Как составить акт об отсутствии документа

Приложение N 2

(см. текст в предыдущей редакции)

См. данную форму в MS-Word.

Образец акта об отсутствии документов

или иных вложений в почтовых отправлениях

Акт об отсутствии документов — это свидетельство о подтверждении факта пропажи деловых бумаг или недостатка вложенной корреспонденции в письме. Оформляется должностным лицом в присутствии свидетелей.

Когда составляется

Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.

При обнаружении пропажи документов в организации

Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.

Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:

• сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
• основание для образования комиссии;
• выясненные причины пропажи;
• выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
• подписи всех лиц, участвовавших в процессе.

В почтовом отправлении

Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.

Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.

В суде

Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.

В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.

Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.

Обязательные реквизиты

При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:

• название предприятия и его реквизиты;
• место составления и дата;
• название;
• текст;
• ссылка на приложения (если есть);
• подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.

Ответственность

Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.

Акт об отсутствии документов — это документ, составляемый при получении корреспонденции в целях фиксации отсутствия документа, его части, приложений или вложений.

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

• утраченных материалов;
• обстоятельств утраты или ее обнаружения.

Генеральному директору ООО «Весна»

Петрову П.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.09.2019 № 12

Об утрате документов

В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9, было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:

1. Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
2. Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».

Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.

Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Глушенкова Юлия
Юрист

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

Все статьи автора

________________________________________

(наименование работодателя)

Акт об утрате документов

_________________________ «___»________ ____ г.

(место составления)

Мною, ________________________________________________________________,

(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)

в присутствии ____________________________ и _____________________________.

(Ф.И.О.) (Ф.И.О.)

составлен настоящий акт об утрате следующих документов:

. _______________________________________________________________________;

(название и реквизиты документа)

. _______________________________________________________________________;

(название и реквизиты документа)

. _______________________________________________________________________.

(название и реквизиты документа)

Утрата документов обнаружена при следующих обстоятельствах: _______________

__________________________________________________________________________.

Объяснение лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов:

_______ __________________________________________________________________.

Подписи: _____________________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

_____________________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

_____________________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Лицо, ответственное за учет и хранение утраченных документов:

___________ _______________________

(подпись) (Ф.И.О.)