Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров.
Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов.
Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет».
Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше!
Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации закрепляет группировку документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, обеспечивает учет дел в делопроизводстве. Основная содержательная часть номенклатуры дел составляется как таблица (см. Пример 2). Разберем подробно, как заполняется каждая ее графа.
Графа 1 «Индекс дела»
В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят:
- из цифрового (реже буквенно-цифрового) обозначения структурного подразделения или направления деятельности и
- порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
Например, в индексе 08-14:
- 08 – код структурного подразделения;
- 14 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Связанный материал
Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются
№ 11 / 2021
См. статью «Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются» в № 11’ 2021. Что означает «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.
Если дело отнесено к категории переходящих1, то не рекомендуется менять его индекс при переносе заголовка дела в номенклатуру дел следующего года, т.е. на протяжении всех лет, в течение которых дело будет переходящим, его индекс не меняется.
Графа 2 «Заголовок дела»
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
В приложении № 15 к Методическим рекомендациям признаки, в соответствии с которыми составляются заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблицах. Приведем фрагмент этого полезного методического документа далее:
Фрагмент документа
Приложение 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)
…Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию…
Поскольку номенклатура дел составляется на предстоящий год, а в течение года могут появляться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для этого в конце каждого раздела сводной номенклатуры оставляют 2-3 резервных (свободных) индекса для включения в них заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел (см. дела 01-37, 01-38 и 01-38 в номенклатуре из Примера 2). Такая необходимость может возникнуть, если меняется законодательство и появляются новые виды документов, если в организации возникают новые виды деятельности или по другим причинам.
Кроме того, заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, в течение года могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Это отмечается в рабочем экземпляре номенклатуры дел подразделения и на обложках и корешках дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов жестко не установлен. Как правило, они располагаются по степени важности документов, иначе говоря, по срокам хранения:
- документы постоянного срока хранения располагаются в начале раздела;
- потом по мере убывания сроков.
Этот принцип расположения заголовков дел в основном будет выдержан, если заголовки будут расположены в разделе номенклатуры дел в следующей последовательности:
- распорядительные документы вышестоящих организаций (копии, при их наличии);
- распорядительные документы организации;
- учредительные документы организации;
- организационно-правовые документы организации (правила, положения, инструкции, регламенты и др.);
- плановые документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
- отчетные документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
- договоры (по видам и степени значимости);
- документы, отражающие специфику деятельности подразделения;
- переписка (с органами власти, вышестоящими организациями, с контрагентами и иными организациями, с подведомственными организациями, с гражданами);
- учетные и регистрационные документы (журналы, книги, картотеки, базы данных).
Графа 3 «Количество томов»
С наименованием графы 3 произошел казус. Правила 2015 г.2 утвердили формы номенклатуры дел (приложения 25 и 26):
- для подразделения – здесь графа 3 называется «Количество томов (частей)»;
- сводную для организации – графа называется «Количество дел».
Причем первый вариант (в номенклатуре подразделения) корректный, а второй (в сводной номенклатуре) – нет! Ведь в 1 строке номенклатуры описывается 1 дело с 1 заголовком, таким образом дел в соответствующей ячейке не может быть более 1, а вот томов (папок) может получиться несколько.
Большинство организаций, «не заморачиваясь», использует утвержденную приказом Минкультуры России форму сводной номенклатуры дел с некорректным заголовком графы 3 «Количество дел» и вносят туда фактическое количество томов (частей) дела, которое получилось по окончании календарного года.
Нормативными документами по делопроизводству установлено, что дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать:
- 250 листов или
- 4 см толщины3.
Когда дело преодолевает хотя бы одну из этих планок, его разделяют на тома. В графе 3 номенклатуры дел указывается:
- только количество томов цифрой либо
- еще отличительные признаки деления дела по томам (обычно по номерам документов и хронологическому признаку, но бывает что и по алфавиту).
А вот в описи дел при их передаче в архив каждый том описывается в отдельной строке и потому там их отличия описывают всегда.
Пример 1. Отражение нескольких томов одного дела с бумажными документами
Электронные дела на тома не разделяются: независимо от объема, все электронные документы, относящиеся к делу, составляют 1 электронное дело.
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»
В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела и номер (номера) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел.
Для определения сроков хранения документов используются:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее – Перечень 2019 г.);
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) (далее – Перечень НТД);
- ведомственные перечни документов со сроками хранения (разрабатываются и утверждаются федеральными органами исполнительной власти; устанавливают сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата органа власти, его территориальных органов в субъектах Российской Федерации и подведомственных организаций (при их наличии)).
Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и подзаконными актами различных ведомств.
Так как большинство сроков хранения в сводной номенклатуре дел устанавливаются на основе Перечня 2019 г., то его статьи и пункты приводятся в номенклатуре без указания наименования этого документа (см. Пример 2). Если в номенклатуре какие-то сроки взяты из другого источника, то кроме статьи указывается еще его наименование. Если какой-то источник задействован часто, то можно ввести краткое обозначение и потом его употреблять.
Например, это касается Перечня НТД (см. Пример 2). Так было и когда у многих кадровых документов срок хранения сократили до 50 лет законом об архивном деле4 (т.е. временно не применялись более длинные сроки действовавшего тогда Перечня 2010 г.), теперь новый Перечень 2019 г. соответствует этому закону, поэтому можно ссылаться на статьи нового Перечня.
При использовании Перечня 2019 г. нужно руководствоваться Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В этой инструкции даются разъяснения о том, как применять те или иные сроки хранения, например: «постоянно», «до минования надобности», «до ликвидации организации» и иные. Важно обратить внимание на пункт 4.4 инструкции, которым установлено следующее:
- срок хранения «постоянно» является таковым только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов, а также для негосударственных организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов в соответствии с договором;
- для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы хранятся в организациях не менее 10 лет – это наиважнейшее положение отражено «мелким шрифтом» в сноске <1> к шапке основной таблицы Перечня 2019 г. Получается, что в номенклатуре дел у таких организаций и таких документов в графе 4 может быть написано:
- «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме
- но можно поступить лучше: писать там срок «10 лет*» или «10 лет ЭПК*» и указать единожды в сноске к этой «звездочке», что «В соответствии с п. 4.4 Инструкции… документы, имеющие в Перечне… срок хранения «постоянно» в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут храниться не менее 10 лет»;
- можно писать конкретный срок хранения более 10 лет (например, 20 лет), присвоенный делу решением ЭК организации со ссылкой на ее протокол.
- «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме
Фрагмент документа
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237)
…4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению…
4.4. Срок хранения «Постоянно»… означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:
- 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;
- 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации;
- 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.
Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.
4.5. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.
4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:
- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;
- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;
- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
- документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
4.9. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
4.10. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.
4.11. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями…
Графа 5 «Примечание»
Примечание используется для различных отметок служебного характера. В этой графе указываются:
- названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
- отметки:
- о заведении дел, о переходящих делах;
- выделении дел к уничтожению;
- лицах, ответственных за формирование дел;
- передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.
Электронные документы в номенклатуре дел
Нормативными документами по делопроизводству установлено, что электронные документы включаются в дела по общим правилам – так же, как и документы на бумажном носителе.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71)
3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
8.5. …Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе…
8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года… Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело…
8.17. …Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:
«Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”».
Обратите внимание – в Примере 2 мы показали, как можно отразить в номенклатуре дел:
- электронные оригиналы документов, подписанные электронной подписью (дела № 01-18, 01-25, 01-29 и 01-30);
- электронные сканы бумажных оригиналов, в номенклатуре они называются «электронные копии» (дела № 01-05 и 01-19) и
- электронные проекты бумажных оригиналов, которые тоже можно сохранять и отражать в номенклатуре дел (дело № 01-04).
В этом же примере видно, как подлинник документа может длительно храниться в одном подразделении, а его копия – до минования надобности в другом подразделении (дела № 01-12, 03-07 и № 02-01). Если же организация сделает доступ к электронным копиям таких документов (например, на общем сервере или в СЭД), тогда дело с копиями может числиться единожды в том же подразделении, где находится оригинал, и не придется рассылать и хранить бумажные копии во многих подразделениях (см. дело № 01-05).
Мнение эксперта
Елена Игнатьева, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России 2020–2022», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА
В октябре – ноябре издается приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год, чтобы обязать структурные подразделения предоставить свои актуальные номенклатуры.
Чтобы актуализировать номенклатуру дел на следующий год, каждому структурному подразделению необходимо выполнить следующие шаги:
- отметить дела, которые закрыты в этом году и больше их вести не будут;
- составить перечень дел, которые будут заведены в текущем году, чтобы внести их в номенклатуру на следующий год;
- отметить переходящие дела, которые тоже должны в ней остаться;
- уточнить заголовки дел и сроки хранения;
- внести соответствующие правки в проект номенклатуры подразделения на следующий год и передать его в службу делопроизводства.
После того как все структурные подразделения передали свои проекты номенклатуры дел, составляется сводная номенклатура по организации, которая утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года:
- подписью в грифе утверждения на самой номенклатуре (как в Примере 1) либо
- приказом по основной деятельности (тогда его реквизиты отражаются в грифе утверждения на сводной номенклатуре).
Пример 2. Сводная номенклатура дел организации (не источника комплектования) на 2022 год
Составление заголовков дел
Заголовок дела
должен в обобщенной форме кратко и
однозначно отражать основное содержание
документов, поскольку поиск нужных
документов осуществляется именно по
заголовку дела. Заголовок содержит
указание на род заводимого дела
(документы, переписка) или название вида
документа (приказы, акты и т.д.), уточняюшие
данные о содержании документов,
корреспондентах, датах, подлинности
или копиях подшитых документов.
Термин «дело»
употребляется в заголовках
судебных, следственных, личных, арбитражных
и других дел, содержащих различные по
видам документы, связанные последовательностью
делопроизводства по одному конкретному
вопросу, например, «Дело об открытии
филиала в г. Нижний Новгород», «Дело
о выделении средств на ремент школы
№2».
Термин «документы»
используется в заголовках дел, содержащих
документы по одному и тому же вопросу,
но не связанных последовательностью.
При этом в составе заголовка перечиляются
в скобках основные виды документов,
например, «Документы о строительстве
второго учебного корпуса (сметы расходов,
планы работ, финансовый отчет, докладные
записки, акты приема работ). Использование
терминов «материалы» и «документальные
материалы» ГОСТом не предусмотрено.
Заголовок дела должен состоять из
элементов, расположенных в следующей
последовательности:
|
|
название |
|
|
|
|
краткое |
|
|
|
|
период, к |
|
|
|
|
слово |
В наименованиях дел, содержащих переписку,
уточняют с кем и по какому вопросу она
ведется.
Если переписка ведется с
одним корреспондентом, его указывают
в заголовке.
Если в деле содержится
переписка с однородными корреспондентами,
или корреспондентами, расположенными
в одном регионе, их название указывается
в обобщенном виде.
Если корреспондентов
много, в заголовке указывается только
вопрос, который обсуждается в документах,
например, «Переписка о проведении
конференции по сетевому маркетингу».
В
заголовке дела, содержащего распорядительную
документацию указывают вид документа,
автора и год.
Пример номенклатуры дел
Требования к формированию
дел
ГОСТ определяет формирование
дела как групирование исполненных
документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизацию
документов внутри дела. Формирование
дел осуществляется в соответствии с
заголовками дел по заранее составленной
номенклатуре дел предриятия. При
формировании дел должны соблюдаться
следующие требования:
|
|
в дело |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
в дело |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
в одно дело |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
документы, |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
в дело |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
в дело |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
документы |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Индексация дел,
т.е. присвоение им условных индексов,
имеет большое практическое значение.
В небольших организациях индекс дела
является его порядковым номером в
номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
Если
номенклатура дел строится для предприятия
в целом, дела делятся на тематические
разделы, например, организация управления,
финансирование, учет и отчетность,
работа с кадрами и пр., каждому из которых
присваивается номер. При этом индексы
дел включают номер раздела и номер дела,
например, 3-02. Такой подход используется
в приведенном нами примере.
|
Индекс
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Если номенклатура дел предприятия
объединяет дела отдельных подразделений,
индекс 04-02 может означать, что в
номенклатуре дел подразделения, имеющего
обозначение 04, дело располагается нод
номером 02.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
17.05.20158.11 Mб14курс лекций новый.doc
- #
- #
Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела. Можно руководствоваться таким общим принципом при проведении экспертизы ценности и формировании документов, как обособление «по году и по виду». При проведении полистной экспертизы и перед прошивкой (переплетом), конечно, этот принцип будет дополнен требованиями к формулировкам заголовков дел. Заголовки можно уточнять в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражают в рабочем экземпляре номенклатуры дел (если она есть) и на обложке дела.
17.11.2021, 09:31
Приложение N 63
к п. 9.1.15
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ
1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
2. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:
а) номинальный — название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
б) авторский — наименование автора документа: Агентства, его структурного подразделения, постоянно действующего или временного коллегиального, совещательного или иного органа, должностного лица, создавшего документ(ы);
в) корреспондентский — наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;
г) предметно-вопросный — краткое содержание документов дела;
д) хронологический — дата (период), к которой(ым) относятся документы дела;
е) географический — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
ж) указание на копийность документов дела.
3. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
4. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие и исходящие письма» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
5. В заголовке дела, состоящего из одинаковых видов или разновидностей документов, указывается наименование видов документов, например:
«Приказы Росимущества по основной деятельности»
6. В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
«Документы по инвентаризации имущества Федерального
агентства по управлению государственным имуществом
(инвентарные описи, сличительные ведомости, акты и другие)»
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например:
«Документы к протоколам заседаний Центральной экспертной
комиссии Федерального агентства по управлению
государственным имуществом»
7. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название, например:
«Переписка с учреждениями Федерального архивного агентства
по вопросам делопроизводства и архивного дела»
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности»
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
«Переписка с ТУ Росимущества в Московской области
по вопросам приватизации федерального имущества»
8. В случае если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название, например:
«Переписка с органами государственной власти субъектов
Российской Федерации о…»
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
«Переписка с учебным центром Федеральной налоговой службы
(г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров»
9. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), характер и принадлежность (наименование организации или подразделения) документации, например:
«Квартальная бюджетная отчетность территориальных
органов Росимущества»
Если в дело подшиваются отчеты по определенным формам, то в заголовке указывается название формы. Номер формы и условное обозначение указываются в скобках, как дополнение к заголовку, например:
«Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных
и удержанных налоговым агентом (ф. 6-НДФЛ)»
10. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, — заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
11. Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.
Порядок составления заголовков для дел с документами, а также формат заголовков и информация, которая в них отражена, закреплены как в федеральном законодательстве, так и в отраслевых Гостах. В частности, в ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.
Цели составления заголовков дел
Согласно этим документам, составление заголовков дел по личному составу или дел, имеющих организационную и управленческую направленность, преследует несколько целей:
- обеспечение максимально быстрого поиска нужного дела и документа;
- упрощение проведения процедуры экспертизы дел и документов (для этого в заголовках ставятся даты, обозначается характеристика превалирующих в деле документов);
- упрощение систематизации дел в архиве;
- обеспечение прохождения проверок со стороны Росархива и иных контролирующих делопроизводство органов.
Требования к оформлению заголовков дел
Требования к оформлению заголовков дел управленческой документации и документации личного состава достаточно прозрачные и понятные – однако ошибки при проведении процедуры простановки заголовков практически неизбежны.
Из-за невнимательности или незнания специфики оформления обложек дел сотрудниками, которым поручено оформление, возникают досадные проблемы:
- дело отказываются принимать в архив;
- дело пропадает (его невозможно быстро найти в массиве документов архива организации);
- «теряется» часть документов, ошибочно подшитых в не те дела;
- становится более длительным поиск даже тех документов, которые – фактически – не пропали.
Правила составления заголовков дел управленческой документации
Заголовок составляется на момент подшивки в дело последнего документа. В соответствии с требованиями федерального законодательства и отраслевых Гостов заголовок должен включать не только наименование организации, но и тип документов, адресата и корреспондента (если речь идет о переписке), а также ряд других данных. Размещаются заголовки на обложках – а не на корешках, как ошибочно думают многие.
Правила составления заголовков дел по личному составу
В целом, они точно такие же, как и правила для заголовков управленческой документации. Однако составление заголовков дел по личному составу может игнорировать ряд документов, подшитых в дело. Мы оказываем услуги по составлению заголовков дел управленческой документации и личного состава и в качестве отельного вида работ, и как часть комплекса услуг по подготовке дел к сдаче в архив или в ходе систематизации архива организаций.
Качество работ
Высокое качество работ, соответствие требованиям архивного законодательства и требованиям профильных архивных Гостов позволяет любой организации просто сделать заказ – и не думать о том, насколько правильно и безошибочно будут проставлены заголовки дел. Узнать о наших предложениях можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.