Как найти среднесписочный состав работников

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2021 год утвержден приказом Росстата от 27.11.2019 № 711, на 2022 год — приказом Росстата от 24.11.2021 № 832.

Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 711, пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,

где:

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»:
На 01.08.2022 в организации 24 полностью занятых работника. 10 августа одна из работниц ушла в декрет.
Списочная численность работников…
Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.

О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 711, п. 79.10 указаний Росстата № 832).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 711, п. 77 указаний Росстата № 832).

Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 711, п. 78 указаний Росстата № 832. В частности, это:

• внешние совместители;
• работающие по договорам ГПХ;
• собственники, не получающие в организации зарплату и др.

Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 711, п. 79.1 указаний Росстата № 832). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 76 указаний Росстата № 832).

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 711, п. 79.3 указаний Росстата № 832):

1. Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:

• при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
• при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
• при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).

Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»:
В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А. Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день. У обоих работников неполное рабочее время установлено по соглашению сторон.
В июле 2021 года Сидоров А. Д. отработал 23 дня, Самохин Н. И. 22 дня.
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, поэтому продолжительность рабочего дня — 8 часов (40 / 5).
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

1. Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

• четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 / 8 часов);
• трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 чел. (3,2 / 8 часов).

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».

Итоги

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. В 2020-2021 годах при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно было руководствоваться правилами, утвержденными приказом Росстата № 711, а с 2022 года — правилами по новому приказу от 24.11.2021 № 832. Но со сменой регулирующего НПА сам порядок расчета ССЧ не изменился.

Содержание

Владельцы бизнеса должны регулярно передавать отчеты о работе в профильные органы. ООО и ИП по-разному отчитываются перед налоговой службой, но информацию о среднесписочной численности наемных работников за месяц сдают и те, и другие. В статье расскажем, что такое среднесписочная численность работников, как ее рассчитывают и в каких отчетах предоставляют сведения в ИФНС.

Что такое списочная и среднесписочная численности работников

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитывают только тех сотрудников, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.

Списочная численность — более широкий показатель. При подсчете учитывают не только наемных сотрудников, но и совместителей, работников по договору ГПХ, отпускников и сотрудников на больничном. Важно: человек должен проработать в организации более одного дня.

Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет больше одной ставки, для данного показателя он считается как один человек — в соответствии с основной работой. Если это внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.

Кому и зачем нужно считать

Расчет среднесписочной численности работников нужен, чтобы:

• заполнить и направить в ИФНС расчет по страховым взносам;
• рассчитать сумму налога на прибыль;
• определить возможности использования системы налогообложения в формате ЕНВД.

Используйте показатель среднесписочной численности сотрудников, чтобы регулировать штатный состав. Зная ССЧ, вы сможете определить, сколько работников нужно для увеличения производительности предприятия. 

Владельцы онлайн-бизнеса понимают, насколько сложно контролировать работу всех сотрудников и рассчитывать их КПД. Упростите себе задачу: речевая аналитика Calltouch поможет проанализировать статистику и оценить эффективность менеджеров. Система сохраняет записи телефонных разговоров с клиентами и показывает, сколько звонков закончились продажей и используют ли операторы скрипты продаж.

Как рассчитать списочную численность работников

Чтобы знать списочное количество работников, необходимо ежедневно заполнять табель учета рабочего времени. В нем отмечают отработанные часы фактически работающих сотрудников и тех, кого нет на рабочем месте по какой-то причине (например, во время отпуска или больничного). 

Кто входит в среднесписочную численность работников? Это специалисты, которые:

• фактически находятся на рабочем месте (не работают в дни простоя);
• уехали в командировку (с сохранением зарплаты);
• ушли на больничный, в отпуск по беременности и родам, а также по уходу за ребенком;
• взяли отпуск, в том числе оплачиваемый за свой счет;
• получили выходной за работу в праздничные (нерабочие) дни или перевыполнение плана;
• находятся на выходном по графику;
• временно замещают штатного сотрудника;
• выполняют обязанности государственной или общественной важности;
• работают вахтовым методом или на дому, неполный рабочий день или на полставки;
• проходят испытательный срок;
• имеют специальное звание;
• проходят курсы повышения квалификации или получают новую профессию с отрывом от производства (с условием сохранение зарплаты);
• проходят производственную практику (студенты вузов);
• участвуют в забастовках;
• не имеют российского гражданства;
• находятся под следствием и ожидают решения суда.

Есть два варианта табеля: универсальный Т-12 и Т-13 для предприятий с автоматическим турникетом. Заполненный табель служит основой для подсчета ССЧ.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Помимо табеля учета отработанных часов, для расчета среднесписочной численности работников используют приказы о кадровых назначениях, командировках и отпусках. Во внимание берут все календарные дни месяца. В выходные и праздники число работающих человек приравнивают к их количеству в предшествующий рабочий день.

Для ООО действует правило: работника на «удаленке» отмечают как полноценную единицу.

CCЧ сотрудников с полным рабочим днем

Формула расчета среднесписочной численности работников за месяц с полным рабочим днем выглядит так: нужно учесть количество сотрудников в каждый календарный день месяца и разделить на общее число дней в этом месяце.

Например: в компании числятся восемь сотрудников, еще один человек устроился на работу 17 мая. Тогда подсчет будет выглядеть так:

(14 дней × 8 сотрудников + 17 дней × 9 сотрудников) ÷ 31 день в мае = 8,5.

CCЧ сотрудников с неполной ставкой

Для этого нужно посчитать часы, которые отработали все сотрудники на неполной ставке за каждый месяц. Например: в компании три сотрудника работают на полставки по пять часов в день. За май они втроем отработали 150 часов. Эти часы нужно разделить на дневную норму, умноженную на число рабочих дней в месяце:

150 ÷ 8 часов (рабочий день) × 14 (рабочие дни в мае) = 1,3.

ССЧ всех сотрудников

Формула среднесписочной численности всех работников складывается из следующих действий:

1. Сложить показатель ССЧ сотрудников на полной и неполной ставке за все месяцы, округлить результат.
2. Разделить количество работников на полной и неполной ставке на число месяцев в нужном промежутке и снова округлить полученное число.

Численность считают за периоды:

• Квартал — с января по март, результат делят на 3.
• Полугодие — с января по июнь, результат делят на 6.
• 9 месяцев — с января по сентябрь, результат делят на 9.
• Год — с января по декабрь, результат делят на 12.

Сотрудники, не учитываемые при подсчете ССЧ

При расчете ССЧ не учитывают:

• внешних совместителей;
• учредителей или представителей руководства, которые не получают зарплату;
• женщин в декретном отпуске;
• адвокатов;
• военнослужащих;
• сотрудников в командировке за рубежом;
• учеников, которые оформлены по специальному договору;
• студентов на сессии;
• сотрудников, работающих по договору ГПХ.

Пример расчета

В начале апреля в компании работали 70 штатных сотрудников. 6 апреля на работу приняли двух человек, 16 апреля уволили четверых, а 29 апреля наняли пятерых специалистов. Показываем, как найти среднесписочную численность работников:

CCЧ = 70 × 5 + (70+2) × 10 + (72-4) × 15 + (68+5) × 3 ÷ 31 = 74

Этот пример расчета ССЧ подходит для компаний с сотрудниками на полной занятости.

После сокращения штата прибыль компании может вырасти. Это говорит о том, что уволенные работники не способствовали развитию общего дела. Не тратьте бюджет на зарплату малоэффективным сотрудникам, лучше вложите средства в рекламную кампанию и продвижение товаров и услуг. Чтобы оптимизировать рекламу и получить максимальный результат, используйте сквозную аналитику Calltouch.

Подача сведений в статистические органы

Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета. Эти сведения стали частью расчета по страховым взносам (РСВ). Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.

В соответствии с Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@, с 1 января 2023 года предприниматели сдают часть РСВ ежемесячно, а полный расчет — ежеквартально.

Каждый месяц ИП и ООО отправляют в налоговую службу отчет, который заменяет форму СЗВ-М. В него вносят персонифицированные сведения о физических лицах, информацию об их заработке и начисленных взносах. Именно в этом отчете указывают ССЧ.

Ежеквартальный РСВ включает в себя четыре раздела:

• «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов»;
• «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов — глав крестьянских (фермерских) хозяйств»;
• «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
• «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов, указанных в пункте 6.1 статьи 431 Налогового кодекса Российской Федерации».

Поскольку информацию из третьего раздела предприниматели сдают ежемесячно, в общем отчете этот раздел не заполняют. На подачу расчета предпринимателям дают 10 дней.

Сроки подачи отчетов:

• ежемесячный — не позднее 25-го числа месяца, который следует за истекшим;
• ежеквартальный — не позднее 25-го числа месяца, который следует за отчетным кварталом.

Отчеты РСВ сдают в электронном виде — отправляют в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. 

Что грозит за непредставление сведений

Непредставление статистической отчетности и неуплата страховых взносов считается административным правонарушением. Как указано в ст. 15.5 КоАП РФ, за непредставление или несвоевременное представление расчета по страховым взносам, а также за подачу недостоверных данных предусмотрен штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Штраф рассчитывается за каждый месяц просрочки. Если компания или ИП задержит подачу РСВ на 20 рабочих дней и более, налоговая служба имеет право заблокировать расчетный счет.

Коротко о главном

• Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года. 
• Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
• Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
• В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
• Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ваш вопрос – наш ответ

Задать вопрос

• Редактор Мария Власова

  24 мая 2023 в 17:16

  Работодатель может перевести вас на другую должность из-за медицинских показаний? Или вообще не можете…

  Как сохранить рабочее место инвалиду?

• Редактор Мария Власова

  24 мая 2023 в 17:14

  Это если вам электронно отправили, а вы квитанцию о приеме не передали.

  В какой срок нужно предоставить документы по требованию СФР, полученному по почте?