Как правильно составить свой тайм менеджмент

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

16.04.2019

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Возможно вам также будет интересно:

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
• Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

• В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее
• 50 золотых советов для повышения продуктивности
• Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность

Часто попытки приобщиться к тайм-менеджменту заканчиваются полной неудачей.

Обычно это бывает так: человек читает какую-нибудь вдохновляющую книгу и добросовестно пытается следовать ее советам. А через несколько дней он понимает, что все эти замечательные советы почему-то абсолютно невозможно приспособить к его жизни. «Наверное, лично мне тайм-менеджмент не подходит» — думает он и возвращается к привычному для себя режиму.

У таких неудач, как правило, две причины. Во-первых, тайм-менеджмент — вещь сугубо индивидуальная. Чтобы он заработал, его нужно подогнать «под себя». Во-вторых, планирование, как и любой другой навык, требует привычки. Если человек никогда серьезно не занимался планированием своих дел, ему понадобится время, чтобы перестроить мышление.

В этой статье мы расскажем, с чего начать знакомство с тайм-менеджментом, чтобы в нем не разочароваться. Предлагаем читателям простую программу из четырех шагов, которая поможет получить основные навыки планирования и создать свою систему «управления временем».

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

Список дел — это самая простая техника тайм-менеджмента. Однако у нее тоже есть множество тонкостей, хитростей и нюансов, о которых мы рассказываем в отдельной статье.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-за каких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Заведите органайзер

Настало время перейти от листочков к более серьезному инструменту планирования — органайзеру.

Органайзеры бывают двух видов: бумажные и электронные.

Бумажный органайзер. Это вид органайзеров уже почти «вымер», но некоторые люди по привычке предпочитают использовать именно его. Также он будет полезен, если по какой-то причине у вас нет доступа к компьютеру или телефону.

Бумажный органайзер легко купить в канцелярских товарах или сделать самостоятельно, разметив для планирования блокнот или тетрадь.

Увы, у бумажного органайзера есть огромный недостаток: он не интерактивен. Он не умеет напоминать о событиях, сортировать задачи и работать с повторяющимися делами. Поэтому, если у вас есть возможность, лучше все-таки использовать электронный вариант.

Электронный органайзер. Чаще всего это специальная программа для компьютера, телефона или планшета. Однако сегодня стали популярны и онлайн-органайзеры, которыми можно пользоваться прямо в браузере при наличии интернета.

Какой органайзер выбрать — зависит от ваших предпочтений и бюджета.

Сегодня есть множество вариантов, как полностью бесплатных (Exiland Assistant Free, Maxdone, почтовик Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning), так и платных, но с бесплатным пробным тарифом (LeaderTask, Todoist). Также одним из самых популярных органайзеров до сих пор остается Microsoft Outlook, который входит в состав пакета Microsoft Office. Мы советуем для начала попробовать одну из этих программ.

У каждого из перечисленных органайзеров есть свои особенности, достоинства и недостатки, и чтобы выбрать подходящий для себя вариант, вам придется немного поэкспериментировать.

Когда вы разберетесь с возможностями органайзера и научитесь с ним работать, он станет вашим верным помощником на долгие годы. На этом, в принципе, можно и остановиться. Но если вам хочется большего — переходите к следующему этапу.

Шаг 3. Познакомьтесь с теорией

У нас появился опыт, и теперь мы знаем, какие проблемы хотим решить с помощью тайм-менеджмента. А это значит, что настала пора познакомиться с теорией.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы узнать о тех огромных возможностях, которые предоставляет современный тайм-менеджмент. Во-первых, это уже готовые решения проблем, связанных с планированием. Во-вторых, это десятки всевозможных приемов, которые помогают работать быстрее и эффективнее.

Разумеется, ответы на некоторые вопросы можно найти и в интернете. Но даже в нашу цифровую эпоху информацию по-прежнему лучше черпать из хороших книг. Тем более что книг о тайм-менеджменте сегодня написано неимоверное количество.

А для начала мы советуем познакомиться с четырьмя из них:

1. Лотар Зайверт «Ваше время в ваших руках»
Книга впервые была издана в 1984 году (у нас — в 1990 году) и сегодня уже считается «классикой». Именно в ней впервые были описаны метод Альпы, АБВ-анализ и другие популярные сегодня техники.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Это самый первый российский бестселлер об «управлении временем». Из книги вы узнаете, что такое миссия и призвание, как ставить цели и расставлять приоритеты, как планировать задачи и где черпать мотивацию. Автор в доступной форме рассказывает об основах классического и современного тайм-менеджмента.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
В книге изложены основные принципы GTD — самой популярной сегодня системы тайм-менеджмента. Описанные техники помогают справляться с бесконечным потоком дел, не испытывая при этом стресса. Книга вышла еще в 2001 году, но до сих пор остается бестселлером во всем мире.

4. Максим Дорофеев «Джедайские техники»
Эта система впитала в себя все лучшее из GTD, однако рассчитана уже на нашу эпоху — эпоху интернета, гаджетов и тотального дефицита внимания. Книга расскажет о том, как экономить ресурсы мозга («мыслетопливо»), поддерживать высокую продуктивность и избегать прокрастинации.

Конечно, у других авторов тоже можно найти немало полезного. Но именно эти книги помогут вам сформировать наиболее полное представление о том, что представляет собой тайм-менеджмент сегодня.

После знакомства с теорией вы автоматически перейдете к следующему шагу, а именно:

Шаг 4. Создавайте свою систему тайм-менеджмента

Следующий этап — отобрать те приемы и техники, которые подходят для решения конкретно ваших задач. И здесь можно двигаться сразу по двум направлениям:

1. Проблемы и вопросы. Как бы далеко мы ни продвинулись, но проблемы и вопросы будут возникать перед нами всегда. Например:

• Как расставлять приоритеты?
• Как делегировать задачи?
• Что делать с идеями?
• Как бороться с отвлечениями? и т. д.

Каждый раз, когда мы находим ответы на такие вопросы, мы пополняем личный арсенал приемов тайм-менеджмента и повышаем свою эффективность.

2. Улучшение старых техник. Каждую сферу планирования можно совершенствовать фактически до бесконечности.

Например, в самом начале мы просто записываем свои идеи на листочек. Спустя какое-то время они перебираются в отдельный текстовый файл. Чуть позже — наши идеи превращаются в ментальную карту. А затем они переносятся в какой-нибудь Evernote и обрастают всевозможными тегами и перекрестными ссылками. Одним словом, нет предела совершенству.

Этот шаг может затянуться на долгие годы, а то и до конца жизни. Но в этом нет ничего плохого: чем больше мы «оттачиваем» свою систему тайм-менеджмента, тем больше пользы она нам приносит.

Заключение

Для прохождения этих четырех шагов нет какого-то определенного лимита времени. Все люди разные. Кому-то на это понадобится несколько лет, а кто-то уже неделю найдет оптимальную для себя систему тайм-менеджмента и будет использовать ее до конца жизни.

Не беспокойтесь, если сразу что-то не получается. Некоторые техники потребуется выполнить несколько раз, чтобы понять, как с ними работать.

Тем более что в тайм-менеджменте нет аксиом или какой-то единственной верной дороги. Не все книжные рекомендации стоит воплощать в жизнь и не все техники нужно выполнять строго «по канону».

Например, в книге рекомендуется для работы устанавливать таймер на 25 минут. Вы пробуете и понимаете, что вам этого мало — вы не успеваете погрузиться в задачу. Нет проблем: ставьте таймер на 30, 45 или 50 минут.

Делайте так, как вам удобнее: тайм-менеджмент — это не свод обрядов и ритуалов, а инструмент, который должен приносить вам пользу.

Поделиться:

Как всё успеть? | Мой тайм-менеджмент

Прежде чем начать говорить про тайм-менеджмент и как всё успевать, начну с плохой шутки про электрика. Как определить является электрик хорошим или плохим? Правильно! Любой живой электрик автоматически хороший. Теперь немного обо мне. Я работаю преподавателем в университете, учусь в магистратуре, веду YouTube-канал по программированию PyLounge, занимаюсь репетиторством, пишу статьи, выступаю на конференциях, мастер-класса, параллельно изучаю новые технологии, хожу в спортзал, а ещё у меня есть семья и друзья. Не воображаемые. Это важно. И если я до сих пор жив, и сейчас пишу это, значит что-то в распределении времени и тайм-менеджменте я знаю.

Важно понимать, что человек существо однозадачное. Он не может эффективно, ключевое слово эффективно, делать несколько дел одновременно. И вся суть тайм-менеджмента (управления временем) в том, чтобы организовать свой день так, чтобы в определенный момент времени ты работал только над 1 задачей.

Здесь я решил поделиться советами по управлению временем, расскажу некоторые приёмы и фишки, которые использую лично я и которые мне помогают организовать свой день.

На самом деле никакой магии нет, тайн я не раскрою, многие из приведённых мною вещей на слуху, просто их надо грамотно брать и применять.

И начнём мы с составления списка дел. Не надейтесь, что ты сможешь удержать всё в голове. К тому же, когда ты видишь перед глазами конкретный список, тебе будет удобнее распределить задачи по дню или неделе. Можно составлять список утром каждого дня, можно сразу на неделю, это зависит от тебя. Когда ты видишь, что тебе надо сделать, понимаешь свою цель, то тебе гораздо проще отслеживать приближаешься ты к ней или нет.

Фишка номер два поможет тебе не перегружать твой список дел. Правило 10 минут. А именно возьми себе за правило, если какую-то задачу ты можешь сделать сейчас, и она не займёт не больше 10 минут, то сделай её прямо сейчас! Я обожаю этот принцип, придерживаться его очень сложно, но результат просто потрясающий.

Далее определи время, когда тебе лучше всего получается работать и делай самые сложные/приоритетные задачи именно в это время. Лично мне очень тяжело работать ночью или вечером. Мне гораздо проще лечь на пару часов раньше и встать на пару часов раньше, чтобы начать работать. Я встаю в 5 утра и начинаю разбирать свои самые сложные задачи именно в это время. Как правило самые сложные или приоритетные задачи висят «камнем на сердце» и, если их сделать первыми, я морально чувствую себя легче, плюс дальше у меня уже не будет столько свободного времени, чтобы взяться за сложную комплексную задачу. А вот что-то по мелочи раскидать, можно в течении дня спокойно.

Также не мешает дробить большую сложную задачу на маленькие, которые ты можешь делать постепенно. Например, снять ролик — это большая задача. Разобьём её на несколько мелких: написать текст, сделать обложку, снять футажи и т.д. Сегодня, например, утром я напишу текст, сниму футажи, а если останется время порисую обложку уже днём.

На самом деле вставать в 5 утра мне довольно комфортно. Здесь нет никакой «Магии утра». Если ты продуктивнее всего работаешь ночью, то конечно, стоит работать ночью. Просто лично мне комфортнее так, плюс не возникает проблемы, что ты засиделся до 3 ночи, а в 7 тебе уже ставать.

Следующий совет сосредоточься на одной задаче. Если я сажусь писать сценарий для ролика, это значит я сажусь писать сценарий для ролика. Всё. Я не отвечаю в соцсетях, не проверяю подписчиков на ютубе и т.д. Это нужно банально для того, чтобы ты смог свою задачу сделать быстрее. Когда ты не на что не отвлекаешься, ты сконцентрирован, то и работа идёт очевидно быстрее. Если бы ты писал одно предложение, потом ответил на сообщение ВК, ещё предложение, глянул ютуб и т.д. Чем быстрее ты сделаешь задачу, тем быстрее сможешь приступить к следующей или отдохнуть. Именно поэтому я предпочитаю работать рано утром, когда все спят, никто не придёт, не позвонит. А Интернет на телефоне часов до 7 я не включаю, чтобы не видеть уведомлений.

Очень важно уметь делегировать дела. Я понимаю, что не у всех есть возможность распределять задачи, но если такая возможность есть, то её нельзя игнорировать. Я долгое время пытался вести все дела по YouTube-каналу сам и только потом пришёл к тому, что, разделив обязанности между собой и моим другом Егором, я не просто застрахую себя от попадания в дурку, но и положительно повлияю на качество роликов, эффективность канала и т.д. Фраза «если хочешь сделать хорошо, сделай сам» работает, но не всегда. Гораздо более мудрой является фраза: «если хочешь идти быстро, иди один, а если хочешь идти далеко, то иди с кем-то».

Автоматизируй работу если это возможно. Если вам приходится постоянно делать однотипную рутинную работу, попробуйте её автоматизировать. Так, например, я часто выкладываю подборки видео по Python в свой паблик ВК. Раньше я открывал какой-то плейлист на YouTube, копировал ссылку на каждое видео и вручную его добавлял. Потом прописывал однотипные теги, описание и т.д. В один момент мне это надоело, я набросал небольшую программу, которая по ссылке на плейлист выводила списком ссылки на все ролики и их название. Кроме того, я отдельно сохранил в заметках часто повторяющиеся теги, чтобы просто копировать их и вставлять.  Автоматизация прекрасна. Благодаря ей ты будешь тратить меньше времени и сил, которые пригодились бы для другого дела.

Снизь градус перфекционизма. Здоровый перфекционизм — это хорошо. Делать качественно свою работу необходимо. Но иногда перфекционизм переходит границу здравого смысла, и чтобы улучшить что-то на 1% ты тратишь дополнительно час своего времени. А 1% явно не стоит таких затрат. Халтурить не надо, но и фанатизм это тоже плохо.

Старайся не прокрастинировать. Да, я знаю это чувство «сейчас ещё 10 минут полистаю ленту и начну делать». Нет. Просто начни делать сейчас. Это тебе надо в первую очередь. Встань и делай. По этому поводу у меня тоже есть отличный лайфхак. Я его подсмотрел в каком-то видео. Если у тебя появилась мысль немного потянуть время, например, ты проснулся и не хочешь вставать с кровати, то просто досчитай про себя до 5 и сразу вставай. Число 5 должно стать для тебя сигналом. Поработай, а дальше сможешь себя наградить за проделанную работу листанием ленты, вкусняшками и т.д.

Распределяйте время на задачи с небольшим запасом. Это положительно скажется на твоём эмоциональном состоянии + подстрахует в случае форс мажоров. Например, при работе с рекламодателями, я всегда прошу ТЗ минимум за 10 дней до выхода ролика. Очевидно, что я сделаю всё быстрее, но всякое может быть. И это всякое проще пережить, если ты к нему готов.

И самая банальная из всех полезностей, самая полезная из всех банальностей – не откладывай. Лень она ведь может работать в две стороны: тянуть до последнего, чтобы отдыхать сейчас, или делать сразу сейчас, чтобы отдыхать всё время потом. Попробуй показать своей лени второй вариант )

А в заключение, чтобы твоя кукуха не поехала от такого темпа, надо не пренебрегать отдыхом и сном. Спать надо хотя бы 6-8 часов. Опять-таки лично я ложусь в 10, встаю в 5. Ровно 7 часов мне замечательно хватает.

Кроме сна нужен и бытовой отдых. Он нужен обязательно, даже если тебя мучает совесть, или кажется, что время поджимает, перерывы важны. Можно отдыхать каждый день понемногу или полностью разгружать выходные. Лично мне не нравится тюленить 1-2 дня, я предпочитаю отдыхать равномерно в течении недели, например, не делать ничего «полезного» после 20:00.

В идеале отдых должен быть в отрыве от компьютера, телевизора или телефона. Но тут каждому своё, если чувствуешь, что твоя голова отдыхает во время игры в доту, то почему бы и нет. Лично мне неплохо помогает качалочка.

---

Вот так внедрение простых и очевидных вещей сильно облегчило мою жизнь и позволило не только продуктивно работать, вести дела, но также заниматься хобби и отдыхать (и написать эту статью).

Если кто-то хочет сильнее погрузиться в тему управления временем и целеполаганиями, то рекомендую почитать книжку «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Ну а у меня на этом всё. Спасибо за внимание.