Как составить административный протокол на жителя - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу

1. О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1, 3 и 4 статьи 28.6 настоящего Кодекса.

(в ред. Федеральных законов от 24.07.2007 N 210-ФЗ, от 18.07.2011 N 225-ФЗ, от 03.07.2016 N 290-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

3. При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.

4. Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

4.1. В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

(часть четвертая.1 введена Федеральным законом от 24.07.2007 N 210-ФЗ)

5. Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, предусмотренном частью 4.1 настоящей статьи, в нем делается соответствующая запись.

(в ред. Федерального закона от 24.07.2007 N 210-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.

(в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 161-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Источник

К составлению протокола предъявляются следующие требования: его может составить только уполномоченное должностное лицо. Перечень таких лиц приведен в ст. 28.3 КоАП РФ. Какое должностное лицо должно составить протокол, будет зависеть от совершенного правонарушения;

1) за одно правонарушение должен составляться один протокол. Это правило следует из ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ, согласно которой за одно и то же правонарушение никто не может нести административную ответственность дважды;

2) он должен быть составлен при совершении административного правонарушения, однако в некоторых случаях он не составляется (ч. 1 ст. 28.2 КоАП РФ).

В протоколе должны содержаться:

1) обязательные сведения. К ним относятся (ч. 2 ст. 28.2 КоАП РФ):

— дата и место его составления;

— фамилия и инициалы лица, которое составило протокол, и его должность;

— сведения о правонарушителе;

— Ф.И.О. свидетелей и потерпевших (если они имеются), а также адреса их места жительства;

— место, время совершения и событие административного правонарушения;

— реквизиты статьи Кодекса об административных правонарушениях РФ или закона субъекта РФ, которая предусматривает ответственность за совершенное нарушение;

— объяснение физлица или представителя организации, в отношении которого возбуждено дело.

Отметим, что сведения о правонарушении должны быть в протоколе конкретизированы. Все обстоятельства, необходимые для разрешения дела, должны быть выявлены и отражены в протоколе (ч. 4 ст. 1.5, ст. 24.1 КоАП РФ).

Например, если совершено правонарушение, предусмотренное ч. 1.1 ст. 18.8 КоАП РФ, в протоколе должны указываться, в частности, обстоятельства въезда и проживания иностранца на территории РФ, срок, в течение которого он имел право пребывать (проживать) на территории РФ (Постановление Верховного Суда РФ от 17.09.2018 N 18-АД18-48);

2) иные сведения, которые нужны для разрешения дела (ч. 2 ст. 28.2 КоАП РФ). Например, это могут быть сведения о том, владеет ли нарушитель русским языком, необходимо ли предоставить переводчика при составлении протокола (п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5);

3) сведения о разъяснении нарушителю (иным лицам, участвующим в деле) его прав и обязанностей (ч. 3 ст. 28.2 КоАП РФ);

4) подписи уполномоченного должностного лица, которое составило протокол, и правонарушителя. Если вы откажетесь подписать протокол, то в нем будет сделана запись об этом (ч. 5 ст. 28.2 КоАП РФ);

5) замечания лица, которое привлекли к ответственности, по содержанию протокола, если таковые у него имеются. Такие замечания прилагаются к протоколу (ч. 4 ст. 28.2 КоАП РФ).

Протокол составляется в следующие сроки (ст. 28.5 КоАП РФ):

сразу после того как выявлено административное правонарушение — по общему правилу;
в течение двух суток с момента выявления правонарушения — если нужно дополнительно выяснить обстоятельства дела или данные о правонарушителе;
по окончании административного расследования — если проводилось административное расследование. Оно должно быть проведено в течение одного месяца, но в исключительных случаях может быть продлено (ч. 5 ст. 28.7 КоАП РФ).

Верховный Суд РФ разъяснил, что нарушение срока составления протокола об административном правонарушении — это несущественный недостаток протокола, поскольку такой срок не является пресекательным и его нарушение не исключает производство по делу при составлении протокола в пределах срока давности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ (п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5, Постановление Верховного Суда РФ от 17.05.2021 N 81-АД21-6-К8).

Вас должны ознакомить с протоколом и выдать его копию под расписку (ч. 4, 6 ст. 28.2 КоАП РФ).

Если вы не присутствовали при составлении протокола, но были извещены в установленном порядке, его оформят без вашего участия. В этом случае в течение трех дней с момента его составления вам должны направить копию протокола (ч. 4.1 ст. 28.2 КоАП РФ).

ПО МВД по Кабардино-Балкарской Республике

Источник

Статья 28.1.1. Протокол осмотра места совершения административного правонарушения
Статья 28.3. Должностные лица, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях

Комментарий к ст. 28.2 КоАП

1. Под протоколом об административном правонарушении понимается такой документ, в котором отражаются сведения, связанные с фактом деяния и характеризующие личность нарушителя. Протокол о совершении административного правонарушения составляется во всех случаях, за исключением тех, когда дела об административных правонарушениях возбуждаются прокурором, а также когда административное наказание налагается без составления протокола.

2. Частью 2 ст. 28.2 КоАП законодательно определяется содержание протокола об административном правонарушении, он должен содержать сведения, необходимые для квалификации административного правонарушения и привлечения виновного лица к ответственности.

В протоколе об административном правонарушении указываются: дата и место его составления, должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол, фамилии, адреса свидетелей и потерпевших, место, время совершения правонарушения и т.д. Существенное значение имеет указание должности лица, составившего протокол об административном правонарушении, поскольку в случае составления протокола неуполномоченным лицом он признается ничтожным <162>.

———————————

<162> См., например: Приказ ФТС РФ от 15 марта 2005 г. N 198 (с изм. от 6 мая 2006 г.) «О должностных лицах таможенных органов РФ, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях и осуществлять административное задержание» и др.

3. В целях составления протокола для установления личности нарушителя допускаются такие меры, как: доставление, административное задержание, личный досмотр, досмотр вещей, транспортных средств, осмотр помещений, изъятие вещей и документов.

4. Комментируемая статья была дополнена частью 4.1, согласно которой в случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие, а копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

Судебная практика по статье 28.2 КоАП

Постановление ЕСПЧ от 25.07.2017

«Статья 28.2 КоАП требует, чтобы протокол об административном правонарушении описывал, среди прочего, фактические элементы, касающиеся правонарушения, и обстоятельства, в которых оно было совершено. Протокол в отношении обвиняемой указывает, что… она сопротивлялась сотрудникам милиции, не реагировала на их законные требования прекратить нарушение общественного порядка и хватала за форму сотрудников милиции, когда ее вели в милицейский автомобиль, пытаясь оттолкнуть их и убежать.

Постановление Верховного Суда РФ от 10.01.2017 N 59-АД16-18

В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья указанного Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела (часть 2 статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Постановление Верховного Суда РФ от 30.01.2017 N 46-АД16-26

В соответствии со статьей 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях при составлении протокола об административном правонарушении участие понятых не требуется.

Заявленные защитником Сибалаковым А.Г. при рассмотрении дела об административном правонарушении ходатайства были разрешены мировым судьей в соответствии с требованиями статьи 24.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях с указанием мотивов принятых решений (л.д. 44).

Постановление Верховного Суда РФ от 01.02.2017 N 5-АД17-2

В соответствии с частью 1 статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях о совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1 и 3 статьи 28.6 названного Кодекса (нормы, цитируемые в настоящем постановлении, приведены в редакции, действующей на момент возникновения обстоятельств, послуживших основанием для привлечения Боброва А.В. к административной ответственности).

Определение Верховного Суда РФ от 17.02.2017 N 306-АД16-20598 по делу N А55-10089/2016

Приведенные в жалобе доводы об обязательном присутствии при составлении протокола об административном правонарушении свидетелей несостоятельны и противоречат положениями части 2 статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Сведений о наличии свидетелей, личные данные которых не были занесены в протокол, жалоба не содержит.

Постановление Верховного Суда РФ от 08.02.2017 N 19-АД16-17

В соответствии с частью 4.1 статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

Постановление Верховного Суда РФ от 17.02.2017 N 78-АД17-3

В силу статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях протокол об административном правонарушении составляется с участием лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении.

Определение Конституционного Суда РФ от 28.02.2017 N 222-О

Медицинское освидетельствование на состояние опьянения является одной из мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении (пункт 6 части 1 статьи 27.1 КоАП Российской Федерации). В соответствии с частью 6 статьи 27.12 КоАП Российской Федерации освидетельствование на состояние алкогольного опьянения и оформление его результатов, направление на медицинское освидетельствование на состояние опьянения осуществляются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Такой порядок определен Правилами освидетельствования лица, которое управляет транспортным средством, на состояние алкогольного опьянения и оформления его результатов, направления указанного лица на медицинское освидетельствование на состояние опьянения, медицинского освидетельствования этого лица на состояние опьянения и оформления его результатов (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 2008 года N 475). Пункт 10 данных Правил устанавливает исчерпывающий перечень случаев, когда водитель транспортного средства подлежит направлению на медицинское освидетельствование на состояние опьянения. Как отметил Пленум Верховного Суда Российской Федерации, обстоятельства, послужившие законным основанием для направления водителя на медицинское освидетельствование, должны быть указаны в протоколе о направлении на медицинское освидетельствование на состояние опьянения (часть 4 статьи 27.12 КоАП Российской Федерации) и в протоколе об административном правонарушении, как относящиеся к событию административного правонарушения (часть 2 статьи 28.2 КоАП Российской Федерации) (пункт 9 постановления от 24 октября 2006 года N 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Определение Конституционного Суда РФ от 28.02.2017 N 241-О

Оспариваемые статьи 25.6 и 25.7 КоАП Российской Федерации устанавливают процессуальный статус свидетеля и понятого при производстве по делу об административном правонарушении, статья 28.2 КоАП Российской Федерации закрепляет порядок составления и вручения протокола об административном правонарушении, который представляет собой процессуальный документ, фиксирующий фактические данные, имеющие значение для правильного разрешения дела об административном правонарушении.

Определение Верховного Суда РФ от 28.03.2017 N 307-АД17-1828 по делу N А56-26439/2016

Отменяя решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области о привлечении арбитражного управляющего Кокотова А.Р. к административной ответственности, Тринадцатый арбитражный апелляционный суд пришел к выводу о несоблюдении административным органом процедуры привлечения к административной ответственности. В частности, суд установил, что в нарушение требований статьи 25.15 КоАП РФ Кокотов А.Р. не был надлежащим образом извещен о месте и времени составления протокола об административном правонарушении, что не позволило ему присутствовать при составлении протокола и реализовать процессуальные права, предоставленные статьями 25.1, 28.2 КоАП РФ.

Постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 N 19-АД17-2

Так, в соответствии с частью 1 статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях о совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1 и 3 статьи 28.6 названного Кодекса.

Источник

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.

Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»

Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»

Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5. Цифровой способ оформления даты

Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты

Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

с. Малеево Коломенского р-на

Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Содержательная часть протокола, текст

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:

кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).

Пример 22

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011

Пример 23

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25. Отметка о заверении копии протокола

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Пример 26

Пример 27. Пример оформления протокола

Источник