Что делает делопроизводитель в организации?
Источник фото pressfoto/freepik
Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.
Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации
Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.
Что еще делает делопроизводитель:
- Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
- Передача документов на исполнение.
- Выдача справок по зарегистрированным документам.
- Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
- Контроль неразглашения данных.
- Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.
Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.
Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.
Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.
Делопроизводитель — кто это и чем занимается
По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.
В число его умений также входит:
- знание правил составления различных бумаг;
- порядок их оформления перед сдачей в архив;
- навыки деловой переписки и ведения переговоров;
- отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
- приветствуются навыки «слепой» печати.
Условия работы сказываются и на характере специалиста.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:
- обладать хорошими аналитическими способностями;
- уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
- иметь хорошую память и усидчивость;
- быть многозадачным и собранным.
Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.
Источник фото freepik
Обучение на делопроизводителя
Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.
Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.
5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):
- МИРЭА — Российский технологический университет.
- Российский государственный гуманитарный университет.
- Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
- Санкт-Петербургский государственный институт культуры.
- Российский государственный социальный университет.
Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.
5 популярных колледжей для получения специальности:
- Юридический колледж Российского государственного университета правосудия.
- Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
- Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета.
- Уральский промышленно-экономический техникум.
- Московский государственный образовательный комплекс.
Обучение на делопроизводителя дистанционно
Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.
Сколько зарабатывает делопроизводитель
По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.
Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Плюсы:
- официальное оформление на работу;
- множество вузов, где можно получить специальность;
- стабильный оклад.
Минусы:
- рутинная работа;
- невысокая зарплата;
- большой и расплывчатый круг обязанностей.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству?
Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель;
одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия.
Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа.
Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Действительно, исполнителем документа могут называть:
- того, кто подготовил его проект,
- и того, кто будет выполнять данные в нем поручения.
Обычно это разные люди / отделы. В этом случае можно говорить об ущербности терминологии, когда одним словом обозначаются разные роли.
Но обратите внимание: результатом выполнения поручения по одному документу (например, резолюции на входящем письме о подготовке письменного ответа) может быть разработка проекта другого документа, и тогда одно и то же лицо является исполнителем в обоих этих документах, правда:
- по первому документу оно выполняет поручение,
- а по второму готовит проект.
Видимо, данная ситуация и стала причиной использования одного термина «исполнитель» для этих двух этапов работы.
После такого концептуального объяснения давайте рассмотрим конкретные примеры – какие ситуации могут быть и как они документируются.
Путаница с исполнителями
Если рассмотреть жизненный цикл документа, то можно увидеть, что на разных его этапах исполнителем могут быть самые разные работники: от руководителя организации до специалиста структурного подразделения. Это могут быть даже подразделения и организации, в т.ч. органы власти.
Фрагмент документа
Указ Мэра Москвы от 7 мая 2020 г. № 55-УМ «О внесении изменений в указ Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ»
10.2. Департаменту здравоохранения города Москвы обеспечить возможность оформления листков нетрудоспособности без посещения медицинских организаций для граждан, обязанных соблюдать режим самоизоляции в соответствии с пунктом 10.1 настоящего указа.
10.3. Департаменту транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы совместно с Департаментом информационных технологий города Москвы, Департаментом труда и социальной защиты населения города Москвы и Департаментом образования и науки города Москвы обеспечить приостановление (с последующей записью билетов в размере не менее оплаченных периодов) в указанный период возможности использования…
10.6. Департаменту образования и науки города Москвы обеспечить выдачу продуктовых наборов обучающимся, имеющим право на обеспечение бесплатным питанием…
В приведенном документе даются поручения конкретным органам исполнительной власти города, т.е. с позиции руководства городом данные департаменты выступают в качестве исполнителей поручений. Таким образом, орган власти, подведомственный вышестоящему органу, всегда выступает в качестве исполнителя (не случайно эти органы власти называются «исполнительными»).
Тот же тип отношений мы видим и в крупных компаниях, как государственных, так и негосударственных, когда поручение дается органом управления, а исполнителями выступают подведомственные организации или территориально обособленные структурные подразделения, в т.ч. филиалы. Именно они являются исполнителями с точки зрения органа управления.
Исполнитель входящего документа
Представим жизненный цикл документа графическим образом:
Схема 1. Жизненный цикл входящего документа
В Схеме 1 два блока (этапа) имеют отношение к исполнителю документа – 4-й и 5-й.
Входящие документы по результатам предварительного рассмотрения распределяются на документопотоки, направляемые на рассмотрение (вынесение окончательной резолюции, поручений):
- руководителю организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
- заместителям руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемым ими);
- иным руководителям, главным и ведущим специалистам.
Документы могут направляться и сразу на исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.
Если документ направлен на резолюцию руководителю организации, и он явился первым должностным лицом, давшим поручение по документу, то дальше документ будет «спускаться вниз» по системе управления, пока не дойдет до того специалиста, который и будет непосредственным исполнителем документа. Если представить, что в структуре организации имеются руководитель, его заместители, департаменты, отделы, то схематически перемещение документа по инстанциям его рассмотрения может быть следующим (как раз чтобы избежать такого максимально длинного пути и используется предварительное рассмотрение входящего документа работником службы делопроизводства, чтобы направить его сразу «поближе» к исполнителю или непосредственному руководителю исполнителя – чтобы миновать несколько этажей этой «лестницы»):
Схема 2. Длинный путь входящего документа к цели внутри организации-адресата
Из Схемы 2 следует, что по отношению к руководителю, вынесшему резолюцию 1, заместитель руководителя (вынесший резолюцию 2) выступает в качестве исполнителя, а по отношению к нему исполнителем является руководитель департамента. Для руководителя департамента исполнителем по документу выступает руководитель отдела, а для него исполнителем является специалист отдела, который и должен подготовить документ (в данном случае это ответ на поступившее письмо). На таком примере…
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
Отметим, что сегодня данная профессия переживает «второе рождение», обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как «ходовой» товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов.
Кто такой документовед?
Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.
Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.
Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:
- разработку форм и табелей документов;
- систематизацию состава документооборота;
- экспертизу и организацию хранения документов;
- обеспечение «движения» документов от руководства к подчиненным;
- создание документальных баз;
- визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения;
- осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации;
- оптимизация документопотока организации или предприятия.
Какими личностными качествами должен обладать документовед?
Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:
- внимательность;
- аккуратность;
- ответственность;
- усидчивость;
- терпеливость;
- грамотность;
- инициативность;
- креативность;
- эрудированность;
- исполнительность;
- дисциплинированность;
- организаторские способности;
- самоорганизованность.
Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.
Преимущества профессии документоведа
Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).
Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.
Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.
При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.
Недостатки профессии документоведа
Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.
Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.
Где можно получить профессию документоведа?
Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как «Документационное обеспечение предприятия», «Документоведение» или «Информационное обеспечение предприятия». Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.
При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:
- Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
- Иркутский государственный университет;
- Московский финансово-юридический университет;
- Донской государственный технический университет;
- Воронежский институт экономики и социального управления.
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очно-заочная | 69 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Заочная | 27 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 202 000,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Заочная | 47 600,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 161 700,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 160 400,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очно-заочная | 71 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Заочная | 44 800,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 156 100,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 140 000,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 131 250,00 ₽ |
| Бакалавриат | Заочная | 52 000,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Заочная | 32 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 126 670,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очно-заочная | 33 000,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 126 666,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Заочная | 55 500,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 123 600,00 ₽ |
[46.03.02] Документоведение и архивоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 123 200,00 ₽ |
| Бакалавриат | Заочная | 48 000,00 ₽ |
Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы быть в курсе важных новостей в сфере образования.
Должностная инструкция по специальности «Документовед»
Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДОКУМЕНТОВЕДА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.
1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.
1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.5. На должность Документоведа принимается лицо:
-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).
1.6. Документовед должен знать:
-документообразование;
-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
-основы экономики, организации труда и управления;
-законодательство о труде;
-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;
-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;
-организацию архивного дела;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
-основы программирования;
-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
-основы эргономики, социальной психологии, социологии;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Документовед обязан:
2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.
2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.
2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.
2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.
2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. Права
Документовед вправе:
3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
4. Ответственность
Документовед ответственен за:
4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
5. Условия работы
5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия. Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.
Кто такой документовед
Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.
Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.
Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.
В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.
Что должен знать документовед
Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.
Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.
Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.
Обязанности документоведа
Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя
— составление, учет, хранение и контроль документов;
— систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;
— организацию оптимального документопотока внутри организации;
— организацию хранения и разработку классификаторов документации;
— сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;
— упорядочивание входящей документации;
— разработку стандартных форм и табелей документов;
— создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;
— подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.
Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.
Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении
Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).
Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.
Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.
Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.
Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.
Личные качества специалиста по документообороту
Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.
Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.
Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.
Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.
Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.
Требования к документоведу
Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».
Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.
Преимущества и недостатки профессии документоведа
Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.
Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.
Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.
Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.
К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.
Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.
Где может работать документовед
Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:
— в органах власти, как местных, так и государственных;
— в органах ведомственного управления;
— в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах;
— в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;
— в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.
Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.