Как составить акт приема передачи кадровых документов

Проблемы в кадровом учете

Бывают у кадровиков такие ситуации, когда они приходят в компании, где кадровый учет не велся совсем, или же документы составлялись через раз. Также не велся учет и в электронной базе (например, в 1С или в других программах учета), не распечатывались и не подписывались документы, не оформлялись приказы и т. д.

Это может произойти, если компания была небольшой вначале, и руководителю казалось, что нет необходимости заниматься «кадровой бюрократией». А потом компания стала резко расти, но кадровые документы так и не оформлялись должным образом.

Но потом руководитель понял, что упускает что-то важное и принял на работу специалиста по кадрам, который приведет все дела в порядок, восстановит кадровый учет и не допустит в дальнейшем ошибок в его ведении.

А может быть ситуация, когда предыдущий кадровик безответственно относился к своей работе и запустил все кадровое делопроизводство. И даже не обязательно, что это был такой плохой ленивый сотрудник, возможно, его обязали заниматься кадрами, но он просто не успевал вникнуть и понять, что же требуется делать, так как при этом был одновременно еще и офис-менеджером, и бухгалтером, и снабженцем в одном лице. Обязанностей прибавилось, но справиться качественно со всеми ними было очень сложно.

В общем, причины могут быть разные, но теперь главное «навести красоту» в кадровом учете.

Пропишем пошаговую инструкцию для кадровика и подробно разъясним каждый шаг.

Шаг 1. Составление акта приема-передачи дел (кадровых документов)

Для начала можно посоветовать составить новому сотруднику акт приема-передачи дел (или хотя бы опись документов, какие ему передаются).

Тем самым новый кадровик зафиксирует «точку отсчета» своего вступления в должность, постарается по максимуму все восстановить. А в случае невозможности восстановления документов (например, невозможности подписать трудовые договоры и приказы с сотрудниками, которые уже уволились) покажет проверяющим органам (и руководителю тоже), что это не его вина. Что в таком состоянии он принял дела, когда пришел в компанию.

Особое внимание стоит уделить описи передаваемых трудовых книжек, для их передачи зачастую создается специальная комиссия, которая фиксирует количество и состояние передаваемых трудовых книжек.

Трудовые книжки, как и личные дела сотрудников должны храниться не просто в книжном шкафу на полке или в стеллаже, а в сейфе или в металлическом шкафу, закрывающимися на ключ. Если это правило нарушено, кадровик должен убедить руководителя выделить средства на организацию правильного хранения этих документов.

Платформа Рокет Кадры помогает автоматизировать кадровые процессы, гарантирует порядок в кадровом учете, а документы всегда под рукой — в облачном архиве. Платформа работает онлайн без рутины и бумаг.

Шаг 2. Проверить наличие, актуальность локальных актов компании. При необходимости разработать новые, ознакомить работников под роспись.

Основной перечень локальных актов компании следующий:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
2. Положение об оплате труда и премировании.
3. Положение о защите персональных данных.
4. Положение о командировках.
5. График отпусков, график сменности.
6. Правила и инструкции по охране труда (этим пунктом обычно занимается специалист по охране труда, но иногда эти функции могут быть возложены и на специалиста по кадрам).
7. Коллективный договор (не во всех компаниях).

Все вышеперечисленные локальные акты должны быть составлены в соответствии с ТК, не противоречить его нормам, при этом отражать специфику деятельности конкретной компании.

От общего мы движемся к частному: от локальных актов по компании в целом к кадровым документом по каждому сотруднику.

На этом шаге мы проверяем наличие и корректность оформления:

• подписанных с обеих сторон трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
• должностных инструкций, с которыми работники под роспись ознакомлены;
• приказов по личному составу (прием на работу, перевод, отпуск очередной, учебный, по беременности и родам), повышение оплаты труда, увольнение и др.);
• трудовых книжек и журнала их учета, внесения всех необходимых записей;
• согласий работников на обработку персональных данных.

Приказы о приеме на работу должны соответствовать трудовым договорам.

Например, неправильно в приказе о приеме на работу писать об отсутствии испытательного срока, а в трудовом договоре указывать испытательный срок 3 месяца. Размер оклада в приказе и договоре должен совпадать. Если в дальнейшем размер оклада был увеличен или вводились какие-либо надбавки, то необходимо оформить соответствующий приказ за подписью руководителя (сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен»). Также стоит оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится у работодателя, второй — у работника.

При изменении графика работы, места работы, например, перевод в другое структурное подразделение компании, точно также кадровик оформляет соответствующий приказ и доп. соглашение.

Платформа Рокет Кадры интегрируется с 1С: ЗУП для автоматической передачи данных по сотрудникам.

Шаг 4. Проверка правильности оформления текущих кадровых документов

На данном этапе стоит проверить правильность оформления:

• ежегодных отпусков — в соответствии ли с графиком, есть ли уведомления о начале отпуска, есть ли заявления о переносе и т. д.;
• работы в праздничные и выходные дни;
• направления в командировки;
• документов, связанных с начислением оплаты труда — табелей учета рабочего времени, приказов о премировании (должны быть указаны показатели, за которые сотруднику выписывают премии), при этом стоит опираться на Положение об оплате труда и премировании.

Шаг 5. Своевременное и правильное ведение кадрового учета

Сначала специалист по кадрам восстанавливает кадровый учет. А может быть, по согласованию с руководителем компании, даже пользуется помощью сторонних организаций, которые профессионально проводят кадровый аудит (сплошной или выборочный) и восстанавливают учет.

Затем перед кадровиком стоит задача поддерживать все локальные акты компании в актуальном состоянии, своевременно оформлять все кадровые документы на сотрудников, подписывать их, подшивать в личные дела. Также необходимо следить за сроками отчетов в Пенсионный фонд (формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), поставить напоминания в календарь (ежедневник), следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать.

В любом случае намного легче и приятнее поддерживать кадровый учет в порядке, чем восстанавливать его с нуля или из другого состояния запущенности.

С платформой Рокет Кадры все кадровые процессы оцифрованы: от приема на работу до увольнения. Документы подписываются онлайн без дублирования на бумаге. Электронную подпись для сотрудников можно получить удаленно.

Оставьте заявку, чтобы ознакомиться с платформой