Как составить акт инвентаризации с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в общем случае должна проводиться не реже одного раза в год — перед составлением годового баланса. Почему так важно проводить инвентаризацию подотчетных сумм, каких негативных налоговых последствий она помогает избежать и каков порядок проведения этой инвентаризации, вы узнаете далее из статьи.

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

• отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
• суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

Об особенностях авансовых отчетов вы узнаете, изучив нашу статью «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-22 — скачать бланк и образец».

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:

• сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
• поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
• проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

• список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
• список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику. 

В путеводителе от КонсультантПлюс вы найдете нюансы и пошаговые  алгоритмы выдачи средств под авансовый отчет, а также оформлению расчетов с подотчетными лицами. Изучите материал бесплатно, получив пробный онлайн-доступ к  системе К+.

В срок, не превышающий количества дней, установленного работодателем, после окончания граничной даты (или в 3-х дневный срок после выхода на работу из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами (требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.

Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.

Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.

Проверь себя: как провести инвентаризацию

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».

По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица  — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ и страхвзносов с выданных сумм.

ВАЖНО! Доначисление НДФЛ и взносов возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.

Подробнее об особенностях данной формы см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.

В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.

24.10.2020

В материале рассмотрим, как в государственном (муниципальном) учреждении провести инвентаризацию расчетов по доходам и обязательствам учреждения, в том числе расчетов с персоналом, подотчетными лицами, бюджетом и иными контрагентами.

Как правило, при проведении инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам учреждения осуществляются:

– документальная проверкапервичных учетных документов, на основании которых производились записи в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по доходам и обязательствам учреждения, и соответствия данных, указанных в первичных документах и отраженных в регистрах;
– анализ дебиторской (кредиторской) задолженности в разрезе контрагентов по доходам и обязательствам учреждения на конец отчетного (проверяемого) периода по срокам ее погашения. В отношении просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности проверяется, приняты ли учреждением меры для ее снижения;
– анализ сумм дебиторской (кредиторской) задолженности, не подтвержденных дебиторами (не согласованных кредиторами), в том числе с истекшим сроком исковой давности. В отношении сомнительной дебиторской задолженности и безнадежной кредиторской задолженности (не востребованной кредиторами) проверяется наличие (отсутствие) оснований для списания;
– проверка наличия (отсутствия) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.

Состояние расчетов проверяется по каждому дебитору (кредитору).

В целях инвентаризации расчетов с контрагентами (покупателями и поставщиками) учреждение может проводить сверку взаиморасчетов между сторонами путем оформления актов сверки. Необходимо отметить, что форма названного акта законодательством не утверждена и не является обязательным документом при проведении инвентаризации. При этом в инвентаризационных описях, применяемых учреждениями бюджетной сферы при инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, предусмотрено отражение сумм задолженности, не подтвержденной дебиторами (не согласованной кредиторами). Для целей подтверждения (согласования) соответствующей задолженности с контрагентом целесообразно использовать акт сверки расчетов.

Порядок проведения инвентаризации устанавливается учреждением самостоятельно в составе учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Учреждение вправе включить в данный порядок отдельные положения Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина РФ от 10.02.2020 № 02-07-10/8553), а также правила проведения сверки расчетов с покупателями и поставщиками.

Далее рассмотрим порядок проведения инвентаризации отдельных видов расчетов по доходам и обязательствам учреждения с учетом названных методических указаний.

Инвентаризационные описи

Для оформления инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам применяются следующие регистры бухгалтерского учета:

1) инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091). В ней отражаются результаты инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждения (по счету 0 205 00 000). Данная опись составляется в разрезе дебиторов. Если в результате инвентаризации выявлена неподтвержденная либо просроченная (с истекшим сроком исковой давности) дебиторская задолженность по доходам, соответствующая информация отражается в графах 5, 6 указанной описи;

2) инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083). В ней отражаются результаты инвентаризации сумм задолженности по кредитам, зай­мам (ссудам), находящимся на учете в учреждении (по счету 0 207 00 000). Опись заполняется по видам задолженности в разрезе заемщиков и кредитных соглашений по соответствующим номерам счетов бухгалтерского учета. В ней отражаются сумма задолженности в рублях и в иностранной валюте по основному долгу, по начисленным и неуплаченным процентам, по штрафным санкциям за нецелевое использование средств, по штрафам (пеням) за несвоевременный возврат и неуплату процентов, а также сумма задолженности, подтвержденная дебиторами; сумма задолженности, не подтвержденная дебиторами; сумма просроченной задолженности (в том числе с истекшим сроком исковой давности);

3) инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). В ней отражаются результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами (по счетам 0 206 00 000, 0 208 00 000, 0 209 00 000, 0 210 05 000, 0 301 00 000, 0 302 00 000, 0 303 00 000, 0 304 00 000). Данная опись составляется в разрезе дебиторов и кредиторов в соответствующих разделах. Если выявлена задолженность, не подтвержденная дебиторами (не согласованная кредиторами) либо просроченная (в том числе с истекшим сроком исковой давности), информация отражается:

– по дебиторской задолженности – в графах 5, 6 разд. 1 инвентаризационной описи (ф. 0504089);
– по кредиторской задолженности – в графах 5, 6 разд. 2 инвентаризационной описи (ф. 0504089).

Указанные инвентаризационные описи составляются на дату проведения инвентаризации.

Проверка расчетов по доходам

Инвентаризация расчетов по доходам учреждения заключается в проведении следующих мероприятий:

Объект инвентаризации (счет бухгалтерского учета)	Мероприятия, проводимые в ходе инвентаризации расчетов по доходам
Расчеты по доходам (счет 0 205 00 000)	1. Проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской задолженности по доходам, числящихся на счетах бухгалтерского учета в соответствии с заключенными учреждением договорами и документами, подтверждающими реализацию товаров, работ, услуг и поступившую оплату (по каждому дебитору). 2. Сверка расчетов с контрагентами (покупателями товаров, работ, услуг) (при необходимости)
Расчеты по выданным авансам(счет 0 206 00 000)	1. Проверка наличия ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг). 2. Проверка правильности отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам по принятым обязательствам (с поставщиками, подрядчиками). 3. Анализ дебиторской задолженности по срокам погашения выданных авансов, связанных с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, сопоставление сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг), которые предусмотрены договорами (государственными контрактами)
Расчеты по кредитам, зай­мам (ссудам) (счет 0 207 00 000)	Проверка правильности и обоснованности сумм по кредитам, займам в соответствии с заключенными договорами (кредитными соглашениями)
Расчеты по ущербу имуществу (счет 0 209 00 000)	Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности по ущербу имуществу учреждения, недостачам и хищениям
Расчеты с прочими дебиторами (счет 0 210 05 000)	Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности: – по операциям предоставления учреждением обеспечений заявок на участие в конкурсе или закрытом аукционе, обеспечений исполнения контракта (договора), иных залоговых платежей, задатков; – по договорам поручения (агентским договорам), договорам (соглашениям) с участием международных финансовых организаций, а также по иным операциям, возникающим в ходе ведения деятельности учреждения и не предусмотренным для отражения на иных счетах учета

В отношении сомнительной дебиторской задолженности, учтенной на забалансовом счете 04, проверяется наличие (отсутствие) оснований для ее списания или возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности в случае изменения имущественного положения должников. В отношении такой задолженности составляется отдельная инвентаризационная опись (ф. 0504089).

Проверка расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проводится проверка правильности и обоснованности сумм, числящихся на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (по каждому подотчетному лицу), в том числе:

– соблюдение порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, соблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса;
– обоснованность выдачи и использования средств на командировочные расходы, соблюдение норм командировочных расходов;
– правильность ведения учета операций по расчетам с подотчетными лицами и отражения их в регистрах бухгалтерского учета (соответствие данных, отраженных в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами и первичных учетных (оправдательных) документах);
– наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.

Напомним, что согласно п. 213 Инструкции № 157н выдача работнику наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна осуществляться на основании:

– письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается;
– распорядительного документа учреждения (приказа, распоряжения и т. д.). Такой распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

В соответствии с п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета.

Проверка расчетов с кредиторами

Инвентаризация расчетов по обязательствам учреждения заключается в проведении следующих мероприятий:

Объект инвентаризации (счет бухгалтерского учета)	Мероприятия, проводимые в ходе инвентаризации расчетов по обязательствам
Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам (счет 0 301 00 000)	1. Проверка правильности и обоснованности сумм по долговым обязательствам в соответствии с заключенными договорами (кредитными соглашениями). 2. Проверка обоснованности расходов по выплате процентов по отношению к суммам задолженности по кредитам и займам в период их начисления. 3. Анализ правовых оснований для получения кредитов и займов, наличия ограничений по получению кредитов (с учетом правомерности получения кредитов, требований к согласованию крупных сделок, сделок с заинтересованностью, соблюдения законодательства о защите конкуренции)
Расчеты по принятым обязательствам (счет 0 302 00 000, за исключением расчетов по оплате труда)	1. Проверка правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности (по каждому кредитору), числящихся на счетах бухгалтерского учета в соответствии с заключенными учреждением договорами (государственными контрактами) по приобретению товаров, работ, услуг (в том числе сопоставление сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг) и иными документами. 2. Сверка расчетов с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и иными кредиторами) (при необходимости). 3. Анализ кредиторской задолженности по срокам погашения, которые предусмотрены договорами (государственными контрактами), иными документами. 4. Проверка наличия (отсутствия) неучтенных обязательств
Расчеты по платежам в бюджеты (счет 0 303 00 000)	1. Проверка правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по налогам, страховым взносам (в том числе проверка расчетов, налоговых деклараций) и иным обязательствам перед бюджетом. 2. Сверка сумм задолженности по налогам (страховым взносам) по данным бухгалтерского учета с актами сверки ФНС*. 3. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного (проверяемого) периода по срокам погашения. 4. Проверка задолженности по возврату в бюджет части субсидии, предоставленной на финансовое обеспечение выполнения государственного задания в связи с невыполнением государственного задания, а также остатков субсидий на цели (сроки возникновения, полнота и своевременность перечисления в бюджет) (при наличии)
Прочие расчеты с кредиторами (счет 0 304 00 000)	Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности по расчетам с прочими кредиторами
Расходы будущих периодов (счет 401 50 000)	Проверка правильности и обоснованности сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, числящихся на счетах бухгалтерского учета
Резервы предстоящих расходов (счет 0 401 60 000)	Проверка правильности и обоснованности созданных в учреждении резервов на предстоящую оплату отпусков работникам, ремонт основных средств и другие цели, предусмотренные учетной политикой учреждения

* В 2020 году сверка расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам осуществляется в соответствии с Письмом ФНС РФ от 16.04.2020 № АБ-4-19/6371@ «О направлении Временного порядка проведения совместной сверки расчетов». Форма акта совместной сверки расчетов по налогам (сборам, пеням, штрафам, процентам) утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@.

В отношении задолженности, не востребованной кредиторами, учтенной на забалансовом счете 20, проверяется наличие (отсутствие) оснований для ее списания (истечение срока исковой давности). В отношении такой задолженности составляется отдельная инвентаризационная опись (ф. 0504089).

Проверка расчетов с персоналом

В ходе инвентаризации расчетов с персоналом необходимо убедиться в правильности и обоснованности сумм, числящихся на следующих счетах бухгалтерского учета:

– 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»;
– 0 302 12 000 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
– 0 302 13 000 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;
– 0 302 14 000 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме»;
– 0 302 66 000 «Расчеты по социальным пособиям и компенсации персоналу в денежной форме»;
– 0 302 67 000 «Расчеты по социальным компенсациям персоналу в натуральной форме»;
– 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами»;
– 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

Расчеты по заработной плате. При проверке расчетов по заработной плате необходимо изучить документы, на основании которых начисляется заработная плата. К таким документам относятся, в частности:

– приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;
– положение по оплате труда и иные нормативные акты, в соответствии с которыми происходит начисление выплат;
– табель учета использования рабочего времени;
– записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях;
– другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

По задолженности работникам учреждения необходимо выявить невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Депонированные суммы, не полученные работниками учреждения в срок, суммы заработной платы, пособий (стипендий), иных выплат отражаются по кредиту счета 0 304 02 000.

Расчеты по начислениям пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и других выплат за счет средств государственного социального страхования отражаются на счете 0 302 13 000 (в частивыплатыпособия за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя в случае заболевания работника или полученной им травмы – на счете 0 302 66 000).

Расчеты по прочим социальным и несоциальным выплатам персоналу в денежной и натуральной формах. В ходе инвентаризации названных расчетов необходимо убедиться в обоснованности тех или иных выплат работникам, наличии внутренних локальных документов, в соответствии с которыми осуществляется выплата, а также в правильности применения законодательства РФ. Напомним, что к данным выплатам отнесены различные виды компенсаций и выплат, обусловленные законодательством РФ, трудовым договором (примеры таких выплат приведены в таблице).

Счет	Выплаты персоналу
Несоциальные выплаты персоналу в денежной форме
0 302 12 000	1. Стипендии ученым, научным работникам, являющимся сотрудниками учреждения. 2. Подъемное пособие при переезде на новое место работы (службы) лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, судьям, работникам загранучреждений и другим работникам в соответствии с законодательством РФ. 3. Возмещение персоналу дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов заграничного плавания). 4. Единовременное пособие при перезаключении трудового договора. 5. Выплаты на содержание детей, посещающих государственные детские дошкольные учреждения. 6. Дополнительные ежемесячные выплаты к пенсиям работникам-пенсионерам
Несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме
0 302 14 000	1. Выплаты на питание спортсменам, состоящим в штате учреждения. 2. Приобретение молока или других равноценных пищевых продуктов для бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, а также компенсационная выплата этим работникам в размере, эквивалентном стоимости указанных продуктов, и иные аналогичные расходы. 3. Ежемесячные денежные выплаты работодателем своим работникам, проживающим и работающим в сельских населенных пунктах, рабочих поселках (поселках городского типа), по оплате жилого помещения и коммунальных услуг. 4. Компенсация (возмещение) расходов на проезд и провоз багажа работника и членов его семьи, заключившего трудовой договор о работе в организации, расположенной в районе Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, и прибывшего из другого региона РФ. 5. Компенсация расходов, связанных с проездом и провозом багажа при переезде из районов Крайнего Севера к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных. 6. Компенсация найма (поднайма) жилых помещений (за исключением служебных командировок) в установленных законодательством РФ случаях. 7. Компенсация стоимости проезда сотрудников к месту нахождения образовательной организации
Социальные выплаты персоналу в денежной форме
0 302 66 000	1. Выходное пособие работникам в соответствии со ст. 178 и 318 ТК РФ. 2. Ежемесячные компенсационные выплаты работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. 3. Единовременные денежные пособия (поощрения) государственным (муниципальным) служащим в связи с выходом на пенсию
Социальные выплаты персоналу натуральной форме
0 302 67 000	Компенсация стоимости медицинских услуг, стоимости именных путевок на санаторно-курортное лечение работникам учреждений, а также путевок их детям в детские оздоровительные лагеря в установленных законодательством РФ случаях

Сизонова О.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Добавить в «Нужное»

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в декабре проводится ежегодная инвентаризация всего имущества и всех обязательств организации. Один из пунктов такой инвентаризации – это инвентаризация расчетов с работниками (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1.2 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Она включает в себя проверку расчетов по оплате труда и по расчетам с подотчетными лицами.

Вам может пригодмться образец заполнения приказа о проведении годовой инвентаризации.

Инвентаризация подотчетных сумм

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (сальдо счета 71) проверяются (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• остатки расчетов по каждому подотчетному лицу в разрезе выданных авансов или предоставленных отчетов на предмет соблюдения сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм;
• отчеты подотчетных лиц по выданным авансам на предмет целевого использования выданных денег, наличия первичных документов, подтверждающих расходы.

Результаты инвентаризации подотчетных сумм можно оформить актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88). Приложение к этой форме заполняется по каждому подотчетнику.

Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда

В ходе инвентаризации расчетов с работниками проводится проверка и расчетов заработной плате, а также прочих расчетов с работниками (то есть проверяется сальдо по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по каждому работнику). Инвентаризация расчетов по оплате труда включает (п. 3.46 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• выявление невыплаченных сумм по оплате труда, подлежащих перечислению на счет депонентов;
• суммы и причины возникновения переплат по работникам.

В рамках инвентаризации прочих расчетов с работниками проверяются задолженность по выплате работникам компенсации за использование личного имущества, расчеты по займам, выданным работникам, расчеты по претензиям к работникам (в частности, по возмещению причиненного работниками ущерба) и т.д.

Сроки проведения инвентаризации расчетов с персоналом

Проверка расчетов с работниками может проводиться не только в декабре перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такая инвентаризация может проводиться и в течение года по распоряжению руководителя, например при смене бухгалтера, отвечающего за расчеты с персоналом, либо при накоплении большого долга по выданным подотчетникам авансам (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности. В ходе инвентаризации выявляется фактическое состояние расчетов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. С учетом специфики нашего журнала мы расскажем о том, на что следует обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы и пособий, расчетов с подотчетными лицами, расчетов по выданным работникам зай­мам, а также расчетов с бюджетом по НДФЛ и внебюджетными фондами по страховым взносам.

В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. В связи с вступлением названного закона в силу 1 января 2013 года у многих организаций возник вопрос о необходимости проводить инвентаризацию обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, ведь прямого указания на ее проведение в тексте документа не содержится.

Как рассчитывать зарплату по всем нюансам и новым правилам 2023 года расскажут профи на обновленном курсе профессиональной переподготовки. 
Научим не только как правильно рассчитать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, но и как предотвращать налоговые и юридические риски, как избежать претензий от трудовых инспекторов. 
Стать профи по зарплате

Следует отметить, что до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных ст. 21 данного закона, применяются правила ведения бухучета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБ РФ до 01.01.2013 (ст. 30 Федерального закона № 402-ФЗ). Напомним, что на сегодняшний день действует Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. В пункте 27 данного положения установлено, что проведение инвентаризации, в том числе перед составлением годового отчета, обязательно. С учетом п. 1 ст. 15 Федерального закона № 402-ФЗ, в котором отчетный год определяется как календарный год с 1 января по 31 декабря включительно, инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. Разъяснения контролирующих органов о том, что инвентаризация расчетов должна осуществляться по состоянию на 31 декабря, представлены в Письме Минфина РФ от 09.01.2013 № 07-02-18/01.

Что проверяется в ходе инвентаризации расчетов с работниками организации? На основании п. 3.46 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплаты работникам.

К сведению

Пунктом 2.2 Методических указаний предусмотрено, что организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работы для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств она создает еще и рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.48 Методических указаний).

Согласно п. 3.48 Методических указаний инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

• правильность расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами;

• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы

При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная). Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:

• коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;

• трудовые договоры;

• приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.

Сведения о фактически отработанном времени можно получить из табеля учета рабочего времени.

Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:

• в лицевых счетах;

• в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);

• в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

Отметим, что после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ неоднократно поднимался вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.). По мнению Роструда, негосударственные организации с 1 января 2013 года вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма Е-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Аналогичные разъяснения были даны в отношении формы Т-3 «Штатное расписание» (Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Форма личной карточки работника, как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Постановление № 1). В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета предусмотрены п. 27 Положения о воинском учете.

Обратите внимание

В Информации № ПЗ-10/2012 Минфин указал, что с 1 января 2013 года остаются обязательными для применения формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Из вышесказанного следует, что при составлении документов по учету труда и его оплаты организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением № 1. При этом применение данных унифицированных форм необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

После того, как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

Напомним, что в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетовв бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.).

При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

К сведению

Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной, но не выплаченной им заработной плате (как текущей, так и просроченной).Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы числятся по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам». При инвентаризации субсчета «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 выявляются суммы депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.

Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:

• перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;

• перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

К сведению

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру (п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций) или путем перечисления безналичных средств на карточку работника. Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Обратите внимание

В целях минимизации наличного денежного обращения, а также с учетом нецелесообразности выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфики осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Минфин и Казначейство РФ считают возможным перечислять средства на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств? Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае, когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:

• служебного задания;

• приказа о направлении в командировку;

• командировочного удостоверения;

• авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

К сведению

Минтруд, рассмотрев в Письме от 14.02.2013 № 14-2-291 вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, разъяснил: соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением № 1. Роструд в Письме от 04.03.2013 № 164-6-1 также отметил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму Т-10 и руководствоваться указаниями по ее заполнению, утвержденными данным постановлением. Кроме того, абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет сотрудника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении № 1.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту – погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий

Проверка расчетов по начислению и выплате пособий необходима в целях подтверждения их обоснованности. Следует отметить, что в случае выявления ошибок в таких расчетах и их своевременного устранения организация сможет избежать проблем зачета пособий за счет средств ФСС.

При назначении и выплате пособий организация руководствуется:

Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ);

Федеральным законом от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»;

Федеральным законом от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;

Федеральным законом от 03.12.2012 № 216-ФЗ «О федеральном бюджете на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов»;

Порядком и условиями назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей;

Порядком выдачи листков нетрудоспособности;

Разъяснением «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами»;

Федеральным законом от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле».

В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий. В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:

• листки нетрудоспособности;

• справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других работодателей;

• документы, подтверждающие страховой стаж;

• документы для назначения «детских» пособий, перечисленные в Порядке и условиях назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей;

• заявления на выплату пособий;

• расчеты пособий, произведенные бухгалтерией организации.

При проверке правильности начисления и выплаты пособий в силу Федерального закона № 255-ФЗ следует помнить:

• пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (пп. 1 п. 2 ст. 3);

• предельная сумма заработка при исчислении пособий не может превышать установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов (ст. 14);

• пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи выплачивается застрахованному лицу с учетом ограничений (в частности, в случае ухода за больным ребенком в возрасте до 7 лет пособие выплачивается не более чем за 60 календарных дней в календарном году, для детей от 7 до 15 лет – не более чем за 45 календарных дней) (п. 5 ст. 6);

• право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком (ст. 11.1).

Далее необходимо проверить записи на счетах бухгалтерского учета. Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат при начислении пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (Дебет 20, 25, 26, 44) или по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС). Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств.

Инвентаризация расчетов по займам работникам

Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ. Займы могут предоставляться как в денежной, так и в натуральной форме. В соответствии с п. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде. Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

Учет займов, выданных работникам, осуществляется с использованием счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам». Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Капитальные вложения», субсчет «Предоставленные займы».

Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91/1.

Если работнику выдается беспроцентный заем или ставка за пользование займом ниже установленной ст. 212 НК РФ, может возникнуть материальная выгода, которая облагается НДФЛ в соответствии с положениями ст. 210 НК РФ.

Инвентаризация расчетов по НДФЛ

Организации и предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми работники-налогоплательщики получают доходы, признаются налоговыми агентами. Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст. 224 НК РФ (ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных последним налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

• налогоплательщика;

• вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»;

• суммы доходов и даты их выплаты;

• статус налогоплательщика;

• даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.

В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа. Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов – в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса. Кроме того, в силу пп. 11 названного пункта налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам. Результаты такой сверки оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта. Порядок передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС РФ от 29.12.2010 № ММВ-7-8/781@.

На основании абз. 2 п. 3 ст. 78 НК РФ в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган. Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена Приказом ФНС РФ от 20.08.2007 № ММ-3-25/494@. Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@ (редакция от 21.01.2013).

Инвентаризация расчетов по страховым взносам

Частью 1 ст. 5 Федерального закона № 212-ФЗустановлено, что работодатели, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов.

Согласно ч. 6 ст. 15 данного закона работодатели – плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. Для организации такого учета предназначены индивидуальные карточки, которые открываются на каждого работника. В целях унификации ведения индивидуального учета в Письме ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П «О порядке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам» представлена форма карточки индивидуального учета.

В ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам кроме индивидуальных карточек необходимо проверить платежные поручения. Напомним, что уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ).

Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.

К сведению

В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам. Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым органом контроля за уплатой страховых взносов и плательщиком страховых взносов (ч. 4 ст. 26 Федерального закона № 212-ФЗ). Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС предназначены формы 21-ПФР и 21-ФСС РФ, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.12.2009 № 979н.

Оформление результатов инвентаризации

В соответствии с п. 2.5 Методических указаний сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Примерные формы таких описей и актов приведены в приложениях к Методическим указаниям.

Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

К акту инвентаризации по видам задолженности по расчетам должна быть приложена справка (приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Согласно п. 2.9 Методических указаний инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На основании п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Как было отмечено выше, согласно ст. 15 Федерального закона № 402-ФЗ отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно, кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица, а для промежуточной отчетности – период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно. Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода.

Вместе с тем п. 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

3. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

4. Утверждена Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

5. Утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П.

6. Утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 № 1012н.

7. Утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н.

8. Утверждено Постановлением Минтруда РФ, ФСС РФ от 04.04.2000 № 26/34.

9. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

10. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.