Как найти запрос предложений

Запрос предложений — это конкурентный способ определения поставщика, победителем которого признается тот, чье окончательное предложение наилучшим образом соответствует требованиям к объекту закупки, установленным заказчиком (ч. 2 ст. 24, ч. 1 ст. 83 44-ФЗ).

Управление государственными и муниципальными закупками (144, 120, 40 ак. часов) – дополнительная профессиональная программа повышения квалификации для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий.Когда можно проводить запрос предложений

Закон строго определяет ситуации, в которых разрешено проводить закупку путем запроса предложений. Только для заключения определенных видов контрактов разрешается использовать закупку в таком виде.

1. Не состоялся повторный конкурс (ч. 4 ст. 55, п. 8 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ). При этом повторный конкурс должен быть признан несостоявшимся, например, если не было подано ни одной заявки на участие либо все поступившие заявки были отклонены. Остальные основания перечислены в ч. 2 ст. 55 44-ФЗ. Если повторный конкурс признан несостоявшимся по иным основаниям, заказчик не вправе провести запрос предложений.
2. Не состоялся электронный аукцион (п. 8 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ). В отличие от конкурса требование о повторности в отношении аукциона не установлено.
3. Необходимо закупить товары, работы, услуги, составляющие неисполненную часть расторгнутого контракта (п. 6 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ). Только, если заказчик в одностороннем порядке расторг контракт в соответствии с ч. 9 или ч. 15 ст. 95 44-ФЗ. НМЦК и объем новой закупки должны быть уменьшены с учетом исполненных обязательств (п. 6 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ).
4. Требуется закупить товары и услуги, указанные в п. п. 2, 3, 7, 9, 10 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ. К примеру, лекарственные препараты, назначенных пациенту по жизненным показаниям или из-за индивидуальной непереносимости (п. 7 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ).

Этапы проведения запроса предложений

1 этап. Заказчик готовит и публикует извещение о проведении запроса предложений в соответствии с ч. 4 ст. 83 44-ФЗ, документацию в соответствии с ч. 6 ст. 83 44-ФЗ и проект контракта, который будет заключен с победителем по результатам проведенной процедуры. Информация о проведении запроса предложений должна быть размещена в ЕИС не позднее чем за пять календарных дней до его проведения. Согласно ч. 5 ст. 83 44-ФЗ с момента размещения в ЕИС извещения о проведении запроса предложений заказчик не вправе отменять процедуру или вносить изменения в извещение и закупочную документацию.

2 этап. Прием заявок. Заявки на участие подаются в письменном виде, включают в себя документы, указанные в документации, а также платежное поручение, подтверждающее внесение обеспечения заявки (в случае установления такого обеспечения в документации).

3 этап. Рассмотрение заявок. Заявки участников рассматриваются на соответствие требованиям документации. Участники, которые не соответствуют требованиям, отклоняются, их предложения не оцениваются. По результатам рассмотрения составляется и размещается в день вскрытия конвертов в ЕИС выписка из протокола проведения запроса предложений с указанием причин отстранения участников от дальнейшего участия (если такие есть). После того, как все допущенные заявки оценены в соответствии с установленными критериями, комиссия фиксирует результаты в виде таблицы, которая включается в протокол проведения запроса предложений, где указываются условия, цена и прочие критерии оценки каждой из допущенных заявок. Важно отметить, что любой участник имеет право присутствовать при рассмотрении заявок, а также проводить аудио и видеосъемку.

4 этап. Выбор победителя. После рассмотрения и оценки заявок комиссия готовит протокол проведения запроса предложений и оглашает условия исполнения контракта, содержащиеся в заявке, признанной лучшей, или условия, содержащиеся в единственной заявке на участие (ч. 11 ст. 83 44-ФЗ). После этого участникам предлагается направить окончательное предложение не позднее рабочего дня, следующего за датой проведения запроса предложений (ч. 12 ст. 83 44-ФЗ).

Если все присутствующие участники отказались направить окончательное предложение, запрос предложений завершается.

Отказ участников направлять окончательные предложения фиксируется в протоколе и окончательными предложениями признаются первоначальные поданные заявки на участие. Открытие доступа к заявкам с окончательными предложениями осуществляются на следующий рабочий день после даты завершения проведения запроса предложений.

5 этап. Оценка окончательных предложений, подведение итогов запроса предложений. Комиссия проводит оценку окончательных предложений и готовит итоговый протокол. Итоговый протокол и протокол проведения запроса предложений размещаются в ЕИС в день подписания итогового протокола.

Выигравшим окончательным предложением является окончательное предложение, которое наилучшим образом соответствует установленным заказчиком требованиям к товарам, работам, услугам.

Если в нескольких окончательных предложениях содержатся одинаковые условия исполнения контракта, выигравшим окончательным предложением признается окончательное предложение, которое поступило раньше.

Критерии оценки заявок в запросе предложений (ст. 32 44-ФЗ):

• цена контракта;
• расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ;
• качественные, функциональные и экологические характеристики объекта закупки;
• квалификация участников закупки, в том числе наличие у них финансовых ресурсов, на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов, опыта работы, связанного с предметом контракта, и деловой репутации, специалистов и иных работников определенного уровня квалификации.

6 этап. Заключение контракта. Контракт заключается на условиях, предусмотренных извещением о проведении запроса предложений и окончательным предложением победителя, не ранее чем через 7 дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола и не позднее чем через 20 дней с даты подписания протокола. Контракт заключается только после предоставления победителем обеспечения исполнения контракта.

Основное отличие запроса предложений от других закупочных процедур

От открытого конкурса запрос предложений отличается лишь возможностью поставщика улучшить свое предложение путем направления заказчику окончательных предложений, таким образом можно увеличить свои шансы на победу. В остальном данный вид закупки идентичен конкурсу. (основные требования к участникам установлены в 44-ФЗ, используются критерии оценки заявок и пр.)

От электронного аукциона отличается формой и порядком проведения закупки. От запроса котировок — порядком определения победителей. 

Запрос предложений — не самая распространенная процедура закупки в рамках контрактной системы. Тем не менее во многих случаях она весьма эффективна и позволяет заказчику получить наилучшие условия контракта. О том, в каких случаях можно проводить запрос предложений и какова его процедура, расскажем о сегодняшней статье.

Когда можно запрашивать предложения

Закупка путем запроса предложений может производиться в определенных случаях, перечень которых ограничен:

1. Когда не состоялся электронный аукцион.
2. Когда признана не состоявшейся процедура повторного конкурса. Однако это справедливо лишь в случаях, перечисленных в части 2 статьи 55 закона № 44-ФЗ. Например, когда в рамках конкурса не было подано ни одной заявки или все поданные заявки были признаны не соответствующими документации. Если же повторный конкурс не состоялся на основании причин, не перечисленных в указанной выше статье, то вместо него проводить запрос предложений нельзя.
3. Если контракт расторгнут заказчиком в одностороннем порядке на основании статьи 9 или 15 закона № 44-ФЗ, и этим вызвана необходимость докупить недостающие товары, работы либо услуги. В этом случае начальная (максимальная) цена контракта и объем закупки пересматриваются с учетом того, что уже было поставлено по контракту до его расторжения.
4. Когда необходимо закупить определенные виды товаров, которые перечислены в пунктах 2, 3, 7, 9, 10 части 2 статьи 83 закона № 44-ФЗ. Например, жизненно необходимые пациенту лекарственные препараты.

Как проводится процедура

Запрос котировок осуществляется в несколько этапов:

• размещение информации о закупке в ЕИС,
• сбор заявок,
• рассмотрение заявок,
• выбор лучшего предложения,
• сбор и оценка окончательных предложений,
• подведение итогов,
• заключение контракта.

На первом этапе в ЕИС размещается извещение о закупке, закупочная документация и проект контракта, который будет заключен с победившим поставщиком. Когда извещение и прочие документы размещены, заказчик уже не может отказаться от проведения запроса предложений или что-либо поменять в условиях закупки. Между размещением извещения и проведением процедуры должно пройти не менее 5 календарных дней.

Далее следует прием заявок от поставщиков и подрядчиков. Заявки должны отвечать всем требованиям, установленным в документации, в том числе сопровождаться платежным поручением, свидетельствующим о факте оплаты обеспечения заявки, если такое требование установлено.

На следующем этапе производится рассмотрение заявок на предмет того, соответствуют ли они закупочной документации. Допущенные к участию в процедуре заявки оцениваются по всем установленным критериям и вносятся в единую таблицу. Затем закупочная комиссия выбирает победителя процедуры. Им становится поставщик (подрядчик), который предлагает лучшие условия.

Однако на этом запрос предложений не заканчивается. Участникам дается возможность сделать заказчику окончательное предложение, то есть предложить лучшие условия, чем победивший поставщик. На это отводится следующий рабочий день после проведения запрос предложений.

Если окончательные предложения поступают, то комиссия их оценивает и подводит итоги процедуры, которые вносятся в итоговый протокол. Победителем становится участник, который сделал наилучшее окончательное предложение. Бывает, что несколько поставщиков делают одинаковые предложения. В этом случае побеждает тот, кто сделает его первым.

Этап поступления окончательных предложений бывает не всегда. Если все участники отказались их направлять, то победителем становится поставщик, который предложил лучшие условия на предыдущем этапе. Факт отказа всех участников от направления заказчику окончательного предложения должен быть зафиксирован в протоколе.

И последний этап процедуры — заключение контракта. Оно состоится не ранее, чем через 7 дней после размещения в ЕИС итогового протокола и не позднее, чем через 20 дней после его подписания.

Запрос предложений (RFP) является важным шагом в любом процессе закупок. Это документ покупателя для подрядчика, поставщика или поставщика услуг.

Приобретение неправильного поставщика может быть дорогостоящим. 61% директоров по закупкам (руководители по закупкам) считают, что риск увеличился. В RFP должна быть возможность фильтрации от нескольких участников торгов, чтобы оставались только высококвалифицированные.

Обладая более чем 10-летним опытом и тысячами успешных высококачественных производственных проектов для клиентов, Лилайнсорсинг определенно имеет опыт в создании документов RFP, чтобы найти лучших производителей, которые производят высококачественную продукцию с доставкой по графику, чтобы помочь клиентам получить высокую прибыльность.

Мы объясним процесс создания высококачественного RFP. Вы можете получить эффективный запрос предложений, привлекающий качественных поставщиков. 

Давай нырнем!

Что такое запрос предложений?

Хороший RFP — это документ, привлекающий всех поставщиков товаров или услуг. Это официальный документ, который содержит следующие компоненты:

• Заявление о миссии или цели RFP.
• Краткий обзор организации.
• Список продуктов или услуг, в которых нуждается организация.
• Спецификация требуемого качества, доставки и цены.
• График процесса рассмотрения закупок.
• Объяснение любых процедур торгов, которым будет следовать потенциальный поставщик.
• Контактная информация отдела закупок.

Когда следует использовать RFP?

RFP — лучший способ получить множество предложений от потенциальных поставщиков для успеха проекта.

 Вы открываете процесс торгов для разных поставщиков, публикуя RFP. Это может помочь вам получить более выгодные предложения и найти то, что лучше всего соответствует вашим потребностям.

Если вы начинающая компания, важно понимать, когда вам может понадобиться запрос предложений.

Вот несколько сценариев, которые могут побудить вас использовать RFP:

• Вы ищете новый поставщик или партнер.
• Вы хотите увеличить продажи или продать свой бизнес.
• Вы хотите знать, чем занимаются ваши конкуренты.
• Вы хотите узнать больше о своей целевой аудитории.
• Вы хотите выяснить, возможно ли начать бизнес в этой отрасли или регионе.
• Помогите рассчитать затраты и выгоды от открытия бизнеса.

Почему организации создают RFP?

Организации используют запрос предложений (RFP) для покупки товаров, услуг или проектов. Наиболее распространенная причина, по которой организации используют RFP, — это экономия времени и денег.

Если организация заключает контракт с победителем торгов, она может сэкономить время и силы. Победитель тендера будет иметь правильные ресурсы, в которых нуждается организация.

Процесс RFP может гарантировать, что заинтересованные стороны будут иметь доступ к одной и той же информации. Это обеспечивает честную и открытую конкуренцию, что идеально подходит для выбора подходящего поставщика.

Как работает процесс запроса предложений?

Целью процесса RFP является поиск лучшего поставщика необходимых продуктов. Успех проекта RFP, если он экономит время и затраты в процессе.

Шаги, которые необходимо предпринять для создания RFP:

• Составьте точные спецификации того, что вы ищете.
• Создайте конкурентную среду, чтобы вы могли видеть, что предлагают другие компании.
• Оформить запрос предложений RFP.
• Отслеживайте и сравнивайте полученные ответы.

RFP будет иметь особые требования, которым должны соответствовать поставщики, участвующие в торгах.

Получение наилучшего предложения от поставщика жизненно важно для успеха вашего бизнеса!

Преимущества запроса предложений (RFP)

Выпуск RFP позволит вам получить процесс предложения от поставщиков и выбрать лучшее из них.

RFP упрощает оптимизацию процесса и сравнение предложений.

Запросы предложений предлагают некоторые преимущества как для покупателей, так и для поставщиков, в том числе следующие:

• Создайте справедливый и открытый процесс торгов.
• Найдите квалифицированных и потенциальных поставщиков.
• Критерии оценки для получения предложений основаны на RFP.
• Запросы предложений, используемые для управления процессом осуществления закупок.
• Запросы предложений легко распространять через онлайн-форматы, такие как электронная почта и веб-сайты.
• В RFP есть сроки и спецификации, поэтому проекты имеют четкие даты начала и окончания.
• В RFP есть подробные требования, поэтому вы знаете, что вам нужно от потенциальных подрядчиков.
• Благодаря систематическим шаблонам вы можете легко создавать и распространять новые RFP.
• Запросы предложений улучшили процесс принятия решений, повысили эффективность и улучшили результаты.
• Запросы предложений могут гарантировать завершение проекта, потому что при окончательном выборе всегда проводится финансовая проверка поставщиков, чтобы убедиться, что у оставшихся участников торгов отличное финансовое состояние.

RFP, RFQ и RFI

RFP — это деловой документ, используемый компаниями для запроса предложений от поставщиков.

Запрос котировок (RFQ) — это документ, который предприятия используют для запроса котировок или цен.

RFI — это документ, используемый предприятиями для запроса о наличии товаров или услуг. Это похоже на RFP, за исключением того, что оно не включает цен информация или предложения.

Как написать запрос предложений?

Предприятия используют окончательный RFP для оценки наилучшего возможного варианта для конкретного проекта.

Предприятия обеспечивают, чтобы RFP были профессиональными, четкими и краткими в качестве стандартизированного процесса. Защита от возможных конфликтов интересов между компанией и ее потенциальными участниками торгов.

Давайте рассмотрим некоторые важные элементы подробного запроса предложений:

• Имя: Отражает название вашей компании или организации
• Число: Включите номер при объявлении вашего RFP
• Кратко: Краткое описание RFP, справочная информация и т. д.
• Цели: Укажите задачи, цели проекта и критерии для проверки предложений поставщиков.
• ожидаемые результаты: Будьте как можно более конкретными при описании результатов вашего проекта
• График работы: Укажите факты и крайний срок проекта, включая представление, даты завершения и подписание условий контракта.
• Бюджет: Укажите целевой бюджет проекта
• Критерии оценки: Вы перечислите свои критерии оценки, лучшее и окончательное предложение 

В настоящее время многие организации покупают программное обеспечение RFP при предоставлении запроса на предложение RFP. Цифровые закупки заменяют торги бумажной системой.

Примеры и шаблоны RFP

Образец запроса предложений от госорганов ищите по этой ссылке СШААгентства международного развития (USAID). Запрос предложений на проект с бюджетом 23 миллиона долларов США на пять лет.

Запрос предложения RFP от государственного органа имеет официальные шаблоны RFP. Шаблоны обеспечивают ясность и согласованность для правительства и компаний, участвующих в торгах.  

При написании шаблонов RFP используется следующий формальный процесс:

• Высшее руководство создает RFP.

Юридические отделы, отделы маркетинга и закупок как заинтересованные стороны бизнеса. Они проверяют RFP, чтобы убедиться, что он не вызывает судебных исков или плохой рекламы.

• RFP должен включать список ссылок и поставщиков, которые использовали его в прошлом. Это помогает потенциальным поставщикам узнать, что компания использовала этот тип продукта. 
• RFP должен включать список результатов, включая стоимость каждого результата. Таким образом, поставщики могут определить, какую прибыль они получат от проекта. 
• Включите все необходимое расписание и информацию в основную часть документа. 
• Используйте понятный язык, понятный каждому.

Убедитесь, что у поставщиков достаточно места для ответов с вопросами и комментариями.

Вы хотите, чтобы они чувствовали себя комфортно, задавая вопросы, потому что они пытаются победить! 

Часто задаваемые вопросы о запросе предложений (RFP)

Что дальше

Теперь вы знаете, когда вам следует использовать запрос предложений и как он поможет вам лучше оценить потребности вашего проекта. 

Мы надеемся, что это исчерпывающее руководство по созданию собственного запроса предложений, включая шаги и рекомендации, поможет вам собрать информацию для создания эффективного документа запроса предложений.

Работы С Нами Лилинсорсинг опытная команда, мы можем помочь вам пройти весь процесс с нуля. Так зачем ждать? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы начать!