Как найти завод или склад

Дело не в том, что в Москве или в другом городе мало помещений (сейчас как раз с этим проще), а в том, что далеко не каждый хозяин интернет магазина или владелец вновь образовавшейся курьерской службы понимают, что именно им надо искать. 

Большое или маленькое помещение? Что в нем должно быть, а чего категорически быть не должно? Где лучше искать – в каком направлении? Сколько это будет стоить? И это только небольшая часть всех вопросов, без ответов на которые найти идеальный и подходящий именно для ваших целей склад будет совсем не просто. От постановки задачи до ее решения нужно пройти как минимум три этапа:

Этап 1: выбираем тип склада 

Для начала надо определиться, что именно вы выбираете. Это принципиальный вопрос, так как ответ на него определяется и параметрами бюджета, и вашей бизнес-моделью, и дальнейшей стратегией развития. Намерены ли вы отгружать все посылки из одного места или же планируете в дальнейшем открывать дополнительные точки и перекладывать часть или всю нагрузку на них? Здесь, как у русских богатырей на распутье, есть три возможности для выбора.  

В зависимости от того, какой из вариантов вы выбрали, зависит и расположение склада: 

Очевидно, что цель ХАБов – это оптимизация бизнес-процессов, в том числе:

Но здесь необходимо понимать, что эффект экономии за счет такой оптимизации может быть достигнут только в долгосрочной перспективе, а на начальном этапе потребует больших инвестиций. Да, удаление центрального склада от ТТК, с одной стороны, снижает затраты на его аренду, но при этом увеличивает бюджет в целом за счет аренды ХАБов и накладных расходов. 

Этап №2: формулируем требования 

Следующий этап – это формулировка требований к складу. Чтобы избежать хаоса и ничего не упустить, сделайте таблицу. В левом столбце напишите классические параметры склада, в правом – ваши требования к каждому из параметров.  Вот список основных параметров:  

Что важно понимать по каждому из этих пунктов? На что они влияют? 

Право собственности 

Это самый первый вопрос, который вас должен волновать. Кто собственник склада, на каких правах владеет? Для нас, например, прямая аренда была вопросом принципиальным, так как от ответа на него зависит целый ряд других важных аспектов, например, обеспечение мер противопожарной безопасности. Посредник вряд ли возьмет на себя ответственность за монтаж и эксплуатацию системы пожаротушения. 

Общаясь с потенциальными арендодателями, обязательно проверьте документ, подтверждающий его право собственности на объект.  

Расположение. Расположение – это не только место на карте, но и факторы удобства, как для транспорта, так и для персонала. 

Как выбрать место? Где искать? Если вы в Москве, желательно минимальное удаление склада от ТТК – либо внутри ТТК, либо снаружи. При этом нужно понимать, что такие казалось бы незначительные отклонения значительно влияют на стоимость аренды (внутри ТТК дороже и есть ограничения по въезду грузового автотранспорта). 

Желательно также, чтобы:

Параметры помещения. Категория (А,В,С), площадь, конфигурация, площадь и удаление от склада вспомогательных (офисных) помещений. 

Подбирая параметры склада, оцените их приоритетность для вашего бизнеса. Какие-то параметры необходимо учитывать, но они не столь важны, другие – наоборот, являются обязательными. Для сортировочного центра совершенно не обязательно выбирать помещение категории А – это дорого и никому не нужно. Вполне подойдет В или С (лучше конечно ближе к В – в этом случае гарантировано будет ровный, износоустойчивый пол с антипылевым покрытием, что достаточно важно при интенсивном использовании складской техники).

Для СЦ также особо не нужны большие электрические мощности (если только не предполагается автоматизировать процессы посредством установки мощных потребителей электроэнергии таких, таких, как конвейер). Нет также специальных требований и по высоте потолков и статическим нагрузкам на пол. 

Особого значения не имеет автоматизация (наличие сортеров). Многие компании – в силу текущих объемов – обходятся ручным трудом, и ни сортер, ни конвейер им не нужны вообще (они просто не окупаются). А если все-таки нужны, то экономически целесообразнее снять пустое помещение и установить сортеры самостоятельно. Дело в том, что конфигурация оборудования очень привязана к конфигурации помещения, и не факт, что вы сможете легко интегрировать ваш конвейер в арендованное помещение без серьезных переделок. 

А вот связь имеет значение! Если ее в арендуемом помещении нет, то надо обязательно выяснить возможность обеспечения связью (интернет и телефония). К важным моментам относится и свободное пространство между опорными элементами потолка (бывает, что они расположены близко друг к другу, что мешает внутренней логистике).

Если вы ищете сортировочный центр без ХАБов, вам понадобятся также офисные помещения, смежные с помещением сортировки (для сотрудников сортировки), а также офисные помещения в шаговой доступности для сотрудников офиса. 

Территория. Наличие и площадь охраняемой территории, прилегающей к СЦ (площадь, конфигурация).

В основном, требования к площади прилегающей территории продиктованы количеством автомобилей курьеров, которые приезжают под загрузку, плюс количеством грузовых автомобилей, приезжающих/убывающих с тиражами. Территория должна быть достаточно вместительной, чтобы на ней располагалось нужное вам количество машиномест.

Для погрузки разгрузки нужно не менее двух ворот, чтобы разделить потоки посылок (входящие/исходящие). Стоит обратить внимание также на время доступа на территорию. Бывает, что время доступа ограничено, например, с 08:00 до 24:00, а цикл вашей работы требует круглосуточного въезда и выезда. 

Охрана и безопасность (и территории, и самого склада). 

При оценке безопасности территории нужно проявлять особую бдительность, так как территорию мы, в отличие от склада, не арендуем и зачастую делим ее с другими арендаторами. Соответственно, повлиять радикально на ее конфигурацию и организацию использования в процессе аренды практически невозможно: что арендуем, то и будем иметь. Два необходимых (но не достаточных) признака «правильной» территории для склада:  

Как правило, предлагаемые в аренду объекты соответствуют этим требованиям. Бывают идеальные случаи, когда арендодатель самостоятельно обеспечивает охрану территории и периметра. В этом случае затраты на охрану на арендодателя не ложатся. Тем не менее, для минимизации рисков кражи и ошибок при погрузке/разгрузке придется дополнительно вложится в средства видеонаблюдения. В нашей практике такая системы помогла нам выявить случаи краж у наших соседей, которые не потрудились поставить у себя соответствующее видеооборудование. 

С территорией самого склада, с одной стороны, проще, а с другой, – намного сложнее. Проще потому, что это помещение полностью контролируется нами – посторонние здесь не ходят. Но у этой медали есть и обратная сторона: арендодатель в этот процесс не вмешивается и охрану склада не обеспечивает. Поэтому арендатору нужно иметь отдельную, часто достаточно большую структуру, состоящую из соответствующего персонала, технических средств, процедур и методик, чтобы обеспечивать охрану самостоятельно. 

Система пожаротушения. Наличие установки автоматического пожаротушения (УАПТ) и пожарной сигнализации (ПС). 

Это очень важный пункт, как с точки зрения затрат, так и с точки зрения рисков. Финансовые последствия невнимания к этому критерию могут быть очень серьезными. Объясню почему. Часто арендодатели в договорах аренды стараются переложить ответственность за противопожарную безопасность во всех ее проявлениях на арендатора. Ни в коем случае не арендуйте такие помещения, так как в этом случае и УАПТ, и ПС вам придется монтировать самостоятельно, а это долго по времени, мешает производственному процессу и очень дорого. А если этого не сделать, то в один прекрасный момент Госпожнадзор явится с инспекцией и заставит вас это сделать (и попутно выпишет штраф для бодрости). Если Госпожнадзор при повторной проверке (уже по факту выполнения предписания) выявит его неисполнение, то вероятна приостановка деятельности компании до устранения причин (бывает и такое). В этом случае затраты будут колоссальными, а в исключительных случаях (приостановка деятельности компании) – фатальными.

И, наконец, один из самых важных пунктов: бюджет

Бюджет мероприятия будет определяться не только стоимостью аренды (отталкиваясь от заданных параметров информацию можно получить с профильных сайтов, предлагающих помещения/склады в аренду), но и еще рядом других факторов, среди которых:

Обязательно рассчитайте по возможности все заранее, потому что в итоге может оказаться, что требуемый бюджет намного выше имеющегося. Если средств либо не хватает, нужно будет искать дополнительные источники финансирования, либо пересматривать требования по поиску помещений.

Этап 3: ТЗ для агентства 

После того, как вы определились с тем, какой именно склад вам нужен, какие параметры для вас значимы, и какие требования вы к нему предъявляете, начинайте поиски. Наш опыт показывает, что при поиске желательно пользоваться услугами агентов. Во-первых, потому что у них имеются значительные базы данных по арендодателям. Во-вторых, это экономически выгодно, так как обычно агентства не берут с потенциального арендатора деньги за услугу подбора. Эти затраты ложатся на потенциального арендодателя, но бывают и исключения. 

Отправляясь в агентство, опишите все свои требования и пожелания. Чем подробнее будет ваше ТЗ, тем проще работать агентству и меньше потраченного времени на неподходящие варианты. 

Вот пример заявки МаксиПост, с помощью которой мы с помощью агентства нашли наш идеальный склад. Чего и вам желаю! 

Пример заявки

Валерий Ерёмин 

Заместитель генерального директора по производству

МаксиПост

Неважно, что вы продаете — детские игрушки, одежду или смартфоны — хранить все в офисе или собственной квартире как-то несерьезно. Поэтому без склада современному интернет-магазину никуда. В сегодняшней статье расскажем, как выбрать помещение для склада, какое оборудование купить и зачем нужна система автоматизации складского учета.

Зачем интернет-магазину склад?

Конечно, если вы только открылись и закупили на первое время небольшие партии товара — склад может и не понадобиться. Однако если мыслить наперед и стремиться к развитию и масштабированию бизнеса — становится понятно, что без склада все же никуда. Это сейчас весь ваш товар умещается в одной комнате, а что будет потом? И уж тем более склад нужен тем, кто торгует крупногабаритными товарами: бытовой техникой, мебелью, мото- и велотехникой, а также товарами, которые требуют специальных условий хранения. Например, продукты питания или медикаменты, которые могут испортиться.

Кроме того, наличие склада даст вам преимущества перед конкурентами:

• гарантирует доступность товара в любое время — особенно это актуально для сезонных товаров, дней распродаж, праздников, когда спрос превышает предложение;
• обеспечит быструю доставку — со склада привезти товар намного удобнее и оперативнее, чем от поставщика;
• экономит деньги — можно брать оптовые партии, за которые, как известно, многие поставщики предлагают более низкие цены. А значит, можно позволить себе снизить цены, подарить покупателям скидки.

Ну что, убедили мы вас? В любом случае, начать можно с небольшого помещения, а потом, когда расширитесь, начнете осваивать новую нишу и увеличите ассортимент — поменяете его на более просторное.

Шаг 1. Арендуем помещение

И сразу, как в сказке, у вас три пути. Можно арендовать помещение самостоятельно или на пару с другими организациями — такое практикуется. Особенно это актуально для новичков в бизнесе, у которых каждая копейка на счету. Третья дорога — фулфилмент, или услуга аутсорса. Такие услуги оказывают специальные компании. Они не только хранят товар, но и принимают его у поставщиков, обрабатывают и комплектуют заказы, доставляют их и даже принимают оплату.

Поговорим отдельно об аренде. Как выбрать подходящее помещение?

• склад должен быть недалеко от офиса интернет-магазина, по крайней мере — в пределах города. Многие помещения располагаются в промзонах, за чертой города — это достаточно неудобно и для вас, и для курьера, который будет забирать и развозить товары;
• должен иметь возможность подъехать автомобилю — как грузовому, так и легковому. Иначе ваш курьер будет очень недоволен;
• должен работать круглосуточно — или хотя бы в будни и выходные, во все праздники. Когда заказов слишком много, иногда приходится работать и днем, и ночью;
• должен иметь доступ в интернет — чтобы сотрудники могли быть на связи с клиентами и руководством;
• позаботьтесь о безопасности — выберите помещение в здании с охраной, с установленной сигнализацией;
• должен иметь все необходимые коммуникации — свет, вода, отопление. Представьте, что у вас интернет-магазин цветов — сотрудникам придется повозиться с землей и водой, чтобы собрать заказы;
• площадь помещения рассчитывается из ассортимента товара. Небольшие коробки и пакеты уберутся на нескольких метрах, тяжелой мебели и технике потребуется больше места. Не забудьте и о сотрудниках — им придется проводить на складе много времени.

Все склады делятся на четыре типа: А, В, С, D. Помещения класса А наиболее удобные и современные, но и дорогие, соответственно. В них есть все: отопление, сигнализация, высокие потолки, офисные, рабочие и подсобные помещения. Помещения класса D — простые ангары без отопления. Понятно, что хранить в них нужно лишь самые неприхотливые товары.

Шаг 2. Покупаем оборудование

Если у вас товар, не требующий особых условий хранения, — ограничьтесь стандартным оборудованием. Это стеллажи, оргтехника для работы сотрудника, необходимая для работы мебель. Не забудьте также об уборной и уголке для сбора заказов — его размер зависит от параметров вашего товара и особенностей работы.

Вообще, для каждой категории товаров требуется дополнительное оборудование. Взять тот же интернет-магазин цветов — вместе со стеллажами закупайте ящики, горшки, опрыскиватели и другие вещи. Также условия хранения требуют специального холодильного и вентиляционного оборудования, чтобы ваш товар долго оставался свежим.

Если у вас онлайн-аптека — приготовьтесь к другим требованиям. Площадь склада должна составлять не менее 60 м.кв. — иначе никак. А еще изучите требования министерства здравоохранения: установите пожарную и охранную сигнализации, закупите термометры, шкафчики и холодильники для хранения медикаментов. Стены склада будьте добры отделать водостойкой краской или эмалью, кафельной плиткой — никаких обоев! На потолке, правда, допустима побелка.

Продукты питания — вообще головная боль. Надо изучать СанПины и требования. Вот только самые простые из них: нельзя хранить вместе готовые и сырые продукты или полуфабрикаты, хорошие продукты и подозрительного вида. В помещениях для хранения продуктов недопустимо держать непищевые товары. А еще холодильники, ящики, штабели для разных видов продуктов — и смотри не перепутай!

Словом, вы поняли: нюансов хранения товаров достаточно. Соблюдайте все требования, или не удивляйтесь, что на ваш склад нагрянет проверка.

Шаг 3. Выстраиваем логистику

Арендовали склад, закупили оборудование — и что дальше? А дальше разложите по полочкам, как конкретно будет происходить движение товаров. Какими путями они будут попадать от поставщика к клиенту? Какие сотрудники будут работать на складе, что они станут делать? Сколько их, в конце концов, должно быть?

Разберем два вида логистики: складскую и транспортную:

1. Транспортная логистика — это доставка товара от поставщика или из транспортной компании на склад. А оттуда — напрямую к клиенту или опять в транспортную компанию. Понятно, что нужно организовать все так, чтобы потратить как можно меньше времени и денег.
2. Складская логистика — это действия ваших сотрудников непосредственно на складе. Один принимает товары, другой обрабатывает их, третий следит за хранением, четвертый осуществляет возвраты, пятый отгружает продукцию.

Понятно, что если у вас небольшой магазин, вполне достаточно одного сотрудника, который будет всем этим заниматься, и курьера. Если бизнес покрупнее — позаботьтесь о том, чтобы взять в штат не одного, а пару курьеров, водителя-экспедитора, плюс нанять менеджера, кладовщика, сборщика заказов, охранника.

Шаг 4. Выбираем систему учета

Вы уже поняли, что вручную продумать и выполнить все эти процессы практически нереально. Поэтому на рынке имеется масса решений для складских программ, которые упрощают работу, сводят к минимуму человеческий фактор и экономят ваше время. Есть среди них платные, есть и бесплатные. Познакомим вас с бесплатной программой — ЕКАМ, которая автоматизирует все основные складские бизнес-процессы и облегчает жизнь как руководителю, так и его сотрудникам.

Что умеет ЕКАМ?

• полностью автоматизирует складской учет;
• ведет учет закупок и заказов: приход, расход, перемещение и списание товаров;
• отслеживает и делает отчеты по остаткам, оборотам и даже прибыльности товаров;
• делает заказы на закупку вашим поставщикам;
• формирует и обрабатывает заказы по интернету;
• создает ценники и прайс-листы;
• может поддерживать несколько складов.

Разберем основные функции ЕКАМ подробнее.

Учет товаров на складе

Руководитель может в любое время узнать о состоянии дел на складе: система покажет остатки, себестоимость, прибыль и предоставит аналитику. Вы сможете контролировать бизнес-процессы не выходя из дома, прямо со своего ПК или смартфона.

Если вам предлагают сложную ИТ-систему с поддержкой специалистов, интеграцией, дорогим обслуживанием — подумайте, нужно ли тратить деньги? EKAMу ничего этого не нужно — это облачный сервис, который доступен вам в любое время и с любого устройства в режиме онлайн.

Аналитика в режиме онлайн

Кроме отчета о продажах и выручке, ЕКАМ показывает вам, насколько выгодной получилась покупка (смотрите нашу статью о маржинальности товаров) и сколько вы на ней заработали. Вы сможете планировать закупки заранее, не ломая голову и не подсчитывая количество остатков вручную. Все совершенно прозрачно и понятно!

Учет всех продаж

Вы существенно разгрузите себя и сотрудников, если освободите их от рутинной работы и бесконечных подсчетов. Все сделает система: подсчитает количество продаж, оплат, возвратов товара, количество оптовых и розничных заказов, учтет товары, которые только ожидаются к поступлению — все это в виде таблиц и графиков. Соответственно, вы увидите всю финансовую отчетность: средний чек, выручку, рост продаж и так далее.

Контроль за действиями работников

Вы сможете наглядно увидеть, почему менеджер Оля работает хорошо, а Таня с такой же загрузкой никак не выполнит план. ЕКАМ покажет количество сделок, совершенных работниками, и их прибыльность для интернет-магазина. Делайте выводы и не забывайте мотивировать сотрудников!

CRM-система для учета клиентов

В CRM-системе содержатся данные о сотрудниках, контрагентах и вся клиентская база. Вы увидите, сколько покупок совершил каждый клиент, какие у него бонусы (система автоматически рассчитает их при оформлении заказа). В офлайне и онлайне проводится также идентификация покупателя.

Интеграция с интернет-магазином

И самое главное — ЕКАМ можно с легкостью интегрировать с интернет-магазинами, созданными на платформах InSales и “Битрикс”. Внедрение происходит в течение пяти минут и, еще раз повторим, совершенно бесплатно. Если ваш магазин интегрирован с другой торговой системой, ЕКАМ предлагает импорт из файлов типа .xml и .csv. Или, как вариант, вы можете в любой момент перейти из другой системы на ЕКАМ.

Подключиться к системе ЕКАМ можно быстро — это не потребует специальных знаний и умений. Достаточно загрузить данные о товарах и услугах — вручную или из таблиц Excel, ввести те остатки, что есть на данный момент, установить на планшет приложение “EKAM.Касса”. Все ваши данные загрузятся в систему — можно начинать работать!

Шаг 5. Начинайте работу

Понятно, что сразу все идеально не получится: необходимо будет подкупить оборудование, расширить штат сотрудников (или посадить их на склад), возможно, выбрать другое помещение. Сложностей будет много, зато и перспективы масштабные. Собственный склад — это отличная площадка для будущего расширения и возможность доказать клиентам и партнерам, что вы серьезный интернет-магазин, а не мелкая лавочка.

Да, и еще. Проверяйте работу сотрудников, особенно на первых порах. Вышколите каждого — особенно тех, кто напрямую работает с покупателями. Мало организовать идеальную логистику — необходимо помнить и о сервисе. А главный признак первоклассного сервиса, как мы уже писали, — это довольные клиенты.

Как проверить, справляются ли ваши работники?

• мониторить все отзывы о работе интернет-магазина, особенно те, что касаются сроков доставки, вежливости курьеров и менеджеров. Если обнаружили жалобы — нужно извиниться и решить вопрос (поработать над сроками доставки, наказать проштрафившегося сотрудника);
• заказать услугу “тайный покупатель”: наймите засланного казачка и посмотрите наглядно, как отвечают ваши сотрудники по телефону, достаточно ли вежлив курьер, не опаздывает ли он;
• напрямую спрашивайте клиентов на сайте или в группе в соцсетях: довольны ли они работой службы доставки, хотят ли что-либо изменить. Как правило, люди с радостью дают обратную связь.

Да будет склад! Теперь вы знаете, какие шаги нужно предпринять, чтобы складские бизнес-процессы работали как часы. Удачи в продвижении!

Возможно вам также будет интересно: