Добавить в «Нужное»
План и цель командировки: примеры
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть работник направляется в командировку по письменному решению руководителя. Такое решение можно оформить в виде приказа (распоряжения), в частности, можно использовать унифицированные формы N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1).
Кстати, поездка работника на основании письменного решения руководителя в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы командируемого работника, тоже является командировкой (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749).
Цель командировки: примеры
В приказе о направлении в командировку необходимо указать цель командировки. Цель может быть любая, но она должна быть:
- необходима для деятельности организации (иначе будет сложно обосновать расходы на командировку для целей налогообложения прибыли или УСН) (п. 1 ст. 252 НК РФ);
- не выходить за рамки выполнения командированным работником своих должностных обязанностей в месте командировки. Ведь требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, в общем случае запрещено (ст. 60 ТК РФ).
Цель командировки — приведем примеры:
- провести переговоры с поставщиком, покупателем или будущим контрагентом (с которым пока нет договорных отношений);
- заключить договор с будущим контрагентом;
- исследовать образцы продукции, производимой потенциальным поставщиком;
- представлять интересы организации в суде;
- получить документы, которые по какой-то причине нельзя переслать по почте либо которые нужно получить лично в госоргане;
- провести проверку документов или имущества в обособленном подразделении организации.
Как указать цель командировки в приказе: образец
Можно использовать такую формулировку:
«Направить инженера Иванова И.И. в ООО «Ромашка», находящееся по адресу: г. Санкт-Петербург, Владимирский проспект, д. 7, сроком на 3 дня с 11 августа по 13 августа 2020 г. с целью изучения образцов продукции, производимой ООО «Ромашка», и заключения с ним договора поставки».
Посмотреть образец приказа на командировку и скачать бланк приказа вы можете в отдельной консультации.
План командировки: образец и примеры
Законодательство не обязывает составлять план командировки для работника. Однако работодатель может сделать это по своему усмотрению для лучшего понимания командированным работником, что и в какие сроки следует сделать в командировке. Приведем образец такого плана на примере:
| N | Вид мероприятия | Дата | Вид возможных расходов | Ограничение по сумме расходов |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Знакомство с руководством ООО «Ромашка», проверка уставных документов, обсуждение условий будущего договора поставки | 11.08.2020 | Расходы на проезд из гостиницы до офиса ООО «Ромашка» и обратно | 500 руб. |
| 2 | Посещение завода ООО «Ромашка», ознакомление с технологией производства, с образцами продукции | 12.08.2020 | Расходы на проезд из гостиницы до завода ООО «Ромашка» и обратно | 3 000 руб. |
| 3 | Окончательное обсуждение условий договора поставки, подписание договора с руководителем ООО «Ромашка» | 13.08.2020 | Расходы на проезд из гостиницы до офиса ООО «Ромашка» и обратно | 500 руб. |
Как правило, план командировки обязателен в государственных учреждениях, финансируемых из бюджета.
Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.
Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.
Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.
Законодательное регулирование
С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.
До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:
- приказ директора фирмы;
- командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
- служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.
С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.
Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.
Кого нельзя направить в командировку
При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
- принятые по ученическому договору;
- участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.
Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:
- женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
- граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
- инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
- граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
- родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.
Правила определения цели
Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:
- соответствует виду деятельности и интересам компании;
- не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
- отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
- не содержит общих, расплывчатых формулировок.
Распространенные примеры
Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:
- заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
- представление интересов на судебном заседании;
- ведение переговоров с контрагентами;
- присутствие на научной конференции и представление доклада;
- обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.
План может быть представлен в отдельном документе.
Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:
- инвентаризация;
- проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
- проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.
В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.
Примеры для различных должностей и специальностей
Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:
«убываю в командировку с целью…»
Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.
Цели могут быть сформулирован следующим образом:
- для участия в переговорах;
- для презентации продукта;
- для заключения договора поставки оборудования и т.д.
Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.
Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:
- установка устройства или изделия;
- наладка его работы;
- обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
- тестирование работы аппаратов;
- сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
- осуществление профилактических работ.
Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.
Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.
Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.
Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.
План служебной командировки (бланк)
Заполненный образец
Туту.ру
→
Корпоративным клиентам
→
приказ о командировке, цель командировки, образец приказа о командировке, бланк приказа о командировке
Служебная командировка — поездка работника
по письменному распоряжению работодателя. Оформление
командировки невозможно без соответствующего приказа. В этой
статье разберём, как правильно оформить приказ о направлении
в командировку сотрудника и директора, и приведём
образец документа.
Этапы подготовки приказа
Перед тем как издать приказа о командировке, сначала
определяют, кто из сотрудников отправится в поездку.
В большинстве случаев работодатель имеет право выбрать для
выполнения служебного поручения любого сотрудника, но есть
и исключения. Кого нельзя направить в командировку или
можно только с письменного согласия, мы писали
ранее.
Руководитель организации направляет работника
в командировку на основании служебной записки его
непосредственного начальника или подписанного им служебного задания. В документах указывают
место, срок и цель поездки. Директор визирует служебную
записку либо подписывает служебное задание. После этого кадровик
или бухгалтер готовят приказ о командировке.
В законодательстве не прописано, за какое время
до командировки составляется приказ. Однако сотрудник имеет
полное право не ехать без письменного распоряжения
руководителя, то есть приказ уже должен быть в день
командировки. Кроме того, работник до отъезда должен получить аванс на суточные,
проживание, проезд, а для перечисления денег бухгалтерии нужен
приказ.
Цель командировки: примеры формулировок
Цель служебной командировки — это поручение работодателя,
которое должен выполнить сотрудник. Её указывают обязательно,
чтобы признать расходы на поездку экономически
обоснованными.
Цель командировки должна быть конкретной, чтобы после поездки
можно было проверить результат выполнения служебного поручения.
Например, не «участие в конференции», а «участие
в конференции по информационной безопасности
с 22 по 24 мая 2022 года». Подтвердить
участие в конференции сотрудник может, если принесёт
приглашение, программу, раздаточные материалы. Недостаточно указать
целью «выполнение поручения руководителя» или «решение
производственных вопросов» — это и так следует
из характера самой командировки.
Цель командировки должна быть производственной, то есть
связанной с задачами бизнеса. Плохой идей будет написать
в качестве цели «посещение корпоратива», так как корпоративы
не относятся к трудовой деятельности.
Кроме того, цель поездки должна соответствовать должности
и обязанностям работника. Не стоит указывать целью
поездки простого инженера «проведение переговоров
о сотрудничестве с партнёрами», ведь, скорее всего, это
не входит в его полномочия. А вот «практическое
ознакомление с работой системы пожарной сигнализации марки
N» — вполне.
По сути, цель должна отвечать на два вопроса
руководителя и налогового инспектора:
- Зачем нужна командировка, и какой результат должен
представить сотрудник? - Почему поехал именно этот работник?
Примеры целей командировки
|
Для работника |
Для руководителя |
|
Сверка взаиморасчётов с поставщиком и передача Внутрикорпоративное обучение по подготовке годового Аудит обособленного подразделения (службы охраны труда, службы Подписание договора оказания услуг с ООО «Ласточкино |
Проведение переговоров с партнёрами о поставках Аттестация в территориальном управлении Ростехнадзора Участие в конференции для субъектов малого бизнеса Доклад генеральному директору в головном офисе |
Правила составления приказа
Документ оформляют в произвольной форме или используют
унифицированную форму Т-9. Для коллективной
поездки по одному служебному заданию удобно использовать
бланк Т-9а. Например, когда бригада едет
на выполнение работ по договору подряда, или группа
сотрудников отправляется в головной офис с согласованием
годового отчёта.
На что обратить внимание при заполнении:
- приказ о командировке сотрудника составляют
по поручению директора, после того как он завизирует
служебную записку или подпишет служебное задание; - форма приказа должна быть утверждена внутренним документом,
например, положением
о командировках.
В документе указывают Ф.И.О. и должность сотрудника
полностью, без сокращений.
Срок поездки определяют в полных календарных днях по п. 4 Положения о командировках
№749. День приезда и отъезда считаются командировкой.
Например, сотрудник уезжает на поезде, который отправляется
25 мая в 22:45, возвращается на поезде 28 мая
в 00:15. Период командировки составит четыре календарных дня,
с 25 по 28 мая.
В графе «За счёт средств» обычно ставят название
организации-работодателя. Это то лицо, которое оплачивает
командировочные расходы.
Графы «Цель» и «Основание» заполняют по данным
служебной записки или служебного задания. Если работник давал
письменное согласие на поездку, указывают реквизиты: название
документа с ФИО сотрудника и датой подписания.
Печать организации на приказе о командировке
не ставят. Это внутренний документ, поэтому она
не нужна.
Приказ о командировке: образец заполнения.
Скачать образец
Приказ для командировки директора
Руководитель организации, который не является
её собственником, подчиняется общим правилам для наёмных
работников. Его служебную командировку тоже нужно оформлять
приказом, чтобы обосновать расходы. Одновременно директор действует
как представитель работодателя.
Особенность направления в командировку руководителя
компании в том, что он сам будет подписывать приказ
о своей командировке. Служебное задание или служебную записку
он тоже составит от своего имени. Это следует
из позиции Роструда в письме от 11.03.2009 №1143-ТЗ.
Исключение — директор филиала или обособленного
подразделения. Их командировки оформляют, как правило,
в головном офисе компании. Приказ в этом случае
подписывает генеральный директор.
Командировка без приказа
Командировки без письменного распоряжения работодателя
незаконны, поскольку противоречат ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках №749.
Сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию или
прокуратуру на два обстоятельства:
- отправили в поездку без приказа, тогда как в трудовом
договоре не закреплён разъездной характер работы; - не компенсировали командировочные расходы.
Работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юрлица
составляет от 30 000 до 50 000 рублей.
Расходы по командировкам без приказа нельзя признать
экономически обоснованными по ст. 168 ТК
РФ и ст. 252 НК РФ. Они осуществляются
за счёт чистой прибыли. Есть последствия и для работника.
Например, директор уехал в командировку без приказа и сам
себе выплатил аванс на командировочные расходы. Компания
должна будет начислить и удержать НДФЛ, а также страховые
взносы на всю сумму, поскольку это не подтверждённые
документально затраты.
Обойтись без приказа на командировку для наёмного работника
можно только в одном случае — при разъездном характере
работы, закреплённом в трудовом договоре. Такие поездки
по ст. 166 ТК
РФ командировками не признаются.
Учредитель или акционер бизнеса либо ИП тоже отправляются
в поездки без приказа, но это уже не относится
к трудовому законодательству.
Запомнить
- Расходы на командировку признаются экономически
обоснованными при наличии письменного распоряжения
работодателя — приказа на командировку. - Руководитель подписывает приказ о командировке после
получения служебной записки или служебного задания
от непосредственного начальника командированного
сотрудника. - Перед выпуском приказа о командировке у некоторых
работников нужно получить письменное согласие. - Цели командировки должны быть конкретными, выполнять задачи
бизнеса и соответствовать должности и обязанностям
работника. - Приказ на командировку оформляют по принятой
в организации форме или на унифицированном бланке Т-9. Для коллективной поездки
по одному служебному заданию удобно использовать бланк Т-9а. - Приказ на командировку не нужен, если поездка связана
с разъездным характером работы по трудовому договору, или
в командировку едет ИП или собственник бизнеса
(учредитель или акционер). - За командировку наёмного сотрудника без приказа
работодатель может быть привлечён к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того,
расходы на поездку не будут считаться экономически
обоснованными.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Чек-лист:
как выбрать отель для командировки
Авансовый
отчёт по командировке
Командировочное
удостоверение
Переход
на электронное оформление командировок: пошаговая
инструкция
Внутреннее
положение о командировках
Что такое служебная командировка
Основные правила, гарантии и требования при организации служебных командировок, содержатся в гл. 24 ТК.
Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:
-
чтобы поездка носила производственный характер;
-
сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;
-
сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;
-
длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).
Общие правила направления сотрудников в командировку
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.
Какие еще правила для кадровиков ввели в 2023 году мы рассказали на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Выдаем красный диплом, получите актуальные знания.
Оформить курс в рассрочку
Такие действия расцениваются как уклонение от своих служебных обязанностей, что может закончиться дисциплинарным взысканием или привести к увольнению. Но, не всегда.
Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.
При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.
Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.
-
Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
-
Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
-
Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
-
Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:
-
женщин, имеющих детей до 3 лет;
-
отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
-
родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
-
одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
-
многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
-
сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
-
кандидатов в депутаты в период выборов.
Вот примерный образец бланка на согласование командировки:
|
ООО «РАССВЕТ» УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(-ая) ____________________________________________________ Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.
Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________ «…» ………………. 20… года /………………. |
С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.
Командировка сотрудника-иностранца
Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.
Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.
|
Статус пребывания иностранного работника в РФ |
Ограничение по должностям |
Ограничение по сроку командирования |
|
Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент) |
нет |
ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования |
|
Пребывающий на основании визы (разрешение на работу) |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
|
Временно проживающие |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
|
Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство |
нет |
нет |
|
Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием |
нет |
|
|
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ |
нет |
нет |
Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.
Приезжающий по визе – разрешение на работу.
В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.
Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.
При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.
С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.
Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.
Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.
Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.
Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.
Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.
При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.
А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.
Срок командировки
-
Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
-
Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.
Согласование командировки и заявление на выплату аванса
Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.
Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.
На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.
В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.
|
Генеральному директору ООО «СТИЛЬ» Уважаемый Иван Иванович! В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года. Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
– 20 000 на проживание в гостинице. Подпись «__» ___________________ 2023 г. |
Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.
Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.
После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.
Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.
При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.
Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.
В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.
Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.
Приказ о командировке
Каждая командировка начинается с оформления приказа.
С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.
Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.
Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:
-
ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
-
куда оформлена командировка;
-
в какие даты и на сколько календарных дней;
-
цель поездки;
-
кто финансирует поездку (работодатель).
Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:
-
Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
-
Т-9а, если командированных несколько.
Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.
Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.
Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Бронирование жилья и билетов
Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.
Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.
Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.
Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.
Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.
Выплата суточных
Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.
Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).
Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).
Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.
Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.
Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .
Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:
-
посадочные талоны;
-
билеты;
-
чеки;
-
документы, подтверждающие расходы на проживание;
-
другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).
Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.
Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:
-
договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;
-
кассовым чеком;
-
документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).
После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:
-
собрать все сохраненные расходные документы;
-
заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;
-
если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).
После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.
Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.
Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей
В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.
Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:
-
работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
-
работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
В период их нахождения на указанных территориях им положены:
-
выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;
-
суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
-
выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.
Зачем нужен отчет о командировке
В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.
В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.
Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.
В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.
Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.
Сведения в отчете о командировке: цели поездки
Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.
Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.
Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».
Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.
Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:
- подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
- участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
- внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2023;
- участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.
Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.
Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.
Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:
1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):
«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2023. Копия договора прилагается к настоящему отчету».
2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:
«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».
3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:
«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2022 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».
4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:
«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2023».
В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.
Отчет о командировке: прочие сведения
В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:
1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).
2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);
3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.
4. Сведений о поездке:
- места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
- даты начала и окончания командировки;
- длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
- документа — основания направления работника в командировку.
Документ подписывается:
- командированным работником;
- его непосредственным руководителем;
- директором фирмы-работодателя.
В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».
Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:
- факт невыполнения служебного задания;
- адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.
Докладная записка при этом обычно направляется директору.
Применение отчета Т-10а: нюансы
Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:
1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.
2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.
Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.
3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.
4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).
5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.
Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.
Проверка и организация хранения отчета: нюансы
Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?
Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.
Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.
Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.
Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236).
Подробнее о новых сроках хранения документов мы рассказывали в этом материале.
Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 236, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).
Где можно скачать образец отчета по командировке
Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.
Скачать образец
Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.
Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.
Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).
Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).
Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье «Авансовый отчет по командировке — образец».
Итоги
Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).
Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку»;
- «Приказ на командировку — образец в 2023 году».