Как правильно составить доклад на совещание

Искусство публичных выступлений

Эта статья открывает серию статей — если окажется, что Хабраколлеги сочтут ее интересной, ибо первое правило публичных выступлений гласит: рассказывай людям о том, что им интересно!

Если вы раньше не выступали на публике или боитесь это делать — вам под кат. Если вы считаете себя опытным докладчиком, для вас будет вторая статья серии.

В сегодняшней статье я пишу о том, как выступать, и очень мало пишу о содержании доклада. Если из комментариев станет понятно, что надо еще рассказать о композиции доклада (постановка задачи -> варианты решений -> процесс выбора -> выбранное решение -> результат) или об основах публичной речи (не «экать», не «мыкать», не говорить через слово «т-скыть» и не заканчивать фразы ненормативными междометиями) — расскажу в следующий раз.

Историческая справка: на Хабре по этой теме уже было небольшое обсуждение год назад.

Самая маленькая группа людей, перед которыми мне приходилось выступать — три человека (переговоры один на один не считаю), самая большая — человек 800 в зале конференции Sun Tech Days в Хайдерабаде, в Индии.

Этот текст — не свод обязательных правил, это изложение моего личного опыта. То, что сработало у меня, может сработать и у вас, то, что не сработало — тоже может. Я не даю универсальных советов, я расскажу, как я сам делаю так, чтобы аудитории было интересно.

Я выступал в основном перед сисадминами, разработчиками, техническими специалистами и студентами технических вузов, а также на научных конференциях. Стало быть, для похожих ситуаций мой опыт применим. Если вы едете с докладом на конференцию юристов или продавцов косметики — применяйте мои советы с осторожностью.

Подготовка

Второе правило: знай интересы своих слушателей до того, как готовить доклад.

Доклад должен быть хорошо подготовлен. Идеально, если вы рассказываете людям о том, что хорошо знаете. А если вы вчера купили текст дипломной работы, а завтра вам ее надо доложить перед залом злых преподов? А надо ехать к клиенту рассказывать, как использовать админку нового сайта, а вы эту CMS видите второй раз в жизни?

Единственный выход, если тему в целом вы знаете слабо — изучить интересы слушателей и рассказывать о том, что им в этой теме важнее. Например, если вы боитесь рассказывать о новой версии Solaris, потому что не знаете, что в ней есть нового, а выступать надо перед сисадминами, можно сосредоточиться на том, что важно именно им — например, на средствах администрирования, или том, куда в новой версии перенесены настройки, по сравнению со старой версией.

Третье правило: готовь хорошие слайды

Делать доклад со слайдами необязательно, однако большинство слушателей сейчас ждут, что докладчик будет стоять рядом с проектором, и можно будет смотреть не только на его выскоий лоб и хороший костюм, но и на иллюстрации к докладу. Для слушателей докладчицы в мини-юбке слайды играют еще и отвлекающую роль: нечего все время защиты диплома пялиться на чужие коленки.

Если вы делаете доклад со слайдами — делайте их на совесть. Слайдам я хочу посвятить отдельную статью. Если коротко, то слайды хорошие, если:

• на слайдах — то, что помогает людям понять суть дела. Доклад — не комикс, иметь по слайду на каждую фразу — это перебор
• слайды хорошо читаются с любого ряда в зале. Шрифт меньше 30-го мало кто увидит
• стандартный слайд — это 5-7 строк текста, не более. Лучше — пять: заголовок, мысль и три подмысли
• на каждом слайде желателен хорошо видимый графический элемент: схема, фотография, рисунок. Слайд с текстом без графики выглядит как подсказка докладчику.

Исключение — слайды с кодом на конференциях разработчиков: иногда код просто необходимо показать, и в коде надо цветом выделить главное. Однако код все равно должен читаться издалека: удаляйте любой код, не имеющий прямого отношения к делу, и пишите оставшийся 30-м кеглем.

Время доклада

Обычно докладчик не волен выбирать, как долго ему говорить. Защита диплома — 15-20 минут, диссертация — 20-30, а самый удобный формат на конференциях — 20 минут. Хороший докладчик всегда укладывается в отведенное время: этим он покажет, что уважает и организаторов, и слушателей, и других докладчиков.

Для ориентировки: один полный лист А4, напечатанный 12-м кеглем — примерно 5-7 минут доклада (если вы говорите без пауз). Один слайд — не меньше минуты (если у вас есть слайд, который вы показываете пять секунд, уберите его, все равно его никто целиком не изучит).

Репетиция доклада

Неопытный докладчик должен отрепетировать свой доклад дома (в гараже, в ванной, в самолете) минимум два раза, и второй раз должен быть уже идеальным. Опытному достаточно одной репетиции, или по крайней мере прощелкивания слайдов с начала до конца с мысленными отметками: «ага, здесь я расскажу о том, какие бывают типы данных», «здесь я расскажу, зачем нужны указатели» и пр.

Проверка оборудования перед докладом

На любой приличной конференции докладчиков просят заранее (в день доклада или даже в предыдущий день) проверить, что их флэшка, ноутбук и прочее нужное им оборудование совместимо с тем оборудованием, которое предоставляют организаторы конференции. В случае защиты диплома это будет банальной проверкой того, что кафедральный проектор нормально подключается к вашему ноутбуку и показывает картинку в том разрешении, которое вам нужно.

Обязательно проверьте, что все программы, которые вы будете использовать во время доклада (xterm, exceed, Adobe Reader, OpenOffice Impress и т.п.) показывают то, что вам надо, в нужном разрешении и без сдвигов на экране. Даже опытные докладчики попадают впросак, когда самая интересная часть окна оказывается за пределами экрана.

Убедитесь, что компьютер, на котором вы собираетесь показывать слайды, читает то, на чем они у вас записаны.

Эти правила кажутся очевидными, но десятки людей (и я сам) регулярно чувствовали себя неудобно перед слушателями из-за таких мелочей.

Начало доклада

Четвертое правило: вовлекай слушателей в общение.

Что делать, если интересы людей в зале неизвестны? Первое: постарайтесь выяснить, кто должен прийти, у тех, кто организует ваше выступление или конференцию в целом. Второе: в начале доклада спросите пришедших, что им интересно.

Спрашивать присутствующих на защите диплома, что им интересно из вашей работы — нагловато. Там принято рассказывать то, что посоветовал руководитель. Однако на встрече коллег или перед клиентами это вполне естественно: например, на курсах по UNIX, которые я веду с 1993 года, перед началом курса я всегда спрашиваю каждого слушателя, что лично он (или она, что — увы — бывает реже) ожидает от курса, и как собирается применять полученные знания.

Что бы ни ответили слушатели, незачем менять курс или доклад кардинально, но учесть интересы и рассказать об одной теме больше, чем о другой, если этого просят — хороший тон. Это — необязательно, и делать так надо, только если вы знаете об обсуждаемой теме заведомо больше, чем собираетесь рассказать. В противном случае — держитесь выбранной линии в докладе и избегайте незапланированных отступлений.

Если вам задают вопросы, на которые вы не можете ответить, уходите от них, рассказывая известные вам факты по теме, а если не можете уйти от вопроса — попробуйте порассуждать вслух, вовлекая слушателей в процесс поиска ответа: «можно ли из-под Linux печатать на HP LaserJet 1100? Давайте подумаем вместе. В современных GNU/Linux в качестве подсистемы печати стоит CUPS, так? Если это CUPS, то для настройки принтера понадобится файл .ppd, а стало быть, надо поискать этот файл на сайте HP или просто в Интернете. Если файл найдется, печатать на HP LJ 1100 из-под Linux мы сможем».

В крайнем случае, возьмите у слушателя e-mail и пообещайте ответить, как только узнаете ответ на вопрос. Знать все докладчик не обязан, а проявить доброжелательность и желание помочь — полезно.

Поза докладчика

По поводу того, как и где стоять докладчику, написаны горы текста и сняты петабайты видеокурсов. Для тех, кто их почему-то еще не видел — краткая выжимка:

• стойте в открытой позе, избегайте скрещивания рук на груди, животе и гениталиях;
• непринужденно перемещайтесь по тому пространству, которое вам выделено перед слушателями (сцена, часть зала); избегайте неподвижности;
• глядите в зал, лучше всего — выберите в зале симпатичного вам человека и смотрите на него, так, как будто вы рассказываете ваш доклад ему лично; лучше выбрать нескольких таких человек, и периодически переводить взгляд с одного на другого; избегайте постоянного взгляда вбок, в пол, в потолок. Задумались, посмотрели в окно или в сторону? Это нормально, но контакт с залом глазами терять незачем: возвращайте взгляд в зал;
• никогда, вы слышите — ни-ког-да — не читайте слайды. Я сам иногда совершал эту ошибку, ибо если слайды сделаны хорошо, всегда есть искушение подглядеть, что говорить дальше. Слайд — не суфлер, это иллюстрация к тому, что вы рассказываете. Читать слайды — моветон. Старайтесь рассказывать доклад по памяти. Вы же не будете рассказывать подруге о дружеской попойке, подглядывая в блокнот? Вот и доклад должен литься из вас сам, без запинок и подглядываний. Поверьте: докладчик, читающий слайды, из зала выглядит жалко и вызывает в лучшем случае сочувствие, а в худшем — отвращение;
• жестикулируйте — в России умеренную жестикуляцию зал одобрит. Я, разумеется, имею в виду приличные жесты. Впрочем, если желаете рискнуть стать героем youtube на час, можете на многолюдной конференции показать что-нибудь неприличное. Скандал запомнят многие, ваше имя — без гарантии. Многие помнят, как звали телеведущую, случайно поднявшую средний палец при произнесении фамилии президента США? Нет, а факт запомнился.

Собственно доклад

Пятое правило: говори коротко, приводи конкретные примеры из жизни

Доклад должен быть максимально коротким: избегайте «воды» в том, что рассказываете.
Людям нравятся конкретные примеры: когда я рассказываю о том, что UNIX way — это много программ, каждая из которых делает только одно дело, и при этом хорошо, я тут же объясняю, почему это удобно: например, программа grep одинаково хороша для анализа log-файлов и для поиска файла с нужным куском кода в каталоге src/.

В докладе должно быть место для легкой импровизации или шутки. Если вы знаете, что за аудитория будет вас слушать — постарайтесь заготовить близкие им примеры. Например, выступая перед работниками офиса продаж стройматериалов, можно смело шутить на тему вчерашнего похмелья. Для священнослужителей и студенток филфака, наверное, подойдут другие шутки.

Шестое правило: будь эмоционален
Люди, которые вас слушают, не должны засыпать. Нельзя говорить монотонно и уныло, говорить надо с выражением, как стихи в школе читать. Рассказываете про то, как настроить MS Exchange Server? Вам кажется, что это феерически круто — нажатием трех кнопок «Дальше» настроить корпоративную почтовую систему (здесь должен стоять тег <irony/>)? Расскажите всем, как это прекрасно! Улыбнитесь, возденьте руки к небу, возвысьте голос, спросите слушателей: «правда, это же так здорово?!»

Эмоциональность — это не истерика, эмоции должны быть приправой к содержанию доклада. Определенно, в докладе должно быть что-то, что вам нравится: рассказывать о предмете, который вам противен, надо только тем, у кого вы хотите вызвать неприязнь к предмету (или к вам, если вы ненавидите котиков, младенцев, юных девушек или что-нибудь еще всеми любимое).

Разбавляйте доклад шутками: одна шутка на пять-десять минут доклада — хорошая пропорция. Шутки можно заготовить заранее, а можно придумать на ходу, если вы помните bash.org наизусть и можете вспомнить что-нибудь к месту. Если доклад пошел не совсем так, как вы планировали, и заготовленная шутка уже не к месту, оставьте ее на следующий раз: неуместный юмор выглядит вымученно и усиливает жалость к докладчику.

Вопросы в ходе доклада

Седьмое правило: докладчик — хозяин своего времени

Заранее решите, можно ли вас прерывать вопросами по ходу доклада. Если вы не имеете заведомо высокого авторитета у аудитории, если боитесь сбиться с мысли, если вам некомфортно уходить в сторону от темы доклада — в начале доклада попросите все вопросы записывать и задавать в конце. Объяснять это можно по-разному: от «я безумный контрол фрик и за себя не ручаюсь» до «сегодня я хочу рассказать вам много интересного, и если мы будем часто прерываться, то можем не успеть».

Чтобы не выйти за пределы регламента, обязательно попросите кого-нибудь из организаторов следить за временем и подать вам сигнал за десять и за пять минут до конца. На многих конференциях для этой цели перед докладчиком спиной к залу ставят таймер, который показывает, сколько осталось времени до конца доклада. На худой конец сойдет смартфон или часы, положенные перед собой, но так, чтобы их было заметно оттуда, где вы прохаживаетесь во время доклада.

Можно и проще: если иногда вы смотрите на часы, чтобы проверить, не заговорились ли, никто не обидится, хотя могут подумать, что вы опаздываете на поезд.

Хороший тон — оставить в конце доклада минут пять для вопросов; если вы рассказывали что-то интересное аудитории, и дело происходит не в Китае, вам обязательно зададут вопросы. В Китае и некоторых других странах Азии публично задавать вопросы не принято, и вы можете сообщить залу, что после доклада вы будете пить чай в кафе за углом, и если кто-то хочет уточнить что-нибудь, вы будете рады это сделать за чашкой чая.

Восьмое правило: сохраняй самообладание и чувство юмора
Кому нравится, когда над ним все смеются? Поэтому, попадая в смешную ситуацию во время публичного выступления, отнеситесь к ней отстраненно, с юмором, посмейтесь сами. Оступились и сломали стул на сцене? Не беда, вспомните «черт побери» из «Бриллиантовой руки» или какой-нибудь близкий аудитории и вам анекдот в тему.

Главное — во всем соблюдать меру. Если вы вышли в испачканном костюме и пришлось отряхиваться на сцене, не надо весь доклад нервно снимать пылинки с пиджака; если посадили пятно на галстук перед выступлением и его некогда оттирать — ведите себя так, как будто пятна нет. Иронизировать над собой весь доклад по этому поводу категорически незачем — в конце концов, если доклад интересный, все смотрят вам в рот или в глаза, а не на галстук.

Завершение доклада

Конец — всему делу венец. В конце доклада приятно услышать жизнерадостный вывод («поэтому моя дипломная работа — это первый шаг к докторской диссертации», «как видите, проект и в самом деле может принести нашей компании доход в 493 000 рублей в год») или логичное завершение («согласитесь, всякий разработчик будет рад использовать такой мощный инструмент, как dtrace»).

Хороший тон — привести на предпоследнем слайде источники вашего вдохновения (список литературы) и/или те книги и сайты, которые вы советуете слушателям почитать, а на последнем — способ связаться с вами (вдруг кому-то через год понадобится уточнить, как называлась та книга, которую вы вскользь упомянули на третьем с конца слайде). Оставлять свой мобильный телефон не надо — достаточно e-mail.

Важная деталь

Доклад нельзя читать по бумажке. Если вы хотите произвести впечатление энергичного и успешного докладчика — читайте доклад по памяти. Заглянуть в шпаргалку два-три раза за полчаса — не грех, читать весь доклад по бумажке — беда! Шпаргалка должна выглядеть достойно (пачка из двух листов А4 в руке, я считаю, выглядит нейтрально, а зажатый в кулачок обрывок бумажки — подозрительно).

А теперь, терпеливый читатель, ты можешь проголосовать за статью — и тем самым намекнуть автору, надо ли ему готовить следующие статьи — про то, как выкручиваться из сложных ситуаций во время докладов, про то, как делать слайды, и про то, как правильно составлять резюме и cover letter, если хочется работать в западной компании.

UPD: спасибо golodnyj за замечание по размеру шрифта на слайдах: корректный минимальный размер, который нормально виден в зале — не 14, как я вначале написал, а 30. В моих презентациях бывало до 24, но в таких случаях я сам себя не любил за это. Лучше придерживаться 30-го кегля.

Как правило, именно очная защита доклада или презентация демонстрирует соотношение своих выводов и сторонней информации. Это основной показатель успеха проделанной работы, что уже само по себе большой шаг для студентов.

План выступления

Каждое выступление предполагает четко отведенное время, поэтому необходимо заранее составить план, воспользовавшись которым, выступающий сможет следовать порядку повествования. Рассказ должен отражать следующие моменты:

• остроту темы;
• предмет внимания и потенциальное решение;
• цели, вопросы и приемы работы;
• исходные результаты;
• выводы о процессе и обсуждение (не лишним будет сопоставить итоги с исследовательскими данными);
• практическую ценность (в каких областях деятельности можно задействовать итоговые результаты).

Составление плана поможет не упустить важные детали и включить в доклад презентационные слайды.

Также надо помнить, что информацию следует доносить компактно, чтобы выступление не затянулось.

Основы выступления

Для того чтобы аудитория смогла четко представить проблему и пути ее решения, доклад должен быть составлен грамотно. Комиссия должна быть хорошо уведомлена о сделанных выводах, но не стоит включать в устное выступление анализ чужих трудов. Избавьте свой доклад от фраз, которые не имеют информационной значимости.

Будьте готовы ответить на вопросы, которые появятся у аудитории в ходе доклада. Ознакомьтесь с дополнительной информацией по освещаемой проблеме и расширьте кругозор, чтобы не ударить в грязь лицом.

Визуальное сопровождение

Презентация и раздаточный материал помогут донести материал гораздо проще. Например, на слайдах некоторые нюансы могут быть продемонстрированы посредством таблиц, графиков, тематических изображений и формул. Подчеркивайте и выделяйте ключевые отрывки, чтобы своевременно к ним приступить.

Презентация должна стать иллюстрацией доклада, придать ему характерных красок и настроение. Добрая половина успеха выступления зависит от того, насколько доступно и свободно вы представите итог своей работы.

Разрабатывая презентацию, делайте выбор в пользу контрастного текста на светлом фоне. Не перегружайте слайд информацией, оставьте только самое нужное и незаменимое, желательно по центру и в умеренном размере шрифта.

Научная этика и заключение

Доклад – это способ самовыражения. Рекомендуется дать личный анализ работы, которую вы освещаете. В своем повествовании следует говорить от первого лица в единственном числе и отказаться от вечного «Мы», которое было навязано в университетах. Это правило действует с 2018 года.

Студенты должны доносить информацию доклада в виде рассказа, а не считыванием с листа. Информация должна подаваться в доступном виде, а значит, независимо от количества слушателей, каждый должен четко слышать, о чем говорит докладчик.

Ошибки при подготовке к выступлению с докладом

Несмотря на то, что доклад – это самая популярная форма отчетности не только студента, но и школьника, учащиеся все равно продолжают допускать ряд ошибок при подготовке этой работы.

Выступление без подготовки
Многие студенты считают, что читать доклад перед выступлением, отрабатывать сложные места вовсе не обязательно. Но в таком случае, речь будет неуверенной и наполнена пустыми предложениями.

Чтение с листа
Читать с листа отучают еще в школе. В вузе это уже негласный запрет. Ведь при таком выступлении нет никакого доверия к докладчику, а от его монотонной речи хочется только спать.

Вопросы во время выступления
Когда слушатели задают вопросы докладчику – это хорошо. Значит информация вызвала резонанс и интересна аудитории. Но отвечать на вопросы во время выступления не стоит. Это может сбить натоптанного пути, есть шанс забыть о том, что говорили до этого и не суметь вывернуть назад. Поэтому стоит предупредить слушателей, что на все вопросы вы ответите после выступления.

Быстро или медленно читать
Скорость речи необходимо отрегулировать. В этом поможет репетиция перед выступлением. Быструю речь уловить сложно, особенно, когда информация научная, а медленная речь тянет в сон.

Длинные предложения
Письменный доклад должен быть оформлен по всем канонам и написан научным языком. Но устный должен быть исправлен в формат, который легче воспринимать. Поэтому нужно избавиться от сложных конструкций и длинных предложений, чтобы информация легко усваивалась.

Как успешно выступить с докладом?

Хитрые студенты часто не уделяют должного внимания докладу, ведь его можно просто найти в интернете и прочитать с листа. Но это не так, преподаватели любят слушать информативные и интересные работы, которые студенты готовят сами и чем лучше доклад, тем выше балл в журнале, а это хороший шанс выйти в лидеры и получить «автомат».

Выступайте первым
Чем дольше ждешь своей очереди, тем больше нервничаешь, поэтому лучше выступать в первых числах студентов. Так волнение не успеет одержать победу, а через 10 минут успешного прочтения, можно спокойно выдохнуть и не думать об этом уже до конца пары.

Аудитория=друзья
Перед знакомыми и друзьями проще расслабиться, ведь они смотрят добрыми глазами, в которых легко найти поддержку. Представьте, что аудитория – это ваши друзья, в таком случае будет проще сосредоточиться на своем выступлении.

Позитивный настрой
Улыбка – это залог успеха. Необходимо настроить себя и аудиторию на позитив, чтобы страх ушел и остались только хорошии эмоции.

Прочитайте свой доклад заранее друзьям
Выступите со своим докладом перед аудиторией друзей. Порепетируйте. Так слушатели укажут на проблемные места, а вы уже будете готовы к итоговому прочтению.

Уверенность
Необходимо быть уверенным в своих знаниях и в том, что вы говорите. А тема доклада хорошо известна, ведь вы трудились над ней весь вечер. Для выступления составьте небольшой план, чтобы подсмотреть туда, когда возникнет заминка. Успешное прочтение доклада принесет вам не только высокую оценку, но и уважение от аудитории. Поэтому не забывайте думать о хорошем исходе выступления.

Подготовка доклада помогает учащимся вузов развивать свои аналитические способности, учит их собирать необходимую информацию. А само выступление поможет развить ораторские навыки и научить заинтересовывать аудиторию. Такие качества помогут не только во время учебы в вузе, но и в дальнейшей жизни.

Скачать образец доклада для выступления

Что отразить в тексте доклада, предназначенного для печати?

Для начала необходимо определиться с темой доклада. По мере подготовки текста она может немного корректироваться и уточняться, но общее пожелание таково: тема должна быть скорее узкой и понятной, чем широкой и необъятной. Это связано во многом с ограниченным объемом текста доклада и коротким выступлением.

Структура письменного доклада в целом соответствует общепринятой структуре научных публикаций:

• сначала приводятся вводные данные — пишется введение,
• затем основная часть, представляющая результаты проведенного исследования,
• и, наконец, выводы. 

Эта обобщенная трехчастная структура, заложенная еще древнегреческим оратором Исократом (436−338 до н. э.), используется в самых разных текстах: от школьных сочинений до кандидатских диссертаций. Читателям (как и слушателям в случае с публичным выступлением) будет комфортно воспринимать содержание такого доклада.

Что стоит отразить во введении? В этой части обосновывается актуальность работы, описывается объект, и предмет исследования, цели и задачи, а также применяемые методы. В отличие от научной статьи или квалификационной работы, в докладе освещению работ предшественников уделяется не очень много времени (и текстового пространства).

Причина кроется в специфике жанра — на первом плане результаты исследования самого докладчика, которые необходимо представить.

Поэтому при подготовке текста письменного доклада особое внимание уделяется основной части, в которой представлен, например, ход эксперимента и полученные результаты. Именно для подробного освещения результатов и стоит выбирать узкую тему, рассматривать лишь отдельный фрагмент области научного знания: тогда есть возможность в небольшом по объему тексте представить все, что необходимо, и не выйти за рамки отведенного объема (или времени в случае устного выступления).

Кроме того, в тексте немаловажно обосновывать и объяснять узкоспециальные термины, если такие есть.

Дополнительно может потребоваться аннотация с перечнем ключевых слов, но часто она необходима именно для научной статьи, а не доклада.

В заключении резюмируется содержание основного текста, приводятся выводы и их обоснование.

Отметим, что стандарта ГОСТ для оформления текста научного доклада нет. В качестве ориентира можно воспользоваться стандартом ГОСТ по оформлению реферата или ВКР. Конкретные требования часто размещает на своем сайте учебное заведение — организатор конференции.

Как подготовиться к устному докладу?

Содержательное наполнение письменного и устного доклада идентично: в обоих случаях необходимо обозначить тему, обосновать ее актуальность, сформулировать цели, задачи, объект исследования, описать методы и результаты проведенной работы, представить ее выводы.

Однако отличие, разумеется, есть. Во-первых, во время устного выступления важно следить за таймингом. Мы уже говорили о 7−10 минутах, отведенных на доклад, и скажем еще раз: очень важно уложиться в допустимое время, иначе вас остановят, и вы не успеете сказать о самом главном, не успеете логично закончить выступление.

Кроме того, для успешного устного доклада важна жестикуляция, артикуляция, темп и громкость вашей речи, умение взаимодействовать с публикой. Речь не идет о приемах стендапа, однако понимать заинтересованность аудитории, оценивать уровень ее вовлеченности в вашу тему, чтобы где-то подробнее объяснить термины или методы, а где-то, напротив, потратить драгоценные минуты на что-то другое — все это очень важно.

Чек-лист: проверьте себя перед выступлением с докладом

Поскольку конференция — значительное и волнительное мероприятие в научной сфере, особенно для молодых ученых, мы предлагаем вам чек-лист, чтобы быстро проверить, все ли готово к выступлению.

• Тема доклада.

— Понятно ли сформулирована тема?
— Все ли обозначенные аспекты темы будут отражены в докладе?
— Если тема сформулирована как проблемный вопрос, приводится ли в докладе ответ на него?

• Структура доклада.

— Логично ли выстроен доклад: от общего к частному/от частного к общему/от простого к сложному?
— Начинается ли выступление с обоснования актуальности темы и     научной значимости и новизны работы?
— Объект, предмет исследования отражены в тексте? Понятны ли их формулировки? Не объединены ли эти понятия?
— Цели и задачи приведены? Допустимо обозначать 1−2 цели и 2−5 задач для небольшого доклада.
— Описываете ли вы методы? Особенно важно подробно рассказать о методах, если они разработаны докладчиком или их применение неожиданно для представленного доклада.
— Полно ли описан ход самой научной работы и ее результаты?
— Пожалуйста, не забудьте о выводах в конце вашего выступления.

• В процессе выступления.

— Оцените аудиторию, которая будет вас слушать. Если это преимущественно люди в возрасте, то можно говорить чуть громче и медленнее; если это молодые ученые и студенты, можно говорить чуть быстрее и расслабленнее.
— По возможности проверьте заранее возможности технических устройств, с которыми вы будете работать: работает ли микрофон, открывается ли ваша презентация?
— Постарайтесь говорить, избегая чрезмерного количества сложноподчиненных предложений и причастных оборотов.
— Структурируйте свою речь: используйте слова-связки, обозначьте главные тезисы своего доклада по порядку и пр.
— Не злоупотребляйте узкоспециальными терминами, особенно если вас слушает аудитория с разным уровнем знаний и с разной областью научных интересов.

• До выступления.

— Потренируйтесь! Это придаст вам уверенности, позволит физически ощутить время выступления, скорректировать ваше поведение перед публикой.

Наибольшее
влияние на структуру документа оказывает
то, для какой цели он предназначен.
Правила оформления — зафиксированы в
образцах. Образцы отражают общую
структуру и способы представления
документа.

В
докладе необходимы следующие элементы:

вступление — указание на
сущность содержания документа, хотя бы
в одном предложении;

определение
цели,
т.е. отражение того самого существенного
в документе, что объясняет его назначение;

основная
часть —
изложение основных фактов; выводы
(заключения), если они требуются, т.е.
если цель документа — не только
информирование, но и убеждение;

рекомендации,
если они требуются, т.е.если защищается
некий план действий;

резюме —
краткое изложение сути документа,если
он длинный или сложный (может быть
помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим
последовательно все элементы.

Вступление
и определение цели. Назначение
вступления — представить документ наиболее
понятно и доступно.

Основная
часть. Эта
часть менее всего подчиняется образцу.
В ней автору предоставляется полная
свобода обращения с материалом для
достижения своих целей. Некоторые
указания, касающиеся того, как лучше
сгруппировать материал, даны выше.

Выводы.
Назначение этого элемента —свести
воедино выводы, которые должны вытекать
из основной части документа. Новые факты
или аргументы здесь не приводятся. Все
выводы представляют в виде простого
списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации
— это предложения относительно действий,
которые, возможно, потребуются в
результате сделанных выводов. Они
должны, конечно, вытекать из этих выводов.

Например:

Рекомендации

1.
Все существующие учебные материалы
должны быть просмотрены и приведены в
соответствие с учебными установками,данными
в Приложении 2 доклада.

2.
Ответственному за обучение необходимо
разработать и представить курс по
использованию методики раздельного
обучения и обеспечить ознакомление с
ней всего педагогического состава до
конца года.

Резюме. Этот
элемент, как правило,применяется при
написании сложных докладов и сводит
воедино основные положения документа,
включая выводы и рекомендации. Заголовок
и резюме должны давать достаточно
ясноепредставление об
основном содержании документа. По этой
причине, возможно, резюме лучше помещать
не в конце, а в начале.

2 Структура доклада и отчета на заседаниях, совещаниях 2.3 Правила написания служебных документов

Систематизация
информации в сжатой, логичной форме и
в соответствии с вашими целями оттачивает
ум. Три основные характеристики доклада,
как и любого функционального документа,
это ясность, краткость, точность.

Ясности
можно достичь различными путями.Необходимая
основа для этого — четкая структура,
даже в таком простом документе, как письмо.
В более сложных документах хорошую
помощь окажут четкие заголовки, система
нумерации разделов и абзацев, перемещение
деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок
— неотъемлемая часть документа. Многие
заголовки — стандартные, отражающие
построенную по типовым образцам
конструкцию документа. Часто в документах
используют следующие заголовки:
«Введение», «Резюме» (или «Краткое
содержание»), «Выводы»,«Рекомендации».

Основная
часть документа (между Введением и
Выводами) не имеет стандартных заголовков,
хотя как раз именно в этой части нужна
рубрикация. Поэтому следует самим
составлять заголовки, так чтобы они
правильно отражали структуру и содержание
раздела. В соответствии с требованиями
образца текст заголовка должен передавать
законченную мысль.Например, в заголовке
неправильно писать: «Эта тема важна,
так как …».

Существуют
оптимальные заголовки, которые
используются в очень сложных и очень
формализованных документах. Многие из
них появляются сразу же в начале
документа. Например, если есть ссылки
на какие-то другие документы, может
понадобиться заголовок «Ссылки».
«Благодарность»(«Выражение признательности»)
потребуется, если вы захотите выразить
благодарность тем, кто помогал вам в
подготовке материалов.

Если документ длинный,
может понадобиться заголовок «Содержание»,
под которым аккуратно перечисляются
подзаголовки и номера страниц.

Нумерация
разделов. Как
автору, так и читающему может понадобиться
быстро отыскать какой-то раздел документа.
Для этих целей предназначена система
нумерации. Она поможет также подчеркнуть
структуру документа, а значит, сделать
его более ясным. Как минимум должны быть
пронумерованы заголовки и подзаголовки.
Чтобы упростить обращение к абзацам,могут
быть пронумерованы и они.

Подбор
слов. Используйте
самые простые слова. Избегайте незнакомых
слов, жаргона, а также сомнительных и
двусмысленных фраз. Все аббревиатуры
должны быть объяснены или в Списке
сокращений, помещаемым в начале документа,
или в расшифровке при первом их
употреблении. Правило гласит: если есть
сомнение в слове — не применяйте его,
но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура
абзацев (параграфов) также заслуживает
внимательного рассмотрения, поскольку
она может способствовать ясности или
препятствовать ей. Каждый абзац связан
с определенным аспектом основной темы.
В абзаце каждоепредложение должно
отражать именно эту тему и никакую
другую. Предложения должны строиться
в логической последовательности,способствуя
ясному проведению мысли. В каждом абзаце
первое предложение —решающее:
в нескольких словах надо дать
точное представление о
том, какой аспект основной
темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура
предложений подчиняется простейшим
правилам. Два или три первых слова сейчас
же дают понять о чемпредложение.
Для усиления воздействия следует ставить
главные слова в предложении (особенно
это касается длинных предложений или
предложений, в которых несколько
сопутствующих мыслей) в самом начале
или в самом конце.

Правописание
имеет существенное значение хотя бы
потому, что при наличии грамматических
ошибок именно они привлекают к себе
внимание читающего, и отношение к
документу попадает в зависимость от
серьезности ошибок. По этой причине
ошибок нужно избегать, по крайней мере
грубых! Внимательная и, по возможности,
беспристрастная проверка — надежный
способ избавиться от ошибок.

Для
объяснения или расширения каких-то
частей текста иногда применяются сноски,
но не стоит ими увлекаться. Сноски
отвлекают.внимание от основной мысли.
Постаравшись, им часто можно найти место
в тексте.

Стиль
большинства, если не всех, докладов
характеризуется краткостью. Достигается
она использованием простых слов,простых
выражений и простых, коротких предложений.

Следует
стремиться к тому, чтобы в предложении
было не больше двадцати слов.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  15.04.2015856.52 Кб271.pdf

• #

Успешная защита доклада напрямую зависит от подготовки. Задача студента — грамотно подготовить доклад и выступить с ним перед слушателями. Справиться с этой задачей непросто, ведь нужно знать нюансы подготовки и определенные секреты выступления.

Какие именно — расскажу в этой статье.

На выступление с докладом отводится определенное количество времени: заранее подумайте, о чем будете говорить. Важно предварительно подготовить план выступления. В нем нужно отвести место для обозначения:

• актуальности темы;
• предмета и возможного решения проблемы;
• целей, важных вопросов и методом работы с ними;
• первоначальных данных;
• результатов и обсуждения этих результатов (в сопоставлении с данными исследований);
• практической значимости доклада.

Акцент на этих элементах поможет максимально полно раскрыть доклад и не упустить ничего важного.

Обратите внимание, что на каждый элемент отводится минимум времени: нужно говорить коротко и емко.

Допустимое время, отводимое на выступление с докладом зависит от типа защищаемой работы. Если это диплом, то времени на выступление от 15 до 20 минут, а если диссертация, то около 30 минут.

Если планируется обычное выступление на конференции, нужно ориентироваться на 20 минут.

Время выступления зависит от размера шрифта и наличия слайдов для показа. Лист текста, набранного 12 кеглем — 6 минут выступления без пауз. За каждый слайд прибавляйте еще по минуте.

Грамотное составление доклада помогает аудитории четко представить проблему и возможные варианты ее решения. Важно обозначить собственные выводы: анализировать чужие труды не нужно.

Уделите внимание фразам: они должны быть логичными, связанными и со смыслом. Неинформативные фразы лучше сразу удалить, чтобы не перегружать доклад ненужной информацией.

Пробегитесь глазами по докладу и проверьте, что все написанное отражает не более чем 2-3 мысли исследования.

Учтите, что аудитория будет задавать вопросы после выступления. Заранее изучите дополнительную информацию по теме.

В качестве визуализации используют презентацию и раздаточный материал. С их помощью показывают сложную информацию в виде графиков, схем, таблиц и т. д, а также выделяют важное.

Презентация — иллюстрация вашего доклада, поэтому стоит подумать о том, как ее сделать доступной, понятной и запоминающейся. Не последнюю роль в этом играют фон и параметры текста.

Многие утверждают, что начало выступления — самая сложная часть. Вот несколько советов, как начать:

1. Начните с интересной и короткой истории. Максимум 1,5 минуты, чтобы зацепить внимание слушателей.
2. Задайте риторический вопрос, связанный с темой доклада.
3. Приведите интересную статистику.
4. Придумайте оригинальный заголовок.
5. Процитируйте известного персонажа.
6. Поставьте в начале доклада небольшое видео или иллюстрацию: это расслабит.

Запоминающееся и яркое начало позволит вам расположить к себе слушателей и удержать их внимание.

Под научной этикой имеется в виду способ доклада. Если раньше принято было говорить от первого лица множественного числа (мы), то сейчас используют первое лицо единственного числа — я.

Используя «я», вы говорите о собственных впечатлениях и результатах работы, поскольку доклад — способ самовыражения.

В рамках научной этики не стоит читать доклад с листа: лучше говорить своими словами, чтобы информация была доступна каждому.

Не старайтесь заучивать текст. Запомните самое главное и тезисы, от которых будете отталкиваться.

Основываясь на личном опыте, составил для вас список советов, придерживаясь которых вы выступите хорошо:

• старайтесь выступать в начале. Так вы избавитесь от напряжения в связи с долгим ожиданием и сможете сохранить нужную концентрацию;
• читайте доклад как для друзей, а не преподавателей;
• настраивайтесь, что все пройдет позитивно. Хорошее настроение активизирует мозг;
• тренируйтесь перед выступлением. Можно рассказывать самому себе, кошке или друзьям;
• будьте уверенными и настроенными на положительный результат. Что-то упускаете или упустили? Сделайте вид, что так и нужно;
• уделите внимание произношению. Не нужно торопиться и растягивать слова;
• не думайте над ответами на вопросы. Быстрый ответ говорить о вашей подготовленности.

Категорически делать нельзя:

• выступать без предварительной подготовки. К выступлению нужно готовиться: это поможет избежать заминок, оговорок и ошибок;
• читать текст. Чтение с листа наводит сонливость, оно монотонно и не располагает слушателя;
• отвечать на вопросы в процессе доклада. Оговорите заранее, что на вопросы ответите после выступления. Так есть большой риск запутаться и сбиться;
• читать не в своем темпе. Не сильно замедляйтесь и ускоряйтесь. В первом случае получите монотонность, во втором — запутаете слушателей;
• говорить длинными предложениями. Сложные предложения лучше оставить на другой случай.

Надеюсь, мои советы помогут вам справиться с докладом на «отлично».