В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей).
Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив?
В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
- чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
- неудовлетворительная система хранения и учета документов;
- невозврат документов из временного пользования;
- утрата документов по причине халатности.
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
- акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
- акт об утрате документов.
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Невозврат документов из временного пользования
Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:
- регистрируется в Книге выдачи дел и
- оформляется:
- заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
- а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….
Добавить в «Нужное»
Акт об утрате документов: образец заполнения
Как расследовать и оформить утрату документов?
В случае массовой утраты документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
Если комиссия придет к выводу, что документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (кража, пожар, авария и др.), необходимо получить документарное подтверждение происшедшего в уполномоченном государственном органе. Например, в случае пожара — справку подразделения МЧС. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Квадро»
О.Е. Митряев 
Акт об утрате документов
г. Москва
«01» апреля 2016 г.
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя директора И.И. Иванова (председатель комиссии), главного бухгалтера К.П. Семеновой, начальника отдела продаж П.П. Потерялова установила следующее.
27.03.2016 из-за возгорания внутренней электропроводки в помещении бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС от 28.03.2016. В результате утрачены оригиналы документов — накладные и счета-фактуры за 2014, 2015 гг. — 435 шт.
| Председатель комиссии |  |
И.И. Иванов |
| Члены комиссии: |  |
К.П. Семенова |
 |
П.П. Потерялов |
С актом ознакомлена:
| бухгалтер по учету ТМЦ |  |
С.Л. Скрупулезная |
01.04.2016
Форум для бухгалтера:
Приказ ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@
«Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы»
Этот документ в некоммерческой версии КонсультантПлюс доступен
по расписанию:
- по рабочим дням с 20-00 до 24-00 (время московское)
- в выходные и праздничные дни в любое время
Вы можете заказать документ на e-mail
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Ранее в сводную опись дел были включены должностные инструкции (далее – ДИ). В ходе приема дел в архив выяснилось, что часть ДИ отсутствует. Провели розыск, теперь ломаю голову, как отразить это в акте об утрате документов. Дело в том, что часть ДИ можно восполнить копиями, а часть найти даже копий не удалось, нет и даты их утверждения. Как их вносить в акт, если год утверждения не известен? По форме данного акта итоговая запись остается пустой, ведь мы не все дело потеряли?
Ответ
В вашем вопросе вы говорите о том, что документы (часть из которых оказалась отсутствующей на момент передачи в архив организации) ранее уже были включены в опись. Как правило, опись составляется по структурно-хронологическому принципу, поэтому, во-первых, дела вносятся в хронологической последовательности в соответствующий годовой раздел, а во-вторых, в описи есть графа «крайние даты», которая в случае с ДИ может быть заполнена. Таким образом, «год утверждения» о котором вы говорите, что он не установлен, вы можете взять из имеющейся в наличии сводной описи.
Утрата документов – это выбытие документов.
Акт об утрате документов – это один из документов, на основании которого ведется учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации. Его форма дана в приложении № 6 к Правилам 2015[1].
На основании акта об утрате документов необходимо вносить изменения в основные (обязательные) учетные документы (п. 3.15 Правил 2015): в описи дел, документов – при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.
В вашем случае в графу 6 «Примечание» описи дел постоянного хранения необходимо внести соответствующие пометки. Опись после внесения изменений может выглядеть так (Пример 1).
Исходя из условий вопроса мы допустим, что одно дело с должностными инструкциями утрачено полностью (дело № 661), а в другом деле (дело № 662) часть должностных инструкций удалось восполнить копиями.
Есть еще одно условие, которое мы допускаем. Это касается сроков хранения должностных инструкций, которые различны. Сравним их в Перечне 2010[2] и Перечне 2019[3].
Поэтому допускаем, что сводная опись, в которую были внесены ДИ, – это опись дел постоянного хранения, значит, в Примере 1 мы даем образец описи дел постоянного хранения.
В случае выявления отсутствия дел архив организации принимает меры их по розыску. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (п. 6.8 Правил 2015). Этот вид работ вами выполнен по мере возможности.
В п. 4.32 Правил 2015 указано, что при составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Таким образом, факт наличия копий в единице хранения мы указываем в графе «Примечание» в описи дел (Пример 1).
Как правило, графа 6 «Примечание» заполняется вручную, поэтому в нее вносим необходимые примечания таким образом, чтобы опись была удобна и доступна для работы и использования. Особенности, замечания и информацию о выявленных изменениях в документах необходимо указывать в предисловии к конкретной описи дел. При этом предисловие к описи – это составной элемент научно-справочного аппарата.
В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенным в опись.
В п. 4.1 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[4] сказано, что предисловие к описи дел в дополнение к сведениям, указанным в п. 5.5 Правил 2015, также может включать:
– сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел;
– краткую характеристику содержания и полноты дел фонда, включенных в опись (в том числе выделяют наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию);
– сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда;
– сведения об особенностях формирования и оформления дел (электронных дел), описания и систематизации заголовков дел;
– основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования.
Факт наличия копий в некоторых единицах хранения можно отнести к сведениям об особенностях формирования и оформления дел. Поэтому с учетом Правил 2015 и Методических рекомендаций по применению Правил 2015 советуем вам указать это не только в описи, но в предисловии.
Предисловие можно пересоставить или составить, если оно не было составлено ранее. Целесообразность описания представленной ситуации именно в предисловии объясняется тем, что в графе бланка описи слишком мало места для таких пояснений (Пример 2).
В представленном примере предисловия мы допускаем, что оно было составлено после выявления всех несоответствий (в 2022 году), а не в 2020 году, когда описи были составлены и утверждены. То есть мы допускаем, что на момент составления описей предисловие не было написано. На практике такое часто бывает, поэтому составили и оформили его в момент передачи дел из структурного подразделения в архив. А если предисловие уже было составлено, то необходимо его дополнить либо указать эту информацию в дополнении к исторической справке.
Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск (п. 2.44. Правил 2015). Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (Пример 3).
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558) (утратил силу).
[3] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[4] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
16.03.2022, 14:02