Иллюстрации: Катя Дорохина
Архивное дело.
Где искать и как добыть документы ваших предков
Мы уже рассказали, почему молчание может указывать на то, что в семье были репрессированные, и на какие бумаги в семейном архиве обращать внимание в первую очередь (ссылка на статью о подготовке к работе). Следующий шаг в любом генеалогическом расследовании — поход в архив. Как туда попасть, что делать, если места, где жили ваши родные, уже не существует и куда идти — рассказывает создательница проекта о генеалогии From Past With Love Мария Тычинина.
С ходу развенчаю самый популярный миф о работе в архивах: вас туда пустят. И не только пустят, но и выдадут большинство документов. Об этом говорит 6 глава 24 статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ», где написано: «Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы».
Поэтому берите паспорт, приходите в рабочие часы архива, регистрируетесь в читальном зале — вуаля, можете работать. Но свои подводные камни здесь, конечно же, есть, о них мы поговорим позже.
А пока разберемся, что делать после регистрации. Вы сильно сэкономите себе время, если перед первым посещением читального зала заглянете на сайт учреждения в раздел «Электронный архив» (если есть) или «Научно-справочный аппарат», откроете там путеводители и описи документов.
Что мы там ищем? Названия дел, которые нужны для поиска, и три волшебных цифры — индивидуальный шифр документа, который состоит из номера фонда, номера описи и номера самого дела. Если указан год, то и он пригодится. Только при наличии этих вводных можно заказать документ в читальном зале; без них архивист просто не найдет его среди тонны других.
Можно, конечно, совершить дебютный поход с надеждой на помощь архивиста в читальном зале, — почти гарантировано вы ее получите (большинство сотрудников архива настроены к пользователям благожелательно).
Однако, во-первых, далеко не все бегло ориентируются в фондах учреждения; а во-вторых, главные задачи работника зала — сориентировать вас по работе в нем, своевременно предоставить документы и в сохранности вернуть их на полку, составлять стратегии поиска.
К сожалению, очень часто на сайте учреждения опубликованы далеко не все описи документов, реально находящихся в архиве (иногда они и вовсе не опубликованы). Поэтому если вы не нашли нужную информацию в электронном виде, нужно посмотреть список дел непосредственно в самом архиве (на компьютере или в печатном виде) и как раз здесь вам поможет любой сотрудник зала.
Кстати, о сроках выдачи документов. В каждом месте они свои, от трех дней до месяца, в зависимости от загруженности учреждения и его технических возможностей (например, маленький зал не всегда, но часто говорит о том, что дела придется ждать долго).
Нет, не логическую, а документальную. Зачем? Выше я упоминала подводный камень, это 3 часть 25 статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ». Согласно ей свободный доступ исследователи имеют не ко всем документам, а только к тем, которые не содержат гостайну и с момента создания которых прошло не менее 75 лет. Считается, что за этот срок сведения о людях устареют и их открытие не нанесет вреда тем, кто упомянут в документе.
То есть сегодня любой желающий может поработать с делами, созданными не позднее 1944 года. Это надо учитывать прежде, чем идти в архив. Но что делать, если вам нужны дела «помоложе»? Придется собрать ту самую документальную цепочку, о которой мы говорили выше.
Задача — доказать родство с человеком, чье дело вы хотите посмотреть. Доступ к данным по закону возможен «с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников». Для прямых же потомков достаточно предоставить: паспорт, свидетельство о браке (при смене фамилии) и о рождении, свидетельство о смерти человека, данные на которого хотите получить.
Если речь идет, например, о поиске информации о бабушке, то лучше работать по доверенности от лица ее ребенка, одного из ваших родителей — в этом случае необходимая для доступа в архив стопка бумаг станет немного меньше. Это возможно, конечно же, если родитель жив; если нет, то такие же документы надо собрать и по нему. Если какого-то из этих документов в вашей «коллекции» не хватает, то получить его можно в ЗАГСе. Однако важно помнить: там хранятся документы не старше 100 лет, более ранние документы в большинстве регионов переданы в архивы.
Случаются и приятные исключения. Например, в Центральный государственный архив Петербурга уже переданы все книги с записями о рождении, браке и смерти вплоть до 1929 года.
Правила поведения в архиве, которые сэкономят вам и окружающим нервы:
1. Документы в архиве фотографировать запрещено — это платная услуга. Можно делать выписки из дел, причем не только от руки, а используя ноутбук, планшет, телефон.
2. Архивист не несет ответственности за то, что в выбранном вами деле не нашлась нужная информация. Никто не может гарантировать, каким будет содержимое документа. Даже если речь идет о личном деле конкретного человека: бывает, откроешь его, а там один листок, да и тот бесполезный.
3. Работник зала не имеет права выдать вам документ, содержащий личную информацию о людях (особенно если речь идет о списках), с даты создания которого не прошло 75 лет, без подтверждения родства. Пожалуйста, не надо ругаться с архивистом из-за этого.
4. Постарайтесь быть предельно корректным и вежливым: помните о своих правах, но не забывайте, что есть и чужие.
5. Соблюдайте тишину в читальном зале! Даже шёпот мешает работе других исследователей.
А теперь, когда мы разобрались с тонкостями работы в архиве, выясним, с какого архива стоит начать.
Если не вдаваться в мудреную архивную типологию, то почти в каждом городе есть место, где хранят документы. В городах поменьше эту задачу выполняет муниципальный архив; а в областных центрах — одно большое или даже сразу несколько учреждений, чаще всего не меньше двух. Причем в первом хранятся дореволюционные документы, а во втором — все, что появилось позже 1917 года.
В большинстве случаев исследование своего семейного стоит начать именно с больших областных архивов, потому что туда передают основную массу документации. И если ваша прабабушка родилась в 1896 году в деревне Заречье, Тверской области, которой уже не существует, то в 2019 вам нужно ехать в Тверь.
Да-да, если населенного пункта/завода/дома не существует — это вовсе не значит, что документы по нему не сохранились. Напротив, очень часто казавшиеся раньше ненужными бумажки — вообще единственное, что осталось от того или иного места.
Но вернемся к архивам. На то, что в учреждении хранятся дела еще царских времен, намекает буква «и» в аббревиатуре, что означает «исторический» (ЦГИА/РГИА). А вот учреждения советского периода могут называться и архивом новейшей истории, и просто государственный/центральный, и общественно-политической истории/документации.
Помимо временных периодов, хранилища подразделяются еще и по специализациям. Например, в Петербурге, Тюмени и еще ряде городов «партийный» архив (там, где хранятся личные дела вступающих в партию в том числе) работает отдельно от учреждения «новейшей истории».
Также часто особняком держатся архивы:
1. с документами по личному составу — туда предприятия сдают все, у чего срок со времени создания превышает 75 лет; в идеале там же должен находиться весь документооборот ликвидированных предприятий (к сожалению, некоторые предпочитают их просто выбрасывать или уничтожать);
2. с кино-, фото- и аудиодокументами.
Как не сойти с ума от такого разнообразия? Заглянуть на «Портал Архивы России». А затем еще отдельно проверить, какими документами обладает архив на его сайте. Но на этом еще не все.
«Великаны» федерального значения
Иногда бывает так, что единственная зацепка по поиску у исследователя, помимо ФИО и примерных годов жизни, это что-то специфическое, типа «у него, вроде, были какие-то медали» или «мать бабушки внезапно исчезла, возможно, ее репрессировали». Ни город точно неизвестен, ни годы — одни догадки.
В этом случае имеет смысл рискнуть и обратиться в архивы федерального значения. Если говорить простым языком то, это учреждения, где собраны документы одной тематики со всей России.
Больше всего таких учреждений в двух столицах. Давайте рассмотрим те, что наверняка пригодятся в поисках.
Москва
ГАРФ или Государственный архив Российской Федерации, т.к. там хранятся уголовные дела дореволюционного и более позднего времени, а также документы, связанные с репрессированными. Полное описание фондов можно прочитать здесь.
Ещё один важный архив ЦАМО или Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации. Это один из самых больших архивов России, основу фондов которого составляют дела периода Великой Отечественный войны. Хотя есть там документы и за другие периоды.
Помимо него есть РГВА/Российский государственный военный архив, который привлекателен фондами Красной армии за 1918 – 1940 гг. (что может пригодиться еще, узнайте тут) и
РГВИА/Российский государственный исторический военный архив, хранящий 200 лет истории царской армии (хороший краткий обзор фондов размещен здесь).
Петербург
РГИА или Российский государственный исторический архив — крупнейший архив Европы и один из самых больших в мире. Несмотря на то, что здесь находятся документы, созданные до Революции, о «сокровищах» этого учреждения можно написать десяток отдельных статей. В недрах РГИА можно найти информацию о дворцовых служителях и работниках государственных учреждений со всех уголков Российской империи; уголовные дела; фонды, связанные с крестьянами и другими сословиями. К счастью, на сайте архива есть удобная поисковая система, которая охватывает многие фонды этого учреждения.
Также в Петербурге находятся учреждения, связанные с военно-морским архивом (отдельно от тех, что описаны выше. Это ЦВМА/Центральный военно-морской архив и РГА ВМФ/Российский государственный архив военно-морского флота. Последний разделён на два филиала: с документами до 1917 года и с 1917 года по декабрь 1940.
Сайт у всех трех учреждений один. Как и в РГИА, портал оснащен удобным поисковиком по фамилиям. Но помните, непосредственно в самом архиве информации всегда больше, чем в его «электронной версии».
«Большой музей» — просветительский медиапроект о культурном наследии России. Мы находим в музеях, архивах, частных коллекциях редкие материалы и создаём истории на их основе. Оставляйте свой e-mail, чтобы получать еженедельную рассылку. Будет интересно.
Я исследователь и автор книг об истории России.
Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.
Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.
Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.
Как я собираю информацию по архивам
Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.
Я написала несколько научно-популярных статей и две книги по истории России — «Великий магистр революции» и «Октябрический режим». Недавно собирала материалы для третьей книги об одном малоизвестном историческом деятеле начала 20 века.
Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.
Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р:
- билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 Р;
- заказ копий документов — 30 000 Р.
Как организовать поездку
Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.
Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.
Когда я отказалась платить, администратор ответила: «Хорошо, если вы согласны на подселение, мы пришлем к вам постояльца. Но имейте в виду, что обычно у нас мужчины живут вместе с женщинами». Мне удалось убедить администрацию отложить вопрос до утра. Все закончилось хорошо: на следующий день пришел другой сотрудник, который отменил несуразное требование.
После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.
Выходит дороже, но я пользуюсь скидками от отелей за межсезонье и длительность проживания, а также кэшбэком по программе Ростуризма. Например, недавно заплатила одной гостинице 8200 Р, и через три дня на мою карту пришел кэшбэк — 1640 Р.
Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.
Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.
Допустим, мне надо попасть из Астрахани в Петербург — есть несколько способов это сделать. Перелет «Аэрофлотом» с пересадкой в Москве обойдется в 8006 Р. Но у меня есть бонусы РЖД, поэтому я доезжаю до столицы на поезде за 2941 Р, а там пересаживаюсь на «Сапсан» и остаток пути оплачиваю баллами.
Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.
Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.
Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.
Например, однажды я положила нетбук на верхнюю багажную полку плацкартного вагона и легла спать. Ночью проснулась оттого, что вновь прибывший пассажир забрасывал на это самое место огромный чемодан. К счастью, компьютер не пострадал, но случись с ним что-то, могли бы пропасть бесценные архивные выписки.
Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.
Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.
Как искать информацию в архивах
Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.
Получить доступ можно двумя способами:
- По личному заявлению.
- По направлению с места работы — оно называется «отношением».
Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.
Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.
Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.
Шаг 1
Узнать, в каких архивах хранится информация
Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.
Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.
Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях.
Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.
Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.
Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.
Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.
Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.
Шаг 2
Узнать, нужна ли предварительная запись в архив
В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.
Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.
Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.
Шаг 3
Заполнить регистрационные документы
На входе в архив нужно предъявить паспорт и отношение, если оно у вас есть. Сотрудник архива запишет ваши паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал.
Здесь надо будет заполнить бланки документов:
- Заявление на имя директора архива.
- Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
- Согласие на обработку персональных данных.
Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.
Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.
Шаг 4
Заказать документы
Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.
Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками
В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.
Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.
План действий такой:
- Найти подходящие фонды.
- Выбрать нужные дела внутри фондов.
- Заполнить бланк заказа.
Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.
Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.
Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.
Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.
Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.
Шаг 5
Получить дела
Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.
Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал
Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.
Самые популярные причины для отказа:
- Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
- С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
- Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.
Шаг 6
Изучить дела
Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.
Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.
Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.
Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.
Шаг 7
Скопировать нужную информацию
Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.
Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:
- Обратиться в специальный архивный отдел.
- Заполнить бланк заказа ксерокопий.
- Оплатить счет.
- Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.
Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.
Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.
Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.
Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.
Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.
Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.
Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:
- Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
- Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
- В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.
Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.
Как забрать информацию из архива
| Способ | Стоимость | Доступность | Удобство |
|---|---|---|---|
| Переписать вручную | Бесплатно | В любом архиве | ⭐ |
| Заказать ксерокопии | 28—41 Р за лист | В любом архиве | ⭐⭐ |
| Заказать скан-копии | 113—180 Р за лист | В любом архиве | ⭐⭐⭐⭐ |
| Сфотографировать | 41—133 Р за лист | Не во всех архивах | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Как забрать информацию из архива
Доступность
В любом архиве
Стоимость
28—41 Р за лист
Доступность
В любом архиве
Стоимость
113—180 Р за лист
Доступность
В любом архиве
Стоимость
41—133 Р за лист
Доступность
Не во всех архивах
Как не терять время в очередях
Если доступ в архив возможен без предварительной записи, приготовьтесь к очередям. Максимальный ажиотаж творится в небольших региональных учреждениях с компактными читальными залами, где умещаются по 10—15 человек одновременно. Федеральные архивы более вместительны, но и там порой надо ждать. Например, в РГИА мне часто приходилось занимать очередь в маленький зал для работы с несброшюрованными делами.
В регионах очередь выстраивается даже перед основным читальным залом. Те, кто приходят в архив днем, долго сидят и ждут в коридоре. Если вы на несколько дней приехали из другого города, занимайте очередь за два-три часа до открытия архива, чтобы не терять время.
Стоять в очереди придется на улице, что особенно неприятно в зимнее время. Легче всего тем, кто приезжает на личных автомобилях: припарковались у входа в архив и сидят в тепле. Но исследователи помогают друг другу: если вы замерзли, предупредите людей в очереди и идите греться в ближайшее кафе.
Впервые я оказалась в такой очереди холодным декабрьским утром. Сонная, только что с поезда, на незнакомой улице чужого города. Вскоре подошли другие исследователи: они деловито заняли очередь за мной и объяснили, куда лучше пойти позавтракать. С тех пор я езжу в этот архив только в теплое время года.
Как стать своим в братстве исследователей
Архивы посещают не только писатели и историки, но и те, кто увлекаются генеалогией. Именно любители генеалогии создают эти дикие очереди, но я на них не в обиде. Это прекрасные ребята, энтузиасты своего дела. Часть из них — профессионалы, которые собирают информацию для заказчиков и так зарабатывают себе на жизнь.
Другие изучают судьбу своих предков — обычно это пенсионеры, которые посвящают досуг необычному хобби. Приходит и молодежь: мне запомнилась одна девушка, которая увлеченно рассказывала кому-то по телефону, что нашла в метрической книге «тетю Галю».
День за днем складывается коллектив: люди работают бок о бок в читальном зале, вместе стоят в очереди, обедают, советуются друг с другом, когда не могут распознать рукописный текст. Новый человек легко вливается в это братство: даже если вы не генеалог или писатель, вас все равно встретят дружелюбно.
А федеральные архивы — это место встреч крупных ученых. И хотя там более официальная обстановка, многие постоянные посетители знакомы между собой.
Плюсы и минусы архивной работы
Собирать материалы по десяткам архивов в разных частях страны — сложно и дорого. Некоторые учреждения как будто застряли в прошлом:
- работают без электронных путеводителей;
- описи фондов и сами дела не оцифрованы и хранятся только на бумаге;
- нельзя заранее заказать документы, чтобы потом просто приехать и получить их.
Порой раздражает вся эта бюрократия и ожидание в очереди на морозе. Таковы трудности архивной работы, однако ее итог бесценен: архивный документ — способ прикоснуться к древности. Невозможно описать чувства исследователя, когда он держит в руках автограф исторической персоны, чью биографию изучает. Это словно физическое соприкосновение с давно умершим человеком, и он вдруг становится таким реальным.
Надеюсь, моя статья вдохновит писателей и генеалогов на новые архивные поиски.
Что нужно знать о работе с архивами
- Исследователь должен быть мобильным и ездить налегке.
- Приходится много и быстро конспектировать — для этого я вожу с собой телефон с компактной проводной клавиатурой.
- Большинство архивов открыто для всех желающих, но в некоторые не пускают без направления с работы.
- Прежде чем ехать в архив, узнайте его режим работы, ограничения и правила доступа к документам, есть ли предварительная запись, требуется ли направление с работы.
- Заказывайте дела заранее, если архив позволяет это сделать. Так вы сэкономите несколько дней в поездке.
- Самостоятельная съемка архивных документов — самый быстрый и удобный способ копирования информации.
- В региональных архивах небольшие читальные залы, из-за этого образуются очереди. Чтобы не терять время, приезжайте за несколько часов до открытия.
Как искать в архиве
Поиск в архивах – занятие увлекательное, трудоемкое, весьма затратное по времени. Оно потребует от вас точности, тщательности, аккуратности и соблюдения нескольких важных правил.
Инструкция
Постарайтесь заранее максимально точно определить, что именно вы ищете и в каком именно архиве. Иногда материалы, относящиеся к одной теме, могут быть рассортированы в разных архивах. Так, например, личный архив Ф.И.Шаляпина разбросан по фондам РГАЛИ, ЛГТМ, ГРМ, ГЦТМ, а материалы Торгсина, кроме фондов Российский государственный архив экономики (РГАЭ), можно найти еще в фондах десятка региональных архивов.
Но тем не менее это ваш первый шаг — выяснить, в каких архивах находятся документы, которые вам нужны.
Чтобы избежать путаницы и облегчить, что называется, навигацию, далее вам лучше всего воспользоваться путеводителями и справочниками по архивам (они точно есть в справочных залах библиотек РАН, крупных научных библиотеках, а также на портале «Архивы России»). В помощь также электронные базы данных и системы поиска по фондам, которые есть на сайтах архивов.
Последовательность архивного поиска укладывается в простой алгоритм: фонд – опись – дело – лист. Дело в том, что фонд – это основная единица хранения любого архива. Несколько упрощая, фонд – это вся совокупность документов, относящаяся к исторической теме, историческому персонажу, организации и т.д. Устройство фонда тематическое, и временная рубрикация внутри него представлена в описях. Опись отсылает вас к совокупности физически обособленных единиц хранения – делам.Каждое дело – это отдельный документ или совокупность документов, помещенных в обособленную папку или отдельную обложку. Документы дела имеют сквозную нумерацию по количеству листов.
Сначала вы выясняете, в каких фондах хранятся нужные документы. Затем из описей фондов узнаете, в каких делах они могут находиться. Наконец, уже в архиве затребовав нужные дела, находите нужные вам листы этих документов.
Видео по теме
Источники:
- Система поиска «Путеводители по архивам России» в 2019
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Одна из основных задач каждого архива – организация
использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической
деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на
основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по
исполнению поступающих в архив запросов.
Как правило, в архив организации поступают запросы
социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов
пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с
действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость
подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным
документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы
о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных
случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в
учебных заведениях).
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно
по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.
Получение запроса
Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос
от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так
и направлен по почте.
Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на
общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и
наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на
исполнение.
Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех
необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя,
оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится
необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно
указать соответствующие сведения.
Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую
информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в
архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует
письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда
следует обратиться для получения требующихся сведений.
Так, личное дело государственного служащего при смене места
работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате
ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный
или муниципальный архив и др.
Поиск архивных документов для исполнения запроса
В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель
определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего
основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по
личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда
архивные описи дел дублируются в электронном виде.
На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к
которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор
нужных ему дел.
В зависимости от принятого распределения обязанностей в
каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для
исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или
кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а
в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или
приступить к подготовке ответа самостоятельно.
Для подготовки информации по запросам о стаже работы и
заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных
подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их
переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию
трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы
человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить
перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию
трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному
составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы
человека в конкретной организации.
Если фамилия человека менялась (самый распространенный
пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия
была в запрашиваемый период.
Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы
человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе
был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и
увольнения).
Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать
копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения
заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их
отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и
других выплат.
Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в
т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и
др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует
пользоваться только официальными документами организации, в установленном
порядке подписанными руководством.
Подготовка информации для запроса
В результате исполнения запроса на основании изучения
отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный
ответ.
При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в
инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе
допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки
ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после
регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более
чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только
научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с
момента регистрации.
Пересылка запросов по принадлежности в другие организации
или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного
ведомства).
Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить
на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.
Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или
архивной копии.
Архивная справка составляется на бланке организации по
установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,
при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения
документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки).
Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической
силы.
Архивная
справка о стаже работы
|
УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ № 2 (УПК № 2) пр. Веденеева, 22, г. Калуга, 123456 Тел. 8-495-123-45-67, факс 8-495-123-45-68 http://upk.ru ОКПО 12345678 ОГРН АРХИВНАЯ СПРАВКА |
Виноградову Сергею Ивановичу ул. Стельнова, д. 12, кв. 38, г. Калуга, 123456 |
|
|
23.09.2013 № 01-16/324 |
||
|
На № б/н от 02.09.2013 |
Виноградов
Сергей Иванович 22.03.1992 принят на работу в Управление
производственно-технической комплектации № 2 (с 01.02.1993 – переименовано в Управление
производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ
директора от 21.03.1992 № 39-к), 18.10.1994 переведен на должность начальника
производственно-технического отдела (приказ директора от 15.10.1994 № 142-к),
02.08.1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31.07.1996 №
63-к).
Основание:
Ф. 50, оп. 2, д. 64, л. 42.
Ф. 50, оп. 2, д. 71, л. 196.
Ф. 50, оп. 2, д. 97, л. 14.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Руководитель управления Усиков А.М. Усиков
М.П.
Матвеева О.В.
17-15-12
ПРИМЕР 2
Архивная справка о заработной плате
|
ФГБУ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБУ «СПБГУ») ул. Калошкина, д. 22, Санкт-Петербург, 132756 Тел. 8-495-321-45-68, факс 8-495-321-45-69 http://spbgu.ru ОКПО 12345678 ОГРН АРХИВНАЯ СПРАВКА |
Зацарицинскому Александру Олеговичу ул. Тяпкина, д. 45, кв. 204, Санкт-Петербург, 132756 |
|
|
24.09.2013 |
№ |
04-18/985 |
|
На № |
б/н от 03.09.2013 |
Согласно лицевым счетам по заработной плате работников
Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр
Олегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:
август 2003 г. – 1589,80 руб.;
сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб.;
октябрь 2003 г.
ноябрь 2003 г.
декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.
Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых
счетах нет.
Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана
фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:
январь 2004 г. – 1620,75 руб.;
февраль 2004 г. – 1736,08 руб.;
март 2004 г. – 843,67 руб.
Суммы указаны как в документах и в масштабе цен,
действовавших в запрашиваемый период.
Основание:
Ф. 1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.
Ф. 1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.
Справка выдана для предоставления по месту требования.
Директор университета Смирнов А.В. Смирнов
Левачко А.В.
000-00-00
В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу,
упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах,
содержащиеся в архивных документах.
Текст составляется в хронологической последовательности. Все
данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.
В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в
запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст,
исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило,
в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую
подобную отметку.
В архивной справке не допускается делать собственные выводы, предположения, комментарии, а также исправления в тексте.
В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.
Начисление заработной платы указывается за каждый месяц
отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен,
действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за
каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и
среднегодового заработков архивом не производится.
Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия
начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.
При отсутствии документов о заработной плате должностной
оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за
соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым
вопросам или по основной деятельности.
При подготовке справки о награждении требуется указать:
документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ,
решение и др.), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного.
Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной
выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.
Подписывает документ руководитель или в установленном
порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной
инструкции и т.д.).
Справка заверяется печатью организации.
Архивная выписка составляется на официальном бланке
организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом
текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету
запроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номера
листов единицы хранения, на основании которых она составлена.
В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка
архивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовлена
запрашиваемая информация.
ПРИМЕР 3
Архивная выписка
Государственное учреждение «Реабилитационный центр
для граждан с ограниченными возможностями «Отклик»»
(ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)
ул. Ким, д. 5, г. Пенза, 123567
Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70
http://otklik.ru
ОКПО 12345678 ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА
Администрация Никольского района
Нижегородской области
ПРИКАЗ
22 декабря 2006 г. №
164-к
г. Никольск
О награждении социальных работников
в связи с празднованием Дня социального работника
В связи с
профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за
безупречную работу и высокие достижения в труде
ПРИКАЗЫВАЮ:
[…]
2. Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского
района Нижегородской области
[…]
Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ
«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».
Глава администрации Н.А.
Картошкин
Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.
Верно
Архивариус Левачко А.В. Левачко
03.09.2013
М.П.
Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку
из архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении
«шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например,
название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Фрагмент выписки из архивного документа
Администрация Никольского района
Нижегородской области
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
22 декабря 2006 г. №
164-к
г. Никольск
О награждении социальных работников
в связи с празднованием Дня социального работника
При наличии в начале подлинника документа общей части
(преамбулы) ее воспроизводят полностью.
Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте
архивного документа допускается обозначать многоточием.
В выписку переносят наименование должности и фамилию с
инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет
отсутствовать).
Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу
последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят
личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см.
Пример 3).
В многостраничной выписке можно заверить каждый лист
отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их.
Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида
«Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи.
Печать организации обычно захватывает часть наклейки.
Для направления по почте выписки обычно составляют
сопроводительное письмо.
Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного
документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи
копировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном
установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Для направления изготовленной копии адресату обычно
требуется составить сопроводительное письмо.
Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии
изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого
сделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.
Если запрашиваемые сведения невозможно документально
подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный
ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в
документах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также может
содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для
получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых
для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую
организацию, фактах утраты документов и т.д.
ПРИМЕР 5
Письмо-ответ
|
Открытое акционерное общество «Уралмебель» (ОАО «Уралмебель») ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678 Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71 ОКПО 12345678 ОГРН |
Конокрадову Анатолию Евгеньевичу ул. Московская, д. 32, кв. 4, г. Челябинск, 123678 |
|
|
25.09.2013 |
№ |
04-15/986 |
|
На № |
б/н от 04.09.2013 |
|
|
Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.Е. |
Сообщаем,
что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении
заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.
В 2006 г.
предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведения
ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской
архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный
архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.
Заместитель генерального директора Каморников Т.А. Каморников
Удочкина Н.М.
00-00-00
Выдача личных документов
Особую группу запросов составляют обращения о выдаче
подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах
студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которые
они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников
(например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы,
не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве
организации.
При наличии запроса допускается изъятие из архива
организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача
владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего
личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные
личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.
Отправка подготовленной информации
Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из
которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной
регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой
помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.
Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.
Е.Л. Полоса, документовед
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2013.
Гость «Прямой телефонной линии» — заместитель директора Государственного архива Харьковской области Лариса Юдина.
В архиве помогут найти первую любовь
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Марина. Расскажите, пожалуйста, какую информацию можно получить в вашем архиве?
– Самую разнообразную. Это информация генеалогического характера для исследования истории своего рода, социально-правового – для подтверждения трудового стажа, зарплаты при оформлении пенсии, об учебе в вузе, службе в рядах Советской Армии, участии в партизанском или подпольном движении в годы Великой Отечественной войны, репатриации в Германию в период оккупации Харькова, а также биографические данные о человеке: к примеру, личное дело студента или уголовное дело репрессированного и многое другое. Можно заказать помощь в поиске документов в архиве.
– Добрый день. Звоню вам по просьбе своей знакомой, ее зовут Валентина Григорьевна. Отец Валентины Григорьевны был расстрелян НКВД, затем был реабилитирован. Его дочь хочет собрать детей и внуков, чтобы вместе почитать документы об отце. Но не знает, где это можно сделать. Хранятся ли такие документы в вашем архиве?
– Уголовные дела репрессированных хранятся как у нас, так и в управлении Службы безопасности Украины в Харьковской области. Возможно, дело, касающееся родственника Валентины Григорьевны, хранится в нашем архиве: в 90-е годы мы приняли от СБУ в Харьковской области более 24 тысяч уголовных дел репрессированных. С целью поиска сведений о родственнике советую оформить письменный запрос на имя руководителя Госархива Харьковской области с просьбой информировать, хранится ли в архиве уголовное дело интересующего вас репрессированного. Если да, его родственники смогут ознакомиться с ним в читальном зале архива либо получить архивную справку; если же нет – необходимо сделать запрос в управление СБУ в Харьковской области.
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Лена. Моя мама не харьковчанка, ищет в этом городе свою первую любовь. Много лет назад этот человек проживал в Харькове, но его адреса мама не знает. Скажите, может ли мне чем-то помочь архив? Или, может быть, вы что-то посоветуете?
– Для проведения поиска необходимо иметь как можно больше информации о человеке: где родился, учился, работал. Если институт, который он оканчивал, действует до сих пор, можно направить туда запрос. В вузах на протяжении 75 лет хранятся личные дела студентов, а в личном деле, возможно, есть информация о его месте проживания. Личное дело по месту работы – тоже вариант. Если мужчина работал, к примеру, на заводе, там должно храниться его личное дело. В случае ликвидации предприятия без правопреемников документы передаются в архивное учреждение. Необходимо собрать максимум информации, которая поможет нам, архивистам, ответить на ваш вопрос. Вы можете провести поиск самостоятельно или обратиться к нам за квалифицированной помощью.
В архиве можно исследовать историю семьи с ХVIII века
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Сергей. Моя жена утверждает, что ее предки принадлежат к казацкому роду. Скажите, пожалуйста, можно ли у вас в архиве заказать родословную?
– Конечно. Если вы располагаете свободным временем и возможностью самостоятельно изучить архивные документы, мы приглашаем вас для поисковой работы в читальный зал, где наши сотрудники расскажут, как работать со справочным материалом, с какой конкретно группой документов. Поиск интересующей вас информации могут провести и сотрудники архива. Для оформления в читальный зал с целью проведения такой работы или оформления заявки на получение информации вам необходимо предоставить пакет документов, подтверждающих родственное отношение к человеку, которым вы интересуетесь. Это может быть копия метрической записи, свидетельства о рождении родителей или регистрации их брака. Если такие документы в наличии, мы принимаем заказ или оформляем абонемент в читальный зал.
– Скажите, а эта услуга пользуется спросом?
– В последнее время количество запросов генеалогического характера значительно возросло. В читальном зале архива по данной тематике в среднем в год работает около 50 человек, кроме того, поисковой работой занимаются и наши сотрудники.
– Добрый день, Лариса Николаевна. Меня зовут Юрий. Хочу с помощью архива как можно глубже «копнуть» историю моей семьи. Скажите, пожалуйста, сколько времени занимает такие поиски? И могу ли я получить данные о родственниках, которые жили не в Харьковской области?
– Сроки поиска зависят от имеющегося у нас состава документов и информации, которой вы располагаете. Чтобы приступить к работе, необходимо знать фамилию, имя, отчество человека, дату и место его рождения, возможно, крещения либо венчания в церкви, регистрации брака и другое. Чем больше сведений, тем проще, быстрее и успешнее будет проходить поисковая работа. Наш архив ведет поиски начиная с ранних сохранившихся документов нынешних территорий: Харьковской, Сумской, Полтавской, Донецкой и Луганской областей. Если интересует информация о людях, проживавших на другой территории, придется делать запросы в архивы иных областей Украины или за ее пределами.
– А начиная с какого года вы можете отследить историю семьи?
– С конца ХVIII столетия. Самые ранние документы, хранящиеся в Госархиве Харьковской области, датированы 1739 годом: это указы Харьковской духовной консистории. Более поздние документы – метрические книги 1751 года. Велись они при церквях. Это записи о рождении, бракосочетании, смерти.
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Наталья. Подскажите, пожалуйста, в какие сроки можно получить результаты поиска родословной и какова стоимость таких услуг?
– Сроки зависят от объема интересующей заявителя информации: хотите ли вы полностью составить свою родословную или отследить лишь определенный период. Срок выполнения запроса зависит от объема и состава документов, необходимых для изучения. Поиски могут затянуться на месяц-два. Что касается оплаты – это коммерческая услуга, архив выполняет ее на договорных условиях. Общая стоимость проведенной работы зависит от количества дел, описей, каталожных карточек, просмотренных нашими сотрудниками. Изучение 250 листов документа стоит 5 грн. 48 коп. В метрической книге, к примеру, до 2-3 тысяч листов.
– А можно ли изучать родословную параллельно с сотрудниками архива?
– Это целесообразно лишь в том случае, когда исследованием определенного периода занимаются сотрудники нашего архива, а другой период вы исследуете самостоятельно.
В архиве сохранилось видео в бобинах
– Добрый день, Лариса Николаевна. Меня зовут Антон. Скажите, пожалуйста, а сколько всего в архиве документов и в каком виде они хранятся?
– Всего хранится около 2,5 миллиона дел. Они размещаются на стеллажах общей протяженностью 33 с половиной километра. Это документы на бумажных носителях и аудиовизуальные документы (кино-, фото-, фоно- и видео-) на пленочных носителях.
– Старые пленки в бобинах? А как их можно посмотреть или послушать?
– Сложность в том, что у нас нет аппаратуры для просмотра или прослушивания старых пленок. Но мы начали переводить их на цифровые носители. Организации, которые берут у нас документы на пленках во временное пользование, просматривают их на своей аппаратуре.
– А зачем вы храните афиши и плакаты?
– Афиши и плакаты были переданы нам на хранение в послевоенные годы. Большая часть плакатов относится к периоду оккупации Харькова и Харьковской области (1941—1943 гг.). Это плакаты агитационного характера, выпущенные немцами. На одном из них, к примеру, написано: «Гитлер – освободитель!». Есть и обращение к харьковчанкам: «Девушки и женщины, вас ждет счастливая Германия». Афиши в основном театрального, спортивного и иного информационного характера. Используем данные виды документов как иллюстрационный материал.
Читальные залы откроются после Рождества
– Добрый день. Лариса Николаевна. Меня зовут Павел Алексеевич. В этом году из-за хищения в архиве был закрыт доступ для исследователей. Скажите, пожалуйста, когда возобновится обслуживание?
– Действительно, в течение года читальные залы архива работали в сокращенном режиме. В связи с подведением итогов уходящего года (передачей документов в хранилища, оформлением личных дел исследователей) их работа приостановлена с 24 декабря 2012 года по 8 января 2013 года. С 8 января работа читальных залов на проспекте Московском, 7, и на улице Мироносицкой, 41, будет возобновлена. Режим работы – с понедельника по пятницу с 8.30 до 17.00.
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Татьяна. Расскажите, пожалуйста, какие услуги у вас платные, а какие бесплатные. Если, например, нужно поднять документы для оформления пенсии – это платная услуга?
– Запросы социально-правового характера, в частности о подтверждении трудового стажа и начислении заработной платы, которые вы имеете в виду, мы выполняем бесплатно. А вот, к примеру, выдача справки о подтверждении имущественных прав – услуга платная, ее стоимость составляет 26 грн. 06 коп. Ознакомиться со стоимостью предоставляемых нами услуг вы можете на сайте архива.