В случае, если сотрудник предприятия, получая уведомление от работодателя, не хочет в нем расписываться, об этом в обязательном порядке следует оставить соответствующий акт.
В каких случаях уведомление необходимо
Формирование уведомлений для работников организаций может происходить по самым разным поводам. В частности, необходимо писать их при намечающемся сокращении штата, при планируемых увольнениях, переводе на другую должность, при предстоящих отпусках, реорганизации или ликвидации компании, различных изменениях в условиях трудового договора и т.д.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отказе от подписи в уведомлении .docСкачать образец акта об отказе от подписи в уведомлении .doc
Любое уведомление, как правило, формируется в свободном виде, — за исключением ситуаций, когда в учетной политике фирмы есть его унифицированный и принятый к обращению именно внутри данной компании бланк. В нем обязательно должна быть указана причина обстоятельств, по которым оно написано, и дата, с которой указанные события вступят в законную силу.
При этом период, в который нужно оповестить сотрудника о том или ином событии, практически всегда регулируется законодательством и может быть разным: иногда он равняется минимум двум месяцам (как в случае с увольнениями и сокращениями) иногда – двум неделям (как при отпуске).
Процедура передачи уведомления
Уведомления составляются обязательно в письменном виде и доводятся в указанный срок до адресата под роспись.
Передать уведомление можно разными способами. Самый простой и доступный: отдать лично из рук в руки сотруднику. Но это не всегда возможно (например, работник предприятия может быть на больничном, в отпуске или в командировке). В таких случаях разрешается отправлять ему уведомление через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении, в котором работник также должен поставить свой автограф (таким образом, этот метод гарантирует то, что оповещение до него дойдет). Еще один путь: передать документ по месту жительства адресата через представителя, но это допустимо только при соблюдении того условия, что у него будет при себе заверенная в нотариальной конторе доверенность.
Как задокументировать отказ от подписания уведомления
Если работник организации не хочет из каких-то своих соображений подписывать переданное ему уведомление, то нужно составить об этом специальный акт. При этом по возможности предварительно нужно постараться прочесть ему уведомление вслух, а уж затем заняться созданием акта. В акте надо засвидетельствовать сам факт отказа, а также его причину (если работник ее высказывает).
Правила формирования акта
Акт должен быть написан именно в тот момент, когда произошел отказ от подписи в уведомлении (т.е. «задним числом» формировать его недопустимо). При составлении акта должны присутствовать несколько человек: сам автор документа (обычно это представитель руководящего состава предприятия или начальник какого-либо структурного подразделения), а также свидетели в количестве не менее двух человек (лучше, если это будут работники из разных отделов).
Зачем нужен акт, его значение
Отказ от подписи уведомления вовсе не говорит о том, что в отношении сотрудника предприятия, который его выразил, не может быть произведено действий, указанных в документе.
Напротив, акт удостоверяет тот факт, что работодатель со своей стороны все нормы законодательства выполнил и вправе далее поступать так, как требуется в сложившейся ситуации. В дальнейшем этот документ может пригодиться для решения споров и разногласий, дошедших до трудовой инспекции или судебной инстанции.
Как составить акт
Акт об отказе от подписи в уведомлении пишется в произвольном виде. Однако, если у работодателя есть разработанный и утвержденный образец документа, то акт нужно делать в соответствии с ним. При этом хорошо, если условие о форме акта будет указано в нормативно-правовых бумагах организации.
Особенности и нюансы оформления бланка
Оформление акта, ровно как и его формат, полностью зависят от составителя: это значит, что он может сделать акт на простом листе бумаги или же на бланке с фирменным логотипом и реквизитами предприятия. Акт можно написать от руки или же набрать в компьютере, правда во втором случае его потребуется распечатать.
Акт нужно формировать в нескольких одинаковых экземплярах, по количеству присутствующих лиц, при этом один из них обязательно должен остаться в организации, — в будущем при надобности он будет выступать в роли письменного свидетельства совершившегося отказа.
Кто должен расписаться в бланке
В акте об отказе от подписи в уведомлении должны стоять несколько подписей.
Во-первых, того, кто непосредственно сформировал бланк, во-вторых, присутствующих при этом свидетелей. Печать в акте ставить не требуется, за исключением случаев, когда условие о ее применении закреплено в локальной документации фирмы.
Регистрация, учет и хранение акта
Акт, как любой другой создаваемый внутри компании документ, подлежит обязательному учету и хранению. Для этого нужно внести информацию об акте в специальный журнал, затем вложить готовый бланк в отдельную папку, вместе с другими такими же документами и передать на хранение ответственному лицу. После того, как значимость документа будет утрачена, акт можно уничтожить.
Образец акта
При необходимости сформировать акт об отказе от подписи в уведомлении, который вы ранее не делали, посмотрите его пример и комментарии к нему – с их помощью вы без труда составите нужный вам бланк.
- Cначала впишите наименование организации, затем название документа, его номер, место, дату формирования.
- Далее обязательно удостоверьте факт отказа от подписи уведомления работника компании, указав его должность, ФИО, а также включите данные о самом уведомлении, обозначив его номер и дату.
- Коротко отметьте в акте суть уведомления, внесите в него сведения о лице, его составившем и обо всех присутствующих при этом людях.
- В заключение обязательно проставьте все необходимые подписи.
Акт об отказе от подписи в уведомлении – это документ, фиксирующий отказ сотрудника расписаться в уведомительном документе. В целях соблюдения законного регламента процедуры придётся ознакомить работника с содержанием официальной бумаги иным способом.
Файлы для скачивания:
Уведомление
Статья 74 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан уведомлять работника об изменениях в условиях трудового договора как минимум за два месяца до их наступления. Напомним, что большинство правок может вноситься исключительно по согласованию сторон, однако имеются и исключения. К ним относят, например, сокращение численности работников или должности в штатном расписании в целом. В этих случаях решение принимается работодателем лично без учёта мнения подчинённого.
Под уведомлением понимается официальная бумага, содержащая в себе причины внесения изменений, а также сроки их вступления в силу.
Вступление изменений в силу
Как уже было сказано выше, руководство организации обязано предупредить о грядущих изменениях за два месяца. Следовательно, срок начинает исчисляться непосредственно с ознакомления подчинённого с содержанием документа. Многие работники ошибочно полагают, что отказ от подписания официальной бумаги поможет им избежать сокращения или отсрочить его. К сожалению для сотрудников, это не так. Отказ лишь усложняет процедуру. Изменения в любом случае вступят в силу.
Отказ от подписания
Любое решение руководителя всегда должно иметь официальный вид и быть выполнено в форме приказа. На основании изданного распоряжения кадровик формирует уведомления для сотрудников. Как правило, именно на сотруднике кадровой службы лежит обязанность по ознакомлению подчинённых с официальной бумагой под подпись. Однако работник имеет полное право отказаться оставлять свой автограф в уведомлении, мотивируя это своим нежеланием или чем-то ещё. Тогда кадровик должен зачитать ему содержание документа вслух в присутствии как минимум двух свидетелей и составить акт об отказе от подписи в уведомлении.
Коллективно заверенный акт послужит доказательством того, что отказавшееся лицо было ознакомлено с текстом. В таком случае процедура внесения изменений в условия труда пройдёт законно.
Свидетели
Как уже было сказано выше, к процедуре составления акта потребуется привлечь как минимум двух свидетелей. Это могут быть любые сотрудники организации вне зависимости от занимаемой ими должности. Коллегиальность придаст акту юридической силы. Если отказавшееся лицо попытается оспорить приказ работодателя в судебном порядке, у администрации компании на руках будет заверенный подписями свидетелей документ. Акт может быть представлен в судебном процессе в качестве доказательства.
Отметим, что составитель и свидетели будут нести ответственность за принятое ими решение. Если впоследствии выяснится, что сотрудник не ознакомлен с содержанием уведомления, не видел и не мог его видеть (например, был в командировке), весь кадровый состав комиссии будет ждать юридическая ответственность.
Что отразить в акте
Трудовой кодекс не закрепил, какие именно положения должны найти своё закрепление в акте, однако сложившаяся практика выработала примерный перечень:
- ФИО и должности свидетелей;
- ссылка на уведомление;
- каким именно способом отказавшееся лицо в итоге ознакомилось с содержанием уведомления.
Форма документа
Действующая редакция Трудового кодекса не предусматривает в себе общеобязательного унифицированного бланка для составления акта об отказе от подписи в уведомлении. Документ пишется в произвольном виде ответственным работником самостоятельно непосредственно на рабочем месте. Необходимо учесть, что свободная форма документа также предусматривает определённые требования:
- чёткая структура акта;
- наличие подписей всех участников процедуры;
- деловой стиль речи.
Исполнить акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты организации-работодателя. Также имеется возможность написать документ на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае сведения о предприятии придётся прописывать вручную.
Что касаемо изложения текста, то здесь всё стандартно. Допускается воспользоваться одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за ответственным сотрудником. Оба варианта будут обладать равной юридической силой.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
По своей структуре акт можно условно разделить на три составных блока: реквизиты, основная часть с обозначением участников процедуры и подписи всех упомянутых в тексте лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо указать полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем оставляем дату и место составления акта.
Ниже по документу обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию всех сотрудников, принимающих участие в процедуре. Речь идёт о:
- свидетелях;
- лице, составляющем официальную бумагу;
- лице, отказывающемся подписать акт.
Далее указываем, каким именно способом подчинённый был ознакомлен с текстом уведомления (оставляем на него ссылку). Обычно это происходит путём зачитывания содержания документа вслух.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Его необходимо заверить подписями (с расшифровкой) всех свидетелей и лица, непосредственно проводившего процедуру. Как только все автографы встанут на свои места, официальная бумага может передаваться руководству предприятия. Впоследствии акт послужит приложением к приказу о сокращении в качестве подтверждения, что подчинённый отказался подписать уведомление. Таким образом законность процедуры будет соблюдена полностью.
На предприятии проводится сокращение. Сотрудникам под роспись вручены уведомления о предстоящем сокращении. Однако некоторые работники, получив уведомление, расписаться в его получении отказались. Кадровый специалист знает, что в таком случае можно составить акт об отказе от подписи в уведомлении о сокращении. Срочно нужен образец такого документа.
Работников нужно предупредить о сокращении
Процедура сокращения штата (численности) предусматривает обязательное уведомление работников о предстоящем соглашении (подробнее об этом см., «Процедура сокращения штата (пошаговая инструкция 2019)»).
Известить работников нужно, вручив им уведомления о сокращении (подробнее об этом см., «Составляем уведомление о сокращении работников (образец)» ). Установлен и срок, не позднее которого организация должна предупредить работников о сокращении. В общем случае, он составляет два месяца до дня предстоящего увольнения, установленного приказом руководителя организации (подробнее об этом см., «Определяем срок уведомления работника о сокращении»).
Отсутствующих сотрудник, находящихся, например, в отпуске или на больничном, можно предупредить об увольнении, направив им соответствующее уведомление по почте (подробнее об этом см., «Направляем уведомление о сокращении по почте»). Это позволит не растягивать процедуру сокращения во времени.
Работник пошел в отказ
На практике нередко случается, что работники, не согласные с увольнением, всячески саботируют процедуру сокращения. В частности, такие сотрудники могут отказаться расписаться в получении уведомления о сокращении.
В такой ситуации можно составить акт об отказе от подписи в уведомлении о сокращении. Этот документ подтвердит, что работодатель пытался предупредить работника о сокращении, но это не получилось сделать по причине противодействия самого сотрудника.
Составить акт об отказе нужно в присутствии не менее двух свидетелей произошедшего, предварительно зачитав текст уведомления о сокращении вслух. Такой документ послужит подтверждением, что сотрудник был извещен об увольнении в соответствии с законодательством.
Утвержденной формы акта об отказе от подписи в уведомлении о сокращении не предусмотрено. Поэтому такой документ можно составить в произвольной форме. Специально для читателей портала наши специалисты подготовили образец такого документа.
Общество с ограниченной ответственностью «Артемида»
ИНН 7733123456, КПП 773301001, ОКПО 12345678
АКТоб отказе сотрудника подписать уведомление о сокращении штата
г. Москва 22.01.2019
Настоящим актом удостоверяем, что бухгалтеру ООО «Артемида» Э.Р. Сидоренко было вручено
уведомление от 22 января 2019 г. № 1 о сокращении штата сотрудников.Э.Р. Сидоренко с уведомлением ознакомилась, однако проставить отметку (подпись) о получении уведомления она отказалась.
Начальник отдела кадров____________В.М. Безухова
Содержание акта подтверждаем личными подписями:
Главный бухгалтер____________К.К. Сухова
Экономист____________________В.И. Лучкин
Также вы можете скачать заполненный образец акта об отказе подписи в уведомлении о сокращении.
Если сотрудник откажется расписаться в получении уведомления, то зачитайте текст уведомления сотруднику вслух и составьте акт об отказе от подписи в присутствии не менее двух свидетелей. Такой документ подтвердит, что сотрудника известили о сокращении в общем порядке.
Уведомление о сокращении может содержать предложение расторгнуть трудовой договор, не дожидаясь окончания двухмесячного срока. Если работник согласен, то работодатель может расторгнуть договор, выплатив сотруднику средний заработок за время, оставшееся до истечения срока предупреждения об увольнении.
КОГДА НУЖНА ПОДПИСЬ РАБОТНИКА
Трудовые отношения довольно сильно формализованы. Закон требует от работодателя не только документально фиксировать выполнение каждой обязанности, установленной нормативными актами, но и знакомить работников с составленными документами.
В Таблице указаны некоторые документы, в которых должна фигурировать подпись работника.
Мы привели лишь основные документы, с которыми работников нужно знакомить под подпись. Правила оформления отказа от ознакомления с документами универсальные.
РАБОТНИК НЕ ХОЧЕТ ОЗНАКОМИТЬСЯ С ДОКУМЕНТОМ ПОД ПОДПИСЬ
Если содержание документа понятно работнику и не вызывает протеста, ознакомление проходит бесконфликтно. Работники с радостью подписывают приказ о приеме на работу, о предоставлении долгожданного отпуска, о поощрении (особенно в виде одноразовой премии). Но если содержание документа не устраивает работника, он может отказаться от ознакомления. Например, работник не хочет подписывать карту СОУТ, так как результаты специальной оценки показали, что условия труда на рабочем месте теперь допустимые, хотя раньше были вредными. Также работники довольно часто отказываются от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании. Почему? Потому в зависимости от ситуации работники не хотят терять доплаты, лишаться премий и т.д. Как поступить работодателю, чтобы не нарушить нормы законодательства?
Независимо от ситуации работодателю первым делом следует зафиксировать факт отказа ознакомления с документом (или факт отказа от получения документа). Для этого нужно составить акт (Пример 1). Рекомендованный образец оформления акта приведен в Приложении № 7 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1].
С актом об отказе ознакомиться с приказом (а также с другими подобными актами) работника нужно ознакомить под подпись. Если ситуация накалилась и есть вероятность, что работник не поставит визу ознакомления на акте, зачитайте и вручите работнику один экземпляр акта в присутствии всех составителей. Если работник действительно откажется оформлять визу ознакомления, на акте под своими подписями составителям следует вручную оформить соответствующую отметку, а также поставить подпись еще раз (Пример 2).
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2020.