Зачем нужна подпись электронных писем
Основная задача подписи в любом сообщении – логически завершить беседу. Однако в деловой переписке подпись может выполнять ряд дополнительных функций, например:
1. Предоставление дополнительной контактной информации
В подписи вы можете указать:
- Телефон
- Мессенджеры и т.д.
Это необходимо для того, чтобы адресат мог связаться с вами любым удобным для него способом. Например, если вы укажете федеральный номер 8-800, то повысите шансы на обратную связь. А это положительно влияет на конверсию рассылки.
2. Повышение узнаваемости бренда
Подпись нередко содержит в себе наименование компании, ее логотип или элементы фирменного стиля. Это нацелено на повышение узнаваемости бренда – нужно стремиться напоминать клиентам о себе и поддерживать образ.
3. Привлечение подписчиков для корпоративных аккаунтов
Современный бизнес обязан иметь страницы в социальных сетях (Вконтакте, Одноклассники и др.). Электронные письма – один из наиболее доступных способов привлечения подписчиков для этих страниц. Достаточно всего лишь добавить кнопки социальных сетей в подписи к письмам, чтобы пользователи могли в один клик перейти на корпоративный аккаунт и подписаться на него.
4. Формирование положительного впечатления
С помощью подписи в e-mail вы сможете не только не испортить, но и даже улучшить впечатление о себе. Тон подписи и способ обращения к адресату поможет настроить его на формальную или неформальную беседу.
Что необходимо указывать в подписи
Подпись в электронном письме может включать в себя следующие элементы:
1. Основная информация об отправителе
К основной информации об отправителе относится:
- Имя и фамилия
- Должность
- Наименование компании
Эти сведения помогут адресату понять, кто именно к нему обращается. Имя и фамилию лучше указывать именно в таком порядке (и в той форме, в которой вы хотите, чтобы к вам обращались) – в противном случае создается впечатление излишней формальности. Также старайтесь придерживаться того языка, на котором вы обращаетесь к адресату. Например, если вы общаетесь на русском языке, не стоит использовать англоязычные обращения и подписи, а также названия профессий (кроме случаев, когда этого невозможно избежать).
2. Контактная информация
Как уже было замечено выше, в качестве контактов можно использовать:
- Номер телефона
- Мессенджер
- Адрес
Несмотря на то, что адрес электронной почты можно увидеть в информации об отправителе, не будет лишним продублировать его – это необходимо для удобства пользователя. При необходимости вы можете указать дополнительный e-mail.
В подписи рекомендуется указывать личный номер телефона (или городской – но с добавочным номером). Не стоит указывать официальный номер телефона компании (даже если вы используете IVR) или факс. Оставляя свой номер телефона или мессенджеры, будьте готовы принимать звонки даже в нерабочее время.
Адрес компании следует указывать на тот случай, если клиент захочет встретиться лично или будет вынужден посетить офис компании (например, для подписания документов и т.д.).
Пример подписи в письме
| Хорошая | Плохая |
|---|---|
|
С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов, старший Frontend-разработчик компании «…» Тел.: + 7 (495) 123-45-67 доб. 1 WhatsApp: + 7 (999) 123-45-67 E-mail: name@mail.com Адрес компании: Москва, ул. Арбат, д.1, оф. 1 |
Best regards, Иванов Иван, Senior Frontend Developer, «…» Тел.: 89991234567 |
3. Элементы фирменного стиля и повышения узнаваемости
Среди этих элементов можно выделить:
- Фотография адресанта
- Логотип компании
- Элементы фирменного стиля компании
- Кнопки социальных сетей
Вы можете разместить свою фотографию в подписи – это не только позволит установить контакт при общении (адресату будет проще ассоциировать вас с реальным человеком), но и поможет клиенту узнать вас на случай личной встречи.
Чтобы привлечь внимание к бренду, разместите логотип компании (а также используйте фирменные цвета в оформлении самого письма и подписи к нему) и кнопки социальных сетей.
4. Призыв к действию
В подписи к электронному письму вы можете разместить призыв к действию, например:
- Анонс вебинара
- Ссылка на новый материал в блоге
- Приглашение посетить стенд компании на выставке и прочее.
Подключите телефонию МТТ с аналитикой звонков Отслеживайте звонки из почты и конверсию 
Как сделать подпись в письме
Алгоритм действий для изменения подписи в электронном письме зависит от используемого почтового клиента. Рассмотрим, как это сделать для Почта Mail.ru и Яндекс.Почта.
1. Почта Mail.ru:
- На странице почтового клиента в нижней части нажимаем «Настройки»
- На открывшейся вкладке выбираем «Все настройки»
- На открывшейся странице на вкладке «Главная» выбираем раздел «Имя и подпись»
- Нажимает значок «Редактировать» и изменяем имя отправителя и подпись.
2. Яндекс.Почта:
- На странице почтового клиента в правом верхнем углу нажимает «Настройки»
- На открывшейся вкладке выбираем «Личные данные, подпись, портрет»
- На открывшейся странице вводим текст подписи, выбираем ее расположение (сразу после ответа или внизу всего письма) и нажимаем «Добавить подпись».
Советы
- Проверяйте актуальность данных, кликабельность ссылок и т.д.
- Не перегружайте подпись лишней информацией. Она должна уместиться буквально в 4-5 строчек
- Если вы активно общаетесь по электронной почте внутри компании, с постоянными клиентами, с клиентами в России и за рубежом – сделайте несколько вариантов подписи и используйте их в соответствующих ситуациях
- Визуально разделяйте информацию. Контактные данные лучше разбивать на блоки (например, с помощью графических разделителей)
- Отслеживайте переходы по ссылкам, анализируйте открываемость писем и другие метрики email-рассылок.
Советы
Как подписывать письма
…чтобы их чаще открывали
От редакции
Правильно подписать письмо — тонкое маркетинговое ремесло. Рассказываем, как создать простую и эффектную подпись, чтобы она помогала в продажах и общении с подписчиками.
Запоминается последняя фраза — это Штирлиц вывел для себя, словно математическое доказательство. Важно, как войти в нужный разговор, но еще важнее искусство выхода из разговора.
— из к/ф «17 мгновений весны»
Почтовый ящик — личное, почти интимное пространство. Если человек пускает вас к себе в почту, значит, он открыт для общения. Будьте открыты в ответ — добавьте доброжелательную и информативную подпись.
У подписи четыре основные цели:
- Логически завершить письмо.
- Дать контактные данные.
- Расположить к общению.
- Персонализировать продажи (об этом отдельно).
Кроме поставленных целей правильно оформленная подпись в электронных письмах помогает вам запомниться. Она делает общение доверительным и персональным. В идеале — стимулирует подписчика к действию.
О чём будем говорить в статье:
Как создать эффектную подпись для email
Редакторы, дизайнеры и UX-профи спорят о том, какой должна быть эталонная подпись. Вот несколько базовых правил:
- Оставьте самое важное: имя, фамилию, компанию, контакт для связи.
- Используйте качественное фото. Пусть вас знают в лицо.
- Добавьте человечности. Искреннее пожелание, краткое резюме, вежливое прощание будут к месту.
- Ничего лишнего. Уберите визуальный и смысловой шум.
Если говорить о дизайне подписи, нам нравятся советы, которые дают эксперты из сервиса Canva:
1. Меньше информации. Лишние ссылки, цитаты и текст захламляют подпись и делают её нечитабельной. Пользователи пропускают её как информационный шум.
Подпись Murdock краткая, простая и удобная в навигации
2. Меньше цветов. Придерживайтесь правила «чем меньше, тем лучше». Включите в подпись только 2-3 цвета.
Как вариант, можно использовать цвета из логотипа вашей компании.
Подпись Zippy Sig перекликается с цветами логотипа
3. Меньше шрифтов. Много разных шрифтов в подписи затрудняют чтение. Люди добавляют их, чтобы выделить важную информацию, но в итоге получается смысловая неразбериха. Всё равно, что музыкант, который добавляет в песню всё больше инструментов, чтобы сделать её красивее. До какого-то момента это будет работать, но если их станет слишком много, всё превратится в неразборчивый гул.
Themesforce добавляют цвета к некоторым элементам, меняют начертание шрифта, используют заглавные и строчные буквы, и всё в пределах одного шрифта
Мы не рекомендуем брать больше двух шрифтов для подписи. Но если это необходимо, то первый лучше взять для основного текста, а второй — для заголовков.
4. Постройте иерархию. Подпись электронного письма передаёт важную информацию, поэтому здесь важна иерархия.
Меняйте размер, цвет и толщину шрифта, чтобы показать читателям, что в подписи самое главное. Возможно, это имя автора или название компании. Выделите этот элемент.
В этом фрагменте подписи Themesforce имя автора письма выделено крупным жирным шрифтом. Оно привлекает внимание больше других элементов
5. Используйте иконки соцсетей. Ссылки на соцсети в конце письма дадут дополнительный трафик — те, кому неудобны письма, смогут следить за вами через другие каналы. При этом, лучше использовать иконки, а не гиперссылки — они занимают меньше места и выглядят более аккуратно.
У «Альпининдустрии» красивые иконки, которые хорошо перекликаются с цветами письма
6. Адаптируйте подпись под мобильные. По данным Litmus, 42% людей открывают электронные письма на мобильном устройстве, а не на компьютере.
Мобильные телефоны намного меньше компьютеров, поэтому убедитесь, что подпись остаётся читабельной и на маленьких экранах.
Такая подпись легко адаптируется под мобильные — текст просто прыгает под фотографию, получается 1 колонка
Иногда подпись в письме — не только элемент хорошего тона, но и инструмент продаж. Рассказываем, как персонализировать подпись, чтобы email-рассылки продавали больше и лучше.
Как персонализировать продажи при помощи подписи
Если у вас сложный продукт, коммуникация должна быть максимально простой. Например, чтобы каждому клиенту приходило письмо от его менеджера.
пример
Предположим, вы смотрите шторы. Однажды в интернет-магазине вы купили шторы и тюль. Доставка, подшивка и работа менеджера оказались тогда на уровне. Теперь вы хотите поменять шторы в детской, но сделать заказ руки не доходят.
Вдруг вы получаете письмо о скидках от того самого магазина. И не от кого-нибудь, а от вашего персонального менеджера. Позаботился. Не забыл. Молодец! Вы звоните, а он наготове: зная ваши вкусы и потребности, тут же подбирает несколько вариантов на выбор со скидкой.
Удобно, правда? Спасибо подписи.
Теперь расскажем, как сделать такую подпись в UniSender.
Создайте файл Excel, куда менеджеры выгрузят данные клиентов, а в дополнительных полях поставят своё имя и телефон. Загрузите эту базу с расширенными параметрами в «Списки контактов» UniSender. Если данные клиентов уже есть в базе, они просто обновятся — и в полях напротив появятся имена и телефоны менеджеров.
Письмо может выглядеть так:
Чтобы письмо содержало данные менеджеров, используйте подстановки.
В этом примере вместо подстановок (переменных в фигурных скобках) появятся имя конкретного менеджера и его телефон.
Подстановки легко задать в разделе «Контакты» — «Дополнительные поля».
Чтобы добавить подстановку, нажмите «Добавить новое поле». Появится окно:
Введите название поля и название переменной, которую будете использовать в письме. Затем добавьте переменные в текст письма.
Подробнее о подстановках и персонализации писем читайте в нашей Базе знаний.
Теперь я расскажу, как сделать подпись в разных почтовых системах и в UniSender.
Пригодится, если вы собираетесь отправлять массовые рассылки. Заходим в аккаунт UniSender, нажимаем «Рассылки» → «Создать рассылку» → «Email». Вводим адрес, имя отправителя и тему, нажимаем «Продолжить».
Далее мы можем выбрать, где будем создавать письмо: в блочном редакторе, с помощью шаблонов или в HTML-редакторе. Я советую сначала заглянуть в «Шаблоны» — во многих письмах там уже есть готовая подпись, нужно будет только поменять фотографию и текст.
Предположим, что мы хотим сделать подпись самостоятельно с нуля. Заходим в блочный редактор, выбираем пустой шаблон.
Подпись обычно делают в самом конце, но, для примера, я сделаю её первой. Выбираю контейнер из 2 колонок, слева добавляю картинку, справа — текст.
Самая простая подпись готова
Теперь подпись можно улучшить: разобраться со шрифтами, проставить ссылки и разделители.
Добавил мелочей, получил самую простую подпись для письма
Подпись — важный элемент письма. Не менее важный, чем приветствие и первое предложение. Сделайте подпись в почте аккуратной, информативной, особенной — и ваши письма будут открывать чаще.
Как сделать подпись в почте Gmail
Кликаем на значок шестерёнки в правом верхнем углу. Нажимаем «Настройки» → «Общие». Листаем список настроек вниз, до раздела «Подпись».
Здесь можно настроить подпись в Gmail: написать текст, добавить фото и контакты
Как сделать подпись в Яндекс.Почте
Кликаем на значок шестерёнки в правом верхнем углу. Выбираем «Личные данные, подпись, портрет». В новом окне можно будет добавить подпись.
Добавляем подпись в «Яндекс.Почте»
Как сделать подпись в Mail.ru
Нажимаем на «Настройки» в левом нижнем углу, заходим в раздел «Имя отправителя и подпись». Вводим текст, который будет отображаться после письма.
Вводим подпись и сохраняем
Как сделать подпись в Outlook
Покажу на примере Outlook.com. Заходим в «Настройки» в правом верхнем углу и вбиваем «Подпись» в строку поиска. Outlook предложит нам раздел «Подпись электронной почты». Переходим туда и пишем текст.
Вбиваем подпись и сохраняем её
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?
Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.
Кому нужен «автограф»?
Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?
Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.
Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.
Зачем нужна подпись в деловом письме
Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.
В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.
Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.
Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.
Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.
Структура деловой подписи
В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:
«—- (формула вежливости),
ФИО автора письма,
Должность
Контактные сведения».
Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.
1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,
Сергеев Иван Иванович,
Начальник отдела продаж
ООО «Вендетта».
Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78
E-mail:
2). В ожидании Вашего скорого визита,
Иванова Дарина,
Ведущий стилист салона Bellena.
Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4
Тел. 8-999-000-99-99
E-mail:
Skype: idarina.
Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).
3). С наилучшими пожеланиями,
Ваш персональный бизнес-консультант
Андреева Людмила.
Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию
«Управление личными и корпоративными финансами»
25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).
Мои электронные книги:
«Жизнь и кошелек» (ссылка)
«Дамы с приданым» (ссылка)
«Финансовый гений» (ссылка).
Приведем образец электронного письма с подписью:
«Владимир Иванович, добрый день.
Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.
К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.
Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?
С надеждой на понимание,
Исаев Денис,
Старший менеджер
Отдела по работе с клиентами
АО «Электроника».
Тел. 8-900-000-00-00
E-mail:»
Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.
Формула вежливости
В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:
1. Добрые напутствия:
— «удачного дня»;
— «хорошего вечера»;
— «всего доброго»;
— «всего хорошего»;
— «крупных продаж и благодарных клиентов»;
— «успехов Вам».
2. Фразы «из учебников по английскому языку»:
— «искренне Ваш(а)»;
— «с наилучшими пожеланиями».
3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».
Фамилия, имя, …
Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.
Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.
Как правильно указать должность
В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».
Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Заместитель старшего начальника
Сектора обслуживания розничных клиентов
Отдела продаж ключевых продуктов
Департамента тяжелого производства
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Зам. старшего начальника
Сектора ОРК ОПГП
Департамента ТП
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Зам. начальника отдела выездных проверок
МРИ ФНС № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».
Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.
Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:
1) С уважением к Вам,
Васильев Сергей Иванович,
Генеральный директор ООО «Принтер».
Тел. 8-975-999-99-99.
E-mail:
2) Всегда Ваша,
Короткова Анна,
Ведущий косметолог салона «Диваж».
Тел. (874)78-78-78.
Какие контактные сведения приводить в подписи?
В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.
Подпись может выглядеть при этом так:
С наилучшими пожеланиями,
Колоброд Вадим Сергеевич,
Старший инженер
Сектора космического строительства
Департамента полетов
Секретного филиала
АО «Предприятие ИКС».
Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).
E-mail:
Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.
Подпись как инструмент маркетинга
Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.
Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.
После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.
Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:
- Сайт компании.
- Личный или корпоративный блог.
- Электронные книги.
- Видеоматериалы.
- Профили и группы в социальных сетях.
Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:
1) Иванцова Надежда,
Ваш личный бьюти-стилист.
Ivancovavv.ru
Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»
E-mail:
2) Сергеева Ольга,
Веб-мастер.
E-mail:
Проекты, которыми горжусь:
Сайт заказчика1.рф.
Этот блог делала я.рф.
Мои книги:
«Элегантное самопродвижение»;
«Леди в Сети».
Приглашаю на бесплатный видеосеминар
«Классный сайт: какой он».
12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.
Нужна ли подпись в личных посланиях
С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.
Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.
И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.
В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.
Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?
Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.
Например:
— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.
или
— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.
Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:
— Всего доброго. Администрация.
— Целую. Пух.
— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.
Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:
— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».
— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».
— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»
— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».
На языке Шекспира
Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.
Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:
— Always — всегда, навеки, вечно;
— Best wishes – наилучшие пожелания;
— Your friend – ваш друг (товарищ);
— Much love (All my love) – с любовью;
— Yours always – вечно Ваш;
— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);
— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).
Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.
1) Yours Sincerely,
Smith Marya,
Managing Director.
Much love,
Anny.
2) Yours faithfully,
Jack Mercury.
Заключение
Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.
Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.
Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть
Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:
- доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
- ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
- экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.
Как правильно оформить подпись в электронном письме:
- Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
- Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
- Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
- Важное условие – грамотность написания.
- Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.
Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.
Подпись в электронном письме: примеры
В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.
Образец подписи электронного письма:
С уважением, Ласкина Ольга Васильевна,
Менеджер по продажам ООО «Вектор»
hanita@yandex.ru
Телефон моб.: 8(978)55-454-04 (Viber).
Заменить фразу «С уважением» можно другими:
- С надеждой на плодотворное сотрудничество.
- Всегда рады помочь.
- С благодарностью за оказанное доверие.
- С наилучшими пожеланиями.
- Отличного настроения.
- С интересом ожидаем новых предложений.
- В ожидании Вашего визита.
- С надеждой на понимание.
- Удачного дня.
- Успехов Вам.
Должность в подписи рекомендуется указывать сокращенно, чтобы не перегружать заключительную часть письма. Дополнением может стать рекламный слоган компании или изображение логотипа фирмы.
Как оформить подпись в электронной почте
Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.
Оформление подписи в электронной почте Яндекса осуществляется в меню «Настройки» во вкладке «Личные данные, подпись, портрет». В этом блоке надо нажать кнопку «Добавить подпись» и создать подходящий шаблон. В Mail.ru схема действий похожая – через «Настройки» выбирается вкладка «Имя отправителя и подпись», в которой вводится нужный вариант текста и его оформления.
Профессионально сделанная подпись помогает продвигать личный бренд и бренд компании, собирать слушателей на вебинары, продавать продукты и консультации. Недаром Игорь Манн включил подпись в список 50 инструментов «Маркетинга без бюджета».
В этой статье разберемся:
- зачем нужна подпись;
- как ее использовать для продвижения бренда;
- в каких сервисах можно создать красивую подпись;
- как добавлять подпись в Яндекс.Почте, Gmail, Outlook и в сервисе рассылок SendPulse.
Содержание:
- Зачем нужна подпись в электронном письме
- Что включать в подпись
- Имя, должность, название компании
- Контактные данные
- Ссылки на соцсети
- Логотип
- Фотография
- Призыв к действию, цитата, важная новость
- Советы по созданию подписи в электронном письме
- Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте
- Как сделать подпись письма в Gmail
- Outlook — как сделать подпись в письме
- Сервисы для создания подписи в письме
- Hubspot Signature Generator
- WiseStamp
- Newoldstamp
- MySignature
- Как создать подпись в блочном редакторе SendPulse
- Чек-лист для создания эффективной подписи в рассылке
Зачем нужна подпись в электронном письме
Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.
1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.
2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.
3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:
4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.
Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.
Кнопки соцсетей в подписиЧто включать в подпись
В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.
При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.
Имя, должность, название компании
Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.
Контактные данные
Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.
Email — в деловой переписке принято писать электронный адрес, хотя его и можно посмотреть в информации об отправителе. Это делают для удобства получателя, ведь сообщение может пересылаться и несколько раз. А если адрес в подписи указан, легче разобраться, кому отвечать.
Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.
Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.
Ссылки на соцсети
В деловой подписи принято давать ссылки на соцсети — LinkedIn, Facebook, Instagram и так далее. Будьте готовы, что вам могут написать там сообщение. Поэтому указывайте аккаунты, которые часто проверяете. Если даете ссылки на личные профили в соцсетях, просмотрите ленту: насколько профессионально она выглядит, нет ли постов, которые сыграют не лучшую роль для вашего имиджа.
Логотип
Для поддержки узнаваемости бренда или торговой марки в подпись включают логотип компании.
Фотография
Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.
Призыв к действию, цитата, важная новость
В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.
Советы по созданию подписи в электронном письме
Как сделать подпись информативной и как продвигать себя или бизнес с помощью email подписи — расскажем в этом разделе.
1. Проявляйте заботу о получателе. Указывая телефон, пишите, какой это номер: личный, корпоративный, бесплатная линия. Так человеку проще настроиться на разговор, он будет знать, что именно ему ожидать «по ту сторону провода». Если даете корпоративный телефон, укажите и внутренний номер, чтобы с вами можно было связаться без объяснений с секретарем.
2. Используйте подпись как инструмент маркетинга. Подпись в письме тоже может продавать. В зависимости от сферы бизнеса, целей маркетинга, в подпись добавляют:
- ссылки на мобильные приложения;
- приглашение на вебинар, конференцию, презентацию;
- анонс статьи в блоге или поста в соцсетях;
- ссылку на портфолио;
- информацию о сертификатах, наградах;
- слоган или призыв к действию.
В подписи службы поддержки обучающего центра есть слоган «Спланируйте свое обучение на 2019 год!». Он заставляет задуматься об обучении и служит стимулом просмотреть другие курсы центра.
3. Добавляйте метки и отслеживайте переходы по ссылкам. Так вы сможете определить, насколько хорошо работают баннеры или призывы к действию.
4. Используйте дизайн как отображение профессии. При оформлении ориентируйтесь не только на корпоративные цвета, но и на особенности бизнеса или профессии. Подумайте, как отобразить в подписи то, чем вы занимаетесь. Например, дизайнер в подписи может дать разработанный им логотип:
5. Призывайте к действию. Если люди четко понимают, каких действий от них ждут, они с большей вероятностью это сделают. Например, вместо фразы «Мы в соцсетях» лучше написать призыв к действию: «Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях» или «Рекомендуйте статью»:
6. Указывайте актуальные данные. Проверяйте, не устарел ли в подписи телефон, email, ссылки на соцсети. Также убедитесь, что ссылки кликабельны.
7. Не перегружайте подпись. Включите самую важную информацию — она должна уместиться в три-четыре строки. Для переписки с партнерами и подрядчиками лучше сделать отдельные подписи и в каждой дать соответствующую информацию.
8. Делите информацию на блоки. Когда информация разбита на блоки с помощью графических разделителей, это облегчает восприятие и читабельность.
В первом примере контактные данные никак не отделены и потому визуально сливаются:
Во втором примере данные разбиты на блоки, их удобнее читать:
Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте
Теперь добавим подпись в почтовый сервис, чтобы когда вы создавали письмо, она добавлялась автоматически.
Чтобы настроить автоматическую подпись в Яндекс.Почте, зайдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Личный данные, подпись, портрет»:
В редакторе Яндекс.Почты вы можете:
- выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пикселях и фон;
- добавить изображение со ссылкой;
- вставить смайлик или цитату.
Как сделать подпись письма в Gmail
Чтобы добавить подпись в Gmail, войдите в свой аккаунт, нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу и перейдите в меню «Настройки»:
Сервис откроет вкладку «Общие». Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть поле для редактирования подписи. Теперь можно создать свою подпись.
В редакторе Gmail вы можете:
- выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста (доступны только 4 размера — небольшой, обычный, крупный, огромный);
- изменить цвет текста и фон;
- добавить изображение со ссылкой;
- вставить цитату.
Outlook — как сделать подпись в письме
Войдите в свой Outlook аккаунт и нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу. В появившемся окне «Параметры» начните вводить слово «подпись» в строке поиска. Появится подсказка со ссылкой на нужный раздел.
В открывшемся окне будет поле для подписи и панель редактирования.
Редактор подписи Outlook позволяет:
- выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пунктах (12pt, 14pt, 16pt и так далее);
- изменить цвет текста и фон;
- добавить изображение со ссылкой;
- вставить цитату, таблицу, перечеркнутый текст;
- писать справа налево.
Когда будете создавать подпись, убедитесь, что пункт «Автоматически добавлять мою подпись к создаваемым сообщениям» отмечен галочкой.
Сервисы для создания подписи в письме
Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.
Hubspot Signature Generator
Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.
Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:
- выбрать шаблон;
- указать свои данные;
- изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
- Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.
Чтобы добавить подпись в свой почтовый сервис, нужно нажать кнопку Copy Signature:
А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:
WiseStamp
Сервис для создания личных и корпоративных email подписей. В бесплатной версии предлагают:
- шаблоны для разных профессий;
- иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
- возможность указать Skype;
- большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
- возможность загрузить свой баннер.
Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.
Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:
Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:
Newoldstamp
Сервис ориентирован на создание email подписей для работников компании. Он позволяет создавать главный шаблон подписи и дублировать его для сотрудников разных отделов. Также можно загрузить контакты работников файлом, чтобы сразу генерировать всем подписи в одном стиле.
В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.
Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:
- добавить произвольное поле;
- выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
- выбрать шрифт подписи;
- редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.
Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.
Готовая подпись выглядит так:
MySignature
Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.
В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.
Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.
Если делаете регулярные рассылки, вам точно понадобится подпись. Вот как создать подпись для рассылки в редакторе SendPulse.
Шаг 1. Войдите в свой аккаунт SendPulse, создайте или откройте шаблон:
Нажмите «Редактировать шаблон» и вам откроется рабочее поле блочного конструктора SendPulse.
Шаг 2. На панели слева вверху наведите курсор на иконку «Добавить структуру». В появившемся окне перейдите на вкладку «Примеры». Чтобы создать подпись с фотографией, выберите нижний средний шаблон:
Шаг 3. Перетяните шаблон подписи вниз письма, зажав левую кнопку мышки:
Шаг 4. Вставьте свое фото на место заглушки:
Шаг 5. Вставьте текст подписи и отформатируйте его. Мы вставили такой текст:
Фразу «блога в SendPulse» сделали анкором, добавив ссылку на блог. Email тоже будет кликабельным, чтобы получатель мог написать ответ, нажав на адрес:
Так будет выглядеть подпись у читателей рассылки:
Готовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulseЧтобы у вас уже была готовая подпись, которую можно вставлять в другие шаблоны, сохраните созданный блок. Для этого нажмите на кнопку «Сохранить блок».
Сохранение блока с подписьюБлок с подписью вы сможете найти в сохраненных структурах.
Чек-лист для создания эффективной подписи в рассылке
Давайте подытожим основные составляющие эффективной подписи:
- В подписи указаны актуальные контакты, по которым с вами можно связаться.
- Не перегружена информацией — занимает не более 3-4 строк.
- Есть логотип компании или фото для более личного общения.
- В подписи есть кнопки соцсетей.
- Есть ссылка или баннер, которые продвигают определенное предложение (по желанию).
- Подпись добавлена в почтовый сервис, через который вы общаетесь с клиентами, — Яндекс.Почту, Gmail, Outlook. Или же в ваш сервис рассылки, например, SendPulse.
Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы с помощью рассылок превращать посетителей в клиентов, а клиентов в постоянных покупателей. Создавая шаблон, помните о подписи в конце письма — небольшой детали, которая делает сообщение более личным и помогает продвигать ваш бизнес.