Как правильно составить уведомление об отпуске

Согласно ТК каждое лицо, работающее по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка. Неважно, работает сотрудник полный или неполный рабочий день, с предоставлением рабочего места или дистанционно, а также по совместительству. 

Сотрудник, работающий больше года, имеет право на отпуск длительностью не менее 28 дней. Отдельным категориям лиц этот период может быть увеличен. Отдых можно разбить на части, но с условием, что одна из частей будет не менее 14 дней.

Стоит учесть, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый рабочий, а не календарный год. То есть он берет начало со дня, когда сотрудник устроился на работу. 

В первый год сотрудник имеет право взять отпуск по истечении 6 месяцев работы, но по согласованию с работодателем может выйти на отдых и раньше.

Документы по предоставлению отпуска начинают формироваться задолго до того, как сотрудник отправится отдыхать. Необходимо следовать четкому алгоритму.

Такском-КЭДО — быстрый юридически значимый обмен электронными документами между работодателем и сотрудниками. Подключение за 7 дней, работа без бумаг, более 150 видов электронных документов, безопасно и удобно.

Оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное предложение.

Этап 1. График отпусков

Первым этапом является составление графика отпусков. Он оформляется в конце каждого календарного года путем сбора заявок у всех сотрудников или составления опросного листа. Здесь, с одной стороны, должны учитываться пожелания сотрудников, а с другой стороны — уходы в отпуск не должны негативно сказываться на деятельности бизнеса.

В компаниях с профсоюзом график сначала необходимо согласовать с ним. Также следует ознакомить каждого сотрудника с графиком. Обычно сотрудники просто расписываются в отведенной для этого графе или в списке, приложенному к приказу об утверждении графика.

Руководитель обязан утвердить график отпусков не позднее чем за 2 недели до конца календарного года. Составляется он по унифицированной форме Т-7 или по форме, самостоятельно разработанной и принятой в компании. 

В течение года, безусловно, возможны случаи, когда сотрудник желает отдохнуть не по графику, или работодателю сотрудник оказывается нужным в период отпуска. Но изменения в графике происходят по согласованию обеих сторон.

Этап 2. Уведомление работников

При выходе сотрудника в отпуск по графику работодателю необходимо уведомить его об этом за две недели. Законодательно не установлена форма уведомления, поэтому компании составляют его в свободной форме. Главное, чтобы в нем были зафиксированы, кому оно адресуется, даты начала и окончания отпуска. Уведомление предоставляется под роспись.

В случаях, когда сотрудник пишет заявление об отпуске вне графика, а работодатель его подписывает, уведомление не требуется.

И в случае с графиком, и в случае с уведомлением удобно сообщать сотрудникам о них массово (особенно, когда штат большой). Для этого можно использовать решения по электронному кадровому документообороту. Работодатель рассылает оповещения сотрудникам, они  ним знакомятся с ним и ставят электронную подпись об ознакомлении.

Этап 3. Оформление отпуска — приказ

После уведомления сотрудника издается приказ о предоставлении отпуска. Можно использовать унифицированную форму Т-6 (Т-6а) или самостоятельно разработать свою форму. Документ подписывает руководитель, с ним должен быть также ознакомлен сотрудник под роспись. После этого приказ направляется в бухгалтерию для проведения оплаты.

Этап 4. Оплата отпуска

На основании приказа составляется записка-расчет отпускных согласно форме Т-60 или бланку, разработанному компанией самостоятельно. 

На бланке расписывается бухгалтер, который произвел расчет отпускных. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Перечислить отпускные можно на карту или выдать наличными. Если речь об иностранном сотруднике, то ему перечислить отпускные, как и другие выплаты, связанные с работой, можно только в безналичном порядке.

Этап 5. Отметки в кадровых формах

Чтобы отметить факт выхода сотрудника в отпуск, в табеле учета рабочего времени вносятся сведения: код «ОТ» для основного отпуска и код «ОД» — для дополнительного.

По возвращению сотрудника из отпуска в его личную карточку (по форме Т-2) вносятся сведения о виде отпуска, за какой период работы он предоставлен, длительности и реквизитах приказа. Согласно Постановлению Правительства от 24.07.2021 № 1250 ведение этих карточек уже необязательно, но если компания продолжает их в сети, то вносить данные нужно.

По такому алгоритму оформляют ежегодный отпуск сотрудникам, которые его используют по графику. Но возможны случаи, когда отпуск переносится, продлевается, работодатель отзывает из отпуска или сотрудник вовсе не использует его.

Отпуск можно продлить в следующих случаях:

• Работник во время отпуска заболел и оформил больничный.
• Работник исполнял государственные обязанности, например, был присяжным в суде.

Если сотрудник не хочет продлевать отпуск на эти дни, а собирается перенести их (присоединить к другой части отпуска), то он должен согласовать перенос с руководителем. Издание приказа на продление отпуска необязательно.

Чтобы перенести отпуск, работнику следует написать заявление о переносе. Если работодатель согласовывает перенос, издается соответствующий приказ и вносятся изменения в график отпусков.

Отозвать из отпуска можно лишь по согласию сотрудника. Но оставшиеся дни он сможет использовать в любое другое время или добавить к следующему отпуску.

Если по каким-то причинам сотрудник так и не воспользовался оплачиваемым отдыхом в течение года, или остались неиспользованные дни, то они переносятся на следующий год. Но согласно Трудовому кодексу нельзя не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. В любом случае, если у работника накопились неиспользованные дни отдыха, он может получить за них компенсацию при увольнении.