Как составить адженду

Самые сложные действия у пилота самолета — взлет и посадка. Если проецировать это на проект, то получится, что самые сложные операции — запуск и завершение проекта (кто поспорит?). Но есть еще и мини-проекты внутри — организация встреч, как пример. Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени.

План встречи (агенда)

Агенда – желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – твоя задача, и агенда тебе в этом поможет. Отправляется агенда участникам встречи заранее. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников. Агенда для команды (с пометками о текущей ситуации), агенда для себя (с расширенным сценарием встречи).

Шаблон примерно такой:

• Время встречи
• Место встречи
• Участники встречи
• Основная тема встречи
• Задачи встречи (что должны решить в процессе. Если задач слишком много – приориетизируем)

Формат притом особой разницы не играет. Придумай самостоятельно, главное чтобы информация считывалась и выполнялась задача определения расписания.

Время встречи – когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи. Например, 12:00 GMT+1. Когда я договариваюсь о встрече с иностранцами, пишу его время, наподобие “12:00 your time (GMT –5)”. У американцев еще есть понятие “восточное время” (EST) – восточное побережье.

Место встречи – физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины. Или адрес – не обязательно детализированный, если вы оба знаете что означает и где находится “офис нашей компании” или “офис компании клиента”.

Тема встречи – общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи. “Брифинг по проекту Х”, “передача проекта Х”, “перевод CRM на UCI” – все это темы встреч.

Задачи встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.

Агенду отправляют заранее – например, за сутки до встречи. Если встреча спонтанная, то можно накидать план встречи только для себя – какие задачи нужно обсудить с собеседником.

Отчет о встрече (Meeting report)

Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. Соответственно, на выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить. Мозг не способен запомнить все сегменты, которые нужно выцепить из разговора на будущее – поэтому их нужно записывать.

1. При живых встречах запись основных моментов встреч лучше вести на бумаге. Печатание в компьютере выглядит как отвлечение от самой встречи. Особенно, если тебе что-то говорят, а ты смотришь в монитор. При созвонах разницы нет
2. Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил
3. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности
4. Даты выполнения можно указать, но лучше не конкретизировать, или вообще не указывать. Если задачи выглядят как “на два дня”, там может оказаться айсберг на две недели. Лучше информировать в процессе о статусе выполнения
5. Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания

Вот несколько фишек, помогающих процессу

1. Если пишешь на бумаге – придумай графическое обозначение (типа квадратной скобки или звездочки) для разных типов задач. Это могут быть задачи на исполнение, на анализ, на обсуждение, “чтобы не забыть” и задачи для себя – которые не включишь в общий отчет. Например, на презентации ты заметил то, что не заметил клиент – исправлять это нужно, но указывать на это не обязательно
2. Заведи папку в гуглдрайве – сюда будешь складывать все отчеты. Формат названий отчетов: “дата — название компании — проект”. Например: “20200210 — Какойтобанк — Игра с котиками”. Дату начинай с года – так проще сортировать и искать. Отдельные папки для каждого проекта создавать не имеет смысла. Удобно создавать новый отчет о встречи для того же клиента, копируя предыдущий – только название не забывай менять
3. Заведи шаблон отчета о встрече. В нем должно быть место для plain-text описания встречи, блоки для различных типов задач: идеи, “сделать”, “ждем от вас” и так далее. Когда будешь собирать отчет – раскидывай задачи из записи по конкретным спискам
4. Когда оформляешь список “что сделать” (задачи на исполнение) – сразу формируй их в понятной форме. Плохой пример: “бэкграунд на главной”. Хороший пример: “подобрать цвет для бэкграунда главной, чтобы текст не сливался с фоном”. Это поможет при постановке задачи исполнителю – сэкономишь время на объяснении и вспоминании задачи при принятии результата

Отчет о встрече – не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента. Нет ничего хуже, чем забрать задачи на встрече и пропасть на две недели в процесс их выполнения. Делаешь ты их или не делаешь – у заказчика сложится впечатление, что о нем забыли. Последствия могут быть самые неприятные. И нет, “запись экрана” в скайпе отчет не заменит.

Просмотров:
12 878

Выходя с совещания, любой из нас хоть раз думал: «Столько времени потрачено впустую». Обычно такое происходит, потому что совещание не имеет четкой цели или повестки, а также в случае, если присутствовать на нем вам было необязательно. Meeting Notes — это простая технология, помогающая вам и другим участникам лучше подготовиться к совещаниям.

Сегодня мы поговорим о том, как правильно писать протоколы встреч

Прежде чем начнем, хочу провести один эксперимент. Помните старый добрый мультик «Жил-был пес»? А теперь скажите, какую фразу произнес волк?

Вариант 1. Ты это… Заходи если что

Вариант 2. Ты заходи, если что

Барабанная дробь…

Очень многие выбирают вариант 1. «Ты это… Заходи если что«. Данный эффект называется »Эффектом Мандела» и встречается довольно часто — так работает наш мозг, что он домысливает истории.

Ну, а теперь давайте вернемся к нашей теме

Meeting notes это

протоколы встреч или по простому «минутки»- это электронное письмо, которое составляется по итогам встреч с целью:

Казалось бы, что может быть проще?

Зачем фиксировать, если мы уже обо всем договорились?

1. Мозг забывает

Согласно исследованию одного крупного немецкого ученого Эббингауза, примерно 60% информации забудется уже через час

2. Мозг искажает информацию

Один мой коллега был четко уверен, что время дедлайна по проекту — 2 месяца, хотя на самом деле был 1 один месяц. Когда это выяснилось, для него был неприятный сюрприз.

Элизабет Лофтус — международный эксперт в области памяти- провела довольно интересный эксперемент:

Это называется «ложная память». И мозг делает такой трюк постоянно

Нам кажется, что память хранится в виде единых цельных данных, как на жестком диске — видео ряд, звуковая дорожка, ощущения. И эти данные не изменяются. Но на самом деле, все хранится в разных участках мозга да еще и в разобранном виде. Наше воспоминание конструируется заново каждый раз, когда мы обращаемся к нему

Мы можем помнить много деталей события. Но то, что мы помним — вовсе не означает, что то, что мы помним было на самом деле. Отличить истинное воспоминание от ложного бывает очень сложно. Особенно, когда встречи и совещания идут нон-стоп

3. Чтобы вернуться к написанному

Однажды у меня была очень долгая встреча с заказчиком, на которой мы обсуждали требования по проекту. Через несколько дней у нас с главным разработчиком возник небольшой спор. Я утверждал, что данные необходимы было выгружать в формате csv, разработчик же был уверен, что данные нужно было выгружать в виде текста но со специфичным расширением. Спор разрешился очень просто обратились к протоколу.

Протокол помог не только быстро найти информацию, но и помог избежать ошибки ,переделка которой было бы заняло существенное время

4. Чтобы передать информацию

Еще одна причина писать протоколы — это передать информацию для тех, кто не был на встрече по любой причине — был в отпуске, был на другом митинге. Или даже не появился еще в компании.

Представьте ситуацию -один менеджер начинает вести проект, но по середине он покидает проект. Допустим по радостной причине — декрет. И нужно передать договоренности и в таком виде, чтобы новый человек мог на них сослаться. Да и остальным членам команд передать протокол гораздо проще и дешевле, чем любой другой способ

5. Сократить время совещаний.

Для принятия решения часто нужна не вся команда но ее зовут, чтобы все были в курсе, чтобы послушать. Но можно просто переслать протокол встречи, далее человек найдет у себя пару минут, ознакомиться. В крайнем случае, он может уточнить спорные вопросы лично у участника встречи. Т.е. вы сможете сэкономить много человеко-часов

Если вы не были на совещании, но получили протокол, значит отправитель считает, что данная информация является важной и полезной

6. Чтобы быть понятым в международной команде

Когда команда кроснациональная, то может оказаться так, что в команде присутствую люди с разным уровнем английского, разным произношением — всем тем, что будет мешать понять всем. Плюс может быть незнание контекста, плохая связь. И meeting notes позволяет решить данную проблему.

Представьте ситуацию: французкий PM ставит задачу русскому и индийскому разработчикам. Оба разработчика не могут его понять из-за специфичного акцента. Он же не может понять технические проблемы. Единственный способ, чтобы эти персонажи поняли друг друга — это разослать протокол встречи. Если там есть непонятные слова, то спокойно можно погуглить

Если вы были на встрече, то протокол повод уточнить неточности и восполнить пробелы. К тому же, после прочтения довольно быстро находятся неточности

Кто должен писать?

Общие правила — кто ответственный за встречу, тот и пишет протокол. Но давайте разберемся, для кого наиболее продуктивно это делать. Для этого я хочу рассказать про те выгоды, которые получает тот, кто ведет такие протоколы

Так кому же нужно вести протокол собрания?

Как сделать так, чтобы читали и писали?

1. В команде должны быть требования и самое важно — писать срок.

Мозг — он всегда экономит ресурсы. И когда стоит вопрос “делать” или “не делать”, то с большой степенью вероятности мозг выберет “не делать”. Когда говоришь “нужно сделать к такому-то сроку”, то вопрос “делать или нет” не стоит. Вопрос стоит только сделать вовремя или нет

2. правильная установка.

Встреча начинается с Адженды(Agenda) и заканчивается протоколом. Когда вы пройдете несколько циклов таких встреч, то нейронные связи образуются и вам будет некомфортно, если этого не делать. К тому же, такое саммори отнимает не так чтобы много времени. И в конце концов, если на встрече нет агенды а после нет протокола — то внутренний звонок будет усиленно верещать, вы будете испытывать дискомфорт когда организаторы других

Шаблон встречи (Agenda) примерно такой:

3. должен быть удобный инструмент

с помощью которого можно быстро рассылать минутки, с возможностью открыть с любого устройства, любой должен мочь отредактировать и эти изменения должны быть видны всем. Желательно, автоматизировать повторяющиеся действия , отслеживать статусы

4. Избегайте основных ошибок

Мы стараемся делать все наиболее кратко — меньше времени на написание, на чтение. И поэтому можем попасть в ряд ловушек

5. Перечитываем перед встречей

Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания

Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности

Резюме:

Протокол — это способ исключить человеческий фактор:

Поделитесь в комментариях, есть ли у вас в компании такая практика, что обязательно ведется протокол встречи?

Встречи, групповые работы, планерки, встречи команды — все это в бизнес-среде часто называют “митингами” (от англ. meeting — встреча). И многие их ненавидят. Почему? Очень часто встреча оставляет ощущение неэффективно потраченного времени. Как часто вы думали: “Да я бы за это время столько всего успел”?

Как часто вы жалели, что потратили ради встречи пару часов на дорогу, а по факту могли бы гораздо эффективнее решить все вопросы по телефону, в почте или по скайпу?

Если у вас есть такая же боль под названием “неэффективные встречи”, то этот пост для вас.

Для организатора события работа с командой практически всегда состоит из регулярных встреч. Особенно, если вы делаете большую конференцию и в команде организаторов больше пяти человек, если вы проводите встречи со спикерами, с подрядчиками, с волонтерами.

В этом посте я не буду затрагивать бизнес-встречи, в цели которых входят продажи и переговоры. Сосредоточимся на групповых рабочих встречах, основная цель которых — обсудить какой-либо вопрос или принять решения.

Почему мы не любим встречи?

Когда я спросила своих сопельменников из Improve, они за каких-то 5-7 минут накидали аж 12 пунктов:

• Долго обсуждаем время встречи, еле как назначаем его
• Только в 10% случаев заводим встречу в календарь, многие из-за этого забывают о встрече
• ФЛУДИМ! Очень много. Неэффективно общаемся на встречах
• Не можем начать, долго разгоняемся
• Нужно приложить огромные усилия, чтобы что-то поменять по ходу встречи (например, если ты понял, что тебе там быть не обязательно, или когда обсуждение идет неэффективно, нужно убедить всех-всех участников, как что сделать по-другому)
• Часто встречи собираются без реальной цели: есть другие способы решить задачу
• Редко результаты обсуждений записываются на самой встрече
• А если и записываются, то потом некуда их деть — разве что выслать участникам, но найти через какое-то время в почте это нереально
• Очень много встреч проходит в формате мозгового штурма, даже когда это явно неподходящий формат
• Мы вообще не очень понимаем, какие бывают разные типы встреч по структуре, по форматам
• Иногда участники встречи несерьезно относятся к ней
• Для любых встреч занимается переговорка, хотя иногда проще подойти к рабочему месту человека, сразу все обсудить и решить.

Звучит знакомо? И ведь это не предел. Я уверена, каждый из нас добавил бы еще парочку своих личных пунктов. Давайте разбираться, как от всего этого избавиться.

Эффективные встречи — это такие, которые мы воспринимаем как продуктивные, удовлетворяющие и короткие.

Даже если встреча длилась 2 часа, но за это время все продуктивно поработали и достигли удовлетворяющего всех результата, то она будет восприниматься как короткая, “пролетевшая незаметно”.

Ключ к эффективности лежит не только в самой встрече, но и в том, что происходит до нее и после нее.

В этом посте мы сосредоточимся на том, как эффективность встречи повысить еще ДО самой встречи.

Как подготовить эффективную встречу

Три простых пункта решают всё:

1. Ясная адженда (агенда, повестка встречи)
2. Правильно назначенная встреча
3. Один канал коммуникаций с участниками

1. Ясная адженда (агенда, повестка)

У меня в закромах есть 7 принципов составления адженды групповой встречи, которые помогают мне уже на протяжении десяти лет в разных проектах, командах и культурах.

Заголовков мало, нужна конкретика

Составляя адженду митинга, расшифруйте каждый ее пункт. Это поможет участникам понять, что именно будет обсуждаться, и заранее подготовиться.

Что есть что: обсуждения или решения

Отметьте, какие пункты адженды предполагают обсуждение вопроса, а какие требуют принятия решения. Участники будут заранее настроены, подготовят свое мнение по каждому вопросу, и решение пройдет быстрее. Опять же, если в повестку встречи не входит решение какого-то вопроса, а только обсуждение, но вы никак не предупредили об этом участников, то многие из них могут уйти разочарованными с мыслью “ну вот, опять обмусолили тему, а что дальше делать — непонятно”.

Какая информация нужна и кто ответственный

Если какие-то данные нужны на самой встрече, предупредите об этом участников. Часто на встрече мы тратим время на то, чтоб отыскать нужный файл или письмо в почтовом ящике, выудить оттуда нужную информацию, необходимую для продолжения обсуждения. Это неэффективно. Оповестите людей о предварительной подготовке и назначьте ответственных.

Время на каждый пункт

Даже примерное, это время рядом с каждым пунктом адженды даст участникам уверенность, что встреча действительно нужна, что вы к ней готовы, что их время не уйдет впустую.

Частая ошибка — написать побольше времени на те пункты, которые кажутся более срочными. На самом деле надо уделять время каждому вопросу согласно их важности, формату работы над ними.

Логический порядок

Желательно, чтоб он был Участникам будет проще ориентироваться в повестке встречи, если пункты в ней логически вытекают один из другого.

Отвести время на Check in и Check out

Всегда нужно закладывать время на «разгон» и на «остывание». Сначала дайте 3-5 минут участникам встречи войти в ритм встречи, настроиться. Кому-то надо открыть блокнот для заметок, кому-то — налить себе чаю. Это время можно использовать и для вводного вопроса. Например, спросить участников, как они себя чувствуют, какое настроение, все ли готовы.

Точно так же в конце надо оставить время для подведения итогов встречи.

Любая встреча — это ограниченное по времени, месту и составу участников событие.

Нужно дать людям возможность как войти в это особое пространство-время, так и выйти из него комфортно, перестроиться, сфокусироваться. На эту тему можно написать отдельную серию постов: любопытный опыт регламентирования процесса «входа» и «выхода» описали в своих книгах Джим и Мишель Маккарти. Сегодня мы на этом останавливаться не будем, просто отметим, что в идеальной адженде встречи нужно отвести время на «вход» и на «выход».

Пункт «разное»

Во время встречи часто возникают какие-то вопросы, которые не были изначально запланированы для обсуждения. Оставьте для них небольшой буфер, чтобы из-за накопившихся мелких вопросов окончание встречи не сдвинулось целиком.

Структура правильной адженды для меня выглядит вот так (пример):

2. Правильно назначенная встреча

У нас в Improve Group процесс назначения встречи — это прям большая “попаболь”. Мы тратим много времени на то, чтоб в письмах или в скайпе договориться о том, когда кому будет удобно встретиться. Если количество участников встречи переваливает за 3, то этот процесс совершенно невозможно контролировать. Иногда важная встреча откладывается только из-за того, что мы три дня согласовывали ее время. С этим надо было что-то делать, и пока мы нашли 2 более-менее удобных способа.

> 3 участников — выбрать время через Doodle

Лично для меня спасением оказался сайт Doodle.com. Это очень простой способ назначить встречу, где вы заранее можете прописать и время, и место встречи, пригласить в дудл участников, чтобы они отметили, когда они свободны, а когда заняты.

Пара кликов — и у вас перед глазами расклад на всю толпу, которую вы решили собрать.

Завести встречу в Google календарь и пригласить участников

Другая незаменимая вещь в планировании встреч — это Google календарь. Завести в нем встречу и отправить приглашения участникам проще простого, но мы почему-то часто забываем это сделать.

Я теперь, после того как согласую время участия в дудле, завожу встречу на утвержденное время в календаре. В карточке встречи можно продублировать адженду, отправить приглашения участникам в их гугловские календари. Удобно, если вся команда пользуется гугловскими сервисами для работы.

Некоторые мои коллеги сразу заводят встречу в календаре, не пользуясь дудлом, однако мне это кажется не очень удобным. Наверное, это зависит от того, насколько у вас в команде вообще принято пользоваться гугловскими сервисами. В AIESEC мы почти 100% пользовались только ими, и это было просто. А вот в Improve мы используем несколько разных сервисов (Jira, Trello и гугловские продукты), поэтому не все ведут дела именно в гугловских календарях.

< 3 участников — договориться лично

Разумеется, оба эти способа излишни, когда вы встречаетесь с одним-двумя людьми. С ними гораздо проще договориться о времени и месте в живом разговоре, по телефону или скайпу. Так что переусердствовать с программулинами тоже не стоит.

3. Один канал коммуникаций с участниками

Тут главное слово — ОДИН. Если вы готовитесь ко встрече и обсуждаете подготовку с участниками, то, пожалуйста, не распыляйтесь. Начали обсуждать встречу в почте — ограничьтесь почтой. Начали в скайпе — не посылайте дополнительно еще и емейлы. И уж тем более не пишите во всякие личные мессенджеры без особой надобности.

Чем сильнее вы распыляете коммуникации во время подготовки, тем больше вероятность, что участники потеряют часть информации и придут неподготовленными.

Резюмирую:

• “Эффективная встреча” значит продуктивная, удовлетворяющая, короткая.
• Подготовленная встреча имеет больше шансов быть эффективной.
• Готовьте встречу с умом: продумайте повестку дня, назначьте встречу быстро и безболезненно,во время подготовки доносите информацию до участников одним понятным для всех способом.

Теперь, когда вы подготовили свою встречу на пятерку, пора переходить к эффективному проведению самой встречи. Об этом — в следующем посте.

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3
Вместе с третьим постом я делюсь бесплатным чеклистом эффективной встречи в pdf-формате.

Фото в превью поста: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

(Visited 4 031 times, 1 visits today)

Универсальные советы и правила хорошего тона, которые применимы в онлайне и офлайне. 

Убедитесь в необходимости встречи

Прежде чем созывать совещание, проверьте, а можно ли обойтись без встречи. 

Подумайте, можно ли донести информацию другими способами: письмом в почте или сообщением в чате. Если да — напишите текстом и не тратьте время на очередное совещание. Плюс текстового формата в том, что к нему можно всегда вернуться и перечитать ключевые моменты.

Если нужно обсудить всё голосом — собранию быть.  

Назначьте время встречи заранее 

У всех есть свои рабочие задачи и найти время для срочного созвона бывает крайне сложно. А если участники знают про встречу заранее — они могут подготовиться и сформулировать вопросы.

Чем раньше вы уведомите участников, тем больше шансов на то, что встреча состоится и пройдёт успешно.

Регулярные встречи лучше сразу проставить в календарь, а насчёт новых — договариваться заранее сразу, как только появилась необходимость. Если вопрос действительно неотложный, то донесите его важность сотрудникам, чтобы они расставили приоритеты текущих задач, и срочное совещание состоялось. 

Составьте список участников 

Зовите только тех, кому нужно, важно и полезно быть на встрече. 

Мысль простая: любое совещание или созвон отрывает человека от работы. Встреча пройдет эффективнее, если на неё придут только те, без кого ну никак нельзя. 

Зовите только тех, кто может быть действительно полезен. Это могут быть ключевые лица, принимающие решения, эксперты, специализирующиеся на теме совещания, члены команды, заинтересованные в результате и т. д.

Пример: если планируется звонок по обсуждению стратегического развития, то звать на него дизайнеров будет неуместно. 

Ещё один важный совет по поводу количества участников: если вопрос можно решить в личном взаимодействии с конкретным членом команды или один на один с клиентом — не собирайте всех остальных. 

Не забывайте: чем меньше участников, тем лучше. 

Когда определились с нужными людьми — уточните, все ли участники готовы к встрече и смогут ли быть на ней. Если один из ключевых участников в отпуске, на больничном, в дороге или не может нормально подготовиться ко встрече — звонок лучше перенести или решить всё в формате переписки. 

Работа — работой, но ещё есть важный нюанс с эмоционально-физическим состоянием. Если есть возможность перенести звонок на время, когда у человека будет более ясная голова — лучше это сделать. 

Из наблюдений: утренние звонки обычно проходят продуктивнее вечерних.

Помимо этого, назначьте и заранее распределите роли. На крупной встрече желательно должны быть: 

• фасилитатор встречи [контролирует ход разговора];
• ответственный за тайминг [обычно встреча не должна длиться более 45 минут];
• ответственный за заметки и последующую отправку «конспекта» — фоллоу-апа созвона.

Сформулируйте цели встречи

Первое, что нужно сделать при планировании встречи — чётко определить её цель, которая должна быть достигнута к концу.

Чётко сформулированная цель — залог содержательного обсуждения по существу. 

Цель встречи лучше составлять сразу в глагольной форме. Такой подход автоматически выявляет задачу и не позволяет попусту тратить время.

❌ Обсуждение плана ведения имейл-рассылки клиента.	✅ Утвердить контент-план рассылок для клиента.
❌ Совещание на тему ежемесячных отчётов о работе.	✅ Обучить сотрудников самостоятельно делать ежемесячные отчёты.

Из целей формируется структура встречи и какие вопросы на ней будут обсуждаться.

Пример: Игорь, предлагаю созвониться в четверг, 29 сентября, в 12:00. Нам нужно спланировать план промо-активностей на следующий месяц и согласовать смету. 

Если время позволяет, спросите у участников, чего они ожидают от встречи. Важно синхронизировать ответы, чтобы понять, какой должен быть итоговый результат.

Составьте адженду собрания

Адженда — это список тем и вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. 

Список может быть в формате отдельного документа или просто зафиксирован в сообщении. Этот материал нужно приложить к приглашению на встречу. В этом документе должны содержаться тезисы для обсуждения, изложенные в логическом порядке, и реалистичный хронометраж обсуждения каждого из них.

Не выносите больше 5 идей на обсуждение [помним про 45 минут]. Сама адженда не должна быть больше 1 страницы.

Во время встречи двигайтесь по вопросам адженды и следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. Сложные вопросы, требующие отдельного звонка, лучше вынести на дополнительных совещаниях.

Подготовьтесь ко встрече

Собрание пройдёт быстрее, если собрать все материалы, которые будут обсуждаться, и держать их под рукой. Лучше выслать их на ознакомление до звонка участникам заранее, чтобы все были в контексте.  

Это касается как регулярных, так и креативных встреч. Если нужно согласовать смету — убедитесь, что данные актуальны и вышлите клиенту ссылку до встречи. Если созвон посвящён брейншторму, то нужно заранее описать идею для креатива и дать ссылку на изучение проекта, чтобы не тратить время на звонке. 

Так все смогут качественно подготовиться ко встрече и прийти на неё уже с предложениями, решениями или идеями. 

После встречи составьте план действий и напишите фоллоу-ап

Фоллоу-ап — это итоги встречи, зафиксированные в сообщении: что обсудили и о чём договорились. Другими словами, ёмкий конспект встречи.

Без фоллоу-апа есть риск, что важные договорённости или нюансы потеряются. Всегда отправляйте письмо или сообщение по итогам встречи. Поверьте, никто ничего не запомнит полностью.  

Заканчивайте встречу на том, чтобы каждому участнику был понятен финальный план действий вместе с дедлайнами конкретных задач и их исполнителями. 

Сообщение по итогам встречи помогает участникам выделить ключевые пункты обсуждения и понять, какой план действий дальше. 

Не забудьте поблагодарить участников за уделённое время, внимание и проделанную работу.  

Также после встречи важно оценить, насколько эффективно она прошла. Можно собрать обратную связь участников с помощью короткого опроса.

• Было ли полезно проведённое мероприятие? Да/Нет
• Как вы оцениваете эффективность встречи по шкале от 1 до 5?
• Почему вы поставили такую оценку?

Коллеги vs клиенты: есть ли разница?

Короткий ответ: нет.

Развёрнутый: нет, потому что любая встреча затрагивает рабочее время других участников. Каждая встреча должна иметь чёткую цель и заранее сформулированные задачи. 

Какой бы ни была ваша встреча — среди команды или с важными клиентами — ещё раз проанализируйте её с помощью этой статьи. Цените своё время и время ваших коллег.

Итак, что Повестка дня встречи? Правда в том, что мы все участвовали в собраниях, на которых мы чувствовали себя бессмысленными, даже не понимая, почему мы должны встречаться, чтобы обсуждать информацию, которую можно решить по электронной почте. Некоторым людям, возможно, даже придется посещать собрания, которые тянутся часами без решения каких-либо вопросов.

Однако не все встречи непродуктивны, и если вы хотите эффективно работать со своей командой, встреча с повесткой дня спасет вас от этих вышеперечисленных бедствий.

Хорошо продуманная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания от собрания, гарантируя, что каждый знает свою цель и то, что должно произойти до, во время и после.

Таким образом, эта статья расскажет вам о важности наличия повестки дня встречи, шагах по ее созданию и предоставит примеры (+шаблоны) для использования на вашей следующей встрече.

Дополнительные советы по работе с AhaSlides

Почему для каждой встречи нужна повестка дня

Каждому совещанию нужна повестка дня, чтобы оно было продуктивным и эффективным. Повестка дня совещания дает следующие преимущества:

1/ Определите тип встречи 

Поскольку в разных типах совещаний могут участвовать разные участники, форматы и цели, важно выбрать то, что соответствует ситуации.

2/ Определите цель и задачи встречи

Четко объясните, почему проводится собрание и чего вы или ваша команда надеетесь достичь.

3/ Определите ключевые темы 

Перечислите ключевые темы, которые необходимо осветить, включая любые важные решения, которые необходимо принять.

4/ Назначить срок

Выделите соответствующее количество времени для каждой темы и всей встречи, чтобы собрание не отставало от графика.

5/ Определите участников и их роли

Составьте список тех, кто будет участвовать в собрании, и укажите их роли и обязанности.

6/ Подготовить материалы и сопроводительные документы

Соберите любую соответствующую информацию или материалы, которые потребуются во время встречи.

7/ Заранее раздайте повестку дня

Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы убедиться, что все готовы.

8/ Обзор и пересмотр повестки дня по мере необходимости

Просмотрите повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что она полна и точна, и внесите необходимые изменения.

Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны 

Вот несколько примеров повесток дня собраний, которые можно использовать для разных типов собраний:

1/ Повестка собрания команды

Дата: 

Местонахождение: 

Присутствовали: 

Цели собрания команды:

Повестка собрания команды: 

Бесплатный шаблон ежемесячной встречи с AhaSlides

2/ Повестка дня собрания All Hands

Дата: 

Местонахождение: 

Attконец: 

Цели встречи:

Повестка дня встречи: 

Шаблон встречи всех рук

3/ Повестка дня стартового совещания по проекту:

Дата: 

Местонахождение: 

Присутствовали:

Цели встречи:

Повестка дня встречи: 

Обратите внимание, что это всего лишь примеры, а пункты повестки дня и формат могут быть скорректированы в зависимости от конкретных потребностей и целей встречи. 

Настройте повестку дня встречи с AhaSlides 

Чтобы настроить повестку дня встречи с помощью AhaSlides, выполните следующие действия:

С AhaSlides вы можете легко создать профессиональную, хорошо структурированную повестку дня встречи, которая поможет вам не сбиться с пути и достичь целей встречи.

Основные выводы 

Надеемся, что следуя этим ключевым шагам, примерам и шаблонам AhaSlides, вы сможете создать хорошо структурированную повестку дня собрания, которая поможет вам достичь своих целей и задач.