторию и будет интересна бренду, работающему над имиджем.
- Спонсируемые развлекательные перерывы
Во время пауз между докладами гости открыты для новых впечатлений. В перерыве партнёр может организовать выступление артистов или провести веселую викторину. Такая интеграция захватит внимание участников, а партнёр не останется незамеченным.
- Брендированная комната ожидания на онлайн-конференции.
Идея для виртуального мероприятия – брендировать экранную заставку между докладами. Также во время пауз можно показывать партнёрский видеоролик.
Если гости в курсе программы конференции, пускайте спонсорский контент за несколько минут до следующего доклада. В этот момент люди очень восприимчивы и внимательны.
Интеграции с помощью приложения
Мобильное приложение конференции или форума — подходящее место для рекламы. И вот почему:
- Во время мероприятия приложение используется многократно. Участники постоянно заглядывают в него, чтобы уточнить расписание, задать вопрос спикеру или отписаться в общем чате.
- Платформой продолжают пользоваться после ивента для просмотра презентаций, видео выступлений и фотоотчетов.
- Приложение позволяет сделать рекламу интерактивной. А значит, лиды для партнёра будут «живыми» и «теплыми».
- Количество контактов с рекламой и число кликов оцифровываются. Данные легко выгрузить и включить в отчет.
С одним партнёром можно окупить приложение и придумать кучу интеграций: от акции в разделе с программой до продакт-плейсмента в описании доклада спикера.
О вариантах спонсорского размещения в приложении читайте в нашей статье:
9 новых пунктов, которые стоит добавить в спонсорские пакеты вашего следующего ивента
Каждый месяц мы делаем несколько десятков приложений для публичных мероприятий. Они здорово помогают участникам ориентироваться в программе и заводить полезные знакомства и при этом заметно облегчают жизнь организаторам. Но есть одна возможность мобильных приложений, которой организаторы мероприяти…
Event Rocks Team
Привлекайте спонсоров для закрытия разных нужд вашего события. Главное, запаситесь терпением и помните: сотрудничество должно быть взаимовыгодным и самый ценный ресурс в работе с партнёрами — время.
Сайт Medium com опубликовал статью, в которой предлагает несколько простых шагов для того, чтобы найти спонсоров для любого мероприятия. Надеемся, материал этой статьи окажется полезным и для вас.
Шаг 1: Создание ценного предложения
Ваше ценное предложение — это 1-2 пункта, объясняющие зачем вы ищете спонсора. Большинству компаний, к которым вы обратитесь, необходимо знать следующее:
- Какова миссия проекта, для которого вам нужен спонсор?
- Кто ваша целевая аудитория (демографические характеристики, объём)?
- Участвует ли кто-нибудь ещё или говорил про это?
- Какие преимущества получит спонсор?
Ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на главных моментах и составить 6-7 фраз. Один из примеров ценного предложения (автор James Zook):
«Невероятная Конференция будет сфокусирована на обучении эффективным приёмам маркетинга для достижения высочайших коммерческих результатов. Мы приглашаем всех, кто интересуется маркетингом, присоединиться к нам 6 мая 2015 в Джексонвилле. Конференция сможет принять 300 участников, предпродажа билетов начнётся на нашем сайте 1 января 2015. Наши организаторы ранее работали с такими компаниями как Starbucks, Nissan, Jockey, а также со спикерами [Известное Имя], [Известное Имя]. Мы рады продвинуться в сфере маркетинга и дать возможность участникам получить полезную информацию и узнать о новых продуктах».
Это описание будет использовано в последующих шагах, а также на вашем сайте, соцсетях и т.д.
Шаг 2: Подготовка списка контактов
Ваши контакты — ценный актив, который у вас уже есть. Будь в адресной книге 100 человек или 10 000, эти люди — ваша отправная точка. Вот четыре вещи, которые вам нужно знать:
- вы уже установили доверительные отношения (в отличие от контактов в соцсетях);
- возможно, они не потенциальные спонсоры вашего мероприятия, блога и др., но они могут дать вам рекомендацию, обратную связь или представить нужному человеку;
- обратная связь может быть важнее продаж на первых порах;
- для старта вовсе не нужно иметь тысячи контактов.
Создайте таблицу в Google Spreadsheet или Excel со всеми вашими контактами. Рекомендуемые колонки: «Имя», «Email», «Компания», «Откуда вы знакомы», «Дата отправки письма», «Ответ», «Кого представил», «Комментарии». Есть CRM-инструменты, за которые можно заплатить, но простой Excel с этой задачей справится не хуже.
Шаг 3: Первый email
Есть несколько важных вещей, которые нужно понимать, когда вы пишете вашим знакомым о поиске спонсора:
- не воспринимайте их как возможности для продаж;
- не делайте массовых рассылок (персонализация, персонализация, персонализация!);
- помните о построенном доверии, когда обращаетесь за помощью/обратной связью;
- пишите коротко и ясно.
Вариант письма представлен ниже. Поскольку автор текста писал для англоязычной аудитории, соблюдайте, пожалуйста, этику делового письма и выбирайте подходящее обращение к тому, для кого пишете.
«Привет, [Имя]!
Как дела? Спасибо еще раз за обед на прошлой неделе, было весело! [ВАЖНО: показать, что это не массовая рассылка].
Если ты еще не знаешь, я организую Невероятную Конференцию, которая пройдет 6 мая 2015 в [невероятном месте]. Я очень рада этому и хотела бы попросить тебя помочь в двух небольших вещах (это займет у тебя всего пару минут).
- Мы ищем спонсоров для участия в мероприятии. Может, ты знаешь кого-то подходящего, кто мог бы помочь с нужной информацией? Буду признательна за короткое email-представление, а остальное уже возьму на себя. 🙂
- У тебя есть какие-то рекомендации для нас? Например, что-то запоминающееся, что тебе понравилось или не понравилось на одной из конференций. Наш сайт здесь: […]
Спасибо заранее! Ценю твое время и надеюсь на несколько ценных контактов».
Отслеживайте реакцию на каждый персонализированный запрос и усердно обновляйте свой файл.
Шаг 4: Питч
Питч-email (pitch) — обращение к СМИ с идеей для публикации истории о вашем мероприятии. В отличие от ситуации с письмами знакомым, получатель питч-письма вас не знает, и, соответственно, построенного доверия между вами нет. Персонализируйте каждое письмо (узнайте максимум информации об адресате), пишите лаконично и не забудьте сделать файл с контактами журналистов.
Шаг 5: Искусство фоллоу-ап
Бывает так, что на первое письмо адресат не отвечает из-за занятости, но иногда делает это намеренно, ожидая повторного письма для подтверждения вашей заинтересованности.
Фоллоу-ап имеет критическую важность в вопросе заключения договоренностей. Как правило, большинство ответов от потенциальных спонсоров не приходит после первого питча. Повторное письмо можно отправить через неделю или воспользоваться бесплатным сервисом Followup. Не забывайте добавлять соответствующие обновления в свой файл.
Шаг 6: Обескураживающие отказы
Какие бы продуманные письма вы ни отправляли потенциальным спонсорам и журналистам, всегда есть вероятность получить в ответ «Нет». Не позволяйте отказам расстраивать вас, причины отрицательного ответа могут быть разные:
- у них нет бюджета;
- спонсорство им не подходит;
- неудачный опыт с другой конференцией;
- они не могут платить за рекламу/маркетинг;
- конфликтующее событие.
Иногда ситуацию с отказом можно переиграть и получить подходящий результат. Успех зависит от ваших способностей в продажах и умению мыслить нестандартно.
Шаг 7: Обещать меньше, делать больше
Простое правило: обещать клиенту меньше, но по возможности выполнить сверх обещанного. Убедитесь, что вы не продаёте в своем питч-письме Mercedes Benz 2014 года, производя Ford Taurus 1982. Ваша цель — сделать спонсора счастливым, чтобы он был рад дать вам еще больше денег на ваши незабываемые мероприятия.
Источник