Как правильно составить номенклатуру дел в школе

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2023 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

• устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
• штатного расписания;
• рабочих планов и отчетов;
• НД за предыдущие периоды;
• другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

• структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
• номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
• смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

• «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
• «Номенклатура дел отдела кадров — образец».

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

О принципах составления НД читайте также в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Номенклатура дел в ДОУ в 2023 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Данная новая Номенклатура дел в школе содержит сроки хранения документов актуальные в 2022-2023 году, разработана как образец для школы в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 №57449). Номенклатура дел является обязательным документом общеобразовательной организации.

Типовая номенклатура дел школы, содержащая перечень и новые сроки хранения документов, представляет собой систематизированный перечень документов, определяющих деятельность общеобразовательной организации. Номенклатура дел содержит сроки хранения документов директора и администрации школы, документации по образовательной, методической и воспитательной деятельности, кадровому обеспечению, бухгалтерскому учету и отчетности, документов библиотеки и медицинского кабинета, по организации питания, охране труда и Профсоюзному комитету.

Индекс
дела Заголовок дела (тома, части) Количество
дел
(томов) Срок хранения дела (тома, части)
и № статей по Перечню 1 Примечание 1 2 3 4 5 01. Администрация (канцелярия) 01-01 Нормативные правовые акты органов, осуществляющих управление в сфере образования, регламентирующие образовательные отношения. Копии 1 До минования надобности п. «б» ст. 3, п. «б» ст. 4 ТП 2019 01-02 Устав школы 1 Постоянно ст. 28 ТП 2019 01-03 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) 1 До минования надобности,ст. 24 ТП 2019 01-04 Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ 1 Постоянно
ст. 24 ТП 2019 01-05 Документы (договор, контракт, свидетельства) на право оперативного управления имуществом, на право пользования земельным участком 1 До ликвидации организации ст. 93 ТП 2019 01-06 Лицензия на осуществление образовательной деятельности, медицинской деятельности и приложения к ним 1 5 лет ст. 55 ТП 2019 01-07 Свидетельство о государственной аккредитации 1 До ликвидации организации,
ст. 61 ТП 2019 01-08 Санитарно­-эпидемиологическое заключение на образовательную деятельность, санитарно-эпидемиологическое заключение на медицинскую деятельность 1 5 лет, ЭПК ст. 429 ТП 2019 01-09 Государственное муниципальное задание 1 Постоянно п. «б» ст. 198 ТП 2019 01-10 Годовой отчет о выполнении годового государственного муниципального задания 1 Постоянно п. «а» ст. 211 ТП 2019 01-11 Программа развития 1 Постоянно ст. 193 ТП 2019 01-12 Протоколы коллегиальных органов 1 Постоянно п. «в» ст. 18 ТП 2019 01-13 Протоколы совещаний при директоре 1 Постоянно п. «е» ст. 18 ТП 2019 01-14 Протоколы общих собраний работников 1 Постоянно 22 п. «ж» ст. 18 ТП 2019 01-15 Приказы по основной деятельности Т.1 — 1.01.2021­30.06.2021, Т.2. — 01.07.2021-30.12.2021 Постоянно п. «а» ст. 19 ТП 2019 01-16 Журнал регистрации приказов по основной деятельности 1 Постоянно п. «а» ст. 182 ТП 2019 01-17 Приказы по административно-­хозяйственным вопросам 1 5 лет п. «б» ст. 19 ТП 2019 01-18 Журнал регистрации приказов по административно­-хозяйственной деятельности 1 5 лет п. «в» ст. 182 ТП 2019 01-19 Документы (дипломы, свидетельства, грамоты, благодарности, удостоверения к наградам) о награждении организации за участие в выставках, ярмарках, презентациях 1 Постоянно ст. 369 ТП 2019 01-20 Документы о проверках (акты, справки, переписка) органами госконтроля (надзора) 1 10 лет ст. 141 ТП 2019 01-21 Инструкция по делопроизводству 1 Постоянно ст. 28 ТП 2019 01-22 Номенклатура дел Постоянно ст. 157 ТП 2019 01-23 Обращения граждан и переписка по их рассмотрению 1 5 лет ЭПК ст. 154 ТП 2019 01-24 Журнал регистрации обращений граждан 1 5 лет п. «е» ст. 182 ТП 2019 01-25 Журнал учета выдачи печатей и штампов 1 До ликвидации организации ст. 163 ТП 2019 01-26 Акты уничтожения печатей и штампов 1 3 года ст. 164 ТП 2019 01-27 Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов 1 5 лет п. «г» ст. 182 ТП 2019 01-28 Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм и факсов 1 3 года п. «ж»ст. 182 ТП 2019 01-29 Публичный доклад о работе школы 1 Постоянно ст. 209 ТП 2019 01-30 Отчет о самообследовании 1 Постоянно ст. 209 ТП 2019 01-31 <…> 02. Образовательная деятельность 02-01 Образовательные программы школы по уровням общего образования 1 До замены новыми ст. 271 ПМП 02-02 Дополнительные образовательные программы 1 До замены новыми ст. 271 ПМП 02-03 Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним 1 Постоянно п. «д» ст. 18 ТП 2019 02-04 Книга учета протоколов педагогического совета 1 10 лет ст. 335 ПМП 02-05 Документы по анализу и контролю образовательной деятельности 1 Постоянно, ст. 316 ПМП 02-06 Протоколы заседаний совета родителей (родительского комитета) и документы (справки, доклады, информации) к ним 1 Постоянно, ст. 324 ПМП 02-07 Протоколы заседаний экзаменационных комиссий 1 3 года
ст. 326 ПМП Постоянно, если школа сдает документы на госхрание 02-08 Информация, сведения о работе групп продленного дня 1 3 года ст. 312 ПМП 02-09 Книга учета выдачи медалей обучающимся школ 1 50 лет
ст. 319 ПМП 02-10 Книга учета бланков и выдачи аттестатов (регистрации выданных документов об образовании) 1 50 лет ст. 322 ПМП 02-11 Книга учета выдачи похвальных листов и похвальных грамот 1 50 лет ст. 320 ПМП 02-12 Документы (планы, докладные записки, переписка) о проведении открытых уроков 1 3 года ст. 321 ПМП Постоянно, если школа сдает документы на госхрание 02-13 Протоколы родительских собраний и документы к ним (справки, доклады, информации) 1 5 лет ст. 324 ПМП 02-14 Отчеты о работе совета родителей 1 3 года
ст. 325 ПМП 02-15 Алфавитная книга записи обучающихся 1 50 лет ст.329 ПМП 02-16 Личные дела обучающихся 1 3 года ст. 330 ПМП После окончания школы и при выбытии в другую школу 02-17 Экзаменационные билеты 1 1 год ст. 503 ПМП 02-18 Экзаменационные работы обучающихся 1 1 год ст. 506 ПМП После сдачи экзаменов 02-19 Классные журналы 1 5 лет ст. 331 ПМП 02-20 Журнал учета пропущенных и замещенных уроков 1 5 лет ст. 337 ПМП 02-21 Журнал занятий по дополнительному образованию 1 5 лет ст. 493 ПМП 02-22 Журнал группы продленного дня 1 5 лет ст. 333 ПМП 02-23 03. Методическая деятельность 03-01 Положение о методическом совете 1 Постоянно, п. «а» ст. 34 ТП 2019 03-02 Положения об учебно-­методических объединениях, рабочих группах 1 Постоянно, п. «а» ст. 34 ТП 2019 03-03 Протоколы заседаний методического совета и документы (справки, доклады, информации) к ним 1 Постоянно, п. «д» ст. 18 ТП 2019 03-04 Годовой план работы методического совета 1 5 лет, ЭПК ст. 200 ТП 2019 03-05 Анализ результатов методической работы образовательной организации 1 5 лет, ЭПК ст. 46 ТП 2019 По оперативным вопросам — 5 лет 03-06 04. Воспитательная деятельность 04-01 Планы воспитательных мероприятий и документы к ним 1 3 года ст. 194 ТП 2019 04-02 Переписка по вопросам профориентации, трудового обучения и воспитания 1 3 года ст. 345 ПМП 04-03 Переписка с органами системы профилактики и безнадзорности несовершеннолетних 1 5 лет, ЭПК ст. 70 ТП 2019 04-04 Документы об организации и работе лагерей 1 10 лет
ст. 478 ПМП Постоянно, если школа сдает документы на госхрание 04-05 Документы о проведении олимпиад, викторин по учебным предметам, смотров, конкурсов художественного, технического и других видов творчества школьников 1 До минования надобности ст. 383 ПМП 04-06 Документы о выставках детского художественного и технического творчества 1 До минования надобности ст. 384 ПМП 04-07 Отчеты, информации о работе общественных ученических организаций 1 10 лет ст. 388 ПМП Постоянно, если школа сдает документы на госхрание 04-08 <…> 05. Кадровое обеспечение 05-01 Коллективный договор 1 Постоянно ст. 386 ТП 2019 05-02 Документы о проверках выполнения условий коллективного договора 1 3 года ст. 389 ТП 2019 05-03 Правила внутреннего
трудового распорядка 1 Постоянно ст. 394 ТП 2019 05-04 Штатное расписание и изменения к нему 1 Постоянно ст.40 ТП 2019 05-05 Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) 1 50/75 лет 33 ст. 42 ТП 2019 05-06 Должностные инструкции работников 1 50/75 лет 33 ст. 443 ТП 2019 05-07 Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, дополнительное профессиональное образование, изменение фамилии, поощрения, награждения, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы) 1 50/75 лет 3 ЭПК п. «а» ст. 434 ТП 2019 05-08 Приказы организации по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о
командировках и служебных проверках 1 5 лет п. «б»- «г» ст. 434 ТП 2019 Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет 05-09 Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания) 1 3 года п. «д» ст. 434 ТП 2019 05-10 Журнал регистрации приказов по личному составу) 1 50/75 лет ЭПК п. «б«ст. 182 ТП 2019 О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью — 5 лет 05-11 Журнал учета личных дел работников личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов) 1 50/75 лет ЭПК п. «б» ст. 463 ТП 2019 05-12 Личные дела работников 1 50/75 лет ЭПК33 ст. 445 ТП 2019 Переходящие 05-13 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 1 50/75 лет ЭПК*33 ст. 435 ТП 2019 Переходящие 05-14 Уведомления, предупреждения, работников(ам)работодателем 1 3 годаст. 436 ТП 2019 05-15 Личные карточки работников (ф. Т-2) 1 50/75 лет ЭПК33
ст. 444 ТП 2019 Переходящие 05-16 Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) 1 До
востребования. ст. 449 ТП 2019 Невостребованные — 50/75 лет* 05-17 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 1 50/75 лет 33 п. «в» ст. 463 «в» ТП 2019 05-18 Согласия на обработку персональных данных 1 3 года ст. 441 ТП 2019 После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором 05-19 Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 1 5 лет ст. 304 ТП 2019 05-20 Протоколы заседаний, постановления и другие документы аттестационных комиссий 1 10 лет ЭПК ст. 485 ТП 2019 05-21 Документы по аттестации, определению профессиональных и личностных качеств работников 1 5 лет ст. 484 ТП 2019 05-22 Документы о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности 1 5 лет ст. 488 ТП 2019 05-23 Графики проведения аттестации 1 1 год ст. 490 ТП 2019 05-24 Документы о переподготовке и повышении квалификации и переподготовке работников 1 5 лет ЭПК ст. 491 ТП 2019 05-25 Переписка по аттестации, переподготовке и повышении квалификации работников 1 3 года ст. 499 ТП 2019 05-26 План повышения квалификации педагогических работников 1 5 лет ст. 482 ТП 2019 05-27 Документы о представлении к награждению работников (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений и др.) 1 5 лет ст. 500 ТП 2019 05-28 График отпусков 1 3 года ст. 453 ТП 2019 05-29 Тарификационные списки (ведомости) работников 1 50/75 лет
ст. 400 ТП 2019 05-30 Отчеты работников о командировках 1 5 лет ЭПК ст. 452 ТП 2019 05-31 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 1 5 лет ст. 619 ТП 2019 05-32 Документы ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (планы, отчеты) 1 5 лет ст. 457 ТП 2019 05-33 Документы ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (карточки, листки, повестки) 1 5 лет ст. 458 ТП 2019 После снятия с учета 05-34 Журнал (книга) проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 1 5 лет ст. 459 ТП 2019 05-35 Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету 1 5 лет
п. «е» ст. 463 ТП 2019 05-36 Заявки о потребности в привлечении иностранных работников 1 1 год ст. 377 ТП 2019 05-37 Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 1 год ст. 451 ТП 2019 05-38 06. Бухгалтерский учет и отчетность 06-01 Положение об оплате труда и премировании работников 1 Постоянно п. «а» ст. 294ТП 2019 После замены новыми 06-02 Годовой план финансово-­хозяйственной деятельности 1 Постоянно п. «а» ст. 247 ТП 2019 06-03 Отчеты о выполнении планов финансово-­хозяйственной деятельности организации. Годовые 1 Постоянно п. «а» ст. 272 ТП 2019 06-04 Отчеты о выполнении планов финансово-­хозяйственной деятельности организации. Квартальные 1 5 лет п. «б» ст. 272 ТП 2019 06-05 Документы о проверках (акты, справки, переписка) финансово­-хозяйственной
деятельности 1 5 лет ст. 282 ТП 2019 06-06 Годовая бухгалтерская отчетность 1 Постоянно ст. 268 ТП 2019 06-07 Годовая бюджетная отчетность 1 5 лет п. «а» ст. 269 ТП 2019 06-08 Промежуточные бухгалтерские отчеты 1 5 лет п. «б»
ст. 269 ТП 2019 При отсутствии годовых-постоянно 06-09 Аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности 1 5 лет ст. 286 ТП 2019 Для годовой бухгалтерской отчетности — постоянно 06-10 Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам 1 50/75 лет 3 ст. 308 ТП 2019 06-11 Лицевые счета работников 1 50/75 лет ЭПК3 ст. 296 ТП 2019 06-12 Документы о получении заработной платы (сводные расчетные (расчетно- платежные) ведомости, расчетные листы, доверенности) 1 6 лет ст. 295 ТП 2019 При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет 06-13 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 1 5 лет ст. 298 ТП 2019 . 06-14 Справки о доходах и суммах налога физических лиц 1 5 лет
ст. 312 ТП 2019 При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет 06-15 Исполнительные листы по удержанию из заработной платы 1 5 лет ст. 299 ТП 2019 После исполнения 06-16 Листки нетрудоспособности 1 5 лет ст. 618 ТП 2019 . 06-17 Табели и журналы учета рабочего времени 1 5 лет
ст. 402 ТП 2019 При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет 06-18 Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов 1 5 лет ЭПК ст. 310 ТП 2019 06-19 Документы об инвентаризации активов 1 5 лет ст. 321 ТП 2019 . 06-20 Документы об инвентаризации товарно­-материальных ценностей 1 5 лет ст. 321 ТП 2019 При условии проведения проверки 06-21 Документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества 1 5 лет ст. 323 ТП 2019 После выбытия основных средств и нематериальны х активов 06-22 Договоры о материальной ответственности 1 5 лет ст. 279 ТП 2019 После увольнения материально­-ответственного лица 06-23 Договоры гражданско-­правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 1 50/75 лет 3 ст. 301 ТП 2019 06-24 Договоры с родителями (законными представителями) 1 5 лет ЭПК ст. 11 ТП 2019 После истечения срока действия договора 06-25 Документы учетной политики 1 5 лет ст. 267 ТП 2019 После замены новыми 06-26 Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые
документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка) 1 5 лет ст. 277 ТП 2019 При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 06-27 Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 1 5 лет ст. 280 ТП 2019 После замены новыми 06-28 Документы о взаимных расчетах и перерасчетах 1 5 лет ст. 264 ТП 2019 После проведения взаиморасчета 06-29 Книга учета доверенностей 1 5 лет п. «д»ст. 292 ТП 2019 06-30 Счета-фактуры 1 5 лет ст. 317 ТП 2019 06-31 Журнал учета основных средств 1 До ликвидации организации
п. «а» ст. 329 ТП 2019 06-32 Журнал учета материальных ценностей и иного имущества 1 5 лет п. «б»ст. 329 ТП 2019 06-33 Книга учета приходно-расходных материалов, оборудования 1 5 лет ст. 526 ТП 2019 После списания материальных ценностей 06-34 Положение о закупке товаров, работ, услуг 1 Постоянно
ст. 217 ТП 2019 Для образовательных организаций, работающих по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ 06-35 План-график 1 3 года ст. 218 ТП 2019 06-36 Документы по закупкам 1 3 года ст. 219­223 ТП 2019 06-37 Муниципальные контракты 1 5 лет ЭПК
ст. 224 ТП 2019 После истечения срока действия контракта 06-38 Переписка по осуществлению закупок для нужд организации 1 3 года ст. 229 ТП 2019 06-39 Журнал регистрации заявок на участие в закупках 1 3 года
ст. 227 ТП 2019 06-40 Переписка по вопросам оказания платных услуг 1 5 лет ЭПК ст. 290 ТП 2019 06-41 Документы о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции 1 3 года ст. 511 ТП 2019 06-42 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных, ответственных, материально­-ответственных лиц 1 15 лет ст. 44 ТП 2019 06-43 07. Библиотечно-информационный центр 07-01 Положение о библиотеке 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 07-02 Инвентарная книга, алфавитный каталог 1 Постоянно ст. 330 ТП 2019 07-03 Документы учета материалов справочно­-информационного фонда, библиотеки 1 До ликвидации библиотеки ст. 366 ТП 2019 07-04 Акты списания книг и периодических изданий 1 5 лет ст. 365 ТП 2019 После следующей проверки 07-05 Документы о подготовке и проведении выставок, ярмарок, презентаций 1 5 лет ЭПК ст. 368 ТП 2019 08. Архив 08-01 Положение об архиве, об экспертной комиссии 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 08-01 08-02 Учетные документы архива 1 Постоянно ст. 171 ТП 2019 08-03 Описи дел постоянного хранения 1 Постоянноп.«а» ст. 172 ТП 2019 Неутвержденные — до минования надобности 08-04 Описи дел по личному составу 1 50/75 лет п. «б»
ст. 172 ТП 2019 Неутвержденные, несогласованные — до минования надобности 08-05 Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 1 3 года п. «в»ст. 172 ТП 2019 После уничтожения дел 08-06 Документы учета выдачи дел, документов во временное пользование 1 3 года ст. 175 ТП 2019 После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям — 5 лет 08-07 Документы выемки дел, документов 1 3 года ст. 176 ТП 2019 После возвращения документов. При невозвращении — протоколы, акты включаются в дело фонда — постоянно 08-08 Копии архивных справок, выданные по запросам граждан, документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка) 1 5 лет ЭПК ст. 178 ТП 2019 08-09 Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов 1 5 лет ст. 177 ТП 2019 08-10 Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства 1 5 лет ЭПК ст. 179 ТП 2019 После истечения срока действия договора 08-11 <…> 09. Медицинское отделение 09-01 Положение об организации деятельности медицинского кабинета 1 Постоянно 2 п. «а» ст. 33 ТП 2019 09-02 Медицинские карты обучающихся 1 5 лет ст. 441 ПМП 09-03 Документы о медицинских осмотрах 1 3 года ст. 635 ТП 2019 Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными,
опасными условиями труда — 50/75 лет 09-04 Договор о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования 1 5 лет ст. 627 ТП 2019 После истечения срока действия договора 09-05 Документы о медицинском обслуживании 1 5 лет ст. 369 ПМП 09-06 10. Документация по организации питания 10-01 Положение об организации питания обучающихся школы 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 ………………… 10-02 Положение о бракеражной комиссии школы 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 10-03 Документы (сертификаты, акты, рекламации, заключения, справки) о качестве сырья 1 5 лет ст. 513 ТП 2019 10-04 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания 1 5 лет ст. 276 ТП 2019 10-05 Акты по бракеражу, браковочные извещения, дефектные ведомости и переписка о выбраковке продукции 1 3 года ст. 787 ПМП 10-06 Журнал поставки пищевой продукции 1 3 года ст. 787 ТП 2019 10-07 Комплектовочные ведомости 1 1 год
ст. 512 ТП 2019 10-08 Документы (распоряжения, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции 1 5 лет ст. 518 ТП 2019 10-09 Журнал бракеража скоропортящихся пищевых продуктов, поступающих на пищеблок 1 1 год ст. 967 ПМП 10-10 Журнал учета температурного режима в холодильном оборудовании (на пищеблоке) 1 1 год ст. 967 ПМП 10-11 Журнал бракеража готовой кулинарной продукции 1 1 год
ст. 967 ПМП 10-12 Журнал проведения витаминизации третьих и сладких блюд 1 1 год ст. 967 ПМП 10-13 Технологические карты 1 До замены новыми 10-14 Журнал здоровья 1 1 год ст. 967 ПМП 10-15 <…> 11. Безопасность 11-01 Паспорт безопасности школы 1 Постоянно ст. 594 ТП 2019 После актуализации паспорта 11-02 Документы о повышении антитеррористической защищенности организации 1 5 лет ЭПК ст. 595 ТП 2019 11-03 Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне 1 3 года ст. 598 ТП 2019 11-04 Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях 1 До замены новыми ст. 606 ТП 2019 11-05 Документы об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов 1 5 лет ЭПКст. 611 ТП 2019 11-06 Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности 1 3 года ст. 613 ТП 2019 11-07 <…> 12. Охрана труда 12-01 Отчет по специальной оценке условий труда и документы к нему 1 45 лет ст. 407 ТП 2019 При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет 12-02 Положение о службе охраны труда 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 12-03 Инструкции по охране труда 1 Постоянно п. «а» ст. 8 ТП 2019 12-04 План работы службы охраны труда 1 5 лет ЭПК ст. 200 ТП 2019 12-05 Соглашение по охране труда и документы к нему 1 5 лет ЭПК ст. 11 ТП 2019 После истечения срока действия соглашения 12-06 Годовые статистические сведения образовательной организации о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях (ф. 7- травматизм) 1 Постоянно
п. «а» ст. 335 ТП 2019 12-07 Документы (акты, протоколы, заключения) о несчастных случаях 1 45 лет ст. 425 ТП 2019 Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно 12-08 Журнал (книга) регистрации несчастных случаев 1 45 лет ст. 424 ТП 2019 12-09 Журнал (книга) регистрации вводного инструктажа по охране труда на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового, целевого) 1 45 лет п. «а» ст. 423 ТП 2019 12-10 Журнал (книга) учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда 1 5 лет п. «б»ст. 423 ТП 2019 12-11 Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда 1 5 лет ст. 409 ТП 2019 12-12 <…> 13. Профсоюзный комитет 13-01 Протоколы общих профсоюзных собраний 1 Постоянно
п. «ж» ст. 18 ТП 2019 13-02 Годовой план работы профсоюзного комитета 1 1 год ст. 202 ТП 2019 13-03 Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника 1 1 год ст. 390 ТП 2019 После принятия решения 13-04 <…>

ПРИМЕРНАЯ  НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению

Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);

-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;

-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.

Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.

В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента

При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.

ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации. 

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и № статей по перечню

Примечания

1	2	3	4
01. Организационно-распорядительная деятельность
01-01	Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы	ДМН, ст. 1-б	Касающиеся деятельности учреждения – постоянно
01-02	Устав	Постоянно, ст. 13-а
01-03	Лицензии на право ведения образовательной  деятельности, дополнительных образовательных услуг	Постоянно, ст. 19
01-04	Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации	Постоянно, ст. 21
01-05	Договор с учредителем	Постоянно, ст. 14
01-06	Приказы директора учреждения по основной деятельности	Постоянно, ст. 6-а
01-07	Журнал регистрации приказов по основной деятельности	Постоянно ст. 72-а	Хранятся в организации
01-08	Годовые планы работы учреждения	Постоянно, ст. 90-а
01-09	Годовые отчеты учреждения	Постоянно, ст. 114-б
01-10	Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения	3 года, ст. 10-б	После замены новыми
01-11	Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении	Постоянно, ст. 10-а
01-12	Протоколы совещаний у директора	Постоянно, ст. 5-г
01-13	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора	Постоянно, ст. 36-а
01-14	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц	5 лет, ст. 36-б	После смены должностного, материально-ответственного лица
01-15	Протоколы заседаний совета учреждения	Постоянно, ст. 5-в
01-16	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности	5 лет, ст. 6в
01-17	Переписка с организациями по основным вопросам деятельности	5 лет ЭПК, ст. 12
02. Организация учебного процесса
02-01	Годовой план учебно-воспитательной работы	Постоянно, ст. 90-а
02-02	Годовой отчет об учебно-воспитательной работе	Постоянно, ст. 114-б
02-03	Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг)	ДЗН, ст. 273	Перечень просвещения, 1989 г.
02-04	Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах	Постоянно,  ст. 16
02-05	Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах	Постоянно, ст. 39
02-06	Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ)	5 лет, ст. 211	Перечень просвещения, 1989 г.
02-07	Протоколы заседаний педагогического совета учреждения	Постоянно, ст. 5-в
02-08	Протоколы заседаний методических объединений учреждения	Постоянно,  ст. 5-в
02-09	Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми	Постоянно, ст. 42
02-10	Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми	5 лет, ЭПК, ст. 58
02-11	Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень)	50 лет, ст. 323	Перечень просвещения, 1989 г.
02-12	Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень)	50 лет, ст. 322	Перечень просвещения, 1989 г.
02-13	Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании	50 лет, ст. 323	Перечень просвещения, 1989 г.
02-14	Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей	50 лет, ст. 319	Перечень просвещения, 1989 г.
02-15	Книга учета пропущенных и замещенных уроков	5 лет, ст. 337	Перечень просвещения, 1989 г.
02-16	Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся	Постоянно, ст. 383	Перечень просвещения, 1989 г.
03. Учебно-воспитательная деятельность
03-01	Расписание занятий	1 год, ст. 380
03-02	Классные журналы	5 лет, ст. 605	Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет
03-03	Индивидуальные учебные планы педагогов	5 лет, ст. 574	Т.П. 1989 г.
03-04	Приказы директора учреждения по движению учащихся	75 лет, ЭПК,  ст. 6-б
03-05	Алфавитная книга записи учащихся	50 лет,      ст. 329	Перечень просвещения, 1989 г.
03-06	Личные дела учащихся	3 года , ст. 330	После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г.
03-07	Экзаменационные работы учащихся	3 года, ст. 328	Перечень просвещения, 1989 г.
03-08	Протоколы заседаний экзаменационных комиссий	3 года, ст. 326	Перечень просвещения, 1989 г.
03-09	Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ)	5 лет, ст. 327	Перечень просвещения, 1989 г.
03-10	Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения	5 лет, ЭК
03-11	Журнал группы продленного дня	5 лет, ст. 333	Перечень просвещения, 1989 г.
03-12	Журнал учета факультативных занятий	5 лет, ст. 332	Перечень просвещения, 1989 г.
03-13	Журнал учета кружковой работы	5 лет, ст. 332	Перечень просвещения, 1989 г.
04. Кадровое обеспечение
04-01	Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении	Постоянно, ст. 35-а	Персональные –  в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003
04-02	Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении)	75 лет, ст. 6-б
04-03	Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях)	5 лет, ст. 6-б, прим.
04-04	Личные дела педагогов и работников учреждения	75 лет, ЭПК, ст. 337-б
04-05	Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников)	75 лет, ЭПК, ст. 339
04-06	Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет, ЭПК, ст. 338
04-07	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий	15 лет, ЭПК, ст. 359
04-08	Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу	75 лет, ст. 358-а
04-09	Книга (журнал) регистрации трудовых договоров	75 лет, ст. 358-д
04-10	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования, ст. 342	Невостребованные – не менее 50 лет
04-11	Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет, ст. 358 е
04-12	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет, ст. 343
04-13	Графики предоставления отпусков	1 год, ст. 356
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01	Штатное расписание и изменения к нему	Постоянно, ст. 32-а
05-02	Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним	Постоянно, ст. 112-а
05-03	Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним	Постоянно, ст. 135-б
05-04	Годовые отчеты об исполнении сметы расходов	Постоянно, ст. 140-б
05-05	Годовые отчеты по налогам	Постоянно, ст. 170 а
05-06	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному)	Постоянно, ст. 143
05-07	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов	5 лет, ст. 145	При условии завершения проверки (ревизии)
05-08	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 лет, ЭПК, ст. 186	После истечения срока действия договора
05-09	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5 лет, ст. 148	При условии завершения проверки
05-10	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)	5 лет, ст. 150	При условии завершения проверки
05-11	Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет, ст. 192	При условии завершения проверки
05-12	Исполнительные листы	ДМН, ст. 162	Не менее 5 лет
05-13	Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	5 лет, ЭПК, ст. 193-б	После окончания срока действия последнего договора, соглашения
05-14	Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений)	5 лет, ст. 193-в	После ликвидации основных средств
05-15	Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)	5 лет, ст. 193-д	При условии завершения проверки
05-16	Книги (журналы, карточки) учета доверенностей	5 лет, ст. 193-п	При условии завершения проверки
05-17	Положение о премировании работников	5 лет, ЭПК, ст. 154	После замены новыми
05-18	Лицевые счета работников	75 лет, ЭПК, ст. 153
05-19	Договоры о материальной ответственности	5 лет, ст. 189	После увольнения материально-ответственного лица
05-20	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5 лет, ст. 157
05-21	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	ДМН, ст. 165	Не менее 5 лет
05-22	Листки нетрудоспособности	5 лет, ст. 475
05-23	Графики учета рабочего времени	1 год, ст. 281
06. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
06-01	Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе	Постоянно, ст. 10-а
06-02	Положения об ЭК и архиве учреждения	Постоянно, ст. 16
06-03	Номенклатура дел учреждения	Постоянно, ст. 67-а
06-04	Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК	Постоянно, ст. 5-в
06-05	Описи дел постоянного хранения	Постоянно, ст. 74-а
06-06	Описи дел временного хранения	3 года, ст. 74-б	После уничтожения дел
06-07	Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Постоянно, ст. 73	На муниципальное хранение передается при ликвидации
06-08	Журнал учета выдачи дел во временное пользование	3 года, ст. 75-д
06-09	Журнал регистрации поступающих документов	3 года, ст. 72-б	В электронной форме
06-10	Журнал регистрации отправляемых документов	3 года, ст. 72-б	В электронной форме
06-11	Журнал регистрации телефонограмм	3 года, ст. 72-г	В электронной форме
06-12	Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению	5 лет, ст. 56-б	В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
06-13	Журнал регистрации обращений граждан	5 лет, ст. 72-в
07. Административно-хозяйственная деятельность, материально-техническое обеспечение
07-01	Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком	Постоянно, ст.57
07-02	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год, ст. 407	После замены новыми
07-03	Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования	5 лет, ЭПК, ст. 186	После истечения срока действия договора
07-04	Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении	5 лет, ст. 436	После истечения срока действия договора
07-05	Технические паспорта здания и оборудования	5 лет, ЭПК, ст. 430	После ликвидации здания, списания оборудования
07-06	Технические паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств ст. 451
07-07	Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения	1 год, ст. 420
07-08	Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции	5 лет, ст. 394
07-09	Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования	5 лет, ст. 401
07-10	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением	5 лет, ЭПК, ст. 434
07-11	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов	Постоянно, ст. 409
08. Охрана труда, техника безопасности
08-01	Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности	5 лет, ЭПК, ст. 295
08-02	Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности	10 лет, ст. 299
08-03	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	ДЗН, ст.309
08-04	Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности	5 лет, ст. 314
08-05	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет, ст. 315
08-06	Книга учета инструктажа по технике безопасности	10 лет, ст. 316-б
08-07	Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно, ст.320
08-08	Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях	45 лет, ЭПК, ст. 322-а	Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
08-09	Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения	5 лет, ст.326
08-10	Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников	5 лет, ст.330
09. Библиотека
09-01	Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов	До  ликвидации библиотеки, ст. 819	Т.П. 1989 г.
09-02	Книги суммарного учета библиотечного фонда	До ликвидации библиотеки, ст. 820	Т.П. 1989 г.
09-03	Дневник учета работы библиотеки	До ликвидации библиотеки, ст. 820	Т.П. 1989 г.
09-04	Картотеки учета периодических изданий	До ликвидации библиотеки, ст. 824	Т.П. 1989 г.
09-05	Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу	3 года, ст. 825	Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда
09-06	Картотеки формуляров выданных книг	До ликвидации библиотеки, ст. 826	Т.П. 1989 г.
09-07	Книги учета литературы	3 года, ст. 827	Т.П. 1989 г.
09-08	Списки литературы, изъятой из обращения	До ликвидации библиотеки, ст. 828	Т.П. 1989 г.
09-09	Акты списания книг и периодических изданий	10 лет, ст. 831	Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда
09-10	Акты инвентаризационных проверок библиотеки	До ликвидации библиотеки, ст. 834	Т.П. 1989 г.
09-11	Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные)	До ликвидации библиотеки, ст. 836	Т.П. 1989 г.
10. Медицинская часть
10-01	Медицинские карты (истории болезней) детей	5 лет, ст. 441	Перечень просвещения, 1989 г.
10-02	Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся	3 года, ст. 691	Т.П. 1989 г.
10-03	Требования (заявки) на медикаменты	3 года,  ст. 724	Т.П. 1989 г.

СОГЛАСОВАНО

ЭПМК агентства

по делам архивов Пермского края

Протокол от 26.04.2007 № 4

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 07.09.2006 № 10

Список сокращенных слов

ДЗН – до замены новыми

ДМН – до минования надобности

Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия