Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о неисправимых повреждениях документов .xlsСкачать образец акта о неисправимых повреждениях документов .xls
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Причины
Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:
- Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
- Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
- В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.
В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.
Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.
Составные части акта
Документ удобнее заполнять в электронном виде, позже проставляя подписи, особенно если требуется описать много единиц документов с неисправимыми повреждениями. Прежде всего, заполняется шапка акта о неисправимом повреждении документов. Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название той организации, чьи документы «вышли из строя». Чуть ниже – название и номер самого акта с датой составления.
Всю левую верхнюю часть оставляют для дальнейшего утверждения руководителем организации. Он должен оставить свою подпись. Также здесь указываются его должность и дата, свидетельствующие о согласии с содержанием акта.
Если дело касается архивных документов и учреждение является архивом, то в правой верхней части должна содержаться информация о номере и названии фонда, из которого изымаются поврежденные документы.
Для того чтобы верно заполнить акт, нужно также иметь данные относительно:
- Порядкового номера записи.
- Номера описи.
- Количества единиц хранения, которые занимает утраченный документ.
- Количества листов в утраченной бумаге. Если это аудиозапись, то указываются время звучания, видеозапись (пленочная), ее метраж и прочие доступные для восстановления параметры.
- Заголовка, который был у поврежденных единиц хранения. Эту информацию можно восстанавливать из документов других учреждений, контролирующих организаций, сохранившихся регистров и т.д.
- Крайних дат. Имеются в виду числа, которые были указаны в документах с неисправимыми повреждениями. Эта информация необходима для фиксации времени их официального действия.
- Сущности и причин повреждения бумаг.
Все эти данные для удобства помещаются в компактную таблицу. Продолжительность ее определяется перечнем бумаг с неисправимыми повреждениями. Чем больше наименований, тем длиннее таблица и продолжительнее получается акт. Он может располагаться как на одной, так и на двух или трех страницах. На эту характеристику нет ограничений.
В самом конце таблицы отдельной графой прописывается, сколько всего единиц хранения повреждено и неисправимо. Ниже отдельно оставлено место для указания причин, которые повлекли повреждения (хотя в последнем столбике таблицы эта информация прописывается для каждой заполненной строки). При заполнении желательно, чтобы не оставалось пустых граф. Если это произошло, то нужно их перечеркнуть.
Исправления
Если в акте допущены и замечены какие-либо ошибки, то можно их исправить. Неверная информация зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), рядом подписываются верные данные. И как можно ближе к ним должны располагаться подписи всех участников составления и заверения акта. Например, генерального директора и архивиста.
Кем принята эта форма акта
Ранее акт о неисправимых повреждениях был единственной формой, которая рекомендовалась к использованию в Архивном фонде, муниципальных и гос. архивах, библиотеках, муниципальных музеях, в Российской академии наук. Она была утверждена Распоряжением №19 Министерства культуры от 18 января 2007 года и была его первым приложением.
Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!
Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.
Когда разрешено списывать БСО
В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.
Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).
Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.
В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.
Главные причины снятия БСО с учета:
- окончание установленного срока хранения для использованных и испорченных во время заполнения документов;
- прочие чрезвычайные обстоятельства, которые приводят к необходимости списания документации со счетов учета (порча, потеря, хищение).
На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:
- наименование;
- серия и номер документа;
- информация об утверждении.
При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.
Как регулируется
Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.
Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.
Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.
Процедура списания
Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.
Считаются подтверждением:
- корешки или копии квитанций;
- записи в книге учета формы 0504045 с подписями получателей;
- расписки сотрудников в получении пропуска или удостоверения;
- журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек и прочие.
Как составить приказ
Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.
В документе должна содержаться следующая информация:
- Решение администрации учреждения о назначении комиссии по списанию бланков строгой отчетности, из членов которой выбирается председатель.
- Перечень оснований для проведения процедуры, в которых может указываться инвентаризационная опись по БСО.
- Определение контрольных полномочий комиссии. Они могут возлагаться на главного бухгалтера или руководителя учреждения.
Как составить акт
В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.
БСО перечисляются в таблице с проставлением:
- серии;
- номера;
- причины снятия с учета;
- даты уничтожения.
Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.
Помарки и исправления в документации не допускаются.
При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:
- номер; дату составления;
- название организации;
- ИНН, КПП и код ОКПО предприятия;
- Ф. И. О. МОЛ;
- корреспонденцию бухгалтерских счетов.
Надо ли сразу списывать испорченные бланки
Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.
Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.
В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей).
Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив?
В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
- чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
- неудовлетворительная система хранения и учета документов;
- невозврат документов из временного пользования;
- утрата документов по причине халатности.
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
- акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
- акт об утрате документов.
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Невозврат документов из временного пользования
Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:
- регистрируется в Книге выдачи дел и
- оформляется:
- заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
- а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….
Приложение 3
См. данную форму в MS-Word.
ФОРМА «АКТА
О СПИСАНИИ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ (О СПИСАНИИ
НЕИСПОЛЬЗОВАННЫХ БЛАНКОВ)»
Утверждаю
Руководитель ___________________________
Наименование органа по
________________________________________
сертификации (испытательной лаборатории)
М.П. ______________ ____________________
личная подпись инициалы, фамилия
«__» ___________ 20__ г.
Акт <*>
о списании испорченных бланков
(о списании неиспользованных бланков)
___________________________________________________________________________
(вид бланков)
Акт составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии ____________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
___________________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
___________________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
назначенной _______________________________________________________________
(наименование, номер и дата документа)
|
N п/п |
Номер бланка |
Наименование продукции, на которую выписывался документ |
Организация — получатель документа |
Причины, по которым бланк испорчен (не выдан) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Выводы и предложения комиссии: ____________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Председатель комиссии:
____________________________ _________________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии:
____________________________ _________________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
____________________________ _________________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
____________________________ _________________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
«__» _____________ 20__ г.
———————————
<*> Представляется в двух экземплярах.
☰
Акт о списании испорченных бланков
Тематика документа: Акт
Файл текстовой версии: 3,6 кб
Образец документа:
Приложение N 3 к Методическим рекомендациям по выдаче бланков сертификатов соответствия, бланков приложений к сертификатам соответствия, оформленных по единой форме
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель _________________________
наименование
______________________________________
органа по сертификации
М.П. ______________ __________________
личная подпись инициалы, фамилия
"__" ________________________ 20__ г.
АКТ
О СПИСАНИИ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ
__________________________________________________________________
(вид бланков)
Акт составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии ____________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
___________________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
___________________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
назначенной _______________________________________________________________
(наименование, номер и дата документа)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦ Номер ¦ Наименование ¦Организация -¦ Причины, по ¦Примечание¦
¦п/п ¦ бланка ¦ продукции, на ¦ получатель ¦которым бланк ¦ ¦
¦ ¦ ¦ которую ¦ документа ¦ испорчен (не ¦ ¦
¦ ¦ ¦ выписывался ¦ ¦ выдан) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+------------------+-------------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-----+---------+------------------+-------------+--------------+-----------
Выводы и предложения комиссии: ____________________________________________
___________________________________________________________________________
Председатель комиссии:
___________________________ _____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии:
___________________________ _____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
___________________________ _____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" _____________ 20__ г.
Приложения к документу:
- Акт о списании испорченных бланков.rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Акт»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Акт»:
- Образцы и типовые формы документов, сформированные в результате исполнения государственной функции по осуществлению контроля и координации за деятельностью государственных бюджетных учреждений Московской области. Форма акта проверки
- Акт сверки расчетов между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации по межбюджетным трансфертам, предоставленным в форме субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, из федерального бюджета по главе 092 «Министерство финансов Российской Федерации»
- Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования
- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (для бюджетных и автономных учреждений). Унифицированная форма N ОС-4 (образец заполнения)
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
- Акт
- Анкета
- Аттестат
- Ведомость
- Возражение
- Выписка
- График
- Декларация
- Доверенность
- Жалоба
- Журнал
- Завещание
- Записка
- Заявка
- Заявление
- Извещение
- Инструкция
- Иск
- Карта
- Карточка
- Квитанция
- Контракт
- Накладная
- Опись
- Отказ
- Перечень
- Письмо
- План
- Положение
- Поручение
- Претензия
- Приказ
- Протокол
- Разрешение
- Расписка
- Распоряжение
- Сведения
- Свидетельство
- Сертификат
- Смета
- Соглашение
- Справка
- Табель
- Требования
- Уведомление
- Устав
- Характеристика
- Ходатайство