Как правильно составить письмо запрос в архив

Новая страница 1

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ  ПРИ ОБРАЩЕНИИ В АРХИВНЫЙ  ОТДЕЛ

Для получения архивной справки, архивной выписки, архивной копии в архивный отдел необходимо представить следующие документы :

— заявление (запрос) ;

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении заявителя);

— доверенность, оформленная нотариально (для доверенного лица).

В заявлении (запросе)  должны быть указаны следующие сведения:

наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя и  отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

почтовый адрес заявителя;

запрашиваемая информация;

фамилия, имя, отчество заявителя на период, за который запрашиваются сведения  (если они изменились);

наименование организации, в которой заявитель работал, избирался на выборные должности и   т.д.

территория (район, город, село и т.д.), на которой организация функционирует  (функционировала);

хронологические рамки запрашиваемой информации;

личная подпись и дата.

В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному заявлению соответствующие материалы либо их копии.

Заявление (запрос)  оформляется в произвольной форме или на бланках, разработанных в   архивном отделе.

Юридические лица оформляют запрос на бланке организации  с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, его контактного телефона.

СРОКИ  ИСПОЛНЕНИЯ  ЗАПРОСОВ

Запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В отдельных случаях при рассмотрении запросов, имеющих границу поиска свыше пяти лет, и требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, дополнительной информации от других организаций  начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30

дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в течение пяти рабочих дней с момента регистрации обращения, с указанием причины продления.

При исполнении запроса по документам муниципального архива и выявлении запрашиваемых сведений заявителю выдается или направляется надлежаще оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Архивная справка – документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

Архивная выписка – документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения;

Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная справка и архивная выписка оформляются на бланке архивного отдела с обозначением названия информационного документа  «Архивная справка»  или  «Архивная выписка».

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, обобщения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке сведения (данные) воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. Расхождения, несовпадения и неточности оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются  ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке  нотариально.

---

Образцы  заявлений  и  анкет граждан

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Магомедова Раджаба

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__Магомедовича

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село  Косякино

телефон: 8-928-325-10-55

Заявление

Прошу выдать архивную справку Магомедову Раджабу

(фамилия, имя, отчество)

Магомедовичу______________________________________

___________________________________________________

__________________________—_________________________

(фамилия, имя, отчество до замужества)

работавшего  в   Кизлярской  сельхозтехнике, цех СТО____

(наименование учреждения, отдел, цех, бригада)

____________________газоэлектросварщиком ___________

(должность)

о стаже за годы ____1982 – 1986_______________________

___________________________________________________

Магомедов

15  января  2011 года

---

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Курбановой Патимат

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__ Курбановны

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село   Тушиловка

телефон: 8-928-211-25-44

Заявление

Прошу выдать архивную справку Курбановой  Патимат

(фамилия, имя, отчество)

Курбановне ______________________________________

___________________________________________________

_________________Исрапилова________________________

(фамилия, имя, отчество до замужества)

_работавшей  в  Кизлярской   райкиносети ____

(наименование учреждения, отдел, цех, бригада)

________________киномехаником  с. Тушиловка_________

(должность)

о зарплате за годы ____1980 – 1984_____________________

___________________________________________________

Курбанова

25 февраля  2011

---

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Керимовой Написат

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__ Магомедовны

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село им. Шаумяна

телефон: 8-928-216-15-25

Заявление

Прошу выдать архивную справку о выделении мне земель-ного участка  2,4  га  на территории Красноармейской сельской администрации, выделенного постановлением Кизлярской районной администрации  № 25  от  20 февраля 1994 года.

Керимова

26 февраля  2011

---

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Керимовой Написат

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__ Магомедовны

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село им. Шаумяна

телефон: 8-928-216-15-25

Заявление

Прошу выдать мне копию договора купли-продажи домо-владения, находящегося  в  с. им. Шаумяна  Красноармейской сельской администрации, приобретенного мною  в 1994 году.

Продавец  Магомедов Исмаил Магомедович, покупатель Керимова Написат Магомедовна.

Керимова

27 февраля  2011

---

Архивный отдел администрации МР «Кизлярский район»

(название  государственного  архива)

АНКЕТА – ЗАЯВЛЕНИЕ

для  наведения архивной  справки  по  документам

Иванов                                                                         Н. Иванов

15 января 2011 года

---

ОБРАЗЦЫ  ЗАПРОСОВ  УЧРЕЖДЕНИЙ

Угловой

штамп (№ и дата                                            Начальнику архивного отдела

регистрации)                                                  администрации  МР «Кизлярский район»

Н.И. Хайбулаевой

В связи  с судебным разбирательством  по иску  Халиловой П.М.  просим  вас предоставить копию решения Кизлярского райисполкома  № 35  от  15 марта 1992 года  о  выделении земельного участка  Магомедову М.Ш.

Судья

судебного участка № 65                  подпись                           А.И. Алисултанов

---

Угловой

штамп (№ и дата                                            Начальнику архивного отдела

регистрации)                                                  администрации  МР «Кизлярский район»

Н.И. Хайбулаевой

В связи  с  упорядочением и оформлением доку-ментов на землю  СПК «Победа»  просит  вас предоставить копию решения Кизлярского райисполкома     № 15  от  10  января 1993 года  о  закреплении земель  за  СПК.

Председатель

СПК  «Победа»                                  подпись                              С.М. Шапиев

---

Бланки заявлений

• Образец запроса о подтверждении факта участия в референдуме
• Образец генеалогического запроса
• Образец запроса о подтверждении депутатской деятельности
• Образец запроса о нахождении в портах в период боевых действий
• Образец запроса о подтверждении факта выделения земельного участка/выделении квартиры/передачи земельного участка в собственность
• Образец запроса о подтверждении нахождения на территории Севастополя в период немецко-фашистской оккупации (1942-1944 годы)
• Образец запроса о подтверждении факта рождения (бракосочетания, развода, смерти)
• Образец запроса о выдаче архивной справки (архивной выписки, архивной копии)
• Образец запроса от организации
• Образец запроса о трудовом стаже и (или) заработной плате

Образцы заполнения бланков заявлений:

• Образец заполнения генеалогического запроса
• Образец заполнения запроса о депутатском стаже
• Образец заполнения запроса о нахождении в иностранных портах
• Образец заполнения запроса о подтверждении факта выделения земельного участка/выделении квартиры/передачи земельного участка в собственность
• Образец заполнения запроса о подтверждении факта пребывания в оккупированном Севастополе
• Образец заполнения запроса о подтверждении факта рождения (бракосочетания, развода, смерти)
• Образец заполнения запроса о выдаче архивной справки (архивной выписки, копии)
• Образец заполнения запроса о трудовом стаже и (или) заработной плате

Согласно ст. 7, п. 5 Федерального закона № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», предоставление государственных услуг может осуществляться с согласия заявителя либо иного обладателя такой информации, в том числе путем представления документа, подтверждающего факт получения указанного согласия, на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Согласие на обработку персональных данных

Copyright 2012 «Управление по делам архивов Тюменской области»

Версия для печати

Главная / Услуги / Образцы и формы для запросов или обращений

Образцы и формы для запросов или обращений

Выберите вид запроса или обращения:

Предварительный заказ документов для работы в читальном зале:

Форма заполнения письма в электронный адрес архива для предварительного заказа документов в читальный зал 

Запросы социально-правового характера:

Подтверждение трудового стажа, заработной платы

Подтверждение награждений государственными и ведомственными наградами, присвоение почетных званий

Подтверждение факта применения политических репрессий

Тематические запросы:

О подтверждении имущественных прав (исполняются архивным учреждениям в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

Генеалогические запросы (исполняются архивными учреждениями в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

К рассмотрению принимаются запросы и обращения, отвечающие следующим требованиям:

В запросе или обращении  в обязательном порядке должны быть указаны сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом, телефон.

Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.

Порядок исполнения запросов пользователей

5.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при нали­чии в запросе наименования юридического лица (для граждан — фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указа­ния темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномо­ченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соот­ветствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняет­ся по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к пред­мету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных докумен­тов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведом­лением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая ре­комендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с ука­занием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивиро­ванный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном по­рядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответствен­ность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

5.8.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного са­моуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассмат­ривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организует­ся в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежу­точных результатах работы. Вид информационного документа, подготавли­ваемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказа-
ния платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос мо-
жет исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в
отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, ге­неалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, ар­хивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родствен­ные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

5.8.3. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвоз-
мездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руково­дства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязатель­ным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива — не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или со­ставлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее вы­данной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения до­полнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Перечень документов, регламентирующих оказание платных услуг

Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.

Составить запрос в архив: цель обращения

Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать?
Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.

А вот если мы
сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны,
родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области,
чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет
ответить и найти информацию.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

• Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
• Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Читайте также статью Онлайн поиск в архивах

Из контактов скопируйте
правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон,
эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось
заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Какие документы есть в архиве?

У каждого архива
есть опись фондов, которая поможет
убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов
обычно есть на сайте архива.

Если в случае с
небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие,
например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать
подобную информацию, поскольку документов очень много.

Если на сайте
архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах
генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан,
наверняка, они смогут посоветовать, где искать.

Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.

Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Образец: запрос в архив

Директору КОГКУ «ГАКО»

Адрес и контакты архива

От ФИО заявителя

Паспортные данные
(серия, номер, кем и когда выдан)

Почтовый адрес с индексом
(некоторые справки и копии
архив может присылать
в бумажном варианте)

Контактный телефон заявителя

Email.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:

Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).
Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.

Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:

Прошу проверить имеются ли в метрической книге
за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского
уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне
Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии
страниц с записью о рождении.

дата                                                          Фамилия и инициалы

Сроки исполнения запроса в архиве

• Ответ из архива придет через месяц после обращения.
• Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
• Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
• После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
• Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
• После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Почему документов нет в архиве, и что делать?

Причин
отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.

Запрашиваемые документы отсутствуют

Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).

Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.

Документы уничтожены или утеряны

Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.

Документы есть, но нужной информации нет

Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.

Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.

Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.

Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.

Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.

При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.

Читайте истории о семье на канале Яндекс.Дзен

Сколько стоит запрос в архив

В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.

Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.

Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.

Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии:

Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.

Документы для составления родословной 20 века

Приемыши и принятые во двор в России в 19 веке

Полезные сайты по генеалогии