Актуально на: 27 июля 2022 г.
0
Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.
Как правильно написать служебную записку на приобретение товара
Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.
Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если работник не сможет из-за отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.
Приведем образец такой служебной записки:
Стоит отметить, что служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Служебная записка на приобретение компьютера (образец)
Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.
Также по аналогии можно написать:
- служебную записку на приобретение материалов;
- служебную записку на приобретение принтера;
- служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.
Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?
Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
Скрыть содержание
- В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
- Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
- Что внутри документа?
- Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ) Мебели Канцтоваров Оргтехники (сканера, принтера) Телефона Инструментов Настольной лампы Автошин
В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Внимание! “Бумажный” вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
- наименование организации, подразделения;
- кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
- заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
- регистрационный номер;
- что именно нужно закупить и в связи с чем;
- подпись с расшифровкой, дата написания.
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом
Васильеву И. В.
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.
С уважением
Иванов Иван Иванович (подпись)
16 января 2016 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение спецодежды
Мебели
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
С уважением,
Петрова Мария Ивановна (подпись)
5 мая 2017 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение мебели
Канцтоваров
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
ЗАО “Сигма-Консалт”
Сидорову С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
С уважением,
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
30 мая 2017 года.
Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
ООО “Сигма-Шторм”
Савину И.И.
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
С уважением,
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
14 мая 2016 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники
Телефона
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”
Матвееву И. И.
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
С уважением,
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Скачать образец служебной записки на покупку телефона
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО “Совремонт”
Петрову П.П.
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
10 мая 2015 года.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Скачать образец служебной записки на покупку инструментов
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
С уважением,
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
Скачать образец служебной записки на покупку настольной лампы
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”
Борисову Б.Б.
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
С уважением,
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
20 мая 2017 года.
Скачать образец служебной записки на покупку автошин
Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Служебная записка от работника: цели и образец
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
Как работают новые индикаторы риска нарушения для онлайн-касс
В начале 2023 года Министерство финансов начало разработку новых индикаторов риска нарушения для контрольно-кассовой техники. Внести изменения в законодательство могут уже летом текущего года. Разберёмся в том, что это значит для предпринимателей.
ГПХ договоры: не так страшна налоговая, как сами исполнители
Сейчас много публикаций о том, как работать с самозанятыми, чтобы избежать претензий налоговой и переквалификации отношений в трудовые.
Но многие забывают о том, что и сами работники могут обратиться с требованиями о признании отношений из договора ГПХ трудовыми.
Сейчас расскажу, как трудовое право в умелых руках может ударить больнее налоговой.
Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк cлужебной записки о приобретении оборудования .docСкачать образец cлужебной записки о приобретении оборудования .doc
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
Функции документа:
- Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
- Выражение просьбы заменить оборудование.
- Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Как составить служебную записку на приобретение
Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.
В документе нужно указать следующую информацию:
- Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
- Должность и ФИО составителя записки.
- Наименование документа.
- Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
- Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
- Дату и подпись работника, составившего документ.
К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.
Образец служебной записки о приобретении оборудования
Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.
Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.
«16» января 2021 года
Николаев / А.А. Николаев