Служебные записки нужны для обеспечения коммуникации между сотрудниками компании, подразделениями. Направляются они, как правило, от нижестоящего вышестоящему работнику. Если нижестоящий сотрудник обнаружил необходимость закупки спецодежды, ему также нужно составить записку. Служебная записка на приобретение спецодежды составляется в свободной форме. Однако при ее оформлении нужно придерживаться ряда правил.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на приобретение спецодежды .docСкачать образец служебной записки на приобретение спецодежды .doc
Функции служебной записки
Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. Главная функция документа – донесение сведений от одного работника другому. Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то. К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды. В этом случае он оформляет записку и направляет ее вышестоящему начальству. Документ позволяет доказать, что до начальника была донесена определенная информация. Это актуально при отстаивании своих прав в суде.
Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа. В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной. Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.
Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил.
Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4. В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк. В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить. Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.
Особенности составления записки на покупку спецодежды
Служебная записка позволит уведомить начальство о необходимости покупки спецодежды. Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.
Образец
Руководителю отдела
Материального обеспечения
Столярову О.Л.
От руководителя цеха №3
Громова Д.О.
Служебная записка
12.03.2021 года
О необходимости приобретения спецодежды
В соответствии с нормами Приказа Министерства соцразвития №290н «Об утверждении правил обеспечения спецодеждой» от 1.06.2009 года, Приказа Министерства соцразвития №541н «Об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды» от 1.10.2008 года, в соответствии с локальным актом «О закупке спецодежды» №77-А прошу организовать закупку спецодежды для сотрудников цеха №3 в количестве 10 штук.
Руководитель цеха №3 (подпись) Громов Д.О.
Актуально на: 27 июля 2022 г.
0
Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.
Как правильно написать служебную записку на приобретение товара
Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.
Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если работник не сможет из-за отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.
Приведем образец такой служебной записки:
Стоит отметить, что служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Служебная записка на приобретение компьютера (образец)
Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.
Также по аналогии можно написать:
- служебную записку на приобретение материалов;
- служебную записку на приобретение принтера;
- служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.
Работникам, выполняющим своим трудовые функции в особых условиях, положена специальная одежда. Посредством служебной записки о приобретении спецодежды работник доводит до руководства организации информацию о ее необходимости.
Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о приобретении спецодеждыОбразец служебной записки о приобретении спецодежды
Кому положена спецодежда
Спецодежда является средством индивидуальной защиты. Порядок выдачи специальной одежды и других средств индивидуальной защиты регламентирует Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 года N 290н. Так, согласно ему выдавать спецодежду работодатель обязан работникам, которые выполняют свои обязанности:
- во вредных и опасных условиях;
- в особых температурных условиях, на открытом воздухе;
- в условиях, предполагающих загрязнения биологическими, химическими и т.п. веществами (п. II приказа).
В зависимости от вида деятельности работнику положены различные типы спеодежды. Определяются они согласно Типовым нормам выдачи спецодежды работникам, которые содержат в себе сведения по отраслям и нормативным актам, регламентирующим выдачу одежды.
Спецодежда выдается работнику бесплатно.
На работодателя упомянутым выше приказом возложена обязанность организовать учет выданной работникам спецодежды, а также следить за тем, чтобы одежда выдавалась работникам вовремя. С этой целью на работников заводится бумажная или электронная картотека, которая содержит в себе сведения о дате выдачи работнику специальной одежды.
Необходимость в составлении служебной записки о приобретении спецодежды может возникнуть:
- у работника, чья одежда пришла в негодность — в этом случае она составляется на имя непосредственного руководителя;
- у руководителя подразделения — в случае порчи спецодежды или необходимости приобретения дополнительных комплектов, например, при трудоустройстве нового работника. В этом случае записка составляется на имя руководителя организации и может быть оформлена как заявка.
Ниже мы остановимся на обеих разновидностях записки.
Служебная записка от работника
Сотрудник, одежда которого пришла в негодность по независящим от него причинам, имеет право просить у работодателя новую.
Более того, работодатель не имеет права допустить к работе сотрудника без надетой спецодежды.
Как правило, необходимость в составлении служебной записки работником возникает крайне редко, поскольку информация может быть легко доведена до непосредственного руководителя устно. Документализация требуется, как правило, в случаях, когда имеется вероятность намеренной порчи или утраты спецодежды.
Служебная записка составляется работником в свободной форме.
Записка-заявка
Составление служебной записки о приобретении спецодежды на имя руководителя организации осуществляется также в свободной форме, однако, поскольку в данном случае она будет являться первичным бухгалтерским документом, к ней предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» служебке.
На нашем сайте имеются образец и бланк записки, которыми можно воспользоваться для своих нужд. В служебной записке потребуется указать:
- наименование подразделения;
- профессии работников;
- ФИО и табельные номера работников;
- наименование спецодежды и спецобуви;
- марка, тип;
- размер и рост работника.
Что дальше
Руководитель организации рассматривает записку и ставит на ней свою резолюцию. После этого подразделение, ответственное за материально-техническое обеспечение работы предприятия, производит закупку одежды.
Работники получают одежду под подпись в карточках учета выдачи СИЗ. Сама служебная записка и счета на оплату передаются в бухгалтерию.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
28 мая 2023 года, 13:54
В базе 55 000 документов За неделю добавлено +34
Служебная записка о выдаче спецодежды в связи с производственной необходимостью (образец заполнения)
Документ относится к группе «Записка». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.
Начальнику отдела материально-технического обеспечения Кратопенко Николаю Валерьевичу от начальника цеха N 2 Соколова Андрея Сергеевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
10 марта 2011 г.
О выдаче спецодежды
В связи с производственной необходимостью прошу выдать сотрудникам цеха N 2 Петрову Сергею Ильичу и Минаеву Гаврилу Петровичу комплекты спецодежды N 1.
Начальник цеха N 2 А.С. Соколов
Источник — «Кадровый вопрос», 2012, № 7
Похожие документы
- Служебная записка о необходимости продления командировки работника
- Служебная записка об отключении электроэнергии (образец заполнения)
- Служебная записка о продлении работнику срока служебной командировки (образец заполнения)
- Служебная записка начальнику структурного подразделения Рособразования о направлении информации для публикации ее на Интернет-сайте
- Служебная записка о поломке основного средства
Необеспечение персонала, работающего на вредном или опасном производстве средствами индивидуальной защиты (СИЗ) и спецодеждой (СО), стоит на 3 месте в ТОП нарушений охраны труда.
Этот факт влечёт за собой немалые штрафы. Чтобы такого не случилось, должностным лицам надо всего лишь соблюдать закон, а конкретно ст. 221 ТК РФ и не экономить на безопасности, которой, как известно — много не бывает.
Итак, выбраны образцы спецодежды, произведены расчёты стоимости и принято решение о закупке СИЗ.
Переходим к необходимым документам (некоторым из них).
Кем и как оформляется заявка на спецодежду
Если компания небольшая, это может сделать её непосредственный владелец. В противном случае этим занимается отдел охраны труда или руководитель структурного подразделения. Регламент составления заявки отражается в локальном нормативном акте (ЛНА) предприятия. Информация, отображаемая в теле заявки:
- ФИО сотрудника;
- должность;
- табельный номер;
- наименование (спецодежда, обувь, другие СИЗ);
- модель или артикул;
- пол;
- рост;
- размер;
- количество.
Руководитель подразделения ставит на бланке свою подпись и отдаёт его в отдел снабжения. Составляются заявки по мере износа спецодежды. При устройстве на работу нового сотрудника, руководство обязано ознакомить его со списком положенной ему спецодежды и составить на него новую заявку.
Служебная записка на спецодежду
Этот документ представляет собой деловую переписку внутри предприятия и, как правило, носит информационный характер. Адресована она чаще всего вышестоящему лицу. Написать служебную записку можно как на листе формата А4 от руки, так и напечатать на компьютере. В обоих случаях на документе должна стоять собственноручная подпись. Чтобы обезопасить себя от потери документа, его желательно зарегистрировать у секретаря и сделать копию.
Служебная записка может быть составлена как от коллектива, так и от одного лица. В нашем случае написать её может как начальник цеха, обращаясь в охрану труда или в отдел снабжения с просьбой о покупке спецодежды, так и работник с той же самой формулировкой. Служебная записка может являться приложением к заявке.
Выдача спецодежды
При выдаче спецодежды и других СИЗ своим сотрудникам, руководитель организации должен следовать типовым нормам, которые приняты для его вида деятельности. Кроме того, работодатель имеет право составить свои нормы в локальном нормативном акте (ЛНА) компании. Занимается этим инженер по охране труда. Важнейшим условием собственных, разработанных норм является улучшение (в сравнении с типовыми) защиты работников, занятых на вредном или опасном производстве. Нормы можно только увеличивать, уменьшать же запрещено законом. Единственное что разрешено — это сократить срок эксплуатации спецодежды, и прочих СИЗ.
Бланк выдачи спецодежды
- На работника в бухгалтерии заводится личная карточка выдачи СИЗ. Её форма утверждена Министерством здравоохранения и социального развития РФ от 01.06.2009 г. № 290н.
- На лицевой стороне карточки указываются данные сотрудника, включая его пол, рост и размер. На оборотной — информация о выдаваемой спецодежде и других СИЗ.
- На основании этих данных бухгалтер (или другое уполномоченное лицо) выписывает накладную ведомость, на получение СИЗ со склада.
- Работник склада выдаёт спецодежду за личной подписью получающего.
Оформление личной карточки на спецодежду
Личная карточка может быть как на электронном носителе, так и на бумажном.
Так как в электронной версии работник не может поставить свою подпись, то вместо неё фиксируется номер и дата документа о выдаче СИЗ с личной подписью сотрудника (персонификация). Вторым вариантом пользуются чаще всего.
Выдача спецодежды должна быть организована в установленные сроки. Так как любой работодатель трудится в режиме многозадачности и не может всё контролировать, то этот процесс он может поручить материально-ответственному лицу согласно полученным указаниям.