Как правильно составить план работы для руководителя

Планирование рабочего дня руководителя с примерами

Планирование рабочего дня руководителя — это навык распределения целей и задач по времени, учитывая их приоритетность, необходимые ресурсы и разделение зон работы и отдыха. Управленцу, чтобы составить план на рабочий день или неделю нужно сформировать общий список дел и попытаться разнести дела таким образом, чтобы хватило времени на выполнение деловых задач и уделить кусочек времени лично себе, чтобы сохранить эмоциональное и физическое здоровье. Навык эффективного планирования рабочего времени нарабатывается постепенно и в этой статье я вам расскажу про несколько правил и методов эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Как планировать руководителю рабочий день

Тайм-менеджмент — это набор специальных инструментов для более эффективного управления временем, чтобы больше успевать в условиях нехватки рабочих часов. Методики тайм-менеджмента позволяют распределить задачи таким образом, чтобы достичь выполнения большей части из них в намеченные сроки и не «увязнуть в текучке». Искусство тайм-менеджмента стало интересовать управленцев начиная со второй половины двадцатого века, когда Джеймс Маккей издал книгу под названием «Управление временем». Именно благодаря этой книге данный термин сильно распространился, а в наше время «ускоренной жизни» превратился в отдельную дисциплину. Руководящая должность возлагает на плечи управленца серьёзную ответственность, что влечёт за собой необходимость быстрого и, часто, одновременного выполнения сразу большого количества задач. Постоянный режим многозадачности при неправильной расстановке приоритетов в делах и неумении пользоваться достижениями науки приводит к эмоциональному выгоранию управленца, физической и психологической усталости, снижению продуктивности не только у него, но и у всей команды. Ошибки и способы качественного управления временем разбираются в нашем авторском тренинге тайм-менеджмента более подробно, чтобы:

• избежать ошибок и прийти к цели в более короткий.
• сохранять точность и пунктуальность
• выполнять задачи эффективно и без спешки
• уделять время и работе, и восстановлению сил.

Тайм-менеджмент руководителя: в чем причины сбоя

В современных условиях появление дефицита времени и его нехватка на качественное решение запланированных целей преследует многих управленцев. Можно очень стараться переделать массу дел в течение рабочего дня, но никак не получится увеличить количество часов в сутках. Постоянная переработка тоже не вариант, так как быстро накапливается хроническая усталость, а как следствие выгорание на рабочем месте и потеря вообще какой-либо концентрации. Основные причины дефицита времени:

1. Суета — это черта, которая преимущественно проявляется у личностей с импульсивным характером
2. Отсутствие плана. Некоторые неопытные руководители считают, что без плана они сами «раскидаются» с любыми задачами и как следствие получается скопление недоделанных задач.
3. Демотивация время от времени проявляется у любого человека, который стремится к осуществлению крупных планов. Но, если она начинает быть постоянной, то долго сохранить внутренний покой не получится.
4. Страх, что никто лучше меня не справится и от этого появляется «мандраж» делегировать часть поручений или поделиться полномочиями, чтобы найти время для более важной работы.
5. Энергия. Авральная динамика на рабочем месте способна сломить даже самого «стойкого» директора. Нужно вводить в практику передышки во время рабочего дня и двигательную активность, что является залогом сохранения бодрого самочувствия без которого невозможно продуктивная деятельность.

Важным элементом в построении графика рабочего времени для любого начальника является помощь со стороны сотрудников, которые готовы поддерживать и выполнять указания. Для этого вам необходима сплоченная и мотивированная команда. Смотрите мою уникальную технологию объединения коллектива и применяйте.

Организация рабочего дня руководителя

Я предлагаю вам рассмотреть несколько важных правил эффективного планирования рабочего дня, которых стараются придерживаться начальники по всему миру. Что является основой для планирования рабочего времени:

1. Старайтесь просыпаться и начинать работу в одну и то же время. Настроенные биологические часы — залог успешного начала дня. Если ложиться и вставать всегда в разное время, организм начинает истощаться и куда быстрее уставать.
2. Вставайте заранее, чтобы собраться без спешки, сбивающей весь рабочий настрой.
3. Группируйте стоящие перед вами задачи по тому или иному принципу. Например, по размер или по скорости приближения дедлайна.
4. Распределите время на работу, домашние дела и отдых, что нужно для снижения частоты переключения внимания.
5. Устанавливайте для команды чёткие даты. Они помогают избежать пустой траты ресурса и мотивируют.
6. Применяйте правило Парето, гласящее, что лишь 20% самых крупных и сложных задач составляют 80% от результата. Поэтому вместо того чтобы  день работать на пределе, сосредоточьтесь на самом важном.
7. Не забывайте про перерыв. Отдых обязательно должен присутствовать, так как работа на износ приводит лишь к негативным последствиям.
8. Свободное время старайтесь занять чем-то полезным, но в то же время доставляющим удовольствие: чтением книги, прогулкой.
9. Не забывайте про принцип делегирования обязанностей. Руководитель не должен самостоятельно выполнять абсолютно все поставленные задачи. Делегировать можно: небольшие и рутинные дела, задачи, не требующие для их решения специальных навыков, срочные дела и др.
10.  В конце рабочего дня сверяйте полученные результаты с ожидаемыми, проводите работу над упущениями и планируйте то, что предпримете завтра.

Кроме советов от исследователей, существуют несколько методов распределения времени. Они представляют собой упорядочение дня с помощью соблюдения определённых техник. Методов существует более двадцати, но нами будут рассмотрены те, что доказали свою работоспособность на практике.

Как правильно распланировать свой рабочий день

Важнейшим правилом разработки рабочего расписания на день, неделю, месяц является концентрация управленца на выполнении каждой задачи с максимальной проработкой, чтобы не «оставлять хвостов». Выделяю следующие приниципы ведения рабочего расписания:

• каждый день/неделя/месяц должны заканчиваться планирование следующего
• проверяйте актуальность задач и если она потеряна, вычеркивайте ее
• устанавливайте измеримые сроки
• расставляйте приоритеты
• выделяйте ключевые направления деятельности

Примеры планирования рабочего дня руководителя

Чтобы рассматривать планирование рабочего дня руководителя с примерами нужно сказать, что в тайм-менеджменте очень важна специфика вашей должности. У кого-то работа связана с офисом и телефоном в более менее спокойном режиме, а у кого-то с постоянными разъездами и решением конфликтных ситуаций или нахождением на опасном производстве с риском для здоровья. Это накладывает отпечаток на общую картину составления графика и должна быть вами самим скорректирована, учитывая предлагаемые ниже методики тайм-менеджмента. Давайте для начала обсудим планировщик дня в виде вот такого бланка, который позволяет:

• составить хронологию выполнения дел
• учитывать временные ресурсы на звонки, совещания и поездки
• увидеть на что более всего уходит время
• скорректировать и более грамотно расставить приоритеты

Матрица Эйзенхауэра

Давайте выделим типы задач при планировании рабочего дня, которые принято использовать в тайм-менеджменте. Диверсификация целей была оформлена в виде матрицы президентом США, предложившим делить все дела и задачи на четыре группы:

• Срочные важные. Согласно теории, эти задачи могут на многое повлиять, поэтому «закрывать» их необходимо в первую очередь, причём независимо от размера. Так, например, покупка билетов на самолёт может отнять у вас всего 10 минут, но откладывать подобную задачу, если у вас деловая встреча в другому городе, точно не стоит
• Срочные не важные. Дела, дедлайн которых ещё не поджимает. Рекомендуется  и претворять в жизнь постепенно и постоянно отводя им время в своем расписании;
• Несрочные важные — старайтесь делегировать сотрудникам;
• Несрочные неважные. Дела,  не приносят никакой пользы. Сюда относится рутинная работа, просмотр телевизора, социальных сетей и прочего. Их Эйзенхауэр рекомендует вычеркнуть из списка вовсе.

Соблюдение матрицы помогает верно расставить приоритеты.

Методы «Альпы»

Получил данный метод управления временем своё название за метафоричное сравнение крупных задач с горами Альпами. Согласно данному методу, необходимо разбить одно большое дело на несколько задач. При этом большую часть — 60% — уделить необходимым делам, а остальную часть оставить внезапным и непредвиденным. Метод предполагает соблюдение следующего плана действий:

• — выбор наиболее приоритетной задачи;
• — составление прогноза;
• — её включение в расписание;
• — разделение задачи на несколько задач поменьше и прогнозирование сроков их выполнения;
• — отслеживание выполненных пунктов.

  Оставлять место для решения задач рекомендуется с небольшим запасом.

ABC- или АБВ-анализ

Анализ — матрица Эйзенхауэра, соединённая с принципом Парето. В этом случае дела делятся на три группы:

1. Приоритетные задачи, не приносящие организации 65% от достижения цели.
2. Важные задачи, занимающие около 20% от планов. Часть таких задач рекомендуется делегировать.
3. Несрочные и маловажные дела, значимость которых составляет не более 15%.

Как находить время с помощью жесткого тайм-менеджмента

Помните, что ошибки бывают у всех, но есть правила, которые позволяют улучшить личный тайм-менеджмент и сократить «тушение пожаров»:

1. Оставляйте запас минут на непредвиденные обстоятельства. Попытка перевыполнить план и сделать как можно больше задач в короткие сроки. Даже если в теории всё складывается отлично, непредвиденные обстоятельства могут кардинально поменять ваш план действий. В итоге останутся невыполненными все задачи: и срочные, и те, что менее важны.
2. Относитесь к себе более строго. Выполнение несрочных задач откладывается на долгий период. Не стоит допускать подобную ошибку, так как невыполнение подобных заданий повлечёт за собой последствия, которые могут нарушить дисциплину и утянуть вас в «болото» операционки из которого сложно выбраться.
3. Не ждите пока все начнут работать идеально. Отсутствие налаженной коммуникации с сотрудниками. Не позволяет делегировать обязанности и наладить коммуникацию в команде. Для улучшения отношений в коллективе необходимо применять техники формирования команды, тимбилдинги и давать возможность подчинённым проявлять себя, чтобы команда работала, как механизм и могла пережить даже кризисные времена.

Вывод:

Использование методик тайм-менеджмента позволяет организатору не только быть эффективным, но и не перегружать мозг запоминанием большого количества  задач. Методичное управление временем помогает рассчитать дедлайны и справиться со всем в более короткие сроки, сохраняя при этом продуктивность. Использование перечисленных советов и техник позволит вам научиться грамотно распределять задачи и достигать целей куда быстрее и продуктивнее, чем раньше. Удачи!

Вам будет интересна статья, если к концу недели/месяца вы с ужасом понимаете, что сделали много всего, но совсем не то, что было нужно.

Или: вы не можете оценить, хорошо ли вы поработали за неделю/месяц: из-за этого вы начинаете клевать себе мозг по поводу своей полезности.

Или: вы много и упорно работаете, но чувствуете, что постоянно что-то не успеваете. Пытаетесь работать больше, но это не помогает. И вас напрягает, что в 35 лет вы не можете работать так же много, как в 25.

Про что я расскажу:

Про работу и счастье

Может показаться странным, что я связываю собственную эффективность на работе с ощущением счастья (гармонии, удовлетворенности жизнью — называйте как хотите). На это у меня есть два ответа.

Первый: психологи доказали, что уровень счастья на работе напрямую зависит от пользы, которую мы приносим другим людям. Не обязательно клиентам: это могут быть коллеги и руководители. Мы хотим видеть наш вклад в общее дело, быть причастным к чему-то, больше нас. И больше всего времени (после сна) в жизни мы проводим на работе. Если кажется, что ты ничего не успеваешь, то ты начинаешь сомневаться в твоем пользе для других и это отражается на твоем ощущении счастья.

Второй: руководители, особенно начинающие, ребята гиперответственные и хотят доказать, что они достойны этой новой роли. Они берут в работу все входящие задачи, плохо делегируют, забирают ответственность у своих подчиненных. Мой хороший знакомый после пары лет на роли руководителя сказал крутую фразу: «За год я научился очень ценному уроку — перестал разделять ответственность со своими сотрудниками». Идея в том, что начинающие руководители переживают за результаты своих подопечных и перетягивают на себя ответственность за все решения своих сотрудников. Ты думаешь о проблемах на работе и вечером, и в выходные — о каком счастье тут может идти речь? Правда, потом руководители выгорают от этого и понимают, что надо делать по-другому: строить системы, учить ответственности, верить в ребят, быстрее увольнять лентяев. Лично я в свое время таким переболел.

Планировщик для всех задач

За несколько лет я перепробовал разные планировщики, в итоге остановится на обычном Гугл Доке, с которым живу уже год. Шаблон доступен по ссылке.

Шаблон на одну страницу, но рабочий документ у меня на 6 страниц. В структуре слева вы видите названия блоков, разберем каждый.

Глобальная задача: как правило, задачи на год-два. Могут корректироваться в течение года. Эти задачи знают мой партнер и исполнительный директор. Я смотрю на эти задачи раз в неделю, когда привожу планировщик в порядок.

Задачи недели: от 5 до 10 самых важных задач. Планирую их до начала рабочей недели, ставлю их в порядке, начиная с самых важных. Случайных задач тут нет. Каждый день недели раньше начинался со строки «Важные задачи недели». Сейчас я привык и начинаю рабочий день с этих задач.

Чуть ниже есть список регулярных задач, которые я делаю в течение недели/месяца. У меня их порядка 20, вот примеры:

Зачем этот регулярный список задач? Тупо, чтобы не забывать про эти задачи. Появилась регулярная задача? Добавь ее сюда. Если помимо тебя требуется участие других людей, в понедельник согласуй с ними день и время.

Главные правила работы с планировщиком

Правила просты:

Если все задачи в планировщике и я раз в неделю просмотрю его, тогда я начинаю доверять документу. У меня не больше 2-3 непрочитанных писем на почте, все задачи из телеграм и ватс апп выгружены в планировщик. Все мои задачи (не важно, сколько их) находятся в одном месте. Это дает ощущение чистой головы и свободной оперативной памяти. Если вы не понимаете, о чем я, выпишите все свои задачи в один документ. Выделите на это минимум 30 минут, прогуляйтесь, напишите что еще придет в голову и добейтесь ощущения, что в мыслях больше нет задач и идей, которые требуют вашего внимания. Как вам? Если выписали действительно все, то станет легко и чисто в голове.

Как работать с задачами, которые прилетают в течение недели?

К утру понедельника у меня уже есть ТОП 5-10 главных задач на неделю (ниже обсудим, как они появились). Место для новой задачи зависит от ее важности:

Все задачи в течение недели требуют твоего вмешательства и отодвигают главные задачи недели? У тебя проблемы с делегированием, зонами ответственности, обучением, простановкой реперных точек контроля и планированием работы себя и своего отдела. Три главные задачи руководителя — планирование, делегирование, контроль. Читайте Александра Фридмана и Александра Высоцкого, а в идеале найдите в своей компании или окружении человека, который поможет вам прокачаться как руководитель.

Стратегические задачи

Стратегические задачи лежат в отдельном файле, мне подошла гугл таблица. Именно отсюда берутся главные задачи недели. Здесь только задачи по развитию, операционки тут нет. Посмотреть шаблон можно по ссылке.

Помимо блока «Команда и коммуникации», у меня есть блоки «Продукт», «Маркетинг». Другие зоны у партнера и исполнительного директора.

Как сюда попадают эти задачи? Вот мои источники:

Перед началом каждого месяца мы с директорами подводим итоги месяца, корректируем наши цели и раскладываем их на мелкие шаги. Каждый из нас создает такой список. Возможно, у вас будет список на квартал и год, но мне хватает списка на месяц.

Как я выбираю из списка задачи на месяц:

Обычно в список задач на месяц попадают задачи первого приоритета, на остальные не хватает времени. Вернее так: я считаю, что задачи второго приоритета не дадут вклада в тот результат, к которому я иду. Да, это классная идея, но она не продвигает к глобальной цели. Тогда зачем их делать? Именно из этого списка на месяц формируется 80% главных задач на неделю.

Вернемся к проблеме в начале статьи: мне было сложно оценить, насколько продуктивно я поработал за месяц. Все просто: я выполнил (или существенно продвинулся) по задачам первого приоритета за месяц? Круто, я молодец! Если нет, что изменить, чтобы в следующий раз все задачи были выполнены?

Еженедельная работа с планировщиком

В правилах работы с планировщиком я уже сказал, что раз в неделю вы приводите документ в порядок. Рассмотрим этот пункт по шагам:

1) отметить Задачи недели, которые были выполнены, если не отмечали в течение недели. Рекомендую отмечать в течение недели — это здорово мотивирует. Похвалить себя. Может быть выполнено не все, но самые важные задачи вверху списка должны быть сделаны. Если задача не выполнена по объективным причинам, должно быть продвижение по ней. Помните первое предложение в статье («сделали за неделю много всего, но совсем не то, что считали важным»)? Это здесь. Если есть проблемы с оценкой своего вклада, копируй сделанные задачи недели за неделю, месяц, квартал в отдельный файл и следи за ними — там будет медленное, но верное продвижение.

2) собрать в Понедельник все задачи со всех дней недели, которые не выполнены. Например потому, что их статус был ниже главных задач недели, и ты промахнулся со временем для главных задач (этим я страдаю до сих пор). Да, выполнено не все, но главные задачи-то продвигаются! Что получилось: в понедельник пришли все задачи с других дней, плюс в понедельнике идеи, которые приходили ко мне в течение недели и уже точно не вмещались в план.

3) Поменяй названия блоков: номер недели и календарные даты каждого дня.

4) Определи главные задачи недели (об этом я рассказал выше).

5) скопируй главные задачи недели в конкретные дни, когда ты хочешь их сделать. Самые важные задачи, по которым я могу промахнуться со сроками, обычно идут в понедельник. Отметь главные задачи в днях восклицательным знаком, чтобы они бросались в глаза.

6) посмотри регулярные задачи и и скопируй нужные в конкретные дни. Добавь пункт согласовать время по регулярным задачам с другими участниками, если это необходимо. Например, каждый четверг примерно в 14:00 у нас планерка директоров, и за пару дней каждый подтверждает время.

7) что делать с задачами, которые остались в понедельнике, но они не относятся ни к главным, ни к регулярным? Вроде бы поставил их, но они все время на втором плане. Тут несколько вариантов: делегировать (раз сам не могу выделить на них время), удалить их (помни про главные задачи), оставить в понедельнике (возможно, при следующем планировании на них найдется время). Значит, есть задачи, которые дают больший вклад в продвижение к глобальным целям.

Что мы имеем перед началом рабочей недели:

На сколько планировать загрузку, брать 40 часов или достаточно 20 часов? Определяется опытным путем в течение нескольких недель. Я планирую загрузку на 25 часов, не более.

Ежедневная работа с планировщиком

Я уже сказал выше, на понедельник есть подробный план, что я буду делать. Прям по часам. Вообще, я заменил за собой, что получаю удовольствие, когда есть четкий график и время на задачу. Единственное, что я ошибаюсь со временем выполнения (например, эту статью я хотел написать за пару часов, но ушло в итоге четыре часа). И растянулась на три дня вместо одного. Но она в списке главных задач, значит, я когда-то принял решение, что это важно.

В течение понедельника постепенно будут удаляться задачи, которые я выполняю. В идеале уйдут все задачи, но скорее всего останется какая-нибудь мелочь, которая перейдет на другой день. В любом случае, в конце понедельника я гляну список задач на вторник, обращая особое внимание на главные задачи недели. Если они вытесняют остальные, переставлю их в другие дни. Где-то я читал, что при планировании с вечера мозг начинает решать задачи следующего дня.

Итого: в конце каждого дня есть план на следующий день, готовый на 80%. У меня нет ситуаций, когда и прихожу на работу и думаю: чем бы мне заняться.

Как я распределяю задачи по времени и дням

Все задачи делятся на творческие, которые делаю сам (пишу руководство, стратегию, план обучения — именно из таких состоят мои главные задачи) и операторские (созвоны, планерки, мелкие неважные задачи, которые выполняешь на автомате). Для меня самое продуктивное время для творческих задач — первая половина дня. Исходя из этого, правила простые:

Как все успевать, обрести спокойствие, перестать сомневаться в себе и стать счастливее

Вернемся к вопросу в начале статьи и подведем итоги.

Буду рад, если кому-то будет полезен мой опыт по планированию. Пишу про развитие руководителей в своем телеграм канале — присоединяйтесь!

Готовность руководителя (специалиста) к эффективной деятельности во многом определяется
его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для
руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на  длительный период.

Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий
или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует
осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя
сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

реалистичными и конкретными;

ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в  план действий
по ее достижению. Необходимо определить степей и важности имеющихся целей и
задач и решить, какие из них важнее всего, а с решением каких можно подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности сильно влияет на эффективность работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего  времени
на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями  «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании
времени.

Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Существенными причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а
также выработанная привычка планировать время, которая мало связана с желанием достичь
поставленных целей.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно
использовать свое рабочее время. И очень важно органично связать планирование рабочего времени и желаемые результаты.

Введение периодов планирования времени руководителя будет способствовать более точной
оценке обстановки в целом, облегчит выделение главного и повысит уровень исполнения.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно.  Поэтому следует иметь отдельный план для каждого периода.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:
какова основная цель данного периода? каким количеством времени он располагает?  в какой
очередности должны быть выполнены основные задачи периода? какие  подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня
включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано  применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для  того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел, которые предполагается  совершить в этот день, и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время.

План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план  преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами:

работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей;

работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит
времени на предстоящей неделе;

работы менее сложные и несрочные, они будут выполнены, если останется время на неделе.

В процессе недельного планирования рекомендуется уточнить заранее намеченные контакты и
определить способы их осуществления.

По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на
неделю и достигнутым конечным целям.

Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений
деятельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план
деятельности и бюджет на предстоящий год. Затем имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это
возможно на год вперед.

После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос о том, как
будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируются именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее
достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно быть уделено способу  осуществления контроля.

Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в
системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет
руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Наличие контрольных мероприятий позволяет руководителю определить, насколько удачным
было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам
планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.

Руководитель должен уметь не только ставить цели, вдохновлять сотрудников, но и управлять собственным и командным рабочим временем. Определение, суть, виды, правила и методы эффективного тайм-менеджмента раскроем в сегодняшней статье.

Планирование рабочего времени с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Тайм-менеджмент и его значение для эффективного руководства

Грамотное руководство — главный ключ к успеху любой компании, стремящейся к процветанию и развитию. А характерная особенность каждого хорошего руководителя — умение рационально использовать рабочее время, все успевать, своевременно исполнять управленческие обязанности.

При этом современный руководитель обязан следить и управлять не только личным рабочим временем, но и временем своих подчиненных, всей фирмы в целом. Данную задачу можно выполнять как самостоятельно, так и при помощи секретаря.

Основная задача планирования рабочего дня руководителя

Ключевая функция тайм-менеджмента — устранить дефицит времени, решить проблему с его постоянной нехваткой для решения запланированных задач. Эффективное планирование избавляет от необходимости перерабатывать, спешить, суетиться, оставляя силы для чего-то действительно важного.

Кроме того, выстроенные дисциплина и организация в офисе решают вопрос с отсутствием плана, большим скоплением неоконченных дел, повышают мотивацию в коллективе, избавляют от синдрома постоянной усталости и навсегда закрывают неприятную проблему с завершением работы дома.

Мифы о тайм-менеджменте

Основная суть навыка была сформулирована еще в Древнем Риме, почти две тысячи лет назад. Ведь управление временем интересовало людей с древности. В частности данным вопросом подробно занимался Сенека — философ-стоик, поэт и государственный деятель. Немудрено, что с тех пор сфера обросла массой мифов и заблуждений, как и любая другая тема, связанная с самосовершенствованием и повышением личной эффективности.

Разберем данные убеждения, чтобы понимать, чему в данной области стоит верить, а что менеджеру не следует рассматривать всерьез.

Миф 1. Время человеку неподвластно

Часть утверждения верна, ведь люди и вправду не в состоянии повернуть время вспять, изменить его скорость или откорректировать другие его законы.

Однако любой человек имеет возможность научиться управлять собственными действиями, грамотно организовать деятельность без затрат. А это позволяет каждому контролировать личную и профессиональную жизнь, располагать имеющимися трудовыми часами максимально эффективно, за меньшее время делать больше полезной работы.

Миф 2. Эффективная работа — это всегда пахота, интенсивный труд

Корень заблуждения таится в том, что большинство людей не понимает сути управления временем. Большая нагрузка, отсутствие отдыха, упорный и непрерывный труд зачастую приводят к переутомлению, апатии и даже депрессии. А в таком состоянии невозможно повысить личную продуктивность, достичь основных целей.

Управление временем предполагает не увеличение объема взятых на себя работ, а концентрацию большей части времени на полезных задачах, нужных действияx. Кроме того, эффективное управление помогает избегать «хронофагов» — пожирателей времени.

Миф 3. Планирование лишает человека свободы

Многие люди стараются не связываться с тайм-менеджментом, поскольку пребывают в убеждении, что управление временем сковывает, превращает живого человека в робота, который существует строго в соответствии с рациональным графиком. Однако это не так.

Грамотное и рациональное распределение рабочего времени предполагают не только выполнение проектов, но и оставляют время на отдых. Тайм-менеджмент помогает с легкостью выполнить большое количество рабочих и личных задач без напряжения, надрыва и прокрастинации, а затем спокойно провести время в кругу близких или занимаясь спортом и творчеством.

Правила и принципы планирования рабочего времени

Существует несколько общих рекомендаций по планированию успешного рабочего дня, которые позволят не только руководителю, но и человеку на любой другой должности быть в несколько раз эффективнее на протяжении всех трудовых будней. Рассмотрим их немного подробнее.

Правило 1. Подъем в одно и то же время

Поддержание дисциплины ума и тела на протяжении всего дня возможно только с соблюдением начальной стадии любого планирования. А именно — утреннего подъема в один и тот же час. Дополнительные бонусы такого вставания — отдохнувший организм, прилив сил.

Правило 2. Позитивный настрой в начале дня

Утреннее настроение сильно влияет на достижение целей в течение всего дня. Ведение дневника благодарности, минутки самомотивации, чтение аффирмаций и т.д. — прекрасные привычки для ранних часов, которые можно сделать сразу после подъема.

Правило 3. Правильное начало суток

Гармоничный день невозможен без благоприятного утра, тон которому задают выспавшийся и отдохнувший организм, заряженный энергией и бодростью. Поэтому ни в коем случае не жертвуйте хорошим сном, полезным завтраком ради сиюминутных желаний вечером и ночью. Тайм-менеджмент велит правильно расставлять приоритеты.

Правило 4. Учет разных факторов при планировании трудовых будней

Каждый человек обладает определенными периодами активности в зависимости от собственных биоритмов. Необходимо выяснить время пиков личной производительности, наблюдая за собой в течение нескольких дней или недель. После этого при планировании дня стоит размещать самые важные дела на продуктивные суточные интервалы, тогда как периоды спада лучше оставить для отдыха, перерывов, обедов и т.д.

Правило 5. Обязательные перерывы в течение дня

Небольшой отдых в течение трудового дня необходим любому человеку, т.к. он позволяет организму восстановиться, вернуть концентрацию внимания для работы. Длительность и частота перерывов устанавливаются каждым индивидуумом в персональном порядке. Однако желательно находить в каждом часе хотя бы пару минут для отдыха. Их можно использовать для наведения порядка на рабочем столе, мытья кружки, поливки цветов, прогулки на свежем воздухе и пр.

Правило 6. Доведение дел до конца

Постоянные скачки от одного дела к другому, отвлечение на мелкие и несущественные действия (звонки, ответы на сообщения, разговоры с коллегами) приводят к краже времени. Старайтесь доводить каждый процесс до логического завершения, прежде чем приступите к другому.

Правило 7. Использование свободного времени с пользой

Неинформативные совещания, простаивания в очередях и пробках, полеты в самолетах нещадно убивают время. Такие периоды можно заполнять полезной деятельностью, например, слушать развивающие курсы или аудиокниги, создавать график на следующий день.

Правило 8. Придерживание принципа «70 на 30»

Типичная ошибка новичков, осваивающих тайм менеджмент — планирование всего времени, тогда как заносить в ежедневник стоит лишь около 70% дел, оставляя несколько часов на форс-мажоры и иные обстоятельства. Кроме того, оставшиеся 30% свободного времени избавят человека от неприятного ощущения себя роботом, чувства заточения в жесткие рамки, сохранят нервную систему от переутомления и перегруза.

Также при составлении индивидуального графика очень важно реалистично подходить к собственным возможностям, не заваливать себя огромным количеством задач. Лучше гарантированно успеть малое число важных дел, чем чувствовать себя загнанной лошадью в мыле.

Правило 9. Предварительное составление списка дел

Вечернее составление графика дел на завтра — возможность ничего не упустить в утренние и дневные часы следующего дня. При этом необходимо не просто записывать актуальные задания, но и устанавливать для них степень важности, распределять по колонкам, чтобы в первую очередь обращать внимание на глобальные, а не мелкие задачи.

Правило 10. Возвращение всех вещей на место

Поиск пропавших предметов неминуемо тратит в разы больше времени, нежели возвращение всех вещей на место сразу после их использования. Организация рабочего места также позволяет экономить драгоценные минуты в течение дня: поэтому предварительно лучше подготовить специальный органайзер для ручек, папку для бумаг, ящик для документов или чеков и пр.

Правило 11. Ведение здорового образа жизни

Хорошее самочувствие, позитивный настрой, положительная энергия сильно влияют на высокую продуктивность руководителя, работника офиса и любого другого сотрудника компании. Поэтому каждому человеку рекомендуется регулярно заниматься спортом: фитнесом, плаванием, йогой, бегом.

Правило 12. Удовлетворение от своей деятельности

Любовь к собственной деятельности является лучшим способом мотивации и самоорганизации для любого специалиста. Удовлетворенность своим делом позволяет планировать и осуществлять профессиональную деятельность без ощущения напряжения и чувства недовольства.

Методы планирования времени

Большинство людей знакомо с различными методами тайм-менеджмента. Однако мы рассмотрим самые действенные и продуктивные из них, которые подходят каждому руководителю во время осуществления профессиональной деятельности вне зависимости от масштаба управляемой им компании и количества подчиненных.

Метод «Альпы»

Эффективная техника, разбивающая крупную задачу на мелкие по принципу пошагового восхождения на гору. Она включает в себя пять стадий планирования:

1. Составление списка задач.
2. Оценка продолжительности, необходимой для выполнения заданий.
3. Выделение нужного времени в графике личных дел для каждого поручения в соотношении примерно 60% к 40%, где 40% — свободное время.
4. Составление пошагового плана по выполнению или делегированию приоритетных задач с указанием длительности всех ступеней.
5. Учет выполненных и невыполненных пунктов плана.

Главная проблема данного метода заключается в том, что не всякий человек обладает умением прогнозировать точный срок для выполнения той или иной задачи. Поэтому крайне не рекомендуется расписывать делами все рабочее время. Лучше оставить 40% графика на непредвиденные обстоятельства и незапланированные действия.

Матрица Эйзенхауэра

Популярная методика, разработанная одним из самых продуктивных и деятельных президентов США Дуайтом Эйзенхауэром. Он предложил схему, по которой все дела должны быть расписаны в табличку, состоящую из четырех секторов:

1. Важные и срочные задачи. Здесь указываются вещи, которые ни в коем случае нельзя откладывать, т.к. от них напрямую зависит будущая карьера. Например, покупка билетов для важной командировки, подписание контракта с крупными заказчиками или срочного приказа.
2. Важные и несрочные дела. Тут прописываются задания, с которыми можно не спешить, но от них зависит личная продуктивность и продвижение по карьерной лестнице. Например, знакомство с новыми сотрудниками, проверка ремонтных работ в офисе, прохождение курсов и тренингов, изучение иностранных языков.
3. Неважные и срочные задания. Здесь чаще всего находятся дела, которые можно и нужно делегировать подчиненным для высвобождения времени для осуществления собственных обязанностей. Например, заказ канцелярии, рассылка пригласительных писем партнерам, вызов мастера для починки принтера.
4. Неважные и несрочные задачи. Тут оказываются дела, не несущие никакой пользы для компании и профессиональной деятельности. Например, личные разговоры и встречи во время работы, просмотр социальных сетей.

Расстановка приоритетов с помощью матрицы позволяет обращать внимание на наиболее глобальное, не отвлекаться на ненужное. Также все дела записываются в одном месте, поэтому ничего не теряется и не забывается.

Ошибки в тайм-менеджменте руководителя

Основная ошибка руководителей при распределении рабочего времени заключается в том, что они стараются перевыполнить план и одновременно решать сразу несколько задач. Нередко подобная тактика приводит к обратному результату: усталости, работе с надрывом, срывам сроков всех проектов, форс-мажорам.

Еще один глобальный промах в тайм-менеджменте заключается в неумении пользоваться услугами секретарей, а также непонимании, как делегировать обязанности, привычке все контролировать, переделывать за сотрудниками, раздавать навязчивые советы по работе. Во избежании этого необходимо учиться доверять другим людям, давать им больше поручений, высвобождая время для собственных обязанностей.

Немалой оплошностью является и невыстроенная, неумелая коммуникация с подчиненными. Для разрешения данной проблемы отлично подходит программа ЛидерТаск, в которой доступны для работы корпоративный онлайн-чат, возможность контроля и анализа действий каждого работника и отдела.

Пример распорядка рабочего дня

Руководитель может планировать свой день разными методами. Приведем конкретный пример удачного распорядка дня, составленного с помощью матрицы Эйзенхауэра:

Сектор А.08.00 — 08.30. Планерка по продажам.08.50 — 09.00. Почта, ответы партнерам, клиентам.09.40 — 10.20. Покупка билетов для командировки.16.00 — 17.00. Встреча со спонсорами.	Сектор Б.10.30 — 11.20. Просмотр вебинара с обучающего тренинга.11.30 — 12.00. Знакомство с новыми сотрудниками офиса.12.20 — 12.40. Созвон с партнерами по бизнесу.13.30 — 14.30. Перерыв, отдых, обед.
Сектор С.13.00 — 13.30. Покупка нового стола в офис.14.40 — 14.50. Просмотр нового дизайна на сайте.14.50 — 15.00. Просмотр комментариев на сайте.	Сектор Д.1. Смотреть социальные сети.2. Смотреть новости.3. Смотреть Ютуб.

Выполненные дела необходимо помечать цветом или вычеркивать из таблички.

Также при необходимости можно выбрать другую технику или расписать свой рабочий день в блокноте-органайзере, или использовать для данной цели приложение ЛидерТаск, в котором есть удобный календарь руководителя с функцией расписания.

ЛидерТаск — приложение для планирования времени

Современный сервис, выполненный в стиле делового органайзера для организации встреч, задач, управления проектами и сотрудниками. Предлагает удобные инструменты для руководителя: цели, чек-листы, уведомления и напоминания по времени. Помогает быстро делегировать задачи подчиненным.

Содержит удобный ежедневник с расписанием на день, неделю, месяц, год. Дает возможность заранее планировать задачи разного уровня с помощью основы — шкалы времени. При необходимости позволяет удалять дела, отмечать метками или цветом выполненные задания.

Предлагает обучение, как работать в программе и вести календарь руководителя. Имеет онлайн- и оффлайн-режимы. Функционирует на трех языках: русском, английском, немецком. Синхронизируется на платформах Windows, Mac, Android, iOS, Web-version. Есть бесплатный и платные тарифы, возможен тестовый период разработки.

Заключение

Организация рабочего дня руководителя — настоящее искусство, которому стоит учиться и приобретать в этом плане все больше полезных практических навыков. Для грамотного составления графика необходимо уметь пользоваться правилами и методами тайм-менеджмента, а также специальными программами с календарем руководителя.

Однако подобные старания не пройдут без следа. Они помогут справляться с обязанностями, делать работу в несколько раз эффективнее, а значит повысить результативность всей команды и улучшить ежедневные показатели компании.