В случае, если сотрудник предприятия, получая уведомление от работодателя, не хочет в нем расписываться, об этом в обязательном порядке следует оставить соответствующий акт.
В каких случаях уведомление необходимо
Формирование уведомлений для работников организаций может происходить по самым разным поводам. В частности, необходимо писать их при намечающемся сокращении штата, при планируемых увольнениях, переводе на другую должность, при предстоящих отпусках, реорганизации или ликвидации компании, различных изменениях в условиях трудового договора и т.д.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отказе от подписи в уведомлении .docСкачать образец акта об отказе от подписи в уведомлении .doc
Любое уведомление, как правило, формируется в свободном виде, — за исключением ситуаций, когда в учетной политике фирмы есть его унифицированный и принятый к обращению именно внутри данной компании бланк. В нем обязательно должна быть указана причина обстоятельств, по которым оно написано, и дата, с которой указанные события вступят в законную силу.
При этом период, в который нужно оповестить сотрудника о том или ином событии, практически всегда регулируется законодательством и может быть разным: иногда он равняется минимум двум месяцам (как в случае с увольнениями и сокращениями) иногда – двум неделям (как при отпуске).
Процедура передачи уведомления
Уведомления составляются обязательно в письменном виде и доводятся в указанный срок до адресата под роспись.
Передать уведомление можно разными способами. Самый простой и доступный: отдать лично из рук в руки сотруднику. Но это не всегда возможно (например, работник предприятия может быть на больничном, в отпуске или в командировке). В таких случаях разрешается отправлять ему уведомление через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении, в котором работник также должен поставить свой автограф (таким образом, этот метод гарантирует то, что оповещение до него дойдет). Еще один путь: передать документ по месту жительства адресата через представителя, но это допустимо только при соблюдении того условия, что у него будет при себе заверенная в нотариальной конторе доверенность.
Как задокументировать отказ от подписания уведомления
Если работник организации не хочет из каких-то своих соображений подписывать переданное ему уведомление, то нужно составить об этом специальный акт. При этом по возможности предварительно нужно постараться прочесть ему уведомление вслух, а уж затем заняться созданием акта. В акте надо засвидетельствовать сам факт отказа, а также его причину (если работник ее высказывает).
Правила формирования акта
Акт должен быть написан именно в тот момент, когда произошел отказ от подписи в уведомлении (т.е. «задним числом» формировать его недопустимо). При составлении акта должны присутствовать несколько человек: сам автор документа (обычно это представитель руководящего состава предприятия или начальник какого-либо структурного подразделения), а также свидетели в количестве не менее двух человек (лучше, если это будут работники из разных отделов).
Зачем нужен акт, его значение
Отказ от подписи уведомления вовсе не говорит о том, что в отношении сотрудника предприятия, который его выразил, не может быть произведено действий, указанных в документе.
Напротив, акт удостоверяет тот факт, что работодатель со своей стороны все нормы законодательства выполнил и вправе далее поступать так, как требуется в сложившейся ситуации. В дальнейшем этот документ может пригодиться для решения споров и разногласий, дошедших до трудовой инспекции или судебной инстанции.
Как составить акт
Акт об отказе от подписи в уведомлении пишется в произвольном виде. Однако, если у работодателя есть разработанный и утвержденный образец документа, то акт нужно делать в соответствии с ним. При этом хорошо, если условие о форме акта будет указано в нормативно-правовых бумагах организации.
Особенности и нюансы оформления бланка
Оформление акта, ровно как и его формат, полностью зависят от составителя: это значит, что он может сделать акт на простом листе бумаги или же на бланке с фирменным логотипом и реквизитами предприятия. Акт можно написать от руки или же набрать в компьютере, правда во втором случае его потребуется распечатать.
Акт нужно формировать в нескольких одинаковых экземплярах, по количеству присутствующих лиц, при этом один из них обязательно должен остаться в организации, — в будущем при надобности он будет выступать в роли письменного свидетельства совершившегося отказа.
Кто должен расписаться в бланке
В акте об отказе от подписи в уведомлении должны стоять несколько подписей.
Во-первых, того, кто непосредственно сформировал бланк, во-вторых, присутствующих при этом свидетелей. Печать в акте ставить не требуется, за исключением случаев, когда условие о ее применении закреплено в локальной документации фирмы.
Регистрация, учет и хранение акта
Акт, как любой другой создаваемый внутри компании документ, подлежит обязательному учету и хранению. Для этого нужно внести информацию об акте в специальный журнал, затем вложить готовый бланк в отдельную папку, вместе с другими такими же документами и передать на хранение ответственному лицу. После того, как значимость документа будет утрачена, акт можно уничтожить.
Образец акта
При необходимости сформировать акт об отказе от подписи в уведомлении, который вы ранее не делали, посмотрите его пример и комментарии к нему – с их помощью вы без труда составите нужный вам бланк.
- Cначала впишите наименование организации, затем название документа, его номер, место, дату формирования.
- Далее обязательно удостоверьте факт отказа от подписи уведомления работника компании, указав его должность, ФИО, а также включите данные о самом уведомлении, обозначив его номер и дату.
- Коротко отметьте в акте суть уведомления, внесите в него сведения о лице, его составившем и обо всех присутствующих при этом людях.
- В заключение обязательно проставьте все необходимые подписи.
По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия.1
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
- в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
- в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
- унифицированной системе отчетно-статистической документации.
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
В каких случаях составлять уведомления
В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:
- только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
- содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-20163.
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.
С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
Пример 8
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.
Фрагмент документа
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.
Акт об отказе от подписи в уведомлении – это документ, фиксирующий отказ сотрудника расписаться в уведомительном документе. В целях соблюдения законного регламента процедуры придётся ознакомить работника с содержанием официальной бумаги иным способом.
Файлы для скачивания:
Уведомление
Статья 74 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан уведомлять работника об изменениях в условиях трудового договора как минимум за два месяца до их наступления. Напомним, что большинство правок может вноситься исключительно по согласованию сторон, однако имеются и исключения. К ним относят, например, сокращение численности работников или должности в штатном расписании в целом. В этих случаях решение принимается работодателем лично без учёта мнения подчинённого.
Под уведомлением понимается официальная бумага, содержащая в себе причины внесения изменений, а также сроки их вступления в силу.
Вступление изменений в силу
Как уже было сказано выше, руководство организации обязано предупредить о грядущих изменениях за два месяца. Следовательно, срок начинает исчисляться непосредственно с ознакомления подчинённого с содержанием документа. Многие работники ошибочно полагают, что отказ от подписания официальной бумаги поможет им избежать сокращения или отсрочить его. К сожалению для сотрудников, это не так. Отказ лишь усложняет процедуру. Изменения в любом случае вступят в силу.
Отказ от подписания
Любое решение руководителя всегда должно иметь официальный вид и быть выполнено в форме приказа. На основании изданного распоряжения кадровик формирует уведомления для сотрудников. Как правило, именно на сотруднике кадровой службы лежит обязанность по ознакомлению подчинённых с официальной бумагой под подпись. Однако работник имеет полное право отказаться оставлять свой автограф в уведомлении, мотивируя это своим нежеланием или чем-то ещё. Тогда кадровик должен зачитать ему содержание документа вслух в присутствии как минимум двух свидетелей и составить акт об отказе от подписи в уведомлении.
Коллективно заверенный акт послужит доказательством того, что отказавшееся лицо было ознакомлено с текстом. В таком случае процедура внесения изменений в условия труда пройдёт законно.
Свидетели
Как уже было сказано выше, к процедуре составления акта потребуется привлечь как минимум двух свидетелей. Это могут быть любые сотрудники организации вне зависимости от занимаемой ими должности. Коллегиальность придаст акту юридической силы. Если отказавшееся лицо попытается оспорить приказ работодателя в судебном порядке, у администрации компании на руках будет заверенный подписями свидетелей документ. Акт может быть представлен в судебном процессе в качестве доказательства.
Отметим, что составитель и свидетели будут нести ответственность за принятое ими решение. Если впоследствии выяснится, что сотрудник не ознакомлен с содержанием уведомления, не видел и не мог его видеть (например, был в командировке), весь кадровый состав комиссии будет ждать юридическая ответственность.
Что отразить в акте
Трудовой кодекс не закрепил, какие именно положения должны найти своё закрепление в акте, однако сложившаяся практика выработала примерный перечень:
- ФИО и должности свидетелей;
- ссылка на уведомление;
- каким именно способом отказавшееся лицо в итоге ознакомилось с содержанием уведомления.
Форма документа
Действующая редакция Трудового кодекса не предусматривает в себе общеобязательного унифицированного бланка для составления акта об отказе от подписи в уведомлении. Документ пишется в произвольном виде ответственным работником самостоятельно непосредственно на рабочем месте. Необходимо учесть, что свободная форма документа также предусматривает определённые требования:
- чёткая структура акта;
- наличие подписей всех участников процедуры;
- деловой стиль речи.
Исполнить акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты организации-работодателя. Также имеется возможность написать документ на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае сведения о предприятии придётся прописывать вручную.
Что касаемо изложения текста, то здесь всё стандартно. Допускается воспользоваться одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за ответственным сотрудником. Оба варианта будут обладать равной юридической силой.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
По своей структуре акт можно условно разделить на три составных блока: реквизиты, основная часть с обозначением участников процедуры и подписи всех упомянутых в тексте лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо указать полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем оставляем дату и место составления акта.
Ниже по документу обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию всех сотрудников, принимающих участие в процедуре. Речь идёт о:
- свидетелях;
- лице, составляющем официальную бумагу;
- лице, отказывающемся подписать акт.
Далее указываем, каким именно способом подчинённый был ознакомлен с текстом уведомления (оставляем на него ссылку). Обычно это происходит путём зачитывания содержания документа вслух.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Его необходимо заверить подписями (с расшифровкой) всех свидетелей и лица, непосредственно проводившего процедуру. Как только все автографы встанут на свои места, официальная бумага может передаваться руководству предприятия. Впоследствии акт послужит приложением к приказу о сокращении в качестве подтверждения, что подчинённый отказался подписать уведомление. Таким образом законность процедуры будет соблюдена полностью.
Алгоритм действий, если работник отказывается подписывать уведомление о сокращении
В условиях сложной экономической ситуации зачастую работодателю приходится решать вопрос о сокращении численности или штата организации.
В данном случае в обязательном порядке следует направлять уведомление сотрудникам о планируемом устранении их рабочего места.
И вот тут может возникнуть такая ситуация, когда сотрудник откажется подписать данный документ. Итак, попытаемся разобраться с этим.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
- Может ли сотрудник не подписывать уведомление о предстоящем сокращении?
- Условия оповещения и способы вручения документа
- План действий для работодателя при отказе
- Как правильно составить акт?
- Процедура увольнения
Может ли сотрудник не подписывать уведомление о предстоящем сокращении?
Итак, попытаемся разобраться с основными причинами, по которым работник может отказаться подписывать уведомление:
Банальное желание «насолить» работодателю. Конечно работник понимает, что даже из данной ситуации работодатель найдет выход и все равно уволит его, однако в отместку напоследок хочет потрепать нервы бывшему работодателю.- Уведомление содержит ошибки и нарушения. Данная причина является более весомой, и работник имеет полное право не ставить подпись на неверно составленном документе.
Банальное желание «насолить» работодателю. Конечно работник понимает, что даже из данной ситуации работодатель найдет выход и все равно уволит его, однако в отместку напоследок хочет потрепать нервы бывшему работодателю.ВАЖНО. Особое внимание следует уделить наличию даты увольнения, всех реквизитов, вакантные должности, которые должны быть предложены взамен, обязательно ссылка на Приказ о сокращении, на основании которого составлено это уведомление.
Условия оповещения и способы вручения документа
Основным условием, которое должно быть соблюдено при направлении уведомления, является ознакомление с ним работника не позже, чем за 2 месяца до установленной даты сокращения. При этом весьма важно, оповестить лично каждого сотрудника и добиться того, чтобы он поставил роспись на документе.
Еще одним важным условием является обязательное составление такого документа в письменном виде со всеми необходимыми данными.
На сегодняшний день законодательство не содержит каких-то особых предписаний касательно того, в какой форме и каким способом данное уведомление должно быть донесено до сотрудника.
Таким образом, работодатель может самостоятельно выбрать способ вручения данного документа работнику. Итак, рассмотрим возможные способы направления уведомления о сокращении:
- Лично вручить сотруднику в руки.
-
Направление заказным письмом. В данном случае подпись лица на справке о получении письма и будет выступать доказательством того, что он был вовремя ознакомлен с предстоящим увольнением.
- Можно воспользоваться доставкой уведомления курьером. Сотрудник должен будет расписаться на квитанции курьера о том, что получит письмо.
Направление заказным письмом. В данном случае подпись лица на справке о получении письма и будет выступать доказательством того, что он был вовремя ознакомлен с предстоящим увольнением.Только если есть доказывающие документы считается, что работник введен в курс дела о сокращении. Дополнительно следует заметить, что если работник находится в больнице или же дома, то работодатель может отправить к нему несколько человек с уведомлением об увольнении.
СПРАВКА. Уволить человека, находящегося на больничном или в отпуске, нельзя, однако уведомить о сокращении можно.
Скачать образец уведомления сотрудника о сокращении штата
План действий для работодателя при отказе
Работодателю следует помнить, что, не имея на руках документов, доказывающих то, что сотрудник был в курсе увольнения, он не имеет права его сократить, так как в противном случае будет нарушено законодательство.
Доказательствами того, что сотрудник получил уведомление о сокращении, могут быть:
- подпись на самом документе;
- подпись на курьерской квитанции о том, что лицо получило документ;
- акт об отказе в подписи уведомления.
Итак, выйти из данной ситуации можно следующим образом:
- Вначале необходимо побеседовать с сотрудником и попытаться выяснить причины отказа в подписи уведомления. Если аргументы работника являются вескими, то в таком случае работодателю следует выполнить требования сотрудника (неправильно оформлено уведомление, допущены нарушения и т.д.).
- В случае, если сотрудник просто в отместку не хочет подписывать, надеясь, что тем самым его оставят на прежней должности, то тогда необходимо составить акт об отказе в подписании уведомления о сокращении.
Как правильно составить акт?
В случае отказа сотрудником подписать уведомление о сокращении единственным доказательством этого будет выступать составленный акт об отказе. Имея на руках данный документ, работодатель сможет без труда уволить работника, избежав нарушения закона.
Составлением акта об отказе занимается отдел кадров. Для того, чтобы он был правомерным сотруднику в присутствии не менее двух свидетелей зачитывается вслух текст уведомления.
Затем приступают непосредственно к самой процедуре составления. У работника следует потребовать написания объяснительной записки о причинах не подписания уведомления. Если работник также отказывается это делать, то в акте это следует прописать.
Следует отметить, что как и само уведомление, так и акт об отказе в его подписании не имеют типовой формы. Как правило, данные документы имеют произвольную форму, но при этом должны отражать все необходимые составляющие.
Итак, рассмотрим более подробно данные, которые необходимо фиксировать в акте:
- все реквизиты работника и работодателя;
- причину сокращения с ссылкой на конкретную норму ТК РФ;
- дату сокращения;
- перечень свободных вакансий, которые имеются на предприятии;
- подписи отдела кадров;
- подписи свидетелей;
- подпись руководителя организации.
все реквизиты работника и работодателя;Скачать образец акта об отказе подписывать уведомление о сокращении
Процедура увольнения
После того, как акт составлен работодатель может смело приступать к оформлению стандартной процедуры сокращения сотрудника. Тут необходимо перечислить несколько шагов:
- разработка приказа об увольнении конкретного сотрудника;
- на основании готового приказа вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку;
- бухгалтерия производит все необходимые расчеты;
- работнику выдаются документы.
Таким образом, можно отметить, что отказ подписать уведомление не является катастрофичной ситуацией для работодателя. Главное с умом подойти к проблеме и тогда без проблем можно будет уволить «непокорного» сотрудника, избежав при этом судебных тяжб.
А даже, если такой сотрудник и подаст в суд, то работодатель без проблем сможет доказать правомерность своих действий.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:8 (800) 302-76-94
Это быстро и бесплатно!
Составляем акт об отказе: что делать, если работник отказывается подписывать уведомление о сокращении?
Экономический кризис бьет в первую очередь по бизнесу.
И если приходится реорганизовываться, то дело редко обходится без сокращения штата.
А как его сокращать правильно?
Любой коммерсант ответит – надо будет уведомить сотрудников. Но что делать, если работник не подписывает уведомление о сокращении?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
- Можно ли отказаться?
- Способы и условия вручения уведомления о сокращении численности или штата сотрудников
- Если работник отказывается подписывать уведомление о сокращении…
- Составление акта
- Что дальше?
Можно ли отказаться?
Можно ли не подписывать уведомление о сокращении? Можно.
Впрочем, это ничего не изменит, если принято решение о сокращении и нет вопиющих нарушений, вроде принадлежности кандидата к категории «неприкасаемых» , как например, беременные, то подпись сама по себе ничего не решит. Уволят все равно.
А если планируется ликвидация фирмы, то тем более не поможет, кем бы человек ни был.
Так что юридически факт, если работник отказался подписать уведомление о сокращении, не значит ничего – это всего лишь обязывает нанимателя поинтересоваться, с чего вдруг такая несговорчивость, а затем составить акт в присутствии двоих работников – о том, что данный гражданин был ознакомлен с грядущими изменениями в компании, однако подписывать уведомляющую бумагу отказался.
Способы и условия вручения уведомления о сокращении численности или штата сотрудников
Сама по себе процедура сокращения выглядит следующим образом:
- Глава фирмы издает приказ о проведении сокращения, он поступает в кадровую службу.
- Кадровики внимательно изучают всех, кто работает в данной организации, составляют списки кандидатов.
- Всем, кто попал в список, предстоит получить уведомление – за два месяца (а при массовом увольнении – за три).
- Генеральный директор издает приказ о сокращении, бухгалтерия получает распоряжение о перечислении выплат каждому из уходящих. С приказом каждый увольняемый должен быть также ознакомлен под роспись (или опять же, может отказаться подписывать).
- Расчет, внесение записи в трудовую.
Уведомление поступает лично в руки работнику. Если он отсутствует – временно нетрудоспособен или в отпуске – то заказным письмом с уведомлением.
Все уведомления регистрируются в соответствующем журнале и хранятся ни много ни мало – 75 лет.
Если работник отказывается подписывать уведомление о сокращении…
Если сотрудник отказывается подписывать уведомление о сокращении, то пусть не подписывает.
Юридически это уже никакого значения не имеет.
Работодателю не стоит сразу так враждебно к этому относиться – гораздо лучше спросить лично о причинах, побудивших к этому.
А они могут скрываться вовсе не во вредном характере, а в других нюансах – например, наниматель не предложил гражданину остаться на работе на другой вакансии, не было учтено мнение профсоюза, да и вообще неясно, как служащий попал в этот список. Обо всех этих причинах он имеет право поинтересоваться у босса и получить исчерпывающий ответ.
Вполне возможно, что и сокращению данный человек не подлежит. Это может быть, если он относится к следующим категориям:
- беременные работницы;
- находящиеся в декрете;
- участники боевых действий;
- единственные кормильцы в домохозяйстве;
- имеющие на иждивении двух и более человек.
В этом случае гражданин может не просто не подписывать, а обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд – и они обяжут нанимателя восстановить их в должности.
Между тем, если все соответствует закону и в течение двух рабочих дней уведомляемый не подписал бумагу, нужно переходить к следующему шагу – составлению акта. Его потом нужно будет подшить к личному делу этого сотрудника.
Важно: лучше для отказа от подписания уведомления о сокращении потребовать письменных объяснений.
Составление акта
Единой, утвержденной законом формы для него нет, в каждой фирме его составляют по-своему. Однозначными остаются следующие пункты:
- название организации, полностью;
- в чьем присутствии составлялась бумага;
- название акта (об отказе от подписания уведомления о сокращении)
- о чем речь, сжато (предупреждении о сокращении штатов и грядущем увольнении);
- фраза о том, что такой-то (название должности, фамилия, имя и отчество) отказался подписывать уведомление;
- как он это объяснил? (если никак, то так и следует писать – «не обосновал»);
- подписи с расшифровками, печать организации.
Например:
«Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что в связи с осуществлением мероприятий по сокращению штата ООО «Сигма-М» и в соответствии с действующим законодательством (ст. 180 ТК), руководство ООО «Сигма- М» лично уведомило через уведомление под расписку старшего клининг-менеджера Петрову Марию Ивановну за два месяца до ее предстоящего увольнения. От подписи и принятия уведомления Петрова Мария Ивановна отказалась. Дать объяснения такому решению Петрова Мария Ивановна отказалась также.»
Акт об отказе подписывать уведомление о сокращении: образец.
Что дальше?
Дальше – ничего, акт оформляется и подшивается к делу. По истечении двух месяцев издается приказ об увольнении, который также предоставляется для ознакомления под роспись. Или опять же – отказ от ознакомления и подписи. В конце концов, не подписывать документ – право каждого человека.
В трудовую книжку гражданина вносится соответствующая запись. В день ухода он должен будет получить на руки все причитающиеся ему выплаты, а это:
- полный расчет, включая компенсацию за неотгулянные отпуска;
- пособие.
Если не подписывать уведомление о сокращении, человек все равно в обязательном порядке становится на биржу труда – и пока не найдет работу (на этот отводится максимум два месяца), за ним должен быть сохранен среднемесячный оклад.
Таким образом, разговоры о том, что мол, если ты ничего не подписывал, то ничего тебе и не будет – миф.
К сожалению, будет. Но вот будут ли соблюдены права увольняемого, зависит только от него самого и уходить в глухую оборону тут не лучшая идея.
Гораздо лучше разобраться в причинах и попросить подтверждающие бумаги.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:8 (800) 350-29-87 (Москва)
Это быстро и
бесплатно!