Как правильно составить информационное текст

Информационное письмо – это часть делового общения, которая используется в email-маркетинге. С его помощью можно уведомить адресата о важных событиях, например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах и прочем.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить информационное письмо, что оно в себя включает и чем может быть полезно для подписчиков рассылки.

Цель информационного письма

Основная цель информационного письма в корпоративной среде – рассказать о недавних изменениях. Вот что в него может входить:

• оповещение партнеров или сотрудников об изменениях внутри компании;
• напоминание контрагентам об исполнении обязательств по договору;
• информирование клиента о новых поступлениях или внедрении дополнительных услуг.

Подобная рассылка не призывает подписчика выполнить какое-либо действие, как, например, это происходит в продающем письме. Важно рассказать об изменениях и донести информацию до пользователей.

Размер информационного письма может разниться – от пары предложений до нескольких тысяч знаков. В таком письме, как правило, есть подпись руководителя или ответственного лица, при этом в массовых рассылках ручная подпись может быть опущена.

В большинстве случаев письма такого рода оформляют по шаблону, в содержании могут быть использованы цитаты из официальной документации. А само содержание включает в себя фотографии, документы, таблицы и/или pdf-файлы.

Вот один из примеров бумажного информационного письма:

В email-маркетинге такие письма могут быть оформлены совершенно иначе – с инфографикой и прочими дизайнерскими элементами. Их цель – привлечь новых клиентов и удержать постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей и вебинаров, информация о товарах или услугах.

В целом, четкое определение информационного письма в подобных рассылках отсутствует. Чаще всего такие письма считают контентными рассылками, которые несут полезную информацию для пользователя.

Вот один из примеров такого письма:

В отличие от корпоративной среды, в email-маркетинге могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.

Разновидности информационного письма

Принято выделять 5 основных разновидностей информационного письма: письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-заявление, рекламно-информационное письмо. Давайте остановимся на каждом и посмотрим, чем они отличаются друг от друга.

Письмо-уведомление

Такой формат писем уведомляет адресата о каких-либо изменениях или нововведениях. Например, Почта России рассылает подписчикам письма о том, что их ожидает посылка в пункте выдачи, а также предлагает получить посылку двумя способами: самостоятельно или с доставкой на дом.

Что касается официального письма, уведомление может поступить в виде документа с датой и подписями. Вот, например, одно из писем исследовательского института:

Письмо-напоминание

Данный тип рассылки напоминает пользователям о каком-либо действии, которое им необходимо совершить. Например, если человек подписался на мастер-класс, то перед его началом пользователю придет напоминание.

В корпоративной среде это может быть напоминание об оплате услуг. Выглядеть это может так:

Письмо-подтверждение

Подобные письма подтверждают какое-либо действие. Например, вы зашли в интернет-магазин и сделали заказ – в ответ получили письмо, что ваша покупка оформлена и находится в процессе обработки.

Вот так информирует своих клиентов СберМаркет:

Если речь идет о заключении договора между двумя компаниями, то бумажное письмо может быть оформлено следующим образом:

Письмо-заявление

Если вы планируете изменить условия в договоре, то используйте данный тип рассылки.

Вот пример письма-заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника:

Рекламно-информационное письмо

Такой формат писем похож на коммерческое предложение, которое направлено на конкретного потребителя и предполагает получение отдачи. В подобных рассылках можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.

Один из примеров письма рекламного характера:

В корпоративной среде таких письма могут информировать адресата об услугах и возможностях компании:

Как написать информационное письмо

Правила оформления информационного письма в корпоративном формате и в виде маркетинговой email-рассылки сильно отличаются. В первом случае потребуется соблюдать правила оформления документа, а во втором – не обойтись без хорошей визуальной начинки.

Письмо в корпоративной среде

Как вы уже могли заметить выше, все письма такого формата плюс-минус похожи, так как используют одинаковые правила. Вот что следует учитывать исходя из ГОСТа:

• Обязательное наличие полей. По правому краю должны быть поля в 20 мм., а по левому, верхнему и снизу – 10 мм.
• Выравнивание по ширине. Если в веб-дизайне такой вариант практически не используется, то в случае с корпоративными письмами без этого вовсе не обойтись.
• Отступы. Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименование разделов. Если в вашем письме предусмотрены разделы, то отцентрируйте их по ширине.
• Межстрочный интервал. Добавьте ко всему документу одинаковый межстрочный интервал: 1-1,5.
• Нумерация страниц. Если ваше письмо содержит несколько страниц, то проставьте нумерацию.
• Шрифты. Используйте исключительно один из этих шрифтов: Times New Roman размером 13/14 или Arial размером 12/13. В таблицах можно уменьшить размер до 9/10 пунктов.

Когда письмо будет готово, обязательно проверьте его на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Прочитайте его несколько раз, можно вслух. Если при прочтении вы будете делать неуместные паузы, то в таких местах формулировку лучше изменить.

При отправке письма учитывайте его тему – постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Также не забывайте про подпись.

Письмо в email-маркетинге

Чаще всего информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно – подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Информационные письма могут не содержать call to action – призыва к действию, направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Работает это следующим образом: подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Вот пример одной из таких рассылок:

Один из самых важных аспектов в таких рассылках – это общая стилистика. Придерживайтесь своего брендбука, а если его нет, то используйте те же цвета, что есть в логотипе и других элементах, олицетворяющих ваш бизнес.

Кажется, что создать такое письмо – это довольно емкая и трудная задача, но с приходом специальных сервисов ее может решить каждый пользователь. Вы можете использовать готовые шаблоны либо настраивать свои собственные, без привлечения каких-либо специалистов.

Например, на платформе Cheapsender доступен собственный конструктор писем, с помощью которого можно оформить любое информационное письмо. Работает это следующим образом:

1. Регистрируемся на сервисе, подтверждаем почту и получаем доступ к аккаунту. В нем выбираем «Создать рассылку» и нажимаем «Создать шаблон».
2. Далее мы можем пойти двумя путями – создать шаблон с помощью конструктора либо через HTML-редактор. Для обычных пользователей подойдет первый вариант – в нем можно создать контент простым перетаскиванием элементов и настроить всю визуальную составляющую.
3. Вот так выглядит сам конструктор. Все интуитивно понятно – проблем возникнуть не должно. Обратите внимание на то, что есть отдельная настройка для мобильной версии письма.

Вот так быстро можно создать информационное письмо в Cheapsender. После создания шаблона останется импортировать подписчиков в сервис, и можно запускать рассылку.

Заключение

Сегодня мы затронули тему информационных писем в корпоративном варианте и email-рассылках. В первом случае уделяйте особое внимание оформлению документа. В email-маркетинге же основное правило – наполнение письма должно соответствовать целевой аудитории и отражать брендбук компании.

7 советов, как написать удачный информационный текст

Информационные статьи относятся к тому типу текстов, которые всегда востребованы и везде нужны. Главная их цель — проинформировать читателя о чем-либо, ответить на все его вопросы, принести пользу. Подобные статьи используются в том случае, когда человек четко знает, что ему необходимо и старается вникнуть в детали, поэтому здесь должно быть максимум нужной информации и минимум воды.

Такие тексты нужны и бизнес-сайтам, и интернет-магазинам, и блогам, и другим, не менее популярным ресурсам. Поэтому очень важно уметь правильно их писать и знать элементарные различия информационных статей от тех же рекламных или обзорных.

Грамотно пишем информационный текст

1. Перед тем, как сесть за написание текста, определите для себя его цель, выгоду для пользователя и главные функции.

Ответьте на вопрос, что получит человек, прочитав вашу статью. Это можно сделать даже в самой статье, в ее вступлении.

Например, если вы пишите текст для кулинарного сайта, то можете в начале написать: “В этой статье мы расскажем, как быстро и вкусно приготовить пирог “Зебра” с помощью минимального набора продуктов, которые есть в каждом доме”.

2. Заголовок статьи должен быть четким, лаконичным, отражать смысл статьи.

При этом допускается, чтобы он был “суховатым”, потому что, в отличии от любого другого вида текста, в информационной статье все должно быть так, как учили в школе: “четко, с толком, с расстановкой”.

Яркий пример подобного заголовка — “Инструкция по написанию текстов для сайта”.

Как видите, здесь нет ничего лишнего, никакой интриги. Просто конкретно описывается информация, которая представлена в вашем тексте.

3. Первое правило информационного текста — минимум общих фраз, максимум конкретики.

Здесь не допускается высказывание личного мнения или опыта автора, рассмотрение каких-то его гипотез. Только четкая, проверенная информация, которая пишется от третьего лица.

Вы не ведете диалог с читателем, вы излагаете факты.

4. Обычно информационный текст пишется на 3000 и более тысяч знаков.

Чтобы не запутать себя и упростить восприятие для читателя, создайте структуру текста. В 80 % случаев она включает в себя такие пункты:

• заголовок (должен рассказать о чем текст);
• подзаголовок (может быть несколько, в них выделяют все самое нужное и интересное);
• постановка проблемы, предоставление решения;
• ответ на вопрос, почему это решение поможет;
• описание альтернативных вариантов;
• примеры практического применения этих вариантов;
• подведение итогов.

5. Обязательно пользуйтесь заголовками и подзаголовками.

Так вы точно не забудете предоставить необходимую информацию, а заодно и сможете грамотно систематизировать ее в тексте.

6. Дополняем текст элементами продающих статей: списками, абзацами, цифрами и фактами, различными иллюстрациями.

Это все упрощает процесс восприятия и человеку легче дается текст, который он читает. Он быстрее вникает в подробности и находит нужную ему информацию, что является немаловажным.

Так как, зачастую, клиент, который не может сориентироваться в огромном сплошном тексте, обычно просто переходит на другой сайт и продолжает поиск нужной ему информации уже там.

7. Проверяйте всю информацию, которую находите, ведь часто бывает так, что какие-то “факты” — лишь плод чьей-то фантазии.

Помните о том, что пунктами и советами, которые вы предоставляете в своей статье, впоследствии будут пользоваться.

Они должны быть качественными и надежными.

Как видите, если вы уже знаете о том, что можно уже использовать эти нехитрые советы, чтобы написать действительно качественную и полезную статью, которая не только будет пользоваться популярностью у читателей, но и поможет им решить некоторые свои проблемы. А значит вы сделаете их жизнь хоть чуточку, но проще. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!

С Вами,
       — Игорь Зуевич.

Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:

Закрытое Master Mind сообщество
Мастера партнерских программ
Партнерский Маркетинг для Новичков

Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в  самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью: 7 секретов, как с помощью оформления текста влиять на целевую аудиторию

Оставьте комментарий к этой статье ниже

1. Что такое информационный текст
2. Требования к информационному материалу
3. Виды информационного текста 
4. Структура информационной статьи
5. Как написать информационную статью
6. План информационной статьи
7. Пример информационной статьи

Что такое информационный текст

Информационный текст — это статья, написанная от третьего лица, где автор не высказывает свою точку зрения, а излагает информацию, основанную на проверенных фактах. Ознакомившись с ней, читатель должен получить конкретную информацию по интересующему вопросу. Заголовок подобного материала обязан отражать суть статьи (например, «Как выбрать кроссовки»). 

Требования к информационному материалу

Объем такого текста обычно превышает 2000 знаков, поскольку в меньшем количестве сложно раскрыть вопрос. Оптимальный размер 3000-5000 символов, где нет места лирике и пустым предложениям. Текст должен решать проблему человека, либо содержать инструкцию о том, как это осуществить. 

Виды информационного текста 

Статьи делятся на несколько видов: 

• «Полезные советы» — в них описываются конкретные действия или шаги по выбору и эксплуатации определенного товара.
• Описательные — состоят из подробного описания продукта и рассказывают о его качествах и характеристиках.
• Рекламно-информационные — тексты, где в первом или последнем абзаце указан сайт компании, на котором возможно приобрести описываемый товар или услугу.
• Тест-драйвы — перечисление особенностей использования товара и сравнение с аналогами. Такие статьи масштабные, превышающие 7000 знаков.

Также существуют обучающие руководства, мануалы, обзоры, рейтинги и аналитические материалы.

Структура информационной статьи

Текст должен соответствовать следующим критериям:

• достоверность и правдивость;
• понятное изложение доступным языком;
• четкая структура;
• легкость восприятия информации;
• польза в каждом предложении;
• наличие примеров.

В информационном тексте недопустимы эмоции автора и юмор. Лучше сосредоточиться на содержании, описании лайфхаков и ценных советов. Не рекомендуется применять клише маркетологов — «проверенный производитель» или «непревзойденное качество».

Как написать информационную статью 

Создание качественного материала состоит из нескольких этапов. К выполнению каждого шага следует подойти ответственно, иначе это отразится на конечном результате.

Определение целевой аудитории

Тщательный анализ ЦА сделает текст полезным и значимым для людей, которым он предназначается. Лучше представить себя читателем и ответить на вопросы, которые его интересуют. Можно обратиться за информацией в соцсети, сообщества и тематические форумы, чтобы ознакомиться с вопросами, волнующими людей. Идеально, если у автора есть знакомые из ЦА, необходимые сведения можно узнать у них.

План информационной статьи

После анализа ЦА можно приступать к составлению плана будущей статьи. К примеру, если текст о каком-то заболевании, то план может выглядеть следующим образом:

• Общая информация о болезни.
• Основные симптомы.
• Причины, вызывающие заболевание.
• Прогноз.
• Рекомендуемое лечение.
• Профилактические меры.

Подзаголовки должны быть связаны логически и отвечать теме. Теперь можно писать черновик будущего текста.

Придумываем заголовок 

Многие авторы создают его после написания текста, поскольку так проще обобщить материал. Универсального решения здесь нет, поскольку каждый автор уникален. Главное помнить, он должен быть цепляющим, компактным и полностью раскрывать суть. 

Следует помнить! Точка не ставится после заголовка. Допускается использование восклицательного или вопросительного знака, хотя лучше этого не делать.

Форматируем текст 

После написания черновика материал необходимо отформатировать, чтобы он легче воспринимался читателем. Имеются ввиду подзаголовки, заголовки, абзацы, выделение жирным шрифтом, нумерованные или маркированные списки. Также следует создать блоки внимания, чтобы концентрировать читателя на информации. Они выглядят в виде сносок: «Обратите внимание», «Совет», «Полезно». 

Чтобы материал хорошо читался его разбавляют цифрами, интересными фактами или иллюстрационным материалом. Объемные блоки и предложения утомляют зрение, поэтому их лучше составлять из пяти, семи предложений. Длинные и короткие абзацы нужно чередовать, так текст выглядит более привлекательно. Наиболее ценная информация должна находиться в коротких абзацах, так читатель ее скорей обнаружит и у него появится мотивация ознакомиться со статьей. Выдержки из документов оформляются в форме цитаты. Их сочетают с фоновым изображением, что отлично дополняет текст.

Проводим фактчекинг

Это доскональная проверка описанных фактов. Делается, чтобы минимизировать риск предоставления недостоверной информации. Домыслам, фейкам и слухам не место в информационной статье. Точные данные берутся из первоисточников. Профессиональные термины проверяются в специальных словарях, чтобы точно представить их значение. По возможности изучаются научные публикации и профильные СМИ. В проверке нуждаются и фотографии. На них не должно быть следов фотошопа и водяных знаков.

Вычитываем текст

Обязательное мероприятие, направленное на исправление ошибок, удаление тавтологии и упрощение сложных предложений. Делать вычитку лучше через пару часов или на следующий день. Статью рекомендуется прочитать вслух, так легче обнаружить стилистические ошибки и дублирующие фразы.

Надо проверить окончания, пунктуацию, правильную расстановку дефисов и отсутствие лишних пробелов. Сложные предложения упрощаются. По возможности исключаются деепричастные и причастные обороты, поскольку усложняют чтение. Любые слова, без которых материал не потеряет смысл следует удалить. Текст станет короче, концентрация полезной информации увеличится, а количество «воды» уменьшится. Это касается и стоп-слов. Они мешают чтению, делая статью «вязкой».

Вывод

Информационные статьи должны быть лаконичными, содержательными, нести пользу и решать проблемы читателей. В них авторы должны отвечать на вопросы пользователей и преподносить информацию в легкой и интересной форме. При создании материала следует предоставлять максимальное количество полезной информации при минимальном объеме текста.

Пример информационной статьи:

Как выбрать кроссовки для повседневной ходьбы

Как написать информационный текст и каким он должен быть

Статья должна быть: информативной, интересной, краткой и полезной. Еще информационный текст должен хорошо выглядеть. В этом помогут: списки, заголовки, подзаголовки и фотографии. Но каковы главные параметры «хорошего» текста информационной направленности?

Как написать информационный текст? Какая должна быть подача текста и его «компоновка»? Что хочет увидеть человек на определенную тему и в чем отличие «рерайтинга» от качественной информационной статьи? Дайте ЧЕК-ЛИСТ того, что хочет увидеть посетитель в статье на примере.

Вопрос от Михаила Азаренко (кстати, свой вопрос можно задать тут)

У информационного текста одна задача: сделать жизнь потенциального клиента (посетителя) хотя бы на 0.1% лучше. Если это правило соблюдается, то все равно как написана статья, есть ли там фотографии, рамочки и меткие слова. Текст будет «хорошим». Потому что жизнь читателя улучшится! Что еще нужно?

Вопрос Михаил поставил каверзный. Давить на информативность бесполезно. Напоминать о лаконичности бессмысленно. Рассказывать о ритмике текста – глупо. Потому что об этом и так все знают.

Написание информационного текста на сайт – направленность, общая компоновка и структура текста

Направленность – цель, которую преследует текст. У каждой информационной статьи, как и у других видов текстов, есть цель. Она должна быть.

Какая цель у информационного текста? Дать информацию! Вот только это общий ответ. Поэтому возникает логичный вопрос: какую информацию?

Например:

• ответить на вопрос (демонстрация экспертности, безвозмездная помощь)
• что-то разъяснить для читателя (что такое датчик движения, как работает SEO, как написать продающий текст для сайта т. д.)
• рассказать историю из своей практики, дать КЕЙС (пример кейса) – это тоже информационный текст (вовлеченность, доверие);
• чему-то научить (как написать продающий текст, как можно настроить рекламную кампанию в «Яндекс.Директ» и т. д.);
• сделать обзор (книги, машины, продукта, услуги). Пример обзора: книга Зинсера «Как писать хорошо».

«Подача текста» – это динамика его развития от заголовка к крайней точке. Общая структура информационного текста – это 2 фактор успешности (1 – направленность), который мы рассмотрим.

1. Проблему (вопрос, суть статьи) в заголовок, «title» и «description», а решение изложить в первых 4 абзацах. Тогда мы, как минимум, не потеряем читателя на старте.
2. Делаем то же самое, что и в первом варианте, но прячем развязку (решение проблемы) в середину или конец статьи.
3. Писать статью от «А» до «Я» на тему, которая досталась, от начала и до конца, затрагивая все главные аспекты.

Мне нравится 1 и 3 вариант. Потому что в 1 варианте мы гарантированно не отпугнем читателя сторонними размышлениями – водой.

Например: прежде чем перейти к ответу на вопрос Михаила, давайте разберем главные элементы информационного текста: краткость – это…, информативность – это.… Думаю, понятно, что будет дальше. Посетителю придется пролистать кусок статьи, чтобы добраться до сути.

Третий вариант еще лучше! Потому что это развернутый ответ. При этом можно использовать разные подходы и методы:

• сделать серию статей на одну тему, которая затрагивает разные аспекты (разбивку нередко делают для SEO, чтобы пропихнуть больше низкочастотных ключей);
• создать 1 цельный материал, кропотливо поработав над структурой (последовательность заголовков, фотографий, видео).

Даже если получится большой текст – «лонгри́д» (от анг. «long read» – долгое чтение), но это будет очень важная инструкция, которую искал посетитель, то он вычитает все до последней строчки.

Как посетитель узнает, что перерыл весь интернет в поисках именно этого текста?

Что можно еще понимать под подробной «компоновкой» текста – структура качественного текста

Структура текста – 2 по важности элемент написания статьи. Потому что по структуре и 2 первым предложениям будет ясно, есть ли тут нужная информация. Некоторые читателя сначала сканируют текст и если видят зацепки к интересующей информации, то читают.

Структура информационного текста может быть такой:

• заголовок – суть (о чем текст);
• подзаголовок: подробное раскрытие заголовка – о чем статья, интрига, выдержка самого интересного;
• решение проблемы – подробная инструкция;
• ответ: почему это решение поможет;
• какие есть альтернативы;
• альтернатива №1;
• альтернатива №2;
• истории практического применения каждого варианта;
• подведение итогов.

Так можно сделать скелет статьи под любые задачи.

«Рерайтинг» VS качественная информационная статья

Ежу ясно, что «рерайт» – это как «Renault Duster», только «Lada XRAY».

Однако большинство копирайтеров не разбираются во всех темах сразу. Это не мешает продавать товары и услуги. Потому что там подход другой и задача. Но как быть с информационными текстами? Тут информация и там – информация.

Как пишется информационный текст при рерайтинге:

• получил ТЗ (рерайт из 3 источников, вот тема);
• открыл 3 сайта – прочитал, переписал своими словами;
• отредактировал под уникальность 100%;
• сдал.

Копирайтинг:

• получил тему: «Алиэкспресс» или «Таобао», что лучше;
• взял вводную информацию у заказчика (хотя бы цель статьи);
• почитал о площадках;
• залез на каждую из них (чтобы протестировать и скриншотов сделать пачку);
• пошел на форумы и в группы – нарыл реальные отзывы;
• порылся в «YouTube» – очень советую;
• создал структуру статьи;
• написал статью в нужном стиле (который больше подходит для ЦА);
• отредактировал;
• сдал.

Копирайтинг – написание рекламы. Но если опустить правильную терминологию, то копирайтингом можно считать: написание текстов для решения поставленной задачи. «Текст ради текста» – это бред в квадрате. Его и по 10р/1000 знаков можно накупить.

Если рерайтер делает тот же объем работы и берет меньше 100 р./1000 знаков, то может умереть от истощения. Поэтому объём информации по вопросу и её достоверность – это ещё 2 элемента хорошего информационного текста.

Стиль –  ещё 1 немаловажный фактор. Некоторых авторов интересно читать. Они не копируют, а мыслят, творят. В этом главная разница. Текст получается живой.

Не надо писать заумно. Выражать своим мысли – это просто.

ЧЕК-ЛИСТ, что хочет увидеть человек в информационной статье на тему «контекстная реклама»

1. Что такое контекстная реклама.
2. Чего можно добиться с ее помощью (желательно в примерах).
3. Какой нужен бюджет для пробного запуска и что будет определяющим фактором.
4. Как настроить контекстную рекламу – пошаговая инструкция.
5. Как посмотреть, работает ли реклама.
6. Куда обращаться, если посетители приходят, но не звонят (чем поможет копирайтер).
7. Что делать, если выходит слишком дорого.
8. Какие альтернативные варианты есть (контент-маркетинг, SEO).
9. А если я всё равно ничего не понимаю (тогда проконсультируйтесь у нас).

ИТОГ, как написать «хороший» информационный текст или главные параметры статьи информационной направленности:

• Постановка задачи текста;
• Выбор общей компоновки;
• Создание структуры статьи (ответ на вопрос читателя, расширенная информация, альтернативные варианты и вывод);
• Поиск максимума информации по теме;
• Простое и доступное изложение материала (в своём стиле).

Секретов никаких нет. Однако проделывать титаническую работу над текстом за буханку хлеба будет немногие.

P. S. Cделайте жизнь читателя лучше хотя бы на 0.1% и он будет вам благодарен. Надеюсь, что мне удалось ответить на вопрос.

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

• новые реквизиты;
• изменение статуса организации;
• смена руководителя или обслуживающего менеджера;
• обновление прайса;
• изменения в условиях работы;
• увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
• вступление в силу закона или приказа;
• проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору.  Такое письмо напоминает адресату:

• об оплате задолженности;
• о списании средств по подписке;
• о предоставлении документов;
• о товарах, оставленных в корзине;
• о сроках начала или завершения проекта;
• о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

• поступила оплата;
• товар отгружен или получен;
• начались работы;
• получены документы;
• достигнуто согласие на условия сделки.

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

• анонс концерта или фильма;
• новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
• приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

• Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
• Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
• Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
• Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
• Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

• наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
• даты и регистрационного номера документа;
• данных адресата;
• подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

• Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
• Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
• Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
• В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
• Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
• Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Главные мысли