Как правильно составить бизнес план для открытия кафе что это такое

Сфера общественного питания – это сфера, активно поддерживаемая государством в текущий момент. И кафе может стать весьма прибыльным бизнесом, если подойти к его ведению правильно начиная с момента открытия. Важно изучить и продумать не только технологические процессы, требования, нормы, но и понять, можно ли упростить и ускорить взаимодействие персонала, улучшить учет, уменьшить трудозатраты на управление. Мы расскажем об инструментах, которые помогут открыть кафе в кратчайшие сроки, автоматизировать основные бизнес-процессы и оптимизировать контроль на всех технологических участках вашего заведения общественного питания.

Выбираем формат работы заведения.

Кафе – один из самых популярных форматов общепита. В настоящее время можно наблюдать огромный выбор форматов кафе: начиная от классической формы организации бизнеса и заканчивая антикафе. Выбор формата зависит от многих параметров, например, от местонахождения заведения, от потока клиентов. Или, наоборот, вначале у вас может появиться концептуальная идея по организации кафе, а местоположение вы будете искать уже непосредственно под нее.

Итак, форматы кафе:

Классическое кафе – большое количество столиков, просторное помещение, весьма содержательное меню (меню, кстати, может специализироваться на каком-то одном виде кухни: пицца, суши, восточная кухня, средиземноморская, кофейня и так далее).

Кафе To Go
– маленькая кухня и небольшая зона обслуживания клиентов, еда готовиться только навынос (этот формат подходит для работы в торговых центрах, на небольших площадях; уменьшает финансовую нагрузку за аренду и позволяет не раздувать штат).

Кафе Free flow – это тип кафе, где гости самостоятельно перемещаются по территории и сами выбирают еду, которая готовиться при них.

Коворкинг-кафе, антикафе – здесь еда не главное. Главное – место встречи и проведенное время, как правило заведением предоставляются чай/кофе и сухие перекусы.

Определившись с форматом и концепцией кафе, приступайте к составлению бизнес-плана.

Пишем бизнес-план для открытия кафе.

Бизнес-план — это карта движения вашего бизнеса. Если вы будете использовать только собственные средства (без привлечения инвестиций) – достаточно в свободной форме описать ключевые моменты:

1. Концептуальная идея – особенности и уникальность.

2. Место.

3. Емкость рынка. Целевая аудитория. Конкуренция.

4. Стратегия развития, открытого кафе.

5. План реализации проекта.

6. Производственные процессы: список оборудования, меню, должностные инструкции и прочее.

7. Расчет финансовой модели.

Из оптимистичного – вновь открытое кафе небольшого размера окупается в среднем за год, при грамотном ведении дел.

Выбираем место для открытия кафе.

На прибыльность кафе очень влияет его местоположение. Самые проходные места: перекрестки улиц с высоким уровнем движения пешеходов, вблизи крупных транспортных узлов, бизнес-центров и ВУЗов.

Обязательно изучите близлежащих конкурентов. Зайдите, купите чашку кофе утром, понаблюдайте, какие суммы тратят клиенты в кафе, постоянный ли поток гостей или он зависит от времени суток. На чеке будет стоять номер гостя, вечером вы так же можете зайти в эту точку и что-то купить, тогда будет понимание – сколько приблизительно клиентов обслужили в кафе за день.

Площадь может быть в аренде или в собственности. Лучше, если до вас там уже располагалась какая-то точка общепита. В таком случае можно сократить расходы на оборудование кухни и проведение иных коммуникаций.

Открываем кафе. Определяемся с правовой формой организации: ООО или индивидуальный предприниматель.

Чтобы открыть кафе с нуля необходимо:

• зарегистрировать бизнес (определиться с формой организации);

• выбрать налоговый режим (можно проконсультироваться со специалистами);

• открыть счет и зарегистрировать кассовый аппарат;

• получить разрешение от контролирующих органов.

Определение правовой формы зависит от концепции заведения. Индивидуальные предприниматели могут открыть любое кафе без продажи алкоголя.

Если планируется угощение гостей алкогольными напитками (коктейлями, в том числе), то необходимо открывать ООО. Самостоятельно или с бизнес-партнерами (здесь потребуется наличие уставного капитала – минимальный размер 10 000 рублей).

Регистрация осуществляется в ИФНС, МФЦ, а также портал «Госуслуги».

Для регистрации индивидуальных предпринимателей понадобятся:

• заявление;

• паспорт;

• квитанция об оплате госпошлины.

Для регистрации общества с ограниченной ответственностью понадобятся:

• заявление;

• устав организации;

• решение о создании или протокол об учреждении;

• квитанция об оплате госпошлины.

В ФСС и ПФР регистрация происходит без участия предпринимателей – Федеральная налоговая служба передает в соответствующие органы сведения в течение 5 дней с момента регистрации компании.

Выбираем налоговый режим.

Владельцы кафе могут выбрать любой из налоговых режимов:

• общий режим налогообложения (ОСНО);

• упрощенный режим налогообложения – патент;

• патентная система налогообложения (ПСН).

Для точек общественного питания, не планирующих продажу подакцизной продукции, можно выбрать специализированные режимы:

УСН со ставкой 6% или 15%.

ПСН. Патент оформляется не во всех регионах России. Также имейте в виду, что имеются ограничения по площади помещения < 50 кв. м., штату сотрудников <15 человек, выручке за год < 60 000 000 рублей.

При режиме ОСНО необходимо будет уплачивать налог на прибыль, НДС и налог на имущество.

При любой форме налогообложения и форме правовой организации уплачиваются обязательные взносы в пенсионный фонд России, Фонд социального страхования и т.д.

Кассовый аппарат и РКО.

Федеральный закон от 00.05.2003 г №54-ФЗ гласит – все предприниматели обязаны использовать кассу и выдавать клиентам фискальные чеки (они, кстати, могут быть и в электронном виде). А значит, кассовый аппарат необходим также, как и расчетно-кассовое обслуживание, соответственно, и счет в банке. Для небольшого кафе достаточно небольшого POS-терминала для эквайринга
и онлайн-кассы.

Расчетно-кассовый счет вы можете открыть в удобном для вас банке – сейчас огромное предложений, включая дополнительные опции, например, удаленное обслуживание, налогового консультанта и т.д. А еще можно принимать онлайн-платежи через интернет-эквайринг.

Вот на этом этапе крайне важно подумать об автоматизировании работы вашего кафе с применением современных программных решений. СБИС
закроет все ваши потребности по управлению, учету и контролю. С ним вы будете сдавать отчетность, вести внутренний документооборот, управлять персоналом, вести учет склада.

Разрешения от контролирующих органов.

При открытии кафе с нуля (в случае, если до вас на арендуемом пространстве не было точки общепита) потребуется и проектная документация, и разрешения от соответствующих органов. Здесь крайне важно изучить СанПиН самостоятельно или привлечь компетентные лица, так как перед непосредственным открытием вы уведомляете Роспотребнадзор и МЧС о готовности работы. Если есть сомнения по соответствию помещения, то можно заказать экспертизу в Роспотребнадзоре.

Помещения должны быть оборудованы надлежащей вентиляцией, системой пожарной сигнализации и пожаротушения.

Так же необходима программа производственного контроля и так называемый санитарный паспорт объекта. Важно проверить наличие санитарных книжек поваров и официантов, наличие туалетов для гостей и сотрудников, график уборки, условия хранения продуктов и сроки годности. Кроме того, на этом этапе необходимо подготовить договора на услуги по вывозу мусора, дезинфекции, стирки.

В случае торговли алкогольной продукцией необходимо получить лицензию.

Оборудование и мебель.

Мебель и оборудование для кухни, мебель для зала должны соответствовать нормам, а также быть удобной и позволять улучшать производственные процессы. Учитывайте и расстояния между столиками для гостей, и комфортную работу поваров. Остальное – пусть отвечает концепции заведения.

Персонал – сердце вашего бизнеса.

Для классического кафе необходимы следующие единицы штата:

• повара;

• официанты;

• менеджер или управляющий;

• уборщицы;

• бухгалтер;

• юрист.

Две последних специалистов можно привлечь по аутсорсингу: это и удобнее, и дешевле.

Все сотрудники, находящиеся в кафе, должны иметь в наличии медицинские книжки. Также напоминаем, что все сотрудники должны иметь договора, согласно текущему трудовому законодательству.

Гости кафе и продажи.

Как правило, кафе, расположенные в торговых центрах, не испытывают проблем с гостями. В иных случаях необходимо заниматься привлечением клиентов. Листовки с промоуторами, размещение скидочных купонов в близлежащих магазинах и офисах.

Постройте работу кафе таким образом, что гостям хотелось к вам вернуться: в туалетах должно быть чисто, подача должна быть красиво, а продукты — свежими.

Введите карты лояльности клиентов.

Считаем расходы открытия кафе.

Расходы будут разовые и постоянные. В принципе, уже на этапе предварительной оценки конкурентов можно будет определить быстроту окупаемости бизнеса. Делегируете на аутсорсинг то, что можете: бухгалтер, юрист, уборщицы.

По статистике – на открытие классического кафе понадобится около 3 000 000 рублей.

Помощники в бизнесе.

Воспользуйтесь специальным сервисом автоматизации кафе СБИС Престо с поддержкой 24/7 — это во многом облегчит задачу управляющего и бухгалтера. А наши специалисты подберут для вас выгодные тарифы, подключат и настроят оборудование, обучат персонал, обеспечат техническую поддержку. Для малых и средних предприятий до конца 2022 года действует скидка 50%.

Есть вопросы по программам для успешного открытия кафе? Обратитесь к нашим специалистам для подбора оптимальных тарифов и функционала.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Всем ли проектам нужен бизнес-план?

Задача бизнес-плана

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ, kulakova-partners.com

«Бизнес-план содержит резюме проекта, исследования, описание идеи, цели, концепции, проект меню, организационную структуру персонала и штатное расписание, расчёт прогнозируемой выручки и расходов, план инвестиций, расчёт точки безубыточности, срока окупаемости, а также инвестиционные показатели — чистый дисконтированный доход, индекс прибыльности.

Также в нём учитываются риски и прорабатываются способы их нейтрализации. Ещё в ресторанной сфере в бизнес-план входит проработка и дегустация блюд, расчёт среднего чека и себестоимости позиций меню».

Как составить бизнес-план открытия кафе — самостоятельно или обратиться к специалисту

Катя Родионова, ресторатор, преподаватель и консультант фуд-проектов

«Я призываю составлять бизнес-план самостоятельно, это вполне реально сделать. Даже если будете заказывать его у специалистов, вам всё равно стоит детально во всём разобраться.

Если вам просто принесут готовый документ, с ним потом тяжело будет работать: вы не будете чувствовать, что можно заменить, что нельзя, а что вам вообще не нужно. Составив бизнес-план своими руками, даже с помощью консультанта, вы лучше почувствуете все процессы, которые предстоит пройти, открывая свой проект».

Реализация проекта

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ

«Реализацию проекта можно разделить на такие блоки:

• Бизнес-план (1 месяц)
• Поиск помещения (3 месяца)
• Проектирование зала и кухни (1,5 месяца)
• Ремонт, оснащение, подготовка рекламных кампаний, кадровых документов и стандартов (3 месяца)
• Запуск работы кафе (1 месяц)».

Описание бизнеса или идеи. Анализ рынка и конкурентов

Катя Родионова, ресторатор, преподаватель и консультант фуд-проектов

«Можно обратиться в специальные агентства, которые занимаются анализом тенденций в ресторанной сфере (трендвотчингом). Они продают трендбуки и ещё могут помочь разобраться, какие тренды лучше всего подойдут заведению. Их услуги стоят от 5–10 тысяч рублей и до бесконечности».

☕️ Пример: проверяем идею «спешелти-кофейня в небольшом городе»

Иван хочет открыть спешелти-кофейню в небольшом городе, покупать дорогое зерно от фермеров и заваривать его альтернативными способами.

Ивану нужно ответить на следующие вопросы:

• Будет ли спрос на такой кофе? Есть ли другие спешелти-кофейни в городе? Если да, нужно походить к ним, посмотреть, как у них с посещаемостью, что берут гости.
• Не будут ли наши проекты «мешать» друг другу и перетягивать общую аудиторию, тем самым приводя к убыткам?
• Если других спешелти-кофеен нет, всё же достаточно тут моей аудитории? Или я откроюсь, а мой кофе будут покупать только 10 человек?
• Не будет ли проблем с поставкой зерна? А как по экономике — насколько сильно доставка будет увеличивать фудкост и снижать прибыль?
• Я найду здесь бариста, которые смогут работать со спешелти-зерном?

Таня Сукманская, СЕО «Местной еды» и гастрономического бизнес-инкубатора

Концепция — это описание потребительского опыта, который гость получает от посещения кафе. Хорошая и продуманная концепция должна укладываться в несколько понятных предложений.

Шаблон фразы для создания концепции выглядит так:
«Мой бар/ресторан/… будет помогать таким-то людям с такой-то потребностью таким-то способом».

Катя Родионова, ресторатор, преподаватель и консультант фуд-проектов

Анализ важно делать письменно, а не пытаться всё прикинуть в голове. В результате вы увидите те особенности, которые будут отличать ваш проект от других заведений в округе. Поделите лист на четыре части: первая колонка — сильные стороны проекта, вторая — слабые стороны, третья — возможности, четвёртая — угрозы (к угрозам относим всё, что может тормозить работу и развитие проекта).

Регистрация бизнеса в налоговой. Какие документы нужны для открытия кафе

• ИП подойдёт, если вы открываете кафе без партнёров и будете продавать только некрепкий алкоголь (к нему относится пиво, сидр, медовуха, пуаре п. 1 ст. 16 171-ФЗ).
• ООО — если открываете бизнес с партнёрами и будете продавать крепкий алкоголь (для этого надо получить лицензию). Кроме этого, ООО считается более надёжной формой для получения кредитов и привлечения инвесторов.
• Системы налогообложения — УСН, патент или общая система (она самая невыгодная для общепита). Здесь важно вместе с опытным бухгалтером посмотреть и посчитать, какая система больше всего подойдёт под особенности вашего проекта и форму регистрации бизнеса. От этого зависит, будете вы платить больше налогов или меньше.

Почему важно составлять договор аренды с юристом

Без помощи юриста сложно предупредить все риски. Например, договор может быть составлен таким образом, что вас неожиданно попросят покинуть помещение. Или арендодатель укажет больший метраж, чем по факту (чтобы получить больше за аренду).

Юрист поможет избежать этого, а также правильно сформулировать и добавить в договор пункт о форс-мажоре — чрезвычайных обстоятельствах, при которых сложно или невозможно выполнить обязательства по договору. Ситуация с пандемией показала, как это важно.

Алексей Гаврилов, аналитик бизнес-процессов и эксперт по автоматизации в заведениях общественного питания

Онлайн-касса — это не только устройство для формирования и отправки чеков. Это суперинструмент, который должен быть частью системы автоматизации кафе. Тогда можно вести полную аналитику, видеть остатки, изменение цены и много чего ещё.

Я бы рекомендовал в первую очередь выбирать именно систему автоматизации, а не кассу. И уже вместе с сотрудниками сервиса автоматизации подобирать оборудование, с которым «подружится» система автоматизации и вам будет удобно работать.

Производственная часть: ремонт помещения, выбор оборудования, проработка меню и подбор персонала

Примеры выбора помещения

🍔 Для ресторана с коптильней подойдёт только помещение с просторной кухней, высокой мощностью электросети и вентиляции.

👦 Кофейня с демократичными ценами и интересными топпингами будет иметь хорошую выручку возле крупного вуза.

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ

«Нет плохого места или плохой концепции, есть их несовпадение. При выборе также учитывайте: наличие двухсторонней дороги рядом, отсутствие подъёма и спуска с горы в месте расположения, хорошую освещённость помещения, достаточную разрешенную нагрузку на пол».

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ

Средние цифры такие:

• Технологический проект — 250 рублей за кв. м
• Инженерные проекты — 1000 рублей за кв. м
• Дизайн-проект — 3000 рублей за кв. м.

Если рассчитанная суммы превысит бюджет, можно сэкономить на отделочных материалах.

Юрий Смирнов, руководитель службы экспертной поддержки компании «КЛЕН»

Про мастер-лист невозможно дать конкретные рекомендации. Все очень индивидуально — у всех проектов разные меню, процессы приготовления, запросы. Какие-то блюда готовят в специальных мешках в вакууме, какие-то необходимо готовить на сухом гриле или на камнях из природной лавы, другие надо увлажнять в процессе приготовления. Что-то готовится в воде, что-то во фритюре, что-то на углях. Это большая история кулинарных характеристик и рецептур приготовления. Поэтому, чтобы подобрать оборудование, нужно понимать, что вы будете готовить и как.

Денис Кузин, рекрутер в сегменте HoReCa

«На должности шеф-повара строится любая точка общепита. Он приносит владельцу на 50% готовый бизнес, если сразу приходит со своей технологической картой. Поэтому ваша главная задача при подборе персонала для ресторана или кафе — найти крутого шефа с многолетним опытом».

Важные нюансы: найм персонала до запуска и аттестация рабочих мест

Управляющего, шеф-повара и технолога лучше нанимать за три месяца до открытия, а поваров и официантов — за две недели. Учитывайте это при расчёте затрат на запуск проекта.

Для каждого рабочего места нужно будет провести специальную оценку условий труда (статья 212 ТК РФ). Этим занимаются специальные фирмы. Предусмотрите на это статью в бюджете.

Евгения Шассаньяр, основательница бара «Парник», арт-директор кафе Michel

«Желания гостей иногда не соответствуют ожиданиям предпринимателей. Да, вы прорабатывали блюдо, но в реальности спрос может не оправдаться. Дорогостоящие продукты в итоге списываются или стоят невостребованными. Не забывайте — всегда есть возможность поставить блюдо в «стоп», если что-то закончится. Это лучше, чем иметь огромные недвижимые остатки — по сути замороженные деньги. Для бизнеса — это плохо.

Имейте запасы скоропортящихся продуктов на пару дней вперёд. И если в момент тотального успеха и неожиданной полной посадки у вас всё съедят, вы всегда сможете заказать ещё в тот же вечер или максимум — на следующий день».

Маркетинг и продажи

Пример: ошибка с определением конкурентов

Владельцы ресторана индийской кухни «Осторожно слон» считали, что их конкуренты — другие рестораны индийской кухни. При детальном изучении рынка выяснилось — это не так.

Основными конкурентами оказались заведения-соседи по фудкорту с самыми разными концепциями. Поэтому у ресторана изменилась целевая аудитория и то, как и где с ней коммуницировать.

Что нужно на старте проекта

В идеале нужен брендбук — он соединит все особенности кафе в единый визуальный образ. В дальнейшем это снизит затраты на продвижение — не надо будет придумывать весь визуальный код с нуля для сайта, таргета и дизайна листовок.

Если на старте не хватает бюджете, можно будет заказать у дизайнера или агенства только базовые элементы: фирменные цвета и шрифты, логотип, паттерны, фактуры и бэкграунды (для дизайн-кода помещения, оформления соцсетей, упаковки).

Финансовый раздел

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ

Чтобы рассчитать, сколько денег нужно на открытие кафе, лучше всего обратиться к экспертом за сметой открытия. Она зависит от площади помещения, его состояния, стоимости оборудования, мебели, уровня вашего ресторана и прочих факторов. Если вы заходите в помещение с черновой отделкой, то открытие обойдется в среднем 150 000 рублей на 1 кв. м.

Катя Родионова, ресторатор, преподаватель и консультант фуд-проектов

Если бюджет на запуск получился гораздо больше того, на который вы рассчитывали, надо распределить расходы на несколько периодов. Здесь пригодятся приоритеты — без чего нельзя открыться, а что может подождать, пока проект не заработает первые деньги.

Часто бывает так, что после первого подсчёта инвестиций в проект у человека опускаются руки и он решает ничего не открывать, потому что… ну нет таких денег! А если разбить расходы на периоды, получается совсем другая картина с бюджетом. И уже эти суммы, раскиданные на несколько месяцев, выглядят не так страшно и вполне реально.

Важно. Для разработки финансовой модели лучше обратится к экспертам. В интернете много шаблонов, но модель каждого проекта индивидуальна. Если в ней чего-то не учесть или допустить ошибку — всё может вылиться в большие потери для бизнеса.

Но чтобы понять, какой может быть финансовая модель и что она в себя включает, можете скачать наш шаблон.

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ

Если вы собираетесь привлечь инвестора, то при составлении бизнес-плана подберите оптимальную сумму возврата инвестиций/кредитных средств и заложите её в расчёт прогноза доходов и расходов.

Катя Родионова, ресторатор, преподаватель и консультант фуд-проектов

Если только начинаете свой путь в этом бизнесе, просто помните: рестораторы — это не какие-то супергерои. Мы обычные люди, которым тоже страшно, которым тоже на что-то не хватает денег. Единственное, что нас отличает от других — в один момент мы решили пойти и открыть ресторан. И все мы барахтались в этой неопределённости. Но, если вы хотите открыть своё дело — возьмите и откройте.

Наталья Кулакова, эксперт по открытию предприятий питания под ключ

Не надо закладывать на риски деньги, надо разработать план действий при их наступлении.
Если план будет включать денежные средства — то рассчитать их объём и заложить дополнительные средства в бюджет.

Пример анализа рисков для спешелти-кофейни.

Риск: отзовут алкогольную лицензию. Такой риск может быть, но он маловероятен, план можно не продумывать.

😱 Риск: появится серъёзный конкурент на месте закрывшейся кофейни по соседству. По степени наступления риск очень высок.

👍 План действий. Настраиваем маркетинг на выделение преимуществ нашего заведения. Увеличиваем число рекламных кампаний и акций. Печатаем листовки с предложениями, чтобы раздавать при входе. На это закладываем 100 000 рублей.

В нестабильной экономической ситуации происходит перераспределение клиентов из одного сегмента в другой. Таким образом, люди, раньше посещавшие дорогие рестораны, переходят в заведения с более низкой ценовой категорией. А привычка питаться в общественных местах у населения остается в любое время. При соблюдении оптимального соотношения между ценой и качеством, есть возможность захватить большой кусок рынка.

Цель проекта — открытие кафе семейного формата.

Регистрация бизнеса

Выбор местоположения

Характеристика помещения

Подробный план продаж на 24 месяца, финансовый результат и прогноз экономических показателей эффективности бизнеса представлен в финансовой модели.

Скачать эту статью в PDF

Скачать финансовую модель