Как правильно составить расписание на месяц

Если вы являетесь менеджером или руководителем группы, занимающейся управлением сотрудниками вашей компании, важно знать, как составить эффективный месячный график работы для сотрудников. Понимание того, как составить ежемесячный график работы, поможет вам сократить отсев, свести к минимуму количество вызовов сотрудников и повысить общий моральный дух и производительность команды. В этой статье мы рассмотрим несколько компонентов ежемесячного рабочего графика, а также способы создания такого графика, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Что такое месячный график работы?

Месячный график работы — это инструмент управления, который помогает руководителям оценить, насколько будет укомплектована та или иная смена. Это также служит инструментом для информирования сотрудников об их рабочих обязанностях в преддверии конкретной даты. Ежемесячный график работы может информировать работодателей и руководителей об идеальном времени для дополнительных возможностей обогащения, таких как обучение сотрудников или командные мероприятия. Менеджеры могут использовать месячный график работы, чтобы помочь предприятию достичь оптимальной эффективности и оценить, сколько сотрудников необходимо для смены.

Почему важен ежемесячный график работы?

Месячный график работы важен для обеспечения охвата смен. Имея четкий график, сотрудники могут планировать свою рабочую нагрузку с учетом других обязательств, таких как вторая работа, семья, требования к образованию или другие события, требующие их времени. Повторяющийся ежемесячный график также может дать членам вашей команды чувство стабильности, особенно если на вашем рабочем месте есть повторяющийся график сменности. Это позволяет сотрудникам планировать работу в соответствии с известными датами, чтобы они могли эффективно выполнять свои задачи.

Работодатели могут учитывать внешние потребности своей команды и использовать ежемесячные графики работы для ускорения или замедления производительности в зависимости от потребностей, планируя достаточное количество сотрудников для работы по мере необходимости. Планирование на месяц вперед может помочь работодателям раньше принять производственные или кадровые решения, а также позволит проанализировать потребности клиентов и оптимизировать рабочий процесс. Существуют и другие причины для составления ежемесячного графика работы:

• Учет личной жизни сотрудников может повысить моральный дух коллектива.

• Гибкий график может быть экономически эффективным, поскольку сотрудники работают только тогда, когда это необходимо.

• Сотрудники могут иметь четкое представление о сроках выполнения своих задач.

Как составить месячный рабочий график за 4 шага

Вот четыре шага, которые помогут вам составить оптимизированный месячный график работы для вашей команды:

1. Оценить время необходимых смен

Менеджеры могут оценить время, когда им понадобятся сотрудники для укомплектования бизнеса. На этом этапе планирования следует также учесть время работы, время установки или подготовки, а также время закрытия предприятия. Менеджеры также могут учитывать восприятие сотрудниками времени и способы минимизации рабочего процесса, чтобы помочь сотрудникам вовремя заканчивать смену, избегая потенциальных сверхурочных или перегрузок.

2. Составьте список сотрудников и их потребностей

Составьте полный список сотрудников и расставьте их в графике на следующий период. Многие руководители предпочитают выводить сотрудников на работу раз в две недели или месяц, пересматривая график в рабочем порядке. Пока вы составляете этот список, вы можете учитывать потребности сотрудников и работать над тем, чтобы включить их как можно больше, чтобы минимизировать выгорание. Например, полезно учитывать минимально необходимые часы, баланс между работой и личной жизнью или гибкость в отношении известных внешних обязательств сотрудника, таких как уход за детьми.

3. Оцените стили презентации для вашего расписания

Сегодня на рынке существует бесчисленное множество вариантов составления графика работы сотрудников, начиная от удобных мобильных и веб-приложений и заканчивая бумажными и перьевыми таблицами. Вы можете работать с командой менеджеров, чтобы определить наиболее подходящий формат для бизнеса. Вы также можете учесть предпочтения своей команды и провести опрос, чтобы определить, какой формат расписания является наиболее популярным. При рассмотрении вариантов расписания обычно оценивают такие факторы, как общие затраты на одного сотрудника и простота использования для обновлений и изменений.

4. Продолжайте проводить оценку в течение года

Руководители могут рассмотреть возможность периодической оценки процесса составления расписания в течение года или ежегодно, чтобы убедиться, что он максимально удобен для пользователей. Подобные соображения могут положительно повлиять на моральный дух сотрудников и текучесть кадров, убеждая сотрудников в том, что руководство хочет сотрудничать и работать с ними в команде. Проведение постоянной оценки позволяет вносить изменения по мере необходимости и создавать наиболее комплексную систему.

Советы по составлению ежемесячного рабочего графика

Вот несколько советов, которые помогут вам разобраться в тонкостях составления расписания:

Сделайте это совместной деятельностью

Руководство может создать возможность для позитивного сотрудничества в коллективе, позволив сотрудникам играть определенную роль в процессе доработки и составления расписания. Это может происходить в различных формах, которые могут включать в себя обычные собрания коллектива и оценки, опросы или другие мероприятия по голосованию, а также изменения между сотрудниками, такие как замена смен. Это поможет задать тон для дальнейшего сотрудничества в будущем и усилить компонент командной работы в вашем бизнесе.

Поддерживайте открытый диалог в коллективе

Продумайте стратегию создания возможностей для открытого диалога при составлении расписания, чтобы помочь сотрудникам почувствовать свою значимость и способствовать лучшему балансу между работой и личной жизнью для них. Это также может снизить стресс, связанный с работой, и может быть разумной стратегией для борьбы с текучестью кадров и оттоком персонала. Этот шаг требует усиления с течением времени с помощью командных и индивидуальных проверок сотрудников, а также создания системы запросов на изменение расписания.

Планируйте более масштабные мероприятия

При составлении ежемесячного графика работы можно использовать данные о крупных событиях предыдущего года, таких как праздники, распродажи или особые даты, характерные для компании. Принятие дополнительных мер по подготовке может помочь вам свести к минимуму сверхурочные и избежать спешки в последнюю минуту, чтобы заполнить вашу команду, если сотруднику придется неожиданно уволиться. Вы можете составлять предварительные графики на несколько месяцев вперед и всегда вносить необходимые изменения. На этом этапе вы можете подумать, подходит ли еженедельное повторяющееся расписание для вашего бизнеса и потребностей сотрудников.

Итак, у вас в руках наш планер, и вы не знаете с чего начать?

Не страшно! Сейчас покажем и расскажем!

Смотрите видео:

А так же читайте, далее:

Начинать важно с плана на месяц. Месяц — отличный промежуток, чтобы сфокусироваться на чем-то большом, но не глобальном. Сначала намечаем крупные цели. Конечно, их может быть много, но на месяц желательно ставить две или три. Иначе есть риск, что все не будут выполнены!

Заполняете даты месяца => Основные дела => Цели на месяц или ваш фокус в этом месяце.

ПРИМЕР:
Подготовиться к экзамену по литературе 20 века к 29 числу.

Это был пример крупной цели. Теперь дробим ее на задачи. Они должны быть понятные и простые, а главное — выполняемые!

ПРИМЕР:

• Подготовить 20 билетов;
• Выучить основные положения;
• Прочесть 7 глав из книги *** и т.д.

Такие задачи «конечные» — ясно, когда задачу можно считать выполненной. Видите, уже становится понятно, что нужно будет делать в этом месяце. Также в плане на месяц нужно прописать основные дела на текущий месяц, важные даты, мероприятия и встречи, которые вы точно не хотите пропустить!

ПРИМЕРЫ СОБЫТИЙ:

• Дни рождения;
• Рабочие встречи;
• Спортивные тренировки;
• Концерты;
• Другие подобные мероприятия.

Для удобства в левой стороне плана на месяц есть место для заметок, приоритетных дел, важных событий — там можно проставить маркировки. Выделите крупные цели, чтобы не забыть о них.

Планирование на месяц заполнено — идем дальше.

Здесь важно прописать свои дела на начало следующей недели. И так на каждую неделю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ НА:

1. Важные дела, которые уже отмечены;
2. Цели и задачи, которые нужно выполнить в этом месяце.

Это нужно, чтобы выполнить цель по шагам. В недельном планировании отмечайте задачи крупных целей, которые у вас в фокусе. Такие задачи приблизят вас к завершению цели на месяц.

ЧТО ПРОПИСАТЬ В «ПЛАНИРОВАНИИ НА НЕДЕЛЮ»:

• Важные дела, даты, мероприятия и т.д.;
• Подробно прописанную задачу на каждый день этой недели;
• Советую выделить 2—3 фокус-задачи: на что стоит делать упор в этот день.

Перед каждым следующим днём можно сверять задачи, что-то добавлять или переносить. Это удобно, чтобы не потерять важные дела. Можно закончить на недельном планировании, если вам это удобно, и вести только его. Можно перейти к ежедневному планированию после недельного. Кто-то, кстати, пропускает недельное и переходит сразу к ежедневному, о котором расскажем ниже. Поймите, как удобнее вам и используйте этот метод.

Конечно, оно опирается на планирование месяца или недели. Обязательно обратите внимание на фокус-задачи конкретного дня. Они подскажут, как расставить акценты сегодня. Теперь прописываем основные дела на день.

МОИ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ЗАДАЧ:

• Пропишите абсолютно ВСЕ ДЕЛА на день. Даже мелочи, которые нужно не забыть. Это может быть задача «Помыть посуду»;
• Выпишите все дела ПО ВРЕМЕНИ. Варьировать промежуток можно от 15 минут (на мелочи) до 2 часов. Это нужно, чтобы не потерять счет минутам и не упустить что-то важное.

В ежедневнике можно отслеживать не только задачи, но и питание. Например, записывать, что сегодня нужно приготовить или поесть. Это пригодится тем, кто следит за ритмом питания. Также можно отслеживать и водный баланс. Например, закрашивать или зачеркивать выпитый стакан, чтобы визуально понять выпита ли норма.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ:

КАК ПЕРЕНОСИТЬ ДЕЛА:

Понятно, что иногда что-то не успеваешь сделать по объективным причинам: форс-мажор, неверно рассчитано время, кто-то сильно отвлек. Но если задача перенеслась больше двух раз, нужно понять, почему.

Задайте себе вопрос: мне точно нужно выполнить это дело, для какой цели?

Если это необходимо выполнить, переходим к следующему пункту.
Если нет — вычеркиваем задачу!

Переформулируйте задачу, возможно она неправильно задана?
Писать задачи нужно в повелительном наклонении.

Подумайте, возможно ваша задача слишком большая и требует слишком больших усилий?
Если да, разбейте ее на мелкие подзадачи и разбросайте на пару дней. Помните, задача должна быть конечной.

ЛАЙФ-ХАКИ И МЕТОДИКИ:

Если вы пишете очень много, и вам не хватает места в планере (такое бывает:), заведите стикеры-листочки. На них удобно записывать срочные или дополнительные задачи, которые могут перемещаться по дням. Можно выписывать на них что-то, на что нужно обратить внимание.

Если вы новичок и вам сложно планировать, попробуйте начать с одной из техник. Они проверены и всегда помогают.

1. Стратегическая картонка — удобная и интересная штука по структурированию планов. В начале недели прописываешь на лист или картонку все-все свои дела. Потом уже с этой картонки переносишь дела на неделю или дни.
2. Принцип помидора
3. Методика flow list — https://instagram.com/p/BoGZDLahFot/
4. Техника лягушка — https://instagram.com/p/BmnF1TLliBO/
5. Принцип приоритетности задач — https://instagram.com/p/BkhQXMSFBKQ/

БОЯЗНЬ ЧИСТОГО ЛИСТА:

Бывает, что начать вести планер сложно из-за того, что он совсем новенький. Помните, что вы не одиноки, это и правда распространенный страх! Но с ним можно справиться!

• Дайте себе право на ошибку! Ошибки — это не критично. А еще из планера всегда можно убрать лишние странички, как в школе с «неудобными» оценками или помарками.
• Начните с того, что вам жизненно необходимо сделать сегодня. Пропишите все до мелочей: помыть посуду, наложить маску на лицо, подстричь кота и т.д.
• Попробуйте сначала написать карандашом, а затем обвести ручкой.
• Можно писать ручкой со стираемыми чернилами

В конце концов, вы привыкните к планированию, и это войдет в одну из любимых привычек!

КАК СДЕЛАТЬ ПЛАНЕР КРАСИВЕЕ:

Если кажется, что у в планере пусто и не очень-то красиво, не переживайте! Можно сделать его еще ярче при помощи простых средств.

• Добавляйте разные стикеры.
• Выделяйте маркерами фокусные задачи.
• Клейте наклейки — сейчас это снова в тренде!
• Рисуйте! Даже если умеете только цветочек или звездочку — так станет индивидуальнее. Для тех, кто не умеет рисовать, в своём посте я рассказывала о крутой технике: https://instagram.com/p/BptdKQJlyl7/
• Вклеивайте листочки с записями или рисунки, билеты или открытки!

Все это поможет не только разбавить планер, но и замотивирует возвращаться к нему снова и снова!

Надеюсь, эта статья поможет вам начать вести планер и сделать свои дни, недели и месяцы эффективными!

Была ли эта статья полезной?

Привет! На связи Ольга Грызлова. Я не представляю себе жизнь без ежедневника, но так было не всегда. Долгое время я записывала информацию на случайных листочках. Поняла, что этого недостаточно, и перешла на планинг. Но и его не хватало! Поэтому настал черёд ежедневника, в котором всё на видном месте. С ним я не забываю о важных делах и целях, успеваю и работу сделать, и домашние дела. Сегодня я расскажу, как научиться вести ежедневник и планировать с нуля, и делать это продуктивно.

Для чего нужно вести ежедневник

Когда мы представляем себе успешного человека, занятого делами, он обязательно “оснащён” телефоном размером с лопату (приложен к уху) и ежедневником (что-то пишет в нём ручкой). Но зачем вести ежедневник, если ты и так успешен? Этому есть 5 главных причин:

• Для того, чтобы ничего не забыть. Слышали фразу “не записал — считай, забыл”?
• Для разгрузки мозга. Не нужно носить все дела в голове — из-за этого там путаница и ощущение, что тонешь в делах. А выгрузил в ежедневник — и вот уже их не море, а всего лишь 25))
• Для планирования и следования своим планам. Дисциплинирует!
• Для того, чтобы всё успеть.
• Для анализа успеха — что удалось, а что нет, и почему (но анализ делают далеко не все).

Вести ли ежедневник, если у меня мало дел?

Да! Но вам лучше подойдёт еженедельный разворот — там меньше места, и удобнее видеть всю неделю целиком.

Как ежедневник изменил меня в лучшую сторону

Вначале я просто вела ежедневник — записывала дела общим списком. Потом в книгах прочла про постановку целей — и начала это использовать. Цели ставила самые разные — соблюдение водного баланса, похудение, прохождение курса, поддержание чистоты дома и т.д.

А затем мне попался красивый ежедневник-планер, в котором был трекер привычек — такой ежедневный чек-лист, в котором нужно отмечать сделанное. Это здорово мотивировало меня следовать целям.

Я встретила информацию по различным системам планирования. Пробовала почти все существующие — подходит мне или нет? Пробую и сейчас, когда встречаю что-то новенькое. Всё это помогает вести и не забросить ежедневник, делает планирование интересным занятием.

Сейчас я не представляю жизни без ежедневника. Он напоминает, поощряет, радует и мотивирует. Занимаюсь спортом, стараюсь обходиться без кофе, регулярно читаю, веду хозяйство, прохожу различные курсы — и в результате всего этого становлюсь лучшей версией себя!

Как начать вести ежедневник с нуля: пошаговая стратегия

Если вы уже что-то читали по этому поводу, то воскликните: о боже, как всё сложно! Поэтому я объясню вам на пальцах, как и что делать.

Шаг 1. Выберите тот, который нравится

Это может быть красивый ежедневник в кожаном переплете, или вовсе обычная тетрадь. Ежедневников сейчас целая куча, и в интернете можно найти абсолютно разные — в точку, в клетку, в линейку, с рисунками и без, обычные и не очень. Тут можно заблудиться!

Если вы сомневаетесь, подойдёт ли вам выбранный, поступите как я:

сделайте скриншот странички, распечатайте и заполняйте. Если понравится, закажите полную версию.

Шаг 2. Просто начните вести!

Если это недатированный вариант, проставьте даты, укажите месяцы — и вперёд!

Не бойтесь ошибиться — ведь это ваше личное дело, как вы заполняете ежедневник.

Если есть боязнь чистого листа, можно поступить так:

• Начните со 2й страницы!
• Купите ручку со стирающимися чернилами и заполните ей. Нет ручки — берите карандаш и ластик.
• Разрешите себе ошибиться! Помните, что ежедневник — это подспорье в работе и жизни, а не выставочный экземпляр. Если вы им не пользуетесь, он просто пылится без дела, и всё.

Шаг 3. Ведите какое-то время, чтобы привыкнуть

Не старайтесь вести правильно и красиво — просто не забывайте записывать дела и вычёркивать сделанные. Носите ежедневник с собой повсюду. Ну, вот вы и ведёте ежедневник!

Когда привычка появилась, можно пробовать разные системы планирования, трекеры привычек и постановку целей. Но не пытайтесь сделать всё и сразу — это так не работает! Схватившись за всё одновременно, вы с большой вероятностью забросите ваш ежедневник и вообще планирование.

Способы вести ежедневник

Систем планирования и способов вести ежедневник несколько. Пробегитесь по всем и выберите для себя наиболее подходящую.

Обычный To Do лист

To Do — в переводе означает “сделать”. Это совершенно стандартный список дел на день, где вы отмечаете или вычёркиваете сделанное. Все с него начинают!

Многим удобно помечать наиболее важные дела буквами, знаками или цветными маркерами.

Система “Утро-День-Вечер”

Делим лист ежедневника на 4 части:

• Утро
• День
• Вечер
• Прочие дела (не привязанные ко времени суток, т.е. можно выполнить, когда получится).

Система подходит, если у вас много дел, привязанных ко времени суток. Например, вы используете ежедневник не только на работе (учёбе, если вы студент, подросток, школьник), но и дома, и тогда вечер будет наполнен личными, домашними делами.

Матрица Эйзенхауэра

Такая матрица идеально подойдёт тем, кто увяз по уши в продуктивной прокрастинации, поскольку наглядно показывает, на что тратится время.

Страница делится на 4 квадранта, вот так:

Затем все дела на день распределяются по соответствующим квадрантам.

Для достижения целей важно правильно определить приоритет дел и начать с важных и срочных, а затем перейти к важным, но не срочным. Неважные же делать в последнюю очередь.

Возможно, ваши дела не двигаются с места именно потому, что вы много времени уделяете неважных делам!

Я использую матрицу Эйзенхауэра не каждый день, а именно тогда, когда надо сделать что-то важное, достичь цели быстро, а отвлекающих моментов много.

Bullet Journal

Вести ежедневник по системе Bullet Journal придумал Райдер Кэррол. Это совершенно вольная система ведения, компиляция планера и дневника. Берутся чистые тетрадные страницы (обычно — в точку), и на них изображается что угодно, похожее на ежедневник. Делаются обычные странички ежедневника, а также месячный и недельные планы, трекеры, списки и всё, что душа пожелает.

Девушки и девочки, думающие, как правильно и красиво вести ежедневник, выбирают именно этот вариант. В сети много примеров ведения — с рисунками, наклейками, надписями и прочими украшательствами. Однако сам автор — мужчина, и Bullet Journal применяет для рабочих дел.

Обычно в ежедневнике Bullet Journal заводят такие странички:

1. Оглавление. Заполняется постепенно. Не забудьте пронумеровать страницы!
2. Годовой разворот. Там можно обозначить все цели на год, расставив их по месяцам.
3. Месячный разворот. Иногда на одной страничке рисуют весь месяц, а на другой — цели, события этого месяца. А иногда обе странички заняты квадратиками месяца. Помечаем все важные даты (дни рождения, встречи и т.д.), обозначаем цели и задачи месяца.
4. Развороты под ваши цели. Это могут быть трекеры привычек, списки фильмов и книг, стран, списки желаний, планы путешествий.
5. Дневные развороты.
6. Дневниковые развороты.

В изначальном варианте введены специальные символы (ключи), обозначающие разные задачи.

• точка — обычная задача
• звёздочка — важная задача
• кружок — событие
• крестик — выполненная задача
• тире — заметка
• восклицательный знак — напоминалки или заметки, которые нужно запомнить
• галочка > — задача перенесена на следующий день
• галочка < — эта задача привязана к определенному дню.
• глаз — эту тему надо изучить

Ключи ставятся перед списком и выглядят очень лаконично. Но многие используют свои собственные обозначения — почему нет?

Минусом этой системы является и её главный плюс — свобода. Все страницы изначально пустые, поэтому, чтобы что-то написать, надо сначала разлиновать. Если вы — сильно занятой или просто ленивый человек (как я), будет проще подобрать себе готовый ежедневник с линовкой.

Система Яны Франк

Яна — художница и придумала свою собственную систему планирования. Смысл — деление каждого часа на части: 45 минут — для основного дела, а 15 минут — для дополнительного. Система может подойти всем творческим людям. Однако и тут без плана никуда: мы “на берегу” планируем, что будем делать, а уж в 45-минутку занимаемся только делом. А 15 минут тратим на то, что не связано с умственной и творческой деятельностью — моем посуду, раскладываем бумаги, приседаем.

Как вести ежедневник по системе Яны Франк, которая описала её в книге “Муза и чудовище”? Купить специальный блокнот — либо завести большую тетрадь формата А4 и разлиновать его так, чтобы было место для всего. Вот так:

Система 1–3–5

Почему важно вести ежедневник? — чтобы те дела, которые ведут к успеху, точно делались! Система 1-3-5 этим и удобна, что заставляет вас концентрироваться на важных делах. Всего за день нужно сделать 9 дел. Если у вас ежедневно завал, попробуйте именно этот способ вести ежедневник!

1 — самое важное дело, его нужно сделать в первую очередь.

3 — не самые важные дела, их делаем потом.

Оставшиеся 5 дел — в последнюю очередь или вовсе переносим на завтра.

Система 1-3-5 отлично подойдёт для рабочих дел.

Не подойдёт для домашних, поскольку их обычно гораздо больше 9, и нужно выполнить каждое дело к определённому времени, а стирка не главнее завтрака.

Mind map, или ментальная карта

Ещё один способ интересно вести ежедневник — это вести его по системе Mind map. Эту систему можно использовать для всего, в том числе и для планирования дня.

Очень удобна для визуалов, так как позволяет разгрузить мозг и упорядочить дела. Сейчас я использую именно её, и моё планирование дня выглядит вот так:

Можно рисовать на бумаге, а можно — в программах, их очень много. Мне удобнее от руки.

Плюс — день как на ладони.

Минус — если у вас много дел, требуется много места, и в обычный ежедневник рисунок может не влезть.

Ещё один минус — не очень удобно выделять дела, привязанные ко времени.

Способ Глеба Архангельского

Рабочий ежедневник удобно вести по способу, который придумал столп отечественного тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Существует печатный вариант, но вы можете нарисовать себе его в обычном разлинованном ежедневнике, вот так:

Здесь все задачи делятся на жёсткие — привязанные ко времени, и гибкие — не привязанные.

Кроме того, есть строчки с условными обозначениями (вы можете придумать что-то своё):

• Восклицательный знак — фокус или главное дело дня.
• Лягушка — мелкое, но неприятное дело, которое надо выполнить с утра пораньше. Такие лягушки склонны накапливаться, поэтому, делая это дело пораньше, мы чувствуем себя героями — “съели лягушку”!
• Слон — большое дело, которое выполняется по частям. Вот и мы ежедневно “отъедаем” часть слона и таким образом “съедим” его полностью к назначенному сроку.
• Внизу мы пишем награду дня. Сделали большое дело — наградите себя.
• А там, где солнышко — пишем главное событие дня. Так мы понимаем, что жизнь проходит не зря, и что-то остаётся в памяти.

Есть у такого ежедневника и закладка — стратегическая картонка, на которой можно написать свои цели на год, чтобы они были постоянно перед глазами.

Деловому человеку, у которого много дел привязано ко времени, будет удобно вести ежедневник по “тайм-драйву”. Если же у вас, как и у меня, маловато “жёстких встреч”, выберите что-то другое. Хотя, признаюсь, отмечать “главное событие дня” мне понравилось.

Как эффективно вести ежедневник: важные правила

И вот у вас есть симпатичная тетрадь, и вы начали записывать дела на день, но полезности его вы пока не чувствуете. Как удобно вести ежедневник, чтобы был толк?

• Поставьте себе цели — на месяц, на 2-3 месяца и даже на год. Для этого отведите специальный лист и аккуратно их выпишите. Лучше всего, если цели будут конкретные, измеримые, выполнимые и конечные, например, не “Я хочу похудеть”, а “Я хочу весить меньше на 2 кг через 3 месяца”). Если вы только в начале пути, не ставьте себе много целей. Одной-двух вполне достаточно. Можно прописать цели и на “стратегической картонке” — это одновременно и закладка, и мотиватор.
• К каждой цели распишите задачи — что надо сделать в этом месяце и на этой неделе, чтобы цели достичь. Расставьте задачи по дням недели.
• Полезно записывать долгосрочные планы и мечты. Многие любят технику “100 желаний” — нужно записать 100 своих желаний, и хорошо бы за один раз. Самые интересные желания появляются в самом конце!
• Носите ежедневник с собой, если вы ходите на работу. Это удобно — всегда можно посмотреть записи на день и что-то сделать с рабочего места, например, оплатить коммунальные услуги, куда-то зайти по пути домой и т.д.
• Расставляйте приоритеты у дел. Можно выделять цветным текстовыделителем самые важные дела, а можно использовать обозначение А Б В. А — самые важные дела, сделав которые, вы скажете, что день прошёл не зря. Б — не самые, но тоже важные. В — неважные, и их можно делегировать, перенести или вовсе не делать.
• Всегда начинайте день со сложных дел либо с дел с приоритетом А. Либо делайте их тогда, когда у вас больше всего энергии — обычно это первые часы работы.
• В конце дня запишите вкратце главные события дня и ваши эмоции по этому поводу — получится что-то типа мини-дневника. До отдельной тетради не всегда доходят руки, а в ежедневнике часто остаётся место и для таких пометок.
• Обязательно отмечайте выполненное — это своеобразная награда. Как вам удобно — помечать сделанное галочкой, аккуратно вычеркивать или вовсе закрашивать дело? Мне по душе последний вариант, поскольку дело не маячит перед глазами и не отвлекает внимание, но тот же Райдер Кэррол, создатель Bullet Journal, считает, что тогда очень трудно будет найти нужную запись в уже завершённом планере.
• Не планируйте слишком жёстко своё время — ведь такой план сложно выполнить. В жизни возникает много непредвиденных обстоятельств и задач, поэтому жёсткий график постоянно сбивается — он просто нежизнеспособен! Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют планировать не более 50% своего рабочего времени, причём, между задачами должен быть запас времени — если вдруг что-то сдвинется, это не помешает дальнейшим планам.
• Не пишите в ежедневнике всё подряд. Некоторые используют его как блокнот, а в итоге записи заезжают на соседние листы, и найти в нём что-либо очень непросто. Идея: выделить под записи листы в конце блокнота.
• Планируйте свой день накануне. Вечером, в конце дня выделите немного времени, чтобы спланировать следующий день. Так вы психологически настроитесь на предстоящие задачи — и на то, чтобы их завершить. Некоторые планируют утром — это тоже неплохо, но постарайтесь планировать тогда, когда вы ещё не в суете дня — а, к примеру, релаксируете, допивая утренний кофе.

Немного советов, как правильно выбрать ежедневник

“Правильно” — это так, как лично вам удобно вести записи в ежедневнике. Тут нет контролирующих органов и “мамки, которая заругает” — мы сами уже взрослые. Поэтому критерий правильности — это значит, что ежедневник выполняет свои функции.

Датированный или нет

Ежедневники с датами встречаются намного реже, но они удобны тем, кто не хочет тратить время на писанину, и тем, кто редко сбивается с графика. Мужчины обычно выбирают датированные.

Недатированный же формат можно вести с любого дня, и это более творческий вариант. Даты можно проставить как угодно — то есть, только тогда, когда вы его ведёте, поэтому не будет пропущенный страниц. А выходные и отпуск можно вообще сделать одной страничкой.

Если вы планируете недавно — выберите именно недатированный. Женщины чаще склоняются именно к такому варианту.

Ежедневник или еженедельник

Выбор зависит в первую очередь от целей и удобства. Если много разнообразных дел — конечно, ежедневник. Если вы хотите красиво и креативно украшать странички, а помимо этого вести небольшие дневниковые записи — вам таже больше подойдёт именно он.

А вот еженедельник подходит тем, у кого не так много дел. С ним проще сохранять фокус на важных делах недели, так как вы их обозначаете на одном развороте.

Бумажный или электронный

Приложения-ежедневники существуют, но… как ни странно, они не так популярны, как традиционные. А всё потому, что бумажные вести легче и проще. Они не виснут, им не надо ни с чем синхронизироваться. В них нет отвлекающих моментов, как в телефоне. Их можно быстро пролистать.

С другой стороны, в приложениях можно настроить упоминания, оповещения — да и другие важные функции там есть. Ведя электронный, мы за экологию: экономим ресурсы этой планеты и собственные деньги, ведь не надо тратиться на бумагу и ручку.

Попробуйте оба варианта, чтобы решить.

Для себя я выбрала бумажный вариант — он доставляет мне эстетическое удовольствие, остаётся на память. А электронный даже не пробовала, поскольку, как только я захожу в телефон, постоянно на что-то отвлекаюсь (даже с отключенными уведомлениями).

Как не забросить ежедневник

У многих вопрос — как заставить себя вести ежедневник? А у меня встречный вопрос — а он вам точно нужен? Если есть потребность записывать дела, то зачем себя заставлять?

• Если дел не так уж много, а фокус на главном сохранить хочется, попробуйте распечатать себе недельную раскладку и вести её. Понравится — заведёте себе постоянный вариант.
• Чтобы не забросить, ведите ежедневник так, как вам хочется. И пусть он не такой красивый и аккуратный, как на фотках флет-лей в инстаграм. Пусть вы даже не следуете умным советам, изложенным выше — если эти записи действительно помогают вам в жизни и делаю вас лучше, вы уже отличаетесь от большинства людей на этой планете.
• Попробуйте разные варианты и выберите подходящий. Маленький или большой формат, мягкая или жёсткая обложка, датированный или нет, дорогой и не очень, электронный или традиционный, с обычной линовкой или авторский. Мне, например, очень нравятся дорогие варианты в невероятных кожаных обложках с карманчиками для всего и висюльками, но писать мне в них неудобно — поэтому я выбираю попроще. И при всей любви к экологии и экономии именно бумажный — мой вариант.
• И главное, чтобы не забросить — пользуйтесь им! Всегда держите под рукой. Сверяйтесь с ним. Делайте записи. Многие даже у кровати кладут.

Если вы всё же не ведёте свой ежедневник, задумайте — почему? Что не так? Что мешает? И ещё раз — действительно ли он вам нужен?

Идеи, как вести ежедневник красиво

Как оформлять и вести ежедневник, чтобы он был удобен и радовал глаз? У меня есть несколько идей!

• Ежедневник сам по себе должен быть красив. Согласна, бывают красиво оформленные записи на тонкой, просвечивающей, шероховатой бумаге, но всё-таки приятнее, когда и бумага высокого качества, и печать хорошая, и обложка не на один день.
• Пишите аккуратно. Ровный почерк легче разобрать, да и выглядит он эстетичнее.
• Стикеры. Сейчас их выбор просто огромен! Можно найти стикеры, совершенно разные по цене и качеству, тематические и общие. Необязательно искать в больших магазинах — я покупала и через инстаграм, и на алиэкспресс. Следите только, чтобы стикер не был объёмным, чтобы странички не мялись.
• Разноцветные ручки и маркеры помогут выделить важное и украсить ежедневник. Мне нравятся пастельные цвета маркеров — не мешают восприятию записей. Следите, чтобы маркеры не просвечивали через страницу. Многие раскрашивают и рисуют цветными карандашами.
• Освойте леттеринг и каллиграфию, чтобы делать красивые надписи в своём планере — это могут быть цели, вдохновляющие цитаты, имена и т.д.
• Вырезки из журналов и газет.
• Интересный приём — кусок цветной бумаги. Он наклеивается сбоку или снизу, по нему можно писать или рисовать, обычно что-то вдохновляющее. Интересно смотрится чёрная бумага с белыми надписями.

Красивое и интересное оформление требует времени и сил, зато потом ежедневник приятно брать в руки, а также фотографировать. Впрочем, вы сами решаете, как лучше всего его вести и что в него заносить. Главное — начать вести, а остальное придёт!

Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!

https://vk.com/olga_grizlova

https://www.instagram.com/olga.grizlova/

https://t.me/olgagrizlova

1. Начните с плана

Специалисты рекомендуют в конце рабочего дня обязательно составлять план на следующий. Можно делать это от руки в ежедневнике или используя приложения. Главное — точно знать, какие задачи нужно выполнить за день.

«Для эффективного планирования советую выполнить такие действия:
1. Определите, во сколько вам комфортнее просыпаться и ложиться спать.
2. Посчитайте, сколько времени нужно на завтрак и утренние процедуры.
3. Решите, во сколько вы приступите к работе. Посчитайте продолжительность рабочего дня и добавьте короткие перерывы. После одного часа работы можно сделать перерыв на 10–15 минут.
4. Запланируйте долгий перерыв на обед — 45–60 минут.
5. Рассчитайте, сколько времени уйдёт на ту или иную задачу. А затем включите все задачи в расписание, учитывая время на перерывы и на личные дела».

Если вы работаете не из дома, не забудьте добавить к расчётам время на дорогу.

2. Используйте приложения

Современные приложения для планирования могут с лёгкостью заменить личного ассистента. Вот несколько популярных вариантов.

Google Календарь

Одно из самых простых и доступных приложений. Есть версия как для компьютера, так и для телефона. С помощью Google Календаря можно:

• планировать задачи на день, неделю, месяц и даже год;
• ставить напоминания;
• создавать несколько календарей под разные цели — работу, занятия спортом, дни рождения и т.д.;
• назначать и проводить онлайн-встречи;
• создавать расписания с совместным доступом, что очень удобно при работе в команде.

ЛидерТаск

Есть бесплатная и платная версии. Доступно для использования на десктопе и в телефоне. С помощью приложения можно:

• записывать планируемые дела;
• разбивать крупные задачи на более мелкие;
• прикреплять вложения;
• расставлять приоритеты в выполнении дел, отмечая их разными цветами;
• настраивать уведомления;
• создавать чек-листы.

TickTick

С его помощью вы можете:

• составить расписание на день, неделю или месяц;
• выделить наиболее важные дела;
• создать списки, задачи и чек-листы;
• установить сроки и дедлайны;
• настроить напоминания;
• прикрепить файлы;
• включить таймер, чтобы чередовать периоды работы и отдыха.

Приложение отличается интуитивно понятным интерфейсом. TickTick можно установить на телефон или работать в нём в браузере.

3. Выстройте границы

Чётко разграничьте рабочее и личное время. Невозможно быть на связи 24/7 без последствий для здоровья и отношений с близкими.

Определите личный график работы и сообщите о нём клиентам и партнёрам. Помните: клиентоориентированность не означает, что вы обязаны отвечать на сообщение или звонок в час ночи.

«Я советую работать по графику. Мне и самой это нравится, и мои партнёры об этом знают. Вечер лучше освобождать для себя и своих близких. И не забывать устраивать выходной, чтобы соскучиться по работе, иначе пропадает желание вообще что-либо делать».

Научитесь говорить нет. Не бойтесь отказываться от новых заказчиков, если вы чувствуете, что ваш рабочий день трещит по швам. Не берите срочную работу на выходные. Конечно, бывают форс-мажоры. Но следите за тем, чтобы они были исключением, а не правилом.

4. Займитесь спортом

Физическая активность помогает оставаться бодрым в течение всего дня. Выберите время, когда вам удобно заниматься фитнесом, и делайте это регулярно. Это может быть утренняя зарядка, бег, езда на велосипеде, занятия в зале на тренажёрах или аэробика дома. Главное — держать мышцы в тонусе.

«Я считаю, что физические нагрузки помогают оставаться эффективным и не выгорать. Это необязательно должен быть серьёзный профессиональный спорт. Достаточно будет даже небольших упражнений или ходьбы. Главное — делать это каждый день».