Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.
Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.
Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.
3 основных вида инструкций
Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.
Пошаговая инструкция
Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.
Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:
- Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
- Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
- Вытащите тонер-картридж
- Поставьте на его место новый
- Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
- Установите фотобарабан обратно в принтер
- Закройте крышку
- Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору
Инструкция по использованию
Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.
В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:
- В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
- Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
- Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его.
- Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
- После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством.
- Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию!
Должностная инструкция
Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.
Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:
- Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
- При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
- Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы.
- Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
- Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.
Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.
Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».
Общие правила при подготовке инструкций
Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:
- Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
- Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
- Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
- Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
Как структурировать много данных → - Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта
Алгоритм разработки руководства: 9 шагов
Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:
- Собрать информацию
- Сгруппировать ее по отдельным этапам
- Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя
В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.
Шаг 1. Изучить ситуацию
Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали.
Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы
Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:
- Запустить программу Microsoft Word
- Создать новый документ
- Набрать необходимый текст
- Отформатировать его
- Сохранить файл
- Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено
Шаг 3. Описать каждый этап
Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.
Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.
Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов.
Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации
Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:
3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры
Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры
Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.
Шаг 6. Придумать заголовок
Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:
- «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
- «6 шагов для подготовки электронного документа»
- «Простой способ написать заявление на компьютере»
- «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»
Шаг 7. Оценить промежуточный вариант
В результате должен получиться подобный текст:
Как написать простую инструкцию (образец):
- Запустите программу Microsoft Word
- Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
- Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
- Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
- Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
- Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
- Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список»
- Сохраните файл. Для этого:
- Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
- Выберите путь сохранения файла
- В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
- Нажмите кнопку «Сохранить»
- Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено.
Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:
Шаг 8. Тестирование
Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.
Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:
- Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
- Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
- Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
- Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица
Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции
Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс.
Особенности такого обучения:
- Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
- В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
- В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)
Примеры готовых инструкций
Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.
Вывод
Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:
- Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
- Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов - Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
- Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
- Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
- Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
- В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями
Вам будет интересно
Готовые курсы для бизнеса: проверенные агрегаторы онлайн курсов
Как учиться эффективно: проверенная технология обучения
Где провести вебинар: лучшие программы для вебинаров
Перейти на главную блога
Как написать статью-инструкцию или пошаговое руководство
Содержание
Гайды, инструкции и пошаговые руководства — как собрать стеллаж, как выбрать гель для мытья посуды, как стать маркетологом — всегда актуальный и полезный контент. Они используются повсеместно, подходят для разных тем, площадок и ЦА.
Рассказываем, как правильно написать инструкцию или составить пошаговое руководство, чтобы материал был экспертным и приносил пользу людям.
Где использовать статьи-инструкции
Пошаговые руководства и инструкции всегда остаются востребованными. К ним обращаются, чтобы решить вопросы, связанные с обустройством дома или карьерой, здоровьем, увлечениями, спортом. Неудивительно, что ролики на YouTube и статьи с заголовками, которые начинаются со слов «как сделать…», — в разы популярнее многих других видов контента.
Пошаговые руководства публикуются:
- на информационных сайтах;
- в блогах и на коммерческих площадках;
- на форумах и в социальных сетях.
Правила написания
Статья-инструкция должна быть полезной, наглядной и структурированной. Чтобы руководство не только читали, но и использовали на практике, соблюдайте простые правила:
- Правильно выбирайте ЦА. Ответьте на вопрос: кто будет читать пошаговое руководство? Гайд для новичков — это одно. Инструкция для тех, кто уже разбирается в теме и хочет прокачать скилы, — совсем другое.
Представьте, что вы пишете гайд об эффективном управлении интернет-маркетингом на предприятии. Новичкам нужно подробно рассказать о тех вещах, которые опытным маркетологам кажутся очевидными, — например, чем отличаются CTR и CTA, какие бывают метрики и для чего применяются.
- Досконально разбирайтесь в вопросе. Гайды пишут эксперты или копирайтеры.
Эксперты разбираются в теме и имеют достаточно опыта, чтобы написать полезную статью-инструкцию «из головы», однако может потребоваться корректура готового текста. Копирайтеры для подготовки контента используют авторитетные источники в интернете и делают их глубокий рерайт. К согласованию текста перед размещением можно привлечь профильного специалиста, который проверит гайд на фактическую точность и при необходимости внесет правки.
При выборе темы убедитесь, что она соответствует тематике вашего блога или сайта, а главное — актуальна и интересна ЦА. Запомните формулу: один гайд — один вопрос. Распыляться не стоит, иначе статья получится громоздкой и ее будет неинтересно читать.
- Составляйте план будущего руководства. Основа любой инструкции — хорошо продуманные тезисы.
В первом пункте обозначьте проблему, в последнем — результат ее решения. Между первым и последним пунктами опишите четкие последовательные шаги, которые помогут достигнуть цели.
Универсального плана для написания руководств не существует. Иногда в начало гайда необходимо добавить раздел с расшифровкой терминов, иногда — уделить 1–2 абзаца предыстории. Чтобы инструкция использовалась на практике, логика действий должна быть четкой и понятной.
- Перечитывайте готовый текст несколько раз и убирайте «воду». У человека, который читает гайд, нет времени искать нужную информацию среди «каждому известно» и «актуальность проблемы трудно переоценить».
Пишите кратко и по делу, исключайте ненужные подробности, которые делают инструкцию громоздкой.
Убирайте из инструкции канцеляризмы, штампы и стоп-слова — читатели не дочитывают такие статьи до конца. Проверяйте тексты на «воду» в таких сервисах, как «Адвего», Istio.com и Text.ru. Норма — 55–75%, но она может варьироваться в зависимости от тематики.
- Добавляйте картинки и примеры. Гайд без визуального сопровождения — это не гайд.
Добавляйте в текст скриншоты или фотографии, GIF-анимацию и инфографику с диаграммами, блоками и схемами. Они сокращают объем руководства, структурируют информацию, делают ее нагляднее.
Берите на заметку бесплатные сервисы для создания инфографики: Сanva, Easel.ly, Piktochart, Venngage. И еще несколько ресурсов для создания GIF-анимации: Gifovina, Gifs (создает анимацию из видео на YouTube) и Online-convert.
Алгоритм написания
Для удобства разделим написание статьи-инструкции на четыре шага:
Шаг 1. Подготовка и сбор информации
На этом этапе будет легко интернет-маркетологам, экономистам, юристам, нутрициологам и всем, у кого есть практический опыт, чтобы написать полезную статью и подкрепить советы интересными примерами.
Если вы копирайтер или эксперт, но хотите собрать дополнительную информацию по теме, проштудируйте аналогичные материалы, форумы и профильные сообщества в социальных сетях, экспертные блоги, научно-исследовательские работы. Посмотрите официальную статистику — это отлично дополняет тексты.
Иногда лучше провести собственное исследование и использовать его в качестве источника для руководства. Например, нужно написать инструкцию о том, как создать сайт с нуля. Посмотрите советы экспертов, сделайте сайт самостоятельно с помощью простого конструктора и расскажите о своем опыте в руководстве.
Скрупулезное исследование клиентских обращений поможет улучшить продукт и доработать УТП. Воспользуйтесь Речевой аналитикой Calltouch Predict, чтобы изучить, кто и по каким вопросам звонит в вашу компанию. Сервис определит пол каждого звонящего, присвоит тег, запишет диалог клиента и оператора и переведет его в текст. Вы поймете, чего не хватает вашим клиентам, и на основе их обращений оптимизируете скрипты продаж или даже сам продукт.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Шаг 2. Структурирование
Любые статьи, и руководства в том числе, состоят из введения, основной части и заключения. Хорошо продуманная структура упрощают восприятие информации и делает чтение более комфортным.
Введение должно состоять из 2–4 предложений. Используйте его, чтобы быстро ввести читателя в контекст и вызвать у него доверие и интерес. Если тема позволяет, поделитесь любопытным фактом или статистикой, если нет — коротко опишите проблему и переходите к ее решению.
Основная часть — пошаговое руководство. Опишите каждый из этапов и поделитесь лайфхаками. Вся информация должна располагаться в логической последовательности. Не забывайте про визуал — используйте графику, тематические иллюстрации и скриншоты.
Заключение — итоги статьи. Сделайте эту часть полезной для читателя. Составьте памятку с краткими выводами, по которым удобно делать то, о чем было подробно рассказано в основной части вашего руководства. Для этого перечислите 5–7 основных тезисов или сделайте выжимку рекомендаций по типу той, которая будет в конце этой статьи.
Заголовок (H1) должен быть коротким, но емким. Вот несколько примеров, которые можно взять на заметку:
- «Краткая/полная/пошаговая инструкция…»;
- «Создайте…с нуля»;
- «Простой/уникальный способ…»;
- «Как сделать/приготовить/создать…»;
- «Быстрое решение…»;
- «8 шагов для…»;
- «Метод…»;
- «Секрет правильного…».
Внутренние подзаголовки (H2, H3…) разделяют информацию на блоки или являются этапами пошаговой инструкции — это зависит от объема текста.
Шаг 3. Написание текста
У вас есть тезисный план и подготовлена информация, поэтому дело за малым — написать текст. Берите поочередно каждый шаг из плана и раскрывайте тему. Не перескакивайте с одного этапа на другой, соблюдайте последовательность. Пишите лаконично и по делу, оставляйте заметки — если не пригодятся, уберете их при вычитке.
Избегайте длинных абзацев. Если они больше 6 строк, разбивайте их на две части — так текст будет легче читать. Придерживайтесь единого стиля, используйте глаголы в побудительном наклонении для имитации диалога — читателям это нравится. Если что-то перечисляете, используйте списки, если что-то сравниваете — таблицы.
Шаг 4. Завершение
Когда инструкция будет готова, вычитайте текст, чтобы убедиться в отсутствии опечаток, ошибок и тавтологии, а затем проведите своеобразный тест-драйв. Пересмотрите все пункты еще раз и убедитесь, что читателям будет понятен каждый шаг, а еще лучше — дайте прочитать статью кому-нибудь из коллег или друзей. Свежий взгляд со стороны помогает исправить недочеты.
Помимо грамотно составленных инструкций, работу маркетологов облегчит и оптимизирует Сквозная аналитика Calltouch. Сервис поможет оценить эффективность маркетинговых кампаний — точно подсчитает данные по количеству переходов на сайт, заключенных сделок и сумме прибыли. Эту информацию система свяжет с соответствующими рекламными каналами, и вы поймете, какие площадки приносят прибыль, а какие — только расходуют бюджет.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Вместо вывода
- Если вы хотите написать гайд, но не знаете, какую тему выбрать, проанализируйте статьи конкурентов, соберите популярные поисковые запросы в Wordstat. Подумайте, о чем было бы интересно узнать вашей ЦА.
- Начинайте составлять статью-инструкцию с постановки цели. Определитесь, для кого и для чего предназначено пошаговое руководство. Если хотите, чтобы вашу статью с интересом читали до конца, не перегружайте ее терминологией.
- Если пишете инструкцию для новичков, то не пропускайте шаги, которые кажутся слишком простыми. Пусть лучше читатель сам пропустит очевидный для себя этап, чем не узнает, что это действие было необходимо выполнить для достижения результата.
- Пишите емко, избегайте длинных конструкций и воды. Дополняйте текст инфографикой, скриншотами и тематическими иллюстрациями.
Требуется ли разработка на предприятиях должностных инструкций в полном соответствии с профессиональными стандартами либо на их основе?
Для начала определим, есть ли у современных предприятий необходимость формировать должностные инструкции по профстандартам.
Должностная инструкция — документ, составление которого не предусмотрено ТК РФ, однако установлено рядом других федеральных нормативных актов для некоторых профессий, в частности:
- врачей (подп. 1 п. 2 ст. 73 закона «Об охране здоровья граждан в РФ» от 21.11.2011 № 323-ФЗ);
- охранников (приказ МВД РФ от 22.08.2011 № 960) и пр.
Когда составление должностной инструкции необязательно, она может формироваться работодателем как локальный нормативный акт, дополняющий трудовой договор с наемным сотрудником, в целях:
- официального закрепления квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство;
- установления прав и обязанностей сотрудника, с которыми он, подписывая документ, выражает согласие;
- детальной регламентации трудовых функций сотрудника для повышения эффективности его работы.
Предполагается, что каждая из отмеченных целей утверждения инструкции будет находить отражение в ее содержании. Вопрос в том, чтобы обеспечить наполнение документа корректными и актуальными формулировками. Одним из источников данных, которые могут быть использованы при составлении соответствующих формулировок, может быть профессиональный стандарт, утвержденный для позиции, по которой разрабатывается должностная инструкция.
Собственно, назначение профстандарта заключается в установлении требований к квалификации сотрудника, необходимой для выполнения им работы по той или иной профессии. Профстандарты обязательны к применению, если это прямо предписано ТК РФ или иным федеральным нормативным актом. Но даже если это не так, то характеристики квалификации, отраженные в профессиональном стандарте, должны задействоваться работодателями в качестве основы при определении внутрикорпоративных требований к квалификации сотрудников — с учетом их трудовых функций, используемых технологий производства, системы менеджмента (ст. 195.3 ТК РФ).
Таким образом, положения ТК РФ фактически предписывают работодателям формировать должностные инструкции (если таковые используются как источники требований к квалификации) на основе профстандартов.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлена должностная инструкция работника в общем случае, а также каким образом она может быть заполнена с применением профстандартов.
Должностная инструкция с учетом профессионального стандарта: структура документа
Обязательная форма должностной инструкции законодательством РФ не установлена. Распространена практика, по которой в нее включаются следующие основные разделы:
1. Общие положения.
Здесь чаще всего отражаются:
- сведения о назначении инструкции;
- порядок назначения человека на должность, его подчиненность;
- требования к уровню образования и опыту сотрудника;
- требования к знаниям и умениям специалиста.
2. Функциональные обязанности.
Здесь фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.
3. Права.
Основные права, которые отражаются в документе, чаще всего связаны с доступом человека к тем или иным корпоративным сведениям, а также с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.
4. Ответственность.
Здесь фиксируются, как правило, стандартные формулировки — о том, что сотрудник несет ответственность за свои действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами.
5. Заключительные положения.
Здесь обычно отражается, что:
- инструкция составлена в 2 экземплярах;
- сотрудник знакомится с инструкцией и удостоверяет ознакомление с ней подписью.
Утверждается должностная инструкция руководителем предприятия.
Рассмотрим, какие именно формулировки профстандартов могут быть использованы в целях составления должностной инструкции. Полезнее всего будет изучить их в части тех разделов, которые являются в наибольшей степени зависящими от специфики конкретной должности работника («Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права»).
Сборник должностных инструкций, составленных в полном соответствии с действующим законодательством, вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к К+ можно получить бесплатно.
Профстандарт как основа для должностной инструкции: сведения из раздела 1
Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 29.04.2013 № 170н):
- раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
- раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
- раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
- раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.
Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.
Из раздела 1 профстандарта в целях составления инструкции можно извлечь наименование занятия по коду ОК3 (графа «Группа занятий»). Именно эта графа определяет название должности, для которой составляется инструкция. Также наименование должности по инструкции может базироваться на сведениях в графе «Возможные наименования должностей» подраздела «Обобщенная трудовая функция» раздела 3 профстандарта.
Профстандарт как основа должностной инструкции: раздел 2
Второй раздел профстандарта может быть полезен прежде всего как инструмент соотнесения содержания работы человека по существу с определенными профстандартом характеристиками (т. е. с указанными там обобщенной и конкретизированной трудовыми функциями).
Близкие по содержанию работы отдельные трудовые функции объединены в разделе в группы — обобщенные трудовые функции. Для каждой обобщенной трудовой функции (для всех конкретных трудовых функций, которые входят в нее) установлен отдельный уровень квалификации. Например, в профстандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н, предусмотрены обобщенные функции:
- ведение бухгалтерского учета;
- составление и предоставление финотчетности.
Для первой из указанных обобщенных функций требуется наличие квалификации уровня 5, для второй — уровня 6. Законодательно характеристики соответствующих уровней закреплены в приказе Минтрудсоцзащиты РФ от 12.04.2013 № 148н. Так, уровень 5 предполагает, в частности, наличие у человека как минимум среднего образования по профессии, а также практического опыта работы. Уровень 6 требует, в свою очередь, высшего образования или же среднего по программам подготовки специалистов среднего звена и аналогично практического опыта работы.
Профстандарт как основа для должностной инструкции: раздел 3
Конкретные требования к уровню образования и опыту по обобщенным трудовым функциям (и для соответствующих им конкретизированных функций) закреплены в третьем разделе профстандарта. Эти требования могут быть включены в раздел «Общие положения» должностной инструкции.
Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:
- формирования перечня функциональных обязанностей сотрудника по должностной инструкции (им может соответствовать перечень «Трудовые действия», установленный для конкретной трудовой функции в профстандарте);
- формирования перечня знаний и умений сотрудника по должностной инструкции (им могут соответствовать перечни «Необходимые умения» и «Необходимые знания», также установленные для конкретной трудовой функции в профстандарте).
Кроме того, формулировки, приведенные в перечне «Трудовые действия» по профстандарту, могут быть использованы и при составлении раздела «Права» должностной инструкции. Как мы отметили выше, права сотрудника, фиксируемые в инструкции, могут выражаться в получении доступа к определенным данным, а также в возможности взаимодействия с коллегами. Профстандарт вполне может определять и то и другое.
Итоги
Определять перечни трудовых функций работника, фиксируемых в должностной инструкции, работодатели должны на основе профстандартов для соответствующей должности (либо, если это установлено федеральным законодательством, — в полном соответствии с профстандартом). Решение данной задачи облегчается тем, что современные профессиональные стандарты во многих случаях содержат все необходимые сведения для заполнения разделов «Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права» должностных инструкций.
Узнать больше о применении профстандартов вы можете в статьях:
- «Наименование должностей по профстандартам (нюансы)»;
- «Приказ о внедрении профстандартов в организации – образец»;
- «Профстандарт юрисконсульта».