Акт об отказе ознакомления с приказом составляется отделом кадров в спорных случаях, связанных с трудовым законодательством. Составив этот документ вовремя и по правилам, можно обезопасить себя (организацию) от большего количества неприятностей при вероятных судебных разбирательствах.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отказе ознакомления с приказом .docСкачать образец акта об отказе ознакомления с приказом .doc
Такие бумаги – не рядовое событие. Они – ощутимый сигнал о весьма сложных взаимоотношениях в коллективе либо между организацией и отдельно взятым работником.
Стоит отметить, что при обращении в суд трудовые споры проходят по гражданским делам. А в них все сомнения будут трактоваться в пользу обвиняющего, то есть сотрудника.
Особенно если рассматривается вопрос «маленького человека», которого «обижает» целая фирма. Поэтому компании нужно подстраховаться и действовать осторожно и строго в рамках трудового кодекса. Это делается на случай, если в ходе разбирательства работник заявит о том, что указанная информация была до него не доведена или изложена не в положенной форме.
Что указывается в акте
Если сотрудник не желает ставить свою подпись или в принципе не собирается знакомиться с содержанием приказа, уведомления, указания, распоряжения или инструкции, то об этом составляется специальная бумага. В ней должны быть прописаны:
- ФИО и должность сотрудника, который отказывается знакомиться с приказом (либо ставить на документах свою подпись);
- ФИО лица, составляющего документ (часто это бывает сотрудник отдела кадров, бухгалтер или иное должностное лицо, отвечающее за ознакомление работников с приказами);
- должности, фамилии, имена и отчества работников, которые засвидетельствуют факт категорического отказа (не менее трех человек);
- место и дата составления;
- наименование организации;
- при возможности точное время;
- номер и дата документа, из-за которого произошла спорная ситуация;
- личные подписи засвидетельствовавших акт лиц.
Также в приведенном выше бланке предусмотрено несколько пустых строк для объяснения, мотивации отказавшегося сотрудника. Если причины названы не были, то в этих графах ставится прочерк. Если они высказывались хотя бы в устной форме, то эти обоснования могут быть записаны слышавшим их составителем документа.
Если работник прочитал предоставленную бумагу, но не поставил положенную отметку о прочтении, тоже составляется этот акт.
В каких ситуациях оформляется
Бывают случаи, когда сотрудник желает обратиться в судебные инстанции для защиты своих прав. Если главная мотивировка его будет в том, что он не был ознакомлен с распоряжением руководителя компании, то акт об отказе ознакомления с приказом будет веским аргументом для того, чтобы суд принял решение не в его пользу.
Также бывают ситуации, когда работник физически не может поставить свою подпись в знак соглашения с какой-либо инструкцией. Но это случается довольно редко. И в этом случае в тексте бумаги проставляются ссылки и пометки об этом факте.
В подавляющем большинстве случаев акты об отказе ознакомления с приказом составляются из-за распоряжений о дисциплинарных взысканиях с сотрудника либо о его увольнении. В любом случае документ – вестник неприятной ситуации. Часто он предшествует завершению трудовой деятельности работника в отдельно взятой организации или идет рука об руку с ним.
Правила составления
При заполнении принципиально важно учитывать временной момент. Чем точнее прописано время – тем лучше. В суде будут задаваться вопросы относительно временных промежутков, сопоставляться показания. Также желательно упомянуть в тексте, где происходило ознакомление с приказом (канцелярия, кабинет отдела кадров, кабинет руководителя и пр.).
Допустима устная форма вопроса или чтение документа сотруднику вслух. Главное, чтобы отказ был ясен. Звучать текст акта может следующим образом:
«Мною, начальником отдела кадров, Тарасовым Василием Ивановичем, в присутствии уборщицы Марковой Елены Витальевны и менеджера Князева Ивана Сергеевича составлен настоящий акт о том, что…»
Работники или лица, которые согласились зафиксировать факт отказа, тоже должны присутствовать в этом помещении и ясно понимать, что сотрудник отказался читать распоряжение и ставить на нем подпись. Свидетели должны расписаться в подтверждении этого факта. Только в этом случае акт будет иметь законную силу. Если и эту бумагу сотрудник подписать отказался, то об этом можно написать в самом конце акта. Составлять отдельную бумагу об отказе подписания не требуется.
Конкретный пример и формулировки
Предположим, работника следует уволить по причине прогула. Но он отказывается от постановки своей подписи под какими-либо документами. В таком случае нужно составить докладную записку, заполнить акт о прогуле (неявке на рабочее место), попытаться получить объяснительную записку (или составить акт об отказе ее составления), издать приказ об увольнении. И только если сотрудник не знакомится с приказом об увольнении (выражая это как минимум в устной форме), то заполняется акт об отказе ознакомления с приказом.
Допустима и произвольная форма составления этой бумаги, но в ней должны содержаться все вышеупомянутые сведения и реквизиты.
Таким образом, приведенные для скачивания бланк и образец являются добротным подспорьем кадровому работнику. С ними не нужно изобретать велосипед. Просто заполняются пустые графы, которые описывают «действующих лиц» и сложившуюся ситуацию. При этом следует строго придерживаться сроков, предусмотренных трудовым законодательством.
Внимание! Одного человека для составления акта не достаточно. Нужно минимум две подписи не заинтересованных в исходе дела свидетелей (плюс составитель, то есть всего трое).
Те же правила заполнения действуют в случае отказа от получения на руки трудовой книжки при увольнении, ознакомлении с графиком отпусков и пр.
Срок хранения
Согласно существующему законодательству, акт должен храниться в организации (ее архивном отделе, сейфе и пр.) в течение трех лет. Это в случае, если сотрудники не работают во вредных условиях.
При трудоустройстве работник отказался подписывать трудовой договор, сказал, что ему надо ознакомиться с его содержанием, при этом к работе приступил и трудовую функцию выполнять начал, трудовой договор с подписью работодателя был выдан работнику, обратно работник его со своей подписью не вернул, сказал , что его не устраивает условия трудового договора в части наименования должности. В настоящее время Работник более одного года, работает по должности указанной в трудовом договоре, получает заработную плату по условиям указанным в трудовом договоре при трудоустройстве, но подписывать его наотрез отказывается. сейчас работник запросил копию заключенного трудового договора, но сути трудовой договор подписан только работодателем, вопрос:
1) является ли такой трудовой договор легитимным, без подписи работника (акт об отказе подготовлен)
2) должен ли работодатель заверять свою собственную подпись и выдавать копию договора работника, по сути , которая работником не подписана
3) как защитить себя в этом случае от злоупотребления работника, в том числе уверений, что ему документы при трудоустройстве не выдавались, с ЛНА при трудоустройстве не знакомили (работник не поставил подпись ни на одном документе при трудоустройстве, на все составлены акты). Работник работает специалистом по воинскому учету, при этом к нему имеются нарекания, с работой не справляется и ничего не подписывает из документов, считая, что это защитит его от увольнения
Ответ:
Так как работник отказывается подписать трудовой договор, то работодатель вправе составить акт об отказе поставить подпись в трудовом договоре, т.к. трудовой договор уже считается заключенным с момента как работник фактически был допущен к работе, и именно работодатель несет ответственность за его оформление. Аналогично рекомендуем зачитать вслух необходимые ЛНА организации в присутствии свидетелей и составить соответствующий акт, в котором зафиксировать, что работник ознакомлен, но от подписи отказался. При наличии таких доказательств отказа работника от подписи документов работодатель не должен быть привлечен к ответственности за неподписание работником документов.
Копию трудового договора, заверенную надлежащим образом работодатель выдать обязан.
Правовое обоснование:
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ (ч.1 ст. 16 ТК РФ).
Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
КОГДА НУЖНА ПОДПИСЬ РАБОТНИКА
Трудовые отношения довольно сильно формализованы. Закон требует от работодателя не только документально фиксировать выполнение каждой обязанности, установленной нормативными актами, но и знакомить работников с составленными документами.
В Таблице указаны некоторые документы, в которых должна фигурировать подпись работника.
Мы привели лишь основные документы, с которыми работников нужно знакомить под подпись. Правила оформления отказа от ознакомления с документами универсальные.
РАБОТНИК НЕ ХОЧЕТ ОЗНАКОМИТЬСЯ С ДОКУМЕНТОМ ПОД ПОДПИСЬ
Если содержание документа понятно работнику и не вызывает протеста, ознакомление проходит бесконфликтно. Работники с радостью подписывают приказ о приеме на работу, о предоставлении долгожданного отпуска, о поощрении (особенно в виде одноразовой премии). Но если содержание документа не устраивает работника, он может отказаться от ознакомления. Например, работник не хочет подписывать карту СОУТ, так как результаты специальной оценки показали, что условия труда на рабочем месте теперь допустимые, хотя раньше были вредными. Также работники довольно часто отказываются от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании. Почему? Потому в зависимости от ситуации работники не хотят терять доплаты, лишаться премий и т.д. Как поступить работодателю, чтобы не нарушить нормы законодательства?
Независимо от ситуации работодателю первым делом следует зафиксировать факт отказа ознакомления с документом (или факт отказа от получения документа). Для этого нужно составить акт (Пример 1). Рекомендованный образец оформления акта приведен в Приложении № 7 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1].
С актом об отказе ознакомиться с приказом (а также с другими подобными актами) работника нужно ознакомить под подпись. Если ситуация накалилась и есть вероятность, что работник не поставит визу ознакомления на акте, зачитайте и вручите работнику один экземпляр акта в присутствии всех составителей. Если работник действительно откажется оформлять визу ознакомления, на акте под своими подписями составителям следует вручную оформить соответствующую отметку, а также поставить подпись еще раз (Пример 2).
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2020.
Акт об отказе ознакомления с приказом составляется в свободной форме. Скачайте бесплатно бланк акта об отказе ознакомления с приказом и заполните его с учетом своих данных. Также вы можете бесплатно, пройдя по ссылке, ознакомиться с образцом заполнения формы.
Вам поможет
Образец акта об отказе работника подписать приказ об увольнении по инициативе работодателя
Образец акта об отказе от подписи приказа об увольнении
Образец акта об отказе от ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания