Как правильно составить акт выполненных работ самозанятому - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Нужен ли акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым

Акт подтверждает, что исполнитель выполнил работы по договору в полном объёме и в указанные сроки. Подписывая акт, заказчик выражает своё согласие с объёмом и качеством работ, а также фиксирует их приёмку.

Но у сотрудничающих сторон часто возникает вопрос, обязательно ли составлять акт выполненных работ?

Каждый расчёт с самозанятым должен подтверждаться чеком. Об этом прямо говорится в законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ. С точки зрения права у самозанятого нет обязанности формировать акт.

ФНС в своём письме подтверждает, что чек — это обязательный документ при сотрудничестве с самозанятым, а акт может выступать дополнительным документом для учёта расходов заказчика в конкретном периоде, например, если исполнителю выплачивается аванс. Выплату самозанятому нужно отнести на дату, которая указана в акте, а не в чеке на предоплату.

Пример:

Заказчик перечислил самозанятому аванс за ремонтные работы в январе и получил на сумму выплаты чек. Исполнитель закончил ремонт помещения в марте.

Выплату самозанятому нужно отнести к расходам в день, когда завершились работы — на дату подписания акта.

Акт выполненных работ можно составлять и в других случаях.

Когда и для чего нужен акт

В первую очередь акт важен заказчику. С его помощью заказчик может:

Подтвердить отсутствие трудовых отношений с исполнителем — в акте можно детально расшифровать состав работ, их стоимость, указать конкретные сроки их выполнения.

Пример:

Переоценить стоимость основного средства, если самозанятый выполнил строительные или ремонтные работы, в результате которых актив стал стоить больше. Такая процедура происходит именно на основании акта выполненных работ.

Пример:

Самозанятый установил сигнализацию и навигационное оборудование в автомобиль компании-заказчика. Стоимость дооборудования увеличила первоначальную стоимость автомобиля. Бухгалтерия провела дооценку на основании акта выполненных работ.

Помочь бухгалтеру определить статью затрат, куда включить оплату работ исполнителю. Акт содержит подробные сведения по выполненным работам, которых нет в чеке.

Пример:

Исполнитель провел уборку производственного цеха заказчика. Заказчик применяет упрощённый налоговый режим.

В чеке указано: «Уборка помещения по договору № 7 от 10.03.2023». Этой информации мало, чтобы отнести затраты на конкретную статью расходов.

В акте работа расписана подробно — «Уборка производственного цеха площадью 115 кв. м. для ООО «Лидер» по договору № 7 от 10.03.2023.» Так бухгалтеру понятно, что затраты на уборку можно отнести к материальным расходам согласно ст. 254 НК, которые уменьшают налоговую базу при УСН.

Зафиксировать претензии, чтобы иметь законные основания для отказа в оплате некачественно выполненных работ. Этот документ станет основанием для обращения в суд, чтобы урегулировать разногласия с исполнителем.

Пример:

«Услуги по укомплектованию коробок по договору № 24 от 15.03.2023 выполнены в неполном объёме. По условиям договора исполнитель должен был укомплектовать 115 коробок. По факту укомплектовано 97 коробок».

Акт выполненных работ нужен и самозанятому. Подписанный акт подтверждает, что заказчик не имеет претензий по выполненным работам и обязуется их оплатить. В случае, если исполнитель оплату не получит, такой документ послужит доказательством в суде.

Цифровая HR платформа обеспечит безопасное сотрудничество бизнеса с самозанятыми. Если заказчик согласен с объёмом и качеством выполненных работ, он подписывает в личном кабинете платформы электронный акт. На основании подписанного акта самозанятый автоматически получает оплату, а заказчик чек. Таким образом, исполнитель гарантированно получает выплату за принятые работы, а компания — необходимые первичные документы.

Чтобы акт выполненных работ имел юридическую силу, его нужно правильно оформить.

Какие сведения нужно включить в акт

Акт выполненных работ не имеет утверждённой формы, поэтому документ можно сформировать произвольно, включив в него необходимые реквизиты:

Наименование документа.
Номер и дату акта.
Наименование сторон — заказчика и исполнителя.
Реквизиты договора, по которому выполнялись работы.
Подробный перечень работ и их стоимость.
Сроки выполнения работ.
Общую стоимость работ.
Информацию об отсутствии или наличии претензий по качеству и объёму работ.
Подписи сторон — заказчика и исполнителя.

При этом большинство исполнителей не знают, как нужно составлять акт и не хотят разбираться в этих тонкостях.

Что делать в таком случае заказчику?

Как составить акт выполненных работ

Заказчик должен внимательно изучить акт, представленный самозанятым, проверить его на наличие ошибок.

Неточности в реквизитах, неверные сведения в перечне выполненных работ и ошибки в их стоимости приведут к тому, что документ потеряет свою значимость и не сможет послужить доказательством в суде при возникших разногласиях.

Если составление акта вызывает у исполнителя сложности, то заказчик может сформировать его сам, а самозанятый подпишет готовый документ. Но это станет дополнительной нагрузкой для бухгалтерии заказчика, особенно, если компания сотрудничает с большим количеством внештатных исполнителей.

Своевременно и правильно оформить закрывающие документы помогают специальные электронные площадки.

Цифровая HR платформа автоматически формирует электронный акт после того, как исполнитель подтвердит в мобильном приложении, что задание выполнено. С этого момента акт выполненных работ ожидает подписания в личном кабинете заказчика. Документ подписывается нажатием одной кнопки.

Сформированный платформой акт включает все необходимые реквизиты первичного документа и не содержит ошибок. Заказчик с уверенностью может использовать такой документ в учёте для отражения расходов. При этом снижается нагрузка на бухгалтерию компании. Бухгалтеру не придется вручную формировать акт на каждого исполнителя.

Цифровая HR платформа обеспечит бизнесу комфортное сотрудничество с большим количеством внештатных исполнителей. Все кандидаты, зарегистрированные на платформе, проходят тщательную проверку. Электронная площадка в сжатые сроки поможет найти нужное количество исполнителей.

Платформа гарантирует безопасные массовые выплаты самозанятым. При этом заказчик автоматически получает чеки на суммы выплат в рамках информационного обмена с ФНС, так как Цифровая HR платформа — это официальный партнёр налоговой службы.

Также в личном кабинете приложения заказчику доступна прозрачная отчетность и аналитика.

Получите бесплатный чек-лист — узнайте как правильно заключить договор

Снизьте риски при работе с самозанятыми

Минимизируйте риски при работе с исполнителями

Реклама: ООО «ПРОЕКТ», ИНН 7733354684, erid: LjN8KRF3b

Источник

Нужен ли акт выполненных работ от самозанятого

Согласно положению закона № 422-ФЗ от 27.11.2018, регулирующего самозанятость, выполнение работы/оказание услуг подтверждается чеком. Но иногда его оказывается недостаточно, тем более, что плательщик НПД выдаёт его только после поступления оплаты от заказчика. Просьба последнего составить акт выполненных работ в качестве дополнительного подтверждающего документа не противоречит законодательству.

Подтвердить выполнение работы только актом без чека нельзя. Он может использоваться как дополнительный документ. К тому же, он составляется только при наличии предварительно подписанного договора, считается дополнением к нему. Но чек самозанятый обязан выдавать всегда.

В оформлении акта прежде всего заинтересованы клиенты плательщика НПД, если это ИП и юридические лица, чтобы:

Вести учёт расходов для бухгалтерии и налоговой службы: относить их на конкретный период и департамент, подтверждать право не уплачивать налоги за сделку с плательщиком НПД и уменьшать налогооблагаемую базу при расчёте налога на прибыль.
Доказать отсутствие трудовых отношений между организацией и самозанятым, за которые предусмотрены штрафы. При сотрудничестве по найму в документах не указываются задания и их стоимость.
Детализировать выполняемые работы (услуги), если они размыто указаны в договоре. Например, если в последнем указано, что самозанятый будет оказывать услуги по грузоперевозкам, в акте можно расписать подробно количество рейсов, объём груза и другие детали.
Подтвердить отсутствие претензий или зафиксировать разногласия. В последнем случае указываются выявленные недостатки и сроки, в которые исполнитель обязан их устранить. При срыве сроков, некачественном исполнении заказчик может использовать акт для подачи иска в суд.

Для плательщика НПД тоже есть свои преимущества. Подписанный заказчиком акт считается основанием для оплаты, что дает определённую защиту от недобросовестных клиентов. В нём также можно обозначить срок отсчёта, в течение которого должны поступить средства. Если юрлицо или ИП соглашается подписать документ без претензий по качеству, впоследствии у него не будет оснований предъявлять претензии.

Делать акт не нужно, когда договор заключён в устной форме или клиентом самозанятого становится физическое лицо. В таких случаях достаточно выставлять чек. При наличии претензий заказчика, которые будут рассматриваться в судебном порядке, будут учитываться показания свидетелей, нормы Гражданского кодекса РФ и судебная практика по аналогичным делам.

Как самозанятому сделать акт выполненных работ

В приложении для самозанятых «Мой налог» предусмотрена только функция формирования счёта и чека. Поэтому составлять акт можно:

Самостоятельно. Единого, утвержденного законодательством, образца нет, поэтому можно использовать произвольную форму или шаблон от компании-заказчика. Документ необходимо делать в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. По нему должно быть чётко понятен перечень работ их объём и стоимость. Текст можно написать от руки или набрать на компьютере.
С помощью специальных сервисов. Например, в Рокет Ворк можно оформлять не только акты, но и другие документы (договоры, чеки). Предусмотрена возможность работать с готовыми шаблонами или загружать собственные образцы. В сервисе организован электронный документооборот, но при необходимости любой документ можно распечатывать и предоставлять заказчику в бумажном виде.

Образцы документов

Никаких особенностей при составлении акта самозанятыми нет. Стандартно указываются:

Название и номер документа.
Дата составления.
Сведения об исполнителе (самозанятом) и заказчике (ИП или юридическом лице).
Выполненные работы/оказанные услуги (наименование, объем, сроки).
Цена за единицу и общая стоимость.
Подписи исполнителя и заказчика, печать (если такая используется).

Один документ может содержать несколько наименований работ/услуг. Главное, использовать чёткие формулировки, указывать единицы измерения и цены за каждую позицию. Для более наглядного восприятия можно оформить все в виде таблицы.

По желанию можно добавить:

реквизиты договора (название, номер, дату составления), поскольку акт служит дополнением к этому документу;
фразу о статусе плательщика НПД у исполнителя (эта информация обычно указывается в договоре, но можно её продублировать);
условия оплаты, если они не прописаны в договоре (например, обязательство заказчика перечислить деньги в течение 3-х дней);
фразу об отсутствии/наличии претензий по объемам, качеству, срокам выполнения.

Содержание и вид акта выполненных работ с самозанятым могут иметь некоторые особенности с учётом специфики деятельности и пожеланий заказчика. Для ориентира можно использовать предложенный ниже образец 2022 года.

Образец акта выполненных работ для самозанятых с организацией

Документ можно скачать и распечатать, а затем заполнить и передать на подпись заказчику. Также его можно использовать в качестве примера для разработки собственного варианта.

Источник

Добавить в «Нужное»

Акт выполненных работ у самозанятого

Самозанятые в рамках уплаты НПД могут выполнять работы по договору с физлицами или с организациями (ремонт помещений, пошив и ремонт одежды и т.д.). А должен ли самозанятый составлять акт выполненных работ в подтверждение того, что работы выполнены?

Чек при получении самозанятым оплаты

При получении денег от заказчика самозанятый должен с помощью мобильного приложения «Мой налог» сформировать чек и передать его заказчику (ч. 1 ст. 14 Закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ). Чек должен быть выдан в момент расчетов, но в любом случае не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получены деньги от заказчика. Однако такой чек подтверждает лишь факт расчетов с самозанятым.

Приемка заказчиком работы по ГК

Гражданский кодекс говорит, что заказчик обязан в сроки и в порядке, предусмотренные договором, осмотреть и принять выполненную работу (п. 1 ст. 720 ГК РФ). Если же заказчик обнаружит недостатки в работе при ее приемке, то он вправе ссылаться на них в том случае, когда эти недостатки были описаны в акте выполненных работ (п. 2 ст. 720 ГК РФ). Таким образом, акт, составленный при приемке работ и содержащий в себе перечень недостатков, признается доказательством некачественности работ.

То есть акт выполненных работ является главным доказательством выполнения работ самозанятым. Но он должен быть правильно составлен. В частности, из него должны быть понятны объем и стоимость каждого вида выполненных работ. Акт должен быть подписан обоими сторонами.

Вместе с тем, если заказчик уклоняется от приемки работ либо немотивированно отказывается от подписания акта приема-передачи работ, факт выполнения работ может подтвердить и односторонний акт, составленный самозанятым.

Отметим, что если заказчиком по договору является организация, то ей однозначно следует запастись актом выполненных работ для документального подтверждения расходов (ст. 252 НК РФ). Одного чека, выданного самозанятым, будет недостаточно.

Акт выполненных работ самозанятого: образец

При составлении акта выполненных работ самозанятым никаких особенностей нет. Акт в общем порядке должен содержать информацию об исполнителе и заказчике, об объеме и стоимости каждого вида работ, об общей стоимости работ, о наличии или отсутствии у заказчика претензий по объему, качеству и срокам выполнения работ.

Образец акта выполненных работ мы приводили здесь.

Самозанятый может указать в акте выполненных работ следующую информацию: «Исполнитель является самозанятым лицом и применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». В качестве плательщика налога Исполнитель зарегистрирован в ИФНС N ___ по г. _________».

Дата признания дохода самозанятым

Если стороны подписали акт выполненных работ, но деньги по договору еще не уплачены, самозанятый не должен сообщать в налоговую инспекцию о полученном доходе. Доход нужно отразить в приложении «Мой налог» в момент получения денег от заказчика (Информация ФНС).

Источник

Закрывающие документы от самозанятого

16.05.2023

~6 мин на чтение

Гражданско-правовое сотрудничество с внештатными исполнителями подразумевает составление не только договоров, но и актов оказанных услуг. Рассмотрим подробнее, какие документы нужны от самозанятого для юридических лиц, чтобы избежать проблем с законом и надзорными органами.

Документооборот при работе с самозанятым гражданином

Схема сотрудничества с внештатным исполнителем выглядит следующим образом:

Проверка налогового статуса контрагента.
Заключение договора.
Непосредственное исполнение обязанностей по договору.
Процедура сдачи-приёмки — для этого часто требуется составление акта выполненных работ.
Оплата услуг.

Рекомендуется проверять налоговый статус внештатного исполнителя перед каждым подписанием договора и оплатой услуг, чтобы избежать риска переквалификации договора в трудовой и штрафов со стороны ФНС. У многих предпринимателей и организаций часто возникает вопрос, нужен ли акт выполненных работ от самозанятого. Разберём это детально.

Нужен ли акт выполненных работ от самозанятого

По законодательству, единственный документ, который является обязательным при завершении сотрудничества с плательщиком НПД, — это чек. Он выполняет сразу две функции: подтверждает доход внештатного исполнителя и выступает одним из закрывающих документов для бухгалтерии заказчика. Иные закрывающие документы от самозанятого для ООО, ИП и прочих не нужны.

Хоть плательщик НПД и не обязан вести бухучёт, на практике может возникнуть потребность в составлении дополнительной подтверждающей документации. Особенно это касается организаций, которые работают либо на общей системе налогообложения, либо на упрощёнке по формуле «доходы — расходы». В таких ситуациях компании нужно получить отчётную документацию по всем расходам. Именно данную задачу выполняет акт оказанных услуг. Составление указанного документа ощутимо увеличивает лояльность компаний и предпринимателей к внештатному исполнителю.

Как самозанятому составить акт выполненных работ

Увы, но ограничиться одним лишь приложением «Мой налог» не получится, сервис предлагает только составление чека. Способы, как сделать акт сверки самозанятому:

Самостоятельное оформление. Это возможно, так как законодательством не установлено единого образца. Можно без проблем использовать произвольную форму.
Через специальные инструменты и сервисы. Здесь на помощь могут прийти цифровые платформы — например, Qugo.

Единственное правило — отразить в документе всю необходимую информацию, чтобы он был идентифицирован именно как акт оказанных услуг.

Образцы документов

Акт выполненных работ с самозанятым должен включать следующие сведения:

наименование и номер документа;
дату составления;
сведения об исполнителе — ФИО и ИНН;
реквизиты заказчика — полное наименование, адрес;
информацию об оказанных услугах — их название, объём и сроки;
цену за единицу и общую стоимость;
подписи сторон.

Документ составляется в двух экземплярах — по одному на каждую сторону.

В качестве дополнительных данных можно также добавить:

сведения о договоре между самозанятым и заказчиком;
статус плательщика НПД;
условия оплаты;
факт отсутствия претензий по поводу качества и количества выполненных работ.

Как уже было отмечено, составленный акт ощутимо повышает надёжность сотрудничества заказчиков и внештатных исполнителей. Самозанятый таким способом гарантирует для себя лояльность контрагентов — бизнесу нравится, когда формируется качественная отчётность.

Порядок формирования и передачи чека

По результатам сотрудничества заказчика с внештатным исполнителем проводятся расчёты. В списке, какие закрывающие документы предоставляют самозанятые, значится только чек. Нюансы следующие:

сформировать чек необходимо в момент расчёта с исполнителем, во всех остальных случаях его нужно составить не позднее 9 числа следующего месяца;
в электронном формате чек может быть передан как по электронной почте, так и в виде сообщения или QR — кода.

Чтобы самозанятому сформировать чек, необходимо воспользоваться специальной опцией приложения «Мой налог». В сущности, ничего сложного в процедуре нет, сервис был разработан для того, чтобы оформлять данный документ.

Какие документы от самозанятых для подтверждения расходов нужны для бизнеса? Ключевую роль будет играть именно чек, поэтому его составление, как и правильное отображение расходов, имеет очень серьёзное значение.

Что делать если в акте и чеке разные даты

Если закрывающие документы от самозанятого для ООО и ИП имеют несоответствия, то признать расходы можно двумя способами: либо через кассовый метод, либо через метод исчисления. В первом случае расходы надо признавать на дату чека, во втором — расходы будут признаны по условиям сделки, то есть на момент подписания акта. На данный момент существует явный пробел в регулировании вопроса. ФНС снабдила этот момент следующими пояснениями:

чтобы признать расходы, нужен только чек, но акт будет очень желательным;
если дата составления чека более ранняя, чем дата акта, то расходы нужно принимать датой акта;
в обратном случае расходы принимаются на дату чека.

Таким образом, работает правило наиболее позднего документа. Крайне рекомендуется не забывать регулярно проверять у внештатного исполнителя актуальность статуса плательщика НПД.

Ответы на популярные вопросы

Как оплачивать самозанятым услуги с ООО по безналу? Оплата проводится по общим расчётным правилам. В безналичной форме компания может осуществлять переводы как на банковский счёт, так и на карту или любые другие реквизиты.

Следует ли требовать от исполнителя акт выполненных работ? У заказчиков нет оснований требовать составление акта по законодательству, но данное обязательство можно закрепить в договоре. Разумеется, об этом должен знать ваш контрагент.

Как проще всего проверить налоговый статус самозанятого? Вы можете самостоятельно проверять статус плательщика НПД, но делать это вам предстоит перед каждой выплатой. Имеет смысл воспользоваться преимуществами Qugo — цифровая платформа самостоятельно за вас в автоматическом режиме проверит статус контрагента.

Если вы не знаете, под какие задачи можно применять внештатных исполнителей, до сих пор боитесь рисков переквалификации отношений с самозанятыми в трудовые и не умеете правильно составлять договор с плательщиками НПД, то вам непременно стоит посетить наш бесплатный вебинар «7 правил эффективного взаимодействия с внештатниками». Торопитесь записаться — количество мест строго ограничено.

Источник

Самозанятость прочно вошла в предпринимательскую жизнь страны. Основные документы, которые позволяют оформлять отношения между самозанятыми и Заказчиками их работ, практически ничем не отличаются от документального сопровождения коммерческих сделок между ИПешниками и юридическими лицами.

Например, акт выполненных работ для самозанятых составляется по общему правилу и так же необходим предпринимателю для подтверждения их качества и количества со стороны Заказчика.

Юридическая сторона вопроса

Должны-ли вообще самозанятые оформлять (предоставлять) акт выполненных работ и услуг? Нужен-ли такой документ для ведения деятельности предпринимателями данного уровня или от него можно отказаться? В законодательстве нет прямого утвердительного ответа на этот вопрос. Однако мы посмеем утверждать, что на практике такая бумага необходима обеим сторонам сделки.

Давайте вспомнить статью ГК РФ под номером 720 (новая редакция). В ее пунктах описаны правили и требования к сдаче работы от Исполнителя Заказчику. В частности, в ней указано, что Заказчик должен принять произведенные Исполнителем работы в установленные договором сроки и в случае выявления недостатков незамедлительно сообщить об этом Исполнителю и сделать отметки в каком-либо сопровождающим сделку документе. Именно такая отметка может стать доказательством некачественно выполненного задания в том случае, если конфликт не получится решить мирно, и он выйдет на другой уровень. Т.е. при таком варианте развития событий документ нужен Заказчику.

Соответственно, если ваш Заказчик подписал акт без оговорок по качеству, то он навряд ли сможет впоследствии ссылаться на какие-либо недостатки и предъявлять претензии самозанятому гражданину впоследствии. Если конечно, эти самые недостатки не были скрыты умышлено. При данном варианте составление сдаточно-приемного акта очень даже полезно для самозанятого.

Если Заказчиком является организация, то документ составлять (выставлять) придется, в том числе и для проведения сделки по бухгалтерским проводкам ИП или ООО (ст. 252 НК РФ).

Правила составления акта

Законодательством не предусмотрена обязательная унифицированная форма для составления акта выполненных работ или услуг между самозанятым и предприятием, или самозанятым и физическим лицом. Поэтому документ придется составить самостоятельно, опираясь на требования закона и на особенность тех работ, которые выполняет самозанятый гражданин. Впрочем, мы подготовили для вас уже готовый образец бланка, который вы можете скачать, поправить в зависимости от ваших требований и впоследствии выдать Заказчику.

Форма и образец (как оформить)

Как мы указали ранее, документ может оформлен в свободной форме, но важно в бланке выписать все необходимые реквизиты. Это уже требование закона.

Например, нужно указать

данные Заказчика и Исполнителя (ФИО). Считаем, что полные данные (реквизиты контрагентов (реквизиты предприятия, или паспортные данные физического лица)) нужно указывать только в самом договоре,
порядковый номер документа,
дату его составления,
ссылку на заключенный договор (номер и дату),
после принятия работы стороны должны подписать бумагу, с расшифровкой своей подписи.

Впрочем, посмотрите наш образец и сделайте также.

С юридическим лицом

С физическим лицом

Содержательная часть документа может отвечать только требованиям Заказчика и Исполнителя, и по нашим предположениям, должна содержать перечень выполненных работ с указанием их количества и стоимости.

Понятно, что акт после подписи должны получить обе стороны сделки, поэтому он составляется в 2-экземплярах.

Есть претензии

Если есть претензии со стороны Заказчика по качеству и количеству произведенных по договору работ, то целесообразно отразить их составляемой бумаге. Поэтом форма документа должна содержать 3-5 пустых строчек, в которых может быть кратко описана причина конфликта и дата устранения проблемы.

Как вариант, Заказчик может не подписывать документ до исправления недостатков исполнителем. Однако, в этом случае, сроки выполнения задач, прописанных в договоре, будут перенесены и это уже большой минус для Исполнителя, так-как эти самые сроки всегда закреплены в условиях договора и за их несоблюдение, как правило, могут последовать штрафные санкции.

Договор и акт

Акт подтверждает выполнение определенных работ (услуг), обозначенных в заключенном между сторонами договоре. Соответственно, в документе эти работы (количество и качество) должны быть перечислены, приняты и соответственно подписаны сторонами контракта.

Если договор между контрагентами не заключен в письменной форме, то и делать (составлять акт) на выполнение работ не имеет смысла. Если возникнут разногласия между сторонами конфликта, то их будет разрешать суд, опираясь на устные показания сторон, нормы ГК РФ и существующую судебную практику.

Надеемся, что в вашем бизнесе до этого не дойдет. Удачи.

Федор Попов, юрист-правовед

Источник