Как правильно составить акт на ответственное хранение

Что значит ответственное хранение товара

Под ответственным хранением понимается обеспечение покупателем сохранности товара, переданного ему поставщиком, и отказ от которого соответствует требованиям закона или договора (п. 1 ст. 514 ГК).

Покупатель обязан обеспечить сохранность товара, а продавец – возместить понесенные покупателем расходы на обеспечение сохранности, реализацию товара или его возврат продавцу (п. 3 ст. 514 ГК).

Если имущество не может быть возвращено поставщику в натуре, покупатель в соответствии со ст. 1102 и 1105 ГК обязан возместить его действительную стоимость на момент приобретения, а также убытки, вызванные последующим изменением стоимости (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.07.2015 № Ф05-8953/2015 по делу № А40-98534/12).

Ответственное хранение товара требуется не во всех ситуациях. Например, если покупатель осуществляет выборку товара и обнаруживает его несоответствие договору, то он просто отказывается от приемки товара. Принимать продукцию на свой склад для ответхранения он не должен. Если покупатель отказывается принимать товар, находящийся на складе поставщика без предусмотренных законом оснований, то поставщик имеет право взыскать с покупателя оплату товара, а также штрафные санкции (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 15.10.2015 № Ф03-4088/2015 по делу № А37-55/2015).

Кстати в этом процессе участвует ФСБУ 6/2020 «Основные средства». По нему надо делать проводки. Как работать по всем шести ФСБУ разобрали эксперты на курсе «Шесть новых ФСБУ». Посмотрите бесплатный урок — там объясняем как работать по одному из шести ФСБУ — Аренде.

Когда возникает обязательство ответственного хранения

Обязательство по обеспечению сохранности возникает в тех случаях, когда у покупателя есть законное право отказаться от принятого товара:

• при поставке продавцом продукции ином в количестве, нежели предусмотрено договором (ст. 466 ГК);

• при поставке изделия, не соответствующего оговоренным в договоре цвету, моделям, размерам, видам и иным признакам (ст. 468 ГК);

• при поставке имущества с недостатками, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или временных затрат, а также если недостатки проявляются неоднократно (ст. 475 ГК);

• при поставке некомплектного товара (ст. 480 ГК);

• на других основаниях, предусмотренных договором.

  Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

  Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

Принятие на ответственное хранение

Принятию мер по сохранности продукции предшествует направление поставщику уведомления, которое должно содержать:

• дату составления;

• реквизиты договора, в рамках которого обеспечивается сохранность товара;

• основания для отказа от договора;

• необходимость забрать товар и компенсировать расходы на обеспечение его сохранности;

• указание на место хранения.

Уведомление можно:

• доставить поставщику нарочным с проставлением отметки о получении на копии документа;

• отправить ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;

• направить посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, если можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано, если иное правило не установлено законом или договором и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон (ст. 165.1 ГК, п. 65 постановления Пленума Верховного Суда «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25).

Покупатель должен решить, как он будет хранить полученные ценности. Делать это можно самостоятельно на своей территории или, например, на арендованном складе.

Статья 895 ГК допускает возможность передачи ценностей на хранение третьему лицу без получения согласия поставщика. Это возможно в случаях, когда для этого есть объективные причины и получение согласия не представляется возможным.

При обеспечении сохранности продукции нужно учитывать:

• Положения главы 47 ГК о договоре хранения, которую по общему правилу применяют к хранению в силу закона (ст. 906 ГК).

• Санитарные, противопожарные, охранные и иные обязательные требования. Например, для лекарственных средств действуют правила хранения, утвержденные приказом Минздравсоцразвития от 23.08.2010 № 706н.

• Свойства товаров. Например, скоропортящуюся продукцию, скорее всего, придется хранить при пониженной температуре.

Для того чтобы поставщик впоследствии компенсировал расходы на хранение товаров, покупатель должен доказать факт несения таких расходов и подтвердить их документально.

Если продукция передавалась на хранение третьему лицу, то доказательством расходов может служить договор и документы, подтверждающие оплату покупателем соответствующих услуг.

В случае хранения ценностей в помещениях, арендуемых покупателем у третьих лиц, подтверждением трат могут служить договоры аренды, акты приемки, складские расписки, документы, подтверждающие внесение арендных платежей пропорционально площади, занимаемой такими ценностями (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 04.02.2021 № Ф07-15766/2020 по делу № А56-44310/2019).

Использование собственных помещений также подразумевает определенные траты, например, они могут связаны с оплатой электроэнергии или охраной помещений, в которых хранилась продукция (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2014 по делу № А03-11856/2014).

Какими документами оформить прием-передачу ТМЦ на их хранение и возврат

Несоответствие поставленного товара условиям договора покупатель должен зафиксировать. Для этого можно использовать типовую форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» или самостоятельно разработанную форму документа (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При возврате ценностей, принятых на склад по договору хранения, можно использовать акт о возврате ТМЦ (форма № МХ-3) или самостоятельную форму.

Возврат полученного от поставщика, но не принятого обоснованно товара оформляется товарной накладной по форме ТОРГ-12 либо по самостоятельно разработанной форме.

С момента передачи товара поставщику ответхранение прекращается, и покупатель имеет право предъявить требования по компенсации своих расходов.

Образец акта приема-передачи на ответственное хранение

Стороны могут разработать форму собственную форму акта приема-передачи товара на ответственное хранение и согласовать ее в качестве приложения к договору поставки или ответхранения. В документе, как правило, указывают:

• Ф.И.О. представителя покупателя, подписывающего акт;

• ссылку на договор (договор поставки или ответхранения);

• описание товара (наименование, артикулы, количество, другие индивидуализирующие признаки).

Образец договора ответственного хранения товара

К правоотношениям, связанным с ответственным хранением товаров, применяются правила, установленные главой 47 ГК (ст. 906 ГК). Следовательно, соответствующие обязательства должны быть оформлены в простой письменной форме.

Однако это не означает необходимости подписания договора в виде единого документа. Договор считается заключенным, если принятие товара на хранение подтверждено подписью покупателя, выступающего в роли хранителя, в частности, распиской, квитанцией, сохранной запиской или другим документом (п. 2 ст. 887 ГК).

Несмотря на то что правоотношения по обеспечению сохранности подлежащих возврату поставщику товаров регулируются нормами ГК о хранении, они имеют свои особенности:

• обязательства сторон вытекают из ранее заключенной сделки, поэтому положения об ответственном хранении могут быть включены в текст основного договора;

• специфика отношений не подразумевает наличия письменной формы сделки в виде отдельного соглашения, а ограничивается документами, подписанными покупателем и направленными в адрес поставщика.

И все же стороны могут заключить отдельный договор ответственного хранения.

Бухгалтерский учет ответственного хранения

Передачу ценностей и их возврат отражают в бухгалтерском учете на даты составления первичных документов.

В период нахождения основного средства на ответственном хранении нужно по нему начислять амортизацию, пока его ликвидационная стоимость меньше балансовой стоимости (п. 30 ФСБУ 6/2020 «Основные средства»).

Операции отражают следующими бухгалтерскими записями.

По общему правилу хранитель не вправе распоряжаться ценностями, поступившими по договору хранения. Такие ценности не могут быть признаны активом компании. Поэтому их стоимость учитывается на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в оценке, согласованной сторонами договора (инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

При возврате ценностей их стоимость списывается с указанного счета. При этом используют следующие проводки.

Сроки ответственного хранения

Для ответственного хранения установлено два вида сроков, которые стороны должны соблюсти:

• срок уведомления покупателем поставщика о принятии мер по ответственному хранению, оповещение должно быть направлено незамедлительно. Понятие «незамедлительное уведомление поставщика о принятии товара на ответственное хранение» означает, что покупатель обязан уведомить его тогда, когда это будет возможным;

• срок обеспечения сохранности ценностей, который ограничивается его разумностью. Так, требование поставщика о возврате продукции, заявленное покупателю спустя год после поставки продукции и выявления ее недостатков, не признается заявленным в разумный срок.

Риски ответственного хранения

Риски покупателя

Иногда покупатель принимает товар без возражений, например, подписывает соответствующие накладные, однако впоследствии отказывается от его оплаты. При рассмотрении спора в суде он заявляет, что отказался от товара, причем последний был принят им на ответственное хранение.

Однако суды считают, что приемка ценностей без уведомления поставщика об их принятии на ответхранение означает принятие продукции покупателем без возражений. Такой товар необходимо оплатить (постановление Арбитражного суда Московского округа от 25.04.2017 № Ф05-4699/2017 по делу № А41-15654/2016).

Неблагоприятные последствия ожидают покупателя и том случае, если он направит уведомление о принятии товара на ответственное хранение спустя длительное время. Суды в таких случаях исходят из того, что при отсутствии незамедлительного уведомления поставщика об отказе от переданной продукции, а также действий покупателя по ее возврату или принятию на ответственное хранение, товар считается принятым покупателем (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2012 по делу № А56-38399/2011).

Покупатель обязан обеспечить сохранность товара. Если он этого не сделает, с покупателя взыскиваются убытки в размере стоимости утерянных ценностей (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11.06.2019 № Ф04-2091/2019 по делу № А75-11485/2018).

Риски поставщика

Поставщик должен вывезти товар, принятый покупателем на ответственное хранение, либо распорядиться им в разумный срок (п. 2 ст. 514 ГК). Если поставщик это не сделает, то суд может обязать его вывести продукцию (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.03.2022 № Ф09-247/22 по делу № А76-11173/2021).

Кроме того, покупатель имеет право реализовать данный товар или вернуть его поставщику. При этом средства, вырученные от продажи, передаются поставщику за вычетом расходов покупателя на обеспечение ее сохранности и реализацию (п. 3 ст. 514 ГК).