Должен ли аванс закрываться актом?
Должен ли аванс закрываться актом? Столкнулись с тем, что заказчик хочет получить единый акт на всю сумму по договору. Раньше закрывали и аванс, и доплату актами — Контур.бухгалтерия была в порядке.
Если выставлять на аванс только счет, а акт уже вместе со счетом на остаток, по Контур.Бухгалтерии получается, что сумму аванса мЫ должны заказчику, т.к. она не закрыта актом. Вместе с этим получается расхождение счета на доплату с общим актом (т.к. он выставлен на всю сумму, а счет только на остаток оплаты).
Поступившие суммы денежных средств в виде аванса в счет выполненных работ не являются выручкой организации и отражаются как кредиторская задолженность…
Просмотр полного текста ответа и возможность задать вопросы доступны при покупке тарифа
Акт сдачи-приёмки работ подписан, замечаний нет, и исполнитель спокойно ждёт, пока заказчик перечислит оплату. Но время идёт, а денег не видно. Конечно, заказчик понимает, что исполнитель может пойти в суд, и в первую очередь сошлётся на подписанный акт. Поэтому для заказчика ошибки в этом документе или при его составлении — неплохой способ потянуть время, оспорить акт и на законных основаниях сэкономить на оплате работ. Чаще всего придирки к документам начинаются, когда денег нет или платить по договору не хочется.
1. Акт составили, а про другие документы забыли
Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
Как избежать проблемы:
1. Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.
2. Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.
2. Подписали акт другим числом
Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.
Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.
3. Акт подписан не тем, кем нужно
Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.
Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.
4. Акт «забраковала» бухгалтерия
Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
5. Нарушения формы и содержания акта
Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.
Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.
Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:
1. Вид договора, по которому составляется акт.
2. Место и дата составления документа.
3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.
4. Перечень и описание выполненных работ.
5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.
6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)
7. Цена и стоимость работ, НДС.
8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.
9. Выявленные недостатки.
10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.
11. Подписи сторон.
Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.
Статья актуальна на
28.01.2022
Акт по сдаче-приемке выполненных работ составляется после исполнения подрядчиком своих обязательств. Акт не является самостоятельным документов, а служит приложением к работе по договору подряда. Он является частью процедуры приема результатов работы и служит основанием для окончательных расчетов по подрядному договору между заказчиком и исполнителем.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта сдачи-приёмки выполненных работ .docСкачать образец заполнения акта сдачи-приёмки выполненных работ .doc
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе
- сведения об обеих сторонах договора,
- краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
- наименование работ,
- дату проведения работ,
- качество и стоимость выполненных работ.
Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)
В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.
При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.
Для чего нужен данный акт
Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.
Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.
В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.
Инструкция по оформлению акта сдачи-приемки выполненных работ
- В первую часть акта включаются сведения о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем посередине пишется слово «акт» и коротко обозначается его суть (в данном случае, «сдача-приемка работ»).
- Вторая часть включает в себя таблицу, но сначала фиксируется сам факт сдачи-приемки работ, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
- Затем в таблицу по порядку вносятся все виды выполненных работ, с указанием сроков сдачи, стоимости, качества, и замечаний заказчика.
- Далее необходимо внести пункт о том, что выполненные работы были проверены и претензии у заказчика отсутствуют. Если это не так – то в пункте ниже нужно подробно описать выявленные недостатки, а также внести сроки и порядок по их устранению.
- Внизу документа следует указать наименование организаций-сторон договора подряда (в соответствии с учредительными документами).
- И в завершение акт по сдаче-приемке работ должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных на проведение данной процедуры лиц.
- При необходимости акт можно заверить печатями.
Колонки о наименовании работ, качеству и замечаниям следует заполнять особенно тщательно, поскольку именно эти сведения в случае возникновения судебных споров будут являться основными аргументами в суде.
После подписания акта по сдаче-приемке выполненных работ, все претензии могут рассматриваться только в судебном порядке.
Нужен ли акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым
Акт подтверждает, что исполнитель выполнил работы по договору в полном объёме и в указанные сроки. Подписывая акт, заказчик выражает своё согласие с объёмом и качеством работ, а также фиксирует их приёмку.
Но у сотрудничающих сторон часто возникает вопрос, обязательно ли составлять акт выполненных работ?
Каждый расчёт с самозанятым должен подтверждаться чеком. Об этом прямо говорится в законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ. С точки зрения права у самозанятого нет обязанности формировать акт.
ФНС в своём письме подтверждает, что чек — это обязательный документ при сотрудничестве с самозанятым, а акт может выступать дополнительным документом для учёта расходов заказчика в конкретном периоде, например, если исполнителю выплачивается аванс. Выплату самозанятому нужно отнести на дату, которая указана в акте, а не в чеке на предоплату.
Пример:
Заказчик перечислил самозанятому аванс за ремонтные работы в январе и получил на сумму выплаты чек. Исполнитель закончил ремонт помещения в марте.
Выплату самозанятому нужно отнести к расходам в день, когда завершились работы — на дату подписания акта.
Акт выполненных работ можно составлять и в других случаях.
Когда и для чего нужен акт
В первую очередь акт важен заказчику. С его помощью заказчик может:
-
Подтвердить отсутствие трудовых отношений с исполнителем — в акте можно детально расшифровать состав работ, их стоимость, указать конкретные сроки их выполнения.
Пример:
-
Переоценить стоимость основного средства, если самозанятый выполнил строительные или ремонтные работы, в результате которых актив стал стоить больше. Такая процедура происходит именно на основании акта выполненных работ.
Пример:
Самозанятый установил сигнализацию и навигационное оборудование в автомобиль компании-заказчика. Стоимость дооборудования увеличила первоначальную стоимость автомобиля. Бухгалтерия провела дооценку на основании акта выполненных работ.
-
Помочь бухгалтеру определить статью затрат, куда включить оплату работ исполнителю. Акт содержит подробные сведения по выполненным работам, которых нет в чеке.
Пример:
Исполнитель провел уборку производственного цеха заказчика. Заказчик применяет упрощённый налоговый режим.
В чеке указано: «Уборка помещения по договору № 7 от 10.03.2023». Этой информации мало, чтобы отнести затраты на конкретную статью расходов.
В акте работа расписана подробно — «Уборка производственного цеха площадью 115 кв. м. для ООО «Лидер» по договору № 7 от 10.03.2023.» Так бухгалтеру понятно, что затраты на уборку можно отнести к материальным расходам согласно ст. 254 НК, которые уменьшают налоговую базу при УСН.
-
Зафиксировать претензии, чтобы иметь законные основания для отказа в оплате некачественно выполненных работ. Этот документ станет основанием для обращения в суд, чтобы урегулировать разногласия с исполнителем.
Пример:
«Услуги по укомплектованию коробок по договору № 24 от 15.03.2023 выполнены в неполном объёме. По условиям договора исполнитель должен был укомплектовать 115 коробок. По факту укомплектовано 97 коробок».
Акт выполненных работ нужен и самозанятому. Подписанный акт подтверждает, что заказчик не имеет претензий по выполненным работам и обязуется их оплатить. В случае, если исполнитель оплату не получит, такой документ послужит доказательством в суде.
Цифровая HR платформа обеспечит безопасное сотрудничество бизнеса с самозанятыми. Если заказчик согласен с объёмом и качеством выполненных работ, он подписывает в личном кабинете платформы электронный акт. На основании подписанного акта самозанятый автоматически получает оплату, а заказчик чек. Таким образом, исполнитель гарантированно получает выплату за принятые работы, а компания — необходимые первичные документы.
Чтобы акт выполненных работ имел юридическую силу, его нужно правильно оформить.
Какие сведения нужно включить в акт
Акт выполненных работ не имеет утверждённой формы, поэтому документ можно сформировать произвольно, включив в него необходимые реквизиты:
-
Наименование документа.
-
Номер и дату акта.
-
Наименование сторон — заказчика и исполнителя.
-
Реквизиты договора, по которому выполнялись работы.
-
Подробный перечень работ и их стоимость.
-
Сроки выполнения работ.
-
Общую стоимость работ.
-
Информацию об отсутствии или наличии претензий по качеству и объёму работ.
-
Подписи сторон — заказчика и исполнителя.
При этом большинство исполнителей не знают, как нужно составлять акт и не хотят разбираться в этих тонкостях.
Что делать в таком случае заказчику?
Как составить акт выполненных работ
Заказчик должен внимательно изучить акт, представленный самозанятым, проверить его на наличие ошибок.
Неточности в реквизитах, неверные сведения в перечне выполненных работ и ошибки в их стоимости приведут к тому, что документ потеряет свою значимость и не сможет послужить доказательством в суде при возникших разногласиях.
Если составление акта вызывает у исполнителя сложности, то заказчик может сформировать его сам, а самозанятый подпишет готовый документ. Но это станет дополнительной нагрузкой для бухгалтерии заказчика, особенно, если компания сотрудничает с большим количеством внештатных исполнителей.
Своевременно и правильно оформить закрывающие документы помогают специальные электронные площадки.
Цифровая HR платформа автоматически формирует электронный акт после того, как исполнитель подтвердит в мобильном приложении, что задание выполнено. С этого момента акт выполненных работ ожидает подписания в личном кабинете заказчика. Документ подписывается нажатием одной кнопки.
Сформированный платформой акт включает все необходимые реквизиты первичного документа и не содержит ошибок. Заказчик с уверенностью может использовать такой документ в учёте для отражения расходов. При этом снижается нагрузка на бухгалтерию компании. Бухгалтеру не придется вручную формировать акт на каждого исполнителя.
Цифровая HR платформа обеспечит бизнесу комфортное сотрудничество с большим количеством внештатных исполнителей. Все кандидаты, зарегистрированные на платформе, проходят тщательную проверку. Электронная площадка в сжатые сроки поможет найти нужное количество исполнителей.
Платформа гарантирует безопасные массовые выплаты самозанятым. При этом заказчик автоматически получает чеки на суммы выплат в рамках информационного обмена с ФНС, так как Цифровая HR платформа — это официальный партнёр налоговой службы.
Также в личном кабинете приложения заказчику доступна прозрачная отчетность и аналитика.
Получите бесплатный чек-лист — узнайте как правильно заключить договор
Снизьте риски при работе с самозанятыми
Минимизируйте риски при работе с исполнителями
Реклама: ООО «ПРОЕКТ», ИНН 7733354684, erid: LjN8KRF3b
Когда подрядчик выполняет какие-либо работы по договору, то прежде чем получить оплату, он обязан показать результат заказчику.
Если последнего все устроит, вместе с остальными необходимыми бумагами оформляется акт выполненных работ.
Для чего нужен акт?
Он представляет собой один из видов первичной документации. Эта бумага подтверждает, что обязательства, которые были предусмотрены условиями соглашения, полностью исполнены.
Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами оформленного ранее договора — исполнителем и заказчиком. Документ будет иметь юридическую силу и в том случае, если он подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчик), но с обязательным отображением в нем факта отказа от подписания противоположной стороной. Но в этом случае дополнительно потребуются подписи свидетелей.
Акт выполненных работ — это защита от возникновения возможных споров и различных разногласий между контрагентами.
Если конфликт все же произошел, этот документ будет являться основным доказательством в суде.
Если заказчик недоволен результатом, все его претензии отображаются в акте.
Какими законами регулируется?
Из основных нормативных-правовых документов, регулирующих данный вопрос, прежде всего можно выделить некоторые положения Гражданского Кодекса РФ, а именно:
- ст. 753 — устанавливает необходимость составления акта, который используется как доказательство факта выполнения работ или оказания услуг;
- ст. 752 — раскрывает некоторые нюансы, в том числе содержит информацию, использование которой поможет избежать недоразумений с налоговыми органами.
Кроме этого, стоит обратить внимание на Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402, в котором отображен факт отнесения акта выполненных работ к первичной документации.
Как выглядит акт выполненных работ?
В российском законодательстве нет унифицированной формы этого документа. Основные требования и критерии регулируются нормами Федерального закона № 402.
Обратите внимание!
В процессе формирования бланка можно руководствоваться формами КС2 или КС3, также допускается замена акта выполненных работ универсальной передаточной документацией.
Вне зависимости от выбранного образца, в обобщенном виде документ должен включать в себя следующие сведения:
- наименование, персональный идентификационный номер и период времени, за который он формируется;
- юридические реквизиты сторон;
- перечень выполненных работ или предоставленных услуг, в том числе объемы и условия их выполнения и сдачи;
- сведения о лицах, которые будут подписывать акт (должности, Ф.И.О.). Документ вправе визировать только те представители, которые официально уполномочены на такие действия учредительными бумагами либо нотариальной доверенностью.
Если контрагенты используют печати (с 2015 г. это необязательно), то они должны проставляться на бланке.
По договору подряда
Форма акта может утверждаться предварительным соглашением между сторонами (так делается при контрактах на большие суммы) либо же создаваться непосредственно перед составлением документа.
В любом случае, качественный акт выполненных работ обязан отвечать как минимум двум ключевым требованиям:
- в нем должно быть отображено наименование договора, на основании которого он сформирован;
- обязательно указание четкого и полного перечня выполненных работ. При этом список работ в приложении к договору (смете) и акте должен совпадать.
В акте необходимо также отобразить способ проверки заказчиком количества и качества выполненных подрядчиком действий.
Сюда входят визуальный осмотр, проверка функционала и др.
Не стоит забывать об указании места и дате приемки выполненной работы. При наличии у одной из сторон каких-либо замечаний к качеству либо количеству, крайне важно отразить все это в документе.
По договору аренды помещения
По закону, лица, взявшие в аренду коммерческое помещение, берут на себя материальную ответственность за арендованное имущество.
После подписания документа арендодатель автоматически отказывается от любых претензий в адрес арендатора со своей стороны.
Основные правила формирования акта по договору аренды:
- составляется исключительно в письменной форме;
- у документа обязательно должен быть порядковый номер;
- приводится информация, идентифицирующая арендованное имущество, а также реквизиты арендного соглашения и размер оплаты (с учетом НДС);
- наличие подписей обеих сторон. Рекомендуется расписываться на каждой странице документа. Это позволит минимизировать риски замены отдельных листов и предъявления несуществующих требований;
- отображение объема обязательств и указание на то, что они выполнены полностью. Также рекомендуется указывать факт полной оплаты и подтверждение отсутствия претензий.
Обратите внимание!
Подобный акт нужен для предоставления в различные государственные органы, к примеру, в налоговую инспекцию.
Подписание акта выполненных работ
Заказчик обязан приступить к приемке выполненных работ после получения сообщения от подрядчика о готовности их сдачи. Ст. 720 и ст. 753 ГК РФ не делают исключений для действий, выполненных некачественно.
Если обязательства были выполнены с нарушениями, может быть оформлен документ одного из трех видов:
- с замечаниями;
- о недостатках;
- о существенных недостатках.
После устранения недостатков подрядчику необходимо не только уведомить об этом заказчика, но и обязательно подготовить новый акт приемки и пригласить заказчика на сдачу части работ с устраненными недостатками.
Если заказчик уклоняется от приемки, в его адрес следует направить односторонний акт.
В случае уклонения заказчика от приемки, подрядчик вправе обратиться в суд. Арбитражный суд, рассматривая дело, может руководствоваться односторонним актом сдачи-приемки и считать, что все необходимые действия выполнены качественно и в указанном объеме.
Юридическую силу одностороннему акту в отношении строительного подряда придает ст. 753 ГК РФ, а в отношении иных договоров — практика арбитражных судов.
Резюме
Акт выполненных работ — это двусторонний документ, гарантирующий, что заказчик не имеет претензий к подрядчику. Унифицированной формы этого бланка не существует, поэтому контрагенты могут разрабатывать его самостоятельно.