Как найти укомплектованность кадрами в процентах

Расчет штатной численности

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

• нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
• плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
• среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
• фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
• штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
• явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

• времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
• нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
• времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
• численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность

=

Общие затраты времени за год (ч)

/

Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч)

×

Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100 .

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

• какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
• сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
• какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

Как посчитать укомплектованность штата в процентах

«Утверждаю»

Главный врач

ГКП на ПХВ «ЦПМСП Медеуского района»

____________Кенебаева С.А.

Правила определения уровня укомплектованности персоналом

1. Общиеположения

1.Правила определения уровня укомплектованности персоналом ГКП на ПХВ «ЦПМСП Медеуского района» (далее – поликлиника) являются локальным нормативным актом, обеспечивающим в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 226 (далее – ТК РК) и другими нормативными правовыми актами Республики Казахстан укомплектованность специалистами (физическими лицами): врачами, средним медицинским и другим вспомагательным персоналом.

2.Правила определения уровня укомплектованности персоналом должны способствовать обеспечению укомплектования поликлиники специалистами необходимых профессий, специальностей и квалификации,
совершенствование и перспективное развитие медицинских кадров,
поэтапное устранение дефицита медицинских кадров и кадрового дисбаланса,
обеспечение притока в поликлинику и закрепление специалистов по наиболее востребованным специальностям для достижения уровня укомплектованности, позволяющего реально восполнять естественно убывающие медицинские кадры и обеспечить доступную и качественную медицинскую помощь прикрепленному населению, уеличение количества молодых специалистов до уровня, обеспечивающего замену специалистов, уходящих на пенсию.

2.Методы планирования потребностей в персонале

2.1.Определение цели планирования потребности в персонале, необходимой квалификации для выполнения соответствующей работы.

• обеспечение поликлиники человеческими ресурсами в заданные сроки;
• организация эффективной работы по найму (комплектование) и развитию (обучение) персонала.

2.2.Определить виды планирования:

• стратегическое (долгосрочное) — программа по выявлению потенциала специалистов, которые необходимы организации в будущем;
• тактическое (ситуационное) — потребность поликлиники в персонале на конкретный период (месяц, квартал). Она зависит от показателей текучести кадров в данное время, выходов на пенсию, декретных отпусков, сокращений и т.д.

2.3.Периоды планирования следующим образом:

• краткосрочные (до 2-х лет).
• среднесрочные (от 2-х до 5-ти лет).
• долгосрочные (более 5 лет).

3.Система программных мероприятий

3.1.Программа включает мероприятия, направленные в первую очередь на привлечение и закрепление медицинских кадров с целью повышения укомплектованности по наиболее востребованным специальностям для поликлиники.

3.2. Проведение профессионально-ориентационной работы среди выпускников школ для поступления в медицинские ВУЗы и медицинские образовательные учреждения среднего профессионального образования.

3.2.Проведение профессионально-ориентационной работы среди выпускников медицинских вузов и колледжей, базирующихся в поликлинике:

• додипломная профессионализация студента с целью формирования у него культуры медицинского работника и профессионального потенциала, оказание помощи студентам старших курсов в выборе специальности в рамках профессиональной среды;
• производственная практика студентов медицинских образовательных учреждений для получение будущими специалистами глубоких практических знаний и навыков по специальности в условиях будущей работы.

3.3. Мероприятия по обучению вновь прибывших специалистов: переподготовка прибывших врачей-специалистов и специалистов среднего звена, для специалистом дополнительных знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения нового вида профессиональной деятельности, или расширение квалификации.

3.4.Проведение активной целенаправленной информационной кампании на всех уровнях: информирование специалистов об имеющихся вакансиях в городском управлении здравоохранении, мерах материального стимулирования при трудоустройстве, выездная работа специалистов поликлиники в медицинские ВУЗы на распределение выпускников, участие в рабте «Ярмарка вакансий»

3.5. Мероприятия, направленные на повышение престижа и социальной значимости медицинских профессий:

• информирование населения о работе врачей и среднего медицинского персонала.
• участие медицинских работников в работе СМИ.

3.6. Мероприятия, направленные на определение порядка планирования кадрового обеспечения с учетом потребности прикрепленного населения в медицинской помощи в динамике по годам реализации Программы и мониторинг кадрового состава поликлиники, создание электронной базы вакансий.

3.7. Мероприятия, направленные на проведение работы по укреплению межсекторального партнерства в области подготовки, последипломного образования медицинских кадров:

— оптимизации работы: по отбору наиболее подготовленных и профессионально ориентированных абитуриентов; по целевой подготовке специалистов на этапах высшего и среднего профессионального образования, а также на этапах последипломного образования;

— планирования подготовки специалистов здравоохранения по программам послевузовского и дополнительного профессионального образования с учетом показателей государственного задания, установленного образовательным учреждениям, в которых будет осуществляться подготовка;

— развития технических средств для дистанционного обучения с целью повышения качества специалистов здравоохранения по программам дополнительного профессионального образования;

— активного использования возможности практической подготовки клинических интернов (ординаторов) в лечебно-профилактических учреждениях в рамках реализации государственных требований к основным образовательным программам послевузовского профессионального образования.

4.Схема расчета нормативных показателей по труду

врачей амбулаторного приема

4.1.Этапы расчета Показатели Источники информации

4.2. Потребность населения в амбулаторно-поликлиническом обслуживании определяется уровнем заболеваемости, показателем повторности леч. посещений, уровнем диспансеризации и профилактического обслуживания.

П = А х Кп + Д + Пр

П –число врачебных посещений на 1000 нас.

А – заболеваемость (обращаемость на 1000 нас.)

Кп — коэффициент повторности посещений с лечебной целью на одно заболевание по данной специальности

Д – число диспансерных посещений в связи с заболеваемостью

Пр — число посещений по проф. обслуживанию зависит от численности рабочих на пром. предприятий, раб. подростков и др. контингентов здорового населения, подлежащего проф. осмотрам.

х – знак умножения

4.3. Для определения потребности во врачебных кадрах необходимо знать функцию врачебной должности, которая определяется числом посещений, обслуживаемых одной врачебной должностью в течение года.

Ф – функция врачебной должности

Б – нагрузка врача данной специальности на 1 час работы в пол-ке и на дому

С – число часов работы раздельно на приеме в пол-ке и посещениям на дому

Г – число рабочих дней в году

Определение Ф проводится раздельно для врачей разных специальностей, имеющих различные нормы нагрузки на 1 час приема и графики работы. Например, годовая нагрузка педиатра рассчитывается так:

Фт = [(5х3) + (2х3)] х 246 = 5166 (посещений)

Где 5 и 2 = нормы нагрузки врача-педиатра на 1 час работы в поликлинике и по помощи на дому

3 и 3 = число часов работы педиатра в поликлинике и по обслуживанию больных на дому

246 = число рабочих дней в 2017 году

4.4. Зная Ф (функцию врачебной должности) можно установить потребность во врачебных должностях по данной специальности.

В – необходимое количество врачебных должностей

Л – норма поликлинических посещений на одного жителя в год

Н – численность населения планируемой территории

Ф – функция врачебной должности

Так, для обслуживания 24018 населения необходимо врачей педиатров:

2,5 х 24018 100 000

5.Показатели кадрового обеспечения

5.1.Показатели обеспеченности населения медицинскими кадрами

Одним из показателей, характеризующих доступность медицинской помощи, является обеспеченность населения медицинскими кадрами. Расчет показателя проводится на 10 тыс. человек населения, обслуживаемого данным ЛПУ. При анализе обеспеченности по территории (город, область, район и т.д.), расчет проводится на постоянное население на конец анализируемого пе-риода (года). В зависимости от цели анализа обеспеченность может быть рассчитана исходя из штатных, занятых должностей или по физическим лицам.

Обеспеченность

населения врачами =

Число штатных должностей врачей в ЛПУ

Численность населения, обслуживаемого данным ЛПУ на конец года

5.2.Расчет проводится по каждой врачебной специальности и в целом по поликлинике

Обеспеченность населения =

офтальмологами

поликлиники

Число штатных должностей врачей офтальмологов в поликлинике

Численность населения, обслуживаемого данной поликлиникой на конец года

5.3.Показатели укомплектованности медицинским персоналом.

Укомплектованность учреждения медицинским персоналом характеризуется соотношением штатных и занятых должностей в процентном выражении. Показатель рассчитывается отдельно по врачам, среднему и младшему медицинскому персоналу, по различным специальностям медицинских работников.

Укомплектованность штатных = должностей участковых

терапевтов

Число занятых должностей участковых терапевтов

Число штатных должностей участковых терапевтов в поликлинике

5.4. Коэффициент совместительства характеризует объем занимаемых должностей одним физическим лицом. Высокий уровень коэффициента совместительства свидетельствует о большой нагрузке на медицинский персонал и в определенной степени влияет на качество медицинского обслуживания. Показатель рассчитывается отдельно по врачам, среднему и младшему медицинскому персоналу, по различным специальностям медицинских работников.

Коэффициент

совместительства участковых

терапевтов

Число занятых должностей участковых терапевтов

Число физических лиц участковых терапевтов

Ранжирование по укомплектованности штатных должностей врачей физическими лицами за 3 квартал 2021 год (в %)

2 Полезных формулы, как сделать расчёт штатной численности и принести пользу бизнесу

Формула укомплектованности кадрами
Под определением «укомплектованность кадрами» обычно понимают наличие работников на существующих должностях относительно установленному штатному расписанию. Компания будет считаться укомплектованной, если в ней будут отсутствовать вакантные рабочие места.

Для чего это нужно? Чтобы понять степень укомплектованности, а затем провести корректировку численности работников. А также, чтобы понять эффективность HR-а.
Принцип расчёта такой: это процентное отношение занятых должностей к числу должностей, предусмотренным штатным планом за отчётный период. Звучит пугающе, но сама формула простая и выглядит следующим образом:

Тратите много времени на составление аналитических отчетов? Выход есть. Используйте сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. С помощью него вся аналитика по подбору персонала будет считаться автоматически. Вам больше не придётся проводить вечера за составлением отчётов. В один клик вы сможете увидеть свои результаты за месяц или любой другой период. Все отчеты строятся в виде понятных графиков и диаграмм.
Попробуйте автоматизировать рекрутинг бесплатноВы ускорите закрытие вакансий в 2 раза

Расчёт штатной численности
Штатная численность — необходимое количество сотрудников для выполнения плана работы в установленный срок. От полученных результатов будет зависеть, наймёте ли вы в штат кого-то ещё или оставите то же количество сотрудников.

Штатная численность рассчитывается для того, чтобы работодатель смог в дальнейшем рационально распределить затраты, связанные с процессами выполнения работы и её оплатой.
В государственных организациях контроль численности штата является обязательным. Проводится он в соответствии с «Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду».

Поэтому устанавливать численность сотрудников на своё усмотрение такие организации не могут.
Что касается коммерческих компаний, цель которых заполучить максимально возможную прибыль, то тут управленец имеет право самостоятельно определять, сколько работников ему необходимо, и устанавливать нормы по количеству вакансий.

Но расчёт всё равно, скорее всего, будет проводиться всё по тем же рекомендациям, так как они базируются на общих нормативах по труду.

Это достаточно универсальная формула, но у неё есть и минус — она не учитывает человеческого фактора.
Как посчитать численность службы персонала
В каждой компании расчёт численности службы персонала производится индивидуально, в соответствии с общепринятыми способами.

Например, расчёт для государственных (муниципальных) учреждений производится по «Укрупнённым нормам численности специалистов по управлению персоналом», а самым распространённым в СНГ способом является расчёт по «Межотраслевым нормативам численности работников кадровых служб коммерческих организаций» и «Межотраслевым нормативам численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций».

Поэтому всегда ориентируйтесь на те нормы, которые установлены в вашей организации, и только после этого проводите расчёт численности службы персонала.
Увеличение штата сотрудников
Что делать, если посчитали и поняли, что по итогу сотрудников у нас недостаточно? Ответ логичный — нанимаем новых работников! Но торопиться тоже не стоит, к подбору персонала следует подходить со всей ответственностью, чтобы избежать постоянной текучки в рабочем коллективе.
Как правильно организовать воронку и найти нужных сотрудников мы уже рассказали здесь.
Также советуем автоматизировать процесс найма. Например, наш онлайн-сервис FriendWork избавит вас от рутинной работы, руководству позволит наблюдать за прозрачной системой подбора, ускорит процесс найма. Формируйте отчёты в один клик, общайтесь с кандидатами в любом удобном мессенджере прямо из сервиса, составляйте шаблоны оффера и отказа, настраивайте статусы и пробуйте другие удобные возможности FriendWork.
Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее
Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга
Телефон Отправить
Its good
Как сократить штат сотрудников
Обратная ситуация — переизбыток в штате. Тут придётся сотрудников увольнять. Увольнение должно быть обоснованным, а также безболезненным для компании. Посмотрите на выборку, затем изучите показатели эффективности, определите, в каком отделе потеря кадров будет наименее болезненна, а уже только потом прощайтесь с сотрудником.
Теперь кратко подведём итоги:

Вы должны понимать степень укомплектованности штата для успешного функционирования компании.
Регулярно проводите расчёт штатной численности, чтобы избежать лишних затрат.
Увеличивайте или сокращайте штат на основании полученных результатов и имеющейся статистики по рабочим показателям.

Как посчитать укомплектованность штата в процентах

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:

ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.