Как правильно составить письмо напоминание

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  • об исполнении взятых на себя обязательств,
  • о соблюдении норм закона,
  • о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Примеры писем-напоминаний:

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-напоминания .docСкачать образец заполнения письма-напоминания .doc

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  • сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
  • причину напоминания,
  • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
  • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

  1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
  2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
  3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
  4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Образец письма-напоминания

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

  • электронную почту,
  • факсовым сообщением
  • или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

  • по почте;
  • курьером;
  • по и-мейл;
  • факсом;
  • передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

  • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  • условия, на которых предлагается взаимодействие;
  • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Скачать пример письма-напоминания с предложением о сотрудничестве .doc

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

Мы предлагаем:

  • размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
  • изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  • нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  • аудиореклама на местной радиостанции;
  • проведение тематических мероприятий и др.

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Скачать пример письма-напоминания о выполнении обязательств .doc

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

Источник

Письмо-напоминание (образец ниже) — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

Письмо напоминание (образец ниже) может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Наиболее часто письма напоминания пишут, когда нарушаются обязательства и не соблюдаются нормативные правила.Такие письма составляют, когда не получается получить ответ с помощью переговоров или устных запросов.

Письмо напоминание часто предшествует письму требованию или письму претензии https://delovoe-pismo.com/reklamatsiya-pismo-pretenziya/. В нем не должно быть требований и угроз. Вы должны деликатно указать адресату на необходимость выполнения обязательств или соблюдения законодательных норм.

Когда вы пишите письмо напоминание, то оно должно состоять только из одного напоминания. Также иногда оно может содержать дополнительную информацию, которая разъясняет позицию автора письма. Очень редко и только в исключительных случаях вы можете предупредить адресата о применении законодательных мер, если он не выполнит свои обязательства.

Фразы, используемые в письмах напоминаниях:

«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».

Письмо напоминание (образец) по поставке оборудования

Уважаемый Имя Отчество,

Напоминаем Вам о поставке оборудования по производству шин и просим подтвердить Ваше согласие или отказ от приобретения данного оборудования в срок до 29.01.2018 года.

с уважением, …

Напоминание об оплате услуг

Уважаемый Имя Отчество,

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 111-1 от 23.02.2018 года Ваша компания должна оплатить обучение курсов повышения квалификации бухгалтеров в количестве пяти человек до 25.03.2018 года.

с уважением, …

Письмо напоминание (образец) об отгрузке изделий

Уважаемый Имя Отчество,

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 №
8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные
изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля
месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт.,
предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего
времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий
является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку
изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора
предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за
каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

Письмо напоминание (образец) в случае отсутствия ответа на письмо

Уважаемый Имя Отчество,

12.06.2018 года мы направили Вам письмо с просьбой оплатить задолженность
Вашей компании (лицевой счет № ХХХХ8) по абонементной плате за пользование
услугами связи. Задолженность за май 2018 г. составила 5000 руб.
К сожалению, в АО «Коммуникационные связи» до сих пор не поступил
платеж за указанную задолженность. А также мы не получили от Вас никакого ответа.

В связи со сложившейся ситуацией просим Вас произвести оплату в наиболее кратчайший срок.
При непоступлении оплаты в течение 7 дней после отправки нашего письма в соответствии со ст. 17 закона «О коммуникациях» Ваш телефонный узел будет отключен.
При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки письма Договор на оказание услуг связи будет расторгнут с Вами в одностороннем порядке .

с уважением, …

Пример письма напоминания о
соблюдении правил в компании

Уважаемые коллеги,

        Просим
обратить ваше внимание, что согласно «Правил трудового распорядка
компании» №3 от 21.02.2021 года разделу «Внутреннее время»,
рабочее время должно соблюдаться строго в соответствии со временем, указанным в
 трудовом договоре  сотрудника.

       Просим руководителей подразделений (ответственных работников) сообщать нам по электронной почте об отсутствии работника на рабочем месте с указанием причин.

                  с уважением, Отдел HR

Related posts:

Источник

Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств. При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя. Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Ранее мы приводили примеры составления деловых писем, ознакомиться с их образцами вы можете тут.

Содержание

  • Назначение письма-напоминания
  • Образец письма напоминания и правила составления
  • На что обратить внимание при составлении письма с напоминанием
  • Порядок отправки и срок ответа
    • Поделиться ссылкой:

Назначение письма-напоминания

Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:

  • о ранее высланном коммерческом предложении;
  • о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
  • о поставке товаров, выполнении услуги;
  • о денежном переводе в оговоренные сроки;
  • о наступлении важного мероприятия;
  • о начале или продолжении проведения переговоров и др.

Письмо может быть составлено любым уполномоченным на то сотрудником в соответствии со сложившейся системой иерархии. Например, напоминание на имя главного директора корректно отправить также от руководителя компании. Письмо в адрес бухгалтерии о выставлении счета можно направить бухгалтеру, напоминание об ответе на коммерческое предложение – менеджеру по продажам и т.п.

Образец письма напоминания и правила составления

Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

  1. Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  2. Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
  3. Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
  4. Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.
  5. При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
  6. В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.

Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец.

письмо напоминание образец

Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя. Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

На что обратить внимание при составлении письма с напоминанием

Вне зависимости от цели составления напоминания отправитель должен добиться своей цели, т.е. привлечь внимание заочного собеседника и замотивировать его на выполнение нужных действий. Для этого следует придерживаться общих правил:

  1. Писать кратко и информативно – все письмо должно занять 2-3 абзаца, максимум 1 страницу.
  2. Четко обосновать необходимость действий, сославшись на конкретный пункт договора или законодательные нормы.
  3. Четко описать желаемые действия – поставить товар в течение 1 месяца и т.п.
  4. Ясно дать понять, что при игнорировании письма компания подаст исковое заявление с требованием компенсации возникшего ущерба.

Порядок отправки и срок ответа

Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

  • по электронной почте;
  • по Почте России;
  • через курьера, частную службу доставки;
  • по факсу.

Предпочтительнее всего направить напоминание в виде физического письма, которое можно вручить лично в руки руководителю, его заместителю или секретарю. В таком случае у отправителя на руках останется уведомление о вручении – дополнительное доказательство того, что сторона пыталась урегулировать разногласия в досудебном порядке.

Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

Поделиться ссылкой:

Источник


Загрузить PDF


Загрузить PDF

Написать электронное письмо с дружеским напоминанием не так-то просто. Важно не показаться назойливым или нетерпеливым, но при этом донести до собеседника свою мысль. Используйте в письме дружелюбное приветствие и мягкие формулировки. Приведите необходимое напоминание, чтобы получатель четко понял ваши намерения. Убедитесь в отсутствии ошибок, чтобы дополнить дружелюбный тон профессиональным исполнением.

  1. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 1

    1

    Поприветствуйте получателя. В деловой переписке необходимо использовать стандартные приветствия вроде «Уважаемый господин». Личная переписка постепенно становится все более и более стандартной. Рассмотрите несколько примеров, которые помогут дружелюбно начать письмо:[1]

    • Здравствуй, Алексей;
    • Приветствую;
    • Сколько лет, сколько зим;
    • Привет![2]

  2. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 2

    2

    Упомяните личную связь с получателем. Если сразу перейти к напоминанию, то письмо может показаться холодным. Укажите личную связь с адресатом при помощи фраз, описывающих ваши отношения или совместные воспоминания. Например:[3]

    • Как твои дела в школе?
    • Как поживаешь, друг мой?
    • Здорово же мы погуляли на прошлых выходных!
    • Когда мы последний раз беседовали, в прошлом месяце?
    • Я до сих пор нахожусь под впечатлением от нашей поездки! Уже жду следующей весны.

  3. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 3

    3

    Используйте мягкие формулировки. Данный совет особенно важен для части письма, в которой содержится напоминание. Если вы давно не общались, то вполне уместны искренние сожаления или тактичная просьба простить вас, что причиной письма стала необходимость напоминания. Вот несколько примеров:

    • Увы, мы видимся все реже, но я бы хотела тебе напомнить о …
    • После рождения сына у меня редко выдается свободная минута, но хочу напомнить, что …
    • Ты был очень занят, а я решил не докучать без причины, но сейчас хочу напомнить тебе о …

  4. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 4

    4

    Будьте вежливы. При важном напоминании легко перейти на слишком резкий тон. Помните, что в жизни получателя также происходят важные события. Не забывайте о словах «прошу тебя», «буду благодарна» и синонимичных фразах. Используйте подобные вежливые фразы:[4]

    • Прости, что отвлекаю тебя, но хотелось бы убедиться …
    • Прошу тебя поскорее ответить на письмо, если будет такая возможность …
    • Благодарю, что ты нашел время прочитать письмо и написать ответ. Для меня это важно.
    • С нетерпением жду твоего ответа.

    Реклама

  1. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 5

    1

    Заполните строчку темы. Необязательно придумывать что-то оригинальное. Вполне подойдет четкая и однозначная формулировка. Адресат с первого взгляда поймет цель письма. Некоторые примеры темы дружеского напоминания:

    • Уточнение;
    • Напоминание;
    • Касательно грядущей встречи;
    • Участникам поездки.[5]

  2. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 6

    2

    Укажите ваше напоминание. В попытках оставаться дружелюбным и вежливым легко забыть о наиболее важной детали, включая напоминание. Поместите соответствующий абзац в начало письма сразу после приветствия и упоминания о личной связи. Например:[6]

    • «Привет, Андрей!
      Давно уже не общались с тобой. Как жена и дети? Мои малыши не дают спокойно вздохнуть, но считаю важным напомнить тебе …».
    • «Здравствуй, бабушка!
      Прости, давно собираюсь написать тебе. Постоянно что-то отвлекает. Хочу напомнить, что мы приглашаем тебя на ужин…».

  3. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 7

    3

    Используйте краткие фразы. Известно, что вежливость в переписке требует более пространных формулировок. Например, фраза «Работай усерднее» будет более вежливой в таком виде: «Тебе следует прикладывать больше усилий». Такие выражения звучат вежливо, но могут размыть суть письма.

    • Используйте упрощенную структуру письма. Сообщение может иметь такой вид: Приветствие (начало) → Личная связь → Напоминание → Прощание (конец).[7]

  4. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 8

    4

    Удалите ненужную информацию. Задумайтесь, насколько необходимо каждое предложение или даже конкретное слово. В некоторых ситуациях «необходимость» может иметь широкое значение вроде: «Это необходимо, чтобы письмо не показалось холодным». Удалите из письма все ненужные слова и фразы.[8]

    • Можно безболезненно удалить наречия («очень», «точно», «сильно», «невероятно», «весьма»), чтобы сделать письмо более лаконичным.[9]

  5. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 9

    5

    Завершите письмо прощанием. В заключительной части письма необходимо попрощаться с адресатом. [10]
     Используйте фразы вроде «Всего наилучшего», «С уважением», «Ваш друг» и «С наилучшими пожеланиями». После этого поставьте свою подпись. Следует понимать, что такое прощание может показаться официально безличным. Напишите примерно следующее:

    • Твой друг;
    • Удачи;
    • Всех благ;
    • Хорошего дня;
    • До связи;
    • Жду скорейшего ответа.[11]

    Реклама

  1. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 10

    1

    Перечитайте письмо. Даже беглое прочтение поможет найти закравшиеся ошибки. Когда письмо будет готово, проверьте грамматику и правописание.

    • Многие почтовые службы используют бесплатную проверку правописания. Качество проверки зависит от поставщика услуг. В некоторых случаях программа может оказаться неточной.
    • Не забудьте проверить строку темы, приветствие и прощание. Люди часто обходят вниманием такие элементы и проверяют только основной текст письма.[12]

  2. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 11

    2

    Прочитайте письмо вслух. Если нужно составить очень важное сообщение или проявить особую вежливость и дружелюбие, то прочитайте все письмо вслух. Звучит как разговорная речь? В таком случае письмо готово к отправке.[13]

    • Перепишите громоздкие предложения или абзацы. При оценке руководствуйтесь здравым смыслом. Восприятие всегда субъективно и зависит от личного стиля речи.

  3. Изображение с названием Write a Friendly Reminder Email Step 12

    3

    Попросите другого человека просмотреть письмо. В случае с важной корреспонденцией (деловая переписка) перед отправкой покажите письмо другому человеку. Краткое письмо с напоминанием не займет много времени, зато свежий взгляд выявит малейшие недочеты.

    • Используйте любую службу передачи сообщений. Отправьте другу сообщение с просьбой вроде: «Привет, можешь глянуть одно короткое письмо, которое мне нужно отправить? Это займет у тебя пару минут».
    • Не забудьте поблагодарить человека, который перечитает ваше письмо, ведь он оказывает вам услугу.

    Реклама

Об этой статье

Эту страницу просматривали 10 444 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Письмо-напоминание является разновидностью делового письма и направляется в случаях, когда его автор желает напомнить контрагенту об обязательствах, срок исполнения которых истек или истекает.

Файлы в .DOC:Бланк письма-напоминанияОбразец письма-напоминания

Когда стоит напоминать

Ведение бизнеса невозможно представить без постоянного взаимодействия организации с контрагентами физическими или юридическими лицами. Взаимные обязательства, порождаемые договоренностями, достигнутыми между сторонами, как правило, имеют сроки исполнения.

В случае, когда у одной стороны появляются основания полагать, что другая сторона не исполнит взятые на себя обязательства, есть смысл составить письмо напоминание. Помимо этого, письмо напоминание может быть составлено в рекламных целях, например, с целью напомнить о проведении рекламной акции.

Среди поводов для написания письма-напоминания можно отметить:

  • напоминание о поставке товара, об оказании услуги, о завершении работ по договорам;
  • напоминание о важном мероприятии;
  • напоминание о необходимости предоставления информации или документов, отчетов;
  • напоминание о необходимости оплаты;
  • напоминание о сроках устранения недостатков;
  • напоминание о заседании/собрании/совещании и так далее.

Письмо составляется, как правило, сотрудниками/руководителями одного уровня. То есть напоминание, адресованное руководителю компании, должно быть также подписано руководителем компании, напоминания о ранее отправленном коммерческом предложении подписывается директором или менеджером по продажам и так далее.

Общие правила составления письма

Письмо-напоминание составляется с соблюдением основных правил деловой переписки, грамотно, с использованием делопроизводственных клише.

Письмо может содержать как только напоминание, так и просьбу, например: «Напоминаем вам о семинаре по делопроизводству, который состоится 12 мая 2021 года, и просим подтвердить участие в срок до 10 мая 2021 года».

Если напоминание касается договорных обязательств, то в письме необходимо указать реквизиты договора, которым установлен срок исполнения этих обязательств.

Структура письма

Нормативные акты никак не регламентируют структуру письма-напоминания. На нашем сайте имеется образец письма, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его для своих нужд.

Письмо должно содержать в себе следующие основные элементы:

  • «шапку», в которой содержатся сведения об адресате и отправителе письма: наименование организации, ФИО и должности;
  • название письма, начинающееся с предлога «о», например: «Об оплате поставки товара», «О предоставлении документов»;
  • текст письма;
  • подпись и расшифровку подписи автора, контактные данные исполнителя.

Письмо-напоминание. Часть 1

Напоминание или требование

Достаточно часто перед отправителем письма-напоминания встает вопрос о том, следует ли помимо фиксации самого факта необходимости/желательности исполнения какого-либо обязательства указывать и на возможные санкции.

Упоминание о возможных санкциях за неисполнение договора превратит письмо-напоминание в претензию. О том, как составляются претензии по различным видам договоров, вы можете прочитать в соответствующих материалах нашего сайта.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как составить таблицу значения одночлена
  • Как найти пустынный храм в майнкрафт командой
  • Как найти ноты для баяна
  • Как найти говарда картера
  • Как найти все постройки в майнкрафте