Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2023 году
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2023
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.
Общие правила ведения личных дел
Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».
На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.
На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.
Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.
Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.
Оформление личного дела работника
Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.
На нем указывают:
- название компании;
- название отдела, где будет работать новый специалист;
- номер личного дела;
- номер тома (при наличии).
Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.
Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.
Обычно список документов в личном деле работника такой:
- Внутренняя опись документов.
- Заявление о приеме на работу.
- Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
- Личный листок по учету кадров.
- Дополнения к личному листку.
- Трудовой договор, а также допники к нему.
- Должностная инструкция сотрудника.
- Характеристики и письма от прежних работодателей.
- Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
- Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
- Данные об аттестации.
- Данные медосмотров.
- Лист-заверитель дела.
Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.
Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.
Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.
Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.
Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:
- Паспорт.
- Военный билет.
- СНИЛС;
- Диплом об образовании.
- Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
- Свидетельство о рождении ребенка.
- Свидетельство о перемене имени или фамилии.
Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.
Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП:
1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:
- от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.
2. За повторное нарушение штраф составит:
- от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
- от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.
3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:
- от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.
4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:
- от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
- от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.
Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.
Ведение личного дела работника
Итак, папка есть. Что дальше?
- Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
- Каждый лист дела нужно пронумеровать.
- Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
- Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.
Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.
Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.
Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.
Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.
Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.
Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.
Порядок и сроки хранения личных дел
В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.
Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.
Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.
При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.
Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.
При передаче дела на хранение нужно:
- убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
- на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
- заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.
Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.
Все, дело готово для хранения.
Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
• опись дел по личному составу (Приложение 15);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей:
• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);
• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);
• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).
2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):
• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• лицевые счета;
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях;
• журналы учета документов по личному составу.
Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.
■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).
Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).
■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).
Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.
Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.
■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.
4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.
5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.
Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.
6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.
ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).
Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).
СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.
Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.
Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).
■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.
Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.
■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).
■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».
■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).
■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.
■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».
ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи;
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).
■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.
Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.
В историческую часть вносят сведения:
• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;
• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.
В историографической части:
• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;
• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;
• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.
Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.
Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).
■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:
• предисловие;
• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);
• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;
• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).
Приведем пример оглавления.
■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:
■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).
■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также
грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).
■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.
Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.
В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).
СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.
Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).
По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).
[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2017.
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2020 г.
Содержание журнала № 21 за 2020 г.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
ОСН
УСН
ЕСХН
ПСН
ЕНВД
Иметь отдельные папочки на каждого сотрудника (так называемые личные дела) весьма удобно: документы лежат в одном месте, легко ищутся и шансы, что какой-либо сотрудник случайно увидит личные данные своих коллег, сведены к минимуму. Поэтому многие коммерческие компании формируют эти папки, даже несмотря на отсутствие у них такой обязанности. О том, как рационально организовать работу с личными документами работников, читайте в нашей статье.
Как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных
Немного о правилах оформления личных дел
Если коротко, то для коммерческих компаний никаких правил на законодательном уровне не установлено, ведь, как уже отмечалось, вести личные дела работников они не обязаны. Обязанность по их составлению есть только в отношении гражданских служащихЗакон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Поэтому работодатель самостоятельно с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов определяет то, как он будет работать с данными своих сотрудников, и издает соответствующий локальный нормативный акт об этомст. 87 ТК РФ. В нем рекомендуем прописывать, в частности, следующую информацию:
•правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, а также перечень лиц, на которых такие дела заводятся;
•порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения сотрудников;
•должности лиц, ответственных за это.
При создании этого документа можно руководствоваться п. 3.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, а также п. 1.2 Методических рекомендаций по применению указанных Правил.
В целом алгоритм ведения личного дела простой: как только приняли сотрудника на работу, заведите на него отдельную папку и пополняйте ее на протяжении всей его трудовой деятельности в компании. Расскажем, как эта папка может выглядеть и каким может быть ее наполнение.
Какой может быть обложка
Можно использовать утвержденную формуприложение 11 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; приложение № 28 к Правилам организации хранения, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила Минкультуры) или же разработать свою собственную. В таком случае распечатайте форму и вложите ее первым документом в папку или приклейте на обложку. Можно поступить проще и приобрести готовые картонные папки-скоросшиватели «Дело».
На обложке следует отражать сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать того или иного работникап. 4.25 Правил Минкультуры. Вот примерный образец.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика») (наименование организации)Наименование организации указывайте полностью, в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, то его пропишите в скобках |
|
Бухгалтерия (наименование структурного подразделения)Отразите наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться новичок, при этом лучше оставить пару строк для информации о новом отделе в случае перевода работника на новое место |
ДЕЛО № 03-25Номер дела присвойте сами в соответствии с номенклатурой, принятой в организации ТОМ № Номер тома указывается при наличии. Новый том рекомендуется заводить, как только количество листов в папке превысит значение 250 или как только его толщина в корешке станет больше 4 смп. 4.20 Правил Минкультуры
|
Сторожев Владислав Юрьевич (заголовок дела) |
|
Дата начала: |
01 апреля 2013 г. |
| (крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры |
|
Дата окончания: |
20 июля 2020 г. |
| (крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры |
На 65 листах
Хранить 50 лет
Заполняйте эти строки после увольнения сотрудника перед сдачей дела в архив
Какие документы складывать в папочку
Как уже отмечалось, конкретного списка документов, которые должны содержаться в личном деле работника, нет. Его устанавливает работодатель самостоятельно в локальном акте. Очевидно одно: в папке «Дело» должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике. Поэтому, как правило, в личное дело включают:
•копии документов, которые при заключении трудового договора предъявил работник. Приведем наиболее распространенные документыст. 65 ТК РФ:
—паспорт;
—трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
—карточка СНИЛС;
—документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
—документ об образовании и (или) о квалификации.
Коммерческие организации вовсе не обязаны вести личные дела работников, но большинство делает это. Ведь гораздо удобнее, когда все по полочкам
В отдельных случаях с учетом специфики работы будущий сотрудник компании при трудоустройстве должен предъявлять работодателю дополнительные документыч. 3, 4 ст. 63, статьи 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ.
К примеру, при приеме на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры работников, необходимо прикладывать к общему пакету документов еще и медзаключение, подтверждающее пригодность к работеп. 12 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н.
Представлять свидетельство о присвоении ИНН, свидетельства о рождении детей, справку по форме № 182н, справку 2-НДФЛ от предыдущего работодателя работник не обязан. Но эти документы нужны для расчета налогов и пособий, поэтому можно попросить у работника эти документы;
•документы, сопровождающие процесс приема на работу и подтверждающие факт трудоустройства. К таким документам, к примеру, относятся:
—заявление о приеме на работу;
—трудовой договор;
—должностная инструкция;
—копия приказа о приеме на работу;
—личная карточка;
—анкета (личный листок по учету кадров);
—договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
•документы, возникающие в процессе трудовой деятельности в компании. К примеру, в личное дело можно подшивать:
—дополнительные соглашения к трудовому договору;
—приказы (или их копии) по сотруднику, например о его повышении, переводе, применении дисциплинарных взысканий;
—различного рода заявления;
—копии документов, необходимых для предоставления работнику вычетов и льгот;
—копии документов о повышении квалификации;
•документы, оформляемые при увольнении. Это заявление и копия приказа об увольнении.
Листы сложенных в папку документов нумеруйте арабскими цифрами. По стандарту делопроизводства это делается в верхнем правом углу карандашом или нумератором.
Нужна ли внутренняя опись документов
В целях систематизации хранения и учета документации, подшиваемой в личное дело работника, имеет смысл оформлять его внутреннюю описьп. 4.30 Правил Минкультуры. В ней рекомендуется прописывать информацию о реквизитах документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Это делает их поиск оперативным.
Документы во внутренней описи указывайте в хронологическом порядке: сначала те, которые были получены при приеме на работу, а после — по мере их поступления в кадровую службу (бухгалтерию)п. 4.20 Правил Минкультуры. То есть постепенно опись будет дополняться.
Если из дела изымается какой-либо документ, укажите информацию об этом, например, в графе «Примечание» с пометкой о том, кто изъял и по какой причине.
В конце документа должна стоять итоговая запись о количестве документов в деле и о количестве листов, которые занимает сама опись. Она проставляется в день, когда дело подлежит закрытию, то есть в день увольнения сотрудника. В этот же день лицо, ответственное за ведение дела, должно завизировать опись. Вот так может выглядеть этот документприложение № 27 к Правилам Минкультуры.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 03-25
| Итого | 30 (тридцать) | документов |
| (цифрами и прописью) |
|
Количество листов внутренней описи |
1 (один) |
| (цифрами и прописью) |
| Начальник отдела кадров |  |
О.И. Филиппова | ||
| (наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
Дата 20.07.2020
Размещают внутреннюю опись, как правило, либо на обороте титульного листа личного дела, либо в конце списка собранных документов.
А как же Закон о персональных данных?
Дополнительно о том, как организовать работу с персональными данными сотрудников, читайте:
2018, № 23
Да, копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета сотрудников и других документов содержат в себе их персональные данные, а значит, хранение таких документов подпадает под обработку персональных данныхп. 3 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ). Поэтому, если решите хранить их в личном деле работника, получите на это его согласиеДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом. Оно должно быть оформлено в бумажном или электронном виде и заверено соответственно собственноручной или электронной подписью.
Вот образец согласия на обработку персональных данных с отметками о том, какую информацию должен содержать в себе этот документч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.
Генеральному директору
ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
Я, Сторожев Владислав Юрьевич, паспорт: серия 40 95, номер 123456, выдан 11.11.95 ОВД Одинцовского района г. Москвы, код подразделения 459-653, адрес регистрации по месту проживания: 111672, г. Москва, ул. Суздальская, д. 20, к. 1, кв. 253,
Ф. и. о. лица, дающего согласие, его адрес, а также сведения об основном документе, удостоверяющем личность
в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях, предусмотренных ст. 86 Трудового кодекса РФ,Цель обработки персональных данных. При хранении личных данных работников должны преследоваться конкретные, заранее определенные законные цели — это обязательное условие даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»), расположенному по адресу: 119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6,Наименование и адрес работодателя, который получает согласие на обработку данных на обработку (с использованием и без использования средств автоматизации) моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.Перечень действий с персональными данными и общее описание способов их обработки
Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
— фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
— паспортные данные;
— СНИЛС;
— ИНН;
— сведения о семейном положении и составе семьи, необходимые для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
…
Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.Срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва
|
01 апреля 2013 г. (дата) |
(подпись) Подпись лица, дающего согласие |
В.Ю. Сторожев (расшифровка подписи) Подпись лица, дающего согласие |
Согласие на обработку персональных данных также может храниться в личном деле работника.
Куда это все потом девать
Пока сотрудник трудится в компании, хранить его личное дело следует в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. А после его увольнения дело надо передать в архив организации. Делается это не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводствеп. 4.1 Правил Минкультуры. До момента передачи в архив документы по личному составу могут ждать своего часа, к примеру, в папке «Личные дела уволенных работников».
Обращаем ваше внимание, что если через какое-то время уволенный сотруник решит вернуться к вам на работу, то на него надо будет завести новое личное дело. Прежняя папочка на него так и продолжит храниться в архиве.
Перед передачей дела в архив проведите проверку его оформления. Сверьте, совпадает ли информация во внутренней описи с фактическим содержанием дела и соответствуют ли номера листов дела в ней действительности. Если нет, внесите корректировку.
Далее оформите лист-заверитель делаприложение № 8 к Правилам Минкультуры. В нем отметьте количество листов в деле, а также опишите особенности физического состояния и формирования дела. К примеру, если какой-то из документов истрепался или часть его текста неразборчива, напишите об этом.
Таким образом, в начале личного дела у вас должна быть расположена внутренняя опись, а в конце — лист-заверитель дела.
Далее подшейте личное дело или переплетите. Важно сделать это так, чтобы можно было свободно прочитать текст и реквизиты документов. На обложке проставьте дату окончания дела, общее количество листов в нем (не забыв приплюсовать к общей сумме количество листов описи и листов-заверителей), а также срок его хранения. Вот, собственно, и все, дело готово к передаче в архив.
Приведем образец заполнения листа-заверителя дела.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 03-25
В деле подшито и пронумеровано 63 (шестьдесят три) (цифрами и прописью) листов
с № 1 по № 63, в том числе:
|
литерные номера листовЛитерные номера проставляют, как правило, при наличии ошибок в нумерации листов. Допустим, какой-то лист был не учтен, а между тем он должен находиться, к примеру, между листами 55 и 56, тогда ему можно присвоить номер 55а |
нет |
; |
|
пропущенные номера листов |
нет |
; |
|
+ листов внутренней описи |
1 (один) |
; |
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| Надорваны и склеены листы | 20—22 |
| Загрязнения в виде пятен желтого цвета | 43 |
| Начальник отдела кадров | |
О.И. Филиппова | ||
| (наименование должности работника) | подпись | (расшифровка подписи) |
Дата 20.07.2020
* * *
Срок хранения личных дел руководителей и работников организации составляет 50/75 лет. Это означает, что хранить дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., надо 50 лет, а дела, законченные делопроизводством до указанной даты, — 75 летст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок этот исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
И поскольку срок весьма велик, есть вероятность, что фирма ликвидируется раньше, чем он истечет. В таком случае сдайте личные дела работников в государственный или муниципальный архивп. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Так в случае необходимости ваши сотрудники смогут подтвердить факт работы в вашей организации.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда