Как найти ячейки с примечаниями

На днях работал с большим файлом, где помимо прочего было множество примечаний. Владельцы файла помнили почти всю информацию, поэтому легко могли найти данные в этом файле, в том числе и в примечаниях. Но я, как человек не знающий файл так хорошо, затруднялся сделать поиск по примечаниям в этом excel файле. В итоге я вспомнил возможность инструмента найти заменить. А так же предложил перевести все примечания в ячейки — т.к. с ними значительно проще работать. Как это сделать читаем далее.

Примечания — довольно интересная возможность табличного редактора. Очень подробно о них вы можете прочитать здесь, в том числе как печатать примечания, добавить картинку и так далее.

Как сделать поиск по примечаниям в Excel?

Вызываете окно Найти и заменить (ctrl + f), нажимаете кнопку Параметры

В открывшемся поле Область поиска выбираете Примечания, как показано на картинке в заголовке страницы.

Жмете Найти далее или Найти Все — находим нужную информацию.

Вот в принципе и все.

Но! Примечания — это средство рецензирования, а не хранения информации. Поэтому если примечаний много, то их лучше хранить в отдельных ячейках. Что делать если примечаний уже много?

Как скопировать примечание в ячейку?

Чтобы копировать примечания между ячейками вам достаточно просто скопировать ячейку.

Но для того, чтобы скопировать значения примечания ячейки A1 в другую ячейку, например А2, придется это делать руками — т.е. копируем текст примечания и вставляем в ячейку. Как быть если примечаний сотни? Не вручную само собой.

Наверное самое простое — это создать пользовательскую формулу в VBA.

Включаем макросы, заходим в редактор макросов Вкладка Разработчик — Просмотр кода и вставляем в открывшееся окно код по примеру ниже

Function prim (Ячейка As Range)    prim =Ячейка.Resize(1, 1).comment.Text End Function

Как видно из маленького кода, мы задаем формулу и присваиваем ей возможность получать комментарий из ячейки.

Теперь в нужную ячейку введите формулу

Такая формула вернет нужное значение примечания, если таких ячеек сотня — протяните формулу как обычно. Со значениями теперь можно сделать все, что вам необходимо.

Не забудьте сохранить файл с поддержкой макросов или двоичной книгой.

Удачи!

В этом посте мы рассмотрим другие, немаловажные возможности MS Excel при работе с примечаниями.

Как выделить все ячейки листа с примечаниями?

В окне открытого листа используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+O.

Как просматривать примечания листа?

• В окне открытого листа перейдите к вкладке «Рецензирование».
• В группе «Примечания» просматривайте имеющиеся примечания листа, щелкая по кнопкам «Предыдущее» или «Следующее».

Как просмотреть одновременно все примечания листа?

• В окне открытого листа перейдите к вкладке «Рецензирование».
• В группе «Примечания» щелкните по кнопке «Показать все примечания» (рис. 2.138).

[stextbox id=»info» caption=»Примечание»]На табличном поле листа откроются все существующие примечания к ячейкам. Для отключения просмотра примечаний повторно щелкните по кнопке «Показать все примечания».[/stextbox]

Многие начинающие пользователи программы Excel знакомы с проблемой того, что в ячейках крайне неудобно размещать большое количество информации, негде оставить пометку для себя на будущее. На самом деле сделать это, не нарушая общего вида таблицы, достаточно просто. Именно для этого нужны примечания.

Работа с примечаниями

Примечания являются дополнительными предписаниями к выбранным ячейкам. Чаще всего они текстовые и содержат определенный комментарий одного из авторов таблицы. Помимо текста, в появляющееся поле можно добавить изображение. Однако, чтобы привязать к ячейке желаемый комментарий или картинку, необходимо научиться создавать простые текстовые пометки, просматривать и редактировать их. После этого можно будет приступать к расширенным настройкам.

Создание

Процесс создания примечаний достаточно простой и состоит из нескольких действий:

1. Мышкой выбрать ячейку из таблицы. Нажать на нее ПКМ.
2. Из появившегося контекстного меню выбрать функцию «Вставить примечание».

1. После этого от выбранной ячейки сбоку всплывет свободное поле. Верхняя строчка будет занята именем пользователя по умолчанию.

В свободное поле можно внести любую текстовую информацию. Чтобы скрыть комментарий, необходимо щелкнуть правой клавишей мышки по ячейке, выбрать функцию «Скрыть примечание». После этого оно будет доступно для прочтения по ссылке, обозначенной красным уголком.

Просмотр

Просматривать комментарии к различным ячейкам можно, наводя на каждую из них курсор мыши. После этого текст с примечанием всплывает автоматически. Чтобы поле с комментарием исчезло, нужно перевести курсор в другое место.

Совет эксперта! Если таблица большая, и в ней находится множество примечаний, привязанных к различным ячейкам, можно переключаться между ними через вкладку «Рецензирование». Для этого предназначены кнопки «Предыдущие» и «Следующие».

Редактирование

Достаточно часто возникают ситуации, когда необходимо изменить содержимое окна для дополнительных комментариев. Сделать это можно, выполнив несколько действий:

1. Изначально кликнуть по ячейке со скрытым текстом правой клавишей мышки.
2. В появившемся списке выбрать функцию «Изменить примечание».
3. Должно открыться окно, через которое можно редактировать текст, добавлять к нему картинки, увеличивать или уменьшать поле для комментариев.

Завершить настройку можно нажатием мыши в любом произвольном месте таблицы за пределами поля для дополнительного текста.

Еще один вариант редактирования комментариев к ячейкам – через вкладку «Рецензирование». Здесь необходимо найти набор инструментов для примечаний и нажать на кнопку «Изменить».

Добавление изображения

Одна из интересных возможностей примечаний в Excel – добавление картинок, которые будут всплывать при наведении курсора на выбранные ячейки. Для того чтобы добавить изображение, нужно выполнить несколько действий:

1. Изначально необходимо добавить в выбранной ячейке дополнительную подпись.
2. Перейти в процесс редактирования примечания, направить курсор мыши на одну из границ ячейки. Важно направить его в то место, где появится значок с четырьмя стрелками, которые расходятся в разные стороны.
3. Необходимо нажать по данному значку правой кнопкой мыши, из появившегося меню выбрать функцию «Формат примечания».
4. Перед пользователем должно появиться окно редактирования информации. Следует найти вкладку «Цвета и линии» и переключиться на нее.
5. Нажать на выдвигающийся список под названием «Цвет», в самом низу появившегося списка выбрать функцию «Способы заливки».
6. Должно появиться новое окно, в котором необходимо перейти на вкладку «Рисунок». Внутри данной вкладки нажать на кнопку с таким же названием.
7. Появится окно «Вставка изображений», в котором нужно выбрать один из трех вариантов: загрузка изображения из OneDrive, найти картинку по поиску через Bing, загрузить изображение с компьютера. Проще всего выполнить загрузку с компьютера, на котором находится документ.

1. Когда изображение будет выбрано, произойдет автоматический переход на предыдущее окно, в котором будет показана выбранная картинка. Здесь нужно установить галочку напротив функции «Сохранить пропорции рисунка».
2. После нажатия кнопки «ОК», откроется начальное окно форматирования примечания. На этом этапе нужно выполнить привязку примечания с картинкой к выбранной изначально ячейке. Чтобы сделать это, необходимо перейти на вкладку «Защита», убрать пометку напротив «Защищаемый объект».
3. Далее нужно зайти во вкладку «Свойства», поставить галочку рядом с пунктом перемещения и изменения объектов совместно с ячейками. Нажать на кнопку «ОК».

Чтобы увеличить картинку, необходимо растянуть общее поле примечания в разные стороны.

Удаление примечания

Удалить добавленную подпись проще, чем установить новую или отредактировать ее. Для этого нужно нажать правой клавишей мышки на ячейку с дополнительным описанием. Из всплывшего меню активировать команду «Удалить примечание».

Второй способ удаления дополнительной подписи к выбранной ячейке – через функцию «Рецензирование». Прежде чем выбирать данную опцию, необходимо отметить мышью ячейку. В последнюю очередь нажать на кнопку удаления дополнительной информации.

Как подписать примечание в Excel

Если в одном общем документе Excel все дополнительные правки над ячейками будут написаны разными пользователями без индивидуальных подписей, найти автора определенных записей будет крайне сложно. Подпись примечания позволяет систематизировать данные. Для того чтобы оставить ее над определенной правкой к ячейке, нужно выполнить несколько действий:

1. Выбрать один из пунктов главного меню «Файл».
2. Перейти в «Параметры».
3. Зайти во вкладку «Общие».

1. Внизу страницы появится свободное поле, в котором необходимо вписать имя пользователя, который оставил примечание к ячейке.

Как найти примечание в Excel

Если документ очень большой, может возникнуть ситуация с необходимостью быстрого поиска определенного комментария. Сделать это возможно. Инструкция по поиску требуемого описания или пометки:

1. Перейти во вкладку «Главная».
2. Зайти в раздел «Найти и выделить».
3. Нажать на кнопку «Параметры».
4. Найти параметр для выбора «Область поиска».
5. Установить значение «Примечание».
6. Нажать на кнопку «Найти все».

После этого перед пользователем появится список с ячейками по установленному параметру.

Отображение и скрытие примечания

При желании можно полностью скрыть примечания, чтобы они не бросались в глаза при чтении основного документа или же отключить функцию скрытия, если она была активирована ранее. Для этого необходимо выполнить несколько простых действий:

1. Перейти в общие настройки на вкладку «Файл», далее – «Параметры», перейти в раздел «Дополнительно».
2. Найти раздел «Экран».
3. Установить галочку напротив функции «Примечания и индикаторы».
4. Нажать на кнопку «ОК». После этого скрытые примечания будут всегда отображаться. Чтобы полностью скрыть их, нужно установить галочку напротив функции «Ни примечания, ни индикаторы».

Совет эксперта! В Excel есть возможность отображать только отдельные комментарии. Чтобы включить данную функцию, необходимо нажать правой кнопкой мыши по ячейке с дополнительным описанием, нажать на кнопку «Показывать примечания». Так они будут отображаться постоянно только на выбранных ячейках. Через то же контекстное меню можно полностью скрыть краткое описание в требуемых местах.

Копирование примечания в другие ячейки

Если примечание уже создано, его можно скопировать в другую ячейку, чтобы не прописывать текст снова. Для этого нужно следовать простой инструкции:

1. Щелчком правкой кнопки мыши выбрать ту ячейку документа, к которой прикреплено краткое описание или поправка.
2. Из всплывшего меню выбрать функцию «Копировать».
3. Найти ячейку, к которой нужно привязать скопированное примечание, выделить ее щелчком левой кнопки мыши.
4. Зайти во вкладку «Главная», далее выбрать «Буфер обмена», нажать на кнопку «Вставить».
5. Перед пользователем появится список команд. Интересующий пункт – «Специальная вставка». После нажатия на него всплывет отдельное окно для настроек, где необходимо поставить галочку напротив примечаний. Останется сохранить изменения, нажав на «ОК».

Как распечатать лист с примечаниями

Если не внести определенные коррективы, по умолчанию Excel-документы распечатываются без примечаний. Для того чтобы добавить их в распечатку, необходимо выполнить настройку программы:

1. Перейти в раздел «Разметка страницы».
2. Зайти во вкладку «Параметры страницы», далее нажать «Печатать заголовки».

1. Откроется окно с отдельным пунктами для печати. Напротив слова «Примечания» можно добавить их к распечатке или оставить данное действие отмененным.

Совет эксперта! При добавлении примечаний к печати есть два варианта их отображения на распечатанном документе. Если выбрать «В конце листа» – они появятся в самой нижней части страницы. Можно выбрать варианта «Как на листе» – примечания распечатаются так, как отображаются в электронном варианте документа.

Изменение имени пользователя при создании примечаний

При работе в Excel с активированным общим доступом во время создания примечаний они получаются имя не того пользователя, который их оставляет. Чтобы изменить его на собственный никнейм, необходимо выполнить несколько действий:

1. В левом верхнем углу нажать на вкладку «Файл».
2. Перейти в раздел «Параметры», «Общие».
3. В появившимся меню выбрать пункт «Имя пользователя».
4. Перед пользователем откроется свободное поле, в котором необходимо записать желаемое имя.

Примеры использования примечаний в Excel

Чтобы понять, насколько полезны могут быть дополнительные комментарии к ячейкам в таблице Excel, рекомендуется рассмотреть несколько практических примеров из опыта других пользователей:

1. Когда у работников одной компании есть общая рабочая база, занесенная в документ Excel, коллеги, работающие на одной странице посменно, могут оставлять комментарии сменщиками, давать указания, обмениваться определенной информацией.
2. Размещение фотографий – если в таблице указаны данные об определенных людях, картинки каких-либо предметов, если речь касается их хранения, реализации.

1. Пояснения к формулам, которые упростят дальнейшие расчеты, вычисления.

Если оставлять комментарии правильно – так, чтобы они отображались в нужный момент и не мешали другим пользователям работать, можно значительно повысить производительность труда, связанного с таблицами в Excel.

Видеоуроки по примечаниям в Excel

Приведенные выше инструкции помогут разобраться с азами создания, редактирования, просмотра, расширенной настройки комментариев к ячейкам в таблице Excel. Однако при возникновении каких-либо затруднений, сложностей с определенными действиями относительно примечаний, рекомендуется посмотреть обучающие видео. В них можно найти пошаговые инструкции по выполнению различных операций с комментариями к ячейкам.

Заключение

Создавать, изменять и просматривать примечания к различным ячейкам в Excel не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Такими навыками будет полезно обладать не только людям, которые работают в крупных организациях, ведут учет чего-либо с помощью таблиц, но и одиночным пользователям, работающим в Excel для себя. Нельзя забывать о том, что в поле примечания можно добавлять не только текст, но и картинки, что значительно увеличивает их пользу в работе.

Как в Эксель выделить все?

Выделение таблицы, списка или листа

1. Чтобы выделить список или таблицу, щелкните любую содержащуюся в них ячейку и нажмите клавиши CTRL+A.
2. Чтобы выбрать весь таблицу, нажмите кнопку Выбрать все в левом верхнем углу.

Как выделить в Экселе строки с определенным словом?

(3) Если вы хотите выделить строки, если ячейки начинаются с определенного текста, вам необходимо ввести = ЛЕВЫЙ (B2,5 $) = «Яблоко»; или чтобы выделить строки, если ячейки заканчиваются определенным текстом, введите = ВПРАВО (B2,5 $) = «Яблоко». 4. Теперь открывается диалоговое окно Формат ячеек.

Как изменить подпись в примечании Excel?

Как задать имя пользователя в примечании?

1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
2. В меню типичных задач выберите пункт «Параметры Excel».
3. В окне «Параметры Excel» на вкладке «Основные» в группе «Личная настройка Microsoft Office» в графе «Имя пользовате ля» наберите нужное имя.
4. Закройте окно кнопкой «ОК».

28 июн. 2011 г.

Как изменить размер всех примечаний в Excel?

Чтобы увеличить все, включая изображения и приложения, выберите параметр в меню «Сделать все крупнее». Примечание: Измененные параметры форматирования по умолчанию будут применяться только к новым примечаниям. Форматирование существующих примечаний не изменится.

Как показать все примечания?

Как просмотреть одновременно все примечания листа?

1. В окне открытого листа перейдите к вкладке «Рецензирование».
2. В группе «Примечания» щелкните по кнопке «Показать все примечания» (рис. 2.138).

1 июл. 2011 г.

Как распечатать с примечаниями?

Заметки можно печатать так, как они отображаются на листе.

1. Выберите на нем заметки, которые вы хотите напечатать, а затем сделайте следующее: …
2. В меню Файл выберите пункт Параметры страницы.
3. Откройте вкладку Лист.
4. В окне Приметки выберите как отображаемое на листе (устаревшее). …
5. Нажмите кнопку Печать.

Как в Excel печатать документ с примечаниями?

Печать цепочек комментариев и примечаний в Excel для Office 365 для Mac

1. Выберите лист, содержащий цепочка примечаний и заметки, которые нужно напечатать.
2. В меню Файл выберите команду Параметры страницы .
3. Откройте вкладку Лист .
4. В поле примечания щелкните в конце листа . …
5. Нажмите кнопку Печать .

Как быстро выделить большой диапазон в Excel?

Чтобы выбрать диапазон большего размера, просто щелкните первую ячейку и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Чтобы перейти к последней ячейке, можно использовать полосу прокрутки. Чтобы выделить весь столбец или строку, щелкните заголовок столбца или строки.

Как выделить все ячейки листа?

Выделение всех ячеек на листе

1. Нажмите кнопку Выделить все.
2. Нажмите клавиши CTRL+A. Заметка Если на сайте содержатся данные, а активная ячейка находится над данными или справа от них, при нажатии CTRL+A будет выбрана текущая область. Повторное нажатие клавиш CTRL+A приведет к выделению всей таблицы.

Как указывается диапазон ячеек?

В формулах диапазон записывается адресами двух ячеек, которые разделенные двоеточием. Верхняя левая и правая нижняя ячейка, которая входит в состав диапазона, например A1:B3. Обратите внимание! Ячейка, от которой начинается выделение диапазона, остается активной.

Как найти и выделить строки в Excel?

Выделите одну ячейку. На вкладке Home (Главная) кликните по Find & Select (Найти и выделить) и выберите Go To Special (Выделение группы ячеек). Примечание: Формулы, комментарии, условное форматирование, константы и проверка данных – все это можно найти с помощью команды Go To Special (Выделение группы ячеек).

Как выделить все ячейки на которые ссылается формула в Excel?

Ячейки, на которые ссылается формула в активной ячейке. В области «Зависимые»сделайте следующее: Нажмите кнопку Direct только для поиска ячеек, на которые непосредственно ссылается формула. Нажмите кнопку «Все уровни», чтобы найти все ячейки, на которые прямо или косвенно ссылается выделение.

Как выделить ячейки с одинаковым текстом?

Выделяем таблицу, в которой необходимо обнаружить повторяющиеся значения. Переходим по вкладке Главная в группу Стили, выбираем Условное форматирование -> Правила выделения ячеек -> Повторяющиеся значения. В появившемся диалоговом окне Повторяющиеся значения, необходимо выбрать формат выделения дубликатов.

Комментарий — это полезная функция для нас, чтобы написать важную информацию в Excel, после вставки комментария в ячейке будет отображаться небольшой красный индикатор. Но иногда красные индикаторы не очень бросаются в глаза, поэтому мы можем выделить все ячейки с комментариями определенным цветом, чтобы сделать их более заметными. Пожалуйста, прочтите эту статью, чтобы узнать больше.

Выделите все ячейки с комментариями с помощью специальной функции Перейти

Выделите все ячейки с комментариями с кодом VBA

Выделите все ячейки с комментариями с помощью специальной функции Перейти

В Excel мы можем сначала выбрать все ячейки комментариев, а затем присвоить им понравившийся цвет, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон данных или весь лист, на котором вы хотите выделить ячейки с комментариями.

2. Затем нажмите Главная > Найти и выбрать > Перейти к специальному, см. снимок экрана:

Функции: Вы можете нажимать ярлыки Ctrl + G для открытия Перейти к диалоговое окно и щелкните Особый для открытия Перейти к специальному Диалог.

3. В Перейти к специальному диалоговое окно, отметьте Комментарии вариант, см. снимок экрана:

4. Затем нажмите OK чтобы закрыть это диалоговое окно, и все ячейки с комментариями были выделены в вашем выборе, см. снимок экрана:

5. После выбора ячеек комментария нажмите кнопку Цвет заливки значок под Главная вкладку и выберите один понравившийся цвет, все выбранные комментарии к ячейкам будут окрашены сразу, см. снимок экрана:

Выделите все ячейки с комментариями с кодом VBA

Вы также можете сразу выделить и раскрасить все комментарии к ячейкам на активном листе с помощью следующего кода VBA:

1. Активируйте свой рабочий лист, на котором вы хотите выделить ячейки комментариев.

2. Удерживайте ALT + F11 , чтобы открыть Окно Microsoft Visual Basic для приложений.

3. Нажмите Вставить > Модулии вставьте следующий код в Окно модуля.

Код VBA: выделить все ячейки с комментариями

Sub ColorComments()
'Update 20141110
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set WorkRng = WorkRng.SpecialCells(xlCellTypeComments)
Application.ScreenUpdating = False
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Interior.ColorIndex = 36
Next
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

4, Затем нажмите F5 нажмите клавишу для запуска этого кода, и появится диалоговое окно, напоминающее вам о выборе диапазона, в котором вы хотите выделить ячейки комментария, см. снимок экрана:

5, Затем нажмите OK, все комментарии в вашем выборе выделены цветом.

Внимание:

В приведенном выше коде вы можете изменить индекс цвета в скрипте. Rng.Interior.ColorIndex = 36 вам нравится.

Статьи по теме:

Как сбросить все позиции комментариев в Excel?

Как изменить цвет индикатора комментария в Excel?

Как автоматически добавлять дату и время для комментариев в Excel?