Как составить акт вскрытия конвертов

Приложение N 16

к п. 137 Инструкции

Форма акта, который составляется при вскрытии конверта

(бандероли) в случае отсутствия документа, его отдельных

листов, несоответствия номера, указанного на конверте

(бандероли), номеру вложенного документа

АКТ
о вскрытии конверта

г. _______________                                  «__»___________ ____ г.

Комиссией в составе: __________________________________________________
(должности и Ф.И.О. членов комиссии)
составлен настоящий акт о следующем:

1. Комиссией вскрыт конверт, доставленный в ___________________________
(наименование организации)
«__»___________ ____ г. посредством ______________________________________,
(через почту, курьером и т.п.)
от _______________________________________________, находящегося по адресу:
(Ф.И.О. или наименование)
_________________________________, для ___________________________________,
(Ф.И.О. или наименование)
находящегося по адресу: __________________________________________________.
2. Внешний вид конверта: ______________________________________________
(указать внешнее состояние конверта,
__________________________________________________________________________.
наличие/отсутствие повреждений и т.п.)
3. Содержимое конверта:
1) ___________________________________________________________________;
2) ___________________________________________________________________;
3) ___________________________________________________________________.
4. Акт составлен  в двух экземплярах,  из которых  один  помещен в дело
N _______, а второй выслан для сведения в адрес отправителя (исх. N _______
от «__»___________ ____ г.).

Подписи комиссии: ______________/_____________
______________/_____________
______________/_____________

Начнем с ситуации № 2. Действительно, зарегистрировать документ и приложения к нему возможно в один день, если сложилась такая возможность. Только на самих документах-приложениях и в регистрационной карточке в СЭД (или электронном регистрационном журнале) оформите дополнительно фактическую дату получения. Например, на нижнем поле первого листа документа-приложения от руки или штампом проставьте: «Получено 16.08.2021».

А в регистрационной карточке, когда вы заполняете поле «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)», сделайте такое же уточняющее дополнение: «Получено 16.08.2021», т.е. зафиксируйте фактическую дату получения, возможно более позднюю, чем дата регистрации основного документа. Акт об отсутствии приложений оформлять не потребуется: если все приложения у вас, значит, проблема уже благополучно разрешилась.

В ситуации № 1 поступайте следующим образом. Обычно в Инструкцию по делопроизводству, в Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции сотрудников, ответственных за прием, отправку и регистрацию документов, включаются порядок решения данных вопросов и необходимые права сотрудников.

Если при вскрытии конверта не оказалось документов-приложений, сначала проверьте, что зафиксировано в описи вложения заказного письма, которая может быть в конверте, если это ценное отправление. Если в описи приложения значатся, а фактически в конверте их нет, то претензии могут быть предъявлены к отделениям почтовой связи и отправителем, и вашей организацией, хотя шансы найти потерянное близки к нулю.

Если заказное письмо было отправлено без описи вложения, то сразу можно приступить к составлению акта о неполном комплекте документов, полученных заказным письмом или простым письмом / бандеролью (см. Пример 1). Составление акта и фиксация отсутствия или порчи полученных конвертов и документов в них – рутинная задача, которую служба делопроизводства выполняет в рамках своих полномочий. Руководителю службы ДОУ обычно предоставляются права образовывать соответствующую комиссию и утверждать ее акты.

Сразу после утверждения акта его экземпляр необходимо направить вашему корреспонденту, причем срочно: электронную копию по адресу электронной почты, а затем бумажный вариант через почтовое отделение. Акт может быть направлен в качестве самостоятельного документа или вместе с сопроводительным письмом. Свой экземпляр акта вы должны оставить в службе делопроизводства. Дело с актами отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовых отправлениях обычно формируется как переходящее, включается в номенклатуру дел службы делопроизводства и хранится 3 года в соответствии со ст. 184 нового Перечня 2019 года.

Пример 1. Акт отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовом отправлении

В современном мире покупки через Интернет являются обыденным делом. Сейчас можно заказать вещи, различные гаджеты и многое другое. Достаточно лишь приобрести товар в Интернет-магазине, чтобы уже через пару дней его прислали по почте. Но бывают ситуации, когда потребитель получает некачественную или поврежденную продукцию. Если действовать правильно, покупатель сможет предъявить претензии, как продавцу, так и почтовой компании.

Вообще, все посылки рекомендуется вскрывать не дома, а непосредственно в почтовом отделении. Причем это касается не только тех ситуаций, когда видны явные повреждения посылки. Следует попросить вскрыть посылку в присутствии работника почтового отделения.

Форма

Далеко не во всех ситуациях можно было бы использовать унифицированный бланк, поэтому данный документ разрешается составлять в свободном стиле. Однако наиболее часто в этих целях транспортные компании составлять акт по форме 51. Стоит отметить, существует несколько разновидностей данного бланка. Они выбираются в зависимости от конкретной ситуации. Например, это может быть акт о дефектной посылке, об отсутствии каких-либо вещей, указанных в описи.

Для чего нужен этот документ

Оформленный акт является основанием для того, чтобы получатель рассчитывал на возмещение ущерба со стороны почтовой компании. Однако перед этим она должна будет провести внутреннюю проверку. Акт заполняется в двух экземплярах: один остается у компании, которая предоставляет почтовые услуги, второй выдается на руки получателю. Также адресат получает содержимое посылки, хотя при этом ее упаковка остается в отделе связи. В такой ситуации она играет роль вещественного доказательства.

По сути, акт является документальным подтверждением того, что посылка была вскрыта или повреждена, ее содержимое не соответствует описи. Как показывает практика, транспортные компании признают свою вину, поэтому готовы полностью возместить ущерб. Но бывают ситуации, когда не удается договориться мирным путем. В этом случае получатель имеет право обратиться в суд. Естественно, данный акт станет главным документом, который будет рассматриваться в ходе разбирательства.

Нужно знать, если сотрудник почты просит отдать извещение о получении посылки, такая просьба является незаконной. Данное извещение должно оставаться у получателя, ведь это подтверждение того, что именно он является получателем. Также незаконным является отказ сотрудника вскрывать посылку и составлять данный акт. Если это произойдет, получателю рекомендуется обратиться к начальнику данного отделения, или написать отзыв в книге жалоб.

Как правильно заполнить акт вскрытия конверта

Документ должен иметь «шапку», в которой прописывается название, место и дата оформления. Далее идет основная часть, в которую необходимо внести все важные подробности:

• информация о компании, которая предоставляет услуги по доставке посылок;
• данные сотрудника, в присутствии которого происходило вскрытие посылки, его ФИО и должность;
• если имеются свидетели вскрытия посылки, информацию о них также нужно внести в документ;
• подробное описание причины претензии;
• информация о посылке, номер ее отправления, место и дата получения, место назначения. Также здесь нужно указать список вещей, находящихся внутри, по возможности прописывается их стоимость;
• указывается вид упаковки, если имеются повреждения, описываются их характеристики;
• количество составленных экземпляров. Обычно их два, но при необходимости можно сделать больше копий;
• в нижней части проставляются подписи всех лиц, принимающих участие в данной процедуре.

Можно сказать, это лишь приблизительная структура акта. Конечно, ее разрешено использовать в качестве шаблона. Однако при необходимости можно вносить в документ различные дополнения. Например, если составитель какую-то информацию, касающуюся это посылки, считает важной, он может ее прописать в документе.

Несмотря на то, что большинство официальных документов заполняется на компьютере, составить данный акт подобным способом достаточно затруднительно. Объясняется это тем, что почтовые отделения, как и любые другие транспортные компании, выделяют для вскрытия посылок специальные столики. Обычно здесь нет компьютера. Соответственно, акт, оформление которого сопровождает вскрытие посылки, заполняется от руки. Впрочем, это не столь важно. Особое внимание стоит обратить именно на содержание документа. Естественно, нужно постараться избежать серьезных ошибок. Если они будут допущены, необходимо убедиться, что они не станут причиной искажения информации. В ином случае документ рекомендуется заполнить заново.

Образец акта

Скачать:

• Скачать бланк