Выписка из протокола заседания комиссии – документ, который может потребоваться в самых разных случаях.
Что такое протокол заседания комиссии
На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из протокола заседания комиссии .docСкачать образец выписки из протокола заседания комиссии .doc
Виды протоколов
Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения. А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее. Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц.
Зачем делать выписку
Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.
С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.
Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.
При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.
Чем отличаются выписка и копия
Некоторые работники организаций ошибочно полагают, что копия и выписка – это одно и то же. Это не совсем так. Между ними есть принципиальное отличие: копия – это абсолютно идентичный оригиналу документ, который делается обычно при помощи копировальной техники. Выписка же – это только некоторая часть оригинала и достаточно часто формируется она от руки (когда из документа берутся только те куски текста, которые требуются в каком-то конкретном случае).
Кто делает выписку
Выписку обычно делает сотрудник предприятия, в чьем ведении находится работа с протоколами, в том числе по их сохранению (это может быть секретарь, юрист или сам руководитель организации).
При этом выписка обязательно должна быть заверена уполномоченным на этом работником компании. Также на выписке должна стоять печать (если компания применяет штампы для визирования бумаг).
Как получить выписку
Чтобы получить требуемую выписку от заинтересованного лица, должен поступить соответствующий запрос или заявление в письменном виде с обозначением причин, по которым ему нужен данный документ и указанием учреждения, для предоставления в которое он понадобился.
Образец выписки из протокола заседания комиссии
При необходимости сделать выписку, посмотрите ее пример – с его помощью вы без труда сделаете то, что вам нужно.
- В начале документа обязательно напишите наименование организации, также укажите состав комиссии, отметьте повестку дня.
- Далее выпишите те данные из хода заседания, которые касаются заинтересованного лица и обязательно – решение комиссии.
- После этого, в конце документа поставьте надпись «Верно» или «Выписка верна», подпишите и датируйте бланк.
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке. Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Отметка о заверении копии включает:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- собственноручную подпись лица, заверившего копию;
- расшифровку подписи лица, завершившего копию (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии (выписки из документа).
Для оформления выписки из протокола совещания законодательно не установлены какие-либо требования. Организация вправе установить их самостоятельно. Можно по аналогии воспользоваться рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению выписок для приказов и распоряжений (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
20.07.2022, 08:55
Выписка из протокола общего собрания — это фрагмент итоговой резолюции, который касается обсуждения и решения по определенному вопросу или проблеме. Чаще всего его приходится оформлять по запросу — для предоставления отдельно взятому человеку по его просьбе.
Скачать образец выписки из протокола общего собрания акционеров
Скачать образец выписки из протокола общего собрания ООО
Скачать образец выписки из решения общего собрания
Что такое протокол мероприятия
Протокол — это официальный документ, который ведется в письменном виде в ходе общего собрания людей, объединенных одним делом или проблемой. Общий сбор может быть у жильцов одного дома, акционеров или работников предприятия, а записывать результаты события сейчас требуют даже на родительских собраниях в школах. В резолюции отражают ход событий, перечень затрагиваемых вопросов и обсуждений, очередность выступлений и их основные тезисы, а также принятые решения.
Поскольку выписка из протокола общего собрания, образец которой представлен в статье, — это частичная копия стенограммы мероприятия, в которой содержатся краткие сведения и итог рассмотрения конкретного вопроса, в ней нужно указать полное наименование организации (юридического лица), дату проведения сбора, и сформулировать вопрос, который является основной темой фрагмента. При необходимости могут полностью копироваться абзацы текста, в которых приводятся принятые по вопросу решения. В юридических лицах такая форма документации используется для донесения новой информации. По сути она является основанием для изменений в производственных процессах организации и уточнения частностей. В этом случае делопроизводитель компании оформляет необходимое число копий и передает ответственным за исполнение лицам. Эти же копии впоследствии будут основным документом для контроля за исполнением принятых решений.
В отношении физических лиц фрагменты из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются по их требованию, в порядке, установленном актуальным на сегодняшний день Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В каких случаях нужна
Чаще всего фрагменты резолюций требуются:
- для предоставления в финансовые организации;
- для ФНС или иных контролирующих органов;
- для предоставления информации участникам общества в части, их касающейся;
- при обращении заинтересованных лиц по вопросам, которые были рассмотрены.
Как написать выписку из протокола собрания
Составлением подобной документации занимается секретарь организации или сотрудник, ответственный за делопроизводство. Единого регламентированного порядка составления этого документа не разработано. Существуют лишь общепринятые правила оформления:
- начинаться она должна со слов «Выписка из протокола общего собрания…»;
- в вводной части текста указывают количество участников события и основные реквизиты протокола;
- указывается не только суть вопроса, но и его номер (пункт), под которым он фигурирует в основном документе;
- составитель — тот, кто подписывает выписку из протокола общего собрания, после текста пишет фразу «Выписка верна», расшифровывает свою подпись, должность и также указывает дату составления;
- подпись составителя и верификация дополняются печатью организации.
В документах для внутреннего пользования заверить документ может секретарь, а вот копия для внешних организаций заверяется обязательно руководством.
Копии выписок имеют разный срок хранения. В зависимости от важности затронутых во время заседания вопросов, они могут храниться от 5 до 75 лет (пункты 415 и 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
- Какие требования к оформлению предусмотрены для выписки из протокола общего собрания акционеров
Адвокат Антонов А.П.
Требований к оформлению выписки в Законе об АО нет. Они могут содержаться в уставе общества. Если в вашем уставе нет такой информации, то составьте выписку в письменной форме и подпишите ее у директора общества (п. 2 ст. 69 Закона об АО).
Если общество в соответствии с уставом имеет печать, то поставьте ее на выписке из протокола (п. 7 ст. 2 Закона об АО).
- Какие сведения нужно включить в выписку из протокола общего собрания акционеров
Содержание выписки из протокола общего собрания акционеров не установлено законодательством. Если уставом и (или) внутренним документом АО не регламентировано ее содержание, то мы рекомендуем включить в выписку следующие сведения:
1) об обществе, выписка из протокола которого выдается: полное фирменное наименование, ОГРН, ИНН, место нахождения и адрес;
2) о собрании, в отношении которого требуется предоставить выписку из протокола, а именно:
— дата, время и место проведения очного собрания. Для заочного собрания укажите дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании акционеров АО;
— вид собрания (очное или заочное), сведения о том, был ли кворум для принятия решений по вопросам повестки дня, указываемым в выписке. Также укажите номер протокола и дату его составления;
— дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании;
— время начала и время окончания регистрации участвующих лиц, а также время открытия и закрытия общего собрания;
— о лицах, принявших участие в собрании (голосовании). Например, об акционерах общества, их представителях по доверенности и т.п. В отношении каждого акционера укажите сведения о количестве принадлежащих ему акций;
— почтовый адрес (адреса), по которому направлялись заполненные бюллетени для голосования, если собрание было в форме заочного голосования или голосование на собрании по вопросам осуществлялось путем направления в общество заполненных бюллетеней;
— о лицах, проводивших подсчет голосов на собрании, и лицах, подтвердивших состав акционеров, присутствующих на собрании, и принятые ими решения. В НПАО подсчитывает голоса, подтверждает состав акционеров и принятые решения реестродержатель или нотариус, в ПАО — только реестродержатель. Укажите полное наименование, ОГРН, ИНН, адрес, сведения о представителях реестродержателя — физлицах (Ф.И.О.);
— о председателе и секретаре собрания. Укажите их Ф.И.О.
3) о правомочности собрания, а именно сведения о количестве голосов:
— общее количество голосов на дату составления списка лиц по каждому вопросу повестки дня;
— общее количество голосов, которое составляет 100% кворума на общем собрании, то есть это общее количество голосов за минусом голосов, приходящихся на акции, не подлежащие учету при определении кворума.
Части голосов, предоставляемые дробными акциями, суммируются без округления;
— число голосов, которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании, по вопросам повестки дня общего собрания, отраженным в выписке, с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу;
4) о решениях, принятых на общем собрании, в рамках данного раздела укажите:
— вопросы повестки дня;
— число голосов, отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался») по вопросам, отраженным в выписке;
— формулировки решений, принятых общим собранием по каждому вопросу повестки дня общего собрания.
Если акционер АО потребовал информацию о конкретном вопросе повестки дня собрания, то укажите только информацию по такому вопросу.
Дата актуальности материала: 30.08.2021