Как составить акт осмотра территории

Когда необходимо выполнить какие-либо действия с недвижимым имуществом, к которому прилегает земельный участок, он подлежит тщательному осмотру. Однако вовсе не обязательно, чтобы земля была единым целым со строением. Бывают ситуации, когда между сторонами совершается сделка, объектом которой является исключительно земельный участок. В любом случае вся информация о данной территории фиксируется при помощи соответствующего акта.

Форма

Когда возникает вопрос по поводу выбора необходимой формы, стороны здесь не имеют никаких ограничений. Другими словами можно сказать, данный акт разрешается составлять в свободном стиле. Хотя практика показывает, если участниками сделки являются организации, многие из них используют здесь самостоятельно разработанные шаблоны. Естественно, они зафиксированы локальной документацией. Обычно здесь учитываются все необходимые графы, в которые достаточно ввести соответствующую информацию.

Когда необходим осмотр территории

Как уже было сказано, акт может оформляться, например, при продаже недвижимости. Обычно такие сделки осуществляются между частными лицами. Хотя в этом случае акт не является обязательным, и оформляется он по обоюдному желанию сторон. Более важным этот документ является в том случае, если он составляется в отношении территории, которая прилегает к постройкам государственного значения:

• школьные и дошкольные учреждения;
• административные корпусы;
• объекты здравоохранения;
• муниципальные заведения;
• аэродромы;
• промышленные объекты.

Кроме этого, осмотру подлежат территории, которые прилегают к крупным коммерческим предприятиям и заправочным станциями. Данные объекты подвергаются проверкам на регулярной основе.

Цели формирования

Главной целью, которую преследуют подобные проверки, является обеспечение безопасности. Например, если на данной территории планируется капитальная уборка или возведение здания, специалисты должны убедиться, что эти действия будут безопасными. Здесь учитывается как безопасность работников, так и окружающей территории. Не исключено, что в ходе проверки будут выявлены какие-либо факторы, представляющие опасность для жизни и здоровья окружающих.

Как можно догадаться, под землей могут находиться различные предметы, несущие опасность. Например, это могут быть бьющиеся и легковоспламеняющиеся материалы. Однако наибольшую опасность несут боеприпасы, которые остались со времен войны. Ведь известны случаи, когда компании, пренебрегая осмотром территории, начинали строительные работы. При закладывании фундамента обнаруживались снаряды, которые взрывались при незначительном касании.

Состояние территории, в котором она находится на момент осмотра, фиксируется в документе. Если обнаружены какие-либо посторонние и опасные предметы или вещества, они максимально подробно описываются в акте. При этом ответственные лица обязаны предпринять необходимые меры для их безопасного извлечения, удаления, утилизации. В особых случаях сюда привлекаются соответствующие службы. Но в большинстве случаев компании обходятся своими силами. На основании этого акта выделяются денежные средства для приобретения оборудования и материалов, которые понадобятся для проведения необходимых работ.

Порядок проведения осмотра

Если рассматривать проверку территории, которая прилегает к какой-либо организации, то сначала ее директор должен издать соответствующее распоряжение. По сути, оно и является основанием для проведения осмотра. Здесь должны присутствовать такие сведения:

• дата проведения осмотра. Обычно данная процедура занимает один день. Но на больших объектах проверка может растянуться на несколько дней. В этом случае указывается период, в течение которого будут проводиться работы по осмотру территории;
• условия, при которых выполняется осмотр. Здесь нужно учитывать все нюансы, которые могут повлиять на результаты проверки;
• специалисты, на которых возлагается данная ответственность. Указываются их паспортные данные и занимаемые должности;
• назначается председатель проверяющей группы, который и будет нести ответственность за проведение осмотра.

После того, как данное распоряжение вступает в силу, указанные члены комиссии приступают к непосредственному обследованию территории. В зависимости от конкретных ситуаций процедура осмотра может различаться. Не исключено, что здесь понадобятся различные устройства и оборудования. Например, если в близлежащей местности обнаружены боеприпасы времен войны, возможно, при обследовании территории понадобится металлоискатель. Все методы, которые использовались при обследовании, отображаются в документе. Также в акт нужно внести подробные результаты проверки и выводы членов комиссии.

Создание комиссии

Можно предположить, проверка территории является серьезным мероприятием. Такая большая ответственность не может возлагаться на одного человека. Соответственно, чтобы проверка была проведена правильно, собирается целая комиссия. Как уже было сказано, ее состав определяется руководителем организации. Что касается членов проверяющей группы, то это могут быть, как сотрудники компании из различных структурных подразделений, так и сторонние специалисты.

От конкретной ситуации и решения директора зависит, сколько именно человек будет входить в состав комиссии. Минимум здесь должно быть два человека. Что касается максимального количества, то здесь нет никаких ограничений. Кроме рядовых членов комиссии, здесь должен быть назначен председатель. По сути, этот человек считается главным, и именно он будет отвечать перед директором за правильность выполненной работы. Старший группы отвечает не только за проверку территории, но и за сведения, вносимые в этот акт.

Как правильно составить акт осмотра территории в 2023 году

Чтобы оформить этот акт, можно воспользоваться уже имеющимся шаблоном. Также некоторые организации разрабатывают свои собственные бланки, которые зафиксированы во внутренней документации. Если акт будет составлен в произвольной форме, это также не будет считаться нарушением. Сегодня законодательство разрешает такое оформление.

Не имеет значения, будет документ заполняться от руки или на компьютере, он все равно является действительным. Главное, на что нужно обратить внимание при компьютерном заполнении – это проставление «живых» автографов после распечатывания документа. При отсутствии хотя бы одной подписи акт считается ничтожным. Печать в акте проставляется только в том случае, если ее использование предусмотрено политикой компании.

Многие задаются вопросом, сколько копий должен иметь данный документ? Ответ на него прост. Акт составляется минимум в двух экземплярах. Один обязательно должен храниться в компании, к которой относится исследуемая территория. Вторая копия предъявляется по месту требования. Вообще, этот документ должен иметь столько копий, сколько имеется заинтересованных сторон. Ограничений по количеству экземпляров не предусмотрено. На каждом предприятии должен вестись специальный учетный журнал. В нем необходимо сделать отметку о составлении данного акта.

Содержание акта

Структуру, как и содержание документа, нельзя назвать сложными. Соответственно, никаких проблем его оформление не вызовет. Хотя необходимо помнить о правилах составления официальных документов. Так, здесь обязательно должна присутствовать «шапка». В этой части необходимо указать, к какой компании относится территория, подлежащая проверке. Также нужно указать название документа, дату и место его составления. Здесь же следует упомянуть о том, что стало основанием для данной проверки. Обычно это распоряжение или приказ, изданный руководителем организации. Ниже идет основная часть, в которой указывается такая информация:

• точный адрес, по которому располагается данная территория;
• различные характеристики, которые позволят без проблем идентифицировать участок;
• перечисляются все члены комиссии, которые будут проводить проверочные работы. Отмечаются данные их паспортов, занимаемые должности, другие сведения. Также указывается, кто из членов проверяющей группы является ее председателем;
• указываются задачи, которые должны быть выполнены комиссией;
• подтверждается факт проведения проверки. Здесь перечисляются все действия, которые были выполнены членами комиссии;
• прописывается результат проведенной проверки;
• специалисты делают вывод. Если нет никаких замечаний, об этом так и нужно написать. При обнаружении каких-либо недостатков у проверяющей группы появляются замечания. Все они должны быть подробно описаны в документе.

Стоит отметить, это лишь приблизительное содержание акта. Если имеются какие-либо дополнительные сведения, касающиеся данного участка, их можно записать отдельными пунктами. Вообще, председатель комиссии самостоятельно решает, какая информация является важной и обязательной для данного документа. Например, к акту можно приложить фото участка, показания и объяснительные записки от соседей и очевидцев. На завершающем этапе все члены комиссии должны проставить свои автографы с расшифровками.

Образец акта осмотра территории

Скачать бланк и образец

• Скачать бланк
• Скачать образец

Этот сайт использует сервис веб-аналитики Яндекс Метрика, предоставляемый компанией ООО «ЯНДЕКС», 119021, Россия, Москва, ул. Л. Толстого, 16 (далее — Яндекс)

Сервис Яндекс Метрика использует технологию «cookie».

Собранная при помощи cookie информация не может идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Информация об использовании вами данного сайта, будет передаваться и храниться на сервере Яндекса в Российской Федерации. Яндекс будет обрабатывать эту информацию с целью анализа пользовательской активности

Вы можете отказаться от использования cookies, выбрав соответствующие настройки в браузере. Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку данных о вас Яндексом в порядке и целях, указанных выше

Акт осмотра территории – это документ, в котором фиксируется фактическое состояние окружающей предприятие территории. Процедура всегда оформляется путём составления определённых официальных бумаг.

Файлы для скачивания:

Осмотр территории

Под осмотром территории подразумевается визуальная оценка пространства на предмет наличия или отсутствия тех или иных предметов. Вокруг каждого предприятия так или иначе существует определённая открытая местность. Следить за её благосостоянием в интересах самой организации. Именно поэтому следует регулярно проводить осмотр территории.

Когда проводится осмотр

Осмотр территории имеет довольно-таки широкое распространение и проводится в самых различных ситуациях. Условно их можно разделить на две большие группы: связанные с отчуждением и несвязанные с ним.

Под отчуждением понимается передача территории из одних рук в другие. Речь может идти о договоре аренды или купли-продажи. Непосредственно перед подписанием соглашения контрагенты проводят процедуру совместного осмотра прилежащей территории. Покупатель должен быть уверен, что его не поджидает неприятный сюрприз.

Проведение осмотра без последующего отчуждения связано с внутренними нуждами предприятия: проведение субботника, оценка имущества, находящегося на территории, оценка последствий стихийного бедствия, антропогенной аварии (пожара). Документальная фиксация при осмотре поможет администрации компании своевременно принять необходимые управленческие решения:

• провести мероприятия по уборке, облагораживанию территории;
• воздвигнуть забор, ограждение;
• снести или построить ту или иную хозяйственную постройку.

Процедура

Процедура всегда берёт своё начала с распоряжения руководителя компании, в соответствии с котором в целях осуществления осмотра территории назначается специальная комиссия из штатных сотрудников фирмы. В документе начальник ставит перед подчинёнными определённые задачи, ограничивает их в сроках выполнения поручения и утверждает крайний день для предоставления отчёта. Ответственным за исполнение назначается, как правило, председатель комиссии. Именно он и будет отчитываться перед директором по факту выполнения работ.

В состав комиссии должно войти как минимум три человека, при чем необязательно чтобы каждый из них был сотрудником организации. По соглашению сторон в ряды осматривающих может быть приглашён представитель второй стороны: эксперт, специалист, сотрудник государственного ведомства. Всё зависит от конкретных целей и задач проведения осмотра. Не всегда навыков и знаний штатных работников оказывается достаточно.

Кто пишет акт

По общему правилу бремя по составлению документа лежит на председателе комиссии. Обычно на эту должность назначается кто-то из руководящего состава, вследствие чего предполагается, что сотрудник умеет обращаться с подобного рода документацией. Остальные члены комиссии лишь заверяют официальную бумагу своими автографами, подтверждая полноту и достоверность обозначенных в ней сведений, соглашаясь с итоговым выводом коллег.

Что обозначить в официальной бумаге

В настоящий момент закон подробно не регламентирует составление документации предприятиями. Сфера деятельности каждой конкретной организации довольно широка и не укладывается в рамки закона. Поэтому не существует перечня моментов, подлежащих к обозначению в акте осмотра территории. Однако сложившаяся практика выработала определённый набор положений, которые должны найти своё отражение в документе:

• место проведения осмотра (адрес);
• причина осуществления мероприятия;
• используемые методы (визуальный осмотр);
• заключение комиссии, вытекающее из поставленных перед ней задач.

Форма документа

На сегодняшний день органы государственной власти не требуют от компаний составления первичной документации с использованием общеобязательных унифицированных бланков. Акт осмотра территории, как и прочие официальные бумаги, составляются на предприятиях в произвольном виде. Руководство фирмы вправе закрепить в документации организации форму для использования.

Необходимо учесть, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов;
• подписи всех членов комиссии.

Написать акт можно как на чистом листе бумаги формата А4, так и на фирменном бланке компании. Второй вариант видится более предпочтительным.

Исполнить текст документа допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных программ. Выбор остаётся за председателем комиссии. Следует отметить, что оба варианта по итогу будут обладать равной юридической силой. На практике ответственный работник заранее распечатывает утверждённый в фирме бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки по ходу осмотра.

Объясняем, как правильно составить акт

Начинаем с обозначения реквизитов. Присваиваем акту уникальный номер для документооборота в компании, хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Оставляем место и дату составления документа. Ссылаемся на приказ руководителя, согласно которому настоящая форма утверждена.

Переходя к основной части официальной бумаги, следует начать её с обозначения факта назначения комиссии. Оставляем ссылку на распоряжение директора (номер и дата издания), указываем цели проведения мероприятия, перечисляем всех участников комиссии (обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию каждого работника).

Ниже по документу описываем ход проведения осмотра: какие методы использовались, что было обнаружено, какие выводы сделаны. Если обнаружены какие-то недостатки, члены комиссии предлагают пути их устранения. В завершение акта обозначается заключение, в котором подводится итог всей процедуре.

Примерный образец

На этом составление официальной бумаги подходит к концу. Все члены комиссии должны расписаться в акте (с расшифровкой), после чего документ может быть передан руководству.

Как составить акт осмотра территории

При необходимости составить акт осмотра территории, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Также посмотрите пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся сделать собственный документ.

Прежде чем дать детальное представление о данном конкретном акте, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем подобного рода бумагам.

1. Во-первых, если в организации есть шаблон документа, зафиксированный в ее учетной политике, акт нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, это не проблема – можно составлять акт в произвольной форме, с точки зрения закона нарушением это не будет.
2. Во-вторых, акт разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется второй вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы ответственные лица могли заверить его при помощи своих автографов.

   Без личных подписей ответственных лиц бланк не обретет законного статуса.

   Также, если на предприятии принято использовать печати для удостоверения бумаг, акт нужно проштамповать.

3. В-третьих, документ следует сделать как минимум в двух идентичных экземплярах (если он пишется от руки, то через копировальный лист). Один экземпляр остается в компании, второй нужно передать по месту требования (например, если проверка территории проводилась по инициативе какой-либо надзорной структуры или по просьбе арендатора/покупателя здания с прилегающей территорией).

Отметку об акте обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который обычно всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец акта

В акт включаются следующие сведения:

• название организации, над которой проводится исследование
• название документа – в середине строки
• номер и дата составления акта
• ссылка на распоряжение, на основании которого проводится проверка

Далее следует основная часть акта, содержащая следующую информацию:

• основные характеристики территории: наименование владельца и адрес нахождения
• перечисление состава участников членов комиссии: указание их ФИО, а также должности (присутствие иных лиц также прописывается в акте)
• основная цель и задачи комиссии
• осуществленные комиссией действия и их итоги
• в ситуации обнаружения каких-либо недостатков или при наличии имеющихся замечаний у какого-то члена комиссии, это фиксируется в акте

Порядок проведения акта

Перед началом проведения осмотра директор организации издает приказ о его осуществлении. В данном документе обязательно прописываются:

• период проведения осмотра
• основные правила осмотра
• кому необходимо его проведение
• ответственное лицо за исполнение приказа

После издания приказа в установленное время проходит обследование. По его результатам составляется акт, куда вписываются все действия членов комиссии, а также — обязательно, — результаты.

Когда необходим осмотр территории

Как уже было сказано, акт может оформляться, например, при продаже недвижимости. Обычно такие сделки осуществляются между частными лицами. Хотя в этом случае акт не является обязательным, и оформляется он по обоюдному желанию сторон.

Более важным этот документ является в том случае, если он составляется в отношении территории, которая прилегает к постройкам государственного значения:

• школьные и дошкольные учреждения;
• административные корпусы;
• объекты здравоохранения;
• муниципальные заведения;
• аэродромы;
• промышленные объекты.

Кроме этого, осмотру подлежат территории, которые прилегают к крупным коммерческим предприятиям и заправочным станциями. Данные объекты подвергаются проверкам на регулярной основе.

Где может возникнуть потребность в осмотре территории

Когда возникает вопрос по поводу выбора необходимой формы, стороны здесь не имеют никаких ограничений. Другими словами можно сказать, данный акт разрешается составлять в свободном стиле. Хотя практика показывает, если участниками сделки являются организации, многие из них используют здесь самостоятельно разработанные шаблоны. Естественно, они зафиксированы локальной документацией.

Обычно здесь учитываются все необходимые графы, в которые достаточно ввести соответствующую информацию.

Осмотры могут проводиться в отношении следующих территорий:

• прилегающих к школам, детским садам, муниципальным учреждениям здравоохранения, административным корпусам и т.д.;
• на автозаправочных станциях, аэродромах, крупных промышленных объектах с опасными условиями труда и т.п.

Не являются исключением и территории, принадлежащие коммерческим предприятиям – их осмотр также может проводиться достаточно регулярно.

Создание комиссии

Для того, чтобы провести осмотр территории создается особая комиссия. В нее включаются несколько сотрудников предприятия, относящихся к разным структурным подразделениям. Это может быть инженер по охране труда, завхоз, бухгалтер и секретарь. Количество участников комиссии не ограничено, но в любом случае, их должно быть не меньше двух человек.

В комиссии следует выделить председателя и рядовых членов. Председатель будет нести наибольшую ответственность за осмотр территории и содержание акта.

Чтобы оформить этот акт, можно воспользоваться уже имеющимся шаблоном. Также некоторые организации разрабатывают свои собственные бланки, которые зафиксированы во внутренней документации. Если акт будет составлен в произвольной форме, это также не будет считаться нарушением. Сегодня законодательство разрешает такое оформление.