Как правильно составить заявление на учебный отпуск

Сотрудники компаний, совмещающие работу с обучением, имеют право на отпуск для сдачи сессий, написания и защиты дипломных работ. В некоторых случаях за такими работниками сохраняется средний заработок. Кому и сколько дней отпуска нужно предоставлять, как их правильно оформить и оплатить, расскажем далее в нашей статье. А также скачивайте образец приказа о предоставлении учебного отпуска и заявления на отпуск.

Кому предоставляется оплачиваемый учебный отпуск

Работодатель обязан предоставлять сотрудникам, совмещающим работу с получением образования, учебные отпуска с сохранением среднего заработка или без оплаты. Работник имеет право на такой отпуск при соблюдении следующих условий (ст. 173–176, ч. 1 ст. 177 ТК):

• он получает образование соответствующего уровня впервые;

• обучается по аккредитованной образовательной программе;

• успешно осваивает образовательную программу.

Как правило, успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс (семестр). Предполагается, что если учащийся не отчислен из учебного заведения и представил справку-вызов, а ранее после окончания учебных отпусков приносил отрывную часть справки-вызова, то обучение проходит успешно.

Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК). Чтобы воспользоваться данной гарантией, сотрудник должен предъявить работодателю справку-вызов либо другие документы, дающие право на отпуск. Например, заявление о предоставлении отпуска и выписку из решения диссертационного совета (ч. 4 ст. 177 ТК, п. 5 правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утвержденных постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409).

При получении второго высшего образования предоставлять и оплачивать учебный отпуск необязательно (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187). В таком случае работнику по согласованию с работодателем может быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск либо отпуск без сохранения зарплаты.

Отдельным категориям таких работников работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время. Исключением является предоставление учебных отпусков работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня, которые направлены для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором (ст. 114, ч. 4 ст. 123, ст. 128, ч. 1 ст. 177 ТК).

Также работодатель вправе установить в коллективном договоре возможность предоставления и оплаты учебного отпуска, так как это не будет ухудшать положение работников (ч. 3, 4 ст. 8 ТК, определение Конституционного Суда от 08.04.2004 № 167-О).

Кроме того, предоставление таких гарантий может быть предусмотрено в локальном нормативном акте работодателя (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187).

Как оплачивается учебный отпуск работника

Форма обучения влияет на возможность предоставления отпуска, а также на его оплату.

Оплачиваемые дни отдыха с сохранением среднего заработка необходимо предоставлять заочникам и работникам, обучающимся по очно-заочной форме. При очной форме обучения учебный отпуск дают без оплаты (ч. 1, 2 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК).

Аспирантам предоставляется учебный отпуск:

• для сдачи кандидатских экзаменов оплачивают только при заочной форме обучения;

• подготовки кандидатской диссертации – независимо от формы обучения.

Также учебный отпуск без оплаты необходимо предоставлять:

сотрудникам, допущенным к вступительным испытаниям;

работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации.

Учебный отпуск оплачивается так же, как и ежегодный, — в размере среднего заработка. Расчет производится в соответствии со ст. 139 ТК и положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период). При этом средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и среднемесячное число календарных дней — 29,3 (п. 10 положения № 922).

Сумму отпускных, причитающуюся сотруднику, определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате, то есть на количество календарных дней учебного отпуска (п. 9 положения № 922).

Оплате подлежат все календарные дни, включая нерабочие праздничные, приходящиеся на период учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения (п. 14 положения № 922). Например, если учебный отпуск совпал с новогодними праздниками, за сотрудником сохранится средний заработок и за эти праздничные дни.

Расчет нужно произвести не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Учебный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией. Согласно статье 126 ТК работодатель вправе заменить сотруднику такой компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Но учебный отпуск по своему характеру — целевой и не имеет никакого отношения к ежегодным отпускам. Поэтому на него не распространяется норма денежной компенсации (письмо УФНС России по городу Москве от 27.12.2006 № 20-12/115069).

При замене учебного отпуска компенсацией у работодателя могут возникнуть проблемы не только с инспекцией по труду, но и с налоговиками при учете расходов в целях формирования базы по налогу на прибыль.

Как оформить учебный отпуск

Для предоставления учебного отпуска по общему правилу работник должен предоставить:

1. заявление на отпуск. Он вправе обратиться с заявлением о предоставлении учебного отпуска непосредственно перед его началом либо в любой другой срок. Исключение составляет предоставление учебного отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата или доктора наук (пп. 1, 3, 5 правил № 409);

2. справку-вызов из образовательной организации по форме, утвержденной приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368. Среди прочего в ней должны быть указаны: форма обучения, программа, код и наименование профессии / специальности / направления, номер курса, наименование работодателя, статья ТК, на основании которой полагается указанный отпуск, вид аттестации (вступительные, промежуточная, итоговая, для защиты ВКР или сдачи итоговых экзаменов), период и продолжительность аттестации, наименование образовательной организации и аккредитационного органа, выдавшего свидетельство о госаккредитации, реквизиты свидетельства об аккредитации, подпись и Ф.И.О. руководителя образовательной организации или иного уполномоченного лица.

Если справка-вызов оформлена с нарушением установленной формы, например, в ней не указаны направление подготовки или специальность, то работодатель может отказать в предоставлении учебного отпуска. Тогда сотруднику необходимо обратиться в учебное заведение за новой справкой, оформленной по всем правилам.

В некоторых случаях сотруднику понадобится представить другой документ, на основании которого предоставляется отпуск. Например, таким документом может быть выписка из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите, подписанная председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенная печатью организации, на базе которой создан совет (пп. 5, 8 правил № 409).

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

ТК не устанавливает срок предъявления работником документов для предоставления учебного отпуска. Исключение – случай, когда сотрудник намерен воспользоваться правом на отпуск для подготовки к защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук. Для этого он должен представить:

1. письменное уведомление о намерении воспользоваться отпуском – за один год до предполагаемой даты начала отпуска (п. 3 правил № 409);

2. выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите – в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 правил № 409);

3. заявление о предоставлении отпуска – в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 правил № 409).

На основании представленных документов работодатель должен издать приказ о предоставлении учебного отпуска.

Срок учебного отпуска

Продолжительность учебного отпуска зависит от уровня образования, получаемого работником (ст. 173–176 ТК). Образовательные уровни и типы образовательных организаций установлены ч. 4, 5 ст. 10 и ст. 23 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Учебные отпуска с оплатой предоставляются:

Учебные отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в следующем размере.

Образец заявления на учебный отпуск и приказа об его предоставлении

В заявлении на учебный отпуск необходимо указать:

• ФИО. и должность руководителя компании, на имя которого подается заявление;

• ФИО. и должность сотрудника, уходящего в отпуск;

• цель учебного отпуска: для прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и так далее;

• даты его начала и окончания;

• количество дней освобождения от работы.

Заявление должно быть подписано работником собственноручно.

Скачать образец заявления на учебный отпуск.

Приказ о предоставлении учебного отпуска нужно составить:

• по унифицированной форме № Т-6 (№ Т-6а) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);

•  по форме, разработанной работодателем самостоятельно.

При применении унифицированной формы № Т-6 в приказ:

• вносят номер и дату составления;

• табельный номер, Ф.И.О. работника, его должность (специальность, профессия), структурное подразделение, в котором он работает;

• в разделе «Б» указывают «дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)», если на период отпуска сохраняется средний заработок (ч. 1 ст. 173, ст. 173.1, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК) или «отпуск без сохранения среднего заработка (учебный)», если на период отпуска средний заработок не сохраняется (ч. 2 ст. 128, ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК). Также в данном разделе отражают количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

• в разделе «В» отражают количество календарных дней и даты отпуска (независимо от того, был ли заполнен раздел «А»).

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. С документом необходимо ознакомить работника под подпись.

Скачать образец приказа о предоставлении учебного отпуска.

Как рассчитать учебный отпуск

Сотрудники кадровой службы не рассчитывают продолжительность учебного отпуска. Она должна быть указана в справке-вызове или другом документе, на основании которого сотрудник освобождается от работы. Данный временной интервал следует сравнить с установленными сроками учебных отпусков, о которых мы рассказали выше. Выходные и нерабочие дни входят в состав такого отпуска.

В связи с производственной необходимостью продолжительность учебного отпуска не может быть сокращена. Отозвать работника из такого отпуска также невозможно (ст. 125 ТК).

Учебный отпуск в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени, если он ведется по унифицированной форме № Т-12 или Т-13, нужно отметить дни, когда сотрудник будет отсутствовать на работе:

• при оплачиваемом отпуске – буквой У или числом 11;

• при неоплачиваемом – буквами УД или числом 13.

Входит ли учебный отпуск в стаж

В страховой стаж для начисления пенсии включаются, в частности, периоды работы при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФР (ст. 11 Закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ).

Если учебный отпуск оплачивается, то такая выплата облагается страховыми взносами. Следовательно, время нахождения в нем входит в стаж, дающий право на пенсию.

Неоплачиваемый учебный отпуск входит в страховой стаж только в том случае, если сотрудник в этот период самостоятельно делал перечисления в пенсионный фонд. Например, он совмещает основную работу с самозанятостью и добровольно уплачивает страховые взносы.

Как отразить учебный отпуск в СЗВ-СТАЖ

Форму СЗВ-СТАЖ нужно заполнить в общем порядке. При этом в разделе 3 формы период учебного отпуска следует отразить отдельно от периодов работы (ст. 173–177 ТК, пп. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.26 порядка заполнения сведений персонифицированного учета, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п). Для этого:

• в графах 6 и 7 нужно указать даты начала и окончания освобождения сотрудника от работы;

• в графе 11 проставить код УЧОТПУСК;

• коды территориальных или особых условий труда, условий для досрочного назначения пенсии для такого периода не указываются.

Таким образом, в СЗВ-СТАЖ отражаются все учебные отпуска независимо от основания их предоставления, должности работника или оплаты таких дней.

Если сотрудник оформил отпуск за свой счет на период обучения, потому что учебный отпуск ему не положен, то в СЗВ-СТАЖ нужно отразить именно отпуск без сохранения заработной платы. Для этого:

• в графах 6 и 7 проставляются даты первого и последнего дня отпуска за свой счет (в пределах отчетного года);

• в графе 11 — код НЕОПЛ;

• коды территориальных или особых условий труда, условий досрочного назначения пенсии для такого периода не указываются.

Оплачивается ли больничный в учебном отпуске

Дни нетрудоспособности, приходящиеся на период учебного отпуска, не оплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Болезнь работника в период учебного отпуска не приводит к утрате заработка, то есть страховой случай не наступает.

Если сотрудник продолжает болеть, то пособие должно быть начислено ему со следующего дня после окончания учебного отпуска. При этом за счет средств работодателя оплачиваются первые три дня временной нетрудоспособности после окончания отпуска, пособие за оставшиеся дни выплачивается за счет средств ФСС (п. 2 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 2 ст. 3 закона № 255-ФЗ). Законодательством не предусмотрено продление учебного отпуска на период болезни.

Что делать, если ежегодный отпуск совпал с учебным

Если ежегодный отпуск совпал с учебным, то изменить даты учебного отпуска нельзя. Учебный отпуск следует предоставить исключительно в период, указанный в справке-вызове или другом документе, на основании которого он предоставляется.

При совпадении учебного и ежегодного оплачиваемого отпусков прямое указание о продлении или переносе ежегодного отпуска в случае совпадения с учебным в трудовом законодательстве отсутствует. Поэтому рекомендуем такое положение закрепить в локальном нормативном акте в соответствии с абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК (например, в положении об отпусках).

Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска

Оформить перенос ежегодного отпуска, совпавшего с учебным, можно в стандартном порядке:

• попросить у работника заявление о переносе ежегодного отпуска. В нем работник должен указать, в частности, причину (пересечение с учебным отпуском), период отпуска, который просит перенести. А если ежегодный отпуск уже начался – просьбу прервать этот отпуск с даты начала учебного отпуска. К заявлению нужно приложить подтверждающие документы, например, справку-вызов;

• издать приказ о переносе ежегодного отпуска, если ранее был издан приказ о предоставлении такого отпуска. Иногда удобнее составить новый приказ об отмене предыдущего о ежегодном отпуске;

• внести сведения о переносе ежегодного отпуска в график отпусков и при необходимости в личную карточку.

Следует учитывать запреты при переносе отпуска на следующий рабочий год, например, такой перенос невозможен у несовершеннолетних (ч. 4 ст. 124 ТК).

Продление ежегодного оплачиваемого отпуска

Также можно продлить ежегодный оплачиваемый отпуск при его совпадении с учебным. Для этого нужно:

• попросить у сотрудника заявление о продлении. Оно необязательно по закону, однако будет подтверждать согласие работника на продление ежегодного отпуска. В заявление должна быть указана причина продления – совпадение по времени с учебным отпуском, срок продления.

• издать приказ о продлении ежегодного отпуска;

• внести изменения в личную карточку и табель учета рабочего времени, если ранее в этих документах уже были отражены сведения о ежегодном отпуске. В графике отпусков по унифицированной форме № Т-7 можно сделать отметку о продлении ежегодного отпуска в графе 10 «Примечание».