Как найти участников для ярмарки

Ярмарки пришли в Россию из Европы, но прижились и можно сказать, стали визитной карточкой русской торговли. Крупными центрами международных ярмарок в XIX веке были Одесса, Новороссийск и конечно, Нижний Новгород. Этот город даже называли «карман России». Нижегородская ярмарка действовала с 1817 года, была крупнейшей по товарообороту и размерам территории в Российской империи. Она проходила с 15 июля по 10 сентября на протяжении 100 лет и стала своеобразной биржей, где устанавливались цены на основные товары: чай, мануфактуру, металл, рыбу, соль, хлеб, меха и т.д.

Все течет, все изменяется, но ярмарки по-прежнему остаются популярными. У этого формата торговли есть несколько важных преимуществ: более низкие цены для покупателей, невысокие затраты на участие для сельхозпроизводителей. Главное – это широкий ассортимент отечественной, а часто и местной аграрной продукции, поэтому ярмарки часто поддерживают региональные власти. 

Кто может продавать на ярмарке

Требования к участникам зависят от организаторов конкретного мероприятия. Как правило, на ярмарки приглашают фермеров и сельхозпроизводителей, включая ЛПХ, предприятия пищевой и перерабатывающей промышленности (местные и из других российских регионов). В московских круглогодичных ярмарках могут принять участие аграрии и со всего СНГ, вернее, из тех его государств, к которым не применяются отдельные экономические меры.

Что продают на ярмарках

Ассортимент ярмарок – это почти любая сельскохозяйственная продукция: мясо, рыба, морепродукты, молоко, овощи, фрукты, ягоды – и продовольственные товары: хлеб и кондитерские изделия, крупы, мука, растительные масла, соль, сахар, приправы, чай, кофе и консервы.

Однако нужно быть внимательным. Правила в каждом случае устанавливает организатор, и он может исключить из списка некоторые виды продукции. Так, на ярмарке «Весенняя», которая пройдет в Тюмени в конце мая, можно продавать рассаду, семена, саженцы, удобрения, товары для сада и огорода и другие соответствующие товары – но не продукцию животноводства. 

Какие нужны документы

Несмотря на облегченный формат оформления, требования к качеству и безопасности ярмарочных продуктов сохраняются. Например, с 1 сентября 2022 года все участники, которые продают подлежащие маркировке товары, должны зарегистрироваться в системе “Честный знак” и работать в ней.

Чтобы продавать на ярмарке продукты животноводства, нужно представить ветеринарные сопроводительные документы: ветеринарные сертификаты, свидетельства и справки, где будет указано территориальное и видовое происхождение продукта, ветеринарно-санитарное состояние товара, эпизоотическое состояние места происхождения. Подробнее правила можно прочесть в приказе № 589 Минсельхоза России от 27 декабря 2016 г. Важно, что этот документ будет действовать до 1 сентября 2023 года, а тогда его заменит приказ от 13 декабря 2022 г. № 862. Ветеринарные сертификаты нужно оформлять в “Меркурии”.

Как получить место

Прежде всего, выбрать ярмарку, которая вам подходит. Для этого изучите список постоянно действующих или сезонных мероприятий. Чаще всего их публикуют на сайтах администраций городов. Например, в Новосибирске в 2023 году запланировано 18 сельскохозяйственных и продовольственных ярмарок. В Москве во всех округах работают круглогодичные ярмарки, где продают продукты самых разных российских регионов. Здесь же действуют 65 ярмарок выходного дня и пять уличных ярмарок.

Остается узнать о наличии свободных мест, подготовить необходимые документы на свою продукцию и приехать с ними к организаторам. Что касается Москвы, то информация о местах на ярмарках публикуется на официальном сайте ГБУ «Московские ярмарки».

Формальности решаются с организатором ярмарки. Нужно заполнить заявку на включение в реестр участников и прописать в ней свои товары. Организатор, в свою очередь, изучит ваши ветеринарные документы, а качество товаров на месте проверит орган ветеринарного надзора; он же выдаст заключение о реализации.

Фермеры из других регионов или стран могут подавать заявки на участие через региональные и государственные власти. Отечественным аграриям, чтобы участвовать в крупных ярмарках в другом регионе, нужно обратиться в региональный Минсельхоз и заполнить анкету.

В анкете юридические лица указывают:

• Название (полное и сокращенное) юридического лица;
• Сведения об организационно-правовой форме и месте его нахождения;
• Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица;
• Данные документа, подтверждающего внесение сведений о юридическом лице в ЕГРЮЛ;
• ИНН.

Фермерам, работающим как ИП, нужно отметить: 

• ФИО индивидуального предпринимателя;
• Место жительства;
• Данные документов, удостоверяющих личность;
• Регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
• Данные документа, подтверждающего внесение сведений об индивидуальном предпринимателе в ЕГРИП;
• ИНН.

Владелец ЛПХ вносит  в анкету:

• ФИО;
• Место жительства; 
• Данные документа, удостоверяющего личность;
• Сведения о гражданстве;
• Реквизиты документа, подтверждающего ведение гражданином КФХ, ЛПХ или занятие садоводством и огородничеством.

Кроме того, понадобится предоставить сведения о продавцах и других участниках, которых вы привлечете для работы на ярмарке, и конечно, список товаров.

Если на ярмарке есть места, организатор сообщит об этом и закрепит его за вами, если мест нет – включит в резерв участников. Когда место освободится, вы получите уведомление. Так обычно и происходит на круглогодичных ярмарках: участник с сезонным товаром, например, свежими овощами или ягодами, распродает их и уезжает, освободив место для другого.

Поддержка участников

Участие во многих сельскохозяйственных и продовольственных ярмарках, в том числе выходного дня и сезонных, обычно бесплатное. Кроме того, даже если оно платное, на большинстве региональных ярмарок есть бесплатные места. Все расходы по организации торговых мест берут на себя администрации городов.

Таким образом, вы не должны тратиться на аренду, а если ярмарка местная, то и на транспортировку вы расходуете немного. Это позволяет продавать на таких мероприятиях дешевле, поэтому нередко ярмарки называют социальными. В некоторых городах, в том числе в Москве, организатор ярмарки берет на себя и затраты по комплектации торговых мест холодильниками, витринами, стеллажами и прочим нужным оборудованием.

О том, как организовать магазин прямо на ферме и вообще ничего никуда не возить, рассказали здесь, а здесь – еще о нескольких способах продажи фермерской продукции.

Смотрите также:

• Cамая подходящая одежда для работы в поле
• Агротуризм: где поселить туристов, приехавших к вам на ферму
• Идеи для фермерского бизнеса

Заходите на фермерский маркетплейс «Свое фермерство», здесь вы сможете найти животное для вашей фермы или свежие продукты.

Сменный продавец для ярмарок — не роскошь, а необходимость. Не стоит верить соискателю, если он обещает отработать весь сезон без выходных. Случиться может всякое: заболел, затопили квартиру, сломался транспорт, просто переоценил свои силы. Практика показывает, что вероятность форс-мажоров при работе с одним продавцом высока, а продажи должны идти ежедневно в любом случае.

Даже учитывая краткосрочность сезона (как правило, это 4–5 недель) один продавец не сможет работать без выходных. Давать дни на передышку обязательно, и по ТК РФ, и с точки зрения эффективности бизнес-процесса.

Как правило, продавцов ставят в графике 2/2 (смена 12 часов) или 5/2 (смена 8 часов). Может быть дополнительное усиление сменным продавцом в период повышенного трафика: пятница с 16:00, суббота и воскресенье с 11:00 до 22:00. Можно сразу на старте обговорить, что основной продавец будет работать с понедельника по пятницу, с 10:00 до 19:00, а сменный продавец будет работать в вечерние часы с 19:00 до 22:00 и по выходным. Либо сразу их ставить в 12-ти часовые смены с графиком 2/2.

Где взять руки

Чаще всего предприниматели стараются продолжить сотрудничество с теми продавцами, которые уже успешно отработали с ними на предыдущих ярмарках. Контакты хороших торговцев сохраняют, а иногда и передают коллегам. У проверенных продавцов просят помощи в поиске хороших сотрудников, они охотно рекомендуют друг друга. Но время от времени все равно приходится идти за рабочими руками на кадровый рынок.

За поиском продавца можно обратиться в специализированное агентство. Услуга платная, но агентству можно поставить сроки, обозначить требования к продавцу и быть уверенным, что соискателя проверят не только на профпригодность, но и на честность и порядочность.

Можно искать самостоятельно. На работных сайтах — платно, но дешевле, чем через агентство, на профильных сайтах, таких как joblab.ru, trudvsem.ru, jobinmoscow.ru, domkadrov.ru и в большинстве профильных групп в социальных сетях — бесплатно. Но проверять кандидатов придется самостоятельно и все риски остаются на работодателе.

Бесплатно можно найти продавца через службу занятости. Минимальную проверку кандидаты там проходят, но ждать 100% совпадения с требованиями вакансии не стоит: задача службы занятости, в первую очередь, дать людям работу, а уж удовлетворить нанимателя — во вторую.

В некоторых агентствах, в том числе и в нашей компании, существует акция «Приведи друга». Мы просим рассказать о вакансии своим знакомым, которые в поиске работы. И если знакомый заинтересуется, устроится к нам на работу и успешно отработает некоторый период, то за такого рекомендованного кандидата мы платим посреднику премию от 1 000 до 3 000 рублей. Для работодателя эта услуга платная, но таким образом можно довольно быстро и качественно закрыть вакансию.

Доверяй, но проверяй

Если работодатель решил заниматься наймом персонала самостоятельно, то очень важно внимательно проверить соискателя не только на профпригодность, но и на благонадежность.

Профпригодность проще всего проверяется во время личной беседы. Опрятен ли человек, умеет ли располагать к себе при общении, грамотная ли речь, смотрит в глаза или избегает взгляда, насколько легко формулирует свои мысли. Если коммуникация дается кандидату с трудом, вряд ли он будет успешен в роли продавца.

Обязательно нужно поинтересоваться, умеет ли соискатель работать в стрессовых ситуациях, как будет вести себя в ситуации конфликта с покупателем. Есть ли у претендента опыт работы с денежными средствами.

Далее должна последовать проверка на благонадежность.

Хорошо, если есть возможность провести проверку по службе безопасности по своим каналам или обратиться за этой услугой в агентство, она будет платной. Но если такой возможности нет, то не обойтись без очного интервью.

Во время очного интервью нужно отследить реакцию кандидата на вопросы такого характера:

• «Приходилось ли вам обманывать своего предыдущего работодателя?»
• «Случались ли у вас недостачи?»
• «За что вы получали выговор/нарекания?»

Обязательно нужно проверить трудовую книжку, посмотреть причины увольнений и обсудить их с кандидатом. Если он затрудняется с ответами, отводит глаза или рассказывает легенды про то, как его подставили, лучше не связываться.

Хороший способ проверить благонадежность кандидата — запросить рекомендации с прошлых мест работы. Времени на звонки прошлым работодателям придется потратить немного, а результаты многое прояснят.

Можно запросить у самого кандидата выписку из полицейского участка о том, что он не привлекался к уголовной ответственности. При возможности стоит установить в павильоне камеру и предупредить об этом сотрудника. В любом случае — не пренебрегать периодическим контролем — звонками в торговую точку и ежедневной инкассацией с учетом выручки за день.

В легальном поле

Каким бы способом ни выбирался продавец, важно, чтобы характер отношений был каким-то образом легализован, так как сотруднику предстоит работать с денежной наличностью. У работодателя должны оставаться инструменты взыскания с работника денежных средств при недостаче/краже. Обязательно нужно предусмотреть основание для передачи материальных ценностей сотруднику (акт передачи материальных ценностей).

Оформить сменных продавцов можно разными способами. Самый простой — аутсорсинг продаж через специализированное агентство, которое возьмет весь процесс на себя. Начиная от найма сотрудников, заканчивая ответственностью за конечный результат — продажи как таковое. Агентство самостоятельно разработает эффективную систему мотивации, скрипт продаж для продавца, будет обучать и контролировать сотрудников, расставлять по сменам и продумает мероприятия для увеличения трафика и стимуляции продаж.

Можно заказать услугу по предоставлению продавца-консультанта на период ярмарки в частном агентстве. Агентство предоставит квалифицированный персонал и снимет с работодателя задачу по оформлению трудовых отношений с персоналом. Но задача по управлению данным сотрудником, отслеживанию результатов, планированию мероприятий для увеличения трафика и стимуляции продаж остается на стороне работодателя.

Если работодатель сам ищет и нанимает сотрудника, то чаще всего для оформления используется договор ГПД, кроме того сейчас можно оплачивать услуги самозанятому гражданину.

Из-за эпидемиологической ситуации работодатель должен обеспечить продавцов масками и перчатками и соблюдать требования для площадки, которые установлены Роспотребнадзором. Справка о том, что наемный продавец не болен коронавирусом, не требуется, но организация, где оформлен сотрудник, должна соблюдать требования, утвержденные Распоряжением Департамента торговли и услуг города Москвы от 28 мая 2020 года № 114 «Об утверждении требований, направленных на недопущение заноса и распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) на предприятиях торговли и услуг», а именно тестировать каждые 15 дней 10% своих работников.

На ярмарках проводится ежедневная термометрия, в случае выявления повышенной температуры у сотрудника организатор ярмарки обязан сообщить об этом в Роспотребнадзор.

Создать действующий и прибыльный бизнес на организации выставок можно. Но нужно понимать и специфику вашего собственного дела, и отношение потенциальной аудитории, и доступное время посещения, и информационную осведомлённость клиентов, и логистику передвижения участников, и ещё множество вещей, которые будут влиять на успешность вашего проекта.

Помните, что, сколько бы ни проводилось различных выставок у вас в городе, далеко не все они прибыльны для организаторов. Многие выставки единичны и после неудачного показа перестают существовать. А количество их формируется трендом.

Виды выставочных мероприятий

Выставка продукции

Самая распространённая форма организации бизнеса на выставочных мероприятиях.  Цель подобного вида – ознакомить действующих и потенциальных клиентов с ассортиментом продукции фирмы, новинками, запустить рекламную компанию, увеличить спрос на определённый товар. Стандартно, во время проведения таких выставок, на витрины и полки выставляются образцы всей продукции или же новинки фирмы, раскладывается описательная литература, рекламные буклеты с контактами, а также ставится ответственный сотрудник, который будет привлекать посетителей и консультировать по всем имеющимся вопросам.

Выставка групп изделий

Цель подобного вида выставки – провести исследование спроса потребителей и их реакции в отношении конкретного сегмента продукции, её вида, или определённой серии. Как показывает статистика, более успешны в этом отношении те выставки, на которых представлены на выбор потребителя несколько групп товаров, или даже товар от различных поставщиков и производителей.

Тематические выставки

Стимулирование спроса и повышение уровня продаж – вот цель подобного рода выставок. Тематики таких мероприятий могут варьироваться в совершенно различном диапазоне. Это могут быть и арт-галереи, выставки дизайна и моды, ярмарки изделий ручной работы. Стандартно такие мероприятия проводятся в праздничные или выходные дни, когда люди имеют возможность посетить её в любое время дня, не совмещая дело с работой.

Отдельно нужно заметить, что такой вид выставок всегда сопровождается мастер-классами для потребителей, которые как повышают интерес к самому мероприятию, так и способствуют более плотному знакомству людей с видом деятельности и приносят дополнительную прибыль организаторам и участникам.

Маркетинговые выставки

Цель подобного рода выставок – выявить объём продаж в определённых торговых точках. Это может быть магазин, супермаркет, рынок или бутик. Также характерно предоставление возможности по раскрутке определенного магазина или поставщика.

Выставка коллекций

Как и выставка групп изделий, направлена на выявление и изучение спроса действующих и потенциальных потребителей в отношении определённого вида товара, новой серии или продукты от различных производителей. Также организуется для ознакомления и формирования спроса на новый вид товара.

Помещение для выставки

Естественно, первый фактор, который будет влиять на необходимые размеры для проведения мероприятия – экспозиция. Какие именно вещи и товары будут выставляться на выставке. Если это габаритные предметы, или дизайн проекты, требующие много свободного места, то соответственно и арендуемая площадь должна будет вместить всех на комфортных условиях.

Второй фактор – количество участников. Если речь идёт о мероприятии, где на суд публике будет представлено множество производителей со своим товаром, то вы должны заранее просчитать размещение со схемой, чтобы не было неприятных сложностей перед открытием.

Третий фактор – предполагаемое количество посетителей. Да, точные прогнозы дать достаточно сложно. Однако если в процессе вы будете вынуждены пускать людей партиями, то приобретёте негативную репутацию как неумелый организатор. Исключения составляют такие случаи, когда народа действительно очень много, а не помещение подобрано маленькое.

Но стандартно помещение, которое действительно может принести доход от выставочного мероприятия не должно быть меньше 2500 квадратных метров.

Специфика этого бизнеса такова, что отдельная аренда офисного помещения для ведения деятельности оттуда не предусмотрена. Однако помните, что, скорее всего, вам понадобится хотя бы небольшой склад, где вы будете хранить реквизит и инвентарь. Сюда относятся и рекламные стенды, штативы для баннеров, сборные места для участников, стойки администрации и многое другое из варьирующегося от специфики.

Персонал

Количество персонала, который будет необходим на мероприятии, также зависит от того, какой формат выставки вами предусмотрен. Существуют и такие, где вполне могут справиться два человека. Однако, скорее всего, вам понадобятся:

— Разнорабочие. 5 человек.

Эта категория персонала будет вашей основной рабочей силой во время организации и после проведения мероприятия. Перенос оборудования, сборка стендов, настройка аппаратного обеспечения, разбор и другие физические и технические действия под вашим руководством лягут на них.

— Администраторы. 2 человека.

В случае, когда выставка проходит в очень продолжительный срок, может понадобится и большее количество человек. Но зачастую хватает и двух, а иногда и одного. Эти люди будут вести административную и организаторскую деятельность во время выставки, фактически исполняя ваши обязанности, следя за правильным ходом мероприятия, следованию плану. Во время возникновения вопросов у посетителей и участников, первым делом вопросы решают именно администраторы.

— Уборщики

Необязательный пункт. Можно отнести к разнорабочим и включить в их обязанности. Но почти всегда выставка требует постоянного контроля над чистотой, что связано с передвижением большого числа людей. Поэтому действующая уборщица должна постоянно находится на вашей выставке и всегда быть готова отреагировать.

Что касается заработанной платы, то у всего персонала она сдельная, так как выставка проходит только в определённые дни. Однако туда нужно отнести и те дни, когда мероприятие только готовится. Например, время сборки стендов можно оплачивать отдельно или как один рабочий день.

Внимательно к набору персонала нужно отнестись только в том плане, что все рабочие будут постоянно находиться в одном помещении с товаром, который имеет определённую ценность. А также следует проследить за компетентностью административных работников. Ведь именно на их плечи ляжет ответственность при общении с людьми и решении вопросов.

Подготовка выставки

Как и во всяком бизнесе, вам предварительно нужна информация о том, для кого вы делаете эту выставку, и как на это отреагируют те, кто будет приносить вам прибыль. Проводится анализ рынка с целью понимания того, что нужно выставлять и кому показывать.

Поможет в этом определение уровня популярности конкретного, выбранного вами товара, или вида услуги. Обязательно они должны быть нужными, или вызывать интерес у потребителя. Лучше заранее определить, для какого слоя населения будет больше подходить выставочная продукция, чтобы спокойнее оперировать ценообразованием билетов и прогнозом посещаемости, а также временем проведения мероприятия.

Далее, вами создаются базы предприятий или частных лиц, относящихся к выбранному товару и услуге. Они должны быть сами заинтересованы в продвижении своего товара сторонними способами выставочного характера.

Информирование потенциальных участников происходит задолго до выставки. Потому что на подготовку у предприятия уходит много времени, а иногда и денег. Информация рассылается в формате пригласительных. Способов разослать пригласительные письма очень много. Самые популярные – смс-рассылка с дублированием на электронную почту и позже – уточняющий звонок по телефону.

В случае, если вы испытываете какие-либо сложности с правильной организацией информирования ваших потенциальных клиентов, можете обратиться за услугами в специализированную организацию, которая берёт на себя информационный маркетинг. Однако не забудьте внести в статью расходов оплату их услуг.

Формирование плана по организации

Сама организация выставочных мероприятия должна вестись по нескольким направлениям одновременно:

1. Составление трафика выставок
2. Анализ спроса на выставляемую продукцию
3. Рекламная компания
4. Согласование сроков поставки товара для выставления на стенды
5. Договорная основа и документооборот со всеми сторонами, относящимися к участию в действии.

Реклама выставки

Говорить о роли рекламы в бизнесе не имеет смысла, однако в случае бизнеса на организации выставочных мероприятий, концепции проведения маркетинговых компаний играют решающую роль для организаторов, потому что напрямую влияют на посещаемость. А этот фактор оценивается в первую очередь вашими клиентами – участниками выставки.

Поэтому использовать все возможные средства рекламы в этом случае будет верным решением. Но, естественно, с оглядкой на действенность рекламных акций на ту или иную аудиторию, которую к моменту проведения рекламы вы уже будете знать.

Отличным способом считается информирование многочисленных изданий небольшими пресс-релизами. В случае средств массовой информации, зачастую они сами заинтересованы в освещении культурной и деловой программы города, куда безусловно ваше мероприятие будет относиться.

Помимо этого будут полезны все возможные недорогие формы рекламы – публикация информационных объявлений на профильных (или же, в некоторых случаях, массовых) порталах в мировой сети. Радио и телевидение – одни из самых популярных каналов продвижения, однако и ценник на них соответствующий. Поэтому стоит заранее оценить свои возможности.

Если выставка будет рассчитана на посещение среднего слоя населения, который по сути является самым многочисленным, то задача с рекламой ещё больше упрощается. Информацию можно размещать на пилларсах в торговых центрах, на информационных табло в метро. Широко используются и наружные мультимедийные модули.

Проведение выставки

Как и в случае организации самого бизнеса, составляет план проведения с указание сроков, времени, расписания. Особенно, если выставочное мероприятие будет содержать дополнительный контент – выступления, презентации, кофе-брейк, мастер-классы.

При правильном проведении предварительных этапов, само мероприятие пройдёт гладко и принесёт желаемый результат. Главное – вовремя реагировать на все возникающие вопросы и ситуации.

Также, если какой-либо товар не пользуется спросом вообще, стоит заменять его другим, заранее подготовленным. И это не должно стать неожиданностью.

Подведение итогов

Проведение анализа прошедшего мероприятия – также важная часть, если вы хотите успешно заниматься организацией на постоянной основе. Нужно выделить положительные и отрицательные моменты, чтобы в дальнейшем предусмотреть то, что по какой-либо причине не было предусмотрено в первый раз. Выявление лидеров продаж, отзывы потребителей и участников, ошибки, недочёты и действенные ходы, которые принесли наиболее желательные результаты.

Оценка рисков в первом опыте – сложная задача и более доступна в дальнейшей работе. Но всегда стоит заранее подумать о правильности выбора производителя, даты проведения, потребностях покупателей, их платёжеспособности на конкретном этапе. А реализация всего этого на практике должна стать необходимой опорой при повторной организации. 

Еще 1000 лучших бизнес- моделей, Вы можете найти в разделах : Бизнес идеи или Франшиза

У нас с сестрой своя кондитерская. Мы печем десерты и продаем их через интернет.

В декабре 2018 года мы участвовали в новогоднем маркете в Санкт-Петербурге: продавали десерты. Потратили на подготовку 22 тысячи рублей, а продали на 27 тысяч. Заработали всего по 2,5 тысячи на человека за два дня.

Расскажу, какие ошибки мы совершили и почему подобная ярмарка для малого бизнеса не всегда дает ожидаемую прибыль.

Зачем мы участвуем в ярмарках

Нашей кондитерской четыре года. На последнем курсе петербургского университета ЛЭТИ я попала на мастер-класс французского кондитера Мишеля Вийома и начала печь сама. Фотографии изделий я выкладывала в инстаграм и так получила первые заказы. Сейчас я работаю профессиональным кондитером в крупном отеле и иногда пеку на заказ. Я делаю муссовые торты и пирожные «макарон» по французским рецептам, чизкейки, ягодные тарты и готовлю сладости для свадеб. Мне помогает сестра Оля.

В мае 2014 года мы впервые решили выйти в офлайн и увеличить клиентскую базу. В Санкт-Петербурге тогда проходил «Ресторанный день», где любой желающий мог открыть свое кафе, ресторан или бар на один день. Условия участия просты: найти место и решить, что продавать. Заработали тогда немного, но зато нашли новых постоянных клиентов. С тех пор мы работали еще на двух ярмарках и остались довольны. Такой формат помогает получить дополнительный доход, понять спрос и наработать опыт на случай, если мы когда-нибудь откроем свое кафе.

Но все оказалось не так просто. По прибыли этот маркет стал худшим из всех, где мы участвовали. Почти на каждом этапе можно было избежать ошибок, которые повлияли на продажи. Расскажу об этих ошибках подробнее.

Выбор ярмарки

Участвовать в предновогодней ярмарке мы решили в начале ноября. Поскольку мы живем в Санкт-Петербурге, выбор мест был большой: здесь маркеты проходят практически каждые выходные. Но для нас были важны два момента.

Продолжительность — максимум два выходных дня. У нас обеих есть постоянная работа, поэтому заготовить продукцию даже на три дня мы не смогли бы.

Мы выбрали «Маркет у моря» в «Порту Севкабель». Сейчас эта площадка — одно из самых популярных пространств в Петербурге. Она находится в гавани Васильевского острова на территории кабельного завода. В разных корпусах «Севкабеля» регулярно проходят музыкальные фестивали, вечеринки и выставки. Примерно за неделю до маркета стало известно, что на набережной с видом на Финский залив зальют каток. Мы были уверены, что будет много посетителей.

Ошибки и выводы. Изначально организаторы планировали проводить ярмарку только в одном корпусе. Но из-за большого количества участников решили задействовать еще одно помещение. Нам предложили встать не в главном пространстве, а во втором здании. Объяснили, что там будет вся еда и так будет удобнее. Мы согласились.

В первый день ярмарки оказалось, что люди до второго здания не доходят, потому что просто не знают, что в нем тоже проходит маркет. Только на следующий день организаторы повесили на входе в наш корпус флажки и плакат с надписью «Маркет у моря». Нам следовало заранее уточнить все детали организации — еще на этапе выбора ярмарки. Если бы мы сразу все выяснили, то попросили бы поставить нас в другой корпус или выбрали бы другой маркет.

Место

Пространство, в котором нам предложили встать в этот раз, называлось «Цех» — это самый большой корпус на территории «Севкабеля» с окнами на набережную. Как нам объяснили, там планировали расположить фудкорт. Фудкорт на ярмарке — это место, где находятся все лавки с едой и напитками, а также есть скамейки и столы, чтобы посетители могли отдохнуть и поесть. На маркетах в такой зоне можно найти все: от фалафеля и пиццы до бургеров и шоколада. Обычно фудкорт расположен на отдельной площадке в конце торговых рядов.

Мы сразу согласились встать в предложенном месте — решили, что нас точно разместят рядом с едой. На предыдущих маркетах организаторы автоматически ставили нас на фудкорт. Когда появилась схема расстановки участников, выяснилось, что наши соседи слева будут торговать галстуками-бабочками. Уже на самой ярмарке появились еще соседи — с носками и медом, а напротив — с еловыми венками.

В первый день стало понятно, что нам придется стоять в пуховиках либо постоянно двигаться — в здании было холодно. Организаторы перед ярмаркой предупреждали, что лучше стоять в легких куртках. Но мы в спешке приготовлений не продумали одежду, поэтому в первый день стояли в кофтах и фартуках и замерзли. Надевать уличные пуховики мы не стали, потому что в них неудобно двигаться.

Вечером выяснилось, что в этот день на набережной заливали каток, а из «Цеха» на него есть выход. Поэтому в здании была открыта дверь, через которую заезжала и выезжала машина для заливки. Из-за этого было очень холодно и дул сквозняк.

Ошибки и выводы. Мы не обратили сразу внимания на то, куда нас поставили, и сделали большой промах. Оказалось, что фудкорт расположен по периметру помещения, а внутри — торговые ряды. В результате в нашем ряду мы были единственные со съедобной продукцией. Посетители не сразу понимали, что у нас еда, и поэтому мало покупали.

Мы не стали тратить время и выезжать на площадку накануне маркета, чтобы оценить обстановку. В результате весь маркет простояли в неудачном месте, а в первый день еще и замерзли.

Обычно на всех ярмарках можно завезти часть товаров на площадку накануне вечером и осмотреться. Так есть шанс оценить место, соседей, температуру в помещении и иногда попросить организаторов поменять место.

В этот раз такая возможность тоже была, но мы ею не воспользовались. Мы не успевали с подготовкой продукции, поэтому не были готовы везти товар на площадку накануне.

Ассортимент и оформление стола

При планировании ассортимента мы придерживались двух критериев:

1. Хорошая сохранность — чтобы нашу продукцию посетители могли не только есть на месте, но и брать с собой.
2. Достойный внешний вид — чтобы наши десерты покупали в качестве подарков.

Все позиции были рассчитаны таким образом, что половину мы продаем в первый день и еще половину — во второй. По опыту предыдущих маркетов мы знали, что больше товара не поместится на столе, так как хотели еще и украсить его.

Всего у нас получилось 7 позиций. В планах было еще несколько, но от них пришлось отказаться.

В качестве традиционных позиций мы приготовили то, в чем были уверены:

1. Большие рождественские кексы. Это обычные кексы с изюмом, курагой и вяленой клюквой. За год до этого их покупали очень хорошо, так как многие знают этот рецепт. Испекли два больших кекса: один планировали продать по кусочкам в субботу, второй — в воскресенье.
2. Макарон — французское пирожное из яиц, сахара и миндальной муки. Их можно сделать любых цветов и с любыми начинками. Несколько лет назад весь Инстаграм пестрил их фотографиями и многие стремились научиться их печь.
3. Пирожные «Павлова». Это эффектные внешне и простые в приготовлении безе со свежими фруктами. Рецепт придумал новозеландский шеф для балерины Анны Павловой во время ее турне по Австралии в 1926 году.
4. Шоколадные пирожные — полусферы в виде разбитых елочных шариков с бисквитом, шоколадным кремом и малиновым вареньем внутри.
5. «Елки» из шоколада с орехами. Эту позицию мы придумали для тех, кто ищет съедобный подарок на Новый год.

В процессе приготовления решили дополнить ассортимент чизкейком: оказалось, что у нас много сливочного сыра.

Оформление стола. Сбоку мы поставили вазу с ветками и цветами, посередине приклеили шоколадные буквы, перед буквами разложили продукцию, которую не надо резать. За буквами — все, что планировали продавать кусками, чтобы не нужно было тянуться с ножом через весь стол. В результате у нас получился самый красивый стол за все годы участия в маркетах.

В первый день мы распродали часть продукции, поэтому нужно было заполнить стол снова. Утром во второй день мы собрали партию «Павловых» и шоколадных пирожных. Рулеты решили больше не печь, поскольку вечером после торговли не было сил да и покупали их плохо. Стол был не так заполнен, как в первый день, и смотрелся не очень эффектно. Зато мы могли с уверенностью говорить, что все свежее.

Ошибки и выводы. Лучше всего покупали чизкейк и апельсиновый кекс без муки, хотя мы возлагали на него меньше всего надежд. В процессе приготовления мы почему-то решили, что он получится невкусным. Хуже всего продавались «елки» и кокосовый рулет.

«Елки» были отличными. Почему они не пошли — мы так и не поняли. Рулет мы сами не рекомендовали покупать — он был жирный и плохо держал форму. Так произошло потому, что крем для него мы сделали на основе кокосовых сливок, а не натуральных. Если бы мы заранее опробовали новый рецепт, то не стали бы делать рулет на продажу. Но мы не успевали, поэтому несколько новых позиций делали вслепую и дегустировали уже на ярмарке. Промахнулись только с рулетом — все остальное было очень вкусное.

По нашим наблюдениям, в Санкт-Петербурге люди действительно стали есть меньше сахара, продуктов животного происхождения и муки. На наше: «Попробуйте пирожные» многие отвечали: «Я сладкое не ем» или «О, у вас все с сахаром и молоком, нет-нет». Возможно, стоит переосмысливать классические рецепты и искать замену традиционным ингредиентам — муке, сахару и молоку. Но для этого нужно много экспериментировать.

С оформлением тоже нужно продумывать все до мелочей. Мы поставили вазу с водой на стол и в какой-то момент уронили ее. Вода залила полстола и испортила общий вид. Пришлось часть десертов продавать со скидкой. Мы сделали вывод, что не следует ставить емкости с водой на стол, даже для украшения.

Закупка продуктов

Обычные продукты — яйца, сливки, сливочное масло и сухофрукты — закупили на оптовой базе. Нам казалось, что там цены ниже. Но потом выяснилось, что сливки, например, дешевле в «Ашане». Впрочем, туда мы тоже ездили не раз, когда внезапно что-то заканчивалось.

Для украшения десертов мы покупали лайм, кокосовые чипсы, полкило клубники и четыре упаковки малины и ориентировались не на цены, а на вид. Тут обычно работает правило «скупой платит дважды». Если купить слишком дешевые ягоды, половина из них в упаковке может быть испорчена и придется покупать еще. Поэтому на них мы не экономим.

Наши итоговые траты на продукты — 13 933 Р

Наименование	Количество	Стоимость
Темный бельгийский шоколад	1 кг	1610 Р
Белый бельгийский шоколад	800 г	1040 Р
Пюре из тропических фруктов	1 кг	990 Р
Малиновое пюре	1 кг	970 Р
Миндальная мука	2 кг	960 Р
Сливки	3 л	927 Р
Сливочный сыр	2 кг	890 Р
Клубничное пюре	1 кг	705 Р
Миндально-фундучное пралине	500 г	700 Р
Бельгийский молочный шоколад	500 г	650 Р
Сыр маскарпоне	1 кг	640 Р
Ореховая смесь	1 кг	580 Р
Сливочное масло	900 г	520 Р
Цитрусовый пектин	100 г	450 Р
Малина	4 упаковки	391,89 Р
Клубника	500 г	369,89 Р
Апельсины	4 кг	315,96 Р
Изюм	1 кг	270 Р
Фисташки	100 г	220 Р
Вяленая клюква	500 г	200 Р
Яйца	3 десятка	170 Р
Кокосовые сливки	1 упаковка	139 Р
Кокосовые чипсы	1 упаковка	94,80 Р
Сахарная пудра	1 упаковка	42,60 Р
Разрыхлитель	5 упаковок	44,95 Р
Лайм	1 шт.	31,39 Р
Лимон	1 шт.	10,50 Р

Подручные материалы. Кроме продуктов нам понадобились подручные материалы. Например, одноразовые вилки и тарелки, чтобы гости могли прямо на месте попробовать наши десерты. Еще понадобились контейнеры, чтобы хранить заготовки, и одноразовые перчатки, которые необходимы для работы на ярмарке по санпину.

Еще мы купили пленку с малярной лентой, чтобы закрыть стены в квартире на время подготовки и не испортить обои.

На подручные материалы потратили 1566 Р

Наименование	Количество	Стоимость
Тарелки одноразовые (бумажные)	100 шт.	398 Р
Пленка с малярной лентой	1 упаковка	313 Р
Перчатки	1 упаковка	229 Р
Контейнеры	3 шт.	209 Р
Вилки одноразовые	100 шт.	178 Р
Прозрачная упаковка (слюда)	3 рулона	153 Р
Ленты	2 шт.	60 Р
Салфетки	1 упаковка	26 Р

Ошибки и выводы. Здесь еще не учтены транспортные расходы. Их сложно рассчитать, поскольку мы не вызывали такси, а ездили везде на своей машине. У нас не получилось составить один список и проехать по магазинам, чтобы купить всё сразу. Пришлось ездить несколько раз. Часть продуктов все равно пришлось докупать в магазинах у дома: муку покупали в «Перекрестке», манку — в «Ашане», а апельсины и лимон — в «Пятерочке». На это ушло много времени и сил.

Подготовка к ярмарке

Хотя мы еще в начале ноября определились с ярмаркой, заявку отправили только 19 ноября, а участие оплатили 24 ноября. В результате у нас осталось только 3 недели на подготовку. Это очень маленький срок, поскольку у каждой из нас есть основная работа.

Процесс подготовки мы разделили на две части: сначала выпекали все, что можно хранить, затем — все остальное. Так мы надеялись избежать паники в последние дни перед маркетом.

Первым делом мы испекли кексы, безе для «Павловых», шоколадные декорации и заготовки для шоколадных «елей». Кексы отправились в морозилку, все остальное — в контейнеры. Когда были готовы все шоколадные пластинки для «елей», Оля несколько вечеров подряд приклеивала к ним орехи, курагу и вяленую клюкву, а я делала буквы из шоколада.

Затем мы напекли макаронов, заготовили фруктовые начинки для рулетов, дособирали «елки» и приклеили цветы на ветки.

Чизкейк появился, когда оказалось, что у нас остался сливочный сыр. По опыту прошлых маркетов мы знали, что чизкейк покупают хорошо, а готовить его несложно. Кроме того, мы сделали только половину запланированных пирожных-полусфер и «елок», так что еще одна позиция на нашем столе была нелишней.

В процессе подготовки у нас возникли сложности с выпечкой рулетов, сборкой «Павловых» и шоколадных пирожных — все это нужно было делать накануне маркета. Такие позиции нельзя хранить в морозилке — можно испортить вкус и вид. Поэтому мы делали их вечером, а рано утром в день ярмарки доделывали все, что не успели. Решили, что если в первый день продажи пойдут хорошо, вечером и ночью приготовим еще.

Ошибки и выводы. Когда мы участвовали в предыдущих маркетах, то закладывали две недели на подготовку. На одну из этих недель кто-то из нас специально брал отпуск, поэтому мы успевали все приготовить. В этот раз у нас было три недели на подготовку, но отпуска ни у кого не было. Готовили только по вечерам и в выходные — времени не хватило. Мы не уложились в план и сделали только часть задуманного: уменьшили в два раза количество «елок», шоколадных пирожных, кексов и рулетов.

Еще мы поняли, что ошиблись с ассортиментом. У нас было слишком много позиций, которые нужно делать накануне маркета и нельзя приготовить заранее. В итоге, вместо того чтобы съездить и оценить место и соседей, мы доделывали десерты. И все равно успели не всё.

Продажи

На прошлых маркетах мы распродавали всю привезенную продукцию. Такая же цель была и здесь: как можно меньше везти домой.

Цены. Цены на продукцию мы сформировали исходя из затрат и ориентируясь на стоимость пирожных в городе. Изначально мы указали цены мелом на подставках.

Когда у нашего стола останавливались покупатели и видели цены, то сразу же уходили. Мы решили снизить стоимость, хотя наши конкуренты продавали все дороже. Поэтому мы стерли цены, чтобы покупатели спрашивали стоимость и таким образом вовлекались в коммуникацию.

Динамика наших цен за время торговли

Наименование	Цена продажи на старте	Конечная цена продажи
Макарон большой	60 Р	60 Р
Макарон маленький	40 Р	40 Р
Кусок чизкейка	150 Р	150 Р
Кусок кекса	200 Р	150 Р
Шоколадное пирожное	200 Р	150 Р
Пирожное «Павлова» большое	250 Р	150 Р
Пирожное «Павлова» маленькое	200 Р	150 Р
«Елки»	250 Р	200 Р

Во второй день мы решили привлечь клиентов дегустацией. Нарезали кусочки кексов и достали совсем мелкие макароны. Люди стали подходить больше. Мы каждому рассказывали, кто мы и что продаем. Дегустационную тарелку приходилось наполнять постоянно, макароны улетали вмиг. Примерно через два часа после запуска мы решили свернуть дегустацию, потому что у нас почти закончился кекс.

Под конец мы устроили акцию «Свободная цена»: берешь любой десерт и кладешь в коробку сколько хочешь денег. Ею воспользовались в основном наши соседи-участники, а остальные посетители не поняли смысл. На этой акции мы заработали около 500 рублей. Это меньше, чем мы выручили бы по нормальным ценам, зато не пришлось везти остатки домой.

Всего мы продали продукции примерно на 27 600 рублей. Получилось, что с учетом затрат на стоимость места и продукты мы с сестрой заработали по 2,5 тысячи. Но сюда надо включить не только два дня ярмарки, но и все вечера и выходные в течение трех недель, которые мы потратили на подготовку.

Ошибки и выводы. Мы не сформировали четкие цены сразу, а ориентировались на спрос. Цены у нас были средние по городу. В кафе, например, макарон, стоит дороже. Нужно было сформировать цены один раз и не снижать их. Но мы очень хотели продать все, потому что на прошлых маркетах нам это удавалось. Как только мы видели, что спрос падает, мы понижали цены.

Кроме того, у нас были полностью натуральные ингредиенты, стоило делать на это упор. Мы рассказывали о своей продукции всем, кто интересовался. Но, видимо, нужно было это делать активнее или придумать небольшой баннер с рекламой.

Акции тоже не дали большого эффекта. Мы поняли, что люди просто хотят получить что-то бесплатно. Некоторые стояли у тарелки слишком долго, внимательно слушали наши рассказы, дегустировали — и в итоге ничего не покупали.

Когда мы устроили акцию «Свободная цена», большую часть продукции у нас купили соседи. Во время ярмарки мы подружились с ребятами и старались помогать друг другу. Соседи справа одолжили нам меловой маркер. Другие ребята давали пакеты, когда кто-то покупал у нас сразу много позиций. За помощь мы угощали соседей десертами.

Наши выводы об участии в маркете

1. Участие в маркете очень затратно, прибыль есть не всегда, а спрогнозировать ее трудно. Нам удалось продать все и покрыть расходы. Мы потратили на подготовку и оплату участия 22 499 рубля, а заработали — с учетом проданных после маркета оставшихся елок — 27 600 рублей. Конечная выгода — около 5 тысяч рублей.
2. Маркет — хороший способ найти новых клиентов и получить заказы. После маркета у нас заказали 15 «елок».
3. Удивить петербургских покупателей сегодня практически невозможно. Если четыре года назад на «Ресторанном дне» наши торты были всем в новинку, то сейчас люди стали искушеннее.
4. Надо планировать подготовку заранее и составлять календарь. А еще продумывать хранение заготовок, если нет больших промышленных холодильников. Рассчитывать на домашние холодильники не стоит.
5. Даже если очень занят, надо приезжать на место накануне и смотреть. Мы оказались слишком далеко от фудкорта, и посетители ярмарки не понимали, что наша продукция съедобная.