Как найти возмещение затрат

Судебное разбирательство предполагает определенные издержки как для истца, так и для ответчика. В большинстве случаев издержки связаны с привлечением для защиты прав и законных интересов лиц представителя – юриста, обладающего определенными профессиональными знаниями и навыками. Помимо затрат на представителя, к судебным расходам относят также и расходы, связанные с уплатой государственной пошлины, оплатой проезда сторон и их проживания, если судебное разбирательство осуществляется в другом городе, а также оплатой услуг переводчиков, экспертов и других специалистов и другие расходы, связанные с судебным разбирательством.

1. Чтобы взыскать судебные расходы с проигравшей стороны, необходимо предоставить суду платежные документы

Сам термин «судебные расходы» предполагает, что это затраченная на судебный процесс денежная сумма. На практике часто встречается ситуация, когда сторона спора заключает договор с юристом (адвокатом) с условием об оплате «гонорара успеха», то есть некой суммы (фиксированной или процента от взыскания), которую доверитель должен оплатить только при условии выигрыша, а до победы в суде услуги юриста не оплачиваются доверителем. Такой «гонорар успеха» не могут быть заявлен к взысканию при рассмотрении искового заявления, так как на момент рассмотрения дела данные расходы стороной процесса не понесены.

Таким образом, для взыскания расходов с другой стороны необходимо предоставить документы, подтверждающие фактическую оплату, а не только обязательства по оплате (например, для возмещения расходов на юридическую помощь помимо договора с юридической компанией, предусматривающего оказание услуг по представлению интересов доверителя в определенном судебном деле, необходимо представить также документы, подтверждающие оплату по данному договору: кассовые чеки, платежные документы и пр.).

2. Для взыскания расходов на услуг представителя акт оказанных услуг не является обязательным документов  

Недобросовестные юристы при подписании договора оказания услуг нередко предлагают “формально”, “только для суда” подписать акт оказанных услуг, якобы для взыскания судебных расходов. Знайте, что данный документ не является обязательным для взыскания судебных расходов (для их взыскания в суд надо предоставить договор, предусматривающий, что юрист оказывает услуги именно по этому делу, а также документ об оплате, который подтверждает, что клиент оплатил услуги юриста, то есть фактически понес расходы, а не на бумаге, никакие закрывающие документы суду не требуются). Подписывая акт оказанных услуг сразу при подписании договора, вы рискуете остаться без внесенной предоплаты и “юриста”.

3. Судебные расходы можно заявить к взысканию в иске, в судебном процессе до вынесения решения суда и в течение 3 месяцев после завершения рассмотрения дела

Возвращаясь к вопросу о взыскании «гонорара успеха»  с ответчика, необходимо отметить, что данные расходы можно взыскать с ответчика уже после рассмотрения дела, когда они будут оплачены. То есть в иске вы не можете заявить о взыскании с ответчика «гонорара успеха», так как он не оплачен, но после завершения процесса в вашу пользу и оплаты услуг юриста вы может взыскать данные расходы, направив в суд отдельное заявление. Также нередко бывают ситуации, когда доверитель вынужден оплачивать дополнительные услуги юриста в связи с защитой его интересов в апелляционной инстанции в связи с обращением другой стороны с жалобой на решение суда. Такие расходы также могут быть взысканы с проигравшей стороны после завершения судебного процесса или при рассмотрении судом жалобы.

Но здесь есть важное условие — срок, в течение которого можно обратиться для взыскания судебных расходов. Несмотря на то, что при уважительности причин пропуска срока он может быть восстановлен, все-таки рекомендуем обращаться в суд в установленные сроки.

Для взыскания судебных расходов после завершения рассмотрения дела по существу необходимо обратиться с заявлением о взыскании судебных расходов в суд первой инстанции. Суд назначает судебное заседание для рассмотрения заявления и вызывает стороны для участия в заседании. Проигравшая сторона может представить свои возражения на заявления (например, заявив о завешенном размере расходов на представителя или о том, что расходы не связаны с рассматриваемым судебным делом). По результату рассмотрения суд выносит определение, которое может быть обжаловано. После вступления определения суда в законную силу заявитель может получить исполнительный лист для принудительного взыскания расходов. Таким образом, процесс взыскания судебных расходов после вынесения решения суда аналогичен исковому производству и по времени занимает примерно 2 месяца.

4. Расходы на представителя могут быть взысканы судом не в полном объеме

Стоимость услуг различных юристов, как и других специалистов, может существенно отличаться. При этом на ценообразование в сфере услуг влияет не только объем работы, но квалификация, репутация, навыки и иные критерии, напрямую не связанные с трудозатратами по делу. Поэтому для того чтобы обеспечить баланс интересов сторон, законодатель ввел такое понятие как «возмещение расходов на представителя в разумных пределах». Данное требование предполагает, что судья, разрешая вопрос о взыскании расходов на представителя, должен оценить объем оказанных услуг, количество судебных заседаний, сложность спора и другие объективные параметры, не связанные с личностью самого представителя. Однако, к сожалению, «разумность» при возмещении данных расходов не совсем соответствует реальности и средней рыночной цене оказываемых услуг. Например, в Москве средняя стоимость представления интересов в суде по несложным делам, рассматриваемым в 2-3 судебных заседания, составляет 30-50 тыс. руб., а средняя сумма возмещения таких расходов — 10-25 тыс. руб., то есть от 30 до 50 % от средней рыночной цены.

Данный нюанс необходимо учитывать доверителям при расчете бюджета на судебный процесс. Часто недобросовестные юристы вводят клиентов в заблуждения, гарантируя взыскание расходов на юридические услуги в полном объеме.

6. Расходы на оплату услуг штатного юриста не являются судебными расходами и не могут быть взысканы с проигравшей стороны

Выплата зарплаты и премий своим штатным сотрудникам, представляющим интересы компании в суде, не относится к судебным расходам. Нередко компании прибегают к различным хитростям в таких случаях: например, заключают с штатным специалистом, в должностные обязанности которого не входит представление интересов компании в судах, гражданско-правового договора оказания услуг, однако и в этих ситуациях суды отказывают в возмещении судебных расходов, признавая такие действия злоупотребление правом (например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 05.12.2019 г. № Ф10-4957/2019 по делу № А23-7545/2017).

Именно поэтому привлечение юридической компании для защиты интересов компании в судах (аутсорсинг судебной работы) зачастую экономически более выгоден, чем наем штатного юриста.

7. Право на возмещение судебных расходов есть не только у истца, но и у ответчика, если в удовлетворении иска будет отказано или он будет удовлетворен частично.

Закон гласит, что стороне, в пользу которой состоялось решение суда, суд присуждает возместить с другой стороны («проигравшей стороны») все понесенные по делу судебные расходы. Это может быть как истец, так и ответчик. Если суд отказал в удовлетворении иска, признав доводы и доказательства, приведенные истцом, недостаточными, то такой проигравшей стороной является истец. В этом случае судебный процесс будет стоить ему не только понесенных им расходов по оплате пошлин, услуг специалистов и пр., но расходов, которые понес ответчик в связи с рассмотрением дела.

Частичный отказ в иске также может являться основанием для удовлетворения требований ответчика о взыскании расходов на оплату услуг представителя пропорционально той части исковых требований, в которой истцу было отказано. Данный вывод подтверждается Обзором судебной практики Верховного Суда Российской Федерации №4, утвержденным Президиумом Верховного Суда РФ 20.12.2016 г.

8. Судебные расходы можно взыскать, даже если они оплачены иным лицом

Данный вывод нередко подтверждался судами кассационной инстанции и Верховным судом, однако суды первой инстанции по-прежнему нередко отказывают во взыскании расходов в подобных случаях. Наш совет: лучше договор об оказании юридических услуг и документы об оплате оформлять от имени лица, являющегося стороной процесса, а если нет такой возможности, то подготовиться дополнительно обосновать оплату расходов третьим лицом (например, это могут быть заемные средства или возврат вам долга третьим лицом таким образом).

9. Возмещение судебных расходов не должно зависеть от того, отражен ли платеж в отчетности исполнителя

На практике довольно распространена ситуация, когда юрист или другой специалист, привлекаемый для участия в судебном процессе, принимает оплату своих услуг наличными без чека (под расписку или выдавая «приходник») либо на банковскую карту. Верховный суд неоднократно обращал внимание нижестоящих судов на то, что при разрешении вопроса о возмещении судебных расходов добросовестность исполнителя как налогоплательщика не имеет значения. Суду важно установить, что оплата произведена именно услуг по представлению интересов доверителя в данном судебном деле. То есть в договоре должен быть четко описан предмет договора, а в платежных документах указано назначение платежа.

10. На сумму судебных расходов могут быть начислены проценты

Если суд удовлетворил ваше требование о взыскании судебных расходов, то с даты вступления в законную силу судебного акта вы можете начислить и взыскать в судебном порядке проценты на сумму расходов на основании ст. 395 ГК РФ. 

11. Нотариальные расходы по удостоверению доверенности суд может подвергнуть сомнению

Иногда суды отказывают в возмещении расходов на оформление доверенности, если в доверенности помимо судебных полномочий, есть иные (например, полномочия по представлению интересов в отделе судебных приставов или Росреестре для исполнения решения суда). На данный счет нет устоявшейся практики, формально суд в таком случае прав (общая доверенность может использована для исполнения различных поручений доверителя, а потому возлагать расходы на ее оформление исключительно на ответчика несправедливо).

Услуги судебных юристов

Мы предлагаем комплексные услуги юристов по защите интересов доверителей в судах.

• Представительство интересов в судах первой инстанции
• Представительство интересов в судах апелляционной инстанции
• Представительство интересов в судах кассационной инстанции
• Представительство интересов в Верховном суде
• Юристы по жилищным спорам
• Юристы по земельным спорам
• Юристы по наследственным делам
• Юристы по семейным спорам
• Юристы по трудовым спорам
• Юристы по гражданским делам
• Юристы по административным делам
• Юристы по арбитражным делам

При некоторых видах сделок стороны возмещают друг другу расходы, связанные с исполнением договорных обязанностей. Порядок налогообложения таких компенсаций нередко вызывает споры с проверяющими. Рассмотрим, как исчисляется НДС при возмещении расходов по услугам.

Что такое возмещаемые расходы

К возмещаемым относят расходы, которые один из участников сделки производит в интересах другой стороны.

Часто возмещаемые расходы связаны с транспортными услугами. Многие договоры купли-продажи предусматривают, что поставщик сам организует доставку товара покупателю. Если у продавца нет транспортных средств или их использование в данном случае невыгодно (маленькая партия товара, неудобная логистика и т.п.), он может воспользоваться услугами сторонней компании-перевозчика.

В итоге все расходы, связанные с доставкой, конечно, ложатся на покупателя. Но то, каким образом возмещение затрат облагается НДС, будет зависеть от документального оформления этих операций.

Далее на примере транспортных услуг рассмотрим различные варианты оформления возмещаемых затрат и их налоговые последствия.

Возмещение расходов: облагается НДС или нет, если услуга «перевыставлена» поставщиком

Рассмотрим распространенный вариант, когда поставщик перевыставляет сумму транспортных расходов, используя отдельный счет-фактуру, или же выделяет ее специальной строкой в отгрузочных документах.

Поставщик в этом случае включает в облагаемую базу всю сумму реализации, в том числе и «перевыставленные» услуги. Сумму налога, уплаченную перевозчику, продавец может взять к вычету на общих основаниях (письмо Минфина РФ от 22.10.2013 № 03-07-09/44156).

А вот покупатель, по мнению чиновников, в данном случае не имеет права возместить НДС по транспортным услугам (письмо Минфина РФ от 21.03.2013 № 03-07-09/8906). Специалисты Минфина ссылаются на то, что сам поставщик не оказывает услуги по перевозке, следовательно — у него нет оснований для включения соответствующих сумм в счет-фактуру.

При таком варианте оформления документов явно страдает покупатель. Но и для поставщика это невыгодно, ведь покупатель может не захотеть продолжать сотрудничество, приводящее его к дополнительным потерям.

Правда, нужно отметить, что суды в подобных ситуациях обычно встают на сторону налогоплательщиков. Примером может служить Постановление ФАС Центрального округа от 01.07.2009 по делу № А54-3828/2008С8. Суд указал, что для возмещения НДС не существенно, кем именно оказывались услуги по перевозке — непосредственно поставщиком или  сторонней организацией.

Но далеко не каждый бизнесмен захочет спорить с налоговиками и участвовать в судебных разбирательствах.

Как оформить возмещение затрат, чтобы избежать конфликтов с проверяющими — рассмотрим далее.

Заявительный порядок возмещения НДС 2019

Возмещение расходов по агентскому договору

Когда продавец заказывает перевозку товара в интересах покупателя, он, по сути, выполняет функции агента. Поэтому возмещение транспортных услуг можно осуществить в рамках агентского договора или договора комиссии.

Указанный договор заключается дополнительно к основному договору купли-продажи. Продавец (он же агент) заказывает для покупателя (принципала) услуги по перевозке.

Как правильно указать НДС в договоре

В этом случае в счете-фактуре на транспортные услуги указывается не продавец товара, а их фактический поставщик (т.е. компания-перевозчик).

Продавец не начисляет и не возмещает НДС по транзитной услуге, а покупатель — принимает налог к возмещению. Такие рекомендации содержит упомянутое выше письмо Минфина № 8906.

Но следует также помнить, что агентские и комиссионные договоры относятся к возмездным сделкам (ст. 990 и 1005 ГК РФ). Поэтому просто переоформить счет-фактуру по перевозкам недостаточно. Необходимо еще предусмотреть в договоре вознаграждение агенту и оформить все соответствующие документы.

А если оплата за агентские услуги будет символической, то не исключены и споры с проверяющими по поводу ее соответствия рыночным ценам. Таким образом, этот вариант, хотя и предпочтительнее предыдущего, но тоже не идеален с точки зрения налоговых рисков. К тому же он ведет и к усложнению документооборота.

Как учесть возмещаемые расходы без лишних сложностей

Принцип свободы договора, отраженный в ст. 421 ГК РФ, применим и в данном случае. Стороны свободны в своих действиях, в том числе и при согласовании правил определения цены. Поэтому они могут установить плавающие расценки, которые зависят от порядка получения товара поставщиком.

В этом случае у обеих сторон сделки не возникает проблем. Поставщик выставляет счет-фактуру, включающую только сведения о товаре (или товарах) без каких-либо упоминаний о транспортных расходах. Поэтому покупатель без проблем может взять всю выделенную сумму НДС к вычету.

Для поставщика, в свою очередь, услуги перевозчика будут являться расходами на продажу. Поэтому и продавец возмещает «транспортный» НДС на общих основаниях.

Как без проблем возместить НДС

В связи с исчислением (и особенно — возмещением) НДС часто возникают споры с проверяющими. Особенно много проблем с налоговиками появляется, если вычеты по декларации превышают сумму начисленного налога.

Безопасная доля вычетов по НДС в 2019 году

Мы способны в любой ситуации помочь бизнесменам выбрать наиболее выгодный вариант расчета и отстоять свои права. Если при подготовке декларации по НДС мы определяем, что налог подлежит возмещению, то предлагаем клиенту выбор: получить возврат из бюджета или перенести вычеты на следующий период.

Если клиент выбирает возмещение — завершаем работу над декларацией и сдаем ее в ИФНС. Далее мы проводим полное сопровождение всей процедуры возврата. В рамках камеральной проверки предоставляем необходимые документы и даем обоснованные ответы на запросы налоговиков. В случае необходимости — готовим документы для суда и принимаем активное участие в ведении дела.

Для нас возврат НДС из бюджета — стандартная процедура, успешно проведенная много раз. В этом преимущество 1C-WiseAdvice перед штатными бухгалтерами, которые нечасто сталкиваются с возмещением налога и воспринимают его, как форс-мажор.

Высокая квалификация и разносторонний опыт сотрудников компании позволяет аргументированно ответить на вопросы проверяющих. В итоге — наши клиенты получают возмещение всех заявленных сумм.

Подведем итог

1. Дополнительные затраты поставщика, связанные с исполнением договора, подлежат возмещению покупателем (заказчиком).
2. Начисление и возмещение НДС в этом случае зависит от положений договора и оформления счетов-фактур.
3. При простом перевыставлении поставщиком услуг сторонних организаций налоговики могут отказать покупателю в праве на вычет НДС.
4. Избежать этого можно, если заключить договор оказания агентских услуг или комиссии. Однако в этом случае нужно оформлять дополнительные документы. Кроме того, возможны споры с проверяющими по поводу цены услуг агента (комиссионера).
5. Оптимальный вариант — включение всех сторонних услуг в договорную цену. В этом случае требуется минимальное количество документов, и у обеих сторон сделки не возникает проблем, связанных с расчетом НДС.

Расходы взыскивают в разумных пределах. ВС указал, что речь идет о суммах, которые обычно взимаются при сравнимых обстоятельствах за аналогичные услуги (п. 13 постановления Пленума ВС РФ от 21.01.2016 № 1). Суды учитывают:

• объем требований;
• цену иска;
• сложность дела;
• оказанные услуги;
• время на подготовку процессуальных документов;
• продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства (определение Ивановского областного суда от 20.05.2019 по делу № 33-1352/2019).

Если адвокат оказывал услуги бесплатно, средства перечисляют в пользу соответствующего адвокатского образования (ст. 100 ГПК РФ).

Лица, которым могут быть возмещены судебные расходы

Исходя из того, что было сказано ранее, очевидно, что судебные расходы могут быть возмещены истцу и ответчику. Но кроме них существуют и иные лица, участвующие в процессе в своем интересе и несущие в связи с этим судебные издержки. К таковым относятся следующие лица. Свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам, которые участвуют в процессе не в своем интересе, также возмещаются судебные расходы за счет проигравшей стороны.

• Третьи лица, заявляющие самостоятельные требования. По существу это те же истцы, поскольку они имеют самостоятельные требования, удовлетворение которых исключает возможность удовлетворения требований истца. Поэтому им также могут быть возмещены судебные расходы.
• Третьи лица, не заявляющие самостоятельных требований. Эти лица должны привлекаться в дело на сторону истца или на сторону ответчика. Возместить свои расходы они смогут только в том случае, если победит та сторона, интересы которой эти лица поддерживали.

Порядок и срок взыскания судебных расходов в гражданском процессе

Исходя от того, когда было заявлено требование о компенсации расходов, связанных с судебным производством, определяется и порядок взыскания. Соответствующее ходатайство, оформленное в письменном виде, может быть подано уже во время рассмотрение дела. В этом случае суд в мотивировочной части решения суд укажет обоснование взыскания, а в резолютивной части будет указано о взыскании судебных расходов.

Если гражданин желает решить вопрос о возмещении судебных издержек после вынесения решения суда до момента его вступления в законную силу, то ему поможет в этом вопросе ст. 201 ГПК РФ. На основании данной статьи принявший решение по делу суд может принять дополнительное решение в том случае, если в ходе разбирательства дела вопрос о возмещении расходов не был решен. Дополнительное решение выносится по инициативе суда или по заявлению принимавших участие в деле граждан.

Определение Верховного Суда РФ №18-Г10-5 гласит, что вопрос о принятии судом дополнительного решения может быть поставлен до того момента, как решение суда примет законную силу. К тому же после вынесения судебного решения сторона по делу может подать заявление о взыскании расходов по суду. В этом случае вопрос будет решен в заседании суда, а лица, участвующие в деле, будут извещены заранее. В итоге будет вынесено определение суда, и если сторона не согласна с решением, может быть подана жалоба в частном порядке.

Когда заявлять ходатайство в суд

На каком этапе в гражданском процессе направляют ходатайство о возмещении судебных расходов. Участник спора вправе подать заявление о возмещении судебных расходов в ходе рассмотрения гражданского дела или после вынесения решения суда. Если:

1. Он сделает это в рамках гражданского процесса, суд изложит свое решение по этому вопросу в судебном акте, которым закончит рассмотрение дела. Составить решение он должен не позднее 5 дней с даты вынесения (ст. 199 ГПК РФ).
2. Заявление подать после окончания производства, суд вынесет отдельное определение.

Представители часто подают документы, когда рассмотрение дела закончилось. В этом случае проще подтвердить издержки, поскольку:

• оплата юридический услуг чаще всего идет по факту оказания;
• есть документы, которые подтверждают внесение госпошлины;
• стороны составили и подписали все документы, в том числе договор и акты.

Однако в случае подачи заявления о взыскании после вынесения решения процесс по получению компенсации за судебные расходы займет больше времени. Специальных сроков нет. Общие составляют 5 дней с даты передачи судье и 2 месяца на рассмотрение (ст. 133, 154 ГПК РФ). Представителю участника, который выиграл спор, придется ждать заседания и судебного акта. Кодекс не устанавливает конкретный срок для подачи заявления о взыскании судебных издержек. Если в АПК стороны ограничены 6 месяцами, то в судах общей юрисдикции такого правила нет. Суды указывают на общий срок в 3 года для требования. Тем не менее, лучше не затягивать (апелляционное определение Архангельского областного суда от 17.04.2013 по делу № 33-2036/2013).

Требования к заявлению о взыскании судебных расходов

В заявлении о взыскании судебных расходов по гражданскому делу проверьте реквизиты и обоснование требования.

В «шапке» документа укажите, в чем суть заявления (определение Судебной коллегии по гражданским делам Новосибирского областного суда № 33-10007/2016 от 18.01.2017). Пропишите:

• реквизиты суда,
• сведения об участниках,
• номер дела.

В тексте заявления укажите основание и содержание требования. Сошлитесь на нормы главы ГПК РФ о судебных расходах (глава VII). В конце поставьте подпись и укажите на полномочия. Право вести дело от имени заявителя подтверждают при помощи доверенности.

Приложите доказательства несения расходов. Для подачи потребуется подтвердить:

• факт несения расходов;
• их связь с рассмотренным спором (п. 10 постановления № 1).

Если этого не сделать, суд откажет заявителю (определение Майского районного суда КБР 9-30/2016 ~ М-367/2016 от 05.08.2016).

Обосновать траты можно при помощи чеков, других первичных бухгалтерских документов.

Так, суд указал, что интересы стороны по делу представляла адвокат адвокатской палаты Т. В.В. Заявитель заплатил за ее услуги 25 000 рублей 00 копеек, что подтверждает представленная квитанция. Суд признал документ относимым (ст. 59 ГПК РФ) и допустимым (ст. 60 ГПК РФ) доказательством реальности расходов заявителя и их размера (определение Синарского районного суда г. Каменска-Уральского Свердловской области № 13-53/2019 от 25.02.2019).

Если представитель был в командировке, сделайте копии билетов и документов о проживании в гостинице. Если сторона заключала договор на оказание юридических услуг, нужно приложить к заявлению этот договор, акты и доказательства оплаты. В платежном поручении пропишите в назначении платежа, что платите за рассмотрение спора по данному делу. Отсылки к реквизитам дела должны быть в договоре и акте услуг. В противном случае оппонент укажет на то, что затраты по договору не относятся к рассматриваемому спору. Суд может сделать вывод, что сумма по общему договору предусматривает представительство по нескольким делам, и удовлетворить ходатайство в части.

Чтобы обосновать сумму, можно приложить документы о стоимости аналогичных услуг в данном регионе. Подойдут распечатки с сайтов юридических фирм с расценками или судебная практика.

Как действует суд, когда поступает ходатайство о взыскании судебных расходов

Когда суд получает заявление, он может вынести по нему дополнительное решение или определение. Суд вправе:

• вернуть заявление, если заявитель не выполнил общие требования к документу;
• удовлетворить требование в полном объеме;
• взыскать расходы частично;
• отказать во взыскании.

В первом случае ошибки, которые допустил заявитель, можно устранить и подать заявление заново. Если суд взыщет расходы, заявитель вправе получить исполнительный лист, списать средства со счета в банке должника или возбудить исполнительное производство. В случае отказа можно обратиться в апелляционную инстанцию, чтобы оспорить судебный акт.

Сторона, которая заявила о взыскании судебных издержек, вправе потребовать компенсировать расходы на работу над указанным заявлением. Суд удовлетворит такое требование после того, как примет судебный акт по существу спора (судебная коллегия по гражданским делам Калининградского областного суда № 33-5505/2017 от 05.12.2017).

Допускается правопреемство по взысканию расходов. Заявитель вправе подписать с третьим лицом договор об уступке права. Суды не считают, что требование неразрывно связано с личностью кредитора (п. 9 постановления № 1). Если суд отказался рассматривать заявление, решение можно оспорить в вышестоящей инстанции (определение Московского районного суда г. Казани № 11-129/2019 от 14.06.2019).

Судебные акты о взыскании издержек нередко стремятся оспорить

Если суд частично удовлетворил требование, заявитель может обратиться в вышестоящую инстанцию. Как правило, апелляция оставляет в силе судебный акт (определение судебной коллегии по гражданским делам Новосибирского областного суда № 33-9045/2018 от 06.09.2018). Однако встречаются акты, когда суд отменял решение и увеличивал суммы взыскания.

Например, в одном деле заявитель оспорил решение из-за процессуальных нарушений. Первая инстанция не указала основания снижения размера выплаты. Оппонент не оспаривал сумму, а суд не вправе уменьшать ее произвольно. В результате апелляция изменила размер взыскания с 28 000 до 31 000 рублей (определение Буйнакского городского суда Республики Дагестан № 11-2/2019 (11-39/2018;) от 28.01.2019).

Представитель проигравшей стороны часто оспаривает факт взыскания или размер расходов. Если оппонент не подаст возражений, суд по своей инициативе не снизит заявленные суммы (п. 11 постановления № 1).

Суд может указать на необоснованность сумм в части. В одном деле суд посчитал отдельные расходы необоснованными:

• Отказывая в удовлетворении требований о взыскании расходов на ксерокопирование документов, суд исходил из того, что достоверных доказательств того, что указанные расходы являются судебными, понесены в связи с рассматриваемым спором, в материалах дела нет» (апелляционное определение Московского городского суда от 14.03.2018 № 33-10866/2018).

Разумность взыскания судебных расходов на представителя

На основании статьи 100 ГПК РФ по письменному ходатайству стороны, в пользу которой было вынесено судебное решение, суд в разумных пределах присуждает с другой стороны расходы, связанные с наймом представителя. Расходы на услуги юриста должны обязательно подтверждаться документально: в суд необходимо представить квитанцию об оплате, договор на оказание адвокатских услуг, акт выполненных работ и так далее. Но граждане должны осознавать, что даже представленные документы не дадут гарантий того, что услуги адвоката будут возмещены в полном объеме – часто бывает, что стоимость работы представителя может быть необъективно завышена.

Указывая сумму подлежащих возмещению расходов, заявитель обязан ее обосновать и подтвердить документально. Когда истец просит компенсировать ему затраты на адвоката, ему следует приложить:

• договор на оказание платных юридических услуг;
• акт выполненных работ (с перечислением, в чем именно ему помог адвокат, и сколько это стоило);
• квитанции или чеки, свидетельствующие об оплате;
• прайс адвокатского бюро, с которым он работал.

Если обратиться к ГПК РФ, то там говорится, что возмещение судебных расходов в гражданском процессе взыскивается с проигравшей стороны в разумных пределах. Сумма будет зависеть от имущественного положения истца и ответчика, объема проделанной адвокатом работы и сложности судебного разбирательства. Причем для суда не являются обязательными расценки, существующие на настоящий момент времени. У суда есть законное право снижения суммы судебных расходов на адвоката-представителя, если в силу определенных обстоятельств он признает эти затраты чрезмерными. Так например, подобное решение прописано в Апелляционном определении Кемеровского областного суда по делу №33-12617 от 23.12.2014 года.

Если проигравший участник процесса считает, что предъявленная ему денежная сумма чрезмерна или непосильна, он имеет право написать возражение на заявление о взыскании судебных расходов. В нем он обычно:

• либо приводит аргументы, почему он считает заявленное требование о возмещении издержек необоснованным;
• либо ссылается на тяжелое материальное положение, которое мешает ему компенсировать предъявленную сумму в полном объеме.

Согласно статье 96 ГПК судебные расходы могут быть уменьшены или отменены, если проигравшая сторона докажет, что уровень ее доходов не позволяет их оплатить.

Аффилированный представитель

Согласно ст. 48 ГПК, дела организаций в суде ведут их органы либо представители. Причем закон не указывает, что представителями могут быть только штатные юристы. Принцип диспозитивности определяет, что сторона вправе самостоятельно определять, кто будет представлять ее интересы — штатные или сторонние юристы.

Таким образом, по смыслу указанных статей Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации во взаимосвязи со статьёй 100 Гражданского процессуального кодекса  Российской Федерации, реализация организациями права на представление их интересов адвокатами и иными лицами, оказывающими юридическую помощь, не ставится в зависимость от того, какой — штатный или внештатный — юрист осуществлял представительство интересов юридического лица; возмещению подлежат расходы на оплату услуг любого представителя, наделённого в силу закона полномочиями на представительство интересов своего доверителя.

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 №  03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма №  АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

• социальные выплаты и зарплата;
• выплата страховых возмещений;
• на личные нужды ИП;
• оплата товаров, работ, услуг;
• выдача денег под отчет;
• выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
• выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Конец ознакомительного фрагмента статьи
Комментарии (0)